commit to user 32
1. Membuat perencanaan Dokumentasi
Membuat dokumentasi memerlukan perencanaan. Kita harus menentukan apa yang ingin didokumentasikan, informasi apa yang ingin
diketahui, di mana tempat untuk mendapatkan informasi yang diperlukan, dan bagaimana menyajikannya. Itulah yang harus dimasukkan ke dalam
dokumentasi. Masukkan informasi yang jelas dan berguna dan akan tersedia saat dibutuhkan terutama pada saat orang orang yang
berkepentingan tidak ada. Itulah inti dokumentasi. Tentukan prioritas dokumentasi. Tentukan informasi yang harus segera dicatat dan informasi
mana yang bisa menyusul nanti, kita tidak bisa melakukan semuanya sekaligus. Sehingga dapat disimpulkan tujuan dokumentasi sebagai
berikut: a.
Sebagai Sarana Komunikasi b.
Sebagai Tanggung Jawab c.
Sebagai Informasi statistik d.
Sebagai Sarana Pendidikan e.
Sebagai Sumber Data Penelitian f.
Sebagai Jaminan Kualitas Pelayanan g.
Sebagai Sumber Data Perencanaan Pada prinsipnya tujuan dari dokumentasi adalah untuk
mengkomunikasikan, mengambil suatu informasi dari suatu masalah atau kegiatan dan menyajikannya ke seseorang yang kurang familiar sehingga
orang tersebut bisa tahu tentang apa yang kita ketahui.
commit to user 33
2. Dokumentasi Negara Pemerintahan
Keberadaan dokumen yang terkait dengan perjalanan hidup bangsa, seperti dokumentasi sejarah, terutama sejarah yang tertuang dalam
bentuk tulisan mempunyai arti yang sangat penting. Untuk perbaikan di masa depan dibutuhkan rekonstruksi sejarah berdasarkan dokumen-
dokumen dari masa lalu itu. Dokumen yang terkait dengan sejarah suatu bangsa sangat penting dan strategis untuk menangani masa depan bangsa
bersangkutan. Paling tidak, hal itu bisa digunakan sebagai referensi dalam pembuatan perencanaan dan pelaksanaan kehidupan berbangsa dan
bernegara. Dokumen berfungsi pula untuk memperpanjang ingatan bangsa, baik menyangkut pelaksanaan kegiatan, peraturan, atau pelaku
sejarah. Jika tak punya pembanding, kita akan selalu bergerak dari awal lagi dan terbuka kemungkinan melakukan kesalahan serupa terus-menerus.
Bukannya terus maju ke depan. Dokumen bersejarah penting pula untuk kemajuan ilmu pengetahuan. Dokumentasi kependudukan dan catatan sipil
juga mempunyai arti yang sangat penting dalam suatu negara atau pemerintahan.
Dokumentasi merupakan suatu informasi lengkap yang meliputi, keberadaan dokumentasi baik berbentuk catatan maupun laporan akan
sangat membantu komunikasi antara sesama masyarakat atupun pemimpin serta pihak- pihak yang bersangkutan.Dokumentasi mempunyai arti yang
sangat penting dalam berbagai segi kehidupan.
commit to user 34
BAB III PERANAN HUMAS PADA KANTOR SETDA
KABUPATEN SRAGEN
A. Sejarah berdirinya Kantor Humas dan Protokol Setda Kabupaten Sragen
Sedangkan humas Kabupaten Sragen yang bertempatkan di Kantor Setda Kabupaten Sragen berdiri pada tahun 2003, dengan mengacu peraturan
daerah Kabupaten Sragen nomor 12 tahun 2003 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Sekretariat Daerah Kabupaten Sragen, namun terjadi
perubahan atas Perda nomor 2 tahun 2006 tentang Perombakan Susunan Organisasi dan Sekretariat Daerah Kabupaten Sragen menjadikan dari salah
satu fungsi sub bagian pembinaan radio siaran terganti dengan sub bagian pemberitaan dan pembinaan radio siaran publik lokal.
Tetapi dari hal tersebut disinyalir susunan Organisasi Sekretariat Kabupaten Sragen dipandang tidak sesuai lagi, sehingga perlu dicabut dan
disesuaikan dengan perombakan Perda nomor 11 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatat Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Sragen dari tahun
2003 sampai 2006 Bagian Humas Kabupaten Sragen terganti atas Perda yang baru menjadi Bagian Humas dan Protokol Setda Kabupaten Sragen, Bagian
Humas dan Protokol Kabupaten Sragen berada dalam bidang kewenangan Administrasi dan Pemerintahan, yang mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagai tugas pemerintah Kabupaten Sragen di bidang informasi, pemberitaan dan protokol.
25
Kategori