13
4. Internal Public Relations
PR menurut institute of Public Relations adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka
menciptakan dan memelihara niat baik goodwill dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. Analasisnya yaitu
upaya yang terencana dan berkesinambungan, ini berarti., PR adalah suatu rangkaian kegiatan yang diorganisasikan sebagai suatu rangkaian
kampanye atau program terpadu dan semuanya ini berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Jadi, PR sama sekali bukanlah kegiatan
yang sifatnya sembarangan atau dadakan. Dan tujuan utamanya adalah menciptakan, memelihara dan saling pengertian maksudnya adalah untuk
memastikan bahwa organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak- pihak lain yang turut berkepentingan. Dengan adanya kata ‘saling’, maka
itu berarti organisasi juga harus memahami setiap kelompok atau individu yang terlibat dengannya istilah yang umum dipakai adalah ‘khalayak’
atau publik
9
. Public Relations pada hakekatnya adalah kegiatan komunikasi.
Kendati agak lain dengan kegiatan komunikasi lainnya. Karena ciri hakiki dari komunikasi PR adalah two ways communications komunikasi dua
arahtimbal balik. Arus komunikasi timbal balik ini yang harus dilakukan
9
Frank Jefkins disempurnakan oleh Daniel Yadin. Publick Relations. Erlangga. Jakarta. 2004. hal 9-10
14
dalam kegiatan PR, sehingga tercipta umpan balik yang merupakan prinsip pokok dalam PR.
Hal yang penting dilakukan oleh seorang PR adalah mampu menjalankan fungsi internal PR melalui komunikasi yang efektif antara
pihak manajemen dan karyawan atau sebaliknya sehingga tercipta iklim dan kepercayaan. Komunikasi yang efektif tersebut bukan merupakan
suatu perintah atasan dan bawahan tetapi merupakan pembicaraan antar manusia yang merupakan perwujudan saling pengertian yang menjadi
prinsip PR
10
. PR berfungsi menumbuhkan hubungan baik antara segenap
komponen pada suatu lembagaperusahaan dalam rangka memberikan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi. Semua itu bertujuan
untuk menumbuhkan dan mengembangkan goodwill kemauan yang baik publiknya serta memperoleh opini yang menguntungkan alat untuk
mencipta kerjasama berdasarkan hubungan baik dengan publik
11
. Melalui opini yang baik tersebut diharapkan nantinya dapat membangun
citra atau image perusahaan yang positif dan menguntungkan dari segenap komponen perusahaan kepada pihak luar, itulah fungsi utama PR.
Pada prinsipnya bahwa tujuan PR ialah mengembangkan goodwill dan memperoleh opini publik yang favourable atau menciptakan
kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik.
10
Rhenaldi Kasali. op.cit. hal 6
11
Soleh Seomirat dan Elvinaro Ardianto. Op.cit. hal 12
15
Artinya bahwa tujuan dari PR adalah untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembagajawatan
organisasi, dan lain-lain di satu pihak dan dengan publik di lain pihak dengan jalan komunikasi yang baik dan puas secara timbal balik
12
. Internal PR berasal dari kata “public” yang berarti orang banyak,
“relasi” artinya hubungan dengan orang lain, berangkaian yang satu dengan yang lain, dan “intern” artinya bersifat ke dalam, maksudnya ke
dalam perusahaan terkait dengan elemen-elemen kerja. Fungsi hubungan intern tersebut pada dasarnya merupakan komunikasi internal antar
pegawai yang bersifat fungsional dan timbal balik dengan tujuannya yaitu mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang
dipikirkan oleh manajemen dan mengusahakan manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan para karyawan.
Internal merupakan salah satu fungsi kunci kesuksesan bagi sebuah perusahaan yang membuat perusahaan lebih terbuka dan menutup kepada
para karyawan yang mempunyai kegairahan kerja. Peranan PR dalam melaksanakan employee relations itu
bermaksud: a. Memupuk iklim harmonisasi lingkungan tempat karyawan bekerja
diantara satu sama lain, mempertebal rasa percaya diri masing-masing karyawan dengan instansi atau lembaga perusahaannya menjadi satu
corps yang bulat.
12
Teguh Meinanda. Op.cit. hal 17
16
b. Membina selalu untuk mengembangkan semangat kerja. c. Menonjolkan selalu aspek kemanusiaan yang merupakan faktor
terpenting bagi lancarnya proses manajemen. d. Memupuk perasaan kejiwaan yang dapat menyatukan setiap karyawan
dengan pekerja mereka sebagai sumber suatu pencaharian
13
. Dalam menjalankan perananannya sebagai internal PR maka perlu
diketahui apa saja yang menjadi ruang lingkup pekerjaan Corporat Public Relations CPR antara lain:
a. Hubungan dengan karyawan menyangkut: moral kerja, citra karyawan, budaya perusahaan, filosofi perusahaan, media internal, dukungan
karyawan atas produk-produk perusahaan dan kegiatan-kegiatan karyawan.
b. Hubungan karyawan yang baik diusahakan melalui bantuan organisasi- organisasi pendidikan, kebudayaan, ilmiah, dan kesejahteraan, yang
melayani para karyawan serta bantuan rumah sakit, program kesehatan masyarakat dan penelitian medis meningkatkan kesegaran fisik
karyawan dan keluarganya sehingga pada gilirannya menghasilkan produksi yang meningkat, menaikkan tingkat moral, dan mengurangi
pergantian dan perpecahan karyawan.
14
13
Bambang Siswanto, Drs. Public Relations-Hubungan Masyarakat. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret. Surakarta. 1983. hal 25
14
Frazier Moore. Hubungan Masyarakat Prinsip, Kasus dan Masalah. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 2000. hal 263
17
c. PR dalam mengembangkan budaya perusahaan perlu memahami nilai dasar, asumsi, sikap, dan perasaan semua orang di dalam perusahaan
dengan memanfaatkan symbol, bahasa, ritus, dan seremoni, serta kisah. Seperti pemberian award kepada karyawan mempunyai arti yang
berbeda yaitu untuk menciptakan iklim kompetisi sesama karyawan sehubungan dengan persaingan yang ketat dalam industry dan dalam
arti lain adalah agar karyawan betah bekerja
15
. d. Dalam komunikasi karyawan yang baik, digunakan teknik yang
terbukti efektif dalam pemasaran produk dan jasa. Program komunikasi karyawan berusaha untuk “menjual” perusahaan kepada
karyawan untuk menjadikannya pelanggan perusahaan. e. Partisipasi karyawan dalam masalah kemasyarakatan merupakan
petunjuk penting mengenai hubungan program hubungan komunitas. Hubungan komunitas perusahaan pada dasarnya merupakan tanggung
jawab setiap karyawan dalam hubungan dengan anggota keluarga, tetangga, anggota kelompok temannya, pedagang, dan lain-lain
16
. f.
Hubungan lain yang juga harus diperhatikan oleh Internal PR yaitu dengan keluarga karyawan. Dengan menimbulkan pemahaman para
anggota keluarganya tentang keadaan pekerjaan anggota keluarganya sehingga mereka dapat menyesuaikan perilakunya. Selain itu Internal
15
Renaldi Kasali. op.cit. hal 111
16
Frazier Moore. op.cit.hal 70
18
PR juga perlu mendapatkan kepercayaan dari anggota keluarganya atas produk-produk yang dihasilkan perusahaan
17
. Memang sudah menjadi kebiasaan, terutama di dalam perusahaan
atau instansi terdapat suatu jurang pemisah antara pimpinan dengan karyawannya. Oleh karena itu kegiatan PR dibutuhkan untuk mencegah
adanya ketegangan dan bentrokan antara pimpinan dengan para karyawan atau staf. Adapun kegiatan PR tersebut dapat dikemas menjadi beberapa
bentuk atau model, antara lain: a. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan antarpesona merupakan metode yang paling efektif. Komunikasi lisan ini dapat dilakukan dengan metode
kelompok, seperti: 1 Sistem pidato, bersifat otoritatif dan impresif. Sistem ini digunakan
untuk menyebarkan informasi penting secara cepat dan tepat, tanpa harus memanggil karyawan dari pekerjaannya.
2 Sistem informasi melalui telepon, untuk memberikan informasi kepada karyawan melalui pelayanan informasi melalui telepon.
3 Rapat manajemen dan karyawan, dapat memberikan kesempatan pimpinan untuk berbicara langsung kepada karyawan tentang
kebijaksanaan, produk, metode, dan masalah internal baru. Program tersebut meliputi: diskusi panel, konferensi meja bundar,
dan film.
17
Renaldi Kasali.op.cit.hal 75
19
4 Program televise Internal, digunakan untuk melakukan komunikasi denga para karyawan dengan melihat dan mendengarkan pimpinan
perusahaan menyampaikan
berita perusahaan
dan pesan
institusional yang penting baik secara langsung atau direkam. 5 Gelanggang terbuka untuk karyawan dan keluarganya, memberikan
kesempatan untuk
berkomunikasi dengan
karyawan dan
keluarganya tentang segala sesuatu yang berkenaan dengan perusahaan.
6 Kunjungan pelaksana utama ke berbagai bagian, dilakukan oleh direktur utama dan pelaksana manajemen senior ke kantor dan
pabrik untuk mengadakan pembicaraan informal dengan sekelompok kecil karyawan sehingga tercipta komunikasi dua arah
yang baik. b. Komunikasi Cetak dan Grafik
Media cetak dan grafik digunakan untuk melengkapi komunikasi lisan. Media ini tidak terlalu mahal dan dapat
menyampaikan informasi kepada orang banyak dalam waktu yang singkat serta dapat memaparkan kisah yang tersusun secara lebik baik
dan lengkap. 1 Surat manajemen untuk karyawan, memaparkan masalah penting
perusahaan yang dikirim ke rumah karyawan. Dalam hal terakhir, surat tersebut harus dipertimbangkan secara hati-hati oleh
karyawan dan karyawan.
20
2 Majalah karyawan, menyajikan komunikasi dua arah, memberikan informasi tentang masalah perusahaan serta memberikan
kesempatan untuk menyatakan pendapat dalam majalah tersebut. 3 Papan pengumuman, media ini paling murah dan efektif. Namun
penempatan harus strategis dan diawasi secara layak agar menarik perhatian karyawan.
4 Pameran produk, menunjukkan kepada khalayak luas tentang peranan karyawan dalam menghasilkan produk tersebut.
5 Laporan keuangan sementara dan tahunan, untuk memberikan informasi tentang keuangan dan memperbaiki kesalahpahaman
tentang penghasilan dengan penggunaan bahasa yang sederhana serta ilustrasi yang mudah dipahami. Selain itu memaparkan
jumlah karyawan, daftar gaji, pendapatan pemegang saham, netto per dolar, serta informasi keuangan lainnya.
6 Iklan surat kabar perusahaan, iklan yang dipasang di surat kabar perusahaan tentang kegiatan perusahaan yang ditujukan kepada
karyawan dan keluarganya. Iklan tersebut relatif murah dan fleksibel.
7 Buku penuntun dan pedoman karyawan, untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang kebijaksanaan, prosedur, jam
kerja, gaji, keuntungan, serta ketentuan dan peraturan. 8 Amplop daftar gaji, memberikan informasi tentang perubahan gaji,
pensiunan, dan asuransi kelompok.
21
9 Kaset, film,dan slaid, untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang sejarah perusahaan, organisasi, produk dan
ketentuan karyawan, laporan keuangan perusahaan, penjualan, pendapatan, ekspansi perusahaan dan program pendidikan
karyawan. 10 Rak baca, diisi dengan buku mini tentang berbagai hal yang
menarik perhatian karyawan dan ditempatkan di tempat yang mudah dicapai
18
. Hal yang sama juga tampak bahwa media dan teknik Internal PR
kepada karyawan dapat dilakukan dengan banyak cara, antara lain melalui: a. Jurnal Internal
Sering disebut juga sebagai surat kabar perusahaan yang semata- mata bersifat internal untuk para staf dan karyawan dan yang sampai
batas tertentu yang bersifat eksternal diarahkan kepada pihak luar tertentu. Adapun variasi Jurnal Internal bias berwujud majalah dengan
ukuran A4, Korantabloid, nemwsletter ukuran A4 dan berisi 2 sampai 8 halaman, majalah dinding. Publik Jurnal Internal hanya kepada para
anggota atau khalayak pendukung, seperti: institute professional, universitas, komunitas profesi tertentu, serikat buruh dan yayasan amal.
b. Papan Pengumuman Papan pengumuman standar dapat ditempatkan pada berbagai
likasi yang ramai atau yang sering disinggahi agar segenap pegawai
18
Frezier Moore.op.cit.hal 9-14
22
dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu yang bersamaan pula.
c. Kaset Video dan CCTV Layar televisi merupakan media penyampaian pesan yang efektif
karena media modern mampu menghadirkan komunikasi tatap muka secara artificial sehingga berpotensi besar untuk menumbuhkan
pemahaman yang lebih baik. d. Stasiun Radio
Melalui siaran radio yang dibuat sendiri oleh perusahaan mampu membuat suasana kerja lebih nyaman dan menyenangkan. Acara atau
program radio berisi berita-berita internal perusahaan, laporan dan komentar terhadap suatu peristiwa yang diminati oleh karyawan,
permintaan lagu serta penyampaian pesan dan sebagainya. e. Jasa Penyampaian Berita dan Ide Lewat Telepon
Untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang masalah perusahaan atau dapat juga dipergunakan sebagai ajang untuk
menyampaikan gagasan baru tentang segala sesuatu yang berkenaan dengan perusahaan dan karyawan dapat disampaikan melalui telepon.
f. Kotak Saran
Kotak saran dapat dipergunakan untuk menampung segala saran, ide, keluhan, kritik dan sebagainya dari para karyawan kepada pihak
manajemen secara anonim. Kotak saran dapat diletakkan di tempat- tempat tertentu di seluruh penjuru perusahaan.
23
g. Rangsangan Berbicara Cara ini melalui pembuatan semacam formulir aduan dari para
karyawan kepada pimpinan melalui kotak pos khusus yang menjamin akan sampainya formulir kepada pimpinan. Metode ini diharapkan akan
memperoleh umpan balik dari para karyawan. h. Public Address Broadcast atau Siaran Umum
Sistem ini dapat dimanfaatkan oleh perusahaan raksasa untuk menyebarkan atau menyampaikan informasi atau pesan penting kepada
karyawan dengan memanfaatkan pengeras suara. Cara penyampaian ini demikian fleksibel, cepat, dan tepat.
i. Obrolan Langsung
Pembicaran tatap muka secara pribadi dan langsung merupakan cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka dari pihak
manajemen kepada karyawan. Kelebihan cara ini adalah karyawan dapat menyampaikan komentar, pendapat, kritik, dan saran secara langsung.
j. Dewan dan Komite Pekerja
Dewan atau komite ini memberikan perlindungan kepada karyawan. Jika karyawan diakui kehadirannya dan diberi tempat
selayaknya maka dengan sendirinya karyawan mengetahui apa yang terjadi di perusahaan. Dengan demikian karyawan tidak memiliki alasan
untuk mengadakan unjuk rasa, pemogokan dan sebagainya.
24
k. Presentasi Video atau Slide Media ini dapat dipergunakan untuk berbagai tujuan utama,
mulai dari mendidik karyawan baru, menjelaskan standar keamanan kerja, menguraikan kemajuan perusahaan, memaparkan laporan
keuangan, penjualan, pendapatan, perluasan perusahaan, pembukuan tahunan, mengadakan rekrutmen, mendemonstrasikan penggunaan
produk, sampai memberikan informasi tentang alasan dan potensi pembukuan cabang baru perusahaan. Melalui kaset video itu dapat
dijelaskan prospek ekonomis perusahaan sehingga menarik minat para pegawai untuk membeli sahamnya.
l. Literatur Pengenalan
Literatur berisi berbagai macam naskah, materi, booklet tentang masalah perusahaan, politik, ekonomi dan sosial, kesehatan, keamanan,
hobi, masakan, olah raga dan sebagainya sampai cara kerja dan fungsi operasi yang dijalankan perusahaan, struktur organisasi dan aneka hal
penting yang harus diketahui oleh karyawan. m. Konferensi Staf dan Pertemuan Dinas
Acara tersebut bermanfaat untuk menggalang kebersamaan dan keakraban serta menciptakan hubungan yang baik antara pihak
manajemen dan para pegawai karena acara tersebut salah satu komunikasi tatap muka yang sangat efisien.
25
n. Kunjungan oleh Pihak Manajemen Kunjungan
tersebut memberikan
kesempatan kearah
terselenggaranya komunikasi dua arah yang baik serta bisa menjembatani jauhnya jarak fisik antara karyawan dengan atasan.
o. Kunjungan Staf Pihak manajemen harus mengupayakan agar para staf tidak
terisolasi melalui program ini sehingga memberi kesempatan untuk menengok rekan-rekannya di unit-unit lain. Selain itu untuk memupuk
keakraban dan rasa kekeluargaan. p. Acara Kekeluargaan
Kegiatan ini besar manfaatnya untuk merekatkan hubungan yang baik antara pihak manajemen dengan segenap karyawan baik itu melalui
pesta makan malam, ulang tahun perusahaan dan sebagainya. q. Pameran dan Peragaan
Kegiatan ini diselenggarakan untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menunjukkan perannya dalam menghasilkan
suatu produk. Atau bisa dimanfaatkan untuk menjelaskan sejarah atau kebijakan perusahaan, bahkan kampanye periklanan. Diharapkan dari
kegiatan ini dapat memberi penjelasan kepada karyawan dan untuk menarik minat pengunjung.
26
r. Klub-klub Sosial
Perusahaan biasanya mempunyai klub-klub sosial yang gunanya untuk mempererat hubungan pihak manajemen dengan para pegawai
juga termasuk mensponsori aneka kegiatan sosial
19
. Hubungan dengan karyawan merupakan hubungan dengan semua
karyawan tanpa kecuali dan tidak membedakan karyawan dengan sebutan blue-collar atau white-collar. Karena dengan senantiasa
menggalang hubungan tersebut maka akan tercipta goodwill, kerja sama, dan kepercayaan dari karyawan dapat dibina dan dipelihara.
Secara umum dapat dijelaskan bahwa tugas Internal PR sebaiknya beroirentasi pada 6 enam hal, yaitu:
1 Internal PR harus mampu menciptakan hubungan yang harmonis dan saling pengertian antara sesama karyawan baik secara vertikal
maupun horizontal. 2 Internal PR harus mampu memberikan spirit atau semangat dan
kekuatan batin pada organisasi. 3 Internal PR harus dapat menciptakan tumbuhnya rasa kepuasan
bersama diantara sesama karyawan. 4 Internal PR harus dapat menciptakan hubungan yang harmonis dan
kegairahan kerja diantara sesama karyawan.
19
Frank Jefkins.op.cit.hal 173-179
27
5 Internal PR harus dapat membentuk suatu pengabdian atau loyalitas yang baik pada pegawai-pegawai atau bawahan seluruhnya dalam
perusahaan. 6 Internal PR harus mampu mengatur kerjasama antara berbagai
pegawai dan berbagai macam pekerjaan. Intinya
bahwa Internal
PR yang
baik adalah
yang memperlakukan tiap karyawan dengan sikap yang sama, tanpa
membeda-bedakan tingkat, pendidikan, dan lain-lain. Tapi harus bertindak adil, bijaksana, tidak memihak satu golongan. Setiap anggota,
mulai dari pimpinan sampai dengan pesuruh merupakan bagian dari keseluruhan badan tersebut
20
. Salah satu usaha Internal PR yang dilakukan perusahaan bagi
karyawan adalah melalui komunikasi dengan jelas dan tepat. Karena dengan berkomunikasi-lah karyawan dapat mengetahui dan mengenal
atasan mereka, bak peribahasa yang mengatakan kalu tak kenal maka tak sayang. Demikian pula karyawan, kalau atasan tidak mengenal karyawan
bagaimana perusahaan dapat memenuhi kesejahteraan karyawan. Dan melalui komunikasi-lah akan timbul suatu reaksi dan aksi. Jika karyawan
mengeluh atau mengutarakan pendapat mereka janganlah dianggap sebagai suatu tuntutan melainkan ditanggapi sebagai suatu saran atau
masukan dan akan dipertimbangkan. Sehingga komunikasi yang
20
Teguh Mainanda.op.cit. hal 19
28
demikian akan dapat saling menguntungkan kedua belah pihak karena salah satu tidak merasa dirugikan.
Berkaitan dengan usaha Internal PR. Personalia-pun harus cakap di dalam memanfaatkan alur komunikasi untuk memperkenalkan,
menanamkan, mengembangkan
dan memelihara
keharmonisan hubungan antara semua bagian yang menjadi penggerak perusahaan agar
dapat tumbuh semangat kerja. Karena keharmonisan hubungan merupakan senjata yang ampuh untuk menciptakan suatu kekompakan
antara karyawan sehingga pada akhirnya akan menumbuhkan komitmen terhadap nilai-nilai yang dianut perusahaan dan kepuasan diantara kedua
belah pihak dapat tercapai dan terpelihara dengan baik. Efektivitas kegiatan Personalia merupakan suatu ukuran terhadap
keberhasilan dalam menjalankan Internal PR. Demikian juga dengan kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh Personalia SGM diharapkan dapat menjadi tolak
ukur keberhasilan dalam melaksanakan Internal PR.
E. Metode Penelitian 1. Jenis Penelitian
Kategori