PEDOMAN PELAPORAN EVALUASI PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM
PEDOMAN PELAPORAN & EVALUASI PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA KANTOR KAB. SUMBAWA
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Dalam rangka peningkatan mutu program Pendidikan Islam, tuntutan penjaminan mutu (quality assurance) merupakan keharusan karena penyelenggaraan pemerintah yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas. Guna mencapai akuntabilitas terhadap penyelenggaraan pemerintahan diperlukan kegiatan monitoring dan evaluasi (monev) serta pelaporan kegiatan sebagai wahana kontrol dan pengendalian program mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan serta output dan outcome yang dihasilkan.
Direktur Jendral Pendidikan Islam sebagai salah satu unit kerja Kementerian Agama telah menyusun serangkaian kebijakan dan perumusan program/kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan Islam. Serangkaian kegiatan dan program tersebut harus dilihat sebagai upaya untuk pengembangan kelembagaan pendidikan islam, pendidikan potensi dan daya saing peserta didik dan tenaga kependidikan. Program dan kegiatan dilingkungan Direktor dan Jendral Pendidikan Islam Kementrian Agama pada hakikatnya merupakan upaya Intervensi untuk meningkatkan kualitas pendidikan islam di indonesia, sebagaimana visi yang telah dicanangkan yaitu “Mencetak Generasi Islam Yang Berakhlak Mulia, Cerdas, Dan Kompetitif”. Dalam upaya perwujudan visi tersebut setiap kegiatan haruslah dapat menghasilkan output yang secara akumulatif dapat memberikan mamfaat bagi kemauan program yang pada akhirnya berpengaruh pada pencapaian visi pembangunan pendidikan islam.
Dalam rangka peningkatan mutu program dan kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Islam Kementerian Agama, tuntutan penjaminan mutu (quality assurance) merupakan keharusan. Penyelenggaraan program dan kegiatan Pendidikan Islam yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas. Dalam akuntabilitas itu sendiri digunakan prinsip-prinsipyang menjaga kesesuaian perencanaan dan implementasi program dan kegiatan. Oleh karena itu munculnya ketidak sesuaian (gap) antara perencanaan dan implementasiprogram/kegiatan dapat mengindikasikan adanya penyimpangan, yang berarti program dan kegiatan yang dilaksanakan menjadi tidak akuntabel dan juga menjadi indikasi tidak tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mengantisipasi ketidaksesuaian antara perencanaan dan implementasi program/kegiatan tersebut, maka Monitoring dan pengendalian pelaksanaan program/kegiatan merupakan suatu keniscayaan dan sebagai upaya untuk memastikan serta mengendalikan keserasian pelaksanaan program/kegiatan dengan perencanaan yang telah ditetapkan.
Adapun amanat dari Peraturan Pemerintah Nomor 39 Pasal 2 ayat 2 tahun 2006 tentang tata cara pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan yang menyatakan bahwa pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan merupakan tugas dan
fungsi yang melekat pada masing-masing kementerian/lembaga/SKPD. Didalamnya ditetapkan bahwa pimpinan kementerian melakukan pemantauan pelaksanaan Rencana Kerja (Renja)dan Rencana Strategi
(Renstra) Kementrian yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya. Sedangkan dalam Praturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, dalam pasal 4 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapan sistem pengendalian internal dalam lingkungan kerjanya. Dari kedua pasal tersebut dapat dipahami bahwa program Monitoring dan Evaluasi menjadi suatu keharusan yang melekat pada setiap pelaksanaan program.
Sebagai organisasi yang telah menjalankan serangkaian program dan kegiatan Direktorat Jendral Pendidikan Islam dalam rangka proses pengendalian program dan kegiatan selain melakukan monitoring dan pengendalian pelaksanaan programdiharuskan juga membuat laporan pelaksanaan program dan kegiatan dalam kurun waktu satu tahun anggaran sebagai bahan dalam pengambilan kebijakan. Program dan kegiatan pada Direktorat Jendral Pendidikan Islam disusun dan dilaksanakan sesuai dengan alokasi dana dan program kerja TUPOKSI masing- masing unit kerja.
Dalam rangka menjamin efektifitas program dan kegiatan, diperlukan konsistensi dan sinkronisasi pada seluruh tahapan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, sampai dengan pelaporan dan evaluasi . tidak sedikit dengan intervensi dalam wujud program pendidikan islam masih dirasakan tidak membawa perubahan hanya dikarenakan adanya kegagalan pada salah satu dari tahapan- tahapan pengelolaan program dan kegiatan. Untuk meminimalisasi kegagalan ini, pelaksanaan program dan kegiatan sangat diperlukan aktifitas monitoring pengendalian dan evaluasi untuk selanjudnya direkam dan didokumentasikan dalambentuk laporan yang jelas, terukur dan teratur serta tersistematis.
Untuk melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai upaya pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan maka perlu dibuat buku pedoman tentang pelaporan dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan dilingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam.
B. Landasan Hukum
1. Undang-Undang No. 28 Tahun 1999 tentang penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme yang memberikan landasan dalam penyelenggaraan negara atas dasar asas kepastian hukum, tertib, berpihak kepada kepentingan umum, keterbukaan,proporsionalitas,proporsionalitas,dan akuntabilitas;
2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);
4. Peraturan pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;
5. Peraturan Republik Indonesia No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah;
6. Praturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi kementrian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi Eselon I Kementrian Negara;
7. Praturan Presiden Nomor 63 Tahun 2011 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementrian Agama.
8. Praturan Mentri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tatat Kerja Kementerian Agama;
9. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
10. Peraturan Menteri Agama Nomor 172 Tahun 2014 tentang petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja di Lingkungan Kementerian Agama;
11. Peraturan Menteri Agama Nomor 47 Tahun 2014 tentang Monitoring Pelaksanaan Anggaran Secara Elektronik pada Kementrian Agama.
C. Tujuan Tujuan Umum Penyusunan Pedoman Pelaporan dan Evaluasi Program ini adalah untuk memberikan panduan kepada seluruh satuan kerja tentang mekanisme Pengendalian/Pemantauan, pedoman penyusunan laporan dan evaluasi atas pelaksanaan rencana program dan kegiatan berdasarkan tanggung jawab, kewenangan, tugas dan kewajiban masing-masing unit kerja, dengan beberapa sistem pengendalian, monitoring pelaksanaan program/kegiatan yang telah ditetapkan baik sesuai dengan ketentuan dari Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas sebagaimana tertuang dalam lampiran peraturan pemerintah nomor 39 tahun 2006, dan sistem pengendalian intern yang telah ditetapkan oleh Kementerian Agama sebagai alat pengendalian. Adapun tujuan khusus dari buku pedoman pelaporan bdan evaluasi pelaksanaan kegiatan program pendidikan islam ini antara lain:
a. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam proses pengendalian, pemantauan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan program/kegiatan di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam Kementerian Agama.
b. Sebagai pedoman dan acuan dalam pembuatan laporan pelaksanaan program dan kegiatan di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam.
c. Meningkatkan tata kelola sistem pelaporan dan pemantauan pelaksanaan kegiatan secara transparan dan akuntabel sehingga kinerja program dan kegiatan dapat terwujud.
d. Memberikan panduan (guide) dalam penyusunan dan melaksanakan pelaporan pelaksanaan kegiatan program pendidikan islam.
D. Ruang lingkup buku pedoman pelaporan dan evaluasi program pendidikan islam ini meliputi tata cara penyusunan dan pelaksanaan kegiatan, mekanisme pemantauan, monitoring dan pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan serta tata cara evaluasi program yang mengacu pada ketentuan dan kebijakan yang telah ditetapkan baik dari lembaga eksternal antara lain Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006, juga sistem pengendalian dan pelaporan internal direktorat Jendral Pendidikan Islam. Serta tata cara pembuatan pelaporan pelaksanaan kegiatan.
E. Pengertian/Istilah
1. Pengendalian adalah serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan untuk menjamin agar suatu program/kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
2. Monitoring atau Pemantauan adalah kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin.
3. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan mengembangkan realisasi masukan (input, keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar.
4. Perencanaan adalah suatu proses untuk menetukan tindakan masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia.
5. Rencana pembangunan jangka Mencagah, yang selanjudnya disingkat RPJM, adalah dokumen perencanaan untuk priode 5 (lima) tahun.
6. Rencana pembangunan jangka menengah kementrian/lembaga, yang selanjudnya disebut Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra-K/L), adalah dokumen perencanaan kementrian/lembaga untuk priode 5 (lima) tahun.
7. Rencana Pembangunan Tahunan Nasional, yang selanjudnya disebut Rencana Kerja Pemerintah (RKP), adalah dokumen perencanaan Nasional untuk priode 1 (satu) tahun.
8. Rencana Pembangunan Tahunan Kementerian/Lembaga, yang selanjudnya disebut Rencana Kerja Kementrian/Lembaga (Renja-K/L), adalah dokumen perencanaan kementerian/Lembaga untuk priode 1 (satu) tahun.
9. Rencana kerja dan anggaran kemeterian Negara/Lembaga, yang selanjudnya disebut RKA-K/L, adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi program dan kegiatan suatu kementerian Negara/Lembaga yang merupakan penjabaran dari rencana kerja pemerintah dan rencana strategis kementerian Negara/Lembaga yang bersangkutan dalam suatu tahun anggaran serta anggaran yang diperlukan untuk melaksanakannya.
10. Program adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah/lembaga untuk mencapai sasaran dan tujuan serta memperoleh alokasi anggaran, atau kegiatan masyarakat yang dikoordinasikan oleh instansi pemerintah.
11. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh suatu atau beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program 11. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh suatu atau beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program
12. Keluaran (output) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan.
13. Hasil (outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam suatu program.
14. Periode pelaporan adalah masa waktu yang ditetapkan untuk melalukan pelaporan atas hasil dari kegiatan pemantauan dan evaluasi.
F. Sistematika Sistematika Penulisan Pedoman Pelaporan dan Evaluasi Program Pendidikan Islam adalah sebagai berikut: BAB I
: Pendahuluan
BAB II
: Pengertian dasar monitoring, evaluasi,
pengendalian, dan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan
BAB III
: Organisasi Pelaksana
BAB IV
: Sistem Pemantauan, Pengendalian dan
Pelaporan Program
BAB V
: Tata cara penyusunan laporan dan evaluasi
program pendidikan islam
BAB VI
: Penutup
BAB II PENGERTIAN DASAR MONITORING, EVALUASI, PENGENDALIAN DAN PELAPORAN PROGRAM
A. Pengertian Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan kegiatan rutin yang berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan. Pada dasarnya monev merupakan kegiatan penentuan pelaksanaan kegiatan bukan suatu kegiatan yang mencari kesalahan,tetapi membantu melakukan tindakan perbaikan secara terus menerus. Monev dilakukan sebagai usaha untuk menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara membantu hasil/prestasi yang dicapai dan jika terdapat penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan perbaikan, sehingga semua hasil/prestasi yang dicapai dapat sesuai dengan rencana.
1. Pengertian Umum
a. Monitoring Monitoring adalah pengamatan (review, assesment) atas pelaksanaan rencana. Hasil monitoring menjadi masukan untuk evaluasi, yang secara umum berupa informasi mengenai:
1. Indikator keluaran (output)
2. Sasaran dan realisasi fisik Monitoring pelaksanaan pembangunan mempunyai 2 tujuan utama, yaitu:
1. Menyediakan sumber informasi kinerja utama bagi para pimpinan.
2. Memberikan masukan terhadap pelaksanaan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi oleh pelaksanaan kegiatan melalui identifikasi permasalahan dalam pelaksanaan program dan kegiatan.
3. Manajemen kesesuaian pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
4. Mendukung usaha penyempurnaan penyusunan perencanaan berikutnya dengan menyediakan informasi tentang status perkembangan suatu program/kegiatan melalui laporan hasil monitoring.
b. Evaluasi Evaluasi merupakan kegiatan membandingkan hasil implamentasi dengan kriteria dan standar yang telah ditetapkan untuk melihat keberhasilannya. Dari evaluasi kemudian akan tersedia informasi mengenai sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai sehingga bisa diketahui bila terdapat selisih antara standart yang telah ditetapkan dengan hasil yang bisa dicapai.
Berdasarkan pelaksanaan evaluasi terhadap pelaksanaan perencanaan, dikenal 3 (tiga) jenis evaluasi:
1. Ex- ante evaluation Ex-ante evaluation adalah suatu evaluasi yang dilaksanakan sebelum pengambilan keputusan atau tepat pengambilan kesimpulan (infrensi) pembangunan dimulai. Tujuan evaluasi pada saat program belum berjalan 1. Ex- ante evaluation Ex-ante evaluation adalah suatu evaluasi yang dilaksanakan sebelum pengambilan keputusan atau tepat pengambilan kesimpulan (infrensi) pembangunan dimulai. Tujuan evaluasi pada saat program belum berjalan
2. On-Going atau Formative Evaluation On-Going atau Formative Evaluation adalah suatu jenis proses evaluasi yang dilaksanakan ketika pelaksanaan program/kegiatan untuk mendapatkan informasi yang mengendalikan pengembangan program /kegiatan. Tujuan evaluasi pada saat program tengah berjalan (on-going)atau formative evaluation lebih menekankan pada ketersediaan data tentang pelaksanaan program/kegiatan sebagai bahan pertimbangan jika diperlukan adanya antisipasi sedini mungkin sebagai akibat ditemukannya masalah pada pelaksanaan program/kegiatan. Selain itu tujuan evaluasi atas pelaksanaan program/kegiatan yang sedang dikerjakan (on-going evaluation) juga untuk mendapatkan keputusan dalam meneruskan pelaksanaan sampai dengan tercapainya target/sasaran yang sudah direncanakan. On-going atau Formative evaluation biasanya memberikan umpan balik kepada pengelola program/kegiatan dan petugas yang lain mengenai program yang sedang berjalan dan yang memerlukan perubahan.
3. Post evaluation Post evaluation adalah suatu jenis evaluasi menyeluruh atas suatu intervensi, biasanya dilakukan setelah intervensi selesai dilakukan.
Tujuan post-evaluation adalah untuk memahami faktor-faktor keberhasilan dan kegagalan, mengkaji keluaran (outcome), dampak yang berkelanjutan hasil-hasil, dan membuat kesimpulan yang dapat menjadi masukan
penyusunan rencana program/kegiatan yang serupa dikemudian hari. Selain itu tujuan evaluasi jenis ini adalah untuk mengetahui keputusan tentang kelanjutan program/kegiatan yang sama untuk tahun maupun untuk tempat sasaran berikutnya.
c. Pengendalian Adalah merupakan serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan untuk menjamin agar suatu program dan kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengendalian bertujuan untuk mencapai pelaksanaan program dan kegiatan secara efektif dan efesien sesuai dengan sasaran dan tujuan sebagaimana tercantum dalam DIPA yang telah dirumuskan.
Pengendalian dan pengawasan mempunyai posisi yang sangat vital untuk meyakinkan bahwa pelaksanaan kegiatan organisasi tetap berada dalam jalur Pengendalian dan pengawasan mempunyai posisi yang sangat vital untuk meyakinkan bahwa pelaksanaan kegiatan organisasi tetap berada dalam jalur
d. Laporan Pengertian secara umum bahwa laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh pelapor ketika pelapor melakukan suatu kegiatan, kemudian laporan itu diberitahukan. Sehingga Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
Laporan kegiatan adalah suatu bentuk penyampaian keterangan mengenai pelaksanaan kegiatan yang telah dikerjakan. Laporan kegiatan juga merupakan salah satu bentuk komunikasi dari pihak yang diberikan tugas (panitia pelaksana) dengan pihak yang memberikan tugas.
Pembuatan sebuah laporan kegiatan merupakan suatu bentuk pertanggung jawaban dari panitia pelaksanaan kegiatan kepada pihak yang telah memberinya tugas untuk melaksanakannya kegiatan tersebut. Laporan kegiatan ditulis berdasarkan fakta-fakta yang terjadi saat dilaksanakannya kegiatan. Fakta tersebut merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan yang dialami oleh pihak yang melakukan kegiatan baik yang dilihat, didengar, atau dirasakan saat kegiatan berlangsung.
2. Pengertian Monitoring Dan Evaluasi Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006
Monitoring dan evaluasi merupakansalah satu instrumen utama bagi pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan sebagaimana disebutkan dalam Penjelasan Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006. Dalam perspektif manajemen, monitoring dan evaluasi sangat berperan dalam meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan rencana program/kegiatan.
Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 istilah “monitoring” tidak ada, dan digunakan istilah “pemantauan” untuk maksud yang sama. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 menetapkan hal pemantauan pada Bab 2 pasal 4. Pemantauan didefinisikan sebagai kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 istilah “monitoring” tidak ada, dan digunakan istilah “pemantauan” untuk maksud yang sama. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 menetapkan hal pemantauan pada Bab 2 pasal 4. Pemantauan didefinisikan sebagai kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi
Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 menyebutkan bahwa evaluasi didefinisikan sebagai rangkaian kegiatan menbandingkan realisasi masukan (infut), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar.
B. Prinsip Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Kejelasan tujuan dan hasil yang diperoleh dari monitoring dan evaluasi;
2. Pelaksanaan dilakukan secara objektif;
3. Dilakukan oleh petugas yang memahami konsep, teori dan proses serta berpengalaman dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi agar hasilnya sahih dan handal;
4. Pelaksanaan dilakukan secara terbuka;
5. Melibatkan berbagai pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara proaktif;
6. Pelaksanaannya dapat dipertanggung jawabkan secara internal dan eksternal;
7. Mencakup seluruh objek agar dapat menggambarkan secara utuh kondisi dan situasi sasaran pemantauan dan evaluasi;
8. Pelaksanaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan pada saat yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang sedang terjadi;
9. Dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan;
10. Berbasis indikator kinerja, yaitu kriteria/indikator yang dikembangkan berdasarkan program yang dilaksanakan oleh kementerian agama;
11. Efektif dan efesien.
C. Obyek Monitoring dan Evaluasi Mengacu Pada Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006, monitoring dan evaluasi di Direktor Jendral. Pendidikan islam dilakukan terhadap program pendidikan islam sebagai tugas utama dari Ditjen pendidikan islam yaitu mengelola dan memajukan pembangunan bidang pendidikan agama dan pendidikan keagamaan. Monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap pelaksanaan perencanaan jangka pendek dan menengah.
1. Monitoring dan Evaluasi Terhadap Perencanaan Jangka Pendek
Perencanaan jangka pendek biasanya tanpa memperhitungkan faktor waktu. Selama pelaksanaan rencana seluruh variabel tidak mengalami perubahan apapun secara berarti. Dalam Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, yang dimaksud dengan rencana jangka pendek adalah rencana kerja pemerintah (RKP) yang merupakan dasar bagi penyusunan program/kegiatan bagi kementerian negara/lembaga dalam kurun waktu satu tahun. Perencanaan jangka Perencanaan jangka pendek biasanya tanpa memperhitungkan faktor waktu. Selama pelaksanaan rencana seluruh variabel tidak mengalami perubahan apapun secara berarti. Dalam Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, yang dimaksud dengan rencana jangka pendek adalah rencana kerja pemerintah (RKP) yang merupakan dasar bagi penyusunan program/kegiatan bagi kementerian negara/lembaga dalam kurun waktu satu tahun. Perencanaan jangka
Praktik monitoring dan evaluasi terhadap rencana jangka pendek umumnya fokus terhadap:
Pengaruh faktor yang diperhitungkan dalam perencanaan jangka pendek terhadap pelaksanaan program maupun kegiatan;
Pencapaian tujuan dan sasaran dalam perencanaan jangka pendek; Pencapaian indikator kinerja dalam perencanaan jangka pendek;
Monitoring dan evaluasi perencanaan jangka pendek di Direktorat Jendral Pendidikan Islam dilakukan terhadap pelaksanaan renja Direktor Jendral Pendidikan Islam, yang meliputi pelaksanaan program/kegiatan masing-masing unit organisasi dan unit kerja di lingkungan Direktor Jendral Pendidikan Islam yang berada di pusat maupun di daerah. Sebagai bagian dari pengendalian pelaksanaan rencana program/kegiatan, Direktor Jendral melakukan pemantauan terhadap perkembangan realisasi penyerapan dana, realisasi pencapaian target keluaran (output) dan kendala yang dihadapi. Pemantauan tersebut didasarkan atas hasil pemantauan yang dilaksanaan secara berjenjang dari unit organisasi dan unit kerja dilingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam, yang dituangkan dalam laporan masing-masing kegiatan, bulanan dan triwulanan.
Kepala Unit Kerja dilingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam menyusun dan menyampaikan laporan dan triwulan kepada Kepala Unit Organisasi. Selanjutnya Kepala Unit Organisasi menyusun dan menyampaikan laporan triwulan kepada Menteri Agama. Akhirnya, berdasarkan laporan triwulan Kepala Unit Organisasi, Menteri Agama menyusun dan menyampaikan laporan triwulan kepada Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Nasional (Menteri PPN/Kepala Bappenas), Menteri Keuangan Serta Menteri Reformasi Birokrasi Dan Pemberdayaan Aparatur Negara.
2. Monitoring dan Evaluasi Terhadap Perencanaan Jangka Menengah
Perencanaan jangka menengah harus memperhitungkan faktor perubahan selama rentang waktu rencana. Dalam hal tersebut sangat mungkin akan terjadi pertambahannya karakter dan variabel-variabel yang diperhitungkan dalam penyusunan rencana. Dalam sistem perencanaan pembangunan nasional, yang dimaksud dengan rencana jangka menengah adalah rencana pembangunan jangka menengah (RPJM) yang merupakan penjabaran dan visi dan program presiden hasil pemilihan umum dan menjadi pedoman bagi kementerian negara/lembaga dalam menyusun rencana strategi (Renstra) yang akan diselesaikan dalam kurun waktu 5 (Lima) tahun.
Praktik monitoring dan evaluasi terhadap rencana jangka menengah umumnya fokus terhadap:
Pengaruh faktor-faktor yang memperhitungkan dalam perencanaan jangka menengah terhadap pelaksanaan program maupun kegiatan,
Pencapaian Tujuan dan sasaran dalam perencanaan jangka menengah, Pencapaian indikator kinerja dan perencanaan jangka menengah
Monitoring dan evaluasi perencana jangka menengah di Direktorat Jendral Pendidikan Islamdilakukan terhadap pelaksanaan renstra pelaksanaan kementerian agama khususnya bidang pendidikan. Evaluasi dilakukan terhadap pelaksanaan program-program yang diselenggarakan oleh unit kerja direktorat jendral pendidikan islam sebagaimana tercantum dalam renstra kementerian agama. Hasil evaluasi tersebut selanjudnya disampaikan kepada menteri PPN/kepala Bappenas, selanjudnya berdasarkan berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan terhadap renstra kementerian agama, menteri agama dapat mengajukan usulan program perubahan program kepada menteri PPN/Kepada Bappenas.
Sumber : Bappenas Gambar 2.1 : Mekanisme evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka pendek dan menengah
Lembaga evaluasi
Kepala lembaga Evaluasi
prlaksanaan renja-
KL
2 Bulan setelah anggaran
Laporan evaluasi perencanaan
pelaksanaan RKP
Evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka menengah
Menteri Kepala
Evaluasi
Lembaga
4 Bulan sebelum RPJMN berakhir
Usul perubahan program
14
BAB III ORGANISASI PELAKSANA
A. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai peroses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Menurut Terry (1986), istilah pengorganisasian berasl dari kata organism (organisme) yang merupakan sebuah entitas dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan. Lebih jauh istilah ini diartikan sebagai tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang hingga mereka dapat bekerja sama secara efesien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
Pengertian pengorganisasian lebih lengkap dikemukakan oleh Kadarman, yaitu pengorganisasian adalah peroses penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan bagian- bagiannya, pengelompokan aktivitas-aktifitas, penugasan kelompok aktivitas kepada manajer pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkoordinasian hubungan-hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi. Struktur organisasi plaksana pengendalian dan pelaporan program di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan islam tidak bisa dipisahkan dari struktur dari kementerian agama yang ditata kerja kementerian agama yang mengatur tentang struktur organisasi kementerian agama tingkat pusat, Peraturan Mentri Agama.
B. Struktur Organisasi Secara umum tugas dan tanggung jawab terhadap pelaporan dan evaluasi pelaksanaan dan capaian program dan kegiatan dijajaran Direktorat Jendral Pendidikan islam adalah pada sub bagian pelaporan dan evaluasi program yang merupakan salah satu sub bagian pada bagian perencanaan dan sistem informasi dan sistem informasi sekretariat Ditjen Pendidikan Islam.
Sesuai dengan tuntutan perkembangan organisasi kementerian agama maka pada awal tahun 2011 diberlakukan peraturan Menteri Agama RI (PMA) nomor 10 tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja kementerian agama RI, maka pembagian perencanaan dan sistem informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan perencanaan program dan anggaran, pengembangan sistem informasi, serta penyusunan pelaporan dan evaluasi program. Sehubungan dengan tugas tersebut, Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi melakukan koordinasi dan pembagian tugas ke dalam, sebagai berikut:
1. Pelaksanaan tugas penyusunan perencanaan program dan anggaran, dibawah koordinasi subbag perencanaan dan anggaran.
2. Pelaksanaan tugas dan pengembangan sistem informasi dibawah koordinasi subbag sistem informasi, dan
3. Pelaksanaan tugas penyusunan pelaporan dan evaluasi program, sibawah koordinasi subbag sistem pelaporan dan evaluasi program.
Dari hal di atas dipastikan bahwa pelaksanaan pemantauan pengendalian dan penyediaan laporan serta evaluasi pelaksanaan program berada pada koordinasi subbag Pelaporan dan Evaluasi Program. Dalam menjalankan tugas pokoknya yaitu melakukan penyiapan bahan penyusunan pelaporan dan evaluasi program, subbag pelaporan dan evaluasi program menjalankan fungsinya melakukan hal-hal sebagai berikut yaitu:
1. Mengkoordinasikan penyediaan, penyiapan dan pembuatan pelaporan serta mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan ;
2. Mengkoordinasikan tugas dan penyajian informasi progres report baik secara bulanan, triwulan maupun tahunan melalui internet/website;
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan rencana program/kegiatan untuk tahun akan datang, pelaksanaan dan penyusunan laporan kegiatan ditahun berjalan dari program pendidikan islam;
4. Memberikan masukan dan hasil evaluasi pelaksanaan program terhadap perumusan program dan kegiatan.
Secara khusus Struktur Organisasi Direktorat Jendral Pendidikan Islam adalah sebagai berikut:
Struktur Organisasi Direktorat Jendral Pendidikan Islam
Kementerian Agama RI
Direktorat
Sekretariat Ditjen
Jendral
Pendidikan Islam
Pendidikan Islam
Bagian
Bagian
Bagian Bagian
Dan Sistem
informasi
Direktorat pendidikan
Pendidikan madrasah
pendidikan
Pendidikan
diniyah dan
Tinggi Islam
Agama Islam
Gambar 3.2 : Bagan Struktur Organisasi Ditjen Pendis
Dalam hubungan ke dalam subbag pelaporan dan evaluasi bertugas pula dalam pelayanan koordinasi dan kondisi kepada 5 (lima) unit kerja di lingkungan Ditjen Pendidikan islam,yaitu Direktorat Pendidikan Madrasah, Direktorat Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam, Direktorat Pendidikan Agama Islam, dan Sekretariat Ditjen Pendidikan Islam.
C. Penanggung Jawab Program dan Kegiatan
Secara substantip, Program yang ada di Direktorat Jendral Pendidikan Islam hanya satu yaitu Program Pendidikan Islam. Direktor Jendral Pendidikan Islam mempunyai tanggung jawab untuk pelaksanaan mulai dari satuan kerja di tingkat pusat maupun yang berada pada satuan kerja di tingkat daerah. Program pendidikan islam mempunyai 5 jenis kegiatan yang penanggung jawabanmya adalah masing- masing unit eselon II secara rinci adalah sebagai berikut:
No PROGRAM/KEGIATAN UNIT/SATUAN ORGANISASI
1 Program Pendidikan Islam Ditjen Pendidikan Islam
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, Direktoran Pendidikan dan Subsidi Pendidikan Agama Islam
Agama Islam Peningkatan Akses, Mutu, Kesahteraan, Sirektorat
Pendidikan dan Subsidi Pendidikan Keagamaan Diniyah
dan Pondok Islam
Pesantren
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, Direktorat Pendidikan dan Subsidi RA/BA dan Madrasah
Mutu, Direktorat Pendidikan
Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Tinggi Islam Tinggi Islam
Dukungan Manajemen Pendidikan dan Sekretariat Ditjen Pelayanan Tugas Teknis Lainnya Pendidikan Islam Pendidikan Islam
Secara administratif, mekanisme pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap program dan kegiatan di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam tidak dapat terlepas dari bentuk struktur dan rentang kendali organisasi Kementerian
Agama secara keseluruhan yang dalam hal ini khususnya pada Direktorat Jendral Pendidikan Islam berada di dalamnya sebagai unit kerja pelaksanaan anggaran.
Terkait dengan struktur Kementerian Agama, penanggung jawab masing-masing pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan program dan kegiatan di lingkungan Kementerian Agama adalah sebagai berikut:
1. Menteri agama sebagai pengguna anggaran (PA) bertanggung jawab atas pelaksanaan pengendalian dan pelaporan program yang ada dalam lingkungan Kementerian Agama.
2. Pejabat Eselon I (Sekjen, Irjen, Dirjen, Kabalitbag dan Diklat)selaku pejabat yang ditunjuk sebagai kuasa pengguna Anggaran merupakan penanggung jawab dan pembina terhadap pelaksanaan pengendalian dan pelaporan program yang menjadi tanggung jawabnya. Konsolidasi pelaporan hasil monev pelaksanaan program dilakukan dibawah koordinasi sekretaris jendral.
3. Kepala
UIN/IAIN/IHDN, Ketua STAIN/STAKN/STAHN/STABN, ka Balai, Ka KENKEMENAG, Ka MAN, MTsN, MIN selaku pejabat yang ditunjuk sebagai Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggara (KPA) merupakan penanggung jawab dan pembina sehari-hari terhadap pelaksanaan pengendalian dan pelaporan program dalam lingkungan satuan kerja yang dipimpinnya.
Kanwil,
Rektor
4. Pelaksanaan kegiatan bertanggung jawab atas penyelesaian dan penyampaian laporan dan penyelenggaraan pelaksanaan kegiatan tepat pada waktunya.
D. Wewenang
Wewenang penanggung jawab program adalah sebagai berikut:
1. Memberikan arahan petunjuk teknis pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi program.
2. Mengadakan pengawasan terhadap penanggung jawab dan pembina pelaksanaan teknis pada setiap satuan kerja baik di pusat maupun di daerah. (Ka Kanwil, Rektor UIN/IAIN, Ketua STAIN dan Pejabat Eselon II) atas pelaksanaan pengendalian, pelaporan dan evaluasi program;
3. Menampung masalah-masalah pelaksanaan program program/kegiatan, yang disampaikan oleh pelaksanaan program.
4. Melakukan pemantauan secara tertib dan teratur serta membuat laporan konsolidasi pelaksanaan program/kegiatan yang membuat ralisasi kemajuan pelaksanaan fisik dan keuangan serta penyebab hambatan/ketidak lancaran pelaksanaannya.
Wewnang penanggung jawab Kegiatan adalah berikut:
1. Memberikan petunjuk teknis pelaksanaan pengendalian dan evaluasi kegiatan.
2. Mengetahui dan menelaah hasil pelaksanaan kegiatan secara berkala.
3. Menampung dan menyelesaikan masalah yang timbul yang disampaikan oleh pelaksanaan kegiatan.
4. Menyampaikan maslah yang perlu diselesaikan kepada penanggung jawab program untuk memperoleh penyelesaian lebih lanjut.
5. Memantau semua pelaksanaan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya selama tanhun anggaran berjalan agar pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
E. Tugas dan Kewajiban
Pelaksanaan monitoring/pemantauan, pelaporan dan evaluasi mempunyai tugas dan kewajiban untuk:
1. Menyusun rencana dan jadwal pelaksanaan pengendalian dan pelaporan.
2. Mengendalikan dan melaporkan setiap pelaksanaan kegiatan mulai tahap perencanaan, pelaksanaan sampai dengan evaluasi sebelum maupun sesudahnya, kepada pimpinan satuan kerja dan pejabat yang berkepentingan.
3. Melakukan konsultasi priodik dengan atasan langsung tentang pelaksanaan pengendalian dan pelaporan.
4. Memantau, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan program/kegiatan.
5. Melaporkan kepada pimpinan satuan kerja atas pelaksanaan program dan kegiatan yang telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
F. Struktur Penanggung Jawab Pelaporan
Secara nasional pengendalian dan pelaporan program/kegiatan telah di atur oleh praturan pemerintah nomor 39 tahun 2006. Peraturan pemerintah tersebut mewajibkan semua kementerian/lembaga dan aparat daerah untuk melaksanakan kegiatan monitoring/pemerintah, pelaporan dan evaluasi. Di dalam peraturan pemerintah tersebut secara umum telah diatur mengenai penanggung jawab pelaporan secara berjentang disertai dengan jenis formulir yang harus digunakan.
Dengan mengacu pada peraturan pemerintah tersebut serta mempertimbangkan srtuktur organisasi kementerian agama secara khusu, berikut ini struktur penanggung jawab pelaporan hasil monitoring/pemantauan dan evaluasi menurut tingkatnya, baik pusat maupun daerah.
Presiden RI
SATUAN KERJA DAERAH Men.DN Men. PPN KANWIL
PROVINSI
Men.Keu KANKEMENAG
Men.PAN
MADRASAH Men.Agama
PIAN
BALAI DIKLAT.
SATUAN KERJA
LITBANG & LAJNAH
PUSAT
Gambar 3.3. : Struktur Penanggung Jawaban Pelaporan
1. Penanggung Jawab Pelaporan Pelaksanaan Kegiatan
Penyampaian Laporan Pelaksanaan Kegiatan diatur sebagai berikut:
a. Penanggung jawab kegiatan/pimpinan unit kerja di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam secara triwulanan menyampaikan laporan kepada penanggung jawab program/pimpinan unit organisasi. Kegiatan yang berada di daerah,
kepada kepala provinsi/kabupaten/kota di mana lokasi kegiatan berada.
b. Penanggung jawab pelaporan pelaksanaan kegiatan di tingkat pusat adalah:
SATUAN KERJA PENANGGUNG JAWAB Ditjen Pendidikan Sekretaris/Direktur Islam
c. Penanggung jawab pelaporan pelaksanaan kegiatan di tingkat daerah adalah:
SATUAN KERJA PENANGGUNG JAWABAN Kanwil
Kemenag Kasubbag/Kasi/Penyelenggara Provinsi UIN/IAIN
Ka Biro/Dekan
STAIN
Kabag
Kenkemenag Kasubag/Kasi/Penyelenggara
Kab/Kota MAN
Ka MAN
MTsN
Ka MTsN
MIN
Ka MIN
2. Penanggung Jawab Pelaporan Pelaksanaan Program
Penyampaian laporan pelaksanaan program diatur sebagai berikut:
a. Penanggung jawab program /pimpinan unit organisasi di lingkungan direktorat jendral pendidikan islam secara triwulan menyampaikan laporan kepada pimpinan unit kerja bersangkutan.
b. Penanggung jawab pelaporan pelaksanaan program di tingkat pusat meliputi:
SATUAN KERJA PENANGGUNG JAWAB Ditjen pendidikan islam
Dirjen pendidikan islam
c. Penanggung Jawab Pelaporan Pelaksanaan Program di tingkat Daerah, meliputi: SATUAN KERJA
PENANGGUNG JAWAB Kanwil
kemenag
provinsi UIN/IAIN STAIN Kenkemenag
Kab/Kota MAN MTsN MIN
BAB IV SISTEM PEMANTAUAN, PENGENDALIAN DAN PELAPORAN PROGRAM
A. SISTEM ELEKTRONIK MONITORING PELAKSANAAN ANGGARAN PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM (APLIKASI e_MPA)
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada lembaga pemerintahan semakin meningkat sehingga harus dipastikan bahwa pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi tersebut benar-benar mendukung tujuan penyelenggaraan pemerintah. Pemamfaatan teknologi informasi dan komunikasi akan mendukung terwujudnya good governance yang akan menjamin transparansi, partisipasi, akuntabilitas, efesien dan efektivitas pada penyelenggaraan pemerintah. Sistem Elektronik Monitoring Pelaksanaan Anggaran Kementerian Agama atau yang di sebut dengan e_MPA merupakan sistem yang di kembangkan oleh tim yang dibentuk oleh sekretasis jendral sebagai sarana pengendalian internal dalam rangka monitoring pelaksanaan anggaran pada tingkat satuan kerja di lingkungan kementerian agama. Monitoring pelaksanaan anggaran tersebut diberlakukan untuk seluruh satuan kerja dari pusat hingga daerah. Sistem di bangun dalam rangka memenuhi kebutuhan pimpinan kementerian agama dalam melaporkan pelaksanaan anggaran dan program di lingkungan kementerian agama kepada presiden, DPR, Internal dan masyarakat terutama terkait dengan pelaksanaan kunci yang terdiri dari rencana kegiatan pemerintah (RKP), instruksi presiden dan kegiatan prioritas kementerian agama. Dalam rangka memudahkan transaksi data dari satuan kerja yang tersebar diseluruh indonesia, maka sistem dikembangkan dalam bentuk online berbasis web yang di integrasikan dengan webseite kementerian agama yang beralamat http://e-mpa.kemenag.go.id . Dalam rangka implementasi sistem tersebut, seluruh satuan kerja berkewajiban melakukan persiapan secara mandiri dari seluruh aspek insprastruktur, menyusun laporan dan penggunaan sistem. Sistem ini merupakan bagian dari salah satu alat dalam rangka pelaksanaan fungsi pengendalian dan pelaporan pelaksanaan program secara keseluruhan.
1. Pengertian
Monitoringpelaksanaan anggaran secara elektronik yang selanjudnya disebut e- MPA adalah suatu sistem pengendalian dan pemantauan kinerja perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggung jawaban kegiatan anggaran secara elektronik melalui aplikasi e-MPA. Aplikasi ini akan mengintegrasikan proses pengumpulan data, penyusunan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan program dan anggaran berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Inisiatif pembangunan aplikasi e-MPA dilakukan sejak bulan februari 2012 dan diluncurkan pada bulan maret 2012 dengan mengundang seluruh KPA setker induk di seluruh indonesia. Aplikasi e-MPA merupakan sebuah aplikasi yang dijalankan secara online melalui jaringan internet dan bangunan untuk memantau pelaksanaan anggaran secara langsung dari Satuan Kerja Pusat dan Daerah di lingkungan Kementerian Agama.
2. Tujuan
Sistem aplikasi e-MPA dibangun dengan tujuan antara lain:
a. Untuk menyediakan data dan informasi terkait pelaksanaan program dan anggaran sebagai bahan penyusunan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengendalian dan evaluasi program dan anggaran dalam rangka mewujudkan kinerja pelaksanaan program dan anggaran yang transparan, efektif, efesien dan akuntabel. Sistem ini dilaksanakan dengan dengan menjunjung tinggi prinsif partisipasif, efesien, efektif, mudah, handal, akuran, cepat dan aman.
b. Meningkatkan kualitas pelaporan rencana dan realisasi pelaksanaan anggaran dan kegiatan.
c. Mempercepat pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan jadwal dan target yang telah ditetapkan
d. Pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan dan anggaran di lingkungan Kementerian Agama RI.
3. Jenjang pengelolaan e-MPA
Jenjang pengelolaan sistem aplikasi ini terdiri dari:
a. Tingkat Kementerian Agama
b. Tingkan Unit Eselon I Pusat
c. Tingkat Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi
d. Tingkat Kantor Kementerian Agama Kab/Kota
e. Tingkat Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri
f. Tingkat Madrasah Negeri
g. Tingkat Lanjud Pentashihan Mushaf Al-Qur’an, Balai Litbag, Balai Diklat dan Kantor Urusan Haji Indonesia
4. Pengelola e-MPA
A. Penanggung jawab
a. Tingkat Pusat Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat unit eselon I Pusat adalah pimpinan Unit Eselon I Pusat. Untuk Direktorat Jendral Pendidikan Islam sebagai penanggung jawab adalah Direktur Jendral Pendidikan Islam, yang mempunyai tugas antara lain: a. Tingkat Pusat Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat unit eselon I Pusat adalah pimpinan Unit Eselon I Pusat. Untuk Direktorat Jendral Pendidikan Islam sebagai penanggung jawab adalah Direktur Jendral Pendidikan Islam, yang mempunyai tugas antara lain:
b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan e-MPA;
c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA;
d. Mendorong Unit Eselon II untuk menyediakan data program dan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya sebagai bahan input aplikasi e- MPA.
Dalam melaksanakan tugasnya pimpinan unit eselon satu (Direktur Jendral Pendidikan Islam) di bantu oleh tim pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh Direktur Jendral Pendidikan Islam.
b. Tingkat Kanwil Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi adalah Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi, yang mempunyai tugas antara lain:
a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA
b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan preasarana e-MPA;
c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA;
d. Mendorong pimpinan unit terkait (kabag, kasubbag, kepala bidang dan satuan kerja yang berada di bawah koordinasi wilayahnya baik di tingkat Kab/Kota) untuk menyediakan data program dan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya sebagai bahan input aplikasi e-MPA.
Dalam melaksanakan tugas Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi dibantu oleh Tim pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut direrapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi. Unsur yang ada dalam tim harus melibatkan semua perwakilan unit termasuk bidang penyelenggaraan program pendidikan islam (Madrasah, PD. Pontren, Pakis, Pendis).
c. Tingkat Kab/Kota Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat Kantor Kementerian Agama Kab/Kota adalah Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Kab/Kota, yang mempunyai tugas antara lain:
a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA
b. Melakukan monitoring, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan e-MPA
c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA
d. Mendorong pimpinan unit terkait (subbagian, kepala seksi, penyelenggara dan satuan madrasah negeri) untuk menyediakan data program dan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya sebagai bahan input aplikasi e-MPA
Dalam
Kementerian Agama Kabupaten/Kota dabantu oleh Tim pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh Kepla Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota. Unsur yang ada dalam tim harus melibatkan semua perwakilan unit termasuk bidang penyelenggara program pendidikan islam (Madrasah, PD. Pontren, PAI)
d. Tingkat PTKIN (Pengaruh Tinggi Keagamaan Islam Negeri) Penanggung jawab pengelola e-MPA tingkat PTKIN adalah Rektor/Ketua Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri, yang mempunyai tugas antara lain:
a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA ;
b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan e-MPA;
c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA;
d. Mendorong pimpinan unit terkait (Kepala Biro, Dekan, Kepala Bagian dan Ketua Jurusan pada Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri) untuk menyediakan data program dan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya sebagai bahan input aplikasi e-MPA.
Dalam melaksanakan tugasnya Rektor/Ketua PRKIN dibantu oleh tim pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh Rektor/Ketua PTKIN.
e. Tingkat Madrasah Negeri Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat Madrasa Negeri adalah Kepala Madrasa Negeri (MIN, MTsN, MAN) yang mempunyai tugas antara lain:
a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA;
b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan e-MPA;
c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA; Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Madrasa Negeri dibantu oleh Tim Pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh kepala Madrasah Negeri.
B. Koordinator Koordinator mempunyai tugas mengkoordinasikan pengelolaan e-MPA pada satuan kerja masing-masing. Dalam melaksanakan tugas tersebut koordinator menyelenggarakan fungsi:
a. Penjaminan ketersediaan data e-MPA
b. Verifikasi data dan laporan e-MPA pada satkler di lingkungannya;
c. Evaluasi pelaksanaan e-MPA pada satuan kerja.
C. Operator
Operator mempunyai tugas melakukan entri data ke dalam aplikasi e-MPA. Dalam melaksanakan tugas tersebut operator menyelenggarakan fungsi antara lain:
a. Penghimpunan data;
b. Pengisian dan pemutakhiran data