Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT. Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan

SKRIPSI

ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT INDOSAT, TBK

SUMATERA REGIONAL OFFICE MEDAN

OLEH :

NAMA

:

MIRA OCTAVIA S

NIM

:

010522104

DEPARTEMEN

:

AKUNTANSIS-1

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

“ Analisis penerapan sistem informasi akuntansi atas penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Indosat, Tbk, Sumatera Regional Office Medan “

Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya.Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas.

Medan, 12 Mei 2008 Yang Membuat Pernyataan

(Mira Octavia Sembiring) NIM : 010522104

selalu membimbing dan memberi kekuatan kepada penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Adapun judul skripsi saya adalah ”Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan.”

1. Bapak Drs. John Tafbu Ritonga, Mec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Arifin Akhmad, MSi, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Fahmi Natigor,SE, M.Acc, Ak selaku Sekretaris Departemen

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Syahelmi, Ak selaku pembimbing skripsi yang telah memberikan waktu, bimbingan dan arahan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini. 4. Bapak Drs. M. Utama Nasution, MM, Ak dan Bapak Drs. Wahidin Yasin,

Ak selaku dosen Pembanding / penguji.

5. Bapak Drs. Katijo, MM, Ak selaku dosen wali saya dan seluruh dosen Departemen Akuntansi serta pegawai perpustakaan dan administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak Ujang Syandra, selaku Senior Vice President Regional Sumatera Utara dan Bapak Andir Tambunan selaku Vice President HRD, Bapak Gunung Hari Widodo selaku Kepala Cabang Medan dan NAD, Ibu Khairianti Sri Rahayu selaku Koordinator Customer PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan yang telah memberikan izin dan data yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini.

8. Bapakku tersayang dan Mamaku tercinta, dan juga keluarga besar Sembiring dan Sebayang yang telah memberikan dukungan moral, materiil, nasehat yang telah memberikan dukungannya dari penulis lahir,bertumbuh,remaja,sampai akhirnya menjadi saat seperti ini.

9. Suamiku tercinta yang telah banyak memberikan dukungan moral, materiil, nasehat, dan pengertian serta kasih sayang yang tulus kepada penulis.

10. Bengkila dan bibi tersayang di Malang yang tetap memberikan semangat dan doa, dan keluarga besar Kaban dan Ginting Suka.

11. Anakku terkasih Patrick Benedicto Kalos Kaban yang telah memberikan pengertian dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini, dan anakku dalam kandungan saat ini, sungguh, engkau adalah penambah semangat dan kekuatanku.

Denita br. Ginting, serta permenku Barak dan Samuelku di surga.

14. Adikku tersayang : Rachel Yanni Tari, SE dan Anton Purba SH. MM dan ponakanku yang di dalam kandungan.

15. Teman-teman di GMNI Komisariat Fakultas Ekonomi USU.

Medan, 12 Mei 2008 Penulis

Mira Octavia Sembiring NIM : 010522104

KATA PENGANTAR ...ii

ABSTRAK ...v

ABSTRACT ...vi

DAFTAR ISI ...vii

DAFTAR TABEL ...x

DAFTAR GAMBAR ...xi

DAFTAR LAMPIRAN ...xii

BAB I. PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah...1

B. Perumusan Masalah...3

C. Tujuan Penelitian………4

D. Manfaat Penelitian………..4

E.

Kerangka Konseptual……….5

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA……….7

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi dan Akuntansi Kas………..7

1. Sistem Informasi Akuntansi……….7

2. Akuntansi Kas……….14

1. Pengendalian Intern...31

2. Pengendalian Intern Kas...33

BAB III. METODE PENELITIAN………...37

A. Jenis Penelitian……….37

B. Jenis Data………..37

C. Teknik Pengumpulan Data………37

D. Metode Penganalisaan Data………..37

E. Responden……….38

F. Jadwal dan Lokasi Penelitian………38

BAB IV. HASIL PENELITIAN………...39

A. Gambaran umum PT INDOSAT, TBK...39

1. Sejarah Ringkas PT INDOSAT, TBK...39

2. Struktur Organisasi ...42

3. Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pendapatan...46

4. Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pengeluaran...55

5. Pengendalian Intern dan Pengendalian Intern Terhadap Kas...63

a. Pengendalian intern...63

3. Pengendalian Intern Kas...69

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN……….71

A. Kesimpulan………71

B. Saran………..72

DAFTAR PUSTAKA……….73 LAMPIRAN

Lampiran 1 Struktur Organisasi PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Ofiice Medan

Lampiran 2 Proses Penerimaan Kas

Lampiran 3 Prosedur sistem Penjualan Global Corporate Service (GCS) Lampiran 4 Sistem Phone domestic

Lampiran 5 Prosedur Penerimaan Uang Tunai Lampiran 6 Prosedur Sistem Pembelian

Lampiran 7 Prosedur Pengeluaran Kas dengan Uang Muka Lampiran 8 Prosedur Pengeluaran Kas lainnya

Gambar 1.1 Bagan Kerangka Konseptual 6 Gambar 2.1 Model Umum Untuk Sistem Informasi Akuntansi 19

v

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang terdapat pada PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan sekaligus untuk mengetahui pelaksanaan yang sesungguhnya terjadi di perusahaan.

Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang dilakukan untuk menguraikan sifat dan karakteristik dari suatu objek penelitian. Data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari : data primer, yaitu data yang dikumpulkan langsung dari perusahaan yang masih memerlukan pengolahan lebih lanjut oleh penulis, seperti : kuesioner, dan data sekunder, yaitu data yang diperoleh perusahaan dalam bentuk dokumentasi, seperti sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi perusahaan, informasi tentang : prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang yang digunakan oleh PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan.Metode penganalisaan data digunakan dengan menggunakan metode deskriptif.

Dari hasil penelitian, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan telah menggunakan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang dirancang sesuai dengan syarat prosedural untuk mempermudah pengendalian intern terhadap operasional perusahaan.Namun dalam sistem pengeluaran kas masih terdapat kelemahan,yakni pemborosan pengeluaran kas untuk pembayaran denda. Hal ini disebabkan karena tidak adanya sistem yang dapat menscan langsung invoice yang telah jatuh tempo.Untuk mengatasi kelemahan tersebut penulis memberikan saran kepada manajemen PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan untuk mencantumkan tanggal jatuh tempo dalam persetujuan pembayaran, sehingga kelemahan sistem yang ada dapat diatasi.

v

The Objective of this study is to know about cash receipt and disbursement system adopted by PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office, also to know how the application

In this study adopted a study approach to analize characterictic of an object of study. Data presented to this study comprising of primary data which data collected directly from company but need to hold the process by the writer such as ; questioner. By the document noted also brief story of the company and the organizational structure, still information about the cash receipt and disbursement procedure adopted by PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan. The method of analizing data used in a descriptive method approach.

From the result of study, the writer can take conclusion that PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan has adopted accounting information system agree with procedural requirement to facilitate internal control of company operational. However in the cash disbursement system the company still have weakness,which is uneffective cash disbursement for payment of fine, this happen because there is no system that can directly scanned due date of invoice. For solving this situation, the writer suggested to the management of PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan, to manually put due date on the agreement of payment letter, so weakness of system can be handled .

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Informasi merupakan salah satu kebutuhan yang cukup penting bagi perusahaan. Didalam perusahaan, setiap hari terjadi arus informasi yang begitu banyak dan sangat menentukan dalam proses pengambilan keputusan. Beberapa informasi saling berkaitan yang disatukan dalam suatu kelompok informasi untuk mencapai tujuan tertentu disebut dengan sistem informasi.

Setiap perusahaan pasti berusaha memperoleh laba yang maksimal. Tentu saja hal ini dapat dicapai jika perusahaan tersebut mampu memuaskan kebutuhan dari para pelanggan. Yaitu dengan memenuhi segala kebutuhan yang diinginkan para pelanggan, berupa pemenuhan barang dan jasa.

Kas merupakan salah satu harta perusahaan yang paling penting karena dalam menjalankan kegiatan usahanya selalu membutuhkan uang kas, baik untuk membiayai kegiatan operasi sehari-hari maupun untuk modal kerja usaha agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

Kas merupakan aktiva yang paling likuid dan fleksibel, selain bentuknya kecil, sukar ditandai identitasnya. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan di bank yang dapat dipergunakan dengan cepat sebagai alat pembayaran.

Adapun karakteristik kas yang paling tersebut menyebabkan kas mudah sekali diselewengkan, dan apabila sudah terjadi penyelewengan biasanya sukar untuk mengembalikannya, sehingga pimpinan perusahaan perlu

menyelenggarakan suatu sistem pengendalian intern kas untuk dapat mengatasi atau meminimumkan kejadian-kejadian yang ada hubungannya dengan transaksi pengeluaran dan penerimaan kas, seperti kesalahan, pemborosan, serta penyelewengan.

Dengan adanya sistem informasi dan pengawasan intern yang memuaskan untuk kas, perusahaan bisa meminimalisir kerugian. Penataan intern perusahaan dapat berupa pemakaian sistem informasi akuntansi, menciptakan prosedur akuntansi untuk mencegah penyelewengan yang merugikan perusahaan.

Dalam kenyataannya banyak perusahaan mengalami kegagalan dalam menjalankan kegiatan operasional karena lemahnya suatu sistem informasi. Dengan adanya sistem informasi akuntasi kas yang memadai dan terkendali, maka perusahaan akan terhindar dari penyelewengan harta perusahaan.

Pada PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa telekomunikasi, dimana sebagian sahamnya dimiliki oleh pemerintah dan sebagian lagi oleh pihak swasta. Karena sebagian saham dimiliki oleh pemerintah maka masyarakat luas ingin mengetahui berapa dana yang dimiliki oleh PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan, sehingga kas merupakan hal penting, karena harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat luas selain untuk membiayai kegiatan operasionalnya.

Pada penelitian awal, penulis melihat bahwa terdapat kendala yang dihadapi oleh PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan yaitu pemborosan uang kas berupa ketidakefisienan dalam hal pengeluaran kas. Yaitu dalam sistem pengeluaran kas tidak ada sistem untuk menscan file-file yang jatuh

tempo sehingga sering terjadi keterlambatan pembayaran kepada pihak ketiga yang menimbulkan pembayaran denda.sehingga pengeluaran kas menjadi tidak efisien Hal ini tentu saja merugikan perusahaan.

Berdasarkan pemikiran di atas, penulis ingin mendapatkan gambaran tentang betapa pentingnya pelaksaan sistem informasi akuntansi atas penerimaan dan pengeluaran kas dalam perusahan yang bergerak di bidang jasa telekomunikasi agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan dapat dihindari.

Mengingat pentingnya peranan kas dalam suatu perusahaan, dan mengingat betapa sulitnya pengawasan terhadap kas tersebut, maka penulis ingin mengetahui lebih mendalam mengenai pengendalian intern kas melalui penulisan skripsi yang berjudul “ Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan”.

B. PERUMUSAN MASALAH

Bertitik tolak dari latar belakang masalah di atas, penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan ?

2. Apakah sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan pada Perusahaan telah mencerminkan adanya pengendalian intern yang cukup.

C TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang terdapat pada Perusahaan.

2. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang ada dalam perusahaan telah dapat memberikan pengendalian intern yang cukup.

D. MANFAAT PENELITIAN

1. Bagi Penulis, untuk menambah pengetahuan dan pengalaman mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas.

2. Bagi perusahaan, sebagian bahan masukan yang berguna untuk meningkatkan sistem informasi khususnya penerimaan dan pengeluaran kas yang telah diterapkan selama ini.

3. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan atau referensi bagi penulis lainnya yang akan melanjutkan penelitian sesuai dengan judul skripsi ini.

E. KERANGKA KONSEPTUAL

Kerangka konseptual merupakan gambaran dari tinjauan teori dan penelitian terdahulu yang mencerminkan keterkaitan antar variabel yang diteliti dan merupakan tuntutan untuk memecahkan masalah penelitian serta merumuskan hipotesis. Kerangka konseptual penelitian ini dapat berbentuk bagan alur, model matematika yang dilengkapi dengan penjelasan kualitatif.

Pada saat melakukan pra riset, penulis menemukan masalah yaitu pemborosan uang kas karena tidak ada sistem yang dapat menscan file-file yang jatuh tempo sehingga sering terjadi keterlambatan pembayaran dan ini menimbulkan pembayaran denda.

Permasalahan ini dapat dipecahkan dengan mengambil pendapat karyawan dari PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan dan dengan mengacu pada pendapat ahli dalam sistem informasi akuntansi sebagai landasan teoritis guna memecahkan masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan.

Sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas mengalami sedikit gangguan khususnya pengeluaran, karena adanya ketidakefisienan pengeluaran kas. Sehingga menurut Penulis perusahaan membutuhkan adanya pengendalian yang memadai diharapkan sistem informasi akuntansi di perusahaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Dan akhirnya penulis memberikan pendapat berupa kesimpulan dan saran kepada perusahaan agar sistem informasi akuntansi dalam perusahaan dapat berjalan lebih efisien dan efektif di masa yang akan datang.

Bagan Kerangka Konseptual

Menghadapi masalah

Pemecahan Masalah

Pembahasan

Hasil akhir

Gambar 1.1

Bagan Kerangka Konseptual

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT INDOSAT TBK

SUMATERA REGIONAL OFFICE

PERMASALAHAN :

Pemborosan uang kas karena tidak adanya sistem yang dapat menscan file-file yang telah jatuh tempo sehingga sering

terjadi pembayaran denda

PENDEKATAN MASALAH :

Masalah dipecahkan melalui landasan teoritis yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi dari sistem informasi

akuntansi antara lain :

- Siklus Pendapatan dan subsistem penerimaan kas - Siklus Pengeluaran, subsistem pengeluaran kas - Pengendalian intern

HASIL PEMBAHASAN

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi dan Akuntansi Kas 1. Sistem Informasi Akuntansi

Akuntansi memegang peranan penting di dalam tiap perusahaan dan begitu juga keputusan dapat diambil oleh para individu, perusahaan, pemerintah dan kesatuan-kesatuan lain merupakan hal yang sangat mendasar atau penting bagi distribusi dan penggunaan sumber daya secara efisien. Untuk mengambil keputusan yang tepat, kelompok-kelompok tersebut harus mempunyai informasi yang diperoleh dari suatu sistem informasi akuntansi.

Sebelum menguraikan sistem informasi akuntansi lebih jauh, ada baiknya penulis menyajikan pengertian dari sistem, informasi, dan akuntansi.

Menurut James A.Hall, “ Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau sub-sub sistem yang saling bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”. ( Hall, 2001 :5 )

Dengan kata lain, sistem adalah suatu konsep dari sub-sub sistem yang saling berkaitan yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.Informasi adalah data yang sudah diolah sehingga berguna untuk mengambil keputusan. Informasi yang tepat sangat berperan penting bagi perusahaan terutama untuk mengambil keputusan-keputusan ekonomi.

Menurut Hall ( 2001 :17), “ Suatu informasi dikatakan berguna apabila telah bersifat relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan merupakan rangkuman “

Sifat-sifat tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: a. Relevan

Ini berarti informasi tersebut harus dapat melayani suatu tujuan sehingga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dengan kata lain, informasi yang relevan harus mampu memberikan arti bagi para pembuat keputusan sehingga informasi tersebut dapat mengurangi ketidakpastian dan dapat meningkatkan nilai dari suatu keputusan.

b. Tepat waktu

Artinya informasi yang disajikan harus tersedia tepat pada saat dibutuhkan. Tidak terlambat dan tidak perlu terlalu cepat. Dengan demikian, informasi tersebut cukup layak untuk dilibatkan sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.

c. Akurat

Informasi disajikan harus mencakup semua data-data yang relevan, dimana tidak boleh ada komponen informasi penting bagi para pengambil keputusan atau pelaksana tugas yang hilang.

d. Lengkap

Artinya, informasi disajikan harus mencakup semua data-data yang relevan, dimana tidak boleh ada komponen informasi bersifat penting bagi para pengambil keputusan atau pelaksana tugas yang hilang

e. Merupakan rangkuman

Informasi harus sesuai agar dapat memenuhi kebutuhan para pemakainya.

Lower manager cenderung membutuhkan informasi lebih rinci daripada

manajer-manajer yang ada di atasnya. Maka informasi yang disalurkan kepada manajer-manajer atasan adalah informasi yang telah dirangkumkan, tidak terlalu rinci namun mencakup area lebih luas.

Berdasarkan pengertian di atas, maka sistem informasi dapat diartikan sebagai kumpulan dari beberapa informasi atau sub sistem informasi yang saling berkaitan juga berperan penting dalam proses pengambilan keputusan untuk mencapai suatu tertentu.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 : 319. 29) Sistem Informasi mencakup metode dan catatan yang digunakan untuk:

a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah.

b. Menjelaskan pada saat yang tepat transaksi secara cukup rinci untuk memungkinkan penggolongan semestinya transaksi untuk pelaporan keuangan.

c. Mengukur nilai transaksi dengan cara sedemikian rupa sehingga memungkinkan pencatatan nilai moneter semestinya dalam laporan keuangan.

d. Menentukan periode waktu terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan transaksi dalam periode akuntansi semestinya.

e. Menyajikan transaksi semestinya dan pengungkapan yang berkaitan dalam laporan keuangan.

Mengenai pengertian akuntansi, menurut Skousen (2001 : 6 ) “Akuntansi adalah suatu aktivitas pelayanan yang funsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, pada dasarnya bersifat keuangan, mengenai entitas ekonomi yang dimaksudkan agar bermanfaat di dalam pembuatan keputusan ekonomi-dalam membuat pilihan beralasan di antara jalanya tindakan alternatif.”

Dengan demikian informasi akuntansi dapat diartikan sebagai informasi keuangan mengenai entitas-entitas ekonomi yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Informasi akuntansi memegang peranan sangat penting di dalam tiap perusahaan. Dalam proses perencanaan, informasi akuntansi berfungsi sebagai penyedia data historis sebagai dasar untuk penyusunan anggaran dan perencanaan selanjutnya. dan di dalam fungsi pengawasan, peranan akuntansi juga tidak kalah pentingnya, yaitu sebagai alat pembanding antara rencana dengan realisasinya untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi sehingga manajemen dapat dengan segera mengambil tindakan korektif yang dibutuhkan. Dengan kata lain, output informasi melalui pengolahan data-data akuntansi dimaksudkan untuk proses pengambilan keputusan ekonomi di dalam perusahaan.

Dilihat dari defenisi diatas, dapat diartikan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu struktur yang menggunakan sumber tertentu atau komponen lainnya untuk menghasilkan informasi akuntansi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan para pemakai informasi itu sendiri

Selanjutnya, agar lebih mudah untuk mengerti mengenai sistem informasi akuntansi, berikut ini merupakan beberapa defenisinya.

Menurut Wilkinson dalam bukunya Accounting Information System(2000 : 7)” An accounting information system is a unified structure within an entity, such as bussines firm, that employee physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purphose of satisfying the information needs of a variety of users “

Dalam defenisi di atas, dikatakan bahwa sebuah sistem informasi akuntansi merupakan suatu struktur di dalam perusahaan yang melibatkan sumber daya fisik dan elemen lainnya dalam usaha menghasilkan informasi akuntansi yang bertujuan untuk memuaskan akan informasi itu sendiri.

Menurut Widjajanto (2001 : 4)” Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksaan, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan” Dengan demikian dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi meliputi tehnik, metode, dan prosedur dalam mencatat dan mengolah data akuntansi untuk menghasilkan serangkaian informasi yang bertujuan membantu manajemen agar dapat mengambil keputusan.

Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen :

1). Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.

2) Prosedur-prosedur, baik manual maupun terkomputerisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3) Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

4) Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.

5) Infrastruktur teknolgi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device) dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Kelima komponen tersebut bersama-sama memungkinkan sistem infomasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi yaitu :

a) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku dalam berbagai aktivitas tersebut agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.

b) Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.

c) Menyediakan pengendaliaan yang memadai untuk menjaga asset organisasi, termasuk data organisasi dan memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.

Terdapat tiga tahap dalam pemrosesan data sistem akuntansi berbasis komputer yakni :

(1). Input

Mencerminkan data yang diperoleh dari sumber dokumen. (2). Proses (akuntansi)

Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mengharuskan data input dibuat dalam format khusus.

(3). Output

Output merupakan laporan yang dipergunakan untuk mengambil keputusan.

Sistem informasi akuntansi berbasis komputer dibagi dua kelompok besar, yaitu sistem batch dan real dan time. Perbedaan antara pemrosesan batch dan real time yaitu:

Tabel 1.1 Metode Pemprosesan data

Karakteristik yang membedakan

Metode Pemprosesan data

Batch Real time

Kerangka waktu informasi

Jangka waktu terjadi diantara terjadinya peristiwa ekonomi dan ketika peristiwa itu dicetak

Dilakukan ketika peristiwa ekonomi terjadi

Sumber daya Pada umumnya membutukan

lebih sedikit sumber daya (perangkat keras, program,

pelatihan)

Lebih banyak membutuhkan sumber daya dari pemprosesan batch

Efisiensi Sejumlah besar transaksi

diproses dengan lebih sedikit sumber daya

Sumber daya yang lebih besar dibutuhkan per unit

output

Sumber : James A.Hall, 2001,Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta, h, 84

Pada sistem informasi dengan menggunakan komputer, sistem pengolahan transaksi dimulai dengan adanya data transaksi bisnis, diolah dalam sistem pengolahan transaksi dan disimpan dalam media basis data sebagai sumber database, kemudian menghasilkan laporan-laporan yang disajikan bagi pihak-pihak yang bertransaksi, stakeholder, dan manajer-manajer level bawah. Laporan-laporan berisi informasi pencatatan nilai tersebut digunakan oleh :

(a). Pihak yang terlibat di transaksinya, misalkan pelanggan.

(b). Manajer-manajer level bawah yang menggunakan informasi ini untuk pengendalian informasi.

(c). Stakeholders yang meminta pertanggungjawaban manajer.

Basis data diakses dengan menggunakan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management System).

2. Akuntansi Kas

Kas merupakan salah satu aktiva perusahaan yang paling likuid, dan paling mudah dipindahtangankan dalam suatu transaksi. Transaksi tersebut misalnya untuk pembayaran gaji atau upah pekerja, pembelian aktiva tetap, pembayaran hutang, pembayaran dividen, dan transaksi lainnya yang dilakukan oleh perusahaan.

Kas sering kali diartikan oleh sebagian orang hanya terbatas pada uang tunai, yaitu uang kertas dan uang logam. Hal itu terjadi karena kedua jenis inilah yang paling banyak dilihat oleh masyarakat di dalam kehidupannya sehari-hari.

Menurut Skousen (2004 : 495)” Kas adalah aktiva lancar paling likuid dan terdiri dari bagian yang bertindak sebagai alat pertukarannya serta memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi. “

Sedangkan menurut Warren dalam Aria Farahmita (2005 : 350)” Kas (cash) meliputi koin, uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk bank draft atau cek bank; hal ini untuk selanjutnya diistilahkan dengan wesel), dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan.“

Berdasarkan hal diatas, maka kas dapat diartikan sebagai alat pembayaran meliputi uang tunai (yaitu uang logam dan uang kertas), serta dana yang disimpan di bank, yang pengambilannnya tidak dibatasi oleh bank.

Sifat-sifat kas antara lain adalah : a. alat tukar yang standar

b. dipakai sebagai dasar untuk mengukur dan menghitung

c. merupakan harta yang paling likuid dan biasanya diklasifikasikan sebagai harta lancar

Apabila kas dihubungkan dengan sistem informasi akuntansi, maka terbentuklah sistem informasi akuntansi kas yang dapat diartikan sebagai suatu sistem yang memuat sekumpulan informasi mengenai kas dan

pembayaran-pembayarannya yang dimaksudkan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan demi memenuhi kebutuhan para pemakainya.

B. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi

Adapun unsur-unsur untuk menyajikan sebuah sistem informasi akuntansi adalah:

1. Pemakai akhir

Pemakai akhir ini dibagi ke dalam dua kelompok, yaitu eksternal dan internal. Pemakai eksternal meliputi kreditur, para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok, dan pelanggan. Para pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personel

2. Sumber data

Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan transaksi pertukaran ekonomis dengan entitas lainnya dan individu dari luar perusahaan.

Misalnya : penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas dan pengeluaran kas. Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber daya dalam organisasi. Misalnya : pergerakan bahan mentah ke persediaan dalam proses, aplikasi tenaga kerja dan overhead ke barang dalam proses, penyusutan pabrik dan peralatan.

3. Pengumpulan data

Pengumpulan data merupakan tahap operasional dalam sistem informasi, tujuannya untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem adalah sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material dalam mengatur desain prosedur pengumpulan data terdapat dua aturan yakni relevan dan efisiensi. Relevan artinya sistem informasi hanya menangkap data yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai informasi. Sedangkan efisiensi maksudnya didalam pengumpulan data hanya dilakukan sekali saja agar terhindar dari pemborosan, ketidak konsistenan.

4. Pemprosesan data

Data setelah dikumpulkan, maka selanjutnya diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas dalam tahap pemprosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai yang kompleks.

5. Manajemen database.

Manajemen database merupakan tempat menyimpan fisik keuangan dan non keuangan. Isi dari database tanpa menghiraukan bentuk fisiknya, berupa hirarki data yang terdiri dari atribut data, record dan file. Tugas manajemen database terdiri dari penyimpanan data (record) yang baru dan

menyimpannya dalam lokasi yang benar dalam database.Selanjutnya perbaikan (retrieval) yakni menempatkan dan menyarikan suatu record yang ada dari database untuk diproses dan yang terakhir adalah penghapusan, yakni memindahkan secara permanen record yang sudah usang atau berlebihan dalam database.

6. Penghasil informasi

Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, membentuk, dan menyajikan untuk pemakai. Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan terstruktur. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik berikut ini : relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan merupakan rangkuman.

7. Umpan balik

Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses. Misalnya : status laporan persediaan menandakan kepada petugas kontrol persediaan bahwa item-item persediaan telah mencapai tingkat minimum yang diizinkan, atau bahkan lebih rendah. Umpan balik internal dan informasi akan memulai proses pemesanan untuk mengisi persediaan. Dengan cara yang sama, umpan balik eksternal tentang tingkat tertagihnya utang pelanggan dapat digunakan untuk menyesuaikan kebijakan kredit perusahaan.

Model umum bagi sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut :

Lingkungan Eksternal

Gambar 2.1 Model umum untuk Sistem Informasi Akuntansi

Sumber : James A.Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta, h.13.

C. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan

Sistem informasi akuntansi siklus pendapatan terdiri dari : 1. Proses penjualan

Prosedur penjualan, petugas penjualan menerima order dari pelanggan, mengisi faktur penjualan tuani dan kemudian meyerahkannya kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran barang dan juga untuk

Organisasi bisnis S u m b er D at a E k st er n al P em ak ai A k h ir E k st er n al Manajemen Database Pemrosesan Database Pengumpulan Data Penghasil informasi Sumber Data Internal Pemakai akhir informasi

pelaksanaan fungsi akuntansi. Menggunakan terminal komputer yang terhubung untuk menjalankan program inquiry/edit, petugas melaksanakan tugas-tugas seperti dibawah ini:

a. Pemeriksaan pemberian kredit dilaksanakan dengan menggunakan akses langsung pada file kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status kredit saat ini. Berdasarkan atas kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari pelanggan diterima atau ditolak.

b. Jika persetujuan kredit diterima, petugas kemudian melakukan akses pada file induk persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang dijual untuk menggambarkan keakuratan dan keadaan dari persediaan digudang dan tersedia untuk dijual.

c. Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan surat jalan ke departemen pengiriman, dan mencatat catatan penjualan pada file penjualan yang belum selesai.

Struktur dari file ini mencakup field TUTUP yang memuat nilai T dan Y untuk mengindikasi status pesanan. Catatan yang sudah dikirimkan mempunyai status tutup (yang berisi nilai Y) sehingga pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk menjadi identifikasi catatan pada prosedur batch. Nilai normal field ini pada saat catatan dibuat adalah T. nilai itu berubah pada saat barang telah dikirimkan ke pelanggan.

Petugas penjualan dapat menentukan pesanan untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan tersebut.

Prosedur Pergudangan, terminal komputer pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen pengeluaran barang, ke departemen pengiriman.

Departemen pengiriman. Petugas pengiriman melakukan prosedur mencocokkan dokumen pengeluaran barang, dan dokumen pengiriman pada terminal komputer. Petugas kemudian menentukan kurir dan menyiapkan barang untuk dikirim. Dari terminal komputer, petugas mengrimkan dokumen surat jalan (Delivery Order) dan biaya pengiriman. Petugas pengiriman mengupdate catatan pesanan yang belum selesai secara real time dan memberikan nillai Y pada field TUTUP sehingga menutup pesanan penjualan

Prosedur Update File induk

Pada akhir periode, program update batch melakukan pencarian pada file pesanan penjualan yang belum selesai untuk memberikan tanda tutup, melakukan update file induk berikut ini : file induk pembantu piutang, file induk kontrol persediaan, file induk penjualan, file induk kontrol piutang, dan file induk harga pokok penjualan. Program batch menyiapkan dan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan catatan penjualan yang

sudah selesai ke file penjualan yang sudah selesai, dan setelah itu jadilah jurnal penjualan.

2. Proses penerimaan kas

Pos penerimaan kas dapat diperoleh dari berbagai macam sumber. Sumber-sumber itu sendiri dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu sumber penerimaan rutin dan sumber penerimaan tidak rutin. Sumber penerimaan yang bersifat rutin antara lain yaitu hasil penjualan produk utama yang dilakukan secara tunai, penerimaan piutang terjadwal, dan lain-lain. Sedangkan sumber penerimaan tidak rutin antara lain penjualan aktiva, penerimaan modal saham dari investor, penerimaan bunga, dan lain-lain. Dilihat dari segi cara penerimaan, dana yang masuk ke dalam akun kas perusahaan dapat terjadi dengan berbagai cara, antara lain dengan pembayaran langsung ke kasir perusahaan, atau pelunasan melalui bank. Dana yang diterima dapat berupa uang tunai ( uang kertas dan logam) cek,

bank draft, dan lain-lain.

Pengaturan dalam hal penerimaan kas harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat dibedakan antara pengelolaan dan pengawasan fisik dengan pencatatan ke dalam akun kas perusahaannya. Pada dasarnya, semua penerimaan kas harus disetorkan melalui kasir (kecuali yang langsung ditransfer ke bank) dan setiap hari kasir menyetor uang yang diterimanya ke dalam rekening perusahaan di bank yang telah ditentukan. Selanjutnya segala bukti penerimaan kas harus diserahkan ke bagian akuntansi untuk segera dicatatkan kedalam jurnal penerimaan kas untuk kemudian

diteruskan ke laporan keuangan. Dengan demikian, ada pemisahan fungsi, yaitu kasir selaku pengelola fisik kas dan bagian akuntansi mengelola bukti penerimaan sebagai data historis.

Laporan yang berhubungan dengan kas biasanya bertujuan untuk menunjukkan besarnya saldo kas setiap harinya dan juga besarnya jumlah uang yang diharapkan akan diterima. Laporan saldo kas sebaiknya dibuat sesuai dengan prosedur penerimaan kas yang berlaku, dimana dalam prosedur penyusunan laporan keuangan turut melibatkan beberapa bagoian di dalam perusahaan yang bersangkutan dengan tujuan agar pengelolaan kas tidak hanya terpusat di satu bagian saja. Hal ini perlu diperhatikan agar pelaksanaanya memenuhi prinsip pengendalian internal.

Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh Hall (2001 :197) dimana dikatakan bahwa prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian di dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian tertentu saja. Hal tersebut diperlukan agar dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian internal yang baik.

Selanjutnya akan dibahas sistem penerimaan tunai yang terkomputerisasi disebut dengan batch. Cek dan dokumen pembayaran diterima dari bagian penerimaan dokumen dalam bentk batch. Prosedur dari sistem penerimaan tunai menurut James A. Hall (2001 : 219) adalah “departemen ruang penerimaan dokumen, departemen penerimaan tunai atau kas, departemen piutang, departemen pemprosesan data .“

a. Departemen ruang penerimaan dokumen.

Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan meyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirm ke bagian departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen piutang.

b. Departemen penerimaaan tunai dan kas

Petugas penerimaan mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal komputer, petugas membuat catatan jurnal dari jumlah total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran bank. Pada akhir periode, petugas menyetorkan uang tersebut ke bank.

c. Departemen piutang

Petugas departemen piutang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.

d. Departemen pemprosesan data.

Pada akhir periode, program batch akan melakukan pencocokan antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening pembantu piutang, dan rekening

kontrol buku besar umum. Proses ini menggunakan metode akses langsung ke file, dan pada akhirnya sistem akan membuat daftar transaksi dimana akan dilakukan pencocokan dengan daftar pembayaran oleh petugas departemen piutang

Untuk lebih jelasnya sistem penerimaan kas secara komputerisasi dapat dilihat pada lampiran 3.

D. Sistem Informasi Akuntansi siklus pengeluaran

Siklus pengeluaran terdiri dari prosedur pembelian dan prosedur pengeluaran kas.

1. Prosedur Pembelian

Departemen Pemrosesan Data, proses pembelian dimulai dalam departemen pemrosesan data, dimana fungsi kontrol persediaan dilakukan. Ketika persediaan dikurangi karena adanya penjualan atau digunakan dalam produksi, sistem akan menentukan item-item yang dipengaruhi oleh account persediaan dalam file buku besar untuk pemesanan kembali. Ini akan membuat pencatatan di file permintaan pembelian menjadi terbuka. Setiap catatan (record) dalam permintaan terbuka menunjukkan persediaan yang harus diisi kembali stocknya.. Record tersebut berisi nomer item persediaan, keterangan, jumlah yang dipesan, dan harga unit standar, dan nomor pemasok dari pemasok utama. Informasi yang diperlukan untuk membuat record permintaan pembelian dipilih dari record buku besar pembantu persediaan. Record buku besar pembantu persediaan kemudian ditandai “

Dalam Pemesanan” untuk menghindari item tersebut dipesan kembali sebelum item tersebut dikirim.

Departemen Pembelian, ketika menerima permintaan pembelian, departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian lima bagian. Salinan tersebut dikirim ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaan, pemrosesan data, dan disimpan dalam pembelian tersendiri. Terdapat beberapa pendekatan untuk mengotorisasi dan memesan persediaan. Pendekatan pertama, sistem ini menyiapkan dokumen pesana pembelian dan mengirimkannya ke departemen pembelian untuk diperiksa dan ditanda tangani. Agen pembelian kemudian mengirimkan pesanan pembelian yang sudah disetujui ke pemasok dan mendistribusikan salinannya ke pemakai internal lainnya.

Sistem yang ditunjukkan dalam pendekatan kedua mempercepat proses pesanan dengan mendistribusikan pesanan pembelian langsung ke pemasok dan pemakai internal, dengan demikian tidak melewati departemen pembelian. Sistem ini menghasilkan daftar transaksi item-item yang dipesan untuk diperiksa oleh agen pembelian.Pendekatan ketiga menunjukkan rekayasa teknologi yang disebut sebagai (EDI-electronic data interchage) pertukaran data elekronik. Metode ini tidak memproduksi dokumen fisik (pesanan pembelian atau pesanan penjualan). Melainkan, sistem komputer dari perusahaan penjual dan pembeli dihubungkan oleh jalur telekomunikasi khusus. Pembeli dan penjual merupakan pihak-pihak yang mengadakan perjanjian perdagangan

dimana seluruh proses pemesanan diotomatisasi dan tidak dihalangi oleh intervensi manusia.

Didalam ketiga pendekatan tersebut, tahap otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dikondolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer.Dokumen permintaan pembelian dalam sistem ini tidak diperlukan dan tidak diproduksi. Namun demikian, pencatatan permintaan akan tetap ada di disket atau pita magnetis untuk dipakai dalam jejak audit.

Departemen Pemrosesan data, Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespondensinya dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup.

Departemen Penerimaan, ketika barang-barang diterima dari pemasok, petugas penerimaan, menyiapkan laporan penerimaan. Salinan dokumen dikirim ke bagian pembelian, utang dagang, dan pemrosesan data.

Pemrosesan data, mengupdate file buku besar pembantu persediaan dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda “Dalam Pemesanan” dari record persediaan. Sistem ini menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup

record korespondensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan

pembelian tertutup.

Utang Dagang, ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok, kemudian dilakukan rekonsiliasi dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang.

Petugas itu kemudian menyiapkan satu voucher tersebut ke pemrosesan data Departemen Pemrosesan Data, suatu program batch menvalidasi record voucher dari file pemasok sah, menambahnya ke register voucher (file buku besar pembantu utang dagang terbuka), dan menyiapkan total batch untuk memposkan akun kontrol utang dagang ke dalam buku besar umum. Total dari utang dagang tertutup dan pengeluaran kas harus sama.

Departemen Pengeluaran Kas, merekonsiliasi cek tersebut dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dinegosiasi ke manajemen untuk ditandatangani. Cek tersebut kemudian dikirim ke pemasok. Satu salinan dari tiap cek tersebut ke bagian utang dagang dan salinan lainnya disimpan dari bagian pengeluaran kas bersama daftar transaksi.

Departemen utang dagang, Ketika menerima salinan cek, petugas administrasi utang dagang mencocokkan cek tersebut dengan voucher terbuka dan mentransfer item-item tertutup ini ke file voucher tertutup.

Untuk mendanai kegiatan operasional perusahaan biasanya menggunakan kas kecilnya. Pengertian dana kas kecil menurut Skousen dan Stice (2001 :379) yaitu “jumlah kas kecil yang disimpan di tangan untuk pembuatan pembayaran bermacam-macam”

Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu :

a. Sistem saldo berfluktuasi

Penyelenggaraan kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dan

dana kas kecil

2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil sehingga setiap saldo rekening ini berfluktuasi

3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil selalu mengalami perubahan dari waktu ke waktu

b. Sistem Imprest

Dalam sistem ini penyelenggaraan kas kecil dilakukan sebagai berikut: 1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat

dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.

2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil), melainkan hanya dikumpulkan dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil

3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah uang yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap kas kecil lebih mudah dilakukan. Jumlah uang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran dana kas kecil.

Dalam bukunya Mulyadi ( 2001 : 534) menjelaskan adanya fungsi-fungsi sebagai berikut: “Kas, Akuntansi, Pemegang dana kas kecil, dan Auditor intern)

1. Fungsi kas

Bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2. Fungsi Akuntansi

(a). Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan

(b). Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil

(c). Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek

(d). Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil .

(e). Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar tercantum

dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai dalam pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

4. Fungsi Auditor Intern

Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas audit secara mendadak (surprise audit) terhadap saldo dana kas kecil di tangan pemegang dana kas kecil.

F. Pengendalian Intern dan Pengendalian Intern Kas 1. Pengendalian Intern

Tiap- tiap perusahaan harus memonitor kegiatan usaha dan hasil yang diperolehnya. Manajemen harus senantiasa melakukan pengawasan yang berkesinambungan dan tetap menganalisa laporan-laporan dan catatan yang berkaitan dengan kondisi keuangan perusahaan.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 : 319.2) “ Pengendalian intern adalah suatu proses- yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel entitas- yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.”

Bodnar dan Hopwood dalam Amir (2000 : 174) menjelaskan bahwa struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari 3 elemen, yaitu lingkungan pengendalian, sistem akuntasi, dan prosedur-prosedur pengendalian.

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian dapat berupa sikap, tindakan, kebijakan, dan juga prosedur yang mencerminkan pandangan manajemen dan pemilik perusahaan mengenai pentingnya intern perusahaan. Efektivitas sistem akuntansi dan prosedur pengendalian sangat ditentukan oleh suasana yang diciptakan oleh lingkungan pengendalian tersebut.

2. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi yang menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewjiban yang berkaitan.

3. Prosedur-prosedur pengendalian

Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan akan dapat tercapai.

Menurut Mulyadi (2001 :181) karakteristik pengendalian intern akuntansi dalam sistem komputer adalah :

• Karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyagkut pengolahan data akuntansi

• Komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaaan (edit) yang semula dilakukan manusia melakukan program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual.

• Sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pemberian tanggung jawab fungsional dalam pelaksaaan transaksi dapat dikurangi.

2. Pengendalian intern terhadap kas

Menurut James A. Hall (2001 : 150) Sistem kontrol internal merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu:

a. Untuk menjaga aktiva perusahaan

b. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi.

c. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan

d. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Prosedur-prosedur pengendalian yang dimanfaatkan dalam suatu struktur pengendalian intern perusahaan dapat dikategorikan sesuai dengan pengendalian akuntansi intern. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur pencatatan yang berhubungan dengan pengamanan aktiva dan kelayakan laporan keuangan.

Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memiliki enam prinsip dasar, yaitu:

a. Pemisahan fungsi

Pemisahan fungsi akan membantu para pekerja untuk menyelesaikan tugasnya secara lebih efisien. Pemisahan fungsi bertujuan untuk menghindari kesalahan dan ketidakberesan yang terjadi dalam kegiatan perusahaan.

b. Prosedur pemberian wewenang

Bertujuan untuk menjamin bahwa semua transaksi telah diotorisasi oleh orang yang tepat.

c. Prosedur dokumentasi

Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi demi terciptanya sistem pengendalian akuntansi yang efektif.

Di dalam suatu prosedur, juga diatur mengenai pemisahan tugas. Bodnar dan Hopwood dalam Amir (2001 : 183) menyatakan bahwa, “Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi kemungkinan bagi seseorang untuk berada dalam posisi melakukan kekeliruan dan ketidakberesan sendiri “

Pemisahan tugas diwujudkan dengan memberikan tanggung jawab otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, dan penanganan fisik aktiva kepada orang yang berbeda. Untuk mencapai pemisahan tugas, tanggung jawab otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, penanganan fisik aktiva dilakukan oleh fungsi-fungsi yang terpisah yang digambarkan dalam suatu struktur organisasi.

Menurut Widjajanto (2001:18) prinsip-prinsip yang harus dipegang dalam suatu struktur organisasi adalah :

a. harus ada pemisahan antara fungsi pencatatan, pelaksanaan dan penyimpanan atau pengelolaan

b. suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi dari awal sampai akhir

Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas (job description) yang mengatur tentang tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajaran sesuai dengan fungsinya. Uraian tugas tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur dalam bentuk peraturan-peraturan pelaksanaan tugas yang didalamnya dimuat prosedur pelaksanaan suatu kegiatan disertai dengan penjelasan mengenai pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Di dalam uraian tersebut juga diatur mengenai pembagian tugas para pelaksana yang bertanggung jawab atas tiap-tiap tahapan transaksi.

Dilihat dari hubungannya dengan pihak luar, dalam pengelolaan kasnya, perusahaan biasanya melibatkan pihak ketiga berupa lembaga keuangan. Lembaga

keuangan tersebut adalah bank. Bank sering sekali memberikan jasa pelayanan untuk membantu transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan dengan pihak luar, misalnya untuk jasa transfer,,menyimpan dana, memberikan kredit atau pinjaman, pengadaan cek dan giro yang dibutuhkan perusahaan untuk keperluan transaksinya.

Dalam hal ini kedua belah pihak, baik perusahaan maupun bank membuat pencatatan mereka masing-masing untuk keperluan kontrol atas kegiatannya. Ada kalanya pencatatan yang disusun oleh perusahaan berbeda dengan bank. Hal ini biasa trjadi disebabkan waktu pencatatan yang berbeda, perlakuan transaksi yang tidak sama, karena belum disesuaikan, dan faktor-faktor lainnya. Sebab ketidaksesuaian itu harus diteliti demi terlaksananya pengendalian yang efektif. Untuk menyesuaikan catatan yang disusun oleh kedua belah pihak tersebut, dilakukanlah rekonsiliasi bank.

Menurut Warren, Reeve, dan Fess (2005 : 361) “ Rekonsiliasi bank (bank

reconciliation) adalah daftar transaksi dan jumlahnya yang menyebabkan saldo

kas dilaporkan pada laporan bank berbeda dari saldo kas pada pembukuan perusahaan.”

Tujuan dari rekonsiliasi bank adalah untuk melakukan pengendalian atas pencatatan yang diselenggarakan oleh kedua belah pihak, untuk menghindari kesalahan pencatatan maupun tindakan penyelewengan yang dilakukan denga sengaja. Dengan demikian harta perusahaan akan terjamin keamanannya.

Demikianlah tinjauan pustaka mengenai sistem informasi akuntansi penerimaaan dan pengeluaran kas serta pengendalian atas kas tersebut di dalam perusahaan. Hal yang diuraikan dalam tinjauan pustaka ini akan dibandingkan dengan sistem yang berlaku di perusahaan yang menjadi objek penulis dan akan dibahas dalam bab selanjutnya.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah deskriptif , yaitu penelitian yang dilakukan untuk menguraikan sifat-sifat dan karakteristik dari suatu objek penelitian.

B Jenis Data

1. Data Primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau data yang terjadi di lapangan yang diperoleh dari teknik wawancara dan observasi dan kemudian diolah oleh penulis.

2. Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi, seperti struktur organisasi, flowchart, dan lain-lain.

C. Teknik Pengumpulan Data

1. Teknik Wawancara, yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak tertentu perusahaan.

2. Tehnik observasi, mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang diteliti dalam hal sistem informasi akuntansi PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan.

3. Tehnik studi literature yaitu mengumpulkan data-data dan mempelajari teori dan literature yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi kas.

D. Metode Penganalisaan Data

Analisis data yang dilakukan adalah dengan metode deskriptif yaitu metode analisis dengan menyusun data-data yang diperoleh kemudian diinterpretasikan, dan dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

E. Responden

Yang menjadi responden dalam penulisan skripsi ini adalah orang-orang yang terkait atau punya hubungan dengan apa yang diteliti oleh penulis. Dalam hal ini yang menjadi responden adalah officer keuangan.

F. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Penelitian untuk penulisan skripsi ini berlangsung dari tanggal 1 September 2007 yang dilakukan oleh penulis di PT Indosat, Tbk yang beralamat di jalan Perintis Kemerdekaan No.39 Medan.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Gambaran Umum PT INDOSAT, TBK a. Sejarah singkat PT Indosat, Tbk

Indosat ( Indonesia Satelite Corporation) didirikan oleh American cable and radia Corporation, berdasarkan Peraturan Pemerintah RI dalam rangka Undang-Undang Penanaman modal Asing (PMA) dengan akta pendirian tanggal 10 November 1967 no. 55 yang dibuat dihadapan Moehammad Said Tadjoedin, notaris di Jakarta. Akta tersebut telah disetujui oleh Menteri Kehakiman RI pada 20 November 1967.

American cable & Radio Coorporation adalah anak perusahaan dari US Telephone and Telegraph Coorporation, yang merupakan anak perusahaan dari International Telephone Telegraph Coorporation (ITT). Berdasarkan perjanjian antara pemerintah RI dengan ITT, Indosat didirikan untuk membangun dan mengoperasikan stasiun bumi satelit dan fasilitas penunjangnya di Indonesia. Langkah pertama dari PT Indosat adalah dibangunnya stasiun bumi satelit internasional Jatiluhur yang peresmiannya dilakukan oleh Bapak Presiden Soeharto, sehingga dengan adanya stasiun ini dapat mengakses ke Intelsat yaitu samudera Hindia (IOR) dab samudera Pasifik (POR). Hingga saat ini satelit tersebut memiliki Antena Intelsat dan 1 buah Antena Immarsat, selain dari pada itu juga teradapat di Pantai Cermin Medan, Banyu Urip Surabaya, Bukit Mata kucing Batam.

Pada tahun pendiriannya sampai dengan 1980 American Cable & Radio Coorporation adalah satu-satunya pemegang saham PT Indosat. Pada tanggal 20 November 1980 seluruh saham Indosat yang dimiliki oleh American Cable & Radio Coorporation dibeli oleh negara RI dan Indosat berubah status menjadi BUMN dalam bentuk Persero yang bernaung dibawah Departemen Pariwisata Pos & Telekomunikasi. Dalam rangka penawaran umum, seluruh ketentuan Anggaran Dasar diubah dengan ketentuan baru sebagaimana dituangkan dalam Akta tanggal 11 Juli 1994 N0.74 yang dibuat dihadapan Poerbaningsih Adi Warsito, SH di Jakarta.

Khusus untuk Medan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada pemakai jasa telekomunikasi maka dibangun SGI-2 yang dimulai dengan dioperasikannya entra telephone digital internasional dan Sistem komunikasi Kabel Laut (SKKL), Medan-Singapura (Me-Sing) pada tanggal 20 Oktober 1984, kemudian tanggal 2 Maret 1985 gedung SGI-2 Medan-Penang diresmikan oleh Presiden Soeharto dengan Perdana Menteri Malaysia Dr. Mahathir Moehammad. Dan pada 20 Maret 1986 Sentra Telex Internasional dioperasikan.

Pada tahun 1994 PT. Indosat SGI-3 Batam yang beroperasi di Batam. Serta pada tahun 1994 PT Indosat melakukan perivatisasi tahap awal, PT Indosat Go

Public ( IPO 35 %) dan mencatatkan di burasa efek New York, Jakarta, Surabaya,

ini merupakan BUMN pertama melakukan Go Public.Di tahun yang sama pemerintah mengeluarkan UU No 36/1999 yang efektif berlaku 8 Setember 2000. Indosat diberi izin melakukan penyelenggaraan telekomunikasi local/domestic atau disebut FNSP ( Full Service Network Provider)

Pada tahun 2001 PT Indosat meluncurkan produksi seluler pasca bayar IM3

( Indosat Multi Media Mobile). Dan di tahun yang sama PT. Indosat memiliki 100 % saham PT Satelindo. Dan masih pada tahun yang sama PT Indosat Regional Barat membuka kantor cabang di Pekan baru (area Sumbagsel) melayani Provinsi Riau (daratan), Jambi, Sumatera Selatan, Lampung, Bengkulu, sedangkan Sumbagut melayani Provinsi Sumatera Utara, Aceh dan Sumatera Barat.

Pada Mei 2002 dilakukannya privatisasi lanjutan, pemerintah RI melepaskan 8,1 % saham di Indosat dan pada 27 September 2002 pemerintah kembali melepaskan sahammnya sebesar 41, 94 % di Indosat kepada Investor strategis yaitu kepada Singapore Technologi Media (STT) Singapore ( pemerintah 14,96 %, public 43,10%), sehingga Indosat berubah menjadi PMA.

Pada tahun 2003 Indosat melakukan merger yaitu penggabungan antara Satelindo, Indosat Multi Media Mobile menjadi Indosat. Pada tahun Indosat melakukan launching prduk seluler baru yang merupakan seluler CDMA (Code

Division Multiple Accsess) yaitu “ Star One” dan pada tahun yang sama juga

Indosat melakukan launching IM3 khusus di kota Medan.

Pada saat ini komposisi kepemilikan saham Indosat menjadi 44,32% milik public, 41,01 % milik STT dan 14,67% milik pemerintah RI termasuk saham seri A.

b. Struktur Organisasi

PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan mempunyai 4 wilayah kerja yang meliputi Nanggroe Aceh Darusalam (NAD) dan Sumatera utara area, Batam area, Riau Daratan, Sumatera Barat, Bengkulu area dan wilayah yang terakhir adalah Sumatera Selatan, Jambi, Babel, Lampung area yang dipimpin oleh seorang pemimpin yaitu Senior Vice President Sumatera Regional Office.Vice

President Sumatera Regional Office membawahi 6 bagian. Agar lebih jelasnya,

fungsi masing-masing bagian akan diuraikan sebagai berikut : a. Bagian Commerce

Bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1) Melakukan riset pasar & menyusun perencanaan serta program pengembangan pasar & pelayanan

2) Melakukan pengembangan produk dalam upaya memenuhi kebutuhan pasar dan pelayanan

3) Menetapkan dan mengevaluasi target penjualan dan pencapaianya serta melaporkannya secara periodik

4) Merencanakan strategi, sistem manajemen penjualan, pelayanan dan penetrasi pasar di divisi regional

5) Merencanakan dan melaksanakan komunikasi pemasaran kepada calon pelanggan yang telah ada mencakup peromosi, pameran dan penyediaan pemasaran

7) Pengelolaan database pelanggan mencakup : volume, market share, profil berlangganan

b. Bagian Techinal Operation

Bagian-bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1) Melakukan aktivasi dan deaktivasi pelanggan serta perekam data

percakapan

2) Melakukan perencanaan jaringan untuk jasa GCS (General

Coorporate Service) meliputi perhitungan nilain investasi

3) Melakukan pendataan pelanggan & perencanaan kebutuhan sirkuit 4) Melakukan pelaksanaan provisioning yang meliputi survey teknis

kebutuhan sarana, instalasi/deinstalasi, melaksanakan kegiatan end to end test, transmission link test dan integrasi perangkat serta penandatanganan berita acara aktivasi/deaktivasi jasa GCS

5) Melakukan koordinasi dengan pihak ketiga untuk seluruh kegiatatan dan persiapan non teknis dan administrasi dari aspek perencanaan dan pengembangan jaringan

6) Pengoperasiaan dan pemeliharaan perangkat transmisi dan jaringan Pantai Cermin

7) Monitoring dan kualitas performansi

8) Koordinasi dengan mitra kerja dalam dan luar negeri untuk menjamin kontinuitas dan sinkronisasi

c. Bagian Information Technologi

Bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1) Proses produksi data billing dan invoicing

2) Kegiatan pelayanan data informasi

3) Pengembangan dan pemeliharaan aplikasi billing dan jastel serta sistem informasi manajeman untuk divisi regional Sumatera

4) Pemeliharaan infrastruktur sistem informasi untuk divisi regional Sumatera

5) Pengiriman tagihan kepada pelanggan

6) Pengelolaan tagihan termasuk kepada pemantauan dan verifikasinya 7) Penanganan tagihan tertunggak

d. Bagian Administarasi & General Affair

Bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1) Koordinasi perencanaan dan kebutuhan tenaga kerja divisi regional 2) Administrasi kepegawaian

3) Pengelolaan database pegawai

4) Koordinasi program pendidikan & pelatihan

5) Operasi dan Pengelolaan operasional perkantoran dan keamanan gedung di Medan

6) Pemeliharaan sarana penunjang untuk Medan dan Pantai Cermin 7) Pengelolaan suku cadang dan sarana penunjang untuk Medan &

e. Bagian Finance

Bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1) Penyusunan anggaran divisi dan pemantauan realisasi anggaran 2) Pengelolaan penerimaan dan pembayaran transaksi keuangan divisi

regional

3) Pencatatan dan pemeliharaan data transaksi keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi

4) Penyusunan laporan keuangan divisi internal f. Bagian Internal Audit

Bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1) Melakukan audit di bidang keuangan dan sistem pendukung (keuangan,administrasi, sumber daya manusia, informasi, hubungan

kelembagaan)

2) Menyampaikan rekomendasi sebagai bahan pertimbangan direksi dalam mengambil keputusan strategis mencakup aspek keuangan, data dan informasi

3) Evaluasi dan pelaporan hasil audit termasuk saran dan perbaikan kepada unit kerja terkait

3. Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pendapatan

Adapun sistem komputerisasi yang digunakan oleh PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan adalah SAP (System Application program) R/3 yaitu sebuah apllikasi sofware dengan dasar modul-modul di dalam area bisnis seperti : keuangan, penjualan dan pengaturan material ( finance, sales & material management). Modul SAP ini sangat terintegrasi satu sama lain dan mengfunakan data yang mum dan tersimpan dalam database. Dalam SAP, kita mengenal aplikasi keuangan yang terdiri dari beberapa modul. Dalam skripsi ini penulis melakukan penelitian dengan memusatkan perhatian pada modul Account Receivable (AR) dan Account Payable (AP) yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas.

Pada PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office menggunakan dua server untuk bisnis proses yaitu development server (SAP01) dan produstion server (SAP02) untuk operasional SAP. Spesifikasi untuk server SAP 01 adalah processor 6 CPU memory 4 GB. Adapun spesifikasi SAP untuk aplikasi dengan PC adalah memori 128 MB, processor Pentium III dan memakai network interface card yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

Modul Account receivable dalam aplikasi SAP R/3 Client server ABAP4 menyediakan beberapa instruksi kerja dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

a. Membuat master data customer dengan menggunakan program upload dan secara otomatis meng-update table mapping customer

b. Dokumen Parking dipakai untuk menyimpan sementara dokumen yang belum ingin diposting dalam sistem SAP tanpa melakukan cek secara ekstensif.

c. Mendisplay dokumen yang sudah diparked

d. Mengedit dokumen yang sebelumnya sudah diparked

e. Fungsi post per parked document digunakan untuk melakukan posting ke sistem atas dokumen-dokumen yang diparked sebelumnya

Secara umum siklus pendapatan di PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan yaitu semua pendapatan yang diperoleh setiap hari dikumpulkan dan di unit treasury dan kemudian akan dicata, selanjutnya diserahkan ke unit penagihan yang akan diinput ke dalam Aplikasi AR. Setelah semua data pendapatan diinput ke dalam aplikasi AR dan diberi tanda bahwa data telah dinput,urusan penagihan akan menyerahkan data ini ke bagian akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pendapatan serta untuk rekonsiliasi setiap akhir bulan

Rekening koran untuk account pendapatan setiap hari dikumpulkan oleh unit penagihan untuk memonitoring semua penerimaan yang akan disesuaikan dengan dokumen pendapatan setiap hari yang diserahkan unit treasury, penyesuaian terhadap invoice yang telah dikeluarkan setiap bulannya, serta konversi mata uang yang berlaku terhadap tagihan pemakaian jasa yang dikenalan mata uang asing seperti US $ (dollar Amerika)

Siklus pendapatan pada PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan terdiri dari:

1) Global Corporate System (GCS) 2) Phone Domestic

b. Sistem Penerimaan Kas 1) Penerimaan uang tunai

2) Penerimaan transfer Kantor Pusat 1) Sistem Penjualan

Adapun dalam modul AR tersebut dicata semua sumber penjualan PT Indosat adalah yaitu:

1) Global Corporate Service (GCS)

Pendapatan yang diterima yang berasal dari penjulan jasa berupa jaringan penghubung antara satu pelanggan dengan pelanggan yang lain yang dilakukan secara terus menerus. Misalnya: PT Inalum, PT Pertamina. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan pada PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan adalah sebagai berikut:

1) Nota dinas 2) Kontrak

3) Berita Acara Lapangan ( Balap)

Adapun prosedur pendapatan Global Corporate System pada PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan yaitu:

a) Bagian administrasi dan penjulan menerima dokumen nota dinas, kontrak dan berita acara lapangan.

b) Bagian penagihan memeriksa dokumen tersebut kemudian bagian penagihan memeriksa apakah dokumen tersebut telah lengkap dan telah sesuai diantara ketiga dokumen tersebut, apabila salah maka prosedur akan kembali ke awal yaitu melakukan konfirmasi kepada customer bahwa dokumen tersebut tidak lengkap ataupun tidak sesuai c) Bila dokumen tersebut telah benar dan telah disetujui oleh bagian

penagihan kemudian bagian ini membuat invoice yang telah diseuaikan dengan kontrak, nota dinas, serta berita acara lapangan d) Kemudian berdasarkan invoce dan dokumen tersebut dimasukkan ke

database sebagai perangkat penyimpanan dan sekaligus pada tahap ini dibuat cek faktur pajak, tarif dan pembubuhan tanda tangan oleh manajer keuangan

e) Kemudian invoce dibuat rangkap 2, satu diberikan kepada customer dan satu lagi ke bagian penagihan A/R

f) Melakukan tahap persiapan dengan terlebih dahulu memeriksa invoce , apabila invoice salah maka kembali ke tahap pembuatan invoice

g) Apabila telah seuai maka invoce tersebut dimasukkan ke dalam aplikasi SAP pada tahap ini PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan telah mengakui adanya pendapatan dan melakukan penjurnalan h) Kemudian invoce tersebut dibuat rekap dan diberikan ke bagian pajak

untuk membuat rekap PPN, fotocopy faktur pajak dan digunakan sebagai dasar laporan pajak keluaran PT Indosat.

i) Lalu invoice yang satu lagi digunakan untuk memposting antara invoce dengan rekening koran customer.

j) Kemudian bagian penagihan melakukan clearing serta memeriksa apakah customer sering melakukan tunggakan proses ini dilihat dari database yang ada

k) Apabila customer tidak membayar maka dilakukan pengunjungan kepada customer jika tidak dibayar juga maka akan diserahkan ke Jakarta ke Badan Urusan Pelelangan Negara (BUPN).

l) Bila customer membayar makan akan dibuat tanda bukti pembayaran yang akan diserahkan ke bagian penagihan dan treasury selanjutnya penerimaan tersebut keesokan harinya akan disetor ke bank.

Prosedur penjualan jasa yang dilakukan oleh PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan melalui Global corporate system dapat dilihat dalam lampiran 3.

2) Phone Domestic

Berupa pendapatan yang berasal dari jasa yang diberikan PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan berupa jaringan tertutup Indosat phone yang dipergunakan oleh perusahaan.

Adapun dokumen-dokumen yang dipergunakan oleh PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan adalah sebagai berikut:

4) Nota dinas (Nodin) 5) Kontrak

Adapun pendapatan Phone Domestic pada dasarnya sama dengan prosedur GCS yaitu :

a) Bagian Administrasi dan penjualan menerima dokumen nota dinas, kontrak, dan berita acara kemudian,

b) Bagian penagihan memeriksa dokumen tersebut telah lengkap dan telah sesuai diantara ketiga dokumen tersebut, apabila salah maka prosedur akan kembali ke awal yaitu melakukan konfirmasi kepada customer bahawa dokumen tersebut tidak lengkap ataupun tidak sesuai.

c) Bila dokumen tersebut telah benar dan disetujui oleh bagian penagihan kemudian bagian ini membuat invoice yang telah disesuaikan dengan kontrak, nota dinas, serta berita acara lapangan.

d) Kemudian berdasarkan invoce dan dokumen tersebut dimasukkan ke database sebagai perangkat pernyimpanan dan sekaligus pada tahap ini dibuat cek faktur pajak, tarif dan pembubuhan tanda tangan oleh manager keuangan.

e) Kemudian invoice dibuat rangkap 2, satu diberikan kepada customer dan satu lagi oleh bagian penagihan / AR

f) Melakukan tahap persiapan dengan terlebih dahulu memeriksa invoce, apabila invoice salah maka kembali ketahap pembuatan invoice.

g) Kemudian setelah sesuai invoice tersebut dikirim ke bagian IT Jakarta untuk dilakukan pembuatan invoice, setelah dibuat lalu

h) invoce tersebut dikirm ke bagian penagihan/AR melalui SAP dengan cara interface data.

i) Setelah bagian penagihan /AR Medan menerima invoce kemudian invoice tersebut dibuat rekap 2 dan diberikan ke bagian pajak untuk membuat rekap PPN, fotocopy faktur pajak dan digunakan sebagai dasar laporan pajak keluaran PT Indosat.

j) Lalu invoce yang satu lagi digunakan untuk memposting antara invoce dengan rekening koran customer.

k) Kemudian bagian penagihan melakukan clearing serta memeriksa apakah customer sering melakukan tunggakan proses ini dilihat dari database yang ada.

l) Apabila cutomer tidak membayar maka dilakukan pengunjungan kepada customer, jika tidak dibayar juga maka akan diserahkan ke Jakarta ke Badan Urusan Pelelangan Negara (BUPN)

Prosedur penjualan jasa yang dilakukan ole PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan melalui Phone domestic dapat dilihat dalam lampiran 4

b. Sistem Penerimaan Kas 1) Penerimaan uang tunai

Adapun prosedur dalam penerimaan tunai PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan adalah sebagai berikut:

a) Bagian kasir menerima sejumlah uang tunai kemudian kasir membuat kuitansi untuk pelanggan.

b) Kemudian bagian kasir menyerahkan uang yang telah diterima ke bagian penagihan kemudian berdasarkan nota dinas, kontrak, berita acara lapangan dan invoice yang telah dibuat oleh bagian penagihan yang tersimpan dalam database dan uang yang telah diterima disesuaikan apakah jumlahnya cocok.

c) Kemudian dokumen dan uang yang ada di bagian penagihan diserahkan ke bagian treasury/perbendaharaan untuk disetor ke bank besok harinya. d) Kemudian bank mengirimkan rekening koran kepada bagian akuntansi

pada saat ini baru diakui adanya penerimaan, kemudian data tersebut di file dan disimpan ke database.

Dr Cr

Kas xxx

Piutang xxx

Prosedur sistem penerimaan kas yang dilakukan PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan melalui penerimaan tunai dapat dilihat dalam lampiran 5.

2) Penerimaaan Transfer dari kantor pusat

Adapun penerimaan dari kantor pusat ini dilakukan setiap 1 bulan sekali a) Kantor pusat mengirim uang melalui bank yang telah dimiliki PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan dimana saldonya bersifat

imprest fund yaitu dananya tetap setiap 1 bulan yang dilakukan secara

b) Kemudian setelah mengirim lewat bank kemudian bank tersebut mengirim rekening koran kemudian rekening koran ini sebagai bukti bahwa PT indosat pusat telah mengirimkan uang kas dan kemudian rekening koran dicatat oleh bagian akuntansi dan dimasukkan ke dalam database.

c) Kemudian bagian kasir membuat persetujuan pengisian dana kas yang digunakan untuk operasional perusahaan setelah disetujui kemudian dokumen.

d) Persetujuan ini ditandatangani oleh bagian treasury dan manajer keuangan baru kemudian dilakukan pentransferan dana ke bagian kasir e) Kemudian bagian treasury membuat dokumen pengeluaran kas untuk dibawa ke bank dan bank akan mengeluarkan dana sejumlah nilai yang tertera.

4. Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pengeluaran

Adapun semua pengeluaran PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan dicatat dalam modul Account Payable (AP). Modul Account Payable dalam aplikasi SAP R/3 Client Server ABAP4 menyediakan beberapa instruksi kerja dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

a. Melakukan registrasi dan dokumen-dokumen invoice/tagihan yang diterima dari vendor.

b. Memproses data-data tagihan dari vendor yang telah diterima oleh front office. Dalam proses ini, staff AR/AP akan membentuk berbagai

dokumen jurnal dalam sistem SAP, yaitu : principal, VAT, Pph, denda (jika ada), dan lain-lain.

c. Memproses lebih lanjut data-data tagihan dari vendor yang telah diapprove oleh staff AR/AP.

d. Document parking dipakai untuk menyimpan sementara

dokumen-dokumen yang belum ingin diposting dalam sistem SAP. Parked document dapat di update dan diposting di kemudian hari oleh orang lain atau kita sendiri jika diperlukan.

e. Post parked document digunakan untuk melakukan posting ke sistem

atas dokumen-dokumen yang di park sebelumnnya.

f. Fungsi delete parked document digunakan untuk melakukan deletion di sistem atas dokumen-dokumen yang di park sebelumnya. Hal ini dilakukan bila ternyata parked document tersebut sudah tidak dibutuhkan lagi.

g. Membutuhkan invoice (Account Payable) yang diterima dari vendor berdasarkan purchase order yang dibuat.

h. Dapat melakukan jurnal pembalik jika ternyata terdapat kesalahan dalam memposting dokumen SAP hanya dapat melakukan jurnal pembalik secara otomatis jika tidak ada “cleared item” , di post melalui

memberikan jaminan bahwa seluruh penerimaan uang yang dilakukan perusahaan telah dicatat dan langsung disetor ke PT Indosat pusat. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyelewengan terhadap penerimaan kas.

Secara umum setelah diadakan perbandingan antara teori dengan penerapan di perusahaan, maka menurut penulis sistem informasi penerimaan kas yang diterapkan oleh perusahaan sudah cukup efektif dan memadai. Yaitu dengan diadakannya pemisahan fungsi pencatatan, penerimaan, dan pengeluaran kas, sehingga proses cross check antara fungsi-fungsi tersebut dapat terlaksana dengan baik.

2. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

Berdasarkan analisis riset yang telah dilakukan pleh penulis di PT Indosat, sistem pengeluaran kas yang dilaksanakan sudah berjalan cukup baik, dengan adanya pemisahan tugas bagian Account Payable dan kasir. Namun penulis menemukan ketidakefisienan dalam pengeluaran kas. Ada pembayaran denda yang disebabkan pembayaran yang lewat dari batas jatuh tempo. Hal ini disebabkan PT Indosat, Tbk tidak membuka sistem yang dapat menscan file-file jatuh tempo. Sistem ini tidak dibuat sebab dalam persetujuan pembayaran tidak ada tanggal jatuh tempo sehingga tidak diketahui kapan suatu file harus dibayar ke pihak luar.

3. Pengendalian Intern Kas

Pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan sistem yang dikoordinasikan di perusahaan dengan tujuan menjaga harta milik perusahaan,

memeriksa kebenaran dan ketelitian data akuntansi, meningkatkan efisiensi dalam operasi, dan mendorong agar semua kebijakan manajemen dapat dipenuhi.

Pengendalian intern dilaksanakan untuk mengawasi sistem akuntansi kas yang diterapkan oleh perusahaan, sehingga data-data keluaran dari sistem akuntansi yang diterapkan benar-benar akurat dan terjamin kebenarannnya.

PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan telah menerapkan prinsip-prinsip fungsi pengendalian kas. Maka penulis akan menganalisis dan mengevaluasi pengendalian intern kas pada PT Indosat adalah sebagai berikut :

a. Perusahaaan telah melakukan pengendalian intern dengan adanya pemisahan tugas dari masing-masing bagian.

b. Pada saat tutup buku kas, dilaksanakan cash opname untuk menguji kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung dan saldo kas di buku kas dibandingkan dengan kas secara fisik

c. Setiap penerimaan kas harus ditransfer ke pusat, dan setiap hari saldo kas dan saldo bank dilaporkan kepada Senior Vice President Sumatera Reginonal Office. Hal ini merupakan kontrol atas kas , untuk mencegah penyelewengan kas perusahaan.

d. Dana petty cash (kas kecil) yang digunakan untuk operasional perusahaan dibawah Rp 1 juta, sedangkan untuk diatas Rp 1 juta melalui transfer antar bank, yang diawasi oleh manager keuangan.

e. Internal auditor melakukan pemeriksaan terhadap saldo kas, tiap 6 bulan sekali. Untuk menguji kebenaran saldo kas dalam buku kas perusahaan.

Dalam penerapannya di perusahaan, penulis melihat bahwa pengendalian kas secara umum telah sesuai dengan prosedur standar yang ada dalam sistem pengendalian intern. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan juga cukup untuk menunjang aktivitas perusahaan , dan untuk meminimalisir kecurangan atas kas erusahaan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Struktur organisasi perusahaan dalam kaitannya dengan sistem informasi akuntansi telah dirancang dengan baik agar mampu menjalankan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan sesuai dengan fungsi dan wewenang.

2. PT Indosat, Tbk Sumatera Regional Office Medan telah menggunakan sistem informasi akuntansi penerimaaan dan pengeluaran kas yang dirancang sesuai dengan syarat-syarat prosedural untuk mempermudah pengendalian intern terhadap operasional perusahaan.

3. Pemisahaan tugas dalam sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas telah diterapkan secara memadai, yakni antara fungsi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, yang dipisahkan dengan memberikan fungsi-fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda dengan orang berbeda. 4. Setiap penerimaan dan pengeluaran kas sebelum terjadinya harus mendapat

persetujuan/ otorisasi terlebih dahulu dari pihak-pihak yang berwenang, dan pencatatannya didasarkan kepada bukti-bukti dan dokumen-dokumen transaksi yang lengkap. Namun masih ada kelemahan dalam pelaksanaannya,

karena ada sebagian bukti penerimaan kas yang tidak diotorisasi dan tidak lengkap bukti penerimaaan kasnya.

5. Dalam sistem pengeluaran kas, terjadi pemborosan pengeluaran kas untuk pembayaran denda. Hal ini disebabkan karena tidak adanya sistem yang dapat menscan langsung invoice yang jatuh tempo sehingga ini menyebabkan seringnya pembayaran denda kepada pihak ketiga karena keterlambatan pembayaran dan juga tidak ada bagian bertugas mengatur skedul pembayaran sehingga perusahaan sulit dalam menentukan kapan suatu transaksi telah jatuh tempo.

B. Saran

Dari kesimpulan yang diberikan diatas, penulis memberikan saran-saran berupa:

1. Sebaiknya perusahaan lebih memperhatikan kelengkapan dokumentasi dari penerimaan kas dan otorisasinya, untuk meminimalisir kemungkinan penyelewengan kas.

2. Sebaiknya perusahaaan mencantumkan tanggal jatuh tempo dalam persetujuan pembayaran, sehingga dapat diketahui kapan suatu file jatuh tempo walaupun tidak ada sistem yang dapan menscan file jatuh tempo namun bisa dilihat secara manual dari tanggal jatuh tempo yang tertera dalam persetujuan pembayaran.

73

Eddy Vaasen, 2002. AIS A Managerial Approach, John Willey & Sons Ltd, England

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jurusan Akuntansi, 2004. Buku Petunjuk Teknik Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi,

Medan

Ikatan Akuntan Indonesia, 2001, Standar Profesional Akuntan Publik, Salemba Empat, Jakarta.

Indosat , 2003, Panduan SAP Dasar Versi 4.6, Astragraphia, Jakarta. Indosat ,2003, Account Payable, Astragraphia, Jakarta.

Indosat, 2003, Account Receivable, Astragraphia, Jakarta.

Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta

Mulyadi, 2002. auditing, Salemba Empat, Jakarta.

Romney, B.Marshall, 2004. Sistem Informasi Akuntansi,Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat, Edisi 9, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.

Skousen, K. Fred, Stice, Earl K.Stice, James DD, 2001. Akuntansi Keuangan Menengah,Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat, Salemba Empat, Jakarta.

Smith, Jay M, et al, 2001. Akuntansi Intermediate. Edisi 9, Erlangga, Jakarta. Sugiyono, 2004. Metode Penelitian, cetakan Ketujuh, Penerbit Alfabeta, Bandung

Warren, Reeve, dan Fess, 2005. Pengantar Akuntansi, Terjemahan Alfonsus Sirait, Salemba Empat, Jakarta.

Widjajanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta

Wilkinson, Josep W. Et al, 2000. Accounting Information System Essential Concept and Application, 4 Edition, John Willey & Sons Inc, New York-USA.