Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA PROGRAM STUDI DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA TUGAS AKHIR

OLEH:

DEVI AYU PUTRI S 082102077 AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Medan 2011

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR Nama : Devi Ayu Putri S

Nim : 082102077

Jurusan : Akuntansi

Judul : Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tanggal : 2011 Dosen Pembimbing

( Drs. Chairul Nazwar, M.Si.Ak) NIP. 19550914 198103 1 005

Tanggal : 2011 Ketua Program Studi

( Drs. Rustam, M.Si.Ak) NIP. 19511114 198203 1 002

Tanggal : .. 2011 DEKAN

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP 19550810 198303 1 004

KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim,

Penulis mengucapkan puji syukur kehadirat AllahSubhanahu wa Ta ala

atas rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan kepada penulis, hanya kepada-Nya kami memohon pertolongan dan ampun, serta doa dan restu dari kedua orang tua, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

Skripsi minor ini merupakan tugas akhir yang harus diselesaikan guna memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan program studi Diploma III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan memilih judul

Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .

Pada kesemapaatn ini dengan segala kerendahan hati penulis

menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan bimbingan dalam penyelesaian tugas akhir ini, yaitu:

1. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si,Ak sebagai ketua program studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

3. Bapak Chairul Nazwar M.Si,Ak sebagai dosen pembimbing tugas akhir saya yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

4. Ayahanda Drs. H. Adil Sirait dan Ibunda Hj Rusmi tercinta beserta kakak, abang dan adikku (DITA, DIKI, RIZA) yang telah memberikan kasih sayang, do a, dorongan dan semangat dalam penyelesaian tugas akhir ini.

5. My Luphly (Azmy) yang telah banyak memberikan motivasi, semangat, dan kekuatan sehingga penulis dapat menyelesaiakn tugas akhir ini.

6. Teman-temanku kelompok magang gelombang II group 10 (Lia, Maya, Yoan, Desi, Ami, Muti) yang telah banyak memberikan masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Sahabat-sahabatku DUTA (Umi, Titi, Aryta) dan Group B di kelas Akuntansi, terima aksih atas kebersamaan, dukungan, dan semangat dalam ,melewati masa perkuliahan hingga selesai.

8. Seluruh staf dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tempat dimana penulis magang sehingga penulis mendapat banyak ilmu dan pengetahuan, terima kasih atas kerja samanya selama penulis mengikuti magang disana.

Akhir kata kepada Allah penulis bersujud dan mengucapkan rasa syukur yang tak terhingga karena atas izin-Nya penulis mampu menyelesaikan tugas akhir ini. Dengan segala kerendahan hati penulis mempersembahkan karya ini, semoga bermanfaat bagi pembaca dan penulis, Amin.

Medan, Maret 2011 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .. i

DAFTRA ISI... iv

BAB I PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang .. 1

B. Perumusan Masalah . 3

C. Tujuan dan manfaat penelitian . 4 1. Tujuan penelitian .. 4 2. Manfaat penelitian 4 D. Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan . 5 1. Jadwal survei/ observasi 5 2. Sistematika penulisan .. 6

BAB II PROFIL INSTANSI . 8

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU 8 1. Visi Fakultas Ekonomi USU .. 10 2. Misi Fakultas Ekonomi USU . 10 3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU . 11 B. Jaringan Usaha Atau Kegiatan .. 11 C. Sktruktur Organisasi 12 D. Job Description 15 E. Kinerja Usaha Terkini .. 20

F. Renca

na Kegiatan 21

BAB III TOPIK PENELITIAN . 22

A. Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasional . 22 1. Pengertian biaya operasional... 22 2. Klasifikasi biaya operasional... 23 B. Perencanaan dan Anggaran Biaya Opersional . 24

1. Perencanaan . 24

2. Anggaran ... 28 C. Pengawasan Biaya Operasional . 30 D. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran

Biaya Operasional . 34

E. Evaluasi Pengawasan Biaya Operasional ... 37

BAB IV PENUTUP .. 40

A. Kesimpulan 40

B. Saran ... 41

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Lembaga perguruan tinggi merupakan sebuah wadah untuk menempah mahasiswa dan mahasiswi yang kompeten. Dengan demikian semakin kompleks pula tuntutan masyarakat pengguna jasa perguruan tinggi. Perguruan tinggi dituntut agar dapat mengelola sumber daya yang ada secara efektif dan efisien, sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap jasa ini.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan salah satu instansi pemerintahan yang akan menjadi objek penelitian dalam tugas akhir saya ini juga memerlukan perencanaan dan pengawasan terhadap beban operasionalnya untuk menghindari pembelian yang berlebihan yang nantinya akan mengakibatkan pemborosan. Hanya saja sebagai lembaga perguruan tinggi negeri, perencanaan dan pengawasan dilakukan bukan untuk mencapai keuntungan yang maksimal. Namun demikian perencanaa dan pengawasan tesebut haruslah disusun secara teliti, penuh pertimbangan serta disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan saat ini.

Untuk memperoleh perencanaan biaya operasional yang tersusun dengan baik dan sistematis, harus disusun suatu perencanaan atas masing-masing elemen biaya operasi secara hati-hati sebagai tolak ukur yang akan dicapai. Apabila rencana yang telah ditetapkan berbeda dengan realisasinya, maka harus diambil tindakan korektif sebagai tindak lanjut dari fungsi pengawasan.

Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan karena pengawasan merupakan suatu kegiatan penilaian dan perbaikan tentang aktifitas yang dilakukan untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan rencana telah dilakukan dengan membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standar atau rencananya, dan melakukan perbaikan-perbaikan jika terjadi penyimpangan. Karena pada dasarnya pengawasan bukan hanya mencari kesalahan, tetapi juga mencegah dan memperbaiki kesalahan tersebut, sehingga berdasarkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diambil tindakan agar keseluruhan pelaksanaan benar-benar sesuai atau mendekati apa yang telah direncanakan sebelumnya.

Keberhasilan pengawasan ditentukan oleh beberapa unsur seperti struktur organisasi, prosedur kerja dan rencana kerja yang baik. Pada perencanaan yang menjadi penentu keberhasilannya adalah pencatatan dan pelaporan atas biaya operasional, karena tanpa adanya pelaporan tersebut akan sulit untuk mengukur hasil atas suatu usaha. Salah satu unsur tersebut adalah anggaran (budget).

Perencanaan dan pengawasan beban operasional erat kaitannya dengan anggaran. Anggaran yang bertujuan untuk mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan yang diinginkan dan sebagai alat untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas pada lembaga perguruan tinggi agar dapat berjalan efektif dan efisien. Anggaran yang disusun harus diikuti oleh pengawasan. Suatu anggaran yang baik dan tepat dapat membantu pihak manajemen dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan pada lembaga perguruan tinggi. Anggaran pada lembaga perguruan tinggi disusun berdasarkan atas kinerja masa lalu dan dibentuk

oleh pertimbangan rasional mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan kegiatan masa yang akan datang.

Prosedur penyusunan anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimulai dari proses pengumpulan data anggaran-anggaran yang disusun dan diperinci lagi menjadi anggaran bulanan dengan maksud untuk dapat menilai prestasi kerja fakultas pada periode setiap bulan, dengan cara membandingkan data aktual dengan anggaran kemudian anggaran yang telah disusun dilaporkan kepemimpinan untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman dalam menjalankan operasi kegiatannya. Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggng jawab atas penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi Fakultas Ekonomi itu sendiri. Namun, dalam hal ini penyusunan anggaran tidak dilakukan sendiri, pimpinan dapat mendelegasikan kepada bawahannya yang berkompeten, tetapi pimpinan harus tetap mengawasi dan membimbing bawahannya dalam penyusunan anggaran tersebut.

Berdasarkan uraian diatas, terlihat jelas betapa pentingnya perencanaan dan pengawasan atas biaya operasional bagi perguruan tinggi. Maka dari itu penulis tertarik untuk membahas dan menyusunnya dalam tugas akhir dengan judul Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .

B. Perumusan Masalah

Perencanaan dan perngawasan terhadap biaya operasional perlu dilakukan untuk memenuhi tujuan yang ingin dicapai. Oleh karena itu dalam pembahasan

lebih lanjut penulis merumuskan permasalahan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini, yaitu :

1. Bagaimana pelaksanaan perencanaan dan pengawasan biaya operasional Pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

2. Bagaimana peranan dan perencanaan dan pengawasan biaya operasional guna mencegah penyimpangan biaya operasional?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian

Penelitian memiliki fungsi yang berguna untuk penulis, adapun tujuan penelitian ini adalah :

a. Untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan pendidikan dan Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk mengetahui sampai sejauh mana pencapaian penerapan perencanaan biaya operasional pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Untuk mengetahui sejauh mana peranan perencanaan dan pengawasan biaya operasional guna mencegah penyimpangan biaya operasional.

2. Manfaat penelitian

Selain tujuan penelitian, penulis juga memperoleh manfaat dalam penelitian ini diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Bagi penulis

Untuk menambah wawasan, dan ilmu pengetahuan penulis dalam menyikapi permasalahan yang berkenaan daengan perencanaan dan pengawasan biaya operasional yang sebenarnya. Dan penulis juga memperoleh pengalaman yang sangat berharga serta pembelajaran karena dapat terjun langsung ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi yang erat kaitannya dengan biaya operasional, sehingga dapat mengetahui sejauh mana anggaran yang disusun untuk Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara sebagai alat perencanaan dan pengawsan biaya operasional.

b. Bagi peneliti lain

Dapat dipakai sebagai perbandingan informasi untuk menambah wawasan dalam melakukan penelitian serta memberi gambaran dan pandangan yang jelas mengenai perencanaan dan pengawasan biaya operasional sehingga bisa menjadi acuan bagi peneliti lain untuk melakukan penelitian dengan tema dan pembahasan yang sama.

D. Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal survei / observasi

Dalam penulisan tugas akhir ini penulis membuat jadwal kegiatan yang digunakan untuk menyusun waktu yang diperlukan agar penyelesaian tugas akhir ini dapat berjalan dengan teratur dan selesai dengan tepat waktu. Jadwal observasi, penulisan sampai dengan tugas akhir ini selesai dimulai pada tanggal 21 Februari 2011 dan berakhir pada tanggal 21 Maret 2011. Observasi dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang beralamat di Jalan Prof.

T. M. Hanafiah Kampus USU Medan untuk memperoleh data dan informasi yang berkenaan dengan biaya operasional.

Tabel 1.1

Jadwal Survei / Observasi Tugas Akhir

No Kegiatan Februari 2011 Maret 2011

I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

2. Sistematika penulisan

Penulis membahas tugas akhir ini terdiri dari empat bab, dimana masing-masing bab terdiri dari sub-sub bab yang sesuai dengan kebutuhannya agar memperoleh pemahaman yang lebih mendalam dan sistematis serta tidak menimbulkan pengertian yang lain. Secara garis besar luas pokok pembahasannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penelitian yang terdiri dari jadwal survei / observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSHAAN / INSTANSI

Dalam bab ini penulis akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk menganalisa pengertian dan klasifikasi biaya operasional, perencanaan dan anggaran biaya operasional, pengawasan biaya operasional, prosedur penyusunan pelaksanaan anggaran biaya operasional dan evaluasi pengawasan biaya operasional.

BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk menyimpulkan hasil penelitian yang didapat dengan cara menganalisa data yang tersedia, dan penulis juga akan mencoba untuk memberikan saran yang dianggap berguna untuk perbaikan pada masa yang akan datang.

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr.Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut,

tanggal 24 November diperingati sbagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 AAN ( Akademi Administrasi Niaga ) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi PAAP ( Pendididkan Ahli Administrasi Perusahaan ). PAAP kemudian menjadi program Diploma III.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.0535/0/1983,tanggal 08 Desember 1983,Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984,dan disusul Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan,yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu: 1. Departemen Ekonomi Pembangun

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari: 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/I pada bulan Agustus 1961. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi BHMN ( Badan Hukum Milik Negara ) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003, tanggal 11 November 2003. Dimana

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari sepuluh Fakultas dan program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki dua belas Fakultas.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

ilmu ekonomi,manajemen,dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pegabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jaringan Usaha atau Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi

yaitu : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengadaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggungjawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara akan dilampirkan pada Lampiran I.

1. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, Macc, Ak Pembantu Dekan II : Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, Msi

2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, A.cc, Ak Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

3. Departemen

a. Ekonomi pembangunan

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si c. Akuntansi

Ketua : Drs. Syafruddin Ginting MAFIS, Ak, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Ja far, MM, Ak

4. Program studi sarjana (S-1) a. Ekonomi pembangunan

Ketua : Drs. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc

Sekretaris : Paidi hidayat, SE, M.Si b. Manajemen

Ketua : Dra. Endang Sulistiani Rini M.Si c. Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

5. Program studi diploma III a. Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi

b. Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak c. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

6. Bagian tata usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Personalia : Kamariyah, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswan : Zailiana, S.Sos Bendaharawan Gaji : Suparyo, SE

P U M C : Suparyo, SE

D. Job Discription

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian tata usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan;

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas; f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan Pengabdian/Pelayanan

kepada masyarakat;

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas; h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas; i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas;

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub bagian akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat;

c. Melakukan administrasi akademik;

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;

e. Mengumpulkan dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum; f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas;

g. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas;

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian;

3. Sub bagian umum dan keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan; c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas;

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan;

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan;

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, perkerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya;

h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan;

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan;

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

4. Sub bagian kepegawaian Tugasnya adalah

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian; c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai; d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai;

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional;

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap / Tidak Tetap / Emiritus, ijin dan cuti;

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai; h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional; i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai;

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub bagian kemahasiswaan dan alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni; c. Melakukan administrasi kemahasiswaan;

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan; e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas; g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan

kemahasiswaan;

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan; i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni;

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni;

l. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian;

6. Sub bagian perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan;

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan; d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan;

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan; f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah

khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar -seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Idul Fitri, Isra Mi raj, Natal, Paskah, dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III

TOPIK PENELITIAN A. Pengertian dan Klasifiaksi Biaya Operasional

1. Pengertian biaya operasional

Secara umum dalam menjalankan kegiatan operasi suatu organisasi sangat dibutuhkan biaya yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan operasi sehari-hari. Biaya operasional merupakan salah satu elemen penting dalam aktifitas ekonomi, sehingga perlu adanya penerapan pengawasan terhadap biaya operasional.

Biaya sering sekali digunakan dengan arti yang berbeda-beda. Berikut beberapa pendapat ahli mengenai defenisi biaya :

Defenisi Biaya menurut Carter dan Usry (2006 : 29) Biaya (cost) sebagai nilai tukar, pengeluaran, pengorbanan untuk memperoleh manfaat, sehingga dalam akuntansi keuangan, pengeluaran atau pengorbanan pada saat akuisisi diwakili oleh penyusutan saat ini atau dimasa yang akan datang dalam bentuk kas atau aktiva lain .

Defenisi Biaya menurut Kartadinata (2000 : 24) Biaya adalah pengorbanan yang diukur dengan satuan uang, yang dilakukan atau harus dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam pengertian lain, biaya dinyatakan sebagai harga penukaran, atau pengorbanan yang dilakukan untuk memperoleh suatu manfaat .

Defenisi Biaya menurut Mulyadi (2000 : 10) Biaya (cost) adalah pengorbanan sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang yang telah terjadi atau kemungkinan yang akan terjadi .

Dari pengertian biaya diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa biaya merupakan pengorbanan sumber daya ekonomi yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan manfaat berupa barang atau jasa pada masa yang akan datang sangat diperlukan untuk mendukung berjalannya aktifitas dengan baik, sehingga pengorbanan tersebut mendapatkan hasil atau laba. Selain berfungsi sebagai pendukung ketersediaan informasi biaya akan membantu pimpinan dalam membuat keputusan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Serta keputusan dalam mengalokasikan sumber daya yang ada.

2. Klasifikasi biaya operasional

Klasifikai biaya adalah suatu proses pengelompokkan biaya yang sistematis atas keseluruhan dari elemen-elemen yang ada dalam golongan.

Dalam bukunya Akuntansi dan Analisis Biaya, Kartadinata (2000 : 25)

mengklasifikasikan biaya pada lembaga perguruan tinggi negeri berdasarkan fungsi utama kegiatan lembaga perguruan tinggi tersebut menjadi :

a. Biaya administrasi dan umum (Administration and general cost)

Biaya administrasi dan umum yaitu semua biaya yang berkaitan dengan fungsi administratif dan umum. Adapun yang termasuk dalam pengelompokan biaya ini antara lain, belanja pegawai, belanja perjalanan, belanja pemeliharaan, dan belanja barang untuk bahan, inventaris, langganan daya dan jasa, serta penyelenggaraan.

b. Biaya keuanagan (Financial cost)

Biaya keuangan merupakan biaya yang berkaitan dengan fungsi penyediaan dana, misalnya ; biya administrasi bank, biaya bunga, dan biaya provisi kredit.

Dari pengertian beberapa biaya diatas dapat disimpulkan bahwa biaya opersional pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah pengorbanan yang dilakukan atau dikeluarkan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Biaya operasional administrasi dan umum pada Program Studi Diploma III dapat diklasifikasikan yang terdiri atas : biaya gaji dan upah, kesejahteraan pegawai, serta biaya reparasi dan pemeliharaan.

B. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional 1. Perencanaan

Perencanaan dibutuhkan untuk menetapkan tujuan-tujuan suatu organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuannya tersebut. Sebagai fungsi manajemen yang paling mendasar, perencanaan memberikan gambaran kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang dalam mencapai tujuan lembaga perguruan tinggi. Berikut beberapa pendapat ahli mengenai perencanaan :

Menurut Kartadinata (2000 : 22) Perencanaa adalah sesuatu yang mendasar dalam proses manajemen dan merupakan suatu proses yang kan membuat perusahaan peka, dalam pengertian mampu menyesuaikan diri, terhadap ancaman-ancaman dan kesempatan-kesempatan yang ada. Sasaran-sasaran yang ditentukan dalam perencanaan hendaknya merupakan Sasaran- sasaran-sasaran yang realistis, yang mungkin dan dapat dicapai.

MenurutNafarin (2004 : 4) Perencanaan merupakan tindakan yang dibuat berdasarkan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang .

Menurut Harahap (2001 : 42) Perencanaan adalah Fungsi menetapkan kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan .

Dari beberapa pendapat ahli diatas perencanaan merupakan suatu proses awal untuk mementukan kegiatan atau aktifitas operasi suatu organisai yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang guna menghadapi berbagai ketidakpastian dan alternative yang akan mungkin terjadi. Biaya operasional merupakan pengeluaran yang dilakukan atau dikeluarkan per tahun untuk mendapatkan manfaat berupa barang atau jasa. Perencanaan merupakan landasan guna mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Perencanaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan titik awal dalam mengkoordinasikan semua aktivitas yang merupakan keputusan tentang apa dan bagaimana kegiatan yang harus dilaksanakan oleh semua unsur yang ada dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai fungsi pertama, perencanaan merupakan persiapan yang teratur dari setiap usaha ke arah terwujudnya tujuan yang telah ditentukan dan merupakan suatu proses kegiatan yang terus menerus.

a. Fungsi Perencanaan

Dengan disusunnya perencanaan, maka manfaat yang diperoleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1) Membantu pimpinan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

2) Membantu pimipinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah utama.

3) Memungkinkan pimpinan memahami keseluruahn gambaran operasi agar lebih jelas.

4) Mengurangi ketidakpastian pada waktu yang akan datang dan sebagai alat untuk melakukan pengawasan.

5) Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih cepat 6) Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian

7) Membuat tujuan yang lebih terarah, terperinci dan lebih mudah dipahami 8) Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

9) Menghemat waktu dan dana

b. Manfaat perencanaan

Perencanaan mempunyai kebaikan atau keuntungan sebagai berikut: 1) Sebagai dasar pengawasan.

2) Memungkinkan delegasi kekuasaan. 3) Menghemat tenaga manajemen. 4) Ekonomis.

5) Menghindari kesalahan dan resiko. 6) Mengarah pada tindakan yang bertujuan. 7) Memungkinkan koordinasi.

Fungsi manajemen perencanaan berhubungan erat dengan anggaran, untuk mengetahui lebih jauh mengenai anggaran (budget) penulis mencoba mengemukakan pendapat beberapa ahli mengenai anggaran.

Menurut Nafarin (2004, 12) Budget ialah rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dalam satuan uang untuk angka waktu tertentu .

Menurut Welsch (2000, 4) Budget ialah suatu pernyataan dari rencana manajemen dan kebijaksanaan manajemen untuk suatu masa/periode tertentu dipergunakan sebagai pedoman untuk masa itu .

Menurut Nafirin (2004 : 12) Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi waktu tertentu. Anggaran merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan. Jadi anggaran bukan tujuan dan tidak dapat menggantikan manajemen .

Menurut Nafirin (2004: 12) Dalam penyusunan anggaran perlu diperhatikan perilaku para pelaksana anggaran dengan mempertimbangkan hal-hal berikut:

a. Anggaran harus dibuat serealistis dan secermat mungkin sehingga tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Anggaran yang dibuat terlalu rendah tidak mengambarkan kedinamisan, sedangkan anggaran yang dibuat terlalu tinggi hanyalah angan-angan.

b. Untuk memotivasi pimpinan pelaksana diperlukan partisipasi manajemen puncak (direksi).

c. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga pelaksana tidak merasa tertekan, tetapi termotivasi.

d. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang akurat dan tepat waktu, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera diantisipasi sejak dini.

e. Pembuat anggaran tidak cakap, tidak mampu berpikir ke depan dan tidak memiliki wawasan yang luas.

g. Pelaksanaan tidak cakap.

h. Tidak didukung oleh masyarakat. i. Dana tidak cukup.

Adapun tujuan penyusunan anggaran menurut Nafarin (2004, 15) antara lain :

a. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan investasi dana.

b. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan. c. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana,

sehingg dapat memudahkan pengawasan.

d. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal.

e. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan lebih nyata terlihat.

f. Menampung dan menganalisis serta merumuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.

Penyusunan anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dalam periode anggaran tahunan. Dasar penyusunan anggaran dalam satu periode pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan melihat biaya yang dikeluarkan tahun lalu, kegiatan-kegiatan apa saja yang akan direncanakan, peramalan, dan volume kegiatan yang direncanakan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membentuk suatu tim yang khusus menangani penyusunan anggaran dibawah kendali Pembantu Dekan II (Pudek II). Tim anggaran terebut antara lain terdiri dari program studi, departemen, dan bagian di lingkungan Fakultas Ekonomi.

2. Anggaran

Pada dasarnya dalam penyusunan anggaran biaya operasional terdapat tiga pengelompokkan bagian yaitu:

a. Anggaran biaya tetap

Biaya tetap adalah kelompok biaya yang besarnya diduga sebelumnya sesuai besarnya kegiatan atau volume produksi. Termasuk dalam biaya tetap adalah depresiasi, pajak, asurnasi, biaya kredit, dan lain-lain. Ada dua ciri-ciri biaya tetap, yaitu :

1) Bila tidak ada aktifitas sama sekali, biaya ini tetap ada pada jumlah yang tetap, 2) Bila ada peningkatkan atau penurunkan aktifitasnya, biaya ini tetap dalam

jumlah tertentu.

b. Anggaran biaya variabel

Biaya variabel adalah biaya yang jumlahnya berubah-ubah secara proporsional dengan berubahnya volume produksi. Termasuk dalam biaya variabel ini adalah bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan lain-lain. Biaya variabel ini dapat disusun dengan berpedoman pada biaya variabel dalam tahun lalu dengan memperhatikan adanya penambahan maupun penurunan aktifitas pada tahun-tahun yang akan datang.

Adapun cirri-ciri utama biaya variabel :

1) Bila tidak ada aktifitas sama sekali, biaya ini tidak ada,

2) Bila ada peningkatkan aktifitas maka jumlah biaya ini akan mengalami peningkatan sedangkan bila ada penurunkan aktifitas, biaya ini juga akan mengalami penurunan.

c. Anggaran biaya semi variabel

Biaya semi variabel adalah biaya-biaya yang sebagian mempunyai sifat tetap dan sebagian lagi mempunyai sifat variabel. Termasuk dalam biaya semi variabel ini adalah biaya pemeliharaan gedung, biaya pemeliharaan mesin dan alat, biaya upah, biaya insentif, dan lain-lain. Dua ciri-ciri utama biaya semi variabel adalah :

1) Bila tidak ada aktifitas biaya ini tetap ada dalam jumlah tertentu sebagai biaya tetap yang terkandung didalamnya.

2) Bila ada peningkatkan aktifitas maka jumlah biaya ini semakin meningkat karena unsur biaya terkandung didalamnya tidak berubah, demikian pula sebaliknya.

C. Pengendalian Biaya Operasional

Semua fungsi manajemen sebelumnya tidak akan efektif tanpa pengawasan (controlling), pengawasan merupakan penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana yang telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Menurut Handoko (2003 : 25) Pengawasan memiliki dua sisi, pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efektif dan efisien. Pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali. Berikut adalah pendapat ahli mengenai pengawasan:

Stoner ( 2000 : 248 ) mendefenisikan pengawasan sebagai berikut Pengawasan adalah Usaha untuk mendapatkan standar prestasi kerja yang

sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikasinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.

Pengawasan operasional adalah suatu kegiatan dalam mengadakan penilaian, pengukuran, dan perbaikan untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan rencana pengeluaran biaya operasional yang telah dilakukan dan bila terdapat devisiasi maka akan diakan tindakan perbaikan agar rencana biaya operasional dapat sejajalan dengan pelaksanaannya.

Agar Perencanaan yang telah disusun dan dijalankan tiap-tiap bagian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat berhasil sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu dilakukan pengawasan atas perencanaan yang telah disusun. Pengawasan ini berguna untuk mengendalikan pengeluaran dan biaya operasional, mencegah terjadinya pemborosan, sebagai alat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana dan biaya tercapai serta mendorong kesadaran pengendalian biaya.

1. Prosedur pengendalian

Prosedur pengendalian untuk mencapai tujuan dapat dibentuk dalam beberapa langkah, yaitu:

a. Mengadakan penilaian (evaluasi) terhadap pekerjaan yang telah direalisasikan. b. Mengadakan tindakan perbandingan antara pelaksanaan pekerjaan dengan

ukuran standar.

c. pedoman yang telah ditetapkan untuk mengetahui adanya penyimpangan-penyimpangan.

d. Melakukan perbaikan dan koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi sesuai dengan ada yang direncanakan.

Pengendalian atas biaya opersional dilakukan untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam suatu periode tertentu. Penyimpangan ini diukur dari realisasi kegiatan dengan anggaran yang telah ditetapkan.

2. Tujuan Pengendalian

Adapun tujuan pengendalian yang dilakukan, antara lain:

a. Melakukan penilaian apakah tugas yang dilaksanakan sudah sesuai dengan peraturan dan kebijaksanaan yang telah digariskan atau prosedur-prosedur yang berlaku.

b. Melakukan penentuan apakah tujuan organisasi yang telah dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

c. Menilai apakah sumber daya manusia, perawatan, dan biaya yang ada telah digunakan secara efesien tanpa adanya pemborosan.

d. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan perencanaan.

3. Manfaat Pengendalian

Adapun beberapa manfaat dari pengendalian, antara lain. a. Mencegah penyimpangan atau kesalahan.

c. Mengatur perusahaan serta kegiatan yang dilaksanakannya.

d. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya.

4. Praktek pengendalian

Pengendalian biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dengan dua cara, yaitu :

a. Pengendalian biaya melalui pembukuan, antara lain dengan pencatatan dan penggolongan berdasarkan pembukuan, kuitansi serta prosedur pengeluaran b. Pengendalian biaya melalui perbandingan anggaran-anggaran biaya tahun lalu.

Pengawasan terhadap biaya operasional yang efektif memiliki dua aspek yang penting yaitu :

a. Pengendalian operasional

Pengawasan operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi lembaga perguruan tinggi, untuk mengawasi segala biaya yang telah ditetapkan sesuai rencana dan sasaran yang dituju apakah telah tercapai. Pengawasan operasional harus dibantu oleh pengawasan akuntansi, karena pengawasan operasional akan menjadi tidak efesien apabila tidak ada pengawasan akuntansi.

b. Pengendalian akuntansi

Pengawasan akuntansi bertujuan untuk menciptakan suatu system pencatatan yang dapat mengembangkan pertanggungjawaban biaya dan arus pekerjaan, serta memberikan laporan singkat mengenai pertanggungjawaban atas biaya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Pengawasan biaya operasioanl yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran yang telah disusun. Apabila ada kelemahan, maka akan diambil tindakan korektif untuk periode selanjutnya.

Pengawasan yang dilakukan bukan hanya dilakukan pada akhir periode tetapi juga pada saat periode berjalan dan untuk melakukan pengawasan terhadap biaya operasional pihak fakultas melakukan perbandingan rencana anggaran dengan realisasi yang terjadi.

Berdasarkan uraian di atas penulis menilai pengawasan yang telah dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah sesuai dengan yang seharusnya. Ini dapat dilihat dari prosedur pengawasan yang dilakukan terhadap biaya operasional yang dilakukan secara rutin dan dilampirkan setiap bulannya.

Laporan secara menyeluruh ini sangat berguna bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk mengetahui prestasi yang telah dicapai Fakultas dan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan oleh Fakultas sudah terealisasi atau belum.

D. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional

Pada instansi negeri anggaran yang telah ditetapkan harus sesuai dengan realisasinya karena seberapa besarnya jumlah anggaran yang direncanakan itulah yang akan dipergunakan. Tidak seperti instansi swasta yang mungkin anggaran akan berbeda dengan realisasinya sehingga akan menyebabkan terjadinya penyimpangan.

Adapun dasar penyusunan anggaran biaya operasional yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :

1. Historical atau pengalaman anggaran tahun lalu

Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran pada tahun- tahun yang lewat. Dalam hal ini yang menjadi dasar penelitian adalah angka rata-rata lima tahun terakhir.

2. Realisasi tahun berjalan

Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan dalam penyusunan anggaran. Realisasi tahun berjalan memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil yang sebenarnya.

3. Melihat kondisi eksternal secara umum

Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa yang akan datang, terutama mengenai kebijaksanaan pemerintah, teknologi para saingan dan lain-lain. Hal ini sangat penting untuk perkiraan mengantisipasi hal-hal yang mungkin akan terjadi.

Pada proses perencanaan anggaran, Fakultas Ekonomi membentuk sebuah tim anggaran yang dibawahi Pembantu Dekan II (Bagian Tata Usaha). Tim anggaran ini terdiri dari Program Studi, Departemen dan Bagian lainnya di lingkungan Fakultas Ekonomi.

Tim anggaran banyak melakukan pertimbangan, yaitu melakukan perkiraan jumlah setoran SPP mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, melalukan perkiraan jumlah setoran pendidikan mahasiswa

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.

Fakultas Ekonomi Sumatera Utara mempunyai Anggaran pendapatan dan Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat. Dalam penyusunan anngaran ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga melakukan berbagai analisa lainnya, yaitu sebagai berikut:

a. Analisa terhadap pendapatan-pendpatan langsung yang mungkin akan didapat, seperti Setoran Pembayaran Perkuliahan (SPP).

b. Analisa terhadap biaya-biaya langsung yang mungkin akan dikeluarkan yang berhubungan langsung dengan operasi normal organisasi, seperti Belanja-Belanja Kegiatan.

c. Analisa terhadap biaya-biaya yang terjadi di Fakultas Ekonomi yang naik turunnya biaya tersebut dipengaruhi volume kegiatan, seperti kegiatan yang tidak rutin dilakukan.

Berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan tersebut disusunlah Anggaran Pendapatan dan Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Setelah Tim Anggaran selesai menyusun rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat, rencana anggaran tersebut diserahkan ke Dekan untuk disetujui. Kemudian rencana anggaran yang telah disetujui Dekan untuk menjadi Anggaran diajukan ke pihak Rektorat, yaitu ke Pemabantu Rektor II (Bidang Keuangan), Pembantu Rektor IV (Bagian Perencanaan), Pembantu Rektor V (Bagian Aset). Selanjutnya pihak Biro Pusat

Administrasi Universitas Sumatera Utara memberikan dana ke Fakultas Ekonomi, sehingga Fakultas Ekonomi dapat menjalankan kegiatan-kegiatannya sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan, disusun dan disepakati.

E. Evaluasi Pengawasan Biaya Operasional

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perubahan dana yang terjadi pada saat realisasi akan dilakukan revisi. Revisi tersebut dilakukan tanpa mengubah jumlah total anggaran yang telah ditetapkan namun melakukan penyesuaian jumlah total anggaran yang telah ditetapkan, maksud dari penyesuian tersebut adalah dana apa yang dapat dikurangi untuk menutupi kekurangan dana kegiatan yang lain.

Terdapat dua jenis penyimpangan yang mungkin terjadi dalam penyusunan dan pelaksanaan anggaran pada lembaga perguruan tinggi yaitu :

1. Penyimpangan yang menguntungkan (Favorable varience)

Penyimpangan dianggap menguntungkan apabila realisasi lebih kecil dibandingkan jumlah anggaran.

2. Penyimpangan yang merugikan (Unfavorable varience)

Penyimpangan dianggap merugikan apabila realisasi lebih besar dibandingkan jumlah anggaran.

Berdasarkan hasil penelitian berupa data dan informasi yang diperoleh maka didapatkan gambaran umum mengenai anggaran biaya operasioanl, penyusunan dan realisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada Lampiran II dalam tugas akhir ini disajikan Rencana Anggaran Pendapatan Biaya Operasional Pogram Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara Tahun Anggaran 2009. Dan pada Lampiran III disajikan Realisasi Anggaran Pendapatan Biaya Operasional Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dari lampiran tersebut kita dapat menganalisis apakah kegiatan yang sudah terealisasi sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, kita dapat menganalisis jumlah penerimaan untuk diploma III Fakultas Ekonomi menganggarkan Rp. 2.368.301.124 sedangkan realisasinya sebesar Rp. 1.573.214.116, terdapat penyimpangan Rp.795.087.008, penyimpangan ini dikatagorikan sebagai Favorable varience bagi Fakultas karena realisasi lebih kecil dibandingkan dengan jumlah anggaran.

Fakultas Ekonomi menerima dana secara bulanan dari Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan kerjanya. Jadi Fakultas Ekonomi melakukan pengawasan di awal pengajuan permintaan dana.

Adapun pengendalian yang perlu dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan kegiatan-kegiatan kinerjanya dengan cara:

a. jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih sedikit dari anggaran yang telah ditetapkan, maka dana tersebut dikembalikan ke Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.

b. sebaliknya jika suatu realisasi anggaran kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih besar dari anggaran yang telah ditetapkan, maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan anggaran kegiatan dan selanjutnya diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk di tindak lanjuti dan disetujui.

BAB IV

PENUTUP

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya maka pada bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang bisa berguna dan bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

A. Kesimpulan

Dari analisis yang telah dilakukan oleh penulis, maka kesimpulan yang dapat diambil antara lain :

1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggambarkan dengan jelas bahwasannya pembagian tugas, tanggungjawab, dan wewenang berjalan sebagaimana mestinya sehingga setiap bagian dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing dan tidak menimbulkan adanya tumpang tindih pekerjaan.

2. Penyusunan anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melibatkan semua bagian yang ada, mulai dari program studi, departemen, dan bagian lain pada lingkungan kampus sehingga aktifitas berjalan dengan efektif dan efesien.

3. Perencanaan dan pengawasan yang dilakukan oleh pihak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berjalan cukup baik, dengan melakukan banyak pertimbangan dan analisa dalam penyusunan rencana anggarannya, sehingga meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan.

Koordinasi dalam melakukan kegiatan terlihat dari pelaksanaan revisi apabila terjadi perubahan anggaran sehingga dapat meminimalisasi penyimpangan. 4. Untuk pengawasan biaya operasional sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat

dari pengkoordinasian yang dilakukan pihak Fakultas dalam melaksanakan kegiatannya dan jika terjadi penyimpangan maka akan dilakukan revisi anggaran sehingga dapat memenuhi kebutuhan biaya operasional serta meminimalisasikan penyimpangan.

B. Saran

Berdasarkan analisis serta kesimpulan, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya tetap melakukan penyusunan perencanaan dengan mempertimbangkan realisasi perencanaan yang lalu agar semua kegiatan Fakultas berjalan dengan lancar demi tercapainya tujuan yang ditetapkan.

2. Sebaiknya anggaran yang dibuat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melibatkan peranan seluruh pegawai, sehingga pegawai juga termotivasi dalam bekerja untuk mencapai target yang telah dianggarkan.

3. Perbedaan antara anggaran dengan realisasi harus terus diawasi dan setiap penyimpangan yang terjadi dianalisis guna memahami penyebabnya dan dapat mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.

4. Penulis menyarankan agar kerja sama yang solid tetap terjaga antar bagian dalam membuat anggaran dan dilakukan pengawasan yang lebih intensif agar tecapai tujuan seperti yang diharapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

DAFTAR PUSTAKA

Carter, K. William & Usry, F. Milton, 2006.Akuntansi Biaya, Edisi 13, Salemba Empat, Jakarta.

Handoko, Hani T, 2003. Manajemen, Edisi kedua, cetakan kedelapan, Penerbit BFFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.

Harahap, Sofyan Safri, 2001.Budgetting dan Perencanaan Lengkap untuk Manajemen,Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Penerbit PT. Grafindo Persada, Jakarta.

Kartadinata, Abas, 2000.Akuntansi dan Analisis Biaya, Cetakan ketiga, PT. Rieka Cipta, Jakarta.

Mulyadi, 2000. Akuntansi Biaya Penentuan Harga Pokok dan Pengendalian Biaya, Edisi Ketiga, Penerbit BPFE UGM, Yogyakarta.

Nafarin, M, 2004.Penganggaran Perusahaan, Edisi Revisi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Stoner, James A. F, R. Edward Freeman, dan Daniel R. Gilbert JR, 2000.

Manajemen,Jilid Kedua, Diterjemahkan oleh Alexander Sindoro, Penerbit Prenhalindo, Jakarta.

Welsch, Glen A, 2000.Penyusunan Anggaran Perusahaan (Budgeting) Perencanaan dan Pengendalian Laba,Terjemahaan R.A. Fadli, Edisi Keempat, Penerbit Aksara Baru, Jakarta.

Sumatera Utara Tahun Anggaran 2009. Dan pada Lampiran III disajikan Realisasi Anggaran Pendapatan Biaya Operasional Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dari lampiran tersebut kita dapat menganalisis apakah kegiatan yang sudah terealisasi sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, kita dapat menganalisis jumlah penerimaan untuk diploma III Fakultas Ekonomi menganggarkan Rp. 2.368.301.124 sedangkan realisasinya sebesar Rp. 1.573.214.116, terdapat penyimpangan Rp.795.087.008, penyimpangan ini dikatagorikan sebagai Favorable varience bagi Fakultas karena realisasi lebih kecil dibandingkan dengan jumlah anggaran.

Fakultas Ekonomi menerima dana secara bulanan dari Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan kerjanya. Jadi Fakultas Ekonomi melakukan pengawasan di awal pengajuan permintaan dana.

Adapun pengendalian yang perlu dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan kegiatan-kegiatan kinerjanya dengan cara:

a. jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih sedikit dari anggaran yang telah ditetapkan, maka dana tersebut dikembalikan ke Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.

b. sebaliknya jika suatu realisasi anggaran kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih besar dari anggaran yang telah ditetapkan, maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan anggaran kegiatan dan selanjutnya diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk di tindak lanjuti dan disetujui.

BAB IV

PENUTUP

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya maka pada bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang bisa berguna dan bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

A. Kesimpulan

Dari analisis yang telah dilakukan oleh penulis, maka kesimpulan yang dapat diambil antara lain :

1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggambarkan dengan jelas bahwasannya pembagian tugas, tanggungjawab, dan wewenang berjalan sebagaimana mestinya sehingga setiap bagian dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing dan tidak menimbulkan adanya tumpang tindih pekerjaan.

2. Penyusunan anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melibatkan semua bagian yang ada, mulai dari program studi, departemen, dan bagian lain pada lingkungan kampus sehingga aktifitas berjalan dengan efektif dan efesien.

3. Perencanaan dan pengawasan yang dilakukan oleh pihak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berjalan cukup baik, dengan melakukan banyak

Koordinasi dalam melakukan kegiatan terlihat dari pelaksanaan revisi apabila terjadi perubahan anggaran sehingga dapat meminimalisasi penyimpangan. 4. Untuk pengawasan biaya operasional sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat

dari pengkoordinasian yang dilakukan pihak Fakultas dalam melaksanakan kegiatannya dan jika terjadi penyimpangan maka akan dilakukan revisi anggaran sehingga dapat memenuhi kebutuhan biaya operasional serta meminimalisasikan penyimpangan.

B. Saran

Berdasarkan analisis serta kesimpulan, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya tetap melakukan penyusunan perencanaan dengan mempertimbangkan realisasi perencanaan yang lalu agar semua kegiatan Fakultas berjalan dengan lancar demi tercapainya tujuan yang ditetapkan.

2. Sebaiknya anggaran yang dibuat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melibatkan peranan seluruh pegawai, sehingga pegawai juga termotivasi dalam bekerja untuk mencapai target yang telah dianggarkan.

3. Perbedaan antara anggaran dengan realisasi harus terus diawasi dan setiap penyimpangan yang terjadi dianalisis guna memahami penyebabnya dan dapat mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.

4. Penulis menyarankan agar kerja sama yang solid tetap terjaga antar bagian dalam membuat anggaran dan dilakukan pengawasan yang lebih intensif agar tecapai tujuan seperti yang diharapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

DAFTAR PUSTAKA

Carter, K. William & Usry, F. Milton, 2006.Akuntansi Biaya, Edisi 13, Salemba Empat, Jakarta.

Handoko, Hani T, 2003. Manajemen, Edisi kedua, cetakan kedelapan, Penerbit BFFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.

Harahap, Sofyan Safri, 2001.Budgetting dan Perencanaan Lengkap untuk Manajemen,Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Penerbit PT. Grafindo Persada, Jakarta.

Kartadinata, Abas, 2000.Akuntansi dan Analisis Biaya, Cetakan ketiga, PT. Rieka Cipta, Jakarta.

Mulyadi, 2000. Akuntansi Biaya Penentuan Harga Pokok dan Pengendalian Biaya, Edisi Ketiga, Penerbit BPFE UGM, Yogyakarta.

Nafarin, M, 2004.Penganggaran Perusahaan, Edisi Revisi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Stoner, James A. F, R. Edward Freeman, dan Daniel R. Gilbert JR, 2000. Manajemen,Jilid Kedua, Diterjemahkan oleh Alexander Sindoro, Penerbit Prenhalindo, Jakarta.

Welsch, Glen A, 2000.Penyusunan Anggaran Perusahaan (Budgeting) Perencanaan dan Pengendalian Laba,Terjemahaan R.A. Fadli, Edisi Keempat, Penerbit Aksara Baru, Jakarta.