kantor yang menambah suasana yang menyenangkan, antara lain lukisan, patung, vasbunga, tanaman hidup atau buatan.
4. Bekal Kantor Office Supplies adalah benda-benda kantor yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda tersebut umumnya digunakan
untuk keperluan tulis-menulis. Bekal kantor terdiri dari lembaran dan bukan lembaran.
C. Daftar Peralatan Perlengkapan pada bagian PPAk
Makin modern suatu kantor dan makin sibuk pekerjaan maka makin modern dan makin banyak menggunakan peralatan kantor. Kesemuanya itu digunakan
untuk menunjang qualities dan kuantitas serta efisien dan efektifitas hasil maupun pelaksanan pekerjan.
1. Fasilitas Kantor Berbentuk Lembaran
Fasilitas berupa lembaran, antara lain sebagai berikut: a.
Kertas polos HVS ukuran kuarto dan folio, baik 60 gram, 70 gram, maupun 80 gram.
b. Kertas folio bergaris.
c. Kertas karbon untuk membuat tembusan bila menggunakan mesin ketik
manual.
Universitas Sumatera Utara
d. Kertas berkop. Kertas ini digunakan terutama untuk keperluan menulis
surat dinas baik intern maupun ekstern organisasi. e.
Kertas berupa formulir, dimana mahasiswa tinggal menulis isian pada kolom-kolom yang telah disediakan pada formulir tersebut.
f. Kertas sheetstensil. Jenis kertas ini digunakan untuk menggandakan
warkat dengan menggunakan mesin stensil. Biasanya pennggandan warkat dengan alat ini dalam jumlah yang cukup banyak.
g. Amplop. Fasilitas ini bisa bermacam-macam bentuk dan ukurannya yang
disesuaikan dengan tujuan dan ukuran warkat yang akan dikirim. h.
Map-map, bisa berbentuk map biasa, map dengan tali, atau map jepitan snelhechter.
2. Fasilitas PPAk Berbentuk Buku
Fasilitas dalam bentuk buku, antara lain sebagai berikut: a.
Buku tulis semacam Block Note, untuk menulis hal-hal penting yang harus dicatat.
b. Buku pedoman organisasi yang berisi informasi tentang sejarah organisasi,
struktur organisasi, produk atau jasa yang dihasilkan, tugas dan wewenang masing-masing bagian dalam organisasi, dan lain-lain.
c. Buku alamat relasi.
Universitas Sumatera Utara
d. Buku telepon.
e. Buku tahunan almanak yaitu buku yang berisi informasi tentang
perkembangan peristiwa-peristiwa pada tahun-tahun terakhir. f.
Buku catatan surat masuk dan keluar. g.
Buku laporan baik laporan kegiatan maupun laporan pengelolaan keuangan.
3. Fasilitas PPAk Berbentuk Nonlembaran
Fasilitas berbentuk nonlembar, antara lain sebagai berikut : a.
Tanggalankalender baik kalender dinding maupun kalender meja. b.
Tempat penyimpanan pensilpulpen. c.
Kotak tempat surat, baik surat masuk maupun surat keluar. d.
Kotak kartu nama. e.
Pita mesin ketik dan mesin printer. f.
Tinta printer untuk jenis printer yang menggunakan tinta. g.
Perfarator alat pelubang kertas. h.
Stapler, yaitu alat untuk menghimpun kertas agar tidak tersebar berserak. i.
Selotip. j.
Pisau pemotong kertascutter.
Universitas Sumatera Utara
k. Gunting.
l. Tancapan surat.
m. Stempel.
n. Bantalan cap.
o. Brief Ordner.
p. Keranjang sampah.
q. Baki surat.
r. Cap tanggal.
s. Alat penajaman pensil.
t. Sandaran buku.
4. Fasilitas PPAk Berupa Perabot
Macam-macam perabot antara lain meliputi : a.
Meja kerja. Meja ini merupakan salah satu fasilitas yang sangat dibutuhkan, tanpa adanya meja kerja bagi Pegawai maka akan
menghambat pekerjaan Pegawai, atau bahkan mungkin pekerjaan itu sama sekali tidak dapat dilaksanakan tanpa adanya meja kerja.
b. Kursi. Sebagaimana halnya meja, kursi juga sangat dibutuhkan bagi setiap
pegawai.
Universitas Sumatera Utara
c. Rak buku. rak buku digunakan untuk menyimpan berbagai literatur buku,
majalah, jurnal dan sebagainya. d.
Almari. Almari merupakan perabot yang memiliki pintu yang dapat dikunci. Perabot ini bisa terbuat dari kayu ataupun besi.
e. Filling cabinet. Filling cabinet merupakan prabot yang biasa digunakan
untuk menyimpan arsip, dan dilengkapi dengan folder dan Guide dalam Filling cabinet tersebut. Setiap satu folder biasanya menyimpan satu
permasalahan, sedangkan Guide merupakan sekat pemisah antara folder yang satu dengan folder yang lain.
f. Brankas, sejenis lemari yang dibuat dari besi atau baja yang tebal dan
tahan api, digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen berharga. Lemari jenis ini dilengkapi dengan sistem pengamanan yang bersifat
sangat rahasia.
5. Fasilitas PPAk Berupa Mesin Kantor
a. Komputer
Komputer adalah jenis mesin elektronik yang bekerja secara otomatis dengan kecepatan yang luar biasa untuk mengolah bahan-bahan
keterangan menjadi informasi yang lebih bergunasesuai dengan keperluan. Secara garis besar komputer terdiri dari 5 bagian, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1. Bagian input data pemasukkan data.
2. Bagian memory ingatan, sebagai gudang tempat penyimpanan data.
3. Bagian arithmetic, yaitu bagian yang mengerjakan perhitungan atau
pengolahan keterangan-keterangan lainnya. 4.
Bagian control kontrol, yang mengatur secara otomatis jalan pengolahan data sekaligus mengontrol apakah pengolahan data sudah
sesuai dengan perintah yang telah diberikan. 5.
Bagian output, yaitu bagian pengeluaran hasil pengolahan. b.
Laptop atau Notebook. Alat ini pada hakikatnya adalah sama dengan komputer, karena fungsi dan
perannya sama dengan fungsi komputer. Notebook dilengkapi dengan software sebagaimana pada komputer yang kita kenal, tetapi bentuknya
pipih, jauh lebih kecil sehingga mudah dibawa ke mana-mana. c.
Printer Printer merupakan alat pencetak hasil dari sebuah pekerjaan yang telah
dikerjakan oleh seseorang atau kelompok. d.
Mesin Penghancur Dokumen Mesin penghancur terbagi ke dalam 2 macam, yaitu:
1. Penghancur Kertas
Universitas Sumatera Utara
Digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa kertas, arsip, laporan, dan lain-lain.
e. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi merupakan alat untuk menggandakan dokumen. f.
Telepon Telepon dapat dilihat dari dua segi, yaitu:
i. Dari segi wujud, materil, atau harganya, telepon berarti alat atau sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang jaraknya berjauhan, baik secara internal
maupun secara eksternal. ii.
Dari segi aktivitas atau kegiatannya, bertelepon berarti berbicara dengan pesawat telepon atau bercakap-cakap memanggil, menerima
dengan pesawat telepon. g.
Faximile Dalam menyampaikan informasi-informasi berupa dokumen-dokumen
penting dari suatu perusahaan ke perusahaan lain atau dari kantor pusat ke kantor cabang sering menggunakan faximile. Faximile dapat berfungsi
ganda yaitu sebagai telepon dan sebagai foto copy jarak jauh.
Universitas Sumatera Utara
h. Internet
Pesatnya perkembangan teknologi komputer beberapa tahun reakhir ini ternyata telah berdampak pada berbagai aktivitas manusia. Salah satu
contoh dari teknologi komputer adalah internet. Dengan berkembangnya internet muncul peluang bisnis baru, yaitu dalam bidang ISP Internet
Service Provider. Internet adalah proses komunikasi antara satu komputer dengan komputer lain dengan menggunakan jalur telepon, radio transmiter,
satelit, modem, dan media lain untuk berkomunikasi.
D. Perencanaan Pemilihan Perlengkapan di bagian PPAk
