LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

KERJA PRAKTEK

Oleh:

Nama : Beby Mutiara Islami

Nim : 10.41011.0034

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Komputerisasi Akutansi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

vi

No. 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Perpustakaan pada dasarnya merupakan sebuah lembaga untuk mengumpulkan, merawat, menyimpan, mengatur dan melestarikan bahan-bahan yang didayagunakan sebagai bahan informasi kepada masyarakat. Untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan terhadap bahan pustaka, perlu diadakan pengadaan bahan pustaka yang terencana dan terarah sesuai dengan kubutuhan pengguna perpustakaan yang dilayani. Sistem pengadaan bahan pustaka yang selama ini berjalan di Bapersip berlangsung seperti sistem pengadaan bahan pustaka pada umumnya, karena belum terkomputerisasi maka pihak manejemen Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur belum dapat mengetahui secara cepat koleksi mana yang akan ditambah.

Dari permasalahan tersebut, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi untuk menangani pengadaan bahan pustaka yang dapat digunakan untuk membantu pihak manejemen dalam pengambilan keputusan pengadaan bahan pustaka secara cepat dan akurat tentunya dengan dukungan infrastruktur yang baik pula.

Kata Kunci : perpustakaan, pengadaan, bahan pustaka, sistem informasi

STIKOM

ix

ABSTRAKSI………...vi

KATA PENGANTAR….………..vii

DAFTAR ISI………...ix

DAFTAR GAMBAR……….xii

DAFTAR TABEL………..xv

DAFTAR LAMPIRAN……….xvi

BAB I PENDAHULUAN………1

1.1Latar Belakang Masalah……….1

1.2Perumusan Masalah….………..2

1.3BatasanMasalah………..3

1.4Tujuan………...……….3

1.5Manfaat ..……….………..3

1.6Sistematika Penulisan……….4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN………6

2.1Sejarah Singkat Perusahaan...……….…6

2.2Lokasi Perusahaan...…...………....………...…...7

2.3Visi dan Misi..……...………...………...…8

2.3.1 Visi Perusahaan……….………...…………...8

STIKOM

x

BAB III LANDASAN TEORI………...12

3.1Pengertian Sistem Informasi………12 3.2Definisi Perpustakaan...13

3.3Definisi Pengadaan Bahan Pustaka...15

3.3.1 Proses Penyeleksian Bahan Pustaka...16

3.3.2 Metode Pengadaan Bahan Pustaka...17

3.4System Flow……….19

3.5Data Flow Diagram (DFD)………...………..22

3.6Entity Relationship Diagram (ERD)………26 3.7Database...…...………..29 3.8Program Penunjang...31

3.8.1 Visual Basic. NET...31

3.8.2 SQL SERVER ...32

3.8.3 Crystal Report...32

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN……….33

4.1Prosedur Kerja Praktek………38 4.2Analisa Sistem….……...………34 4.2.1 Document Flow Penyeleksian Bahan Pustaka………35

4.2.2 Document FlowPengadaan Bahan Pustaka...37

4.3Desain Sistem……...………..39

STIKOM

xi

4.3.4 Context Diagram...………44

4.3.5 Data Flow Diagram (DFD)………...………….45

4.3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)...47

4.3.7 Struktur Tabel...……….…………..49

4.3.8 Desain Input dan Output...55

4.4Implementasi Sistem………62

4.5Pembahasan Hasil Implementasi Sistem………..64

4.5.1 Instalasi Program………...64

4.5.2 Penjelasan Penggunaan Aplikasi………...64

BAB V PENUTUP……….84

5.1Kesimpulan………..84

5.2Saran…….……...………84

DAFTAR PUSTAKA…..………..85

STIKOM

xii

Gambar 2.1 Lokasi Perusahaan... ... 7

Gambar 2.2 Struktur Organisasi... ... 9

Gambar 3.1 Simbol Terminator ... 19

Gambar 3.2 Simbol Manual Operation ... 20

Gambar 3.3 Simbol Document ... 20

Gambar 3.4 Simbol Process ... 20

Gambar 3.5 Simbol Database ... 21

Gambar 3.6 Simbol Decision ... 21

Gambar 3.7 Simbol Manual Input ... 21

Gambar 3.8 Simbol Off – Line Storage ... 21

Gambar 3.9 Simbol On – Page Reference ... 22

Gambar 3.10 Simbol Off – Page Reference ... 22

Gambar 3.11 Simbol Paper Tape ... 22

Gambar 3.12 Simbol Process DFD ... 23

Gambar 3.13 Simbol External Entity DFD ... 25

Gambar 3.14 Simbol Data Stored DFD ... 25

Gambar 3.15 Simbol Data Flow DFD ... 26

Gambar 4.1 Document Flow Penyeleksian Bahan Pustaka ... 36

Gambar 4.2 Document Flow Pengadaan Bahan Pustaka ... 39

Gambar 4.3 System Flow Penyeleksian Bahan Pustaka ... 42

Gambar 4.4 System Flow Pengadaan Bahan Pustaka ... 43

Gambar 4.5 Diagram Berjenjang ... 44

STIKOM

xiii

Gambar 4.9 PDM Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka ... 49

Gambar 4.20 Desain Form Login ... 55

Gambar 4.21 Desain Form Menu Utama ... 56

Gambar 4.22 Desain Form Usulan Bahan Pustaka ... 56

Gambar 4.23 Desain Form Bahan Pustaka ... 57

Gambar 4.24 Desain Form Katalog Penerbit ... 58

Gambar 4.25 Desain Form Supplier ... 58

Gambar 4.26 Desain Form Pegawai... 59

Gambar 4.27 Desain Form Transaksi Seleksi ... 59

Gambar 4.28 Desain Form Transaksi Pengadaan ... 60

Gambar 4.29 Desain Laporan Desiderata ... 61

Gambar 4.30 Desain Laporan Pembelian ... 62

Gambar 4.31 Implementasi Form Menu Utama ... 65

Gambar 4.32 Implementasi Form Login ... 65

Gambar 4.34 Imlementasi Form Pegawai ... 66

Gambar 4.38 Implementasi Form Bahan Pustaka ... 68

Gambar 4.43 Implementasi Form Katalog Penerbit ... 70

Gambar 4.47 Implementasi Form Supplier ... 72

Gambar 4.51 Implementasi Form Usulan Bahan Pustaka ... 74

Gambar 4.55 Implementasi Form Transaksi Seleksi ... 77

Gambar 4.58 Implementasi Form Transaksi Pengadaan ... 79

STIKOM

xiv

STIKOM

xv

Tabel 3.16 Tabel Model ERD ... 26

Tabel 4.10 Tabel Daftar Usulan Bahan Pustaka ... 50

Tabel 4.11 Tabel Bahan Pustaka ... 50

Tabel 4.12 Tabel Katalog Penerbit ... 51

Tabel 4.13 Tabel Pegawai ... 52

Tabel 4.14 Tabel Supplier ... 52

Tabel 4.15 Tabel Transaksi Seleksi ... 53

Tabel 4.17 Tabel Transaksi Pengadaan ... 53

Tabel 4.18 Tabel Detail Pengadaan ... 54

Tabel 4.19 Tabel Login ... 54

STIKOM

xvi

Lampiran 1 Source Code Master Pegawai ... 85

Lampiran 2 Source Code Master Bahan Pustaka ... 90

Lampiran 3 Source Code Master Katalog Penerbit ... 95

Lampiran 4 Source Code Master Supplier ... 100

Lampiran 5 Source Code Master Usulan Bahan Pustaka... 104

Lampiran 6 Source Code Transaksi Seleksi ... 110

Lampiran 7 Source Code Transaksi Pengadaan ... 115

Lampiran 8 Surat Balasan Perusahaan ... 120

Lampiran 9 Acuan Kerja ... 121

Lampiran 10 Log Harian Kerja Praktek ... 122

Lampiran 11 Kehadiran Kerja Praktek ... 124

Lampiran 12 Kartu Bimbingan ... 125

STIKOM

1

Perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi dalam bentuk buku mengharuskan pustakawan bekerja keras untuk melaksanakan pemilihan atau menyeleksi buku dalam kegiatan pengadaan di perpustakaan. Pustakawan harus mampu menyediakan buku-buku yang diminati oleh penggunanya, karena perpustakaan bertindak selaku penyimpan ilmu pengetahuan dan berperan dalam proses transformasi pengetahuan dan informasi. Perpustakaan dikatakan berhasil jika dapat memenuhi kebutuhan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Keberhasilan perpustakaan dalam memberikan layanan tidak terlepas dari kegiatan pelayanan informasi.

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur merupakan suatu lembaga baru yang dibentuk sebagai dampak pemberlakuan Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Bapersip, 2008). Perpustakaan pada dasarnya merupakan sebuah lembaga untuk mengumpulkan, merawat, menyimpan, mengatur dan melestarikan bahan-bahan yang didayagunakan sebagai bahan informasi kepada masyarakat. Untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan terhadap bahan pustaka, perlu diadakan pengadaan bahan pustaka yang terencana dan terarah sesuai dengan kubutuhan

pengguna perpustakaan yang dilayani. “Pengadaan merupakan konsep yang

mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan

STIKOM

dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi” (Sulistyo-Basuki, 1991). Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bagian yang penting dalam suatu perpustakaan. Tanpa pengadaan bahan pustaka, suatu perpustakaan tidak bisa dikatakan sempurna. Untuk itu, pengadaan sangat dibutuhkan pada suatu perpustakaan karena melalui proses pengadaan kita bisa mengetahui berasal dari mana saja bahan pustaka yang dimiliki, serta berapa banyak jumlah koleksi yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.

Dalam hal pengadaan koleksi bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kersipan provinsi Jawa Timur masih belum terkomputerisasi. Sistem pengadaan bahan pustaka yang selama ini berjalan di Bapersip berlangsung seperti sistem pengadaan bahan pustaka pada umumnya, karena belum terkomputerisasi maka pihak manejemen Bapersip belum dapat mengetahui secara cepat dan akurat koleksi mana yang akan ditambah.

Dari permasalahan tersebut, penulis akan membuat sistem informasi pengadaan bahan pustaka yang dapat digunakan untuk membantu pihak manejemen dalam pengambilan keputusan pengadaan bahan pustaka secara cepat dan akurat.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat ditulis perumusan masalah yaitu bagaimana membuat rancang bangun sistem informasi pengadaan bahan pustaka yang dapat membantu pihak manajemen Badan Perpustakaan dan

STIKOM

Kearsipan Provinsi Jawa Timur dalam mengambil keputusan secara cepat dan akurat mengenai pembelian bahan pustaka.

1.3 Batasan Masalah

Dalam pembuatan sistem informasi ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang ingin dicapai maka pembahasan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :

1. Seluruh pembelian bahan pustaka di asumsikan pembelian langsung kurang dari Rp 200 Juta.

2. Program yang dihasilkan tidak termasuk pembelian pada pihak ketiga atau lelang.

1.4 Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah :

1. Terbentuk sistem informasi pengadaan bahan pustaka yang dapat mengelola semua proses penyelesksian bahan pustaka dan pengadaan bahan pustaka yang ada pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

2. Terbentuk laporan penyeleksian bahan pustaka dan pengadaan bahan pustaka kepada pihak manajemen Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur secara cepat dan akurat.

1.5 Manfaat

Manfaat yang dapat diambil dari Kerja Praktek pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur antara lain:

STIKOM

1. Bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, ini bisa dijadikan sebagai suatu sistem yang dapat membantu menghasilkan informasi yang akurat, cepat dan berkualitas, terutama pada bidang pengolahan bahan pustaka.

2. Bagi dunia akademik dapat dijadikan sebagai referensi dalam analisa dan perancangan sistem informasi khususnya pada bidang rancang bangun sistem informasi pengadaan bahan pustaka pada perusahaan dan dapat menjalin kerjasama dengan pihak perusahaan.

3. Bagi mahasiswa dapat mengaplikasikan dan memberikan tambahan pengetahuan serta pengalaman dalam merancang dan membuat analisa suatu sistem informasi pengadaan di perusahaan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan persoalan dan pembahasannya, maka penulisan laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dikemukaan hal-hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai serta sistematika penulisan laporan kerja praktek.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini berisi penjelasan secara singkat sejarah dari perusahaan, struktur organisasi, lokasi perusahaan, visi misi perusahaan dan struktur organisasi perusahaan serta deskripsi pekerjaan dari masing-masing struktur organisasi perusahaan tersebut.

STIKOM

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas secara singkat teori-teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan laporan kerja praktek ini. Menjelaskan tetang penjelasan sistem yang terkait.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada bab ini meguraikan tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan analisis ini. Pada bab ini juga dibahas mengenai uraian tentang analisa permasalahan dan perancangan sistem mulai dari Document flow, System

flow, Context diagram, Data flow diagram (DFD), Entity relationship diagram (ERD), struktur database yang digunakan dalam pembuatan aplikasi desain input

dan output, serta rencana evaluasi hasil. Dalam bab ini juga dijelaskan tentang implementasi dari aplikasi yang dibuat secara keseluruhan dan memberikan penjelasan dari rancangan input dan output serta melakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibuat untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut telah dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan. BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dari keseluruhan bab-bab sebelumnya, serta saran-saran yang bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi sistem dan pengembangan sistem sebelumnya.

STIKOM

6 Timur

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebuah lembaga baru yang dibentuk sebagai dampak pemberlakuan Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Lembaga yang merupakan hasil penggabungan dari dua lembaga, yaitu Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur dan Badan Arsip Provinsi Jawa Timur ini dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur No. 10 tahun 2008 tanggal 20 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur.

Sebagai lembaga baru, Badan Perpustakaan dan Kearsipan masih perlu mengkonsolidasikan segala program kegiatannya agar bisa berjalan seiring sejalan. Perpustakaan dan arsip merupakan rumpun yang sama, tetapi dalam tugas dan kegiatan memiliki karakteristik yang berbeda. Untuk mencapai keseimbangan yang lebih baik, perlu suatu proses. Dan proses inilah yang saat ini sedang dijalani. Pebedaan ini tidak perlu diperdebatkan, tetapi perlu disikapi sebagai kelebihan.

Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan selaku pimpinan lembaga dengan tingkat eselonering II A, memang harus bekerja ekstra di tengah perbedaan ini. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala dibantu oleh para Kepala : Bidang Layanan dan Informasi; Bidang Pembinaan dan SDM Pepustakaan; Bidang

STIKOM

Deposit, Pengembangan dan Pengolahan Perpustakaan; Bidang Publikasi, Promosi Perpustakaan dan Kearsipan; Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif; Bidang Penyelamatan Arsip Statis serta seorang Sekretaris.

2.2 Lokasi Perusahaan

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur ini berlokasi di Jalan Menur Pumpungan No. 32 Surabaya. Untuk lebih detailnya, peta alamat perusahaan dapat dilihat dari gambar di bawah ini :

Sumber : Google Maps 2013

Gambar 2.1 Lokasi Perusahaan

STIKOM

2.3 Visi dan Misi Perusahaan 2.3.1 Visi

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menetap visi yang sesuai dengan tugas dan fungsinya, yaitu :

“ Jawa Timur Membaca dan Tertib Arsip Tahun 2014” 2.3.2 Misi

Untuk mewujudkan visi pembangunan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, maka misi pembangunan ditetapkan sebagai berikut :

1. Membangun sinergi dengan seluruh lapisan dan stakeholder di Provinsi Jawa Timur untuk meningkatkan pembinaan, pengembangan dan pendayagunaan serta pengawasan sumber daya perpustakaan dan kearsipan di Jawa Timur.

2. Meningkatkan pemasyarakatan dan pelayanan publik bidang jasa perpustakaan dan kearsipan.

3. Memfasilitasi peningkatan kesejahteraan masyarakat melalui program penanggulangan kemiskinan.

4. Meningkatkan upaya penyelamatan, pelestarian bahan pustaka dan arsip yang bernilai guna.

2.4 Struktur Organisasi

Berikut ini adalah struktur organisasi dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur :

STIKOM

KEPALA BAGIAN

SEKERTARIS

SUBAG TATAUSAHA SUBAG KEUANGAN SUBAG SUNGRAM

FUNGSIONAL PUSTAKAWAN ARSIPARIS BIDANG PUBLIKASI,PROMOSI PERPUST & KEARSIPAN BIDANG DEPOSIT PENGEMBANGAN & PENGELOLAHAN BIDANG PEMBINAAN PERPUSTAKAAN BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI BIDANG PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF BIDANG PENYELAMATAN ARSIP STATIS BIDANG PEMBINAAN PEMASYARAKATAN KEARSIPAN SUBID PEMBINAAN SUBID PEMASYRAKATAN KEARSIPAN SUBID AKUISISI SUBID PENGOLAHAN & PELESTARIAN SUBID PENGELOLAHAN & PENYIMPANAN SUBID PENYUSUTAN & PEMELIHARAAN SUBID LAYANAN PERPUSTAKAAN SUBID OTOMASI PERPUSTAKAAN SUBID SDM & PEMASYARAKATAN BUDAYA BACA SUBID KELEMBAGAAN PERPUSTAKAAN SUBID DEPOSIT & PRESERVASI BAHAN PUSTAKA SUBID PENGEMBANGAN & PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA SUBID PUBLIKASI,PROMOSI PERPUSTAKAAN SUBID JASA & KEARSIPAN

Sumber : Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Gambar 2.2 Strukktur Organisasi

STIKOM

2.4.1 Deskripsi Pekerjaan

Pengaturan uraian tugas sekretariat, bidang, sub bagian, sub bidang Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur diatur dalam Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 tahun 2008 tentang struktur Badan Perpustakaan dan Kearsipan adalah sebagai berikut :

1. Unsur pimpinan atau top manajemen dalam hal ini adalah Kepala.

2. Unsur Pimpinan dalam manajemen menengah (middle management) ada 1 (satu) sekretaris dan 7 (tujuh) Bidang yanng dikembangkan sesuai dengan fungsi organisasi yang terdiri dari :

a. Fungsi Kesekretariatan membawahi 3 (tiga) Sub Bagian, yaitu Sub Bagian Tata Usaha, Sub Bagian Penyusunan Program dan Sub Bagian Keuangan.

b. Fungsi Bidang Publikasi, Promosi, Perpustakaan dan Jasa Kearsipan membawahi 2 (dua) Sub Bidang yaitu , Sub Bidang Publikasi, Promosi, Perpustakaan dan Sub Bidang Jasa Kearsipan. c. Fungsi Bidang Deposit, Pengembangan dan Pengolahan Bahan

Pustaka membawahi : Sub Bidang Deposit dan Preservasi dan Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka.

d. Fungsi Bidang Pembinaan Perpustakaan, membawahi Sub Bidang Sumber Daya Manusia dan Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan.

STIKOM

e. Fungsi Bidang Layanan Perpustakaan dan Informasi, membawahi Sub Bidang Layanan Perpustakaan dan Sub Bidang Otomasi Perpustakaan.

f. Fungsi Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif, membawahi Sub Bidang Pengolahan dan Penyimpanan Arsip Inaktif dan Sub Bidang Penyusutan dan Pemeliharaan.

g. Fungsi Bidang Penyelamatan Arsip Statis, membawahi Sub Bidang Akuisisi dan Sub Bidang pengolahan dan Pelestarian.

h. Fungsi Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, membawahi Sub Bidang Pembinaan Kearsipan dan Sub Bidang Pemasyarakatan Kearsipan.

i. Unsur Kelompok Jabatan Fungsional Pustakawan dan Arsiparis sebagai cerminan dari kelompok keahlian profesional dalam bidang perpustakaan dan kearsipan.

STIKOM

12 3.1.1 Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005). Sedangkan menurut Ladjamudin (2005) sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem. Berdasarkan dari kedua definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen dalam suatu kesatuan yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

3.1.2 Definisi Informasi

Menurut Robert dalam (Jogiyanto, 2001), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut dimana data diolah dengan menggunakan suatu model untuk dihasilkan informasi yang bermanfaat. Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi (information system) atau disebut juga processing system atau information processing system atau information generation system.

3.1.3 Definisi Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi menurut Ladjamudin (2005) sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

STIKOM

Menurut Jogiyanto (2005) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Berdasarkan dari kedua definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari data-data yang dikelompokan kemudian diolah dan disajikan informasi yang berguna bagi tujuan yang sudah ditetapkan.

3.2 Definisi Perpustakaan

Bagi banyak orang bila mendengar istilah perpustakaan, dalam benak mereka akan tergambar sebuah gedung atau ruangan yang di penuhi rak buku. Anggapan demikian tidaklah selalu salah karena bila dikaji lebih lanjut, kata dasar perpustakaan ialah pustaka. Perpustakaan adalah mencakup suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan atau gedung tersendiri yang berisi buku-buku koleksi, yang diatur dan disusun demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca (Sutarno, 2006).

Dengan demikian, batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Sedangkan perpusatakaan sekolah adalah perpustakaan yang ada di sekolah untuk melayani para peserta didik dalam memenuhi kebutuhan informasi. Sebagai sebuah lembaga, sekecil apapun, perpustakaan mesti memiliki organisasi.

STIKOM

Dari segi nama dan sejarahnya, arsip memiliki banyak ciri persamaaan dengan perpustakaan namun tidak dapat dipungkiri bahwa banyak ciri khas arsip yang membedakannya daripada perpustakaan. Menurut Lasa (2007) perbedaan antara perpustakaan dengan arsip tampak seperti berikut ini :

a. Fungsi utama perpustakaan ialah meminjamkan buku kepada anggotanya. Sebaliknya berkas arsip tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang melainkan hanya boleh dibaca di tempat setelah mendapat izin pihak yang berwenang.

b. Perpustakaan menyimpan buku dan bahan pustaka yang ditulis oleh pengarang yang berbeda-beda, sedangkan berkas arsip tidak ditulis oleh pengarang yang berlainan.

c. Buku ditulis untuk keperluan acuan, rekreasi, studi, dan penelitian sementara berkas arsip yang dihasilkan dari transaksi sehari-hari bertujuan untuk keperluan acuan semata-mata.

d. Arsip hanya berkepentingan atau berkaitan dengan materi seperti berkas, dokumen, rekening, peta, manuscript, kumpulan kertas, film, surat dan kadang-kadang juga buku. Sebaliknya koleksi perpustakaan lebih menekankan pada buku, majalah, audio-visual serta mungkin juga beberapa berkas arsip.

e. Pengkatalogian dan pengklasifikasian berkas arsip berbeda dengan pengkatalogian dan pengklasifikasian buku di perpustakan. Berkas arsip disusun menurut isi informasinya dalam kaitannya dengan organisasi serta fungsi badan induk tempat badan arsip bernaung. Di perpustakaan, setiap

STIKOM

buku diperlakukan sebagai unit tersendiri, masing- masing unit dikatalogkan dan diklasifikasikan menurut peraturan pengkatalogan dan bagan klasifikasi yang hampir dimana-mana.

3.3 Definisi Pengadaan Bahan Pustaka

Pada prinsipnya pengadaan bahan pustaka di setiap perpustakaan merupakan salah satu bagian dari pekerjaan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan koleksi-koleksi yang menghimpun informasi dalam segala macam bentuk, seperti buku, majalah, brosur, tukar menukar maupun pembelian (Soeatminah,1992).

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengadaan buku adalah suatu kegiatan untuk memperoleh buku atau komponen menjadi ada atau tersedia sehingga kebutuhan dapat terpenuhi.

Pengadaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen logistik, dimana fungsi manajemen logistik adalah pengelompokan dari beberapa kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Pelaksanaan logistik secara keseluruhan merupakan salah satu usaha yang harus terpadu antara berbagai kegiatan.

Menurut Sulistyo-Basuki (1991) Fungsi pengadaan adalah “segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan buku dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada (termasuk usaha untuk mempertahankannya)”.

STIKOM

3.3.1 Proses Penyeleksian Bahan Pustaka

Dalam proses penyeleksian melibatkan proses decision-making, pengambilan keputusan bahan apa yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Di sebagian perpustakaan, penyeleksian dibantu oleh pengguna (user) seperti pada perpustakaan industri dan perpustakaan institusi pendidikan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, dan anggaran yang tersedia. Pustakawan harus mengetahui apa tujuan perpustakaan dan siapa pemakainya.

Dasar-dasar penyeleksian bahan-bahan pustaka adalah untuk melayani pengguna, pengguna lain yang lebih luas dan melayani generasi mendatang. Dalam hal ini, yang berhak melakukan penyeleksian adalah personalia, (Sulistyo-Basuki, 1991) yang mencakup: Pustakawan, Spesialis sujek termasuk guru, Toko buku, Komisi perpustakaan dan Anggota lain.

Seseorang yang baik dalam pemilihan buku sebagaimana menurut (Sulistyo-Basuki, 1991) harus memenuhi syarat sebagai berikut, yaitu: (1) Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbit, khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka, hasil terbitan selama ini, (2) Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, (3) Memahami kebutuhan pemakai, (4) Hendaknya personil pemilihan buku netral,tidak bersifat mendua, menguasai informasi dan memiliki akal sehat dalam pemlihan buku, (5) Pengetahuan

STIKOM

mendalam menganai koleksi perpustkaan, (6) Mengetahui buku melalui proses membuka-buka ataupun porses membaca.

Pada tahap penyeleksian (Sulistyo-Basuki, 1991) ada delapan kategori yang harus diperhatikan : (a) Sumber-sumber terkini untuk In-print books, (b) Katalog, Flyer dan iklan-iklan dari penerbit, (c) Review/resensi bahan-bahan pustaka terkini (d) Bibliografi Nasional (e) Bahan-bahan pustaka terbaik yang direkomendasikan (f) Bibliografi subjek (g) Katalog Online, dan (h) Selection

aids bagi microform.

Kebijakan tentang penyeleksian ini hendaknya merupakan kebijakan tertulis dan dalam waktu tertentu selalu disempurnakan sesuai dengan perkembangannya. Singkatnya dalam pemilihan bahan pustaka hendaknya memperhatikan minat dan kebutuhan masyarakat, bahan yang dipilih mutakhir, bahan yang memenuhi kualitas persyaratan dan sesuai dengan tujuan, fungsi dan ruang lingkup perpustakaan.

3.3.2 Metode Pengadaan Bahan Pustaka

Metode pengadaan yang biasanya dilakukan di perpustakaan untuk memperoleh buku dengan cara:

1. Pembelian

Pemesanan dapat dilakukan pada penerbit atau pada toko buku yang relatif murah. Penerbit Indonesia umumnya melayani permintaan perpustakaan, namun tidak dengan penerbit asing. Pemesanan juga bisa pada penjaja atau vendors selaku perantara. Biasanya, untuk buku-buku asing

STIKOM

karena penerbit asing, hanya melayani toko-toko buku dan vendors. Untuk di Indonesia yang menjadi vendors yaitu ada toko buku atau importir buku. 2. Pertukaran

Buku dari suatu pustaka tertetu tidak dapat diberi di toko buku, hanya dapat diperoleh, melalui pertukaran ataupun hadiah. Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau jumlah pustaka yang terlalu banyak, atau hadiah yang tidak diinginkan, dan tentunya ada keinginan untuk ditukarkan dengan bahan yang lain. Pada proses tukar menukar dibutuhkan kesepakatan yang lazimnya memiliki perbandingan 1 : 1 tidak memandang berat, tebal atau tipis publikasi, harga, bahasa walaupun aksara publikasi. Jadi ada dua jenis aktivasi penukaran, penukaran bahan-bahan yang tidak diperlukan dan penukaran bahan-bahan yang baru antara dua perpustakaan. 3. Hadiah

Pengertian koleksi melalui hadiah yaitu, ada hadiah yang memang diminta dan ada juga hadiah tidak berdasarkan permintaan atau sumbangan wajib. Hadiah atas permintaan dapat diajukan kepada lembaga ilmiah di dalam dan luar negeri ataupun dari perorangan. Sedangkan hadiah tidak atas permintaan, biasanya dari pribadi dan lembaga yang tidak ingin menyumbangkan koleksinya kepada perpustakaan. Sedangkan sumbangan wajib biasanya terjadi pada perpustakaan perguruan tinggi dengan menggunakan wajib sumbangan buku bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan skripsinya, karena kondisi sosial dan ekonomi yang masih

STIKOM

belum sepenuhnya berkembang, tradisi pengembangan perpustakaan dengan melalui sumbangan atau hadiah masih belum memasyarakat.

4. Keanggotaan organisasi

Ada kalanya perpustakaan ataupun badan induk perpustakaan menjadi anggota sebuah perhimpunan atau organisasi. Sehingga memperoleh terbitan perhimpunan atau organisasi lebih mudah dan lebih murah bahkan secara cuma-cuma.

3.4 System Flow

System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara

menyeluruh dari suatu sistem di mana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998)

Terdapat berbagai macam bentuk symbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual

operation, document, process, database, manual input, decision, off-line storage, on-page reference, dan off-page reference.

Terminator merupakan bentuk simbol yang di gunakan sebagai tanda di

mulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem. Simbol dari terminator dapat dilihat pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Terminator

STIKOM

Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja

yang dilakukan tanpa menggunakan computer sebagai medianya (menggunakan proses manual). Simbol dari manual operation dapat dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Manual Operation

Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan,

surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Simbol dari document dapat dilihat pada gambar 3.3.

Gambar 3.3 Document

Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara

terkomputerisasi . Simbol dari process dapat dilihat pada gambar 3.4.

Gambar 3.4 Process

Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat

terkomputerisasi. Simbol dari database dapat di lihat pada gambar 3.5.

STIKOM

Gambar 3.5 Database

Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu

keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah. Simbol dari decision dapat dilihat pada gambar 3.6.

Gambar 3.6 Decision

Manual input digunakan untuk melakukan proses input kedalam database

melalui keyboard. Simbol dari manual input dapat dilihat pada gambar 3.7.

Gambar 3.7 Manual Input

Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda

dengan database, dimana media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara manual atau lebih dikenal dengan nama arsip. Simbol dari off-line storage dapat dilihat pada gambar 3.8.

Gambar 3.8 Off – line Storage

STIKOM

On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan

bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh dalam permasalah letaknya. Simbol dari on-page reference dapat dilihat pada gambar 3.9.

Gambar 3.9 On – page reference

Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan on-page

reference, karna simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda. Simbol dari off-page reference dapat dilihat pada gambar 3.10.

Gambar 3.10 Off – page reference

Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan

bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal : uang) dalam transaksi yang ada pada sistem yang di rancang. Simbol dari paper tape dapat dilihat pada gambar 3.11.

Gambar 3.11 Paper Tape

STIKOM

3.5 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut (Kristanto, 2008), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data flow diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam DFD sangat membantu untuk memahami suatu system pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

Didalam DFD, terdapat empat simbol yang digunakan yaitu process,

external antity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk

melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Simbol dari process dapat dilihat pada gambar 3.12.

0

Prcs_1

Gambar 3.12 Process

Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa proses tersebut adalah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.

STIKOM

Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian dilakukan penggambaran.

Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau

decompose dari proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara

lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun database yang digunakan di dalamnya. Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara menentukan proses utama yang ada dalam sistem, menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses dari pada sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data (optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotoingan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya mrupakan sebuah proses turunan atau decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses level-1 menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang diterima atau diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap

STIKOM

memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the

lowest level, di mana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada. External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk

menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan keluaran dari process. Simbol external entity dapat dilihat pada gambar 3.13.

Entt_ 2

Gambar 3.13 External Entity

Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat

berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan bentuk data yang tersimpan pada data store tersebut, misalnya tabel pelanggan, tabel detil penjualan, tabel detil pembelian, dan lain-lain. Simbol data store dapat dilihat pada gambar 3.14.

1 Stor_5

Gambar 3.14 Data Store

Data flow merupakan penghubung antar external entity dengan process

dan process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik

STIKOM

ke titik lainnya dengan tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan data

flow harus menggunakan kata benda, karena didalam data flow mengandung

sekumpulan data. Simbol data flow dapat dilihat pada gambar 3.15

Gambar 3.15 Data Flow 3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram (ERD) adalah suatu bentuk perencanaan database secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja

dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana di dalamnya terdapat hubungan entitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :

Tabel 3.16 Model ERD

No. Jenis ERD Keterangan

1. Conceptual Data Model (CDM) Merupakan model universal dan dapat menggambarkan semua struktur logic database (DBMS), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung

Fl ow_6

STIKOM

menjadi PDM.

2. Physical Data Model (PDM) Merupakan model ERD yang mengacu pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini seringkali berbeda secara signifikan dikarenakan oleh struktur tipe

database yang bervariasi, dari model schema, tipe data penyimpanan dsb.

ERD memiliki 4 jenis obyek, yaitu : 1. Entity

Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang dapat dibedakan satu dengan yang lainya dan adanya hubungan saling ketergantungan.

Ada 2 macam tipe entity, yaitu :

a. Strong Entity

Strong Entity merupakan tipe entity yang mempunyai key attribute untuk

setiap individu yang ada didalamnya.

b. Weak Entity

Strong Entity merupakan entity yang tidak memiliki key atribut, oleh

karena itu weak entity harus dihubungkan dengan strong entity untuk menggunkan atribut kunci secara bersama-sama.

STIKOM

2. Attribute

Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau karakteristik dari entity tersebut. Attribute sering disebut juga data elemen atau data field. Beberapa tipe attribute antara lain :

1. Simple Versus Composite.

2. Single Valued Versus Multivalued. 3. Stored Versus Derived.

4. Complex Attributes

3. Key

Beberapa elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasikan nilai-nilai yang terkandung dalam elemen-elemen data lain ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen data kunci (key).

4. Relationship

1. One to one relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom

primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan

keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.

2. One to many relationship

Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang

STIKOM

paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja. Namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.

3. Many to many relationship

Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa

record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain.

Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.

3.7 Database

Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record

menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah instansi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambil keputusan (Linda, 2004). Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki karakteristik seperti berikut:

1. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.

2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.

3. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terorganisasi.

Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasannya yaitu:

STIKOM

1. Internal level yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau

disimpan di media storage dan level yang berkaitan.

2. External level disebut juga indivisual user views, yaitu tingkat yang basis

datanya dapat berdasakan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan para pemakai.

3. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view

dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.

Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field,

indeks, query penjelasannya seperti dibawah ini:

1. Tabel atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer.

2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.

3. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut

dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.

4. Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilai field

kunci atau field.

STIKOM

5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL)

yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk melakukan operasi pada tabel.

3.8 Program Penunjang

Untuk membuat sistem informasi pengadaan bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, dibutuhkan beberapa perangkat lunak untuk memudahkan pembuatan program pengadaan bahan pustaka. Perangkat lunak tersebut antara lain:

3.8.1 Visual Basic .NET

Microsoft Visual Basic .NET adalah sebuah alat untuk mengembangkan

dan membangun aplikasi yang bergerak diatas sistem .NET Fremawork, dengan menggunakan bahasa basic. Dengan menggunakan alat ini, para pembuat program dapat membangun aplikasi Windows Forms. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau visual j#) atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft visual

Studion .NET. Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigma bahasa

pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsot

Visual Basic versi sebelumnya yang dimplementasikan di atas .NET Framework.

Peluncurannya mengundang kontrovensi, mengingat banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu.

STIKOM

3.8.2 SQL Server

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data

relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah transact – SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. SQL (Structured Query Language) adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional.

Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.

Penulis menggunakan SQL Server untuk merancang database yang digunakan pada sistem.

3.8.3 Crystal Report

Merupakan software yang digunakan untuk pembuatan laporan. Dengan cara mengoneksi nama tabel yang akan dibuatkan laporannya. Setelah tampilan data ada maka klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang diinginkan. Biasanya crystal report adalah komponen dari VB.NET.

STIKOM

33

Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktek ini, pendekatan terhadap permasalahan yang dilakukan adalah dengan mempelajari data dan informasi yang sesuai dengan aplikasi yang dibuat. Data dan informasi yang diperlukan diperoleh dari berbagai sumber terkait untuk memberikan masukan yang lengkap bagi pengembangan sistem informasi ini. 1. Observasi

Mengadakan pengamatan secara langsung untuk mengetahui sistem yang digunakan oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan penyelesaian masalah, selain itu juga untuk mengetahui langkah-langkah apa yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan usahanya.

2. Wawancara

Mengadakan tanya jawab tentang masalah yang dihadapi dengan penyelia dari perusahaan yang menjabat sebagai Pustakawan dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan kemudian mencari solusi atas masalah yang dihadapi.

3. Studi Pustaka

Dilakukan dengan mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan kegiatan kerja praktek dan perancangan aplikasi.

STIKOM

4.2 Analisa Sistem

Dalam perkembangan teknologi informasi saat ini, sistem pengolahan data yang baik sangat dibutuhkan di berbagai perusahaan. Dengan adanya sistem pengolahan data yang baik maka informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan akan dapat memperlancar kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut.

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur merupakan suatu lembaga baru yang dibentuk sebagai dampak pemberlakuan Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Bapersip, 2008). Untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan terhadap bahan pustaka, perlu diadakan pengadaan bahan pustaka yang terencana dan terarah sesuai dengan kubutuhan pengguna perpustakaan yang dilayani. Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bagian yang penting dalam suatu perpustakaan. Dalam hal pengadaan koleksi bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kersipan provinsi Jawa Timur masih belum terkomputerisasi. Sistem pengadaan bahan pustaka yang selama ini berjalan di Bapersip berlangsung seperti sistem pengadaan bahan pustaka pada umumnya, karena belum terkomputerisasi maka pihak manejemen Bapersip belum dapat mengetahui secara cepat dan akurat koleksi mana yang akan ditambah.

Berdasarkan uraian tersebut, diperlukan suatu sistem informasi pengadaan bahan pustaka yang dapat menghasilkan informasi yang lebih lengkap untuk mengevaluasi penyeleksian bahan pustaka yang akan dibeli dan pengadaan bahan pustaka. Informasi yang dihasilka dapat menyelesaikan kendala yang ada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

STIKOM

4.2.1 Document Flow Penyelekasian Bahan Pustaka

Prosedur penyeleksian bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut :

1. Proses penyeleksian bahan pustaka diawali dengan tim seleksi melakukan seleksi bahan pustaka setelah diseleksi muncul daftar hasil seleksi smetara, kemudian tim seleksi melakukan pengecekan bahan pustaka, jika bahan pustaka sudah ada maka dilakukan pertimbangan penambahan bahan pustaka misalnya melakukan pertimbangan penambahan karena bukunya sudah rusak, update ke edisi yang terbaru dan lain-lain. Setelah melakukan pertimbangan maka terdapat daftar bahan pustaka yang perlu penambahan. Dan tim seleksi membuat laporan daftar desiderata. Jika bahan pustaka belum ada maka tim seleksi langsung membuat laporan daftar desiderata.

2. Laporan daftar desiderata yang dibuat oleh tim seleksi ini rangkap tiga, yang pertama disimpan tim seleksi, yang kedua diserahkan pada tim pengadaan dan yang ketiga diserahkan kepada keepala subid pegolahan da proses penyeleksian selesai.

STIKOM

Dibawah ini gambar document flow penyeleksian bahan pustaka :

Document Flow Seleksi Bahan Pustaka

Tim Seleksi Tim Pengadaan Kepala Subid Pengolahan

P h as e Mulai Melakukan seleksi bahan pustaka Daftar hasil seleksi sementara Mengecek bahan pustaka Ada ? Melakukan pertimbangan penambahan bahan pustaka Sudah Ada Daftar bahan pustaka yang perlu penambahan Membuat laporan daftar desiderata Belum Ada 3 2 Laporan daftar desiderata 1 Laporan daftar desiderata 2 Laporan daftar desiderata 3 Selesai

Gambar 4.1 Document Flow Penyeleksian Bahan Pustaka

STIKOM

4.2.2 Document Flow Pengadaan Bahan Pustaka

Prosedur pengadaan bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut :

1. Proses pengadaan bahan pustaka ini diawali dari tim pengadaan menrima laporan daftar desiderata, setelah itu tim pengadaan membuat surat permintaan pengadaan bahan pustaka. Surat permintaan pengadaan bahan pustaka ini rangkap dua, untuk disimpan tim pengadaan dan untuk diserahkan kepada KPA (Kuasa Pengguna Anggaran).

2. KPA (Kuasa Pegguna Anggaran) melakukan acc surat permintaan pegadaan bahan pustaka. Surat permintaan pengadaan bahan pustaka ini rangkap dua, untuk disimpan dan untuk diserahkan pada pihak ketiga (supplier).

3. Supplier melakukan penawaran harga, usulan daftar harga diserahkan kepada

PPTK (Pejabat Komitmen) untuk dilakukan pengecekan harga apakah sudah sesuai standart atau belum. Jika tidak sesuai maka proses dihentikan. Dan jika harga sesuai maka PPTK menyetujui penawaran harga dan dibuat daftar harga acc rangkap 2 diserahkan kepada supplier dan untuk disimpan.

4. Setelah supplier menerima daftar harga acc maka supplier akan mengecek ketersediaan buku jika buku ada maka supplier akan mengirim buku yang dibeli. Dan jika buku tidak ada maka akan membuat daftar buku kosong dan akan diserahkan ke tim pengadaan.

5. Tim pengadaan menerima buku dan membuat laporan pembelian. Laporan pembelian ini rangkap tiga, satu untuk disimpan tim pengadaan, dua untuk diserahkan pada KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) dan yang ketiga diserahkan

STIKOM

pada bagian keuangan. Dan jika buku tidak ada tim pengadaan melakukan AANWIZING untuk membuat daftar usulan judul baru yang diserahkan ke

supplier.

6. Setelah bagian keuangan menerima laporan pembelian selanjutnya bagian keuangan membuat anggaran yang berupa cek, cek tersebut diberikan kepada pihak ketiga (Supplier) selesai.

STIKOM

Dibawah ini gambar document flow pengadaan bahan pustaka :

Dokument Flow Pengadaan Bahan Pustaka

Tim pengadaan KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) Pihak Ketiga (Supplier) PPTK (Pejabat Komitmen) Bagian Keuangan P h ase Mulai Laporan daftar desiderata 2 Membuat surat permintaan pengadaan bahan pustaka 2 Surat permintaan pengadaan BP 1 Surat permintaan pengadaan BP 2 Melakukan Acc surat permintaan pengadaan BP 2 Surat permintaan pengadaan BP

Acc 1

Surat permintaan pengadaan BP

Acc 2

Melakukan penawaran harga Usulan daftar harga Usulan daftar harga Laporan pembelian 3 Sesuai ? Menyetujui penawaran sesuai standart 2 Daftar harga di

Acc 1

Daftar harga di

Acc 2

Mengirim buku yang dibeli Membuat laporan pembelian 3 2 Laporan pembelian 1 Ya Laporan pembelian 2 Tidak A Buku Buku Buku Buku Selesai A Memberi anggaran Cek Cek B B Buku

Tersedia ? Tersedia

Membuat daftar buku kosong Tidak tersedia Daftar buku kosong Daftar buku kosong Melakukan AANWIZING Usulan Judul cadangan C C

Gambar 4.2 Document Flow Pengadaan Bahan Pustaka 4.3 Desain Sistem

Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan, meliputi perancangan system flow, context diagram, diagram berjenjang (HIPO), data flow diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), Struktur tabel, dan mendesain input dan output untuk mendesain aplikasi selanjutnya. Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap setelah anlisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.

STIKOM

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5. Yang dapat berupa penggambaran, perancangan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu – kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Termasuk menyangkut pengkonfigurasian dari komponen – kompenen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

Setelah melakukan analisis sistem yang ada, maka selanjutnya yang dilakukan adalah mendesain sistem. Dalam desain sistem ini, seorang

programmer mulai membentuk sistem baru yang sudah terkomputerisasi.

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen – komponen sistem informasi yang akan didesain secara terperinci. Desain terinci dimaksudkan untuk programmer komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis dan hasil analisis disetujui oleh manajemen.

Pada tahap desain secara umum, komponen – komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk

programmer. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, input, output, database, teknologi dan kontrol.

STIKOM

System flow dibuat berdasarkan document flow yang terjadi, untuk

mengetahui proses komputerisasi yang harus terjadi dalam alur sistem yang baru. Proses tersebut juga membutuhkan database untuk menyimpan data dalam sistem penyeleksian dan pengadaan bahan pustaka ini.

Selanjutunya membuat context diagram. External entity dan proses – proses yang terjadi pada context diagram didapat dari system flow yang dibuat. Pendesain kemudian menyusun secara lengkap masing – masing proses beserta data – data yang dibutuhkan dalam DFD. Context diagram yang telah dibuat, digunakan sebagai acuan pembuatan diagram berjenjang. Data yang ada dalam DFD digunakan sebagai acuan membuat ERD dan struktur Tabel.

Pengertian mengenai perancangan sistem informasi tersebut diatas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa timur dan melakukan desain perancangan sistem yang baru.

STIKOM

4.3.1 System Flow Penyeleksian Bahan Pustaka

Gambar dibawah ini merupakan system flow yang menggambarkan cara kerja prosedur dari proses sistem informasi penyeleksian bahan pustaka.

System Flow Seleksi Bahan Pustaka

Tim Seleksi Tim Pengadaan Kepala Subid

Pengolahan Ph a s e Mulai Seleksi bahan pustaka Daftar hasil seleksi sementara Verifikasi bahan pustaka Daftar bahan pustaka Ada ? Input bahan pustaka yang perlu penambahan Penambahan bahan pustaka Sudah ada Daftar bahan pustaka yang perlu penambahan Membuat laporan daftar desiderata Belum ada 3 2 Laporan daftar desiderata 1 Laporan daftar desiderata 2 Laporan daftar desiderata 3 Selesai Daftar bahan pustaka usulan Data seleksi Data seleksi N

Input laporan P

Gambar 4.3 System Flow Penyeleksian Bahan Pustaka

STIKOM

4.3.2 System Flow Pengadaan Bahan Pustaka

Gambar dibawah ini system flow yang menggambarkan cara kerja prosedur dari proses sistem informasi pengadaan bahan pustaka.

System Flow Pengadaan Bahan Pustaka

KPA (Kuasa Pengguna

Anggaran)

Pihak Ketiga (Supplier)

Tim Pengadaan Bagian Keuangan

P h ase Mulai Laporan daftar desiderata 2 Membuat surat permintaan pengadaan bahan pustaka Surat permintaan pengadaan BP 1 Surat permintaan pengadaan BP 1 Acc surat permintaan pengadaan BP 2 Surat permintaan pengadaan BP Acc 1

Surat permintaan pengadaan BP Acc 2

Membuat laporan pembelian 3 2 Laporan pembelian 1 Laporan pembelian 2 A Laporan pembelian 3 Input anggaran Cek Cek Input pengadaan Pengadaan bahan pustaka Surat permintaan pengadaan BP Acc 1

Input pengadaan Katalog penerbit Data pengadaan Selesai A A A N P

Gambar 4.4 System Flow Pengadaan Bahan Pustaka 4.3.3 Diagram Berjenjang (HIPO)

Berikut ini adalah stuktur digram berjenjang (HIPO) dari Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Dalam diagram berjenjang ini digambarkan secara global proses-proses yang ada dalam sistem yang dibuat, dalam sistem informasi pengadaan bahan

STIKOM

pustaka ini memiliki 3 macam proses yang terdiri dari proses penyeleksian bahan pustaka, proses pengadaan bahan pustaka dan proses pembuatan laporan.

Diagram berjenjang pada Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka dapat dilihat pada gambar 4.5.

0

Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Jawa Timur

1 Proses Penyeleksian Bahan Pustaka

2 Proses Pengadaan

Bahan Pustaka

3 Proses Pembuatan

Laporan

Gambar 4.5 Diagram Berjenjang (HIPO) 4.3.4 Context Diagram

Dalam context diagram ini dapat dilihat gambaran umum dari Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yaitu berupa data-data yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pihak yang berpengaruh dalam setiap proses didalamnya. Adapun gambar

context diagram tersebut dapat dilihat pada gambar 4.6 yang menjelaskan secara

global input dan output proses penyeleksian bahan pustaka, proses pengadaan bahan pustaka dan proses pembuatan laporan.

STIKOM

Laporan_Pem belian Laporan_Daftar_Desiderata

Laporan_Pem belian Surat_Perm intaan_Pengadaan_Acc

Surat_Perm intaan_Pengadaan_Acc Daftar_Desiderata

0 Sistem Informasi Pengadaan Bahan

Pustaka

+

Tim Seleksi

Supplier

KPA (Kuasa Pengguna Anggaran)

Bagian Keuangan Kepala Subid

Pengolahan

Gambar 4.6 Context Diagram Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka 4.3.5 Data Flow Diagram (DFD)

Berikut ini adalah data flow diagram pada sistem informasi pengadaan bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Dalam data flow diagram level 0 digambarkan secara global proses – proses yang ada dalam sistem. Berikut ini gambar-gambar data flow diagram pada Gambar 4.7.

STIKOM

4.3.5.1 Data Flow Diagram Level 0 Data_Seleksi Data_Pengadaan Data_Penerbit Record Data_Penerbit Data_Seleksi Record Data_Bahan_Pustaka Data_Usulan [Laporan_Pembelian] [Laporan_Daftar_Desiderata] Laporan_Pem belian Surat_Perm intaan_Pengadaan_Acc Surat_Perm intaan_Pengadaan_Acc Daftar_Desiderata Tim Seleksi KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) Supplier Kepala Subid Pengolahan Bagian Keuangan KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) 1 Proses Seleksi 2 Proses Pengadaan 3 Proses Pembuatan Laporan 1 Daftar_Bahan_Pustaka _Usulan 2 Daftar_Bahan_

Pustaka 3 Data_Seleksi

4 Katalog_Penerbit 5 Data_Pengadaan

Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka

STIKOM

4.3.6 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu desain sistem yang

digunakan untuk mempresentasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan – kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD juga menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data pemakai. Pada Gambar 4.8 dan gambar 4.9 akan dijelaskan relasi – relasi atau hubungan antar tabel dalam perancangan sistem informasi pengadaan bahan pustaka dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Phisycal Data Model (PDM).

4.3.6.1 Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) pada proses Sistem Informasi Pengadaan

Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kerasipan Provinsi Jawa Timur merupakan gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem. Gambaran Conceptual Data Model dapat dilihat pada Gambar 4.8.

STIKOM

Gambar 4.8 Conceptual Data Model Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka Pada gambar 4.8 mengenai Conceptal Data Model Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kerasipan Provinsi Jawa Timur, dijelaskan bahwa sistem pengadaan ini memiliki 8 tabel database.

4.3.6.2 Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). Perancangan PDM merupakan representasi fisik dari

database. PDM menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data tersebut. PDM yang ada pada Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kerasipan Provinsi Jawa Timur dapat dilihat pada gambar 4.9.

Mengambil Mengecek Melakukan Melihat Menentukan Detail_pengadaan Mengerjakan Daftar_Usulan_Bahan_Pustaka # o o o o o o Id_bp_usulan Judul_bp_usulan Pengarang_bp_usulan Penerbit_bp_usulan Edisi_bp_usulan Tahun_terbit_bp_usulan Kategori_bp_usulan

Variable characters (8) Characters (50) Characters (50) Characters (50) Characters (5) Characters (4) Characters (20) Bahan_Pustaka # o o o o o o o o o Id_bahanpustaka Judul_bahanpustaka Pengarang_bahanpustaka Penerbit_bahanpustaka Kota_terbit Tahun_terbit_bahanpustaka Jumlah Kategori_bahanpustaka Status_bahanpustaka Keterangan_bahanpustaka

Variable characters (8) Characters (50) Characters (50) Characters (50) Characters (25) Characters (4) Integer Characters (20) Characters (25) Characters (50) Pegawai # o o o o Id_pegawai Nama_pegawai Alamat_pegawai Jabatan_pegawai No_telp

Variable characters (8) Variable characters (20) Characters (50) Characters (25) Characters (12) Katalog_Penerbit # o o o o o Kode_buku_penerbit Judul Pengarang Tahun_terbit ISBN Harga

Variable characters (6) Characters (50) Characters (50) Characters (4) Variable characters (17) Integer Supplier # o o Id_penerbit Nama_penerbit Alamat

Variable characters (8) Characters (25) Characters (50) Transaksi_seleksi # o Id_seleksi Tgl_seleksi

Variable characters (8) Date Pengadaan # o o o o Id_pengadaan Tgl_pengadaan Eksemplar Harga_buku Total

Variable characters (8) Date Integer Integer Integer Login o o Username Password

Variable characters (10) Variable characters (5)

STIKOM

Gambar 4.9 Physical Data Model Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka 4.3.7 Struktur Tabel

Struktur tabel pada sistem informasi pengadaan bahan pustaka pada Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut:

a. Tabel Daftar Usulan Bahan Pustaka

Nama Tabel : Daftar_Usulan_Bahan_Pustaka Primary Key : Id_bp_usulan

Foreign Key : -

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data bahan pustaka usulan FK_TRANSAKS_MENGAMBIL_DAFTAR_U FK_TRANSAKS_MENGECEK_BAHAN_PU FK_TRANSAKS_MELAKUKAN_PEGAWAI FK_PENGADAA_MELIHAT_KATALOG_ FK_PENGADAA_MENENTUKA_SUPPLIER FK_DETAIL_P_DETAIL_PE_TRANSAKS FK_DETAIL_P_DETAIL_PE_PENGADAA FK_PENGADAA_MENGERJAK_PEGAWAI Daftar_Usulan_Bahan_Pustaka Id_bp_usulan Judul_bp_usulan Pengarang_bp_usulan Penerbit_bp_usulan Edisi_bp_usulan Tahun_terbit_bp_usulan Kategori_bp_usulan varchar(8) char(50) char(50) char(50) char(5) char(4) char(20) <pk> Bahan_Pustaka Id_bahanpustaka Judul_bahanpustaka Pengarang_bahanpustaka Penerbit_bahanpustaka Kota_terbit Tahun_terbit_bahanpustaka Jumlah Kategori_bahanpustaka Status_bahanpustaka Keterangan_bahanpustaka varchar(8) char(50) char(50) char(50) char(25) char(4) int char(20) char(25) char(50) <pk> Pegawai Id_pegawai Nama_pegawai Alamat_pegawai Jabatan_pegawai No_telp varchar(8) varchar(20) char(50) char(25) char(12) <pk> Katalog_Penerbit Kode_buku_penerbit Judul Pengarang Tahun_terbit ISBN Harga varchar(6) char(50) char(50) char(4) varchar(17) int <pk> Supplier Id_penerbit Nama_penerbit Alamat varchar(8) char(25) char(50) <pk> Transaksi_seleksi Id_seleksi Id_bp_usulan Id_pegawai Id_bahanpustaka Tgl_seleksi varchar(8) varchar(8) varchar(8) varchar(8) datetime <pk> <fk1> <fk3> <fk2> Pengadaan Id_pengadaan Id_penerbit Id_pegawai Kode_buku_penerbit Tgl_pengadaan Eksemplar Harga_buku Total varchar(8) varchar(8) varchar(8) varchar(6) datetime int int int <pk> <fk2> <fk3> <fk1> Login Username Password varchar(10) varchar(5) Detail_pengadaan Id_seleksi Id_pengadaan varchar(8) varchar(8) <pk,fk1> <pk,fk2>

STIKOM

SURABAYA

Tabel 4.10 Usulan Bahan Pustaka

No. Field Type Length Key

1. Id_bp_usulan Varchar 8 Primary Key

2. Judul_bp_usulan Char 50

3. Pengarang_bp_usulan Char 50

4. Penerbit_bp_usulan Char 50

5. Edisi_bp_usulan Char 5

6. Tahun_terbit_bp_usulan Char 4

7. Kategori_bp_usulan Char 20

b. Tabel Bahan Pustaka

Nama Tabel : Bahan_Pustaka Primary Key : Id_bahanpustaka Foreign Key : -

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data bahan pustaka Tabel 4.11 Bahan Pustaka

No. Field Type Length Key

1. Id_bahanpustaka Varchar 8 Primary Key

2. Judul_bahanpustaka Char 50

3. Pengarang_bahanpustaka Char 50

4. Penerbit_bahanpustaka Char 50

5. Kota_terbit Char 25

6. Tahun_terbit_bahanpustaka Char 4

STIKOM

7. Jumlah Integer

8. Kategori_bahanpustaka Char 20

9. Status_bahanpustaka Char 25

10. Keterangan_bahanpustaka Char 50

c. Tabel Katalog Penerbit

Nama Tabel : Katalog_Penerbit Primary Key : Kode_buku_penerbit Foreign Key : -

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data katalog penerbit Tabel 4.12 Katalog Penerbit

No. Field Type Length Key

1. Kode_buku_penerbit Varchar 6 Primary Key

2. Judul Char 50

3. Pengarang Char 50

4. Tahun_terbit Char 4

5. ISBN Varchar 17

6. Harga Integer

d. Tabel Pegawai

Nama Tabel : Pegawai Primary Key : Id_pegawai Foreign Key : -

STIKOM

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data pegawai Tabel 4.13 Pegawai

No. Field Type Length Key

1. Id_pegawai Varchar 8 Primary Key

2. Nama_pegawai Varchar 20

3. Alamat_pegawai Char 50

4. Jabatan_pegawai Char 25

5. No_telp Char 12

e. Tabel Supplier

Nama Tabel : Supplier Primary Key : Id_penerbit Foreign Key : -

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data suplier Tabel 4.14 Supplier

No. Field Type Length Key

1. Id_penerbit Varchar 8 Primary Key

2. Nama_penerbit Char 25

3. Alamat Char 50

f. Tabel Transaksi Seleksi

Nama Tabel : Transaksi_seleksi Primary Key : Id_seleksi

STIKOM

Foreign Key : Id_pegawai, Id_bp_usulan, Id_Bahanpustaka

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data transaksi seleksi Tabel 4.15 Transaksi Seleksi

No. Field Type Length Key

1. Id_seleksi Varchar 8 Primary Key

2. Id_bp_usulan Varchar 8 Foreign Key

3. Id_pegawai Varchar 8 Foreign Key

4. Id_Bahanpustaka Varchar 8 Foreign Key

3. Tgl_seleksi Datetime

g. Tabel Transaksi Pengadaan

Nama Tabel : Transaksi_pengadaan Primary Key : Id_pengadaan

Foreign Key : Id_penerbit, Id_pegawai, dan Kode_buku_penerbit Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data pengadaan

Tabel 4.17 Transaksi Pengadaan

No. Field Type Length Key

1. Id_pengadaan Varchar 8 Primary Key

2. Id_penerbit Varchar 8 Foreign Key

3. Id_pegawai Varchar 8 Foreign Key

4. Kode_buku_penerbit Varchar 6 Foreign Key

5. Tgl_pengadaan Datetime

6. Eksemplar Integer

STIKOM

7. Harga_buku Integer

8. Total Integer

h. Tabel Detail Pengadaan

Nama Tabel : Detail_pengadaan Primary Key : -

Foreign Key : Id_seleksi dan Id_pengadaan

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data detail pengadaan Tabel 4.18 Detail Pengadaan

No. Field Type Length Key

1. Id_seleksi Varchar 8 Foreign Key

2. Id_pengadaan Varchar 8 Foreign Key

i. Tabel Login

Nama Tabel : Login Primary Key : - Foreign Key : -

Fungsi : Tabel untuk menyimpan data login user Tabel 4.19 Login

No. Field Type Length Key

1. Username Varchar 10

2. Password Varchar 5

STIKOM

4.3.8 Desain Input dan Output

Desain input output merupakan langkah pertama untuk membuat sebuah aplikasi sistem informasi. Desain input output meruapakan gambaran abstraksi rancangan aplikasi Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Dalam tahap ini user akan diberikan gambaran tentang bagaimana sistem ini nantinya dibuat. Desain input merupakan aplikasi inputan data atau berbentuk form, sedangkan desain output berbentuk laporan.

4.3.8.1 Desain Input

Berikut ini adalah desain input yang terdapat pada aplikasi sistem Pengadaan Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur:

1. Form Login

Berikut ini merupakan tampilan dari form login yang berfungsi untuk

validasi user yang menggunakan aplikasi.

Gambar 4.20 Desain Form Login

STIKOM

2. Form Menu Utama

Berikut ini merupakan tampilan dari form menu utama yang berfungsi untuk masuk sebagai username.

Gambar 4.21 Desain Form Menu Utama 3. Form Usulan Bahan Pustaka

Berikut ini merupakan tampilan dari form usulan bahan pustaka yang berfungsi untuk input data usulan bahan pustaka.

STIKOM

Gambar 4.22 Desain Form Usulan Bahan Pustaka 4. Form Bahan Pustaka

Berikut ini merupakan tampilan dari form bahan pustaka yang berfungsi untuk input data bahan pustaka.

Gambar 4.23 Desain Form Bahan Pustaka 5. Form Katalog Penerbit

Berikut ini merupakan tampilan dari form katalog penerbit yang berfungsi untuk input data katalog penerbit.

STIKOM

Gambar 4.24 Desain Form Katalog Penerbit 6. Form Supplier

Berikut ini merupakan tampilan dari form supplier yang berfungsi untuk

input data supplier.

Gambar 4.25 Desain Form Supplier

STIKOM

7. Form Pegawai

Berikut ini merupakan tampilan dari form pegawai yang berfungsi untuk

input data pegawai.

Gambar 4.26 Desain Form Pegawai 8. Form Transaksi Seleksi

Form Transaksi Seleksi merupakan desain antarmuka yang digunakan

untuk menginputkan transaksi seleksi.

Gambar 4.27 Desain Transaksi Seleksi

STIKOM

9. Form Transaksi Pengadaan

Form Transaksi Pengadaan merupakan desain antarmuka yang digunakan

untuk menginputkan transaksi pengadaan.

Gambar 4.28 Desain Transaksi Pengadaan 4.3.8.1 Desain Output

Berikut ini merupakan desain output yang terdapat dalam aplikasi pengadaan bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur:

1. Laporan Desiderata

Berikut ini merupakan desain output dari laporan desiderata yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai hasil dari seleksi bahan pustaka:

STIKOM

Gambar 4.29 Desain Laporan Desiderata 2. Laporan Pembelian

Berikut ini merupakan desain output dari laporan pembelian yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai hasil dari pengadaan bahan pustaka

STIKOM

Gambar 4.30 Desain Laporan Pembelian

4.4 Implementasi Sistem

Setelah analisa dan perancangan sistem dilakukan untuk sebuah permasalahan yaitu mengenai sistem informasi pengadaan bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, selanjutnya adalah mengimplementasikan sistem. Implementasi sistem itu sendiri merupakan hasil dari suatu analisa dan perancangan sistem untuk menjawab rumusan masalah yang terdapat didalam suatu kasus, bisa berbentuk software aplikasi ataupun suatu analisa dan perancangan sistem yang kompleks, yang dimana bisa mewakili suatu program aplikasi tersebut. Dalam hal ini, implementasinya yaitu suatu program

STIKOM

aplikasi sistem informasi pengadaan bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Untuk bisa menampilkan display program aplikasi, langkah yang harus dilakukan adalah mengetahui kebutuhan sistem dan cara implementasi sistem. Berikut ini akan dijelaskan mengenai dua hal tersebut. 4.4.1 Kebutuhan Sistem

Untuk menampilkan program aplikasi sistem informasi pengadaan bahan pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, maka diketahui kebutuhan akan hardware dan software yang bisa mendukung aplikasi sistem ini, diantaranya :

1. Spesifikasi Hardware

Spesifikasi hardware yang dibutuhkan oleh user intuk bisa menampilkan sistem pengadaan bahan pustaka adalah :

1. Intel Pentium 4 CPU 2.00 Ghz 2. Memory 512 MB RAM 3. VGA 64 GB

2. Spesifikasi Software

Spesifikasi software yang dibutuhkan oleh user untuk bisa menampilkan sistem pengadaan bahan pustaka adalah :

1. Microsoft Visual Studio Ultimate 2005, 2008, dan 2010 2. SQL Server Profesional 2005 Dan 2008

4.5 Pembahasan Hasil Implementasi Sistem

Untuk implementasi sistem ini dilakukan setelah mengetahui akan kebutuhan implementasi sistem, sehingga kebutuhan – kebutuhan tersebut bisa

STIKOM

Gambar 4.58 Form Transaksi Pengadaan

Form transaksi pengadaan ini berfungsi untuk pengadaan bahan pustaka. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu :

1. Button New, berfungsi untuk menampilkan id pengadaan bahan pustaka secara otomatis.

2. Button insert, berfungsi untuk menyimpan data pengadaaan yang telah diinput oleh user.

3. Button update, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diupdate oleh user.

4. Button cancel, berfungsi untuk membatalkan proses input data yang dilakukan oleh user.

5. Button find, pada form ini terdapat 4 button find berfungsi utuk mencari data yang dibutuhkan pada masing-masing tabel.

STIKOM

80

6. Button Print, berfungsi untuk menampilkan laporan pembelian bahan pustaka.

Pada saat tekan tekan button insert maka data akan tersimpan dan akan muncul message box seperti dibawah ini.

Gambar 4.59 Message Box insert

Pada saat tekan button update maka data akan terupdate dan akan muncul message box seperti dibawah ini.

Gambar 4.60 Message box update 10. Laporan Desiderata

Laporan desiderata ini berfungsi untuk melihat hasil seleksi dari usulan bahan pustaka. Dengan adanya laporan ini maka pihak manajemen dapat mengetahui bahan pustaka yang telah diseleksi untuk selanjutnya dilakukan pengadaan bahan pustaka. Laporan desiderata dapat dilihat pada gambar 4.61.

STIKOM

Gambar 4.61 Laporan Desiderata 11. Laporan Pembelian

Laporan pembelian ini berfungsi untuk melihat hasil dari pengadaan bahan pustaka bahan pustaka. Dengan adanya laporan ini maka pihak manajemen dapat mengetahui jumlah dan total harga bahan pustaka yang akan dibeli. Laporan pembelian dapat dilihat pada gambar 4.62.

STIKOM

82

Gambar 4.62 Laporan Pembelian

STIKOM

83 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian dari perancangan hingga implementasi Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Bahan Pustaka pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut :

Berdasarkan hasil uji coba, rancang bangun sistem informasi pengadaan bahan pustaka yang dibuat, yaitu memberikan informasi terhadap Instansi hasil dari seleksi bahan pustaka, sehingga dapat mempermudah pada saat proses pengadaan bahan pustaka.

5.2 Saran

Sebagaimana uraian dari penjelasan bab-bab sebelumya dalam pembuatan sistem informasi pengadaan bahan pustaka maka saran yang dapat disampaikan untuk pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan menggabungkan dengan sistem yang lain menjadi suatu integrated system. 2. Pengembangan program selanjutnya diharapkan dapat dilanjutkan menjadi

berbasis web atau disharing dengan menggunakan komputer server. 3. Untuk laporan pembelian perusahaan bisa dilakukan melalui aplikasi

mobile, sehingga bagi user yang ingin melihat laporan tersebut dimudahkan apabila user dalam kondisi diluar lokasi perusahaan.

STIKOM

84

DAFTAR PUSTAKA

A., b. L. (2005). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Bapersip. (2008). Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Jogiyanto. (1998). Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi.

Jogiyanto, H. (2001). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstuktur. Yogyakarta: Andi.

Jogiyanto, H. (2005). Analisis dan desain. Yogyakarta: Andi.

Kristanto, A. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya (Data Flow Diagram). Yogyakarta: Gava Media.

Ladjamudin, b. (2005). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Ladjamudin, b. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Tangerang: Graha Ilmu.

Lasa. (2007). Manajemen Perpustakaan Sekolah Edisi 1. Yogyakarta: Pinus Book Publisher.

Linda, M. (2004). Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi.

Soeatminah. (1992). Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan Edisi 1. Yogyakarta: Kanisius.

Sulistyo-Basuki. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan Edisi 2. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sutarno. (2006). Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: IKAPI.

STIKOM