LKP : Rancang Bangun Aplikasi Presensi Karyawan Berbasis Desktop Di PT. Acatya Gading Bimata Surabaya.

(1)

BERBASIS DESKTOP DI PT. ACATYA

GADING BIMATA SURABAYA

KERJA PRAKTEK

Nama : Hilmy Nur Ramdhani NIM : 09.41010.0235

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

(2)

viii

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Manfaat ... 2

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Profil Perusahaan ... 5

2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 6

2.4 Struktur Organisasi ... 7

BAB III LANDASAN TEORI ... 8

3.1 Sumber Daya Manusia ... 8

3.2 Sistem ... 8

3.3 Analisis dan Perancangan Sistem ... 9

3.4 Presensi Karyawan ... 11

STIKOM

(3)

3.6 Document Flow ... 13

3.7 Data Flow Diagram ... 14

3.8 Entity Relational Diagram ... 16

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 18

4.1 Membuat Prosedur Kerja ... 18

4.2 Menganalisis Sistem ... 19

4.3 Mendesain Sistem ... 23

4.4 Mengimplementasi Sistem ... 48

4.5 Melakukan Terhadap Pembahasan Implementasi Sistem ... 48

BAB V PENUTUP... 60

5.1 Kesimpulan ... 60

5.2 Saran ... 60

DAFTAR PUSTAKA ... 61

LAMPIRAN ... 62

STIKOM

(4)

Tabel 4.13 Tabel Karyawan ... 34

Tabel 4.14 Tabel Departemen ... 34

Tabel 4.15 Tabel Jabatan ... 35

Tabel 4.16 Tabel Lembur ... 35

Tabel 4.17 Tabel Izin dan Cuti ... 36

Tabel 4.18 Tabel Presensi ... 37

STIKOM

(5)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Acatya Gading Bimata Surabaya ... 7

Gambar 4.1 Document Flow Presensi Karyawan ... 21

Gambar 4.2 Document Flow Pembuatan Laporan ... 22

Gambar 4.3 System Flow Aplikasi Presensi Karyawan(1) ... 24

Gambar 4.4 System Flow Aplikasi Presensi Karyawan(2) ... 25

Gambar 4.5 System Flow Aplikasi Presensi Karyawan(3) ... 26

Gambar 4.6 System Flow Aplikasi Pelaporan Presensi karyawan ... 27

Gambar 4.7 Hierarchy Input Proses Output ... 28

Gambar 4.8 Context Diagram ... 29

Gambar 4.9 DFD Level 0 ... 30

Gambar 4.10 DFD Level 1 ... 31

Gambar 4.11 Conceptual Data Model... 32

Gambar 4.12 Physical Data Model ... 33

Gambar 4.19 Desain Form Login ... 37

Gambar 4.20 Deasin Menu Utama ... 38

Gambar 4.21 Desain Form Master Karyawan ... 39

Gambar 4.22 Desain Form Master Izin dan Cuti ... 40

Gambar 4.23 Desain Form Master Lembur ... 41

Gambar 4.24 Desain Form Master Jam Presensi ... 42

Gambar 4.25 Desain Form Master Jabatan ... 43

Gambar 4.26 Desain Form Laporan Presensi ... 44

Gambar 4.27 Desain Form Laporan Izin Cuti ... 45

STIKOM

(6)

xii

Gambar 4.29 Desain Form Presensi ... 47

Gambar 4.30 Form Login ... 48

Gambar 4.31 Form Menu Utama ... 49

Gambar 4.32 Form Master Karyawan ... 50

Gambar 4.33 Form Master Jabatan ... 51

Gambar 4.34 Form Master Izin dan Cuti ... 52

Gambar 4.35 Form Jam Presensi ... 53

Gambar 4.36 Form Hak Akses ... 53

Gambar 4.37 Form Data Lembur ... 54

Gambar 4.38 Form Presensi ... 55

Gambar 4.39 Form Laporan Presensi ... 56

Gambar 4.40 Form Laporan Izin dan Cuti ... 57

Gambar 4.41 Form Laporan Lembur ... 58

STIKOM

(7)

xiii

Lampiran 1 Surat Balasan Instansi ... 62

Lampiran 2 Form KP-5 Acuan Kerja ... 63

Lampiran 3 Form KP-6 Log Perubahan ... 65

Lampiran 4 Form KP-7 Kehadiran Kerja Praktek ... 67

Lampiran 5 Kartu Bimbingan Kelompok Kerja Praktek ... 68

Lampiran 6 Kode Pemrograman ... 70

STIKOM

(8)

Sistem Informasi Presensi Karyawan adalah sebuah pengembangan aplikasi yang digunakan untuk mengetahui proses interaksi antara karyawan dengan pihak Human Resource Development (HRD) yang ada pada PT. Acatya Gading Bimata. Interaksi-interaksi yang terdapat pada aplikasi ini adalah proses penghitungan kehadiran, penghitungan cuti atau izin dan pencatatan lembur karyawan.

Sistem Informasi presensi ini dapat menangani proses pencatatan kehadiran, perizinan atau cuti dan lembur beserta maintain data master sehingga dapat membantu penelusuran data kehadiran, izin atau cuti serta data lembur karyawan dan menampilkan laporan dari masing-masing data tersebut.

Berdasarkan survey dan wawancara dengan direktur perusahaan, didapatkan informasi bahwa susahnya mendapatkan informasi kehadiran karyawan dan kesulitan dalam pendataan lembur serta kesalahan dalam penghitungan kehadiran karyawan yang menjadi kendala utama pada pencatatan kehadiran PT. Acatya Gading Bimata. Diharapkan dengan pembuatan aplikasi presensi karyawan ini, manajer perusahaan dapat menerima laporan kehadiran karyawan perusahaannya. Dimana nantinya manajer dapat dimudahkan dengan adanya sistem pelaporan dalam proses pendataan kehadiran berikut dengan maintain data master.

Kata kunci: Sistem Informasi Presensi, Sumber Daya Manusia dan Aplikasi Desktop.

STIKOM

(9)

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Dalam dunia kerja diperlukan niat dan usaha yang baik untuk dapat meningkatkan nilai sumberdaya manusia pada perusahaan tersebut. Salah satunya adalah kedisiplinan dalam keharidan kerja karyawan. Untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan mengenai kehadiran kerja diperlukan suatu sistem yang dapat memberikan laporan kepada manajer perusahaan. Dengan penggunaan aplikasi pendukung pada instansi ini, diharapkan dapat menghilangkan kesalahan dalam penghitungan presensi karyawan. Dimana pada PT. Acatya Gading Bimata masih menggunakan sistem presensi manual yang masih menggunakan dokumen-dokumen yang berupa Microsoft excel dan belum terkomputerisasi sepenuhnya.

Dengan adanya aplikasi yang dapat membantu dan mendukung manajer untuk memantau kinerja karyawannya, maka PT. Acatya Gading Bimata juga dapat meningkatkan kualitas perusahaannya dalam hal sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang baik juga dapat meningkatkan daya saing perusahaan melalui kualitas kinerja karyawannya.

Diharapkan dengan pembuatan aplikasi presensi karyawan ini, manajer perusahaan dapat menerima laporan kehadiran karyawan perusahaannya. Dimana nantinya manajer dapat dimudahkan dengan adanya sistem pelaporan dalam proses pendataan kehadiran.

STIKOM

(10)

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang dibuat, diharapkan dengan pembuatan aplikasi presensi ini, dapat memudahkan manajer yang ada didalam perusahaan PT. Acatya Gading Bimata dalam membuat laporan daftar hadir karyawan dan berikut adalah rumusan masalahnya:

Bagaimana membuat aplikasi presensi yang dapat memberikan kemudahan dalam membuat laporan kehadiran suatu karyawan.

1.3Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yang digunakan, yaitu:

1. Data karyawan yang digunakan adalah data karyawan internal PT.Acatya Gading Bimata Surabaya tahun 2013.

2. Batasan sistem yang ada pada aplikasi presensi adalah sebagai berikut.

a. Laporan kehadiran karyawan ini di bantu dengan adanya sistem pelaporan dengan indikator kehadiran karyawan, perizinan karyawan, ketidakhadiran karyawan, dan keterlambatan karyawan.

b. Aplikasi ini tidak mendata pembagian jadwal ataupun pembagian kerja karyawan perharinya.

1.4Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka diperoleh tujuan yaitu terbentuknya aplikasi presensi untuk menghilangkan kesalahan perhitungan dalam proses kehadiran maupun proses pembuatan laporan.

STIKOM

(11)

1.5Manfaat

Aplikasi ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi penggunannya, antara lain :

a. Aplikasi ini akan bermanfaat untuk memudahkan bagian personalia untuk mengolah dan mengecek kehadiran seorang karyawan.

b. Aplikasi ini dapat memudahkan pengecekan jumlah kehadiran, keterlambatan, izin dan jam lembur yang harusnya dilaporkan oleh pihak personalia kepada direktur perusahaan.

1.6Sistematika penulisan

Sistematika penulisan laporan kerja praktek digunakan untuk menjelaskan penulisan laporan per bab. Sistematika penulisan kerja praktek dapat dijelaskan pada alinea di bawah ini.

Bab pertama pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja praktek adalah merancang dan membangun aplikasi program, kontribusi yang dapat diberikan dari pembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek.

Bab kedua gambaran umum PT. Acatya Gading Bimata Surabaya menjelaskan tentang profil PT. Acatya Gading Bimata Surabaya dan struktur organisasi Perusahaan PT. Acatya Gading Bimata Surabaya. Gambaran umum ini

STIKOM

(12)

digunakan untuk menjelaskan kepada pembaca tentang sejarah, visi dan misi serta alamat instansi.

Bab ketiga landasan teori menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesaian laporan, yaitu penjelasan tentang sistem, analisis dan perancangan sistem, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Database, dan Sistem Basis Data. Teori-teori tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah di dalam aplikasi media promosi dan pemesanan berbasis

desktop.

Bab keempat deskripsi pekerjaan menjelaskan tentang pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek, yaitu menganalisis sistem, mendesain sistem, mengimplementasikan sistem, dan melakukan pembahasan terhadap implementasi sistem. Mendesain sistem dimulai dari Document Flow, System Flow, Context

Diagram, Hierarchical Input Process Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan desain Input Output.

Bab kelima berisi kesimpulan dan saran dari aplikasi berbasis desktop yang telah dibuat. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik kerja praktek ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan aplikasi yang berbasis desktop ini sehingga bisa menjadi lebih baik dan berguna.

STIKOM

(13)

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Profil PT.Acatya Gading Bimata

Perubahan merupakan sebuah proses yang tak mampu dielakkan oleh setiap entitas hidup, termasuk entitas bisnis. Perkembangan teknologi, berubahnya cara dan gaya hidup individu yang meluas, kebijakan sosial politik, hingga perubahan pasar adalah sedikit dari berjuta hal yang dari waktu ke waktu akan terus menuntut respon entitas bisnis untuk dapat bertahan.

Senyatanya perubahan, ia tetaplah merupakan sebuah kesempatan yang menantang setiap entitas bisnis untuk beradaptasi, memberikan yang terbaik, dan memimpin dalam persaingan. Untuk memandang perubahan sebagai kesempatan inilah, entitas bisnis membutuhkan mitra yang mampu mendukungnya mempertajam langkah dalam mewujudkan tatanan manajemen yang solid dan

sustainable, baik dari sisi stategi, taktik maupun nilainya.

PT.Acatya Gading Bimata berkomitmen untuk berperan sebagai mitra yang mampu mengakselerasi nilai tambah bagi entitas bisnis dalam mewujudkan manajemen berkualitas prima untuk mencapai produktivitas yang maksimal. PT.Acatya Gading Bimata memberikan konsultansi dan pendampingan sinergis pada area strategis dan pertumbuhan entitas bisnis. Penajaman strategi dan proses bisnis menuju performa produktivitas maksimal PT.Acatya Gading Bimata berikan dalam pelayanan Business Solution Services.

Sementara, untuk mewujudkan kompetensi human capital yang unggul, PT.Acatya Gading Bimata akan memberikan People Solution Services yang selalu

STIKOM

(14)

dikemas unik, dan spesifik bagi entitas bisnis untuk dapat mencapai kinerja terbaiknya.

Dan, pelayanan People Solution Services yang PT.Acatya Gading Bimata berikan akan membantu memastikan tercapainya investasi sumber daya manusia yang efektif dan efisien, melalui pengadaan dan seleksi tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan mitra disertai penilaian yang terukur, akurat, dan terpercaya.

Berangkat dari kemampuan memberikan pelayanan terpercaya inilah, PT.Acatya Gading Bimata yakin mampu menjadi mitra tersolid dalam membantu entitas bisnis mengakselerasi kinerja yang terbaik.

2.2 Visi dan Misi Perusahaan

Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang Business and People Solution

Services, PT. Acatya Gading Bimata memiliki visi dan misi dalam menjalankan

kegiatan operasionalnya : 2.2.1 Visi Perusahaan

Menjadi Perusahaan Konsultansi manajemen yang dinamis, expert dan terpercaya sehingga mampu menciptakan keunggulan kompetitif bagi entitas bisnis.

2.2.2 Misi Perusahaan

1. Secara antusias memberikan layanan konsultasi dan edukasi tentang Business

Process Management serta Change Management untuk meningkatkan daya

saing yang berkelanjutan.

2. Membangun perusahaan dengan cara yang menarik, mengembangkan dan mempertahankan orang-orang yang bergairah dalam belajar dan berkarya.

STIKOM

(15)

3. Menciptakan jejaring praktisi dan komunitas pengembangan manajemen kinerja yang berbasiskan Business Process Management dan Change Management.

2.3 Struktur Organisasi PT. Acatya Gading Bimata

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT.Acatya Gading Bimata Surabaya

STIKOM

(16)

Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan teori mengenai hal – hal dari permasalahan yang ada dan landasan teori yang membahas tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.

3.1Sumber Daya Manusia

Manurut Nawawi (2001) ada tiga pengertian Sumber daya manusia yaitu :

1. Sumber daya manusia adalah manusia yang bekerja dilingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan).

2. Sumber daya manusia adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.

3. Sumber daya manusia adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) di dalam organisasi bisnis, yang dapat mewujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.

3.2Sistem

Sebelum merancang sistem diperlukan pengetahuan tentang sistem. Sistem memiliki banyak pnegertian tergantung pada latar belakang cara pandang orang yang mendefinisikannya. Sistem dipandang sebagai cara atau metode untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling

STIKOM

(17)

berkaitan dan bertanggungjawab memproses masukan sehingga menghasilkan keluaran. (Mahyuzir, 1989)

Sistem juga dapat didefinisikan sebai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu dan secara bersama-sama bertujuan memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu. Sistem pin memiliki maksud tertentu. Maksud dari suatu sistem adalah mencapai suatu sasaran dan mencapai suatu tujuan. Sasaran dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih sempit sedangkan tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas. (Jogiyanto, 2001)

3.3Analisis dan Perancangan Sistem

Untuk dapat mencapai tujuan dalam pembuatan sistem, dibutuhkan analisis dan perancangan sistem sebagai suatu langkah untuk merencanakan dan mengidentifikasi kebutuhan sistem yang akan dibuat. Sebelum melakukan analisis dan perancangan sistem diperlukan pengetahuan tentang analisis dan perancangan sistem itu sendiri. Terdapat beberapa pengertian dari analisis sistem yaitu seorang yang mempunyai kemampuan untuk menggunakan pengetahuan aplikasi komputernya di dalam memecahkan masalah-masalah bisnis, di bawah petunjuk manajer sistem. Analisis sistem adalah sebuah tanggung jawab untuk menterjemahkan kebutuhan-kebutuhan pemakai ke dalam spesifikasi yang diperlukan oleh pemrograman dan dikontrol oleh manajer sistem. (Mahyuzir, 1989) Analisis sistem juga dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

STIKOM

(18)

mengidentifikasi dan mengavaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharap sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannnya. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahaan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. (Jogiyanto, 2001)

Analisis menurut Mahyuzir (1989) memiliki beberapa fungsi dalam proses pembuatan sistem yaitu:

1. Mengidentifikasi masalah-masalah kebutuhan pengguna sistem.

2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Analisis sistem diharapkan dapat menyatakan secara tegas dan spesifik sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan sistem yang baru. 3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat. Analisis sistem diharapkan dapat memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat. Hal ini dikarenakan dalam memecahkan masalah terdapat banyak metode yang dapat digunakan.

Setelah tahap analisis selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambarang dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk suatu sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem. Perancangan sistem adalah sebuah tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. Tahapan ini terdapat proses pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk

STIKOM

(19)

rancan bangun implementasi. Perancangan sistem menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Dalam penggambaran sistem tersebut terdapat perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Selain itu terdapat konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. (Jogiyanto, 2001)

Menurut Jogiyanto (2001), terdapat dua tujuan utama dilakukannya perancangan sistem yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang terlibat.

2. Pembuatan rangan bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk pembuatan program komputer.

3.4Presensi Karyawn

Semangat kerja seorang karyawan dapat diukur melalui presensi karyawan di tempat kerja, tanggung jawab terhadap pekerjaan, disiplin kerja, kerja sama dengan pimpinan atau teman sejawat dalam organisasi serta tingkat produktivitas kerjanya. Untuk mengukur tinggi rendahnya semangat kerja karyawan dapat melalui unsur-unsur semangat kerja kerja tersebut meliputi presensi karyawan, disiplin kerja, kerja sama dan tanggung jawab. Presensi karyawan merupakan kehadiran pegawai yang berkenan dengan tugas dan kewajiban karyawan tersebut. Pada umumnya perusahaan selalu memperhatikan karyawannya untuk datang dan pulang tepat waktu, sehingga pekerjaan tidak tertunda. Ketidakhadiran seorang

STIKOM

(20)

pegawai akan berpengaruh terhadap produktivitas kerja, sehingga perusahaan tidak bisa mencapai tujuan secara optimal. (Hasley, 1992)

Presensi karyawan dapat diukur melalui kehadiran karyawan di tempat kerja, ketepatan karyawan datang atau pulang dan kehadiran karyawan di tempat kerja, ketepatan karyawan datang atau pulang dan kehadiran karyawan apabila mendapatkan undangan untuk mengikuti kegiatan atau acara dalam instansi. Dengan adanya tingkat presensi karyawan yang baik dapan meningkatkan disiplin karyawan. Yang dimaksud dengan disiplin adalah suatu sikap, tingkah laku dan perbuatan yang sesuai dengan peraturan dari perusahaan baik tertulis maupun tidak tertulis. Tingkat disiplin kerja dapat dilihat dari ketepatan waktu, mampu memanfaatkan dan menggunakan perlengkapan dengan baik, menghasilkan pekerjaan yang memuaskan, mengikuti cara kerja yang ditentukan oleh perusahaan dan memiliki tanggung jawab yang tinggi terhadap pekerjaannya. Agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dan bekembang maka dibuatlah suatu aturan yaitu yang biasa disebut peraturan perusahaan. Peraturan perusahaan dapat diartikan suatu kumpulan aturan yang dibuat oleh seorang pemimpin perusahaan agar tercipta suatu keteraturan antara pimpinan dan para karyawan sehingga keselarasan dalam bekerja dapat tercapai. (Nitisemito, 1982)

3.5Sistem Pengelolaan Basis Data

Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak yang khusus atau spesifik. Perangkat lunak ini disebut Database Management System (DBMS) yang nantinya akan mementukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah dan diambil

STIKOM

(21)

kembali. DBMS juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakai data secara bersama dan pemaksaan keakuratan atau konsistensi data. (Fatansyah, 2007)

3.6Document Flow

Documennt Flow adalah bagan yang menunjukkan alur dalama program

ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagn alur digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan alur sistem digambar dengan menggunakan simbol – simbol antara lain sebagai berikut :

a. Document

Sistem dokumen, menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

b. Manual Input

Sistem ini berfungsi untuk menunjukkan pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.

c. Proses

Digunakann untuk menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.

STIKOM

(22)

d. Decision

Digunakan untuk menggambarkan logika keputusan dengan nilai benar atau salah.

e. Flow Line

Digunakan untuk menggambarkan arah proses pengolahan data.

f. Stored Data

Digunakan untuk menyimpan data kedalam database.

3.7Data Flow Diagram (DFD)

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang mengatasi notasi – notasi untuk menggambarkan alur dari data sistem ini dikenal dengan nma Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggmbarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan kita untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem ke dalam bagian yang lebih kecil dan sederhana.

STIKOM

(23)

Untuk memudahkan proses pembacaan DFD disusun berdasarkn tingkatan atu level dari atas kebawah, yaitu :

a. Context Diagram

Diagram paling atas terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam satu proses. Sedangkan hal yang tidak digambarkan adalah hubungan antar terminator dan data source.

b. Diagram Level 0

DFD memfokuskan pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data terebut.

Simbol – symbol dasar dalam DFD antara lain : 1. Eksternal Entity

Suatu eksternal entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen atau sistem lain di luar sistem yang dibuat yang bisa menerimaa aatau memberikan informaasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.

2. Data Flow

Data Flow atau aliran data disiimbolkana dengan tanda panah. Data flow menunjukkan arus data atau aliran yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses.

3. Proses

Suatu proses di mana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan yang dijalankan.

STIKOM

(24)

4. Data Source

Data Source adalah symbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data.

3.8Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram adalah suatu bentuk perencanaan database

secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunkan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, diman di dalamnya terdapt hubungan intensitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan – kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. Sebuah ERD memiliki beberapa jenis model yaitu : a. Conceptual Data Model ( CDM )

Merupakan model yang universal dan dapat menggambarkan semua struktur logic database ( DBMS ), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi PDM.

b. Physical Data Model ( PDM )

Merupakan model ERD yang telah mengacu pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini sering kali berbeda dikarenakan oleh struktur

database yang bervariasi, mulai dari model schema, tipe data penyimpanan dan

sebagainya.

ERD memiliki 4 jenis objek, yaitu :

STIKOM

(25)

1. Entity

Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya hubungan saling ketergantungan.

2. Attribute

Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan cirri atau karakteristik dari entity tersebut. Attribute sering disebut juga data elemen atau data

field.

3. Key

Beberap elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasi nili – nilai yang terkandung dalam elemen – elemen data lain ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen dat kunci ( key ).

4. Relationship

Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang

mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu: a. One to One Relationship

Hubungan satu entity dengan entity yang lain. b. Many to Many Relationship

Hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu berbanding banyak.

STIKOM

(26)

18 4.1 Membuat Prosedur Kerja

Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di PT. Acatya Gading Bimata Surabaya, secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan ini adalah proses pencatatan kehadiran, pencatatan perizinan dan cuti, pencatatan lembur yang dilakukan masih manual dalam arti penggunaan Microsoft Excel tanpa proses lebih lanjut. Sehingga dalam pencatatannya dapat terjadi kesalahan dan dapat terjadi kehilangan data dikarenakan virus.

Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada presensi karyawan PT. Acatya Gading Bimata yaitu mengenai proses presensi yang masih menggunakan metode seperti dijelaskan diatas tadi, lalu pembuatan laporan dari data – data presensi karyawan masih belum bisa dilakukan oleh pihak Human

Resource Development (HRD). Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka

diperlukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menganalisis Sistem

2. Mendesain Sistem

3. Mengimplementasikan Sistem

4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem

STIKOM

(27)

4.2 Menganalisis Sistem

Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan saat ini pada PT. Acatya Gading Bimata Surabaya, ditemukan masih banyak kekurangan yang terjadi. Salah satunya adalah sering terjadinya kesalahan dalam pengecekan jumlah kehadiran, lembur maupun perizinan dan cuti yang dilakukan oleh pihak HRD kepada karyawan. Hal ini bisa terjadi karena sistem yang masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan aplikasi Microsoft office Excel.

Mengacu pada permasalahan yang ada, kantor cabang PT. Acatya Gading Bimata Surabaya membutuhkan aplikasi yang dapat mengetahui berapa jumlah kehadiran, ketidakhadiran, lembur, perizinan dan cuti pada masing-masing karyawannya. Oleh Karena itu, dirancanglah sebuah aplikasi presensi karyawan yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan tersebut.

Document flow menggambarkan proses yang sudah ada menurut hasil

analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey di kantor PT. Acatya Gading Bimata Surabaya. Terdapat dua document flow yang ada pada PT. Acatya yaitu document

flow presensi dan document flow pembuatan laporan yang akan dijelaskan sebagai

berikut.

STIKOM

(28)

a. Document Flow Presensi Karyawan

Gambar 4.1 menjelaskan tentang gambaran umum proses presensi karyawan yang dilakukan oleh PT. Acatya saat ini. Proses dimulai dari karyawan ketika datang masuk kantor dan menginformasikan kedatangannya secara lisan kepada bagian HRD. Apabila karyawan tersebut cuti/izin maka karyawan diharuskan menyerahkan surat keterangan izin/cuti kepada HRD. Setelah itu bagian HRD akan mencari data karyawan melalui dokumen yang sudah ada untuk mencocokkan apakah data karyawan sudah sesuai atau belum. Apabila ternyata karyawan tersebut tidak tercatat maka proses akan berakhir, sebaliknya bila ditemukan data karyawan yang sesuai maka pihak HRD akan memperbarui dokumen presensi karyawan sesuai dengan data karyawan yang cocok. Setalah itu dokumen akan disimpan oleh bagian HRD dan proses berakhir.

STIKOM

(29)

Document Flow_{Presensi Karyawan}

HRD Karyawan

Start

Menginformasi kan Kehadiran / kepulangan / Izin / Cuti

Mengecek data karyawan Data Karyawan

Ada?

Tidak

Memperbarui status kehadiran

karyawan

Ada

End

Data tidak ditemukan

Presensi Karyawan Menyimpan Presensi Karyawan Izin/Cuti Tidak

Surat izin / cuti

Gambar 4.1. Document Flow Presensi Karyawan

STIKOM

(30)

b. Document Flow Pembuatan Laporan

Gambar 4.2 menjelaskan bagaimana proses pembuatan laporan yang dimulai dari direktur. Direktur akan meminta laporan kepada HRD sewaktu-waktu. Selanjutnya pihak HRD akan segera membuat laporan kehadiran karyawan, laporan ini dibuat dua rangkap dimana satu laporan disimpan dan satu laporan lagi diberikan kepada direktur dan proses berakhir.

Document Flow_{Pembuatan Laporan}

Direktur HRD

Start

Meminta pembuatan

laporan kehadiran karyawan

Membuat laporan kehadiran

Data Karyawan

Presensi Karyawan

Laporan Kehadiran Karyawan Laporan Kehadiran

Karyawan

End

Gambar 4.2. Document Flow Pembuatan Laporan

STIKOM

(31)

4.3 Mendesain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:

1. System Flow

2. Hirarki Input Proses Output (HIPO)

3. Context Diagram

4. Data Flow Diagram (DFD)

5. Entity Relationship Diagram (ERD)

6. Database Management System (DBMS)

7. Desain Input Output

Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1. System Flow

System flow menunjukkan aliran proses kegiatan dari Aplikasi Presensi Karyawan pada PT. Acatya Gading Bimata Surabaya yang dimulai dari karyawan. Karyawan akan memulai dengan menginputkan data karyawan yang berupa kode unik (NIK), kemudian data tersebut akan dicek oleh sistem untuk menentukan status kehadiran karyawan tersebut datang atau pulang, bila karyawan tersebut datang maka sistem akan mengecek kembali karyawan tersebut karyawan tersebut melakukan izin/cuti atau tidak, jika tidak maka sistem akan mencatat jam hadir karyawan, apabila jam hadir karyawan lebih dari yang ditentukan oleh aplikasi maka karyawan tersebut dianggap terlambat dan pesan terlambat tersebut akan ditampilkan pada layar.

Jika karyawan tersebut ternyata cuti/izin, maka bagian HRD akan menginputkan data surat izin/cuti yang diberikan oleh karyawan lalu sistem akan menyimpan informasi perizinan/cuti karyawan tersebut ke dalam database.

STIKOM

(32)

Sedangkan apabila karyawan status kehadiran karyawan dianggap pulang oleh sistem maka sistem akan mengecek apakah karyawan tersebut lembur atau tidak, jika tidak lembur maka sistem akan mencatat data dan jam pulang karyawan tersebut. Apabila karyawan tersebut lembur maka sistem akan mengecek data lembur karyawan apakah karyawan tersebut sudah mempunyai surat keterangan lembur atau tidak, jika belum maka bagian HRD akan menginputkan data karyawan tersebut untuk mendaftarkan karyawan tersebut kedalam sistem agar bisa lembur.

SISTEM PRESENSI KARYAWAN

Aplikasi Karyawan HRD P h a se

Mulai Mengecek Status

Kehadiran atau Kepulangan Karyawan Hadir? Lembur? pulang Tidak ada Mengecek Status Karyawan Surat Lembur Membuat Surat Lembur Input Data Karyawan Menambah Data

Lembur Karyawan simpan Lembur

Mencetak Surat

Lembur Data Lembur Karyawan Mengecek Status Surat Lembur ya Surat? Data Karyawan 1 2 3

Gambar 4.3 System Flow Aplikasi Presensi Karyawan(1)

STIKOM

(33)

SISTEM PRESENSI KARYAWAN Aplikasi Karyawan HRD P h ase Memasukkan Data Kepulangan Surat Izin / Cuti

Surat Izin / Cuti

Menyimpan ke Database

Data perizinan

Data Kepulangan Karyawan

Presensi Detail Presensi Karyawan ada

Pesan Jam Kepulangan dan

Jam Lembur

Data lembur karyawan

Menyimpan ke Database Menampilkan Pesan Jam Kepulangan dan

Jam Lembur Karyawan Mengecek Data Karyawan Karyawan Status? 1 2 3 4 5

Gambar 4.4 System Flow Aplikasi Presensi Karyawan(2)

STIKOM

(34)

SISTEM PRESENSI KARYAWAN

Karyawan HRD Aplikasi

Terlambat ya Menghitung Jam Terlambat

tidak

Menyimpan Data Hadir Karyawan Menghitung Jam

Kedatangan Karyawan

Karyawan Mengecek Data

Karyawan

ID Fingerprint

Nama Karyawan

Presensi

Menampilkan Pesan Jam Kedatangan

Karyawan Status kehadiran

Selesai

5 Hadir

Gambar 4.5 System Flow Aplikasi Presensi Karyawan(3)

STIKOM

(35)

SISTEM PELAPORAN PRESENSI KARYAWAN

Aplikasi Direktur

Mulai

Input Data Karyawan

Mencari Data

Karyawan Query Karyawan

Data karyawan

Mencari Detail

Presensi Karyawan Query Presensi Detail presensi

Mencetak Laporan

Laporan Presensi Karyawan

Selesai Memilih Jenis

Laporan

Cetak?

Menampilkan Laporan Presensi

Karyawan Laporan

Presensi Karyawan

Gambar 4.6 System Flow Aplikasi Pelaporan Presensi Karyawan Gambar 4.6 menjelaskan tentang gambaran umum proses Permintaan data presensi karyawan dalam bentuk System Flow. Proses dimulai dari pihak direktur

STIKOM

(36)

memberikan inputan pilihan jenis laporan yang nantinya dapat dicetak ataupun cukup dilihat saja.

2. Hierarchy Input Proses Output (HIPO)

Hierarchy Input Proses Output menggambarkan hirarki proses – proses yang ada dalam Data Flow Diagram. Gambar 4.7 adalah HIPO dari Aplikasi Presensi Berbasis Dekstop di PT Acatya Gading Bimata Surabaya.

0 Rancang Bangun Aplikasi Presensi Karyawan 1 Pengelolaan Data Master 3 Membuat Laporan 1.1 Pengelolaan Data Karyawan 1.2 Pengelolaan Data Presensi 3.1 Memilih Laporan 2.1 Penghitungan Kehadiran 2.2 Penghitungan Keterlambatan 2.3 Pembuatan Surat Lembur 2.4 Penghitungan Perizinan 2 Transaksi 3.3 Mencetak Laporan 1.2.3 Pengelolaan Data Perizinan / Cuti 2.5 Penghitungan Cuti

Gambar 4.7 Hirarki Input Proses Output (HIPO)

STIKOM

(37)

3. Context Diagram

Context Diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan aliran data

tersebut. Context Diagram Aplikasi Presensi Karyawan terdiri dari tiga external

entity yaitu Karyawan, HRD dan Direktur. Aliran data yang keluar dari masing –

masing external entity mempunyai arti bahwa data tersebut berasal dari external

entity tersebut, sedangkan aliran data yang masuk mempunyai arti informasi data

ditujukan untuk external entity tersebut.

Jenis Laporan Data Kary aw an

Inf ormasi Cuti Inf ormasi Iz in

Laporan Pres ensi Surat Lembur

Data Kary aw an Surat Cuti

Surat Iz in

Pesan Pres ens i

Data Kary aw an

Aplikasi Presensi PT Acatya Gading Bimata

Karyaw an HRD

Direktur

Gambar 4.8 Context Diagram

STIKOM

(38)

4. Data Flow Diagram (DFD)

DFD level 0 Aplikasi Presensi Berbasis Dekstop di PT Acatya Gading Bimata Surabaya memiliki beberapa proses yaitu proses mengelola data, transaksi dan juga proses mengelola laporan. Adapun Data Store yang ada pada gambar 4.9 adalah karyawan, presensi dan lembur.

Jenis Laporan

Inf ormasi Iz in Inf ormasi Cuti

Laporan Pres ens i

Pesan Pres ens i Data Kary aw an Surat Lembur

Surat Cuti Surat Iz in Data Kary aw an

Menambah Data Lembur Kary aw an

Mengubah Data Lembur Karyaw an

Menambah Data Perizinan atau Cuti Mengubah Data Pres ens i

Menambah Data Presensi Mengubah Data Karyaw an

Menambah Data Karyawan

Mencari data lembur Data lembur Mencari Data Presensi

Data Pres ens i Mencari Data Karyaw an

Data_karyaw an Data Kary aw an

Data Kary aw an

Mengubah Data Perizinan atau Cuti Karyaw an

HRD

Membuat Laporan

Mengelola Data Master

6 tab_karyawan 7 tab_presensi 8 tab_lembur 4 Trans aksi + Direktur

Gambar 4.9 DFD Level 0

STIKOM

(39)

Pada DFD level 1 Aplikasi Presensi Berbasis Dekstop di PT Acatya Gading Bimata Surabaya yang terdapat pada gambar 4.10 menunjukan proses penghitugan kehadiran atauketerlambatan, menghitung perizinan dan cuti dan juga membuat surat lembur.

Inf ormasi Cuti Inf ormasi Iz in Pesan Pres ens i

Data Kary aw an

Surat Lembur Surat Iz in

Surat Cuti

Data Kary aw an HRD

Karyaw an 1

Menghitung Kehadiran atau

Keterlambatan

3 Menghitung

Perizinan

5 Membuat Surat Lembur

4 Menghitung

Cuti

Gambar 4.10 DFD Level 1

STIKOM

(40)

5. Entity Relationship Diagram

a. Conceptual Data Model (CDM)

Gambar 4.11 merupakan Conceptual Data Model pada Aplikasi Presensi Berbasis Dekstop di PT Acatya Gading Bimata Surabaya. Terdapat enam tabel yang digunakan dalam database aplikasi ini.

Gambar 4.11 Conceptual Data Model memiliki

memiliki

detil izin / cuti memiliki memiliki detil Lembur NIK Karyawan Karyawan NIK Pass Nama_Karyawan Tempat_Lahir Tgl_Lahir Jenis_Kelamin Alamat_Karyawan No_Telp Foto Akses

<pi> Variable characters (10) Variable characters (255) Variable characters (255) Variable characters (255) Date

Variable characters (1) Variable characters (255) Variable characters (255) Image

Variable characters (255) <M> Identifier_1 <pi> Presensi ID_Presensi Tgl_Pres Jam_Kedatangan Jam_Pulang Stat_Pres

<pi> Variable characters (10) Date

Time Time

Variable characters (255) <M>

Identifier_1 <pi>

Perizinan dan Cuti ID_izin Tgl_izin Jenis_izin Ket_izin LmIzin Tgl_Ambil

<pi> Variable characters (12) Date

Variable characters (255) Variable characters (255) Integer

Date & Time

<M>

Identifier_1 <pi> Departemen

ID_Departemen Nama_Departemen

<pi> Variable characters (5) Variable characters (255)

<M> Identifier_1 <pi>

Jabatan ID_Jabatan

Nama_Jabatan

<pi> Variable characters (5) Variable characters (255)

<M> Identifier_1 <pi> Lembur ID_Lembur LmLembur KtLembur Tgl_Ambil Tgl_Lembur

<pi> Variable characters (12) Date & Time Variable characters (255) Date & Time Date & Time

<M>

Identifier_1 <pi>

STIKOM

(41)

b. Physical Data Model (PDM)

Gambar 4.12 merupakan Physical Data Model pada Aplikasi Presensi Berbasis Dekstop di PT. Acatya Gading Bimata Surabaya. PDM mempresentasikan tabel – tabel yang digunakan beserta dengan tipe data dan panjang dari tipe data tersebut.

Gambar 4.12 Physical Data Model

6. Database Management System (DBMS)

Database yang digunakan adalah SQL Server 2008 Express. Pada aplikasi

ini, diperlukan enam tabel utama yaitu tabel Karyawan, tabel Presensi, tabel Jabatan, tabel Perizinan dan Cuti, tabel Lembur dan tabel Departemen (yang dapat bertambah atau berkurang sesuai dengan kebijakan perusahaan).

Karyawan NIK ID_Jabatan ID_Departemen Pass Nama_Karyawan Tempat_Lahir Tgl_Lahir Jenis_Kelamin Alamat_Karyawan No_Telp Foto Akses varchar(10) varchar(5) varchar(5) varchar(255) varchar(255) varchar(255) date varchar(1) varchar(255) varchar(255) long binary varchar(255) <pk> <fk2> <fk1> Presensi ID_Presensi NIK ID_Lembur ID_izin Tgl_Pres Jam_Kedatangan Jam_Pulang Stat_Pres varchar(10) varchar(10) varchar(12) varchar(12) date time time varchar(255) <pk> <fk1> <fk3> <fk2>

Perizinan dan Cuti ID_izin NIK Tgl_izin Jenis_izin Ket_izin LmIzin Tgl_Ambil varchar(12) varchar(10) date varchar(255) varchar(255) integer timestamp <pk> <fk> Departemen ID_Departemen Nama_Departemen varchar(5) varchar(255) <pk> Jabatan ID_Jabatan Nama_Jabatan varchar(5) varchar(255) <pk> Lembur ID_Lembur NIK LmLembur KtLembur Tgl_Ambil Tgl_Lembur varchar(12) varchar(10) timestamp varchar(255) timestamp timestamp <pk> <fk>

STIKOM

SURABAYA

(42)

Berikut masing – masing keenam tabel tersebut : a. Tabel Karyawan

Primary Key : NIK

Foreign Key : ID_JABATAN, ID_DEPARTEMEN

Fungsi : Meyimpan Nomor Induk Karyawan (NIK), password, ID jabatan, ID departemen, nama karyawan, tempat lahir karyawan, tanggal lahir karyawan, alamat karyawan, nomor telepon, akses dan foto karyawan

Gambar 4.13 Tabel karyawan b. Tabel Departemen

Primary Key : ID_DEPARTEMEN Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data departemen yang ada pada perusahaan

Gambar 4.14 Tabel departemen

STIKOM

(43)

c. Tabel Jabatan

Primary Key : ID_JABATAN Foreign Key : -

Fungsi : Meyimpan data jabatan yang ada pada perusahaan

Gambar 4.15 Tabel Jabatan

d. Tabel Lembur

Primary Key : ID_LEMBUR Foreign Key : NIK

Fungsi : Menyimpan data lembur yang berisi ID lembur, NIK, tanggal lembur, tanggal pengambilan lembur, lama lembur, dan keterangan lembur.

Gambar 4.16 Tabel lembur

STIKOM

(44)

e. Tabel Izin dan Cuti

Primary Key : ID_IZIN Foreign Key : NIK

Fungsi : Menyimpan data perizinan atau cuti karyawan yang berisi ID izin, NIK, tanggal izin, tanggal pengambilan izin, lama izin, jenis izin dan keterangan izin.

Gambar 4.17 Tabel izin dan cuti

f. Tabel Presensi

Primary Key : ID_IZIN Foreign Key : NIK

Fungsi : Menyimpan data presensi yang berisi ID presensi, NIK, ID lembur, ID izin, tanggal presensi, jam kedatangan karyawan, jam pulang karyawan dan status presensi karyawan. Tabel ini saling terhubung dengan tabel lembur dan tabel izin dan cuti. Status presensi (STAT_PRES) digunakan untuk mencatat apakah karyawan tersebut terlambat atau tidak.

STIKOM

(45)

Gambar 4.18 Tabel presensi

7. Desain Input Output

Desain input output digunakan untuk memberikan gambaran terhadap desain form aplikasi berbasis desktop yang akan dibangun. Berikut ini desain input

output dari Sistem Informasi Presensi PT. Acatya Gading Bimata.

a. Form Login

Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang nantinya akan dijalankan. Pada halaman ini karyawan yang telah memiliki password memasukkan

username dan password kemudian menekan tombol OK. Apabila username dan password tersebut sudah benar maka user dapat membuka menu yang lainnya.

Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.19 form Login.

Enter Text

OK Cancel

Username :

Password :

Gambar 4.19 Desain form login

STIKOM

(46)

b. Form Menu Utama

Gambar 4.20 menunjukkan menu utama yang dapat diakses ketika user berhasil melakukan login pada form login sebelumnya. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.20.

Menu Utama

Master

Laporan Logout

Aplikasi

Setting

Presensi Karyawan

Izin dan Cuti Lembur Jam Presensi Hak Akses

Presensi Cuti dan Perizinan Lembur

Presensi

Koneksi

Gambar 4.20 Desain form menu utama

Menu utama yang merupakan form navigasi utama yang digunakan untuk mengakses form-form lainnya yaitu :

1. Tombol Master form

Tombol Master form digunakan untuk membuka sub-menu yang berisi berbagai form lainnya untuk dapat diakses.

Master form sub-menu berisikan form sebagai berikut:

STIKOM

(47)

a. Form Master Karyawan

Form ini digunakan untuk menginputkan atau merubah data karyawan.

Sebelum menambahkan data user diharuskan mengklik tombol tambah setelah user mengiputkan data pada textbox yang telah ada dengan sesuai dan mengklik tombol simpan untuk menyimpan data yang telah diinputkan kedalam database, user tidak dapat membiarkan salah satu textbox kosong. Untuk mengubah data karyawan user harus mengklik salah satu data yang telah ada pada tabel karyawan kemudian user mengklik tombol ubah dan mengganti data karyawan sesuai pada textbox yang diinginkan. Tombol batal digunakan untuk me-reset form. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.21.

Master Karyawan

NIK Nama Jabatan

Departemen No Telepon Alamat

Tempat Lahir Tanggal Lahir TABEL KARYAWAN

Tambah Ubah Simpan Batal Keluar

Gambar 4.21 Desain form master karyawan

STIKOM

(48)

b. Form Master Izin dan Cuti

Form ini digunakan untuk menginputkan atau merubah data perizinan atau

cuti. Sebelum menambahkan data user diharuskan mengklik tombol tambah setelah

user mengiputkan data pada textbox yang telah ada dengan sesuai dan mengklik

tombol simpan untuk menyimpan data yang telah diinputkan kedalam database,

user tidak dapat membiarkan salah satu textbox kosong. Untuk mengubah data

karyawan user harus mengklik salah satu data yang telah ada pada tabel izin dan cuti kemudian user mengklik tombol ubah dan mengganti data karyawan sesuai pada textbox yang diinginkan. Tombol batal digunakan untuk me-reset form.

MASTER IZIN DAN CUTI

ID IZINCUTI

NIK

TANGGAL AMBIL IZIN

TANGGAL IZIN

NAMA KARYAWAN

LAMA IZIN

KETERANGAN IZN TABEL IZIN DAN CUTI

Tambah Ubah Simpan Batal Keluar

Gambar 4.22 Desain form master izin dan cuti

STIKOM

(49)

c. Form Master Lembur

Form ini digunakan untuk menginputkan atau merubah data lembur.

user mengklik tombol ubah dan mengganti data karyawan sesuai pada textbox yang

diinginkan. Tombol batal digunakan untuk me-reset form.

MASTER LEMBUR

ID LEMBUR

NIK

TANGGAL AMBIL LEMBUR

TANGGAL LEMBUR

NAMA KARYAWAN

LAMA LEMBUR

KETERANGAN LEMBUR TABEL LEMBUR

Tambah Ubah Simpan Batal Keluar

Gambar 4.23 Desain form master lembur

STIKOM

(50)

d. Form Master Jam Presensi

Form ini digunakan untuk mengatur jam kedatangan karyawan. Jam

kedatangan ini digunakan sebagai pembanding ketika karyawan melakukan presensi ke dalam sistem yang nantinya akan menunjukkan bahwa karyawan tersebut terlambat atau tidak.

JAM PRESENSI

JAM MENIT

Simpan Keluar

Gambar 4.24 Desain form master jam presensi

STIKOM

(51)

e. Form Master Jabatan

Form ini digunakan untuk menginputkan atau merubah data jabatan.

user mengklik tombol ubah dan mengganti data karyawan sesuai pada textbox yang

diinginkan. Tombol batal digunakan untuk me-reset form.

Master Jabatan

ID JABATAN

NAMA JABATAN

TABEL JABATAN

Tambah Ubah Simpan Batal Keluar

Gambar 4.25 Desain form master jabatan

STIKOM

(52)

2. Laporan

a. Form laporan presensi

Form ini berisi tentang detil presensi yang pernah dimasukkan oleh karyawan. User juga dapat mencetak isi dari form ini sebagai dokumen laporan presensi.

Laporan Presensi

CETAK

DETIL PRESENSI

Gambar 4.26 Desain form laporan presensi

STIKOM

(53)

b. Form laporan izin dan cuti

Form ini berisi tentang detil perizinan dan cuti yang pernah dimasukkan oleh karyawan. User juga dapat mencetak isi dari form ini sebagai dokumen laporan perizinan dan cuti.

Laporan Izin Cuti

CETAK

DETIL IZIN / CUTI

Gambar 4.27 Desain form laporan izin dan cuti

STIKOM

(54)

c. Form laporan lembur

Form ini berisi tentang detil lembur yang pernah dimasukkan oleh karyawan. User juga dapat mencetak isi dari form ini sebagai dokumen laporan lembur.

Laporan LEMBUR

CETAK

DETIL LEMBUR

Gambar 4.28 Desain form laporan lembur

STIKOM

(55)

3. Aplikasi

Tombol aplikasi dapat membuka sub-menu yang berisikan presensi, ketika tombol presensi diklik akan muncul form baru yaitu form presensi yang ditunjukkan oleh gambar 4.28.

Presensi

NIK

JAM SISTEM

JAM DATANG JAM PULANG

STATUS TERLAMBAT

Cari Go

FOTO KARYAWAN

Gambar 4.29 Desain form presensi

Form ini digunakan karyawan sebagai pendataan kehadiran karyawan,

dimana karyawan harus menginputkan NIK atau karyawan dapat mencari NIK nya dengan menekan tombol cari, setelah itu karyawan dapat menekan tombol Go untuk mulai proses pendataan kehadiran.

4. Tombol Logout

Digunakan untuk me-logout user yang telah login sebelumnya

STIKOM

(56)

4.4 Mengimplementasi Sistem

Sistem yang dipergunakan untuk dapat menjalankan program Sistem Informasi Presensi Karyawan PT. Acatya Gading Bimata sebagai berikut.

a. Software Pendukung

1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Service Pack 2 2. SQL Server Express 2008 (Express/Enterprise) b. Hardware Pendukung

1. Microprocessor Pentium IV atau lebih tinggi.

2. VGA dengan resolusi 1024 x 760 atau lebih tinggi dan mendukung Microsoft Windows.

3. RAM 1 GB atau lebih tinggi.

4.5 Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem a. Form Login

Gambar 4.30 merupakan form login saat user akan memasuki aplikasi, di mana terdapat username dan password sebagai keamanan dari aplikasi tersebut.

Sebeleum menekan tombol ‘OK’ user harus memasukkan username dan password.

Gambar 4.30 Form login

STIKOM

(57)

b. Form Menu Utama

Gambar 4.31 merupakan tampilan form menu utama setelah user berhasil memasukkan username dan password pada form login. Di mana terdapat menu – menu navigasi yaitu : Koneksi Database, Karyawan, Jabatan, Izin dan Cuti, Log

Out, Hak akses, Jam presensi, Presensi, Laporan presensi, laporan izin dan cuti dan

laporan lembur.

Gambar 4.31 Form menu utama

STIKOM

(58)

c. Form Master Karyawan

Form ini digunakan untuk menginputkan data karyawan yang ada pada PT. Acatya Gading Bimata Surabaya. User dapat menambah atau merubah data karyawan yang ada.

Terdapat tombol-tombol navigasi yaitu tombol tambah yang digunakan untuk menambah data baru, tombol ubah yang digunakan untuk memperbarui data sesuai yang diinputkan user, tombol simpan untuk meyimpan data yang telah diinputkan kedalam database, tombol batal untuk mereset form, dan tombol keluar untuk menutup form.

Gambar 4.32 Form Master Karyawan

STIKOM

(59)

d. Form Master Jabatan

Pada form ini user dapat menambah atau merubah data jabatan yang terdapat pada PT. Acatya Gading Bimata Surabaya. Terdapat tombol-tombol navigasi yaitu tombol tambah yang digunakan untuk menambah data baru, tombol ubah yang digunakan untuk memperbarui data sesuai yang diinputkan user, tombol simpan untuk meyimpan data yang telah diinputkan kedalam database, tombol batal untuk mereset form, dan tombol keluar untuk menutup form.

Gambar 4.33 Form Master Jabatan

STIKOM

(60)

e. Form Izin dan Cuti

Pada form ini user dapat menambah atau merubah data izin dan cuti untuk karyawan yang terdapat pada PT. Acatya Gading Bimata Surabaya. Terdapat tombol-tombol navigasi yaitu tombol tambah yang digunakan untuk menambah data baru, tombol ubah yang digunakan untuk memperbarui data sesuai yang diinputkan user, tombol simpan untuk meyimpan data yang telah diinputkan kedalam database, tombol batal untuk mereset form, dan tombol keluar untuk menutup form.

Gambar 4.34 Form Master Izin dan Cuti

STIKOM

(61)

f. Form Jam Presensi

Form ini digunakan untuk mengedit jam masuk kerja karyawan. Terdapat

dua kotak teks dimana kotak teks sebelah kiri digunakan untuk memasukkan satuan unit jam dan sebelah kanan digunakan untuk memasukkan satuan unit menit. Sebelum dapat mengakses kedua kotak tersebut, user harus menekan tombol ubah

kemudian menekan tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan data yang telah

dimasukkan ke dalam database.

Gambar 4.35 Form Jam Presensi

g. Form Hak Akses

Form ini digunakan untuk menambahkan hak akses untuk dapat

menggunakan aplikasi presensi. Untuk dapat mengubah data yang sudah ada, maka

user harus menekan tombol ‘Ubah’ yang selanjutnya dapat memasukkan data baru.

Setelah selesai mengubah data, maka user harus menekan tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan data ke dalam database. Tombol ‘batal’digunakan untuk me-reset

form.

STIKOM

(62)

Gambar 4.36 Form Hak Akses

h. Form Data Lembur

Form ini digunakan utnuk menambahkan data lembur karyawan. Tombol

cari digunakan untuk mencari data karyawan yang terdapat pada database. Sebelum

user dapat menginputkan data baru, user harus menekan tombol ‘Tambah’ yang

digunakan untuk mengaktifkan kotak teks sehingga dapat mengisi data baru yang sesuai. Atau user dapat menekan tombol ‘Ubah’ untuk merubah data yang telah ada. Setelah user memasukkan data yang baru atau data yang diperbarui maka user

harus menekan tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan data tersebut ke dalam

database.

STIKOM

(63)

Gambar 4.37 Form data lembur

STIKOM

(64)

i. Form Presensi

dengan menekan tombol “>”. User tidak dapat membiarkan kotak teks kosong. Kotak teks yang dimaksud adalah kotak teks yang digunakan untuk memasukkan NIK karyawan. User dapat melihat notifikasi pada form ini apabila NIK yang dimasukkan telah melebihi jam presensi yang telah ditentukan. Form ini juga digunakan untuk melakukan perhitungan kepulangan karyawan dengan cara yang sama.

Gambar 4.38 Form presensi

STIKOM

(65)

j. Form Laporan Presensi

Pada form ini, user dapat melihat seluruh data presensi yang pernah dimasukkan yang terdapat pada database dan user juga dapat mencetak form ini dalam bentuk dokumen laporan.

Gambar 4.39 Form Laporan Presensi

STIKOM

(66)

k. Form Laporan Izin dan Cuti

Pada form ini, user dapat melihat seluruh data perizinan dan cuti yang pernah dimasukkan yang terdapat pada database dan user juga dapat mencetak form ini dalam bentuk dokumen laporan.

Gambar 4.40 Form Laporan Izin dan Cuti

STIKOM

(67)

l. Form Laporan Lembur

Pada form ini, user dapat melihat seluruh data lembur yang pernah dimasukkan yang terdapat pada database dan user juga dapat mencetak form ini dalam bentuk dokumen laporan.

Gambar 4.41 Form Laporan Lembur

STIKOM

(68)

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil kerja praktek pada PT. Acatya Gading Bimata Surabaya, dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu :

1. Aplikasi presensi karyawan berbasis desktop dapat memudahkan bagian personalia untuk melakukan proses pendataan kehadiran, pendataan perizinan atau cuti dan pendataan lembur karyawan.

2. Aplikasi presensi karyawan berbasis desktop dapat memudahkan bagian personalia untuk melakukan proses pembuatan laporan presensi karyawan, laporan perizinan atau cuti, dan laporan lembur karyawan.

5.2 Saran

Aplikasi presensi karyawan berbasis desktop ini masih terdapat kekurangan. Yaitu tidak dapat melakukan penghitungan jumlah karyawan yang terlambat ataupun yang tidak terlambat perbulannya hanya dapat mencetak laporan dengan penyaringan data terlambat atau tidak tanpa melakukan perhitungan jumlahnnya. Aplikasi ini juga tidak dapat membuat surat lembur secara otomatis hanya dapat mendata siapa saja karyawan yang lembur dan mencetak data lembur karyawan. Maka, diharapkan untuk developer perusahaan dapat mengembangkan aplikasi ini.

STIKOM

(69)

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah. 2007. Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Bandung: Informatika. Hasley, George D. 1992. Asas-asas Manajemen. Bandung: Alumni.

Jogiyanto.2001. Analisis & Disain Sitem : Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta: Andi Offset.

Mahyuzir, Tavri D. 1989. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: Elex Medi Komputindo.

Nawawi, Hadari. 2001. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.

Nitisemito, Alex S. 1982. Manajemen Personalia. Indonesia: Ghalia.

STIKOM

(1)

i. Form Presensi

Pada form ini, HRD atau karyawan akan menginputkan NIK karyawan. Karyawan atau HRD juga dapat mencari data karyawan dengan tombol cari yang selanjutnya akan dilakukan penghitungan kehadiran karyawan secara otomatis dengan menekan tombol “>”. User tidak dapat membiarkan kotak teks kosong. Kotak teks yang dimaksud adalah kotak teks yang digunakan untuk memasukkan NIK karyawan. User dapat melihat notifikasi pada form ini apabila NIK yang dimasukkan telah melebihi jam presensi yang telah ditentukan. Form ini juga digunakan untuk melakukan perhitungan kepulangan karyawan dengan cara yang sama.

Gambar 4.38 Form presensi

STIKOM

(2)

j. Form Laporan Presensi

Pada form ini, user dapat melihat seluruh data presensi yang pernah dimasukkan yang terdapat pada database dan user juga dapat mencetak form ini dalam bentuk dokumen laporan.

Gambar 4.39 Form Laporan Presensi

STIKOM

(3)

k. Form Laporan Izin dan Cuti

Pada form ini, user dapat melihat seluruh data perizinan dan cuti yang pernah dimasukkan yang terdapat pada database dan user juga dapat mencetak form ini dalam bentuk dokumen laporan.

Gambar 4.40 Form Laporan Izin dan Cuti

STIKOM

(4)

l. Form Laporan Lembur

Pada form ini, user dapat melihat seluruh data lembur yang pernah dimasukkan yang terdapat pada database dan user juga dapat mencetak form ini dalam bentuk dokumen laporan.

Gambar 4.41 Form Laporan Lembur

STIKOM

(5)

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil kerja praktek pada PT. Acatya Gading Bimata Surabaya, dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu :

1. Aplikasi presensi karyawan berbasis desktop dapat memudahkan bagian personalia untuk melakukan proses pendataan kehadiran, pendataan perizinan atau cuti dan pendataan lembur karyawan.

5.2 Saran

STIKOM

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah. 2007. Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Bandung: Informatika. Hasley, George D. 1992. Asas-asas Manajemen. Bandung: Alumni.

Jogiyanto.2001. Analisis & Disain Sitem : Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta: Andi Offset.

Mahyuzir, Tavri D. 1989. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: Elex Medi Komputindo.

Nawawi, Hadari. 2001. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.

Nitisemito, Alex S. 1982. Manajemen Personalia. Indonesia: Ghalia.