59
Gambar 2. Contoh Surat Pernyataan Pelantikan Rektor
c. Selain arsip sejarah yang dijelaskan di atas
BAUK juga menyimpan arsip-arsip penting berdasarkan klasifikasi arsip yakni
dikumpulkan dalam sebuah map folder berjudul “Dokumenter Penting”. Arsip
penting ini memuat arsip-arsip terkini yang disusun berdasarkan subyek. Subyek
tersusun tidak berabjad tidak sistematis. Tiap berkas subyek memuat arsip dalam
susunan kronologis. Arsip penetapan logo dan perubahan logo lembaga disimpan oleh
Sub Bagian TU dalam bentuk asli. Arsip perubahan IAIN menjadi UIN diakuisi oleh
Sub Bagian Umum dalam bentuk copi. Arsip pembukaan fakultas, perubahan nama
fakultas, pembukaan program studi maupun Program Ekstensi dan perpindahan prodi
secara umum diakuisisi oleh Sub Bagian Umum dalam copi.
d. Membuat indeks berkas title yang disusun
secara kronologis yakni per tahun. Indeks yang disusun dalam bentuk file komputer ini
belum memuat secara lengkap arsip-arsip yang tercipta pada setiap kurun waktu
tertentu. Berdasarkan hasil survey disimpulkan bahwa indeks arsip sebagai
sarana temu balik yang diterapkan oleh BAUK belum bisa dijadikan sebagai
inventaris arsip dikarenakan belum ada pengesahan dari pejabat yang
bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip statis. Hal ini sesuai dengan aturan
yang ditetapkan ANRI dalam Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di
lingkungan Perguruan Tinggi
3. Preservasi arsip sejarah
Preservasi arsip yang dilakukan UIN Jakarta saat ini yakni dengan cara mengalih
mediakan arsip ke dalam bentuk digital. Hal ini sebagaimana yang dinyatakan oleh Ketua
LPM, arsip yang ada disini LPM-red sudah di repro dalam bentuk pdf, silahkan
anda lihat di web site kami.” LPM dalam hal ini tidak menyebutkan apakah yang dialih
mediakan itu merupakan arsip sejarah. Namun melihat dari isi dokumen, peneliti
dapat menyimpulkan bahwa dokumen yang yang dialihmediakan oleh LPM adalah arsip
sejarah. Contoh diantara arsip-arsip yang bernilai sejarah yang yang berlokasi di LPM
diantaranya adalah: pembukaan pascasarjana dan program doktor, pembentukan fakultas
dan pembukaan program S2 di fakultas, sebagaimana yang dpaat dilihat pada gambar
di bawah:
Gambar 3. Alih Media Arsip
Penempatan lokasi arsip sejarah sebaiknya satu tempat dan pelestariannya
seharusnya dimulai dari masa penciptaan, hal ini dipahami oleh Kasubbag Umum
dengan pernyataannya, “arsip statis harus dikumpulkan dalam satu ruangan, tapi di
60
sini ga cukup tempatnya”. Pernyataan ini menandakan bahwa sudah selayaknya UIN
Jakarta memiliki unit khusus untuk meyelamatkan arsip. Untuk itu dalam
perencanaan ke depan, sebaiknya UIN Jakarta dalam merencanakaan penyelamatan arsip
sejarah diawali dengan mengkaji fungsi bisnis UIN Jakarta yakni dengan melihat visi dan
misi, tugas pokok, struktur organisasi, fungsi, dan program kegiatan yang berlangsung di UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta. Dengan adanya fungsi bisnis ini, akan terlihat arsip sejarah
yang timbul dari kegiatan tersebut yang seharusnya diselamatkan dari mulai masa
penciptaan sampai menjadi arsip permanen.
Penyimpanan arsip sejarah UIN Jakarta terdapat juga di Pusat Arsip Kementerian
Agama. Hal ini dimungkinkan karena Kementerian Agama sebagai lembaga induk
UIN, yang menciptakan berdirinya UIN bukan hanya di Jakarta tetapi se-Indonesia dan juga
yang terlibat langsung dalam pembuatan kebijakan atau keputusan yang berkaitan
dengan keberadaan UIN. Hasil survey ke lokasi Pusat Arsip Kementerian Agama, didapati
bahwa preservasi terhadap arsip yang bernilai sejarah UIN dimulai dari tahun 1959, dan
dimasukkan pada box sesuai standar ANRI. Penempatan box yang berisi arsip tersebut
disimpan di dalam roll opack yakni tempat penyimpanan arsip yang tingkat keamanannya
lebih terjaga. Arsip kertas yang tersimpan mulai tahun 1959 tersebut, terlihat sangat rapuh,
berbau debu kertas lama, dalam keadaan terikat dan jika dibuka, dikhawatirkan akan rusak atau
tersobek. peneliti harus hati-hati dalam membuka ikatan yang melilit kertas arsip
tersebut.
Disamping itu, Kementerian Agama belum mengklasifikasi arsip, sehingga peneliti agak
cukup lama dalam mencari arsip pembukaan ADIA. Arsip yang tersediapun dalam keadaan
terikat, penelitipun dengan sangat hati-hati dalam membuka arsip tua yang terikat dengan
tali rapia. Selain itu Kementerian Agama belum mengadakan penilaian arsip. Walau
tersedia arsip tua dari segi umur arsip, namun ada arsip yang seharusnya diretensi musnah,
seperti dokumen pengumuman ujian tingkat bagi mahasiswa ADIA. Sehingga arsip
tercampur baur antara yang seharusnya musnah dan permanen, sebagaimana yang dikatakan
oleh pengelola, arsip yang lama tidak berani dimusnah, khawatir ada yang nyari. Waktu itu
ada dari Aceh mencari arsip disini.” Karena arsip mereka ada yang terkena tsunami,
untung disini Kementerian Agama-red masih menyimpan.
Gambar 4. Arsip ADIA Kertas Kuno dalam keadaan
terikat di Pusat Arsip Kementerian Agama
4. Akses Arsip Sejarah UIN Syarif
