27
diikuti oleh karyawan-karyawan lainnya. Hal ini dilakukan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan kebijakan perusahaan, seperti diantaranya setiap hari
jum’at di setiap pekannya akan diadakan senam kesehatan jasmani SKJ, contoh lain adaah saat-saat perusahaan merayakan hari-hari Besar Keagamaan, Rresepsi,
dan lain-lain, apda saat-saat seperti itulah diharapkan kepala bagian dan kepala sub dinas dapat mempererat ikatan emosional sebagai kolega dalam pekerjaan
agar tidak canggung dalam bertukar pikiran guna menyelesaikan masalah-masalah baik yang akan dihadapi maupun yang akan dihadapi pada masa yang akan
datang.
F. Proses Komunikasi
Kelangsungan hidup perusahaan berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan dan melaksanakan komunikasi.
Proses komunikasi mengubungkan organisasi dengan lingkungan, termasuk kegiatannya. Informasi mengalir ke dan dari organisasi itu didalam organisasi itu
sendiri. Proses komunikasi menghidupkan organisasi melalui informasi yang
dikomunkasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, lalu rencana itu dikomunikasikan kepada pihak lain.
Atasan harus berkomunikasi dengan bawahan dan sebaliknya juga antar sesame manajer dan sesama bawahan. Komunikasi adalah proses dua arah dimana
setiap orang adalah pemberi dan penerima kounikasi. Komunikasi yang berlangsung antar komunikator atau pengirim pesan
dan komunikan penerima pesan, menyangkut beberapaunsur yang terlibat dalam
Universitas Sumatera Utara
28
proses penyampaian pesan kepada uman balik. Proses komunikan itu dapat digambarkan didalam gambar berikut:
Universitas Sumatera Utara
29 PENGIRIM
PENERIMA
PEMAHAMAN PIKIRAN
PENGOLAHAN PENGGUNAAN SALURAN
UNTUK PENYAMPAIAN INFORMASI
GANGGUAN PENERIMAAN
PENGOLAHAN UMPAN
BALIK
Gambar 2.2 Proses Komunikasi Sumber: Harorld Koonzt, Manajemen Hal 171
Universitas Sumatera Utara
30
Pengirim pesan komunikasi dapat dimulai oleh pengirim pesan yang memiliki ide atau pikiran-pikiran, ide ini sehingga dapat dimengerti oleh pengirim atau
penerima pesan tersebut. Proses pengolahan ide ini disebut sebuah”encoding” , ide tau pemikiran dari pengirim yang telah di encoding tersebut akan disampaikan
kepada penerima melalui saluran penyampaian pesan. Pesan yang disampaikan
dalam bentuk lisan, tulisan, atau berbentuk nonverbal, agar komunikasi dapat
berlangsung secara efektif dan efisien, maka saluran penyampaian pesan harus sesuai dengan pesan yang disampaikan, misalnya menyampaikan informasi
tentang blue print, suatu konstruksi bangunan malalui pembicaraan telepon kurang sesuai, pesan ini lebih sesuai bila disampaikan lewat pos cepat. Jadi penting bagi
komunikator atau komunikan untuk memilih saluran penyampaian pesan yang sesuai.
Penerima pesan adalah orang yang menerima dan mengolah pesan dari pengirim. Komunikasi akan berhasil bila penerima pesan dapat menerima pesan
dengan baik dan dan mengerti secara tepat apa yang disampaikan oleh pengirim. Pesan yang disampaikan kepada penerima harus berjalan dengan latar belakang
pikiran penerima pesan tersebut. Pada saat menerima pesan, ia mengolah pesan itu untuk memahami maksud si pengirim pesan. Proses ini disebut “decoding”.
Proses decoding ini dipengaruhi oleh beberapa factor antara lain: pengalaman masa lalu si penerima, penilaian pribadi penerima atau symbol dan
gerak-gerik yang digunakan, harapan dan kesatuan paham antara pengirim dan penerima pesan.
Universitas Sumatera Utara
31
Proses komunikasi tidak selalu berjalan lancer, namun kerap kali juga mengalami gangguan kominikasi yang disebut “noise”. Noise didefenisikan
sebagai segala suatu faktor yang mengganggu, membingungkan proses komunikasi yang effektif.
Menurut Schermerhorn, Hunt, Osborn 1991,401, Ada 6 enam sumber gangguan informasi, yaitu :
1. physical distractions hambatan-hambatan fisik,
2. semantic problem masalah bahasa,
3. cultural difference perbedaan-perbedaan budaya,
4. mix message pesan-pesan yang bercampur,
5. the absences of feed back tidak adanya timbal balik,
6. the status effects efek-efek yang diakibatkan perbedaan status.
Umpan balik adalah perbaikan dari proses komunikasi melalui reaksi terhadap komunikasi dari pengirim yang diekspresikan oleh penerima. Umpan
balik penting untuk mengetahui apakah komunikasi telah berjalan secara efektif atau tidak. Bila umpan balik diterima oleh komunikator cocok dengan pesan yang
disampaikan, komunikasi telah berjalan efektif, dengan adanya umpan balik dalam konteks komunikasi pada organisasi, maka dapat diketahui apakah tujuan
komunikasi tercapai atau tidak. Komunikasi dalam perusahaan merupakan sarana bagi upaya stimulasi
terhadap individu-individu sehingga anggota organisasi perusahaan untuk mencapai rencana perusahaan secara sukarela dan rasa antusias yang besar.
Namun demikian, masalah yang sering mempengaruhi pencapaian komunikasi
Universitas Sumatera Utara
32
yang efektif dalam perusahaan adalah latar belakang, pengalaman dan tujuan yang berbeda dari masing-masing individu.
Contohmya ada beberapa manajer sering membatasi komunikasi dengan bawahan dalam batas-batas pemberian perintah, padahal seharusnya komunikasi
tersebut meliputi bidang yang lebih luas, yaitu kesediaan untuk mendengarkan supaya tercipta komunikasi dialogis. Ketidaksediaan untuk mendengarkan bisa
merupakan bagian dari pengalaman ketika mereka menjadi bawahan diperlakukan seperti itu.
Menetapkan pokok-pokok spesifik yang harus dikomunikasikan dengan bawahan bukanlah merupakan hal yang gampang. Manajer yang beramsumsi
bahwa apapun yang dia komunikasikan kepada bawahannya pasti akan cocok, bukan saja menyumbat komunikasi dengan hal-hal sepele dan tidak penting, tetapi
dapat merusak operasional perusahaan lewat penyampaian informasi yang salah. Untuk memelihara kerja sama karyawan dalam rangka pencapaian tujuan
perusahaan, maka kebutuhan karyawan dipertimbangkan dan dikomunikasikan. Pada dasarnya karyawan menginginkan informasi-informasi tertentu
secara mendasar ingin mereka ketahui yaitu : 1.
posisi mereka dalam hubungannya terhadap struktur organisasi formal, 2.
posisi mereka dalam hubungn organisasi informal dengan pengkomunikasian terhadap kecermatan status individual dan lain
sebagainya, 3.
peristiwa yang bertujuan dengan keamana ekonomi mereka pribadi dan perusahaan atau instansi,
Universitas Sumatera Utara
33
4. informasi operasional yang akan memampukan mereka untuk
mengembangkan rasa bangga terhadap pekerjaan mereka. Memberikan perhatian kepada kepentingan dan keperluan karyawan dalam
mendorong karyawan untuk bertujuan aktif dalam arus komunikasi. Kegagalan pihak manajemen untuk memperoleh informasi ataupun umpan balik dapat timbul
sebagai dampak dari perasaan pihak karyawan yang dalam proses komunikasi tersebut.
Media yang digunakan dalam berkomunikasi pada Kantor PTPN III Medan adalah sebagai berikut:
a. telepon, yaitu mengadakan hubungan dan memperlancar hubungan
komunikasi internal kantor dan lingkungan eksternal kantor, b.
airphone, yaitu memperlancar hubungan komunikasi internal kantor, c.
papan pengumuman, yaitu menginformasikan kepada seluruh karyawan tentang kegiatan informasi yang dilakukan di Kantor PTPN III Medan,
d. komputer, yaitu mentimpan, mengolah data serta menginformasikan data
dan informasi, e.
faxmile, yaitu menerima dan mengirimkan data informasi yang sama dengan hasilnya baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu singkat
tanpa merusak aslinya, f.
surat-menyurat, yitu menyampaikan suatu bahan komunikasi secara tertulis,
g. majalah, yaitu PT Perkebunan Nusantara III Persero yang dietrbitkan oleh
anak perusahaan PTPN III Medan.
Universitas Sumatera Utara
34
G. Peranan Komunikasi
