Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Operasional Di Rumah Makan Warung Cepot
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
Bambang Ariyanto
10111042
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2016
(2)
iii
KATA PENGANTAR Bismillahirrohmanirrohim.
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, berkat rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan tugas akhir dengan judul “SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN OPERASIONAL DI RUMAH MAKAN
WARUNG CEPOT”. Penulis menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini masih banyak kekurangan. Dengan begitu, Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun kepada semua pihak apabila ada kesalahan maupun kata-kata yang kurang berkenan. Penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat kepada setiap pembacanya.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil tanpa dukungan dan do’a dari semua pihak. Oleh karena itu, Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Allah SWT, karena seizin-Nya laporan ini dapat terselesaikan.
2. Bapak Bill Hidayat Selaku Pemilik Rumah Makan Warung Cepot yang sudah mengizinkan penulis untuk melakukan Penelitian di Rumah Makan Warung Cepot.
3. Seluruh Staff RM. Warung Cepot yang telah membantu dalam penyusunan tugas akhir ini.
4. Ibu Riani Lubis, S.T., M.T. selaku pembimbing di Universitas Komputer Indonesia yang sudah maupun sedang berbagi ilmu dengan mahasiswa didiknya.
5. Ibu Sufaatin, S.T., M.Kom. selaku reviewer dan pembimbing yang sudah memberikan arahan dan masukan untuk penulis agar hasil penyusunan tugas akhir ini menjadi lebih baik.
6. Ibu Rani Susanto S.Kom. selaku penguji yang bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan arahan untuk hasil penyusunan tugas akhir yang lebih baik.
7. Ibu Tati Harihayati M, S.T., M.T. selaku Dosen Wali Teknik Informatika 2 angkatan 2011 yang senantiasa selalu sabar dalam membimbing penulis, Terima kasih atas bimbingannya.
(3)
iv
8. Seluruh dosen dan staf pengajar Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Program Studi Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia
9. Ibu, Bapak, kakak - kakak penulis yang telah memberikan perhatian dan semangat tanpa henti kepada penulis yang mengharapkan mudah-mudahan tugas akhir ini dapat bermanfaat dan menjadi keberkahan bagi semuanya. 10.Keluarga besar Teknik Informatika 2 angkatan 2011 yang selalu
mendukung dalam segala situasi dan kondisi penulis
Semoga Allah membalas kebaikan kepada semua pihak, sehingga ilmu yang diberikan kepada penulis dapat bertambah. Akhir kata, terima kasih atas dukungan dan do’a, semoga dengan adanya skripsi ini dapat memberikan suatu manfaat kepada yang membacanya. Amin.
Bandung, Februari 2016
(4)
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 2
1.4 Batasan Masalah... 2
1.5 Metodologi Penelitian ... 3
1.6 Sistematika Penulisan... 10
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 13
2.1 Tinjauan RM. Warung Cepot ... 13
2.1.1 Sejarah RM. Warung Cepot ... 13
2.1.2 Struktur Organisasi RM. Warung Cepot ... 13
2.1.3 Deskripsi Tugas ... 15
2.2 Landasan Teori ... 16
2.2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 16
2.2.1.1 Pengertian Dasar SIM ... 16
2.2.1.2 Komponen-Komponen Sistem Informasi Manajemen ... 17
(5)
vi
2.2.2 Sistem Informasi Penjualan... 19
2.2.3 Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku ... 20
2.2.4 Sistem Informasi Inventori Barang ... 20
2.2.5 Definisi PDCA ... 21
2.2.5.1 Siklus PDCA ... 23
2.2.6 Peramalan ... 24
2.2.6.1 Single Moving Average ... 27
2.2.6.2 Pengukuran Kesalahan Peramalan ... 28
2.2.7 Bahasa Pemrograman PHP ... 30
2.2.8 MySQL ... 30
2.2.8.1 Kelebihan MySQL ... 31
2.2.9 Alat Bantu Perancangan Sistem Informasi ... 32
2.2.9.1 Flow Map ... 32
2.2.10 Pendekatan Terstruktur ... 32
2.2.11 Diagram Konteks ... 34
2.2.11.1 Data Flow Diagram ... 34
2.2.12 Perancangan Basis Data ... 35
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 37
3.1 Analisis Sistem ... 37
3.1.1 Analisis Masalah ... 37
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 37
3.1.3 Analisis Aturan Bisnis... 44
3.1.4 Deskripsi Sistem... 45
3.1.5 Analisis Manajemen Penjualan Menu Ayam Cepot ... 46
3.1.6 Analisis Manajemen Pembelian Bahan Baku ... 49
(6)
vii
3.1.8 Analisis Data ... 54
3.1.9 Kamus Erd ... 55
3.1.10 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 56
3.1.10.1 Analisis Perangkat Lunak ... 56
3.1.10.2 Analisis Perangkat Keras ... 57
3.1.10.3 Analisis Pengkodean ... 59
3.1.10.4 Analisis Pengguna... 60
3.1.11 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 62
3.1.11.1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Fungsional ... 62
3.1.11.2 Diagram Konteks ... 63
3.1.11.3 Diagram Aliran Data ... 65
3.1.11.4 Spesifikasi Proses ... 76
3.1.11.5 Kamus Data... 91
3.2 Perancangan Sistem ... 95
3.2.1 Perancangan Data ... 95
3.2.1.1 Tabel Relasi ... 95
3.2.1.2 Struktur Tabel ... 97
3.2.2 Perancangan Struktur Menu ... 105
3.2.3 Perancangan Antar Muka (Interfaces) ... 109
3.2.3.1 Perancangan Antarmuka Login ... 109
3.2.3.2 Perancangan AntarmukaMenu HRD ... 110
3.2.3.3 Perancangan AntarmukaData Master Pegawai (HRD) ... 110
3.2.3.4 Perancangan AntarmukaTambah Data Pegawai ... 111
3.2.3.5 Perancangan AntarmukaEdit Data Pegawai ... 111
3.2.3.6 Perancangan AntarmukaMenu Head Kitchen... 112
3.2.3.7 Perancangan AntarmukaData Master Menu ... 112
3.2.3.8 Perancangan Antarmuka Data Tambah Data Menu ... 113
3.2.3.9 Perancangan AntarmukaEdit Data Menu ... 113
(7)
viii
3.2.3.11 Perancangan AntarmukaAdm. Gudang/Keuangan ... 114
3.2.3.12 Perancangan AntarmukaData Master Bahan Baku ... 115
3.2.3.13 Perancangan Antarmuka TambahData Bahan Baku ... 115
3.2.3.14 Perancangan Antarmuka Edit Data bahan Baku ... 116
3.2.3.15 Perancangan AntarmukaPemilik... 116
3.2.3.16 Perancangan Antarmuka Data Master tempat ... 117
3.2.3.17 Perancangan AntarmukaTambah Data Tempat ... 117
3.2.3.18 Perancangan AntarmukaEdit Data Tempat... 118
3.2.3.19 Perancangan AntarmukaMenu Kasir ... 118
3.2.3.20 Perancangan AntarmukaKelola Transaksi Penjualan ... 119
3.2.3.21 Perancangan Antarmuka Lihat Data Transaksi Penjualan ... 119
3.2.3.22 Perancangan AntarmukaDetail Transaksi Penjualan ... 120
3.2.3.23 Perancangan AntarmukaMenu Pitch Control ... 120
3.2.3.24 Perancangan AntarmukaKelola Transaksi Pembelian ... 121
3.2.3.25 Perancangan Antarmuka Lihat Data Transaksi Pembelian.... 121
3.2.3.26 Perancangan AntarmukaDetail Transaksi Pembelian ... 122
3.2.3.27 Perancangan AntarmukaMenu Manajer Operasional ... 122
3.2.3.28 Perancangan AntarmukaPeramalan ... 123
3.2.3.29 Perancangan Antarmuka Tambah Data peramalan ... 123
3.2.3.30 Perancangan AntarmukaMonitoring ... 124
3.2.3.1 Perancangan AntarmukaEdit Profil ... 124
3.2.4 Perancangan Pesan ... 125
3.2.5 Perancangan Jaringan Semantik ... 125
3.2.6 Analisis Prosedural... 129
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ... 141
4.1 Implementasi Sistem ... 141
4.1.1 Perangkat Keras yang Digunakan ... 141
4.1.2 Perangkat Lunak yang Digunakan ... 141
(8)
ix
1. Tabel Pegawai ... 142
2. Tabel Tempat ... 142
3. Tabel Bahan Baku ... 143
4. Tabel Detail Pembelian ... 143
5. Tabel Detail Penjualan ... 144
6. Tabel Menu ... 144
7. Tabel Peramalan ... 145
8. Tabel Pemakaian Bahan Baku ... 145
9. Tabel Stok Bahan Baku ... 146
10. Tabel transaksi Pembelian ... 146
11. Tabel transaksi Penjualan ... 147
12. Tabel Detail Komposisi ... 148
4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 148
4.1.4.1 Implementasi Antarmuka Pemilik ... 149
4.1.4.2 Implementasi Antarmuka Kasir ... 150
4.1.4.3 Implementasi Antarmuka Head Kitchen... 151
4.1.4.4 Implementasi Antarmuka HRD ... 152
4.1.4.5 Implementasi Antarmuka Pitch Control ... 153
4.1.4.6 Implementasi Antarmuka Adm. Gudang/Keuangan ... 154
4.1.4.7 Implementasi Antarmuka Manager Operasional ... 155
4.2 Pengujian sistem... 155
4.2.1 Pengujian Blackbox ... 156
4.2.1.1 Rencana Pengujian ... 156
4.2.2 Uji coba dan Hasil Pengujian ... 158
4.2.2.1 Pengujian Login ... 158
4.2.2.2 Pengujian Tambah Data Pegawai ... 160
4.2.2.3 Pengujian Ubah Data Pegawai ... 162
4.2.2.4 Pengujian Tambah Data Tempat... 164
4.2.2.5 Pengujian Ubah Data Tempat ... 165
(9)
x
4.2.2.7 Pengujian Ubah Data Menu ... 167
4.2.2.8 Pengujian Tambah Bahan Data Baku ... 168
4.2.2.9 Pengujian Ubah Data Bahan Baku... 169
4.2.2.10 Pengujian Tambah Data Transaksi Penjualan ... 170
4.2.2.11 Pengujian Tambah Data Transaksi Pembelian ... 171
4.2.2.12 Pengujian Tambah Data Perencannaan... 172
4.2.2.13 Pengujian Monitoring dan Evaluasi ... 172
4.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Blackbox ... 173
4.2.4 Pengujian Beta ... 173
4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta ... 178
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 179
5.1 Kesimpulan ... 179
5.2 Saran ... 179
(10)
181 Jakarta: Gramedia.
[2] Terry, G, R. 1991. Prinsip prinsip manajemen. Jakarta :Bumi aksara.
[3] Deming, W, E. 2011. PDCA Cycle in Total Quality Management,second edition. India: Dorling Kindersley.
[4] Syahu, S. 2006. siklus PDCA in Kamus Manajemen Mutu. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.
[5] Pangestu, S. 1986. Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2. Yogyakarta: BPPE UGM.
[6] Kesit, B. 2009. "Konsep, Strategi dan Manajemen Implementasi
Penjaminan Mutu Perguruan”. (Online)
(http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/17/implementasi-plan-docheck-act-dalam-wewenang-dan-tanggung-jawab, diakses 20 Oktober 2015)
[7] A. K. Widigdo. 2003 "Dasar Pemrograman PHP dan MySQL," Kuliah Umum IlmuKomputer.Com.
[8] Djahir, Y dan Pratita, D. 2015. Bahan Ajar SISTEM INFORMASI MANAJEMEN. Yogyakarta: Deepublish.
[9] Sutanta, E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
(11)
1
Rumah makan (RM.) Warung Cepot merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang kuliner yang berdiri di kota Bandung. Saat ini rumah makan yang berpusat di Pasteur telah memiliki 1 (satu) cabang di daerah Pasirkaliki Bandung, salah satu bagian kerja yang terdapat di RM. Warung Cepot yaitu bagian operasional, kegiatan yang terdapat dalam bagian operasional yaitu proses penjualan, pembelian bahan baku, dan pengelolaan stok bahan baku. Staff yang terlibat dalam kegiatan operasional adalah Manager Operasional, Pitch Control, kasir, Head Kitchen, HRD, Pemilik, dan bagian Administrasi Gudang/Keuangan.
Berdasarkan wawancara dengan Bapak Wawan Gunawan selaku Manager operasional di RM. Warung Cepot dapat diketahui terdapat beberapa fakta yang menyebabkan masalah diantaranya yaitu jumlah transaksi perbulan mencapai lebih dari 350 transaksi, pencatatan hasil transaksi tersebut masih dicatat dalam dokumen secara manual yang mengakibatkan Manager Operasional kesulitan dalam mengawasi dan mengevaluasi hasil target penjualan per bulan.
Dalam proses pembelian dan monitoring stok bahan baku diberitahukan beberapa fakta yang terjadi di lapangan diantaranya, jumlah bahan baku yang dipakai saat ini mencapai 82 jenis lalu proses pencatatan pemakaian dan penambahan stok bahan baku tidak langsung dicatat pada saat itu juga melainkan harus mengunggu selesainya jam operasional rumah makan yang mengakibatkan bagian Pitch Control keslulitan dalam menentukan jumlah bahan baku yang harus dibeli untuk bulan berikutnya dan bagian Administrasi Gudang/Keuangan kesulitan dalam pengawasan pengeluaran dan pemasukan bahan baku tersebut.
Dampak yang dialami oleh rumah makan dari masalah yang telah paparkan diatas adalah keuntungan rumah makan tidak maksimal karena seringnya target penjualan yang tidak terpakai dan stok bahan yang menumpuk di gudang karena proses pengawasan dan pencatatan pemakaian bahan baku yang tidak maksimal.
(12)
Berdasarkan masalah yang telah dipaparkan maka dibutuhkan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Operasional di Rumah Makan Warung Cepot berbasis web. Teknologi website digunakan karena sifatnya yang fleksibel dan dinamis sehingga memudahkan bagi para pengguna aplikasi untuk mengaksesnya dimana saja.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka perumusan masalahnya adalah bagaimana membangun sistem informasi manajemen operasional di rumah makan Warung Cepot.
1.3 Maksud dan Tujuan
. Maksud dari peneitian ini adalah membangun Sistem Informasi Manajemen Operasional di Rumah Makan Warung Cepot.
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut:
1. Membantu Manager Operasional dalam hal pengawasan dan evaluasi terhadap target penjualan bulanan.
2. Membantu bagian Administrasi Gudang/Keuangan dalam pengawasan pemakaian bahan baku.
3. Membantu bagian Pitch Control dalam menentukan jumlah pembelian bahan yang diperlukan.
1.4 Batasan Masalah
Batasan maslah yang ada dalam pembangunan sistem informasi penjualan ini adalah sebagai berikut :
a. Sample data yang digunakan adalah data transaksi Penjualan, data pemakaian dan Pembelian bahan baku dari bulan Januari 2015 sampai September 2015 untuk menu Ayam Cepot.
b. Sistem dapat melakukan peramalan target penjualan.
c. Sistem dapat melakukan peramalan target pembelian bahan baku.
d. Proses yang dilakukan meliputi pemeriksaan pencapaian target penjualan, pemeriksaan ketersediaan stok bahan baku.
(13)
e. Pada proses monitoring digunakan grafik untuk mempermudah dalam pengawasan target.
f. Output yang dihasilkan berupa saran untuk melakukan perencanaan target dan jumlah bahan yang harus dipenuhi untuk kegiatan penjualan di bulan berikutnya.
g. Metode peramalan yang digunakan untuk perencanaan target penjualan adalah single moving average 5 bulanan, metode tersebut dipilih berdasarkan hasil perbandingan metode yang sudah diakukan sebelumnya (lihat lampiran F).
h. Sistem yang dibangun berbasis web.
i. Menggunakan pendekatan terstruktur untuk pembangunan Sistem.
1.5 Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang akan digunakan untuk penulisan tugas akhir ini adalah metode kualitatif. Menurut Moleong, penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahamifenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian, misalnya perilaku, persepsi,motivasi, tindakan, dan lain-lain, secara holistik dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.
Tahapan yang dilakuka dalam penelitian ini adalah sebagai berikut yang dijelaskan pada gambar dibawah ini:
(14)
Gambar 1-1 Flowchart metodologi penelitian
Studi Pendahuluan a. Wawancara b. Observasi
Studi Literatur
Pengumpulan Data
Proses pengumpulan data dilakukan
dengan beberapa cara, diantaranya : a. Wawancara tidak terstruktur b. Observasi
c. Studi Pustaka
(15)
Gambar 1-1 Flowchart metodelogi penelitian (Lanjutan) A
Analisis sistem yang dibangun
Analisis masalah
Analisis sistem yang berjalan
Analisis aturan bisnis
Analisis Manajemen penjualan menu ayam cepot
Analisis kebutuhan non-fungsional
Analisis kebutuhan fungsional Analisis manajemen pembelian bahan baku
Analisis
Analisis
(16)
Perancangan sistem a. Perancangan tabel relasi b. Perancangan struktur tabel c. Perancangan struktur menu d. Perancangan antarmuka e. Perancangan pesan
f. Perancangan jaringan semantik g. Analisis Prosedural
Implementasi sistem a. Implementasi perangkat lunak b. Implementasi perangkat keras c. Implementasi basis data d. Implementasi antarmuka
Pengujian sistem a. pengujian blackbox b. Pengujian beta
Kesimpulan dan saran a. Kesimpulan
b. Saran
Gambar 1-1 Flowchart metodologi penelitian (Lanjutan) B
(17)
Keterangan dari masing-masing tahapan metodologi penelitian adalah sebagai berikut :
1. Studi Pendahuluan
Tahap ini dilakukan penelitian di RM. Warung Cepot dengan melakukan :
a. Wawancara dengan pihak rumah makan.
b. Observasi dilakukan untuk mengetahui keadaan di lingkungan rumah makan.
2. Studi Literatur
Tahap ini penulis mengumpulkan berbagai sumber yaitu dari buku maupun tugas akhir untuk dijadikan referensi dalam memperoleh teori-teori yang dibutuhkan.
3. Pengumpulan data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan, yaitu:
a. Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang tidak berpedoman padadaftar pertanyaan.
b. Observasi dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap objek penelitian.
c. Studi Pustaka dilakukan dengan mempelajari dokumen tertulis maupun elektronik dari lembaga/institusi.
4. Analisis sistem yang akan dibangun
Tahap ini menggambarkan sistem seperti apa yang akan dibangun. Adapun tahapan – tahapan dalam melakukan analisis sistem, yaitu:
a. Analisis masalah terhadap masalah yang ada pada tempat penelitian.
b. Analisis sistem yang sedang berjalan pada tempat penelitian, yaitu :
(18)
1. Analisis prosedur kegiatan penjualan.
2. Analisis prosedur kegiatan pembelian bahan baku. 3. Analisis prosedur kegiatan pencatatan pemakaian bahan
baku.
c. Analisis aturan bisnis yang ada pada tempat penelitian. d. Analisis manajemen penjualan menu ayam cepot.
Analisis manajemen penjualan menu ayam cepot meliputi : 1. Analisis perencanaan target penjualan menu Ayam Cepot..
2. Analisis pelaksanaan menu Ayam Cepot.
3. Analisis pemeriksaan target penjualan menu Ayam Cepot.
4. Analisis Aksi penjualan Menu Ayam Cepot. e. Analisis manajemen pembelian bahan baku .
Analisis manajemen pembelian bahan baku meliputi : 1. Analisis Perencanaan jumlah pembelian bahan baku. 2. Analisis Pelaksanaan pembelian bahan baku
3. Analisis pemerksaan pembelian bahan baku. 4. Analisis Aksi pembelian bahan baku.
f. Analisis jaringan
Analisis jarinngan adalah analisis hubungan antara RM. Warung Cepot cabang dan RM. Warung Cepot pusat. g. Analisis data
h. Analisis kebutuhan non-fungsional.
Analisis kebutuhan non-fungsional merupakan analisis yang dibutuhkan untuk menentukan kebutuhan spesifikasi sistem. Adapaun analisis yang diperlukan pada tahap ini, yaitu:
1. Analisis kebutuhan pengguna. 2. Analisis perangkat keras. 3. Analisis perangkat lunak.
(19)
i. Analisis kebutuhan fungsional
Analisis kebutuhan fungsional merupakan analisis yang dibutuhkan untuk menggambarkan aliran data, perencanaan dan pembuatan sketsa yang akan digunakan. Adapun analisis yang digunakan pada tahap ini, yaitu:
1. Diagram konteks 2. Data flow diagram 3. Spesifikasi proses 4. Kamus data 5. Perancangan sistem
Tahap perancangan sistem dilakukan untuk menggambarkan hasil dari analisis sistem. Adapun kegiatan - kegiatan dalam perancangan sistem, yaitu:
1. Perancangan table relasi 2. Perancangan struktur table 3. Perancangan antarmuka 4. Perancangan pesan
5. Perancangan jaringan semantik 6. Implementasi sistem
Tahap ini merupakan tahap dimana sistem yang telah dirancang akan diimplementasikan yang diharapkan dapat digunakan secara optimal dan sesuai dengan kebutuhan.
Adapun kegiatan-kegiatan dalam proses implementasi, yaitu: 1. Implementasi perangkat keras.
2. Implementasi perangkat lunak. 3. Implementasi basis data. 4. Implementasi antarmuka. 7. Pengujian sistem
Tahap ini dilakukan untuk menilai apakah sistem yang telah dibangun sesuai dengan kebutuhan dan untuk mengevaluasi
(20)
keunggulan sistem yang baru dengan sistem yang lama. Adapun kegiatan-kegiatan dalam tahap ini, yaitu:
1. Pengujian Blackbox 2. Pengujian Beta 8. Kesimpulan dan saran
Tahap terakhir ini dilakukan untuk merumuskan kesimpulan dan saran terhadap sistem yang telah dibangun.
1.6 Sistematika Penulisan
Gambaran secara umum dari isi laporan tugas akhir ini akan dijelaskan pada sistematika penulisan dari laporan tugas akhir sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi pembahasan masalah umum yang berhubungan dengan penyusunan laporan tugas akhir, yang meliputi latar belakang, rumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi pembahasan mengenai profil Rumah Makan Warung Cepot, yang meliputi sejarah, struktur organisasi, visi dan misi instansi, dan teori–teori
yang berhubungan dengan aplikasi yang akan dibangun.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi pembahasan analisis dan perancangan sistem . Analisis dan perancangan sistem merupakan tahapan yang sistematis untuk mendapatkan rancangan sistem yang baik dan sesuai dengan kegunaan dan tujuannya. Tahap awal dari analisis adalah menganalisa kebutuhan-kebutuhan sistem mulai dari kebutuhan pengguna, kebutuhan non fungsional, dan kebutuhan fungsional. Tahap perancangan aplikasi yaitu perancangan database dan perancangan antarmuka.
(21)
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini berisi pembahasan implementasi sistem. Implementasi sistem merupakan tahap penerjemahan kebutuhan pembangunan aplikasi ke dalam representasi perangkat lunak sesuai dengan hasil analisis yang telah dilakukan. Setelah implementasi maka dilakukan pengujian sistem yang baru dimana akan dilihat kekurangan-kekurangan pada aplikasi yang baru untuk selanjutnya diadakan pengembangan sistem.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan mengenai seluruh hasil tugas akhir yang dilaksanakan di Rumah Makan Warung Cepot, serta saran untuk keperluan pengembangan aplikasi selanjutnya.
(22)
(23)
13
2.1 Tinjauan RM. Warung Cepot
Tinjauan perusahaan menjelaskan tentang profil tempat penelitian yang terdiri dari sejarah perusahaan, struktur organisasi dan deskripsi yang ada di RM. Warung Cepot.
2.1.1 Sejarah RM. Warung Cepot
Warung Cepot didirikan pada tanggal 1 April 2001, berdirinya warung cepot terinspirasi oleh tokoh pewayangan jawa barat yang bernama Cepot atau Astrajingga.
Maksud dan tujuan didirikannya warung cepot adalah untuk mengenalkan kembali makanan dan minuman khas sunda, selain melalui makanan dan minuman warung cepot juga mempunyai misi untuk mengperkenalkan kembali tokoh-tokoh pewayangan sunda yang sudah mulai terlupakan dengan cara menampilkan seluruh tokoh dan kisahnya di seluruh sudut restoran. Hingga saat ini Warung Cepot sudah membuat 2 buah cabang yang terletak di Jl. Dr. Djundjunan 155E Bandung dan Jl. Pasirkaliki 96 Bandung.
2.1.2 Struktur Organisasi RM. Warung Cepot
Organisasi adalah tempat atau wadah yang terdiri dari sekumpulan orang yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan, untuk mencapa tujuan terebut perlu adanya suatu struktur organisasi dan pembagian kerja (job description) yang jelas. Struktur organisasi yang baik harus menggambarkan dengan jelas wewenang dan tanggung jawab serta fungsi-fungsi dari setiap bagian yang ada dalam perusahaan, yang mana dalam hal ini merupakan salah satu syarat terciptanya suatu pengendalian internal yang memadai. Adapun struktur organisasi RM. Warung Cepot dapat dilihat seperti pada gambar 2-1.
(24)
14
Pitch Control
ADM Keuangan / Gudang
Security Manager
Restaurant
Cashier
Supervisor Head Kitchen
Delivery Kitchen
Checker
Steward Bar Service Waiter Cleaning Service
(25)
2.1.3 Deskripsi Tugas
Uraian tugas pada RM. Warung Cepot adalah sebagai berikut: 1. Owner uraian tugasnya adalah sebagai berikut :
a) Memimpin kegiatan usaha secara keseluruhan b) Memanage seluruh karyawan.
c) Menerima laporan penjualan dan pembelian. d) Mengatur gaji karyawan.
2. Manager keuangan uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a) Mengatur keuangan rumah makan.
b) Membuat laporan keuangan rumah makan.
3. Manager operasional uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a) Mengatur seluruh kegiatan operasional.
b) Mengawasi seluruh kegiatan operasional. 4. HRD uraian tugasnya adalah sebagai berikut :
a) Melakukan perekrutan pegawai baru. b) Mengawasi kinerja semua pegawai.
5. Supervisor bertugas untuk melakukan pengawasan terhadap pegawai dan memberikan pelatihan kepada pegawai baru.
6. Manager restaurant uraian tugasnya adalah sebagai berikut: a) Mengawasi proses produksi hingga proses delivery makanan. b) Menangani keluhan-keluhan konsumen.
7. Head Kitchen uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a) Merancang menu.
b) Melatih koki-koki baru.
8. Bagian kasir uraian tugasnya adalah sebagai berikut: a) Mengelola transaksi penjualan.
9. Bagian Pengantar barang tugasnya adalah mengantar pesanan ke pelanggan
10. Waiter tugasnya adalah menulis pesanan konsumen dan mengantarkan makanan ke konsumen.
(26)
12. Bar service bertugas untuk menyiapkan minuman yang dipesan konsumen. 13. Cleaning service tugasnya adalah membersihkan seluruh area rumah
makan.
14. Security tugasnya utuk menjaga keamanan area rumah makan. 15. ADM keuangan/gudang uraian tugasnya adalah sebagai berikut :
a). Melakukan Pemeriksaan ketersediaan stok bahan
b). Mencatat dan mengawasi setiap pemakaian dan penambahan bahan baku ke gudang.
16. Pitch control bertugas untuk melakukan pembelian bahan baku.
2.2 Landasan Teori
Landasan teori yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir dan pembangunan Sistem Informasi Manajemen Operasional di RM. Warung Cepot adalah sebagai berikut:
2.2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Istilah Sistem Informasi Manajemen telah banyak didefenisikan oleh para ahli manajemen dan komputer dengan cara yang berbeda-beda. Istilah tersebut telah dikenal sejak tahun 1960-an [1]. Konsep Sistem Informasi Manajemen saat ini berkembang seiring perkembangan fokus penggunaan teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer saat ini telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen.
2.2.1.1Pengertian Dasar SIM
Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari hal-hal atau elemen- elemen yang bekerja sama untuk membentuk suatu kesatuan dan saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Berikut ini adalah beberapa pengertian dari sistem informasi manajemen :
1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen mengatakan, bahwa “Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah manusia/mesin yang terpadu utnuk menyajiakn informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi” [1]
(27)
2. Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusan [1]
3. Sistem informasi manajemen adalah sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antar bagian yang satu dengan yang lainya dengan cara tertetentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan berupa data-data, kemudian mengolahnya dan menghasilkan output berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata dan dapat dirasakan akibatnya baik dalam saat itu juga maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan opesasional, manajerial dan stategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan [9].
Berdasarkan pengertian-pengertian diatas diperoleh kesimpulan bahwa sistem informasi manajemen adalah sekumpulan sistem terpadu yang berguna untuk menyajikan informasi yang berguna untuk membantu pihak manajerial dalam melakukan pengambilan keputusan pada sebuah organisasi.
2.2.1.2Komponen-Komponen Sistem Informasi Manajemen
Jika dikaji secara seksama ternyata sistem informasi manajemen terbentuk karena adanya unsur-unsur yang mendukungnya. Unsur-unsur SIM itu meliputi unsur sistem, unsur informasi dan unsur manajemen. Seperti yang dikemukakan oleh Idochi Anwar bahwa ada tiga unsur yang membentuk SIM yaitu manajement, information, dan system.
1.Sistem
Sistem dapat dikelompokan menjadi dua bagian yang menekankan pada prosedurnya dan ada yang menekankan pada elemennya. Kedua kelompok ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatanya [8].
(28)
Jika suatu sistem tertentu diidentifikasi, maka sering terdapat sejumlah sistem yang lebih kecil, yaitu yang dinamakan sub sistem. Bila terus dianlisis akan sampai pada elemen-elemen dasarnya. Seperti yang dijelaskan oleh Buch dan Strater , bahwa : Setiap bagian dalam organisasi selalu membutuhkan keputusan yang cepat dan tepat. Juga membutuhkan bagian-bagian yang lain untuk pembuatan keputusan. Keputusan yang dicetuskan sangat tergantung pada data-data/informasi dari berbagai subsistem. Maka disilah perlu dirancang sistem informasi manajemen sehingga ajaran sistem dapat dianggap sebagai metode untuk memecahkan masalah
2.Informasi
Komponen SIM yang kedua yaitu informasi, yang merupakan unsur inti dalam sistem informasi manajemen. Karena informasi inilah yang dijadikan sebagai sistem, dan dikelola dengan pendekatan sistem. Namun tidak berarti sistem informasi manajemen berdiri dengan tanpa unsur sistem dan unsur manajemen. Ketiganya tetap tidak dapat dipisahkan.
Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data, Oleh karena itu, sebelum memahami arti informasi, akan lebih baik memahami lebih dahulu data.
Data merupakan bentuk jamak dari datum, yang berarti”kenyataan, catatan”. Data merupakan fata, pesan yang belum diproses yang merupakan bahan baku informasi.
3. Manajemen
Komponen ketiga yaitu manajamen, yang merupakan proses pengelolaan dari mulai pengumpulan data, hingga menjadi informasi, termasuk proses pertransferan informasi kepada yang memerlukan.
Unsur manajamen ini merupakan serangkaian proses pengelolaan seperti yang diungkapkan oleh George R.Terry dalam bukunya yang berjudul Prinsip-Prinsip Manajemenbahwa : “manajamen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari atas perencanaan, pengorganisasian, penggerekan, dan
(29)
pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya”. [2]
2.2.1.3Tujuan Umum SIM
Tujuan Utama sistem informasi manajemen adalah membantu proses manajemen pada suatu organisasi. Manajemen meliputi seluruh hierarki kepengurusan dalam suatu organisasi , dimulai dari hierarki manajemen puncak yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan organisasi secara keseluruhan hingga pada hierarki manajemen bawah yang hanya bertanggung jawab atau operasi sehari-hari dari departemen tertentu saja. Publik/masyarakat umum telah mengakui bahwa funsi utama manajemen adalah perencanaan dan pengendalian. Perencanaan meliputi kegiatan-kegiatan , seperti :merumuskan tujuan , menentukan kebijakan ,pemilihan manajer tingkat bawah ,penentuan pengeluaran modal dan penentuan alternative tindakan mengenai produk dan informasinya , sedangkan pengendalian menyangkut : implementasi/penerapan kebijakan , penilaian ,pelaksanaan pekerjaan bawahan dan pengambilan tindakan untuk perbaikan atas pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang berada di bawah standar yang ttelah diterapkan atau apabila adanya deviasi.Dalam pengoperasian fungsi utama tersebut , manajemen informasi memegang peranan yang sangt dominan dalam penentuan efektifitas pelaksanaannya.
2.2.2 Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi penjulalan adalah sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai kegiatan penjualan.
Berikut ini adalah alur proses yang berjalan pada sistem informasi penjualan .
(30)
Input Proses Output
Data Penjualan Jumlah produk yang berhasil dijual
Jumlah produk penjualan terbanyak
Jumlah produk penjualan yang paling sedikit
Gambar 2-2 Alur proses Sistem Informasi Penjualan
Dari gambar diatas dapat dijelaskan pertama data penjualan yang terlah diperoleh selama kegiatan penjualan akan diolah sedemikian rupa oleh sistem yang telah ada untuk menyediakan informasi bagi penggunanya, contoh onformasi yang dihasilkan adalah :
a. Jumlah penjualan produk keseluruhan. b. Jumlah penjualan produk terbanyak. c. Jumlah penjualan produk paling sedikit.
2.2.3 Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku
Sistem informasi pembelian merupakan akun yang digunakan untuk mencatat semua barang yang dibeli oleh perusahaan dalam satu periode. Pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mememnuhi tersedianya bahan baku atau barang dagang di dalam gudang hingga bahan atau barang tersebut dijual kembali kepada konsumen.
Dalam sistem informasi pembelian terdapat beberapa hal yang harus diketahui antara lain : Informasi yang dibutuhkan manajemen, prosedur pembelian, fungsi yang terkait dalam pembelian, dan bagan alir dokumen sistem informasi pembelian.
2.2.4 Sistem Informasi Inventori Barang
Sistem informasi inventori barang yaitu metode atau cara untuk melaukan pencatatan atau perekapann data barang lengkap dengan penjelasan barang tersebut dan dapat menghasilkan laporan rinci dari perekapan data tersebut, dan menawarkan pengemangan perangkat lunak computer berbasis grafik dengan cepat, tepat, dan akurat.
(31)
Sistem informasi persediaan barang adalah struktur interaksi manusia, peralatan metode – metode, dan kontrol-kontrol yang disusun untuk mencapai tujuan berikut :
a. Mendukung rutinaitas kerja dalam suatu bagian di dalam suatu perusahaan
b. Mendukung pembuatan keputusan untuk personil-personil yang mengatur gedung dan bagian control persediaan.
c. Memdukung persiapan laporan-laporan internal dan laporan eksternal
Sistem persediaan mendukung rutin kerja dalam bagian kontrol persediaan, yaitu dengan menangkap dan mencatat data yang berhubungan dengan sistem pesediaan, misalnya transaksi penerimaan barang dan transaksi penggunaan barang.
Sistem persediaan barang mendukung pembuatan keputusan untuk personil-personil yang mengatur gudang dan bagian kontrol persediaan barang
.Sistem persediaan barang merupakan suatu system yang menjelaskan bagaimana transaksi penerimaan barang dan transaksi penggunaan barang yang berisi tentang status stok barang itu sendiri yang dapat membantu meningkatkan produktifitas perusahaan.
2.2.5 Definisi PDCA
Teknik PDCA (Plan, Do, Check, Actioni) merupakan suatu metode untuk melakukan perbaikan proses secara kontinu. Teknik ini merupakan sebuah siklus yang dipopulerkan oleh W. Edwards Deming (14 Oktober 1900 – 20 Desember 1993) yaitu seorang professor, pengarang buku, pengajar dan konsultan. Ia dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga siklus ini sering disebut juga dengan Siklus Deming. Siklus PDCA atau Siklus ‘rencanakan, kerjakan, cek, tindak lanjuti’ adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas [3]
Deming yang merupakan pencetus dari siklus PDCA ini mengatakan bahwa jika organisasi ingin menghasilkan mutu dari produk atau jasa yang akan dihasilkan, maka roda siklus PDCA harus berputar. Artinya, proses Plan Do
(32)
Check Action harus dijalankan. Pekerjaan harus direncanakan. Rencana yang telah dibuat harus dijalankan. Pelaksanaan pekerjaan dimonitoring, diukur atau dinilai. Hasil penilaian dilakukan analisis, hasil analisis digunakan untuk merencanakan pengembangan berikutnya. Demikian seterusnya sehingga siklus PDCA berjalan dan organisasi akan selalu mampu memenuhi standar mutu dan berkembang secara berkelanjutan.
Menurut Syahu Sugiano , siklus PDCA dapat diibaratkan seperti sebuah bola yang harus di dorong naik menuju ke arah tujuan yang telah ditetapkan yang letaknya di atas [4]. Untuk itu diperlukan upaya dan tenaga yang tidak sedikit untuk mencapai tujuan tersebut. Tanpa upaya, mustahil bola siklus PDCA tersebut akan mencapai tujuannya. Hal ini menunjukkan bahwa untuk mencapai mutu tertentu itu harus diupayakan, diusahakan dan didukung oleh semua pihak yang berkepentingan. Mutu yang baik tidak mungkin datang dengan sendirinya. Namun dalam upaya mendorong bola siklus PDCA tersebut ke atas, selain diperlukan upaya dan tekad untuk mendorongnya sampai di atas juga diperlukan alat untuk mengganjal agar bola siklus PDCA ini tidak turun ke bawah tetapi bisa di tahan pada level tertentu. Alat untuk mengganjal hal tersebut adalah standar. Jika target pada level tertentu sudah tercapai maka bola siklus PDCA ini bisa di dorong lagi lebih ke atas. Demikian seterusnya sampai bola siklus PDCA ini mencapai tujuan. Bola siklus PDCA ini digambarkan sebagai berikut :
Sumber : buku “PDCA Cycle," in Total Quality Management,second edition, W. E. Deming, 2011
(33)
Sumber : buku "siklus PDCA," in Kamus Manajemen Mutu, jakarta, S. syahu, 2006 Gambar 2-4 Proses Empat Langkah PDCA
2.2.5.1Siklus PDCA
Siklus PDCA memberikan tahapan proses pemecahan masalah yang terukur dan akurat. Siklus PDCA ini efektif untuk:
1. Membantu penerapan Kaizen atau proses perbaikan terus menerus. Ketika siklus PDCA ini diulangi kembali ia akan membuka kemungkinan untuk menemukan area baru yang perlu ditingkatkan.
2. Mengindentifikasi solusi-solusi baru untuk meningkatkan proses berulang secara signifikan.
3. Membuka cakrawala yang lebih luas akan solusi masalah yang ada, mengujinya dan meningkatkan hasilnya dalam proses yang terkontrol sebelum diimplementasikan secara luas.
4. Menghindari pemborosan sumber daya secara luas.
Menurut Bambang Kesit Siklus PDCA adalah proses empa langkah untuk meningkatan mutu [5], seperti gambar berikut :
(34)
1. Plan (Perencanaan)
Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Dalam tahapan plan pada siklus PDCA ini dilakukan perencanaan terhadap target penjualan barang.
2. Do (Kerjakan)
Do (Kerjakan) Artinya melakukan perencanaan proses yang telah ditetapkan sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.
3. Check (Cek)
Pada tahap ini kita mengukur seberapa efektif percobaan yang telah dilakukan pada tahap siklus PDCA sebelumnya, yaitu Do. Selain itu, tahapan ini juga menarik pembelajaran sebanyak mungkin sehingga nantinya bisa dihasilkan hasil yang lebih baik. Dalam tahapan siklus PDCA Do dan Check dengan melihat skala dan area perbaikan yang akan dilakukan, kita dapat mengulangi tahapan ini sebelum ke tahapan berikutnya jika dirasa perlu. Jika hasilnya sudah memuaskan barulah kita dapat menuju ke tahap siklus PDCA berikutnya yaitu Act.
4. Act (Tindaklanjuti)
. Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan, berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya. Jika tahapan ini sudah selesai dan kita sudah sampai di tahapan berikutnya yang lebih baik, kita bisa mengulang proses ini dari awal kembali untuk mencapai tahapan yang lebih tinggi.
2.2.6 Peramalan
Peramalan adalah kegiatan mengestimasi pemakaian yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Teknik peramalan akan membantu dalam mengadakan pendekatan analisa terhadap tingkah laku atau pola dari data yang lalu, sehingga dapat memberikan cara pemikiran, pengerjaan dan pemecahan yang
(35)
sistematis dan pragmatis, serta memberikan tingkat keyakinan yang lebih besar atas ketepatan hasil ramalan yang dibuat [6].
Terdapat beberapa metode dalam peramalan, dimana metode-metode tersebut terlihat pada Gambar 2-5.
Gambar 2-5 Taksonomi Peramalan
Sumber : buku Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2 , Subagyo, Pangetsu. 1986 Gambar 2.5 menunjukan metode yang terdapat pada peramalan yang tersusun secara hirarki. Kasus-kasus dalam peramalan dapat dipecahkan dengan metode yang tergambar pada Gambar 2.4, dimana kesesuaian metode yang dipilih dilihat dari pola data, sehingga metode yang paling tepat dengan pola tersebut dapat diuji. Pola data dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
(36)
a. Pola horisontal (H), terjadi bilamana nilai data berfluktuasi di sekitar nilai rata-rata yang konstan (deret seperti itu “stasioner” terhadap nilai ratarata\nilainya). Pola khas dari data horisontal atau stasioner terlihat pada Gambar 2-6.
Gambar 2-6 Pola data horizontal
Sumber : buku Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2 , Subagyo, Pangetsu. 1986 b. Pola musiman (S), terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh factor
musiman (misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan data hari-hari pada minggu tertentu). Untuk pola musiman kuartalan terlihat pada Gambar 2-7.
Gambar 2-7 Pola data Musiman
Sumber : buku Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2 , Subagyo, Pangetsu. 1986 c. Pola siklis (C), terjadi bilamana datanya diperngaruhi oleh fluktuasi
ekomoni jangka panjang seperti yang berhubungan dengan siklus bisnis. Pola ini terlihat Gambar 2-8.
(37)
Gambar 2-8 Pola data Siklis
Sumber : buku Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2 , Subagyo, Pangetsu. 1986 d. Pola trend (T), terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan
sekuler jangka panjang dalam data. Pola trend terlihat pada Gambar 2-9.
Gambar 2-9 Pola data Trend
Sumber : buku Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2 , Subagyo, Pangetsu. 1986 Moving Average
Moving Averages (rata-rata bergerak) adalah metode peramalan perataan nilai dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan yang kemudian dicari rata-ratanya, lalu menggunakan rata-rata tersebut sebagai ramalan untuk periode berikutnya. Istilah rata-rata bergerak digunakan, karena setiap kali data observasi baru tersedia, maka angka rata-rata yang baru dihitung dan dipergunakan sebagi ramalan.
2.2.6.1Single Moving Average
Rata-rata bergerak tunggal (Single Moving Average) adalah suatu metode peramalan yang dilakukan dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan, mencari nilai rata-rata tersebut sebagai ramalan untuk periode yang akan datang. Metode Single Moving Average mempunyai karakteristik khusus yaitu ;
(38)
a.untuk menentukan ramalan pada periode yang akan datang memerlukan data historis selama jangka waktu tertentu. Misalnya, dengan 3 bulan moving average, maka ramalan bulan ke 5 baru dibuat setelah bulan ke 4 selesai/berakhir. Jika bulan moving averages bulan ke 7 baru bisa dibuat setelah bulan ke 6 berakhir.
b.Semakin panjang jangka waktu moving average, efek pelicinan semakin terlihat dalam ramalan atau menghasilakan moving average yang semakin halus.
Persamaan matematis single moving averages adalah sebagai berikut :
(II.1) Dimana:
Mt = Moving Average untuk periode t Ft+1 = Ramalan Untuk Periode t + 1 Yt = Nilai Riil periode ke t
n = Jumlah batas dalam moving average
2.2.6.2Pengukuran Kesalahan Peramalan
Dalam pemodelan deret berkala, sebagian data yang diketahui dapat digunakan untuk meramalkan sisa data berikutnya sehingga dapat dilakukan perhitungan ketepatan peramalan secara lebih baik. Ketepatan peramalan pada masa yang akan datang adalah yang sangat penting.
Jika Yt merupakan data riil untuk periode t dan Ft merupakan ramalan untuk periode yang sama, maka kesalahannya dapat dituliskan sebagai berikut :
(II.2) keterangan :
et = Kesalahan pada periode t Yt = data aktual pada periode t Ft = peramalan periode t
(39)
Jika terdapat nilai pengamatan dan peramalan untuk n periode waktu, maka akan terdapat n buah kesalahan dan ukuran statistik standar yang dapat didefinisikan sebagai berikut
a. Mean Absolute Error (MAE)
Mean Absolute Error atau nilai tengah kesalahan obsolut adalah rata-rata mutlak dari kesalahan meramal, tanpa menghiraukan tanda positif maupun negatif.MAE dapat dihitung dengan rumus :
(II.3) keterangan :
MAE = Nilai Tengah Kesalaham Absolut
∑|Yt-Ft| = Penjumlahan hasil pengurangan data asli dan peramalan
n = Jumlah Data
b. Rata-rata kuadrat kesalahan (Mean Squared Error = MSE)
MSE merupakan metode alterntif untuk mengevaluasi teknik peramalan masing-masing kesalahan (selisih data aktual terhadap data peramalan) dikuadratkan, kemudian dijumlahkan dan dibagi dengan jumlah data. MSE dihitung dengan rumus :
(II.4) keterangan :
MSE = Rata – Rata Kesalahan
∑|Yt-Ft|2 = Penjumlahan hasil pengurangan data asli dan peramalan dikuadratkan
(40)
2.2.7 Bahasa Pemrograman PHP
PHP adalah bahasa scripting yang menyatu dengan HTML dan dijalankan pada server side. Artinya semua sintaks yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja.
PHP adalah bahasa pemrograman yang memungkinkan para web developer untuk membuat aplikasi web yang dinamis dengan cepat. PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP dapat diintegrasikan ke dalam web server, atau dapat berperan sebagai program CGI yang terpisah. Karakteristik yang paling unggul dan paling kuat dalam PHP adalah lapisan integrasi database (database integration layer). Database yang didukung PHP adalah : Oracle, Adabas-D, Sybase, FilePro, mSQL, Velocis, MySQL, Informix, Solid, dBase, ODBC, Unix dbm, dan PostgreSQL.2 [7]. Kelebihan PHP dari bahasa pemrograman lain:
a. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaannya.
b. WebServer yang mendukung PHP dapat mudah ditemukan dari mulai IIS sampai dengan apache.
c. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya developer yang siap membantu dalam pengembangan.
d. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (linux, unix, windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system .
2.2.8 MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia.
(41)
2.2.8.1Kelebihan MySQL
Berikut ini adalah beberapa kelebihan MySQL :
1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi
2. Perangkat lunak sumber terbuka. MySQL didistribusikan sebagai perangkat lunak sumber terbuka, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara gratis.
3. Multi-user. MySQL dapat digunakan oleh beberapa pengguna dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.
4. tuning. MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
5. Ragam tipe data. MySQL memiliki ragam tipe data yang sangat kaya, seperti signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain- lain.
6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).
7. MySQL memiliki beberapa lapisan keamanan seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.
8. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
9. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).
(42)
10. Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.
2.2.9 Alat Bantu Perancangan Sistem Informasi
Analisis data masukan adalah suatu analisis yang dilakukan terhadap data-data dari entitas luar yang dimasukkan kedalam sistem. Dengan tujuan untuk mendapatkan pemahaman sistem secara keseluruhan, tentang sistem yang berjalan sekarang sehingga permasalahan dapat dipecahkan dan kebutuhan pemakai sistem dapat diindentifikasi dengan benar.
Pada tahapan analisis ini menggunakan beberapa alat bantu untuk dapat menggambarkan sistem secara keseluruhan. Alat bantu yang digunakan adalah : Flow Map, Diagram Konteks yang dilanjutkan dengan Data Flow Diagram (DFD) beserta diagram rincinya. Informasi yang disajikan dengan penggambaran flowmap ini lebih menekankan pada urutan aktivitas disetiap entitas yang berada dalam sistem. Sedangkan Diagram Konteks menggambarkan aliran data yang mengalir dari setiap entitas ke sistem, dan Data Flow Diagram merupakan penjelasan atau pemecahan dari Diagram Konteks yang menggambarkan aliran data, spesifikasi proses serta penyimpanan data hasil proses.
2.2.9.1Flow Map
Flowmap merupakan suatu diagram untuk menggambarkan aliran data / informasi antar bagian-bagian yang terkait dalam sistem. Informasi yang disajikan dengan penggambaran flowmap ini lebih menekankan pada urutan aktivitas disetiap entitas yang berada dalam sistem. Flow Map mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual / berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).
2.2.10 Pendekatan Terstruktur
Karena banyak terjadi permasalahan-permasalahan di pendekatan klasik, maka kebutuhan akan pendekatan pengembangan sistem yang lebih baik mulai terasa dibutuhkan. Sayangnya sampai sekarang masih banyak orang yang tidak menyadari bahwa hanya dengan mengikuti tahapan di life cycle saja
(43)
tidak akan membuat pengembangan sistem informasi menjadi berhasil. Oleh karena itu diperlukan suatu pendekatan pengembangan sistem yang baru yang dilengkapi dengan beberapa alat dan teknik supaya membuatnya berhasil.
Pendekatan ini yang dimulai dari awal tahun 1970 disebut dengan pendekatan terstruktur (structured approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
Dalam melakukan pendekatan sistem terdapat beberapa metodologi. Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-kosep pekerjaan, aturan-aturan yang digunakan dalam mengembangkan suatu sistem. Sedangkan metode merupakan suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi tersebut dapat diklasifikasikan kedalam tiga kelompok, yaitu :
1. Metodologi pemecahan fungsional (fungtional decomposition methodoligies). Metodologi yang menekankan pada pemecahan sistem kedalam sub-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan mudah dipahami, dirancang dan diterapkan
2. Metodologi berorientesi data (data-oriented methodoligies). Metodologi ini menekankan pada karakteristik data yang akan diperoses. Metodologi ini dikelompokan kedalam dua kelas, yaitu :
a. Data-flow oriented methodoligies. Secara umum didasarkan pada pemecahan sistem kedalam modul-modul berdasarkan elemen data dan tingkah laku logika modul tersebut dalam sistem. Secara logika digambarkan dari arus data dan hubungan antar fungsinya didalam modul- modul sistem
b. Data-flow structured methodoligies. Metodologi ini menekankan struktur input dan output sistem. Kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur sistemnya. Hubungan fungsi
(44)
antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian dijelaskan dari struktur sistem tersebut
3. Prescriptive methodologies. Metodologi ini merupakan metodologi yang dikembangkan oleh system house dan pabrik-pabrik perangkat lunak dan tersedia secara komersial dalam paket-paket program.
2.2.11 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah model atau gafik yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungansistem. Untuk dapat menggambarkan diagram konteks, terlebih dahulu data dideskripsikan sehingga data apa saja yang akan di butuhkan oleh sistem dan dari mana sumber data, serta informasi apa saja yang akan dihasilkan aleh sistem tersebut dan kemana informasi tersebut akan diberikan. Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. Dalam diagram Konteks ini yang dibutuhkan adalah :
1. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem.
2. Data apa saja yang diberikannya kesistem
3. Kepada siapa sistem harus memberikan informasi atau laporan
4. Apa saja isi atau jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.
2.2.11.1Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) yaitu alat bantu yang dapat menggambarkan sistem secara lengkap dan jelas, baik sistem yang sudah ada maupun sistem yang masih dalam rancangan. Dalam DFD dijelaskan mengenai aliran data, informasi proses, basis data dan sumber tujuan data yang dilakukan oleh sistem. Tingkatan atau level DFD dimulai dari diagram konteks yang menjelaskan dan menggambarkan sistem secara umum, terdiri dari beberapa elemen-elemen di luar sistem yang memberikan input ke dalam sistem. Diagram konteks tersebut akan dirinci ke dalam beberapa proses yang ada dalam sistem sehingga menghasilkan uraian sistem dalam level yang lebih rinci.
(45)
Di dalam satu level sebaiknya tidak terdapat lebih dari 7 buah proses dan maksimal 9, bila lebih maka harus dilakukan dekomposisi. Dekomposisi merupakan sebuah cara untuk memecahkan proses menjadi beberapa proses yang lebih detil, sehingga menghasilkan detil yang lebih akurat untuk sistem yang akan dibuat nantinya. Perlu diketahui bahwa untuk setiap Data Flow Diagram (DFD) dari sebuah sistem memiliki jumlah tingkatan level yang berbeda-beda.
2.2.12 Perancangan Basis Data
Proses perancangan basis data dibagi menjadi 3 tahapan [6]: a. Perancangan basis data secara konseptual
Perancangan data secara konseptual merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep.
b. Perancangan basis data secara logis
Perancangan basis data secara logis merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai (model relasional, hirarkis, atau jaringan).
c. Perancangan basis data secara fisis
Perancangan basis data secara fisis merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan pada media penyimpanan eksternal (yang spesifik terhadap DBMS).
(46)
(47)
(48)
179
pembahasan bab-bab sebelumnya serta saran untuk perbaikan dan pengembangan sistem yang lebih lanjut.
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diperoleh setelah melakukan analisis dan pengujian terhadap sistem yang dibangun adalah Sistem informasi manajemen operasional yang dibangun, berikut adalah kesimpulan yang dapat ditarik berdasarkan pengujian yang telah dilakukan.
1. Sistem dapat membantu Manager Operasional dalam melakukan Pengawasan dan evaluasi target penjualan.
2. Sistem dapat membantu ADM. Gudang/Keuangan dalam hal pengawasan stok bahan baku.
3. Sistem dapat membantu Pitch Control Dalam menentukan jumlah bahan baku yang harus dibeli.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, pada dasarnya sistem sudah memenuhi dari maksud dan tujuan yang dituju, tetapi masih dapat dikembangkan seiring dengan berkembangnya kebutuhan pengguna, maka saran yang diharapkan untuk membangun sistem ini agar lebih baik adalah untuk menerapkan Sistem Informasi Eksekutif di RM. Warung Cepot.
(49)
(50)
1
Data pribadi
Nama : Bambang Ariyanto
Tempat & tanggal Lahir : Bandung , 1 April 1993
Jenis Kelamin : Laki-laki
Status Saudara : Anak ke 3 dari 4 bersaudara
Agama : Islam
Alamat Jl Cijerah No.189b RT/RW.02/03 Kel. Cijerah
Kec.Bandung Kulon Kota Bandung 40213
Email : Bambang.ariyanto@outlook.com
No Telp : 089688075401
Riwayat Pendidikan
Universitas Komputer Indonesia 2011-Sekarang
SMK Prakarya Internasional'52 Bandung 2008-2011
SMP Negeri 41 Bandung 2005-2008
(51)
(52)
(53)
Bambang Ariyanto1
1 Teknik Informatika – Universitas Komputer Indonesia
Jl. Dipatiukur 112-114 Bandung E-mail : bambang.ariyanto@outlook.com
ABSTRAK
Rumah Makan (RM.) Warung Cepot merupakan tempat usaha yang bergerak dalam bidang kuliner. RM. Warung Cepot saat ini terletak di dua lokasi, dimana kedua lokasi tersebut terletak di tempat yang berbeda. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Wawan selaku Manager Operasional Warung Cepot, jumlah transaksi penjualan dalam jangka waktu satu bulan terdapat lebih dari 350 dan penyimpanan data transaksi penjualan barang dilakukan dengan cara menyimpan
dalam bentuk dokumen transaksi penjualan
menyebabkan Manager Operasional kesulitan dalam mengawasi dan mengevaluasi hasil target penjualan per bulan. Jumlah bahan baku yang mencapai 82 jenis dan proses pencatatan pemakaian dan penambahan masih dilakukan dengan cara menuggu hingga jam operasional berakhir membuat bagian Pitch Control kesulitan dalam menentukan jumlah bahan baku yang harus dibeli dan bagian ADM. Gudang/keuangan kesulitan dalam hal pengawasan
bahan baku tersebut. Pendekatan untuk
menyelesaikan permasalahan yang telah diuraikan adalah dengan membangun sebuah Sistem Informasi Manajemen Operasional si Rumah Makan Warung Cepot.
Sistem Informasi Manajemen Operasional menerapkan metode peramalan untuk membantu manajer dalam melakukan perencanaan penjualan barang. Metode peramalan yang diterapkan adalah metode single moving average (SMA) . Setelah proses perencanaan , proses yang selanjutnya adalah proses monitoring perencanaan tersebut . Proses monitoring diterapkan untuk memantau proses perencanaan supaya berjalan dengan baik . Proses terakhir yang dilakukan adalah proses evaluasi .Proses evaluasi adalah hasil dari proses – proses sebelumnya dan sebagai penentu untuk proses perencanaan berikutnya.
Sistem Informasi Manajemen Operasional menggunakan model pembangunan perangkat lunak yaitu model waterfall, sedangkan analisis sistem
menggunakan pemodelan terstruktur dengan
menggunakan Data Flow Diagram(DFD).
Berdasarkan implementasi dan pengujian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa Sistem
Informasi Manajemen Operasional yang dibangun dapat membantu menyelesaikan masalah – masalah yang telah dikemukakan oleh pihak Rumah makan Warung Cepot.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen, Operasional, Peramalan , Single Moving Average 1. PENDAHULUAN
Rumah makan (RM.) Warung Cepot
merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang kuliner yang berdiri di kota Bandung. Saat ini rumah makan yang berpusat di Pasteur telah memiliki 1 (satu) cabang di daerah Pasirkaliki Bandung, salah satu bagian kerja yang terdapat di RM. Warung Cepot yaitu bagian operasional, kegiatan yang terdapat dalam bagian operasional yaitu proses penjualan, pembelian bahan baku, dan pengelolaan stok bahan baku. Staff yang terlibat dalam kegiatan
operasional adalah Manager Operasional, Pitch
Control, kasir, Head Kitchen, HRD, Pemilik, dan bagian Administrasi Gudang/Keuangan.
Berdasarkan wawancara dengan Bapak
Wawan Gunawan selaku Manager operasional di RM. Warung Cepot dapat diketahui terdapat
beberapa fakta yang menyebabkan masalah
diantaranya yaitu jumlah transaksi perbulan
mencapai lebih dari 350 transaksi, pencatatan hasil transaksi tersebut masih dicatat dalam dokumen secara manual yang mengakibatkan Manager Operasional kesulitan dalam mengawasi dan mengevaluasi hasil target penjualan per bulan.
Dalam proses pembelian dan monitoring stok bahan baku diberitahukan beberapa fakta yang terjadi di lapangan diantaranya, jumlah bahan baku yang dipakai saat ini mencapai 82 jenis lalu proses pencatatan pemakaian dan penambahan stok bahan baku tidak langsung dicatat pada saat itu juga
melainkan harus mengunggu selesainya jam
operasional rumah makan yang mengakibatkan bagian Pitch Control keslulitan dalam menentukan jumlah bahan baku yang harus dibeli untuk bulan
berikutnya dan bagian Administrasi
Gudang/Keuangan kesulitan dalam pengawasan pengeluaran dan pemasukan bahan baku tersebut.
Dampak yang dialami oleh rumah makan dari masalah yang telah paparkan diatas adalah
(54)
pengawasan dan pencatatan pemakaian bahan baku yang tidak maksimal.
Berdasarkan masalah yang telah dipaparkan maka dibutuhkan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Operasional di Rumah Makan Warung Cepot berbasis web. Teknologi website digunakan karena sifatnya yang fleksibel dan dinamis sehingga memudahkan bagi para pengguna aplikasi untuk mengaksesnya dimana saja.
2. ISI PENELITIAN
2.1 Konsep Dasar Sitem Informasi Manajemen
Istilah Sistem Informasi Manajemen telah banyak didefenisikan oleh para ahli manajemen dan komputer dengan cara yang berbeda-beda. Istilah tersebut telah dikenal sejak tahun 1960-an [1]. Konsep Sistem Informasi Manajemen saat ini berkembang seiring perkembangan fokus penggunaan teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer saat ini telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen.
2.2 Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi penjulalan adalah sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk
menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan
memperoleh informasi guna mendukung
pengambilan keputusan mengenai kegiatan
penjualan.
Berikut ini adalah alur proses yang berjalan pada sistem informasi penjualan .
Input Proses Output
Data Penjualan Jumlah produk yang berhasil dijual
Jumlah produk penjualan terbanyak
Jumlah produk penjualan yang paling sedikit
Gambar Error! No text of specified style in document.-1 Alur proses Sistem Informasi
Penjualan
Dari gambar diatas dapat dijelaskan pertama data penjualan yang terlah diperoleh selama kegiatan penjualan akan diolah sedemikian rupa oleh sistem yang telah ada untuk menyediakan informasi bagi penggunanya, contoh onformasi yang dihasilkan adalah :
a. Jumlah penjualan produk keseluruhan.
b. Jumlah penjualan produk terbanyak.
2.3 Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku
Sistem informasi pembelian merupakan akun yang digunakan untuk mencatat semua barang yang dibeli oleh perusahaan dalam satu periode. Pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mememnuhi tersedianya bahan baku atau barang dagang di dalam gudang hingga bahan atau barang tersebut dijual kembali kepada konsumen.
Dalam sistem informasi pembelian
terdapat beberapa hal yang harus diketahui antara lain : Informasi yang dibutuhkan manajemen, prosedur pembelian, fungsi yang terkait dalam pembelian, dan bagan alir dokumen sistem informasi pembelian.
2.4 Sistem Informasi Inventori Barang
Sistem informasi inventori barang yaitu metode atau cara untuk melaukan pencatatan atau perekapann data barang lengkap dengan penjelasan barang tersebut dan dapat menghasilkan laporan rinci dari perekapan data tersebut, dan menawarkan pengemangan perangkat lunak computer berbasis grafik dengan cepat, tepat, dan akurat.
Sistem informasi persediaan barang
adalah struktur interaksi manusia, peralatan metode
– metode, dan kontrol-kontrol yang disusun untuk mencapai tujuan berikut :
a. Mendukung rutinaitas kerja dalam suatu bagian di dalam suatu
perusahaan
b. Mendukung pembuatan keputusan untuk personil-personil yang
mengatur gedung dan bagian control persediaan.
c. Memdukung persiapan laporan-laporan internal dan laporan
eksternal
Sistem persediaan mendukung rutin kerja dalam bagian kontrol persediaan, yaitu dengan menangkap dan mencatat data yang berhubungan dengan sistem pesediaan, misalnya transaksi penerimaan barang dan transaksi penggunaan barang.
Sistem persediaan barang mendukung pembuatan keputusan untuk personil-personil yang mengatur gudang dan bagian kontrol persediaan barang
.Sistem persediaan barang merupakan suatu system yang menjelaskan bagaimana transaksi penerimaan barang dan transaksi penggunaan barang yang berisi tentang status stok barang itu sendiri yang dapat membantu meningkatkan produktifitas perusahaan.
(55)
Sumber : buku "siklus PDCA," in Kamus Manajemen Mutu, jakarta, S. syahu, 2006 Gambar Error! No text of specified style in
proses pemecahan masalah yang terukur dan akurat. Siklus PDCA ini efektif untuk: 1. Membantu penerapan Kaizen atau
proses perbaikan terus menerus. Ketika siklus PDCA ini diulangi kembali ia akan membuka kemungkinan untuk menemukan area baru yang perlu ditingkatkan.
2. Mengindentifikasi solusi-solusi baru untuk meningkatkan proses berulang secara signifikan.
3. Membuka cakrawala yang lebih luas akan solusi masalah yang ada, mengujinya dan meningkatkan hasilnya dalam proses yang terkontrol sebelum diimplementasikan secara luas.
4. Menghindari pemborosan sumber daya secara luas.
Menurut Bambang Kesit Siklus PDCA adalah proses empa langkah untuk meningkatan mutu [5], seperti gambar berikut :
1. Plan (Perencanaan)
Perencanaan adalah pemilihan dan
menghubungkan fakta-fakta, membuat serta
menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan
masa datang dengan menggambarkan dan
merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang
diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Dalam tahapan plan pada siklus PDCA ini dilakukan perencanaan terhadap target penjualan barang.
2. Do (Kerjakan)
Do (Kerjakan) Artinya melakukan
perencanaan proses yang telah ditetapkan
sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan
Pada tahap ini kita mengukur seberapa efektif percobaan yang telah dilakukan pada tahap siklus PDCA sebelumnya, yaitu Do. Selain itu, tahapan ini juga menarik pembelajaran sebanyak mungkin sehingga nantinya bisa dihasilkan hasil yang lebih baik. Dalam tahapan siklus PDCA Do dan Check dengan melihat skala dan area perbaikan yang akan dilakukan, kita dapat mengulangi tahapan ini sebelum ke tahapan berikutnya jika dirasa perlu. Jika hasilnya sudah memuaskan barulah kita dapat
menuju ke tahap siklus PDCA berikutnya yaitu Act.
4. Act (Tindaklanjuti)
. Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan, berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya. Jika tahapan ini sudah selesai dan kita sudah sampai di tahapan berikutnya yang lebih baik, kita bisa mengulang proses ini dari awal kembali untuk mencapai tahapan yang lebih tinggi.
2.6 Peramalan
Peramalan adalah kegiatan mengestimasi pemakaian yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Teknik peramalan akan membantu dalam mengadakan pendekatan analisa terhadap tingkah laku atau pola dari data yang lalu, sehingga dapat memberikan cara pemikiran, pengerjaan dan pemecahan yang sistematis dan pragmatis, serta memberikan tingkat keyakinan yang lebih besar atas ketepatan hasil ramalan yang dibuat [6].
Terdapat beberapa metode dalam
peramalan, dimana metode-metode tersebut terlihat pada Gambar 2-5.
Gambar Error! No text of specified style in document.-3 Taksonomi Peramalan Sumber : buku Forecasting Konsep dan Aplikasi
Edisi 2 , Subagyo, Pangetsu. 1986
Gambar 2.5 menunjukan metode yang terdapat pada peramalan yang tersusun secara
(1)
week days). For the quarterly seasonality seen in Figure 2-7.
Figure Error! No text of specified style in document.-4 Seassonal Pattern
Sumber : buku Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2 , Subagyo,
Pangetsu. 1986
c. Cyclical pattern (C), occurs when the data is diperngaruhi by ekomoni long-term fluctuations such as those associated with the business cycle. This pattern looks to figure 2-8.
Figure Error! No text of specified style in document.-5 Cyclical pattern
Source : buku Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2 , Subagyo, Pangetsu.
1986
d.
Trend pattern (T), occurs when there is an increase or decrease in long-term secular in the data. Trend pattern visible in Figure 2-9.Figure Error! No text of specified style in document.-6 Trend Pattern
Source : buku Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2 , Subagyo, Pangetsu.
1986 Moving Average
Moving Averages forecasting is a method of smoothing value by taking a bunch of value of observations and then look for the average, then use the average as the forecast for the next period. The term moving average is used, because every time a new observation data is available, then the average is calculated and used as the new forecast.
2.7 Single Moving Average
Single Moving Average is a method of forecasting is done by taking a group of observation values, find the average value as the forecast for the period to come. Single Moving Average method has special characteristics, namely;
a. to determine the forecast in the coming period requires historical data for a certain period. For example, with a three-month moving average, then the forecast 5 months into the newly created 4th month after completed/ended. If month moving averages of the new 7th month can be made after the 6th month ends.
b. the more long period moving average, the effect more visible in pelicinan or menghasilakan moving average forecasts of increasingly refined. Mathematical equations single moving averages:
(II.1) Where:
Mt = Moving Average for period t + 1 ft = Forecast For Period t + 1
YT = the real value of the period to t n = number of limits in the moving average
2.8 Measurement Errors of forecasting
In modeling periodic series, most of the known data can be used to predict the rest of the next data so that it can be done the calculation accuracy of forecasting better. The accuracy of forecasting in the future is very important.
If Yt is real data for the period t and Ft is forecast for the same period, then the guilty can be written as follows:
(II. 2)
:(II.2) Description:
et = error at period t
YT = the actual data in the period t FT = forecast period t
If there is a value for n observations and forecasting a period of time, then there will be n error and fruit the size of a standard statistics can be defined as follows
(2)
Mean Absolute value of Error or error obsolut Central is the average absolute error-predict, regardless of positive or negative sign. MAE can be calculated with the formula:
(II.3) a. Description:
MAE = Middle Absolute Error
∑| Yt-Ft | = The summation result reduction of the original data and forecasting
n = number of Data b. Mean Squared Error = MSE
MSE is a alterntif method of forecasting techniques to evaluate each of the error (difference between actual data against data forecasting) squared, and then summed up and divided by the number of data. MSE is calculated by the formula:
(II.4) Description:
MSE = Mean Square Error
∑| YT-Ft | 2 = Summation result reduction of the original data and forecasting squared n = number of Data
2.9 Management Selling Analysis of Ayam Cepot Menu
At this stage it does is analyze the activities of sales management for the menu Chicken Cepot. Sales management stage is divided in four stages, became the first stage of the planning phase, the next stage is the stage of implementation, after the pelakasanaan phase, the next stage is the stage of examination and the last stage is the stage of Action. The following is an explanation of the stages performed on sales management activities:
1. Planning stages
At this stage of the planning target of sales forecasting experiments have been conducted with some of the methods that have been previously selected (see Appendix F).
Of the three methods that are already tested to be drawn the conclusion that the Single method of Moving Average with period 5 months may be taken as the appropriate paramalan method since it has the most value for RMSE of all methods that have been tested with RMSE value =
16. RMSE value itself is
the possibility of error that occurs between
forecasting and results achievement. For the
target to be achieved in October was 259
servings Cepot chicken menu.
2. Tahap Pelaksanaan
At this stage of implementation does is perform sales activities to meet the pre-set target i.e. 259 servings for Cepot chicken menu.
The target is to be met is 259 servings for the month of October, the assumption for the number of days in each month is 30 days so the obtained calculations: = 8.63 portion. So to reach the target of such Restaurants have to sell at least 9 servings Cepot Chicken every day.
Before conducting the sale done before was checking stockpiles of raw materials in advance, based on the results of the interview with the father if the stock is less than 20% then it will do the purchase of raw materials in advance.
3. Tahap Pemeriksaan
At this stage of the examination that is done is monitoring the results of penjulanan products. Based on the results of interviews with Operational Managers percentage of attainment of the minimum target is 80% of the targets are already determined in advance done by process monitoring product sales results with a graph with two curves. With the y axis is the number of products sold and the x axis is the examination period for 1 month. Indicators in the process of supervision are the number of monthly sales results. The following is an example of an examination conducted in October 2015:
(3)
Gambar Error! No text of specified style in document.-7 Grafik Penjualan Menu Ayam Cepot
Bulan Oktober 2015
On the monitoring process will be evaluated by calculating the percentage comparison between the sale proceeds and the target which is already specified. Example: evaluation of the attainment of targets in October 2015
x100 %=
On the evaluation can be seen that the results of sales reached the minimum target to be achieved, namely in the amount of 80%.
4. Stages of Action
At this stage will do is taking action to perform sales activities next month, a reference that is used in the process of taking action is the result of the evaluation of the achievement of sales targets in advance. If on evaluation results the previous month sales target not reached the minimum target is already determined, then action will be taken in the form of product promotion.
Following are the results of the evaluation of the rekapituasli table are required at the stage of monitoring.
Table Error! No text of specified style in document.-1 Tabel rekapitulasi hasil evaluasi penjualan menu Ayam Cepot untuk periode 1 bulan
No. Hasil Evaluasi
(%)
Aksi
1 < 80
Melakukan promosi untuk meningkatkan jumlah penjualan 2 >80 -
Other actions that can be taken from the evaluation process is if in a period of 3 consecutive months sales target not reached will be given suggestions to lower the price, if within 6 months of the target not reached will be given advice on replacement menu.
2.10 Analisis Manajemen Pembelian Bahan Baku
At this stage it does is analyze the management activities of the purchase of raw materials for the menu Chicken Cepot. Raw material purchase management phase is divided in four stages, became the first stage of the planning phase, the next stage is the stage of implementation, after the pelakasanaan phase, the next stage is the stage of examination and the last stage is the stage of Action. The following is an explanation of the stages performed on sales management activities:
1. Planning stages
At the stage of planning the purchase of raw materials to meet the sales target in October 2015 calculations done as follows:
The raw materials used to make a single serving of chicken menu Cepot is as follows:
Table 3 3 Cepot chicken Menu
Composition Table
Nama bahan Jumlah
1. Ayam Potong ¼ ekor
2. Bumbu Pelengkap secukupnya The raw materials used in the process of forecasting the purchasing of raw materials using only the main raw material, namely Chicken pieces.
The target sales of chicken products in October 2015 Cepot is as many as 259 products, for 1 chickens can be made into 4 servings of chicken products Cepot, so to meet the quota of chickens during the month of October the Pitch Control to buy chicken at least 64.75 tail or tail of about 65, obtained from the sales target is split 4
.
So target purchases of raw materials for the menu Chicken Cepot in October 2015 is 64.75 chickens or as many as can be rounded into 65 tail.
2. Stage of implementation
At this stage of implementation does is make purchases of raw materials. The purchasing process of raw materials that are being run in ROM.
(4)
Stalls Cepot is currently done each day before business hours the restaurant opened, the conditions for the purchase of raw materials is the remaining stock of materials available in the warehouse of the 20% target < purchase raw materials that must be achieved.
In October the daily part Pitch Control should buy at least 2 chickens for memenuihi target which must be purchased, i.e. 65 tail.
3. Checking Stage
At this stage of the examination of the thing to do is check the amount of availability of raw materials during sales activities and compare it with the purchase of the raw materials already determined at the beginning of the month. The indicators used in the supervision of the purchase of raw materials is the remaining stock of raw materials. The following is an example of an examination conducted in October 2015:
Gambar Error! No text of specified style in document.-8 Grafik Pengolahan bahan baku Ayam
Potong Bulan Oktober 2015 On the monitoring process will be
evaluated by calculating the percentage comparison between the sale proceeds and the target that is already determined.
Example: an evaluation of the availability stock of raw materials
x100 %=
On the evaluation process can be seen that the availability of the raw material stock is still above 20%.
4. Stages of Action
At this stage of the action does is take action based on the results of the evaluations that have been done before. If the rest of the stock is in the warehouse is still above 20% system will provide the information that the stock is still sufficient, but if the rest of the stock is under 20% then the system will give you suggestions for the immediate purchase of raw materials.
Following are the results of the evaluation of the rekapituasli table are required at the stage of monitoring.
Tabel Error! No text of specified style in document.-2 Tabel rekapitulasi hasil perhitungan
sisa stok bahan baku
No. Hasil Evaluasi (%)
Aksi
1 <20 Harap melakukan pembelian bahan baku karena stok kurang dari 20%
2 >20 -
3.
End Phase
1. Conclusions
The conclusions can be obtained after performing the analysis and testing of the system is operational information management Systems that are built, the following conclusions can be drawn based on the testing that has been done.
1. The system can help Operational Managers in conducting surveillance and evaluation of sales targets.
2. The system can assist ADM. Warehouse/financial oversight in terms of raw material stock.
3. Pitch Control System can help in determining the amount of raw materials that must be purchased.
2. Suggestions
Based on the conclusions above, basically the system already meet the goal and purpose of the intended recipients, but can still be developed hand in hand with the development needs of the user, then the advice is expected to build this system in order to be better is to implement information systems Executive at RM. Warung Cepot.
BIBLIOGRAPHY
[1] Davis, G, B.1995. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Gramedia.
(5)
[2] Terry, G, R. 1991. Prinsip prinsip manajemen. Jakarta :Bumi aksara.
[3] Deming, W, E. 2011. PDCA Cycle in Total Quality Management,second edition. India: Dorling Kindersley. [4] Syahu, S. 2006. siklus PDCA in Kamus Manajemen Mutu. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.
[5] Pangestu, S. 1986. Forecasting Konsep dan Aplikasi Edisi 2. Yogyakarta: BPPE UGM.
[6] Kesit, B. 2009. "Konsep, Strategi dan Manajemen
Implementasi Penjaminan Mutu Perguruan”. (Online)
(http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/17/implementasi-plan-docheck-act-dalam-wewenang-dan-tanggung-jawab, diakses 20 Oktober 2015)
[7] A. K. Widigdo. 2003 "Dasar Pemrograman PHP dan MySQL," Kuliah Umum IlmuKomputer.Com.
[8] Djahir, Y dan Pratita, D. 2015. Bahan Ajar SISTEM INFORMASI MANAJEMEN. Yogyakarta: Deepublish. [9] Sutanta, E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
(6)