1. Kasus ditutup positif, bilamana kontak antara pemohon dan orang yang dicari
berhasil dipulihkan atau dipertemukan kembali kepada keluarganya. 2.
Kasus ditutup negatif, bilamana kontak antara pemohon dan orang yang dicari tidak berhasil dikembalikan kepada keluarganya, yaitu orang yang dicari tidak
berhasil ditemukan keberadaannya. 3.
Kasus akan dihentikan, yaitu permohonan ditarik kembali oleh anggota keluarga.
4. Kasus yang berhubungan dengan administrasi, yaitu administrasi kasus yang di
berikan oleh pemohon tidak lengkap.
3.2 Analisis Sistem
Mengisi formulir RFL dan pemrosesan data RFL secara manual sangat tidak efektif dan efisien. Untuk mencatat data diperlukan beberapa formulir yang berbeda,
sehingga membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk mengisi formulir tersebut. Setelah dilakukan pengisian formulir, selanjutnya data akan diproses oleh petugas.
Kemudian data akan dikirim sesuai dengan tempat keberadaan terakhir orang yang dilaporkan hilang. Apabila keberadaannya di dalam daerah, maka formulir akan
dikirim langsung oleh petugas. Sedangkan keberadaannya di luar daerah maka formulir tersebut dikirim melalui fax dan pos.
Kondisi ini tidak jarang terdapat kesalahan atau kekeliruan dalam pengisian formulir RFL. Apabila ada perubahan data dari pemohon maka informasi tidak cepat
diterima karena harus memperbaharui data terlebih dahulu. Sehingga membuat pekerjaan menjadi terhambat dan lambatnya proses pencarian orang yang hilang.
Dengan berkembangnya sistem komputer dan teknik komunikasi memungkinkan adanya hubungan antar komputer untuk menyalurkan data dari satu
komputer ke komputer lain. Maka hal ini dapat menunjang terselesaikannya suatu pekerjaan secara efisien, cepat dan akurat. Namun permasalahannya adalah apabila
suatu organisasi belum menggunakan sistem komputer untuk melakukan input data dan pemrosesan data.
Universitas Sumatera Utara
3.3 Penyelesaian Masalah
Berdasarkan hal di atas maka hal yang sangat penting adalah merubah sistem menjadi sistem terkomputerisasi. Dengan adanya sistem yang baru dan terkomputerisasi dapat
mempercepat semua proses pengisian data maupun pemrosesan data. Sehingga semua pekerjaan akan menjadi lebih mudah.
Sistem yang terkomputerisasi ini bekerja secara terdistribusi, sehingga akan lebih mudah untuk mengirim data. PMI cabang yang menerima laporan kehilangan
seseorang tidak perlu mengantarkan data formulir dari korban ke PMI tujuan dimana korban terakhir berada. Setiap cabang dapat mengakses aplikasi ini untuk melihat data
korban yang dilaporkan.
Dengan sistem aplikasi ini penyimpanan data menjadi lebih mudah dan tidak memerlukan formulir yang banyak. Memeberikan informasi tentang pencarian
menjadi lebih efisien. Untuk itu aplikasi ini dinuat secara terdistribusi.
Pada sistem terdistribusi, database disimpan pada beberapa komputer. Komputer-komputer ini berkomunikasi melalui media komunikasi seperti jaringan
kecepatan tinggi atau line telepon. Jaringan ini tidak berbagi memori utama maupun disk. Database terdistribusi ini terpisah secara geografis, terpisah secara administratif
dan memiliki interkoneksi yang lebih lambat. Pada database terdistribusi ideal, semua site akan bekerja dengan software database manajemen yang sama dan menyadari
keberadaan masing-masing file. Namun kenyataannya, database terdistribusi dibangun dengan menggunakan beberapa database yang telah ada, dimana database tersebut
berjalan dengan skema dan software database manajemen yang berbeda.
3.4 Analisis Kebutuhan
