Tata Cara Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan

B. Tata Cara Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan

Pelaporan merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting didalam proses pembangunan. Kegiatan pelaporan di lakukan untuk memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat kepada pemangku kepentingan sebagai bahan pengambilan keputusan sesuai dengan kondisi yang terjadi serta penentuan kebijakan yang relevan. Didalam pelaksanaannya kegiatan pelaporan dilakukan secara berkala dan berjenjang. Berkala dimaksudkan adalah dalam jenjang waktu terentu secara bertahap, dimulai dari selesainya suatu kegiatan yaitu laporan kegiatan, laporan bulanan, laporan triwulan, dan laporan tahunan. Sedangkan berjenjang dimaksudkan adalah dari satu unit kerja paling bawah dalam suatu organisasi sampai kepada puncak pimpinan organisasi.

Penyusunan laporan pada Direktorat jendral pendidikan islam meliputi semua aktifitas penggunaan anggaran pada program pendidikan islam yang memuat 5 kegiatan utama, antara lain :

 Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi RA/BA dan Madrasah  Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Keagamaan Islam  Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Tinggi Islam.  Peningkatan, Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Agama Islam  Dukungan Manajemen dan Pelayanan Tugas Teknis lainnya Direktorat Jendral Pendidikan Islam Secara garis besar bentuk maupun jenis sub kegiatan yang ada pada masing-masing kegiatan tersebut dapat terdiri dari :

 Bentuk pertemuan (rapat, semunar, pelatihan, uji publik,sosialisasi dll)  Bentuk penyaluran bantuan (rehabilitasi, operasional, insentif, beasiswa dll)  Bentuk penyusunan dan tim kerja (permenag, juklak, juknis, pendataan,

penyusunan panduan/buku dll)  Bentuk perjalanan (monitoring, pemetaan dll)  Bentuk

penggandaan,penunjukan,pemilihan, pemeliharaan dll).

pelelangan

(pengadaan,

Jenis pelaporan yang harus dilakukan dalam rangka memenuhi tanggung jawab dalam pelaksanaan program dan kegiatan dapat dirinci sebagaimana uraian berikut :

1. Laporan Kegiatan

Laporan pelaksanaan kegiatan ini dibuat setelah 1 (satu) minggu kegiatan selesai dilaksanakan. Panitia/penanggung jawab sebuah kegiatan/program segera diwajibkan membuat laporan kegiatan sebagai bahan evaluasi suatu kegiatan.

Laporan pelaksanaan kegiatan disajikan dalam bentuk laporan narasi dan laporan keuangan. Laporan narasi disertai dengan rekapitulasi realisasi anggaran dari setiap jenis kegiatan yang dilaksanakan.

1. Laporan Narasi Laporan narasi adalah sajian informasi yang lengkap menyangkut kegiatan yang telah dilaksanakan, bagaimana prosesnya dan apa keluarannya. Laporan bentuk paparan diskriptif (menguraikan fakta dan pristiwa) dan naratif (bersifat ceria), paparan tersebut bersifat spesifik dan khusus untuk setiap jenis kegiatan. Sistematika dan paparan minimal yang dimuat pada laporan kegiatan dapat dilihat dibawah ini.

1. Laporan narasi pelaksanaan kegiatan pertemuan, dengan sistematika dan

lingkup paparan minimal sebagai berikut :

No KOMPONEN

KETERANGAN

1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang disampaikan dan ditandatangani oleh penanggung jawab

kegiatan/ketua

panitia, maksimal 1 halaman.

2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkas mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan, maksimal 1 halaman

3 Latar Belakang Paparan menyangkut pokok-pokok pikiran

5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan

6 sasaran Paparan mengenai siapa yang menjadi sasaran atau menerima mamfaat kegiatan

No KOMPONEN

KETERANGAN

7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan :

7.1. waktu dan Tempat Paparan mengenai kapan dan dimana kegiatan dilaksanakan

7.2. kronologis kegiatan Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan tahap demi tahap, mulai dari persiapan/pembukaan hingga penutupan kegiatan

7.3. Keluaran Paparan mengenai apa keluaran (output) dari kegiatan yang telah dilaksanakan

siapa saja Sumber/Fasilitator/Tim

7.4. Nara Paparan

mengenai

sumber/fasilitator/tim penyusunan yang Penyusun

terlibat dalam kegiatan menjelaskan siapa dan apa tema yang ditangani oleh masing-masing narasumber/fasilitator/tim penyusun.

7.5. Panitia Paparan mengenai siapa saja panitia kegiatan dan peran masing-masing

Penutup

Kata-kata penutup laporan

Lampiran

-TOR -RAB -SK Panitia -Daftar peserta/biodata (nama & jabatan) -Daftar nara sumber/biodata dan materi -Jadwal kegiatan -Bahan/materi nara sumber -Surat-surat (undangan) -Notulasi kegiatan -Laporan rekapitulasi realisasi keuangan - Foto-foto kegiatan

2. Laporan narasi kegiatan pemberian bantuan, dengan sistematika dan lingkup paparan sebagai berikut :

NO KOMPONEN

KETERANGAN

1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang disampaikan dan ditandatangani oleh penanggung jawab program, maksimal

1 halaman

2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai prosedur pemberian bantuan yang yang telah dilaksanakan, maksimal 1 halaman

3 Latar Belakang Paparan penyangkut pokok-pokok pikiran mengapa bantuan diberikan

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan pemberian bantuan

5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan.

6 Sasaran

Paparan

mengenai siapa/instansi/lembaga yang menjadi sasaran

atau

penerima manfaat

pemberian bantuan

7 Deskripsi Pelaksanaan Pemberian Bantuan

7.1. Waktu dan sasaran Paparan mengenai kapan dan kemana bantuan diberikan

pelaksanaan Pemberian Bantuan

7.2. Kronologis Paparan

mengenai

pemberian bantuan

tahap

demi demi

7.3. Keluaran Paparan mengenai apa keluaran (output) dari kegiatan pemberian bantuan yang telah dilaksanakan

7.4. Tim Seleksi Paparan mengenai siapa saja tim seleksi penentu penerima bantuan

8 Penutup

Kata-kata penutup laporan

9 Lampiran

-TOR -SK Tim Panitia/Seleksi -SK Penetapan Penerima Bantuan -Jadwal mulai pemberian sampai distribusi bantuan -Juknis

pemanfaatan bantuan -Data/profile instansi/lembaga/perorangan penerima bantuan -edaran dan formulir persyaratan -rekap

dokumen

penyaluran

(No.SPM/SP2D) -laporan realisasi penyaluran dana -Foto-foto lampiran instansi/lembaga penerima bantuan

3. Laporan narasi kegiatan penyusunan, dengan sistematika dan lingkup

paparan sebagai berikut:

NO KOMPONEN

KETERANGAN

1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang disampaikan dan ditandatangani oleh penanggung jawab program, maksimal

1 halaman

2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai kegiatan penyusunan yang telah dilaksanakan, maksimal 1 halaman

3 Latar Belakang Paparan penyangkut pokok-pokok pikiran mengapa kegiatan penyusunan diselenggarakan

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan pemberian bantuan

5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang 5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang

6 Sasaran Paparan mengenai pemanfaatan dari hasil/output yang dihasilkan

7 Deskripsi Pelaksanaan Pemberian Bantuan

7.1. Waktu dan tempat Paparan mengenai kapan dan dimana kegiatan penyusunan dilaksanakan

7.2. Kronologis Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan Pemberian Bantuan

penyusunan tahap demi tahap,mulai dari persiapan/pembukaan hingga selesainya hasil keluaran/produk

7.3. Keluaran Paparan mengenai apa keluaran (output) produk dari kegiatan penyusunan yang telah dilaksanakan

mengenai siapa saja sumber/fasilitator/tim

7.4. Nara Paparan

sumber/fasilitator/tim penyusunan yang penyusunan

terlibat dalam kegiatan penyusunan; menjelaskan guideline penyusunan dari hasil kesepakatan tim

7.5. Panitia Paparan mengenai siapa saja panitia kegiatan penyusunan dan peran masing- masing

8 Penutup Kata-kata penutup laporan

9 Lampiran

-TOR -RAB -SK Panitia dan SK Tim Penyusunan serta daftar tim dan panitia -Daftar nara sumber/fasilitator dan materi yang diberikan -Jadwal langkah-langkah penyusunan -Bahan?materi

nara sumber, guideline/layout penyusunan -Daftar naskah yang disusun -laporan rekapitulasi realisasi keuangan -Foto-foto kegiatan

4. Laporan narasi kegiatan publikasi, dengan sistematika dan lingkup

paparan sebagai berikut :

NO KOMPONEN

yang disampaikan dan ditandatangani oleh penanggung jawab program/kegiatan, maksimal 1 halaman

kata

pengantar

2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai kegiatan publikasi

telah dilaksanakan,maksimal 1 halaman

yang

3 Latar Belakang Paparan menyangkut pokok-pokok pikiran mengapa kegiatan publikasi diselenggarakan

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan dilakukan publikasi

5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan

6 Sasaran Paparan mengenai siapa-siapa objek dari kegiatan publikasi/pemanfaatan dari publikasi yang dilakukan

7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Publikasi

7.1. Waktu dan tempat Paparan mengenai kapan dan dimana kegiatan publikasi dilakukan

7.2. Kronologis Kegiatan Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan publikasi tahap demi tahap, mulai dari persiapan sehingga selesainya acara publikasi

7.3. Keluaran Paparan mengenai apa saja yang dipublikasikan dan apa mamfaat publikasi tersebut bagi sasaran

7.4. Tim Pelaksanaan Paparan mengenai siapa saja yang Publikasi

terlibat pada kegiatan publikasi

8 Penutup

Kata-kata penutup laporan

9 Lampiran

-TOR -RAB -SK Tim pelaksana publikasi -MOU kerjasama apabila dilakukan kerja sama dengan media/surat kabar -jadwal langkah-langkah pelaksanaan publikasi -layout publikasi

-bahan-bahan/bentuk/produk publikasi -Laporan rekapitulasirealisasi keuangan -Foto-foto kegiatan publikasi

5. laporan narasi kegiatan perjalanan, dengan sistematika dan lingkup

paparan minimal sebagai berikut:

NO KOMPONEN

KETERANGAN

1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang disampaikan dan ditandatangani oleh penanggun g jawab program/kegiatan maksimal 1 halaman

2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai kegiatan perjalanan yang telah dilaksanakan, maksimal 1 halaman

3 Latar Belakang Paparan menyangkut pokok-pokok pikiran mengapa kegiatan perjanan tersebut diselenggarakan

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan perjalanan

5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan

6 Sasaran Paparan mengenai siapa petugas perjalanan dan sasaran/tempat yang dituju untuk kegiatan perjalanan sesuai tujuan perjalanan; hasil apa yang akan didapat dari perjalanan tersebut

7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan perjalanan:

7.1. Waktu dan tempat Paparan mengenai kapan, siapa dan kemana

7.2. Kronologis Kegiatan Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan perjalanan tahap demi tahap,mulai dari persiapan,pembuatan, isntrumen,rencana

pemberangkatan, pelaksanaan tugas, hingga pengelolaan hasil dan pembuatan laporan.

7.3. Keluaran Paparan mengenai apa keluaran (output) dari kegiatan perjalanan yang telah dilaksanakan

7.4. Tim Pelaksanaan Paparan mengenai siapa saja yang Publikasi

menjadi petugas, tugas/kewajiban dan menjadi petugas, tugas/kewajiban dan

8 Penutup

Kata-kata penutup laporan

9 Lampiran

-TOR -RAB -Daftar petugas dan surat tugas -jadwal pelaksanaan perjalanan -bahan/materi/monitoring/evaluasi -Dokumentasi

perjalanan

(SPPD.panduan dll) -Laporan

individual

perjalanan

perpetugas - Laporan Rekapitulasi keuangan -foto-foto kegiatan perjalanan -hasil

data/analisis instrumen monitoring perjalanan

pengelolaan

6. Laporan narasi proses pelelangan pengadaan/penggandaan, dengan

sistematika dan lingkup paparan sebagai berikut:

NO KOMPONEN

KETERANGAN

1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang disampaikan dan ditandatangani oleh penanggun jawab program/kegiatan atau ketua panitia lelang,maksimal 1 halaman

2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai kegiatan pelelangan yang telah dilaksanakan, maksimal 1 halaman

3 Latar Belakang Paparan menyangkut pokok-pokok pikiran mengapa kegiatan pelelangan diselenggarakan, dan alasan dilakukan pelelangan berdasarkan jenis lelang (penunjukan,pemilihan dan pelelangan umum)

5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan

6 Sasaran Paparan mengenai siapa saja yang dapat mengikuti pelelangan, siapa yang akan menerima output/keluaran/produk dari pelelangan atau penerima mamfaat 6 Sasaran Paparan mengenai siapa saja yang dapat mengikuti pelelangan, siapa yang akan menerima output/keluaran/produk dari pelelangan atau penerima mamfaat

7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan :

7.1. Waktu dan tempat Paparan mengenai kapan dan dimana kegiatan pelelangan dilakukan

7.2. Kronologis Kegiatan Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan pelelangan tahap demi tahap, mulai dari pengumuman penetuan spesifikasi, pembuatan RKS, penyusunan jadwal, pengumuman

pendaftaran, penjelasan,pemasukan dokumen,pelelangan, hasil pelelangan sampai penerbitan SPK

7.3. Keluaran Paparan mengenai siapa pemenang lelang,

harga pemenang, kapan dilaksanakan, berapa lama pemenuhan pengadaan dll; termasuk didalamnya no. SPK nya

7.4. peserta pelelang Paparan memgenai berapa yang mendaftar, berapa yang memasukkan penawarsan,

dan siapa sebagai

pemenang,(dapat

dibuatkan daftar

identitas PT/CV)

8 7.5. Panitia Paparan mengenai siapa saja panitia pelelangan

9 Penutup Kata-kata penutup laporan

10 Lampiran

-TOR -RKS -Jadwal Lelang -Spesifikasi barang/jasa -SK panitia lelang -Pengumuman dan lelang -Daftar peserta lelang (mendaftar,masuk dokumen,calon pemenang) -Notulen per tahapan kegiatan lelang -Bahan/Materi/dokumen yang akan digunakan (penggandaan/pengiriman) -SK penetapan pemenang, SPK -BA Pemeriksaan -Dokumen pembayaran -SK distribusi barang/jasa Foto-foto kegiatan -dll berkaitan dengan pelelangan

2. Laporan Keuangan Laporan keuangan adalah sajian informasi mengenai realisasi anggaran atau pengeluaran dana terkait dengan kegiatan yang telah dilaksanakan untuk selanjudnya dilampirkan dalam setiap dokumen laporan hasil pelaksanaan masing-masing kegiatan. Sedangkan laporan pertanggung jawaban khusu keunagan lebih detail dengan disertai lampiran-lampiran bukti pengeluaran dibuat dan dibundel tersendiri, dan menjadi dokumen pengeluaran dan penggunaan anggaran.

Contoh tekapitulasi laporan keuangan:

REKAPITULASI/LAPORAN PENGGUNAAN ANGGARAN KEGIATAN

NO MAK

KOMPONEN PAGU

REALISASI SISA

Belanja barang

2 521213 Honor yang

terkait dengan output kegiatan

3 522113 Belanja jasa

profesi

Belanja perjalanan lainnya Jumlah

Jakarta Penggung jawab program/kegiatan

NIP.

2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan dilakukan untuk pengendalian pelaksanaan program dan penggunaan anggaran untuk setiap bulan oleh penanggung jawab program/kegiatan dan pimpinan di atasnya. Laporan bulanan cukup dilakukan dalam bentuk laporan keuangan, yang dapat pengikuti format sebagai berikut :

LAPORAN BULANAN PERKEMBANGAN KEGIATAN PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM

TANHUN ANGGARAN.............

Nomor DIPA : Bulan : Unit kerja : Th. Anggaran : Satuan Kerja : Jumlah Anggaran : RP

No Nama

% Fisi Cat Kegiatan

Pagu

Realisasi

Sisa Dana

Mengetahui Penanggung Jawab Pejabat Pejabat Pembuat Komitmen

Program/Kegiatan Pejabat Pembuat Komitmen

NIP.

NIP.

Format laporan bulanan yang telah diisi untuk satuan kerja pusat selain dikirim ke Direktur Jendral Pendidikan Islam melalui bagian perencanaan dan sistem informasi juga dikirim ke bagian keuangan Direktorat jendral pendidikan islam. Sedangkan untuk satuan kerja daerah (Kanwil dan PTAIN) dari masing-masing penanggung jawab akan direkap menjadi laporan bulanan seluruh program pendidikan islam untuk selanjudnya didokumentasikan dan dilaporkan kepada Direktor Jendral Pendidikan Islam.

3. Laporan Triwulan

laporan triwulan selain untuk memenuhi kepentingan pengendalian program dan penggunaan anggaran di lingkungan Ditjen Pendidikan Islam, juga untuk memenuhi ketentuan pada peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2006,sebagai suatu pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan. Laporan triwulan merupakan laporan perkembangan pelaksanaan program disusun oleh setiap satuan kerja pusat maupun di daerah untuk setiap 3 bulan, yang kemudian dilakukan rekapitulasi laporan oleh Ditjen Pendidikan Islam. Laporan perkembangan pelaksanaan program teiwulanan disajikan dalam bentuk laporan narasi dan laporan keuangan.

a. Laporan Narasi

Narasi laporan triwulanan, dibuat dengan sistematika dan lingkup paparan minimal sebagai berikut :

No KOMPONEN

KETERANGAN

1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang disampaikan dan ditandatangani oleh pimpinan unit kerja/direktur/pejabat pembuatan komitmen, 1-3 halamann.

2 Daftar isi Rincian isi bab dan sub bab dari laporan dan letak halaman

3 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai program yang diselenggarakan oleh unit kerja beserta

kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, kemajuan yang telah dicapai dalam 3 bulan berjalan dan lesson learned (hal penting yang bisa dipelajari untuk perbaikan ke depan). Maksimal 1 halaman

4 Pendahuluan Paparan mengenai pokok-pokok pikiran dan landasan hukum yang menjadi konteks dari pelaksanaan program dan kegiatan Direktorat/sekretariat pada 4 Pendahuluan Paparan mengenai pokok-pokok pikiran dan landasan hukum yang menjadi konteks dari pelaksanaan program dan kegiatan Direktorat/sekretariat pada

4.1. Latar Belakang Paparan mengenai kondisi aktual pendidikan islam yang menjadi garapan dari direktorat /sekretariat substandi peraturan dan perundang-undangan yang mengatur bidang pendidikan islam terkait perkembangan pendidikan islam terkait tantangan dan problematika yang dihadapi

4.2. Dasar Hukum Penyebutan daftar peraturan perundang- undang yang menjadi landasan legal formal pelaksanaan program dan kegiatan oleh direktorat/secretariat

4.3.Tujuan Paparan mengenai tujuan dari laporan ini

4.4. Sistematika Penyebutan sistematika laporan

5 Program

kegiatan Paparan menyangkut program dan terlaksana

dan

kegiatan

apa saja yang telah

dilaksanakan.

5.1. Daftar program dan Daftar program dan kegiatan yang telah kegiatan terlaksana

dilaksanakan oleh direktorat/sekretariat, termasuk

informasi menyangkut waktu,tempat,subdit/bagian

yang melaksanakan partisipan/mitra/rekanan (disajikan dalam tabel)

5.2. Penjelasan program dan Paparan naratip menyangkut tiap-tiap Kegiatan Terlaksana

program dan kegiatan yang telah dilakukan oleh direktorat/sekretariat, terutama menyangkut gambaran proses, keluaran dan hasilnya.

5.3. Kemajuan yang dicapai Paparan menyangkut kemajuan penting yang bisa dicapai dalam 3 bulan berjalan, ditinjau

dari 3 arah pembangunan pendidikan islam dan kemajuan penting yang disampaikan itu memang bisa diukur/dirasakan oleh berbagai pihak.

5.4. Kendala yang dihadapi Paparan menyangkut kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan program dan kegiatan selama 3 bulan berjalan serta bagaimana solusi untuk menghadapi permasalahan tersebut

saran Paparan menyangkut kritik dan saran stakeholder

5.5. kritik

dan

yang diterima direktorat/sekretariat yang yang diterima direktorat/sekretariat yang

5.6. Lesson Learned Paparan menyangkut pelajaran penting apa yang didapat selama pelaksanaan program dan kegiatan pada 3 bulan berjalan, yang merupakan dasar untuk upaya perbaikan di masa depan.

Lampiran -Laporan keuangan Triwulan

6 -Sampel-sampel foto kegiatan -Dokumen Yuridis (SK yang terkait

dengan setiap kegiatan) -Berkas-berkas lain yang relevan

b. Laporan Keuangan

Laporan keuangan triwulan dilakukan untuk pengendalian penggunaan anggaran dan memantau daya serap anggaran dengan tahapan 3 bulan,sesuai format :

N KOD NAMA PA REALISASI

SISA

FISIK CAT*

o E KEGI GU ANGGRAN (Rp)

TW s.d.

t JUMLAH *catatan diisi dengan kondisi realisasi (selesai, dalam proses, belum dilaksanakan)

Mengetahui

Penanggung

Jawab Pejabat Pembuat Komitmen

Program/Kegiatan

4. Laporan Akhir Tahun

Laporan akhir tahun digunakan untuk memenuhi kepentingan evaluasi pelaksanaan program dan penggunaan anggaran dilingkungan ditjen pendidikan islam per tahun anggaran. Laporan akhir tahun ini disusun oleh setiap satuan kerja pusat maupun daerah di lingkungan ditjen pendidikan islam kementerian agama RI (sesuai dengan program/kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya). Laporan akhir tahun disajikan dalam bentuk laporan narasi dan laporan keuangan.