Fungsi Perlengkapan Dan Inventaris Kantor Pada Bagian Akademik Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

FUNGSI PERLENGKAPAN DAN INVENTARIS KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH : SITI RAHMA

072103012

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : SITI RAHMA

NIM : 072103012

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : FUNGSI PERLENGKAPAN DAN

INVENTARIS KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: ………….… 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal: ...2010 D e k a n

(

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : SITI RAHMA

NIM : 072103012

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : FUNGSI PERLENGKAPAN DAN

INVENTARIS KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juni 2010 Menyetujui, Dosen Pembimbing

(Dr. Khaira Amalia Fachruddin, SE.Ak, MBA) NIP : 19731120 200312 2 001

KATA PENGANTAR Bismillahirrohmanirrohim

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas rahmat, taufiq dan hidayahnya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yanmg berjudul “Fungsi Perlengkapan dan inventaris Kantor Pada Bagian Akademik Fakuktas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Adapun maksud dari penyusunan tugas akhir ini untuk menyelesaikan Pendidikan pada Program Studi Diploma III Jurusan Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dengan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekeliruan dan kekurangan serta jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan saran-saran dan kritik membangun dari para pembaca agar dapat dijadikan bahan masukan yang sangat berguna dimasa yang akan datang.

Pada kesempatan ini penulis memohon maaf dan mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan demi kelancaran penulisan Tugas Akhir ini. Ucapan Terima kasih penulis sampaikan kapada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE,Msi selaku ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE,MBA selaku sekretaris Progran Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Khaira Amalia Fachruddin, SE,Ak,MBA selaku dosen pembimbing yang telah membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

5. Ibu Drs. Fepty Aniar Selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Seluruh dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Ibu Fepty yang telah memberikan data dari bagian akademik sebagai bahan penyelesaian tugas akhir ini.

8. Teristimewa kepada kedua Orang tua penulis, yaitu Ayahanda Tercinta Dahlan Siregar dan Ibunda tercinta Malkoria Pangaribuan yang telah mengasuh, membesarkan, dan mendukung penulis serta selalu memberikan perhatian dan doa mendukung penulis serta selalu memberikan perhatian dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.

9. Adik-adik penulis yang tersayang, Yurdelisma Siregar, Agus Salim Siregar, dan Dedi Saputra Siregar yang selalu menghibur dan memberikan canda tawa kepada penulis.

10.Sahabat-sahabat terbaik penulis yang telah memberikan persahabatan yang berarti, Yaitu, Nona Budiati, Arni Sapitri, Sertina E pakpahan, Aminah Pasaribu.

11.Teman-teman D-III Kesekretariatan 2007 yang telah memberikan keindahan pada masa kuliah penulis.

12.Teman–teman kelompok magang penulis yaitu Desi, Malina, Tika dan Irma Elviana yang telah memberikan kerja sama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.

13.Orang-orang terdekat penulis yang pernah datang dan pergi dan telah memberikan inspirasi, kebahagiaan, cerita dan pengalaman berarti.

Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya bisa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis berharap semoga tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.

Medan, Juni 2010

Penulis Siti Rahma (072103012

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 2

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Kegiatan Dan Sistematika Penulisan ... 4

BAB II PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... 6

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 8

C. Struktur Organisasi... 9

D. Job Description ... 15

E. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN A. Perlengkapan Kantor ... 24

1.1 Pengertian Perlengkapan Kantor ... 24

1.2 Macam-Macam Perlengkapan Kantor ... 25

1.2.1 Peralatan Kantor ... 25

1.2.2 Perabot Kantor ... 26

1.2.3 Hiasan Kantor ... 28

1.2.4 Bekal atau Persediaan Kantor ... 28

1.3 Fungsi Perlengkapan Kantor ... 31

B.Inventaris Kantor... ... 32

1.1 Pengertian Inventaris Kantor ... 32

1.2 Buku Barang / Buku Stock ... 33

1.3 Laporan Inventaris ... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 37

B. Saran ... 38

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4 Tabel 1.2 Daftar Peralatan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 26 Tabel 1.3 Daftar Perabot Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara... 27 Tabel 1.4 Laporan Inventaris Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara ... 11 Gambar 1.2 Struktur Organisasi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi, menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengola, menyimpan sampai mengeluarkan dan mendistribusikan informasi. Oleh karena itu perlengkapan dan inventaris kantor mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta, untuk menangani berbagai informasi dikantor tersebut.

Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan. Maka perlengkapan kantor dan inventaris kantor sangat berfungsi dalam membantu kelancaran aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta. Jika dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta kekurangan perlengkapan dan inventaris kantor maka aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu. The Liang Gie (1992) mengatakan bahwa perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan persediaan kantor sedangkan inventaris kantor merupakan sebuah daftar yang memuat nama-nama barang milik instansi tersebut.

Proses perlengkapan dan inventaris kantor artinya penyelenggaraan mengenai kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat dan fasilitas lainnya dan semua kebutuhan tersebut digunakan dalam kerangka untuk membantu kelancaran dalam melaksanakan aktifitas kantor. Sehubungan dengan

perlengkapan kantor, perlu diperhatikan khususnya kebutuhan perlengkapan kerja, standarisasi dan perincian benda-benda, proses pembelian benda-benda serta pembayaran, prosedur pemakaian benda baik permintaan maupun pengeluaran, pencatatan dan pengurusan harta benda, teknik menyimpan dan merawat harta benda, pemeliharaan gudang dan pengangkutan benda-benda, karena ini berhubungan dengan perlengkapan (bekal) kantor untuk membantu kelancaran aktifitas dan kegiatan kantor.

B. Permasalahan

Untuk memfokuskan dan memperjelas topik yang akan dibahas pada tugas akhir ini, maka perlu diadakan perumusan guna mempermudah materi yang akan dibahas dan dipelajari selama dibangku perkuliahan. Adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana Fungsi Perlengkapan dan Inventaris Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah:

1. _{Untuk mengetahui fungsi perlengkapan kantor dan inventaris kantor} Fakultas Ekonomi USU

2. _{Memberikan sumbangan pikiran sebagai bahan masukan bagi Fakultas} Ekonomi USU.

D. Manfaat Penelitian

Mamfaat penelitian ini adalah: 1. Bagi Peneliti

Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoretis maupun aplikasi. Bagaimana fungsi dari perlengkapan kantor dan inventaris kantor dalam menjalankan tugas agar lebih berfungsi dan bertanggung jawab. Bermamfaat untuk mengetahui dan memahami dalam pencapaian tujuan agar terlaksana dengan sukses serta dapat menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti, baik secara teoritis maupun penerapannya langsung dilapangan.

2. Bagi Instansi

Sebagai masukan untuk fungsi kantor dan inventaris kantor Fakultas Ekonomi USU sesuai dengan hasil dan analisis peneliti untuk bahan kepentingan tugas akhir ini.

3. Bagi pembaca

Sebagai bahan informasi atau masukan bagi semua pihak yang membutuhkan dalam hal fungsi perlengkapan dan inventaris kantor.

E. Jadwal dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal kegiatan

Dalam penulisan tugas akhir ini, dibuat jadwal kegiatan gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi dengan teratur. Agar penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III

Persiapan

Pengumpulan Data Penulisan Laporan

Jadwal survei yang dilakukan oleh penulis di Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dimana survei tersebut bertujuan memperoleh data-data yang diperlukan mengenai perlengkapan dan inventaris kantor yang dilakukan oleh Bagain Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini diperlukan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir.

2. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah: BAB I: PENDAHULUAN

Bab ini akan menjelaskan tentang Latar Belakang, Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat penelitian, Jadwal Penelitian yang dilakukan dan Sistematika Penulisan.

BAB II: PROFIL PERUSAHAAN ATAU INSTANSI

Profil perusahaan dalam Bab ini terdiri dari Sejarah Ringkas Perusahaan, Struktur organisasi dan Personalia, Uraian Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Terkini, serta Rencana Kegiatan.

BAB III: PEMBAHASAN

Pembahasan ini akan menjelaskan bagaimana fungsi perlengkapan dan inventaris kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Penutup terdiri atas kesimpulan mengenai perlengkapan dan inventaris kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Universitas Sumatera Utara diprakarsai Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU yang berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh Menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/ 1961 tanggal 24 November 1961 dimana surat berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan Surat Keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi Program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Keseketariatan.

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU berubah status dari suatu Perguruan Tinggi Negeri (PTN) menjadi suatu Perguruan Tinggi Badan

Hukum Milik Negara (PT BHMN). Perubahan status USU dari PTN menjadi PT BHMN merupakan yang kelima di Indonesia. Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu dari sepuluh Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu ilmu dan sumber pendanaan fakultas dalam status Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara(PT BHMN).

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Jadi, struktur organisasi dibentuk untuk menciptakan suatu pola yang dapat mempertinggi efisiensi kerja dan bertujuan untuk memelihara hubungan yang baik diantara tiap-tiap bagian kelompok kerja, sehingga terdapat koordinasi yang baik yaitu adanya kesatuan perintah dan tanggung jawab serta dapat menjamin pengawasan.

Struktur Organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang 2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur

organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya 3. Fungsi delegasi yaitu struktur organisasi kita bisa dengan mudah melakukan

Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 1.1.

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Gambar 1.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 2007

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kelapa Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala lab/Studio/ bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Unit Penunjang Fakultas Kepala bagian Tata

Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen

Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Dekan dan

Pembantu Dekan Rektor dan Pembantu Rektor

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec Prof. Dr. Ramli, MS

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Prof. Dr. lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha

dan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari : 1. Sub Bagian Akademik

Bagian Akademi merupakan bagian yang memberikan pelayanan kepada mahasiswa, sesuai dengan apa yang ingin di ketahui oleh mahasiswa agar mahasiswa mengetahui informasi yang berhubungan dengan akademik mahasiswa dan mahasiswa dapat melaksanakan proses belajar mengajar dengan baik. Pelayanan pada bagian akademik adalah sebagai berikut.

a. Perkuliahan

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of knowledge and science (aplikasi praktek) di bidang manajemenantara dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku (aspek efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) di lapangan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.

b. Ujian

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan yang telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai ketika tatap muka sudah mencapai 14 kali tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.

c. Kartu Hasil Studi dan Transkrip

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruang

lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu Hasil Studi.

1. Bagian Kemahasiswaan

Pegawai memberikan informsi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, sehingga mahasiswa mengetahui informasi.

2. Bagian Keuangan

Memberikan pelayanan yang berhubungan dengan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) harus sudah diisi sebelum perkuliahan dimulai.Perkuliahan, setiap mahasiswa yang mengikuti mata kuliah harus menghadiri tatap muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen atau asisten, agar diijinkan mengikuti ujian akhir semester. Administrasi Nilai Ujian, hasil ujian diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat 2 (dua) minggu terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam rangkap 3 (tiga), digunakan untuk :

a. Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa b. Satu set untuk administrasi Sub Bagian Akademik

Nilai ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untu data pribadi mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu Hasil Studi (KHS). Adapun struktur Organisasi Pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU :

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik FE USU

Dekan :

Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec

Pembantu Dekan I : Drs.Arifin Hamzah,MM.Ak

Pembantu Dekan II: Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,AK

Pembantu Dekan III: Ami Dilham SE,Msi

Kasubbag.Akademik : Fepty Aniar,SE 19570211 198102 2 001

Staf Akademik:

a. Bagian Sekretaris : Sugeng Suprayetno b. Bagian Persiapan Wisuda : T.Sugondo,SE,MSi c. Bagian Nilai Akademik Dep.Manajemen : Rostati,SE

d. Bagian Nilai Akademik Dep.Akutansi : Dameria U Berutu,SE e. Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan : Sumanto

f. Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Akutansi : Sodali,SE g. Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Keuangan : Syafarida

h. Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Kesekretariatan : Sorta Ida Sianipar Kasubbag. Perlengkapan :

Simba Sembiring, SE 19570211 198102 2 001

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

2. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun, menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran 2009/2010.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran

2009/2010.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)

semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

BAB III PEMBAHASAN

A. PERLENGKAPAN KANTOR

1.1 Pengertian Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Aktivitas kerja sekretaris pada prinsipnya adalah menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan yaitu membantu melayani berbagai bidang kegiatan atau kelancaran kantor. Maka dibutuhkan berbagai macam perlengkapan kantor (office equipment) yang digunakan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan adanya perlengkapan kantor yang memadai, efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat ditingkatkan. Perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor dan inventaris kantor adalah sebuah daftar yang memuat barang milik instansi. Inventaris kantor dapat dibagi dua yaitu barang-barang inventaris tahan lama (durable) dan barang-barang-barang-barang habis pakai (consumed), sedangkan perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan bekal atau persediaan kantor menurut The Liang Gie dalam buku Saiman (2002).

Dalam pengertian tersebut terdapat pengertian yang tumpang tindih. Dimana barang habis pakai (consumed) dan hiasan kantor (office supplies) menyatakan benda yang hampir sama, sedangkan barang-barang tahan lama (durable) hampir

sama dengan peralatan dan perabot kantor. Uraiannya dapat dilihat pada bagian bawah ini.

1.2 Macam-Macam Perlengkapan Kantor

Menurut The Liang Gie (1992) beberapa perlengkapan kantor yaitu : Peralatan kantor, Perabot kantor, Hiasan kantor, Bekal atau Pesediaan kantor. Rinciannya dilihat dibawah ini :

1.2.1 Peralatan Kantor (office appliances)

Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat. Kalau zaman dahulu perlengkapannya cukup hanya berupa lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi dengan pita rekaman, layar gambar, papan magnetik, dan lembar film, sedang alatnya dapat berupa segala macam mesin perkantoran.

Peralatan kantor yaitu segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengelola bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor,organisasi atau perusahaan yang bekerja secara mekenik, elektrik, magnetik, dan kimiawi. Macam peralatan kantor itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dibuat daftar peralatan kantor pada Bagian Akademik Fakultas ekonomi Universitas Sumartera Utara, sebagai berikut :

Tabel 1.2

Daftar Peralatan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

No Nama Barang Jumlah Barang Kondisi Barang

1 Mesin computer 17 buah Baik

2 Mesin ketik manual 6 buah Baik

3 Mesin ketik standard 2 buah Rusak ringan

4 Mesin fotokopi 1 buah Baik

1.2.2 Perabot Kantor (office furnishings)

Perabot kantor yang dalam bahasa Inggris disebut office furnisings biasanya Perabot meliputi benda-benda yang dibuat dari kayu, besi, formika, dan lain-lain. Tata ruang kantor yang disusun secara baik akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya seragam. Tata ruang itu juga akan memperlancar pelaksanaan kerja perkantoran bilamana perabotnya memenuhi syarat-syarat efisiensi ruang dan bentuk yang tetap. Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dibuat tabel perabot kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :

Tabel 1.3

Daftar Perabot Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

NO Nama Barang Jumlah barang Kondisi barang

2 Meja rapat 1 buah Baik

3 Meja computer 9 buah Baik

4 Meja telepon 1 buah Baik

5 Kursi besi 19 buah Baik

6 Kursi dorong 10 buah Baik

7 Lemari kayu 1 buah Baik

8 Filling cabinet besi 8 buah Baik

9 White board 1 buah Baik

1.2.3 Hiasan Kantor (office ornament).

Hiasan kantor adalah alat kelengkapan kerja kantor yang bersifat hiburan atau seni (keindahan kantor). Contoh gambar-gambar, dekorasi termasuk bagan statistik dan struktur organisasi. Dalam perkantoran hiasan kantor itu perlu digunakan, adanya hiasan kantor akan menambah kenyamanan tersendiri bagi pegawai yang menggunakan ruangan tersebut.

1.2.4 Bekal atau persediaan

Dalam setiap kantor modern selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan pekerjaan kantor masih diperlukan bermacam-macam barang perbekalan yang banyak sekali ragamnya dan jumlahnya. Berdasarkan pengertian diatas bekal atau

persediaan kantor yang digunakan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Barang lembaran : misalnya kertas tik, karbon, dan berkas. 2. Barang bentuk lainya : misalnya lem, karet penghapus, dan tinta 3. Alat tulis : misalnya pensil, pulpen, cap nomor. 4. Alat keperluan lainnya : alat pencabut jepitan kawat, bantalan cap. 5. Mesin perkantoran : misalnya mesin tik, kalkulator.

6. Perabotan perkantoran : misalnya meja, lemari, peti besi. 7. Perlengkapan lainnya : misalnya lampu dan kipas angin.

Perbekalan kantor dengan berbagai barang perbekalan itu memerlukan hal-hal lain yang dianggap sebagai bahan baku atau bahan mentahnya. Hal-hal-hal termasuk tidak lain adalah konsepsi-konsepsi pikiran manusia berupa abjad, angka, tanda-tanda baca, tanda-tanda hitung dan sisstem-sistem tulisan dengan huruf-huruf yang lazim maupun khusus seperti tulisan steno. Bahan-bahan baku ini dengan melalui barang barang perbekalan kantor dan menurut serangkaian aturan tatatertib tertentu dipakai untuk mengucapkan secara tertulis berbagai keterangan yang diperlukan.

Akhirnya dari perpaduan antara kegiatan-kegiatan kantor, bahan-bahan baku, dan barng-barang perbekalan itu terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk segala macam warkat, formulir, buku dan benda berketerangan lainnya.

Peranan setiap kantor modern dewasa ini sebagai pusat ingatan dan sumber informasi. Maka dalam kantor itu hendaknya disediakan pula buku-buku petunjuk

untuk menjadi tempat bertanya mengenai segala fakta umum yang diperlukan dari waktu ke waktu.

Buku-buku petunjuk atau karya-karya referensi (The Liang Gie,1992) dibagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai jenis dan fungsi yang berbeda-beda.

Jenis-jenisnya adalah sebagai berikut :

a. Year book (buku tahunan) :Untuk mengetahui perkembangan dari peristiwa-peristiwa dalam tahun-tahun terakhir.

b. Dictionary (kamus) :Untuk mencari arti, perumusan, ejaan, dan peristilahan dari sesuata hal.

c. Handbook (buku pegangan) :Untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai poko soal dalam suatu

bidang spesialisasi.

d. Gazetteer (atlas) :Untuk mencari keterangan tentang sesuatu tempat.

e. Biographical dictionary :Untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh.

f. Directory (daftar alamat) :Untuk mencari nama dan alamat dari seseorang, suatu perusahaan atau organisasi lainnya.

Menurut The Liang Gie (1992) proses penyelenggaraan menyangkut mengenai kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat, dan fasilitas lainnya, yang semua kebutuhan tersebut digunakan dalam rangka untuk kelancaran melaksanakan pekerjaan tersebut. Sehubungan dengan bekal kantor (perbekalan), maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1) Hasil penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja. 2) Standarisasi dan perincian benda-benda.

3) Proses pembelian benda dan pambayaran.

4) Prosedur pemakaian benda (permintaan – pengeluaran). 5) Pencatatan dan pengurusan harta benda.

6) Teknik menyimpan dan merawat harta benda. 7) Pemeliharaan gudang.

8) Pengangkutan benda-benda. 1.3 Fungsi Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor merupakan salah satu penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dan ini dapat ditunjang dengan menggunakan perlengkapan kantor yang dapat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.

Fungsi perlengkapan kantor tersebut adalah sebagai berikut :

1) Untuk menghemat tenaga dan pikiran para pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan pekerjaannya.

2) Mengurangi kebosanan dan keletihan bekerja apabila harus mengerjakan pekerjaan yang berulang-ulang.

3) Untuk menghemat waktu.

4) Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

5) Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dikerjakan secara manual bisa terjadi kesalahan, dengan demikian perlu ada mesin-mesin misalnya mesin hitung, komputer, dan mesin tik elektronik.

6) Untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.

B. INVENTARIS KANTOR 1.1 Pengertian Inventaris Kantor

Dalam perkantoran ada sebuah daftar yang memuat nama barang milik instansi yang disebut Inventaris. Dengan adanya inventaris, maka dapat meningkatkan efisiensi kerja karyawan dan membantu kelancaran aktivitas kerja karyawan.

Ada beberapa pendapat ahli tentang pengertian inventaris sebagai berikut. 1) W.J.S Poerwadarminta, Inventaris ialah daftar barang-barang yang dipakai

2) The Liang Gie, Inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama-nama barangmilik instansi.

3) Madenan Soeromidjojo mengatakan alat-alat inventaris termasuk perabot kantor, barang-barang cetakan , kenderaan dan barang-barang tidak tahan lama.

Dari pengertian diatas maka bisa ditarik kesimpulan bahwa inventaris adalah sebuah daftar yang memuat nama-nama barang yang dipakai dikantor serta barang milik instansi atau perusahaan. Dalam daftar inventaris harus disusun secara sistematis dan teratur sehingga dapat diketahui apabila terjadi pengurangan dan penambahan barang-barang inventaris.

1.2 Buku Barang / Buku Stock

Buku barang atau buku stock adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengeluaran terhadap barang-barang yang diperlukan sehari-hari, perbulan, triwulan atau semesteran pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Cara penggunaanya :

a. Halaman pertama digunakan untuk petunjuk (indeks beberapa macam barang).

b. Halaman seterusnya digunakan untuk mencatat tiap-tiap macam alat dan sebagainya.

1.3 Laporan Inventaris

Laporan barang-barang inventaris mutlak dilaporkan dan dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar terjadi pengontorolan terhadap penggunaan barang dengan baik dan tepat dan agar tidak terjadi pemakaian barang yang berlebihan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Rekapitulasi laporan hasil inventarisasi Universitas Sumatera Utara dinyatakan bahwa yang termasuk inventaris adalah meja kerja, meja komputer, mesin ketik manual, meja telepon, kursi besi, kursi dorong, lemari kayu, Filling cabinet besi, White Board, jam elektronik, lemari es, AC windows, televisi, dispenser, printer, telepon, mesin komputer. Bila dibuat perincian inventaris tersebut sesuai dengan keadaan di Bagian Akademik Universitas Sumatera Utara, maka hasilnya dapat dilihat pada tabel 1.4 dibawah ini.

Tabel 1.4

Laporan Inventaris Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

No Nama Barang Jumlah Barang Kondisi Barang

1 Meja kerja 15 buah Baik

2 Meja computer 9 buah Baik

3 Mesin ketik manual 3 buah Baik

4 Meja telephon 1 buah Baik

6 Kursi dorong 10 buah Baik

7 Lemari kayu 3 buah Baik

8 Filling cabinet besi 9 buah Baik

9 White Board 1 buah Baik

10 Jam elektronik 2 buah Baik

11 Lemari es 1 buah Baik

12 AC windows 5 buah Baik

13 Televisi 2 buah Baik

14 Dispenser 1 buah Baik

15 Printer 6 buah Baik

16 Telepon 1 buah Baik

17 Mesin computer 17 buah Baik

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil dari penulisan ini adalah :

1. Fungsi perlengkapan dan inventaris kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan fungsinya.

2. Kondisi perlengkapan dan inventaris kantor di Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara masih baik.

3. Perlengkapan dan inventaris kantor berfungsi dengan baik. Dengan adanya perlengkapan dan inventaris kantor tersebut, maka para pegawai dapat menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu serta untuk membantu kelancaran aktivitas-aktivitas kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. SARAN

Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut :

1. Hendaknya semua pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga perlengkapan dan inventaris kantor benar-benar direalisasikan atau digunakan sebaik-baiknya pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Barang-barang inventaris perlu ada perawatan, agar dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama.

3. Kondisi perlengkapan dan inventaris kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu dikontrol, agar tidak terjadi pemakaian yang berlebihan.

4. Perlengkapan dan inventaris kantor yang tidak digunakan sebaiknya dimusnahkan, supaya para pegawai yang menggunakan ruangan tersebut merasa nyaman untuk melakukan aktivitas-aktivitasnya.

DAFTAR PUSTAKA

Gie,The Liang.1992.Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat, Penerbit Liberti bersama dengan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi Yogyakarta.

Moekijat.1989.Dasar-Dasar Administrasi dan Manajemen Perusahaan, Penerbit CV. Mandar Maju Bandung.

Saiman.2002.Manajemen Sekretaris, Penerbit Ghalia Indonesia .Jakarta. Sedarmayanti.2001.Dasar-Dasar Administrasi Pengetahuan Tentang

Manajemen Perkantoran, Edisi Revisi, Penerbit mandar Maju Bandung.

2) The Liang Gie, Inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama-nama barangmilik instansi.

3) Madenan Soeromidjojo mengatakan alat-alat inventaris termasuk perabot kantor, barang-barang cetakan , kenderaan dan barang-barang tidak tahan lama.

Dari pengertian diatas maka bisa ditarik kesimpulan bahwa inventaris adalah sebuah daftar yang memuat nama-nama barang yang dipakai dikantor serta barang milik instansi atau perusahaan. Dalam daftar inventaris harus disusun secara sistematis dan teratur sehingga dapat diketahui apabila terjadi pengurangan dan penambahan barang-barang inventaris.

1.2 Buku Barang / Buku Stock

Buku barang atau buku stock adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengeluaran terhadap barang-barang yang diperlukan sehari-hari, perbulan, triwulan atau semesteran pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Cara penggunaanya :

a. Halaman pertama digunakan untuk petunjuk (indeks beberapa macam barang).

b. Halaman seterusnya digunakan untuk mencatat tiap-tiap macam alat dan sebagainya.

1.3 Laporan Inventaris

Laporan barang-barang inventaris mutlak dilaporkan dan dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar terjadi pengontorolan terhadap penggunaan barang dengan baik dan tepat dan agar tidak terjadi pemakaian barang yang berlebihan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Rekapitulasi laporan hasil inventarisasi Universitas Sumatera Utara dinyatakan bahwa yang termasuk inventaris adalah meja kerja, meja komputer, mesin ketik manual, meja telepon, kursi besi, kursi dorong, lemari kayu, Filling cabinet besi, White Board, jam elektronik, lemari es, AC windows, televisi, dispenser, printer, telepon, mesin komputer. Bila dibuat perincian inventaris tersebut sesuai dengan keadaan di Bagian Akademik Universitas Sumatera Utara, maka hasilnya dapat dilihat pada tabel 1.4 dibawah ini.

Tabel 1.4

Laporan Inventaris Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

No Nama Barang Jumlah Barang Kondisi Barang

1 Meja kerja 15 buah Baik

2 Meja computer 9 buah Baik

6 Kursi dorong 10 buah Baik

7 Lemari kayu 3 buah Baik

8 Filling cabinet besi 9 buah Baik

9 White Board 1 buah Baik

10 Jam elektronik 2 buah Baik

11 Lemari es 1 buah Baik

12 AC windows 5 buah Baik

13 Televisi 2 buah Baik

14 Dispenser 1 buah Baik

15 Printer 6 buah Baik

16 Telepon 1 buah Baik

17 Mesin computer 17 buah Baik

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil dari penulisan ini adalah :

1. Fungsi perlengkapan dan inventaris kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan fungsinya.

2. Kondisi perlengkapan dan inventaris kantor di Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara masih baik.

3. Perlengkapan dan inventaris kantor berfungsi dengan baik. Dengan adanya perlengkapan dan inventaris kantor tersebut, maka para pegawai dapat menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu serta untuk membantu kelancaran aktivitas-aktivitas kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. SARAN

Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut :

1. Hendaknya semua pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga perlengkapan dan inventaris kantor benar-benar direalisasikan atau digunakan sebaik-baiknya pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Barang-barang inventaris perlu ada perawatan, agar dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama.

3. Kondisi perlengkapan dan inventaris kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu dikontrol, agar tidak terjadi pemakaian yang berlebihan.

4. Perlengkapan dan inventaris kantor yang tidak digunakan sebaiknya dimusnahkan, supaya para pegawai yang menggunakan ruangan tersebut merasa nyaman untuk melakukan aktivitas-aktivitasnya.

DAFTAR PUSTAKA

Gie,The Liang.1992.Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat, Penerbit Liberti bersama dengan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi Yogyakarta.

Moekijat.1989.Dasar-Dasar Administrasi dan Manajemen Perusahaan, Penerbit CV. Mandar Maju Bandung.

Saiman.2002.Manajemen Sekretaris, Penerbit Ghalia Indonesia .Jakarta. Sedarmayanti.2001.Dasar-Dasar Administrasi Pengetahuan Tentang

Manajemen Perkantoran, Edisi Revisi, Penerbit mandar Maju