Analisis Operasi Produksi

4.3 Analisis Operasi Produksi

  Analisis akan didasarkan pada ancaman yang berhubungan dengan operasi produksi dan bagaimana resistansi sistem operasi produksi yang digunakan perusahaan dalam terhadap ancaman tersebut. Analisis ancaman beserta penanggulannya adalah sebagai berikut :

1. Ancaman pencurian terhadap persediaan

  PT X menggunakan metode manual dalam memeriksa cadangan persediaan yang terdapat di tempat penyimpanan, pegawai di bagian warehouse akan memeriksa kondisi dan ketersediaan persediaan ketika adanya penambahan persediaan dengan datangnya persediaan dari pemasok dan ketika persediaan berkurang karena diminta oleh bagian produksi untuk diproses menjadi barang jadi. Selain pemeriksaan pada saat perubahan jumlah persediaan, petugas bagian warehouse juga melakukan stok opname secara berkala untuk menjamin bahwa persediaan yang tercatat sesuai dengan persediaan yang ada secara nyata di tempat penyimpanan. Adanya prosedur seperti ini membuat terjadinya pencurian terhadap persediaan menjadi lebih sulit dan bila benar terjadi maka akan segera terdeteksi. Pemeriksaan yang dilakukan perusahaan memiliki kelemahan dimana metode pemeriksaannya masih manual sehingga ada kemungkinan pemeriksaan yang dilakukan tidak akurat.

  Perusahaan menggunakan metode kanban dalam mengatur perpindahan persediaan dari tempat penyimpanan menuju area produksi, kartu kanban yang digunakan untuk menentukan jumlah persediaan yang dibutuhkan oleh bagian produksi termasuk salah satu pencegah terjadinya pencurian karena hanya kontainer yang mempunyai kartu kanban yang dapat membawa persediaan keluar dari tempat penyimpanan, dan jumlah persediaan yang terdapat dalam kontainer Perusahaan menggunakan metode kanban dalam mengatur perpindahan persediaan dari tempat penyimpanan menuju area produksi, kartu kanban yang digunakan untuk menentukan jumlah persediaan yang dibutuhkan oleh bagian produksi termasuk salah satu pencegah terjadinya pencurian karena hanya kontainer yang mempunyai kartu kanban yang dapat membawa persediaan keluar dari tempat penyimpanan, dan jumlah persediaan yang terdapat dalam kontainer

  Pemisahan tugas dapat meningkatkan keamanan persediaan dari ancaman pencurian. Dalam hal ini PT X telah memisahkan tugas yang berhubungan dengan persediaan dimana penyimpanan fisik dari material dan persediaan barang jadi menjadi tanggung jawab departemen warehouse, departemen produksi mempunyai tanggung jawab terhadap persediaan work in process, proses otorisasi terhadap persediaan seperti persiapan produksi dan merancang siklus kanban menjadi tanggung jawab departemen production plan inventory controls. Pemisahan ini dirasa cukup sehingga bagi oknum yang ingin mencuri persediaan dengan hanya menggunakan otoritas yang dimilikinya tidak akan dapat menemukan celah dan kesempatan untuk mencuri persediaan.

  Perusahaan telah menerapkan bar code bagi persediaan yang telah memasuki siklus kanban, namun tidak memiliki sistem tersebut bagi persediaan yang terdapat di gudang, dan semua persediaan baik yang berada dalam penyimpanan maupun dalam siklus kanban belum dilengkapi dengan RFID.

2. Ancaman pencurian terhadap aset tetap

  Dalam mengamankan aset tetap tidak ada prosedur atau metode khusus dalam melaksanakannya, namun ada beberapa langkah yang telah diterapkan perusahaan untuk mencoba mengamankan aset tetap tersebut, diantaranya adalah pembatasan akses terhadap aset tetap dengan membagikan kunci ruangan pabrik terbatas pada petugas yang memiliki otorisasi yang cukup dan pemeriksaan setiap kendaraan yang keluar masuk pabrik oleh petugas keamanan untuk memastikan tidak ada aset tetap milik perusahaan yang dipindahkan tanpa izin atau otorisasi yang Dalam mengamankan aset tetap tidak ada prosedur atau metode khusus dalam melaksanakannya, namun ada beberapa langkah yang telah diterapkan perusahaan untuk mencoba mengamankan aset tetap tersebut, diantaranya adalah pembatasan akses terhadap aset tetap dengan membagikan kunci ruangan pabrik terbatas pada petugas yang memiliki otorisasi yang cukup dan pemeriksaan setiap kendaraan yang keluar masuk pabrik oleh petugas keamanan untuk memastikan tidak ada aset tetap milik perusahaan yang dipindahkan tanpa izin atau otorisasi yang

3. Ancaman proses produksi berkinerja buruk

  PT X melakukan 2 upaya untuk mencegah terjadinya produksi dengan kinerja yang buruk, yang pertama adalah dengan melakukan pelatihan tenaga kerja produksi sebelum proses produksi berjalan, diharapkan dengan adanya pelatihan maka kinerja tenaga kerja akan berada pada tingkat yang memuaskan. Upaya yang kedua adalah perusahaan mengevaluasi kinerja secara berkala dari tiap-tiap bagian produksi dengan mengguakan dokumen laporan kinerja (performance report), evaluasi akan disusul dengan langkah-langkah yang sesuai untuk meningkatkan kinerja produksi atau mempertahankan kinerja produksi yang sudah mencapai tingkat yang dapat diterima.

4. Ancaman investasi aset tetap yang tidak optimal

  Ancaman pembelian aset tetap yang tidak optimal dapat dicegah dengan mengikuti prosedur yang telah diterapkan PT X dalam melakukan pembelian aset tetap. Prosedur tersebut mensyaratkan bahwa harus terdapat request for quotation yang menandakan bahwa perusahaan menginginkan penawaran yang terendah dari beberapa pemasok yang ada untuk pembelian aset tetap tersebut, sehingga kemungkinan mendapatkan aset tetap yang overpriced berkurang.

5. Ancaman bencana terhadap persediaan dan aset tetap

  Perusahaan belum memiliki upaya yang signifikan dalam menghadapi bencana terhadap persediaan dan aset tetap, tidak adanya contingency plan terkait bila perusahaan mengalami musibah bencana alam yang besar. Upaya saat ini hanya berada pada sektor keselamatan kerja ketika terjadi musibah dimana perusahaan memiliki prosedur keselamatan seperti :

  1. Jalur melarikan diri menuju tempat yang aman ketika terjadi musibah, dan area aman (safezone area) tempat dimana kemungkinan bahaya bencana alam 1. Jalur melarikan diri menuju tempat yang aman ketika terjadi musibah, dan area aman (safezone area) tempat dimana kemungkinan bahaya bencana alam

  2. Memiliki kemampuan dalam menanggulangi bencana kebakaran dengan memiliki unit pemadaman kebakaran sendiri, sehingga bisa bereaksi cepat bila terjadi musibah tersebut.

  Saran yang dapat diberikan kepada perusahaan untuk menanggulangi ancaman- ancaman diatas adalah sebagai berikut : - Untuk menjaga terhadap pencurian terhadap persediaan maupun aset tetap,

  perusahaan sebaiknya berinvestasi terhadap teknologi tag RFID, karena dengan menggunakan RFID perusahaan dapat melacak aliran dari persediaan dengan akurat dan cepat serta memonitor lokasi dan pemindahan dari aset tetap. Mesikpun perusahaan sama sekali belum memiliki teknologi RFID, dan tentunya dibutuhkan biaya untuk mengadopsi teknologi tersebut, namun terdapat keuntungan yang dapat diambil yaitu lebih terjaganya persediaan dan aset tetap.

  - Laporan kinerja yang dimiliki perusahaan berisi informasi mengenai working

  time, stop time, dan jumlah barang reject yang tidak lolos dalam pengendalian kualitas. Untuk lebih memaksimalkan kinerja perusahaan sebaiknya dalam laporan kinerja tersebut berisi rokemendasi dan solusi tentang bagaimana mengurangi stop time dan jumlah barang reject yang terjadi.

  - Perusahaan dalam menanggulangi potensi terjadinya bencana alam seharusnya

  mengasuransikan aset tetap yang dimilikinya, dengan menggunakan asuransi yang komprehensif termasuk polis act of god, yang dimana mencantumkan bencana alam sebagai salah satu hal yang dapat merusak aset dan mengganti aset tersebut dan menanggung kerugian selama aset tidak dapat dioperasikan. Sekalipun polis tersebut memiliki biaya atau premi yang mahal namun manfaat lebih besar yaitu bila bencana alam tetap terjadi perusahaan dapat menghindarkan diri dari kerusakan yang fatal bagi kemampuan dalam melanjutkan operasinya.

  4.3.1 Analisis Bagan Alir Proses Produksi

  Bagan alir yang dimiliki perusahaan dalam menjalankan proses produksi menurut pengamatan penulis sudah berjalan dengan efisien dengan adanya data storage untuk menyimpan dokumen yang dibutuhkan dalam menjaga kualitas produksi (quality assurance). Penggunaan data storage dapat memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dengan aman data yang dibutuhkan dan memngkunkinkan distribusi data yang lebih akurat dan cepat.