Anggaran dan Pengawasan Beban Operasional Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

ANGGARAN DAN PENGAWASAN BEBAN OPERASIONAL PADA

PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Oleh :

FIKA ANDAYANI

072102055

DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

(3)

(4)

KATA PENGANTAR

Puji syukur Saya panjatkan kehadirat ALLAH SWT, karena berkat

rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Tak lupa

Shalawat beriring Salam kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW,

yang kelak kita harapkan Syafa’at nya di Yaumil Mahshar kelak, Amin ya Rabbal

Alamin.

Dalam penulisan tugas akhir ini, Saya telah berupaya semaksimal

mungkin untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dan dapat bermanfaat bagi

Saya sendiri dan semua pihak yang memerlukannya. Namun sebagai manusia

biasa Saya pasti memiliki keterbatasan dan Saya menyadari masih banyak

kekurangan dan jauh dari sempurna dalam penulisan tugas akhir ini. Oleh karena

itu, Saya mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat

membangun.

Dalam kesempatan ini, Saya ingin menyampaikan rasa terimakasih atas

segala dukungan, pikiran, tenaga, semangat, materi dan juga doa dari semua pihak

yang telah membantu Saya menjalani masa perkuliahan dan penyusunan tugas

akhir ini kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si,Ak selaku Ketua Program Studi DIII

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(5)

3. Bapak Iskandar Muda, SE,M.Si,Ak selaku Sekretaris Program Studi DIII

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Sambas Ade Kesuma, SE, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing

yang telah memberikan saran dan masukan kepada Saya dalam

menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Seluruh dosen dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Kepada Ayahanda Rozali Ujang dan Ibunda Elvis Zahara serta

saudara-saudaraku yang telah memberikan kasih sayang dan selalu mendukung

saya.

Saya mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya dan semoga

ALLAH SWT membalas segala kebaikan semua pihak yang mendukung

kelancaran dalam penyusunan tugas akhir ini.

Medan, Maret 2010

Penulis

(6)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL………...v

DAFTAR GAMBAR……….vi

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Sistematika Penelitian ... 5

1. Jadwal Penelitian ... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU... 7

A. Sejarah Singkat ... 7

B. Struktur Organisasi ... 10

(7)

C. Job Description ... 15

D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 19

E. Kinerja Usaha Terkini ... 20

F. Rencana Kegiatan ... 21

BAB III. TOPIK PENELITIAN ... 22

A. Definisi Biaya ... 22

B. Klasifikasi Biaya Operasional ... 23

C. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional ... 27

D. Penyusunan Anggaran Biaya Operasional... 32

E. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan ... 35

F. Hubungan Perencanaan dengan Angggaran ... 37

G. Anggaran Sebagai Alat Pengendalian... 38

H. Analisis Perencanaan Biaya Operasional ... 44

BAB IV. PENUTUP ... 55

A. Kesimpulan ... 55

B. Saran ... 56

DAFTAR PUSTAKA

(8)

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel I Jadwal Observasi...5 Tabel II Anggaran dan Realisasi Biaya Operasinal Program Diploma

Tahun 2009 Fakultas Ekonomi USU………...46

(9)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

(10)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang Masalah

Dewasa ini lembaga perguruan tinggi semakin maju dan pesat sehingga semakin kompleks pula tuntutan masyarakat pengguna jasa perguruan tinggi. Dengan demikian, lembaga perguruan tinggi dituntut agar dapat mengelola sumber daya yang ada secara efektif dan efisien. Misalnya, dalam hal pengawasan pengadaan alat-alat tulis kantor yang harus dilakukan dengan tepat agar tidak terjadi pembelian yang berlebihan. Oleh karena itu, penggunaan sumber daya ekonomi oleh lembaga perguruan tinggi harus direncanakan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan merupakan upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan, yang mana tujuan utamanya yaitu memberikan umpan maju (feed forward) agar memberikan petunjuk bagi setiap pimpinan bagian. Lembaga perguruan tinggi juga harus menyusun perencanaan tersebut secara komperhensif agar semua pimpinan bagian mengetahui apa yang harus dilakukan dan dikerjakan.

Dalam meningkatkan kemampuan dan kinerja, lembaga perguruan tinggi harus membuat suatu perencanaan kerja yang harus disertai juga dengan pengawasan. Pengawasan berarti melakukan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dengan membandingkan realisasi rencana (anggaran) dan yang paling utama dalam membuat perencanaan adalah anggaran biaya. Anggaran merupakan rencana kegiatan lembaga perguruan tinggi yang mencakup kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain, lalu dinyatakan dalam satuan uang dan berlaku

(11)

untuk masa yang akan datang. Apabila terjadi perbedaan antara anggaran dan realisasi yang cukup besar, maka perlu dilakukan analisa terhadap perbedaan tersebut. Dengan analisa yang dilakukan maka akan diketahui penyimpangan yang terjadi menguntungkan atau tidak bagi lembaga perguruan tinggi itu sendiri dan langkah apa yang harus dilakukan agar mencegah terjadinya kemungkinan merugi dimasa yang akan datang.

Perencanaan dan pengawasan beban operasional erat kaitannya dengan anggaran. Anggaran yang bertujuan untuk mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan yang diinginkan dan sebagai alat untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas pada lembaga perguruan tinggi agar dapat berjalan efektif. Anggaran yang disusun harus diikuti oleh pengawasan. Suatu anggaran yang baik dan tepat dapat membantu pihak manajemen melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan pada lembaga perguruan tinggi. Anggaran pada lembaga perguruan tinggi disusun berdasarkan atas kinerja masa lalu dan dibentuk oleh pertimbangan rasional mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan kegiatan masa yang akan datang.

Prosedur penyusunan anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimulai dari proses pengumpulan data anggaran, anggaran yang disusun diperinci lagi menjadi anggaran bulanan dengan maksud untuk dapat menilai prestasi kerja Fakultas pada periode setiap bulan, dengan cara membandingkan data aktual dengan anggaran, kemudian anggaran yang telah disusun dilaporkan kepimpinan untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman dalam menjalankan operasi kegiatannya.

Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi Fakultas Ekonomi itu sendiri.

(12)

Namun, dalam hal ini penyusunan anggaran tidak dilakukan sendiri, pimpinan dapat mendelegasikan kepada bawahannya yang berkompeten, tetapi pimpinan harus tetap mengawasi dan membimbing bawahannya dalam penyusunan anggaran tersebut.

Melihat begitu pentingnya perencanaan dan pengawasan biaya operasional bagi lembaga perguruan tinggi dalam menjalankan operasinya dan mencapai tujuan atau sasaran yang ditentukan , maka tugas akhir ini akan membahas anggaran dan pengawasan. Adapun judul tugas akhir ini“Anggaran dan Pengawasan Beban

Operasional Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa suatu lembaga perguruan tinggi perlu melakukan penyusunan anggaran biaya khususnya biaya operasional dengan seefisien mungkin guna mencapai tujuan yang diharapkan. Selain itu, anggaran dapat membantu pihak manajemen atau pimpinan bagian dalam mengambil keputusan untuk mengelola biaya-biaya yang akan dikeluarkan. Sehubungan dengan itu penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut : Apakah penyusunan anggaran dan pengawasan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan penelitian

Adapun tujuan penulis melakukan penelitian yaitu :

(13)

a. Untuk mengetahui bagaimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun anggaran dan mengendalikan beban operasional.

b. Untuk mengetahui sejauh mana perencanaan dan pengawasan biaya

operasional telah diterapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Manfaat penelitian

Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian antara lain yaitu :

a. Bagi penulis

Untuk mengetahui bagaimana penerapan perencanaan dan pengawasan biaya operasional

b. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sebagai bahan masukan bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan perencanaan dan pengawasan biaya operasional dan juga memberikan masukan untuk mengatasi penyimpangan yang terjadi agar dapat diperbaiki.

c. Bagi penelitin lain

Sebagai bahan perbandingan dan masukan untuk penelitian yang membahas topik yang sama.

D. Rencana Penulisan

(14)

Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terletak di JL. Prof. TM. Hanafiah, SH.

Tabel 1 Jadwal Observasi

N Kegiatan Februari 2010 Maret 2010

I I I I I I I

1 Persiapan

2 Persetujuan Judul

3 Penyerahan Proposal

4 Bimbingan

5 Perbaikan

6 Penyelesaian

2. Rencana Isi

BAB I : PENDAHULUAN

(15)

Menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.

BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA

UTARA

Menguraikan sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Menguraikan hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu mengenai Anggaran dan Pengawasan Beban Operasional pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

(16)

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

(17)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

(18)

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualtas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan

pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.

(19)

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

(20)

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan

Dekan dan

Kepala Sub Bagian Tata

Dewan Pertimbangan

Kepala Bagian Tata Unit Penunjang

Ketua dan Sekretaris

Kepala Sub Bagian Tata Kepala Lab/Studio/

Ketua Program Studi

Ket :

: Atasan berhubungan langsung dengan bawahan dan dapat memberikan perintah

(21)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, MS

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA

Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng

Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, Macc, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak

Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, Msi

ANGGOTA

Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc

(22)

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, Msi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, Msi

Prof. Dr. Azhar Maksum, Mec.Ac, Ak

Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc

Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE

Prof. Dr. Rismayani, Msi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak

Ami Dilham, SE, Msi

Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc

Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsosSc

Manajemen

(23)

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, Msi

Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, Msi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kamaria, SE

(24)

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, MSi

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailani, S.Sos

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,

keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

(25)

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

(26)

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,

pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan

jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

(27)

Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

(28)

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

(29)

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian jug tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademik selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil, b. Perkuliahan semester genap / ganjil,

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil, d. Wisuda mahasiswa.

(30)

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Definisi Biaya

Salah satu bentuk pengendalian yang harus diterapkan pada lembaga perguruan tinggi adalah pengendalian biaya operasional. Hal ini disebabkan karena biaya operasional merupakan salah satu hal yang berpengaruh terhadap kegiatan lembaga perguruan tinggi untuk mencapai tujuannya. Untuk mencapai tujuannya lembaga perguruan tinggi harus mampu meminimalisasi biaya operasionalnya.

Namun sebelum membahas lebih jauh mengenai biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terlebih dahulu akan diuraikan beberapa pendapat para ahli yang berkaitan dengan definisi biaya itu sendiri :

Menurut Firdaus A Dunia (1994 ) “ Biaya adalah pengeluaran – pengeluaran atau nilai pengorbanan untuk memperoleh barang atau jasa yang berguna untuk masa yang akan datang atau mempunyai manfaat melebihi satu periode akuntansi tahunan ”.

Menurut Maisah Kholmi ( 2004 ) “ Biaya merupakan sumber daya atau nilai kas yang dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan dapat memberi manfaat saat sekarang atau di masa yang akan datang bagi organisasi ”.

Dari semua pendapat di atas, maka dapat diambil sebuah kesimpulan bahwa biaya merupakan seluruh pengorbanan yang dikeluarkan untuk

memperoleh barang maupun jasa yang semuanya itu dapat diukur dengan uang.

(31)

B. Klasifikasi Biaya Operasional

Informasi biaya disajikan untuk memenuhi kebutuhan lembaga perguruan tinggi yang harus disesuaikan dengan tujuan penggunaannya. Berdasarkan fungsi utama kegiatan lembaga perguruan tinggi, Kartadinata ( 2002 ) dalam bukunya Akuntansi dan Analisis Biaya mengklasifikasikan biaya pada lembaga perguruan tinggi menjadi :

1. Biaya administrasi dan umum ( Administration and general cost )

Biaya administrasi dan umum yaitu semua biaya yang berkaitan dengan fungsi administratif dan umum. Adapun yang termasuk dalam pengelompokan biaya ini antara lain, belanja pegawai, belanja perjalanan, belanja pemeliharaan, dan belanja barang untuk bahan, inventaris, langganan daya dan jasa, serta penyelenggaraan. 2. Biaya keuangan ( Financial cost )

Biaya keuangan merupakan biaya yang berkaitan dengan fungsi penyediaan dana, misalnya ; biaya administrasi bank, biaya bunga, dan biaya provisi kredit .

3. Biaya semi variabel

Biaya semi variabel merupakan biaya yang totalnya berubah dengan adanya perubahan volume kegiatan .

Pengelompokan biaya menurut Harahap ( 2000 ) adalah sebagai berikut: 1. Biaya administrasi dan umum

Fungsi administrasi dan umum merupakan fungsi yang berhubungan dengan kegiatan penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan pengawasan secara keseluruhan agar dapat berhasil guna ( efektif ) dan berdaya guna (efisien).

Dari fungsi administrasi dan umum di atas, maka pengertian biaya administrasi dan umum biaya operasional dikelompokkan menjadi :

a. Gaji dan upah yang meliputi ; gaji, insentif dan bonus, premi lembur, pajak pendapatan, upah borongan, dan lainnya.

(32)

b. Kesejahteraan pegawai yang meliputi; pengobatan pegawai, rekreasi dan olahraga, pendidikan dan perpustakaan.

c. Biaya reparasi dan pemeliharaan yang meliputi; reparasi dan pemeliharaan untuk kendaraan bermotor, taman dan halaman fakultas, bangunan fakultas dan lainnya. d. Biaya penyusutan aktiva tetap yang meliputi; biaya cetak, alat tulis dan perlengkapan

fakultas, biaya listrik dan air, biaya telepon dan telegram fakultas.

e. Biaya financial yang meliputi; biaya bunga, biaya penerbitan dan lainnya.

2. Biaya pemasaran

Biaya pemasaran merupakan biaya yang dikeluarkan yang berhubungan dengan

usaha lembaga perguruan tinggi untuk merekrut mahasiswa baru ”. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka lembaga perguruan tinggi harus menggunakan konsep pemasaran yang baik yaitu bagaimana melayani mahasiswa dan calon mahasiswa. Adapun biaya yang harus dikeluarkan lembaga perguruan tinggi untuk mencapai tujuannya yaitu berupa biaya iklan dan promosi.

Penggolongan elemen biaya operasional dibagi menjadi tiga kelompok besar yaitu biaya produksi, biaya non produksi, dan biaya umum.

1. Biaya produksi

Biaya produksi merupakan biaya yang berkaitan dengan pemrosesan barang/jasa. Beban produksi ini berupa biaya bahan baku langsung, upah langsung, dan overhead pabrik.

a. Bahan baku langsung (Direct Material Used ) Bahan baku langsung digunakan untuk proses produksi

b. Upah langsung (Direct Labour)

(33)

Upah langsung merupakan upah yang dibayar untuk buruh langsung dalam proses produksi

c. Overhead pabrik (Factory Overhead)

Overhead pabrik merupakan semua bahan yang tidak langsung dalam proses produksi seperti :

• Upah buruh tidak langsung ( indirect labour) • Bahan baku tidak langsung (indirect material used) • Biaya reparasi peralatan pabrik (repair expense)

• Biaya pemeliharaan peralatan pabrik (factory maintenance) • Penyusutan mesin (depreciation of machinery)

• Penyusutan gedung pabrik (depreciation of bulding)

• Penyusutan peralatan pabrik (depreciation of factory equipment) 2. Biaya non produksi

Biaya non produksi merupaka biaya yang tidak berkaitan dengan pemrosesan barang atau jasa. Biaya ini berupa biaya administrasi, dan biaya penjualan.

a. Biaya administrasi (general expense)

Biaya administrasi adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengelola administrasi suatu perusahaan, meliputi :

• Biaya gaji, tunjangan,dan biaya social karyawan •Biaya pengangkutan, perjalanan, dan penginapan •Biaya pemeliharaan kantor

•Biaya perbaikan kantor •Penyusutan peralatan kantor •Penyusutan gedung kantor

(34)

•Biaya listrik •Asuransi •Telepon

•Biaya supplies kantor b.Biaya penjualan

Biaya penjualan adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka menjual produk selesai yang dihasilkan oleh perusahaan hingga ke tangan konsumen. Biaya penjualan terdiri dari :

a. Gaji karyawan

b. Biaya pemeliharaan peralatan bagian penjualan c. Biaya perbaikan bagian penjualan

d. Penyusutan peralatan bagian penjualan e. Asuransi pabrik

f. Penyusutan gedung bagian penjualan g. Biaya listrik

h. Biaya advertising 3. Biaya umum

Biaya umum adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengelola perusahaan yang tidak termasuk dalam biaya administrasi. Biaya umum meliputi biaya lain – lain dan biaya penyusutan dalam harga pokok.

C. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional

Perencanaan merupakan suatu proses pengembangan tujuan lembaga perguruan tinggi dan untuk memilih kegiatan-kegiatan yang nantinya akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan lembaga perguruan tinggi.

(35)

Menurut Supriono ( 2000 ) perencanaan adalah “proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan dilaksanakan, perencanaan dapat disusun untuk jangka pendek dan jangka panjang serta diapakai sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan”.

Perencanaan menurut Adisaputro ( 2000 ) yaitu “ fungsi untuk menetapkan kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan ”.

Dari kedua definisi di atas dapat di ketahui bahwa perencanaan merupakan penetapan suatu cara bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan atau dalam arti lain menetapkan suatu program terlebih dahulu, berpikir tentang apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang akan melaksanakannya serta bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut.

Menyediakan informasi biaya dapat membantu pimpinan dalam membuat keputusan-keputusan operasi jangka pendek dan keputusan alokasi sumber daya jangka panjang dan merumuskan strategi - strategi untuk masa yang akan datang.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu dibuat perencanaan dan anggaran sebelum melakukan kegiatan operasinya sehingga diharapkan tujuan dapat tercapai dengan lebih efektif dan efisien. Perencanaan merupakan proses yang tidak berakhir begitu saja walaupun perencanaan itu sudah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan dan setiap saat selama proses implementasi harus diikuti dengan tindakan pengawasan terhadap rencana-rencana yang mungkin nantinya memerlukan modivikasi.

(36)

a. Membantu pimpinan bagian untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

b. Membantu pimpinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah utama. c. Memungkinkan pimpinan memahami keseluruhan gambaran operasi agar lebih

jelas.

d. Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih tepat. e. Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi.

f. Membuat tujuan lebih spesifik, terperinci dan lebih mudah dipahami. g. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

h. Menghemat waktu dan dana tetap berguna.

Adapun salah satu turunan yang menjadi bagian utama dari fungsi perencanaan adalah anggaran. Anggaran dapat dijadikan sebagai manifestasi rencana yang akan dicapai oleh lembaga perguruan tinggi dan pada saat yang sama anggaran itu menjadi alat pengendalian, serta dijadikan sebagai panduan yang harus dicapai sehingga manajemen memiliki standard dan sasaran. Anggaran merupakan bagian integral dari proses perencanaan atau pernyataan perencanaan.

Untuk mengetahui lebih jauh tentang anggaran, penulis mencoba untuk mengemukakan pendapat beberapa ahli mengenai pengertian anggaran yang diantaranya :

Menurut Adisaputro ( 2000 ) “ Anggaran ialah rencana rinci tentang perolehan dan penggunaan sumber daya keuangan dan sumber daya lainnya untuk suatu periode tertentu ”.Anggaran menggambarkan rencana untuk masa yang akan datang yang diekspresikan dalan istilah-istilah keuangan yang formal.

(37)

Nafarin ( 2004 ) mendefinisikan “ Anggaran ( budget ) merupakan

rencana tertulis secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu ”.

Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa anggaran merupakan rencana kerja sistematis yang tertulis mengenai kegiatan yang disusun melalui analisa yang cermat berdasarkan satuan uang yang dijabarkan dalam bentuk angka-angka untuk jangka waktu tertentu.

Beberapa unsur yang sangat penting dalam suatu anggaran, yaitu :

1. Rencana, yaitu suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang.

2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yaitu mencakup seluruh kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian-bagian yang ada dalam perusahaan yaitu kegiatan pemasaran, kegiatan produksi, kegiatan pembelanjaan, kegiatan administrasi serta kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan masalah-masalah personalia. Anggaran nantinya akan dijadikan sebagai pedoman kerja, maka anggaran harus mencakup seluruh kegiatan perusahaan.

3. Dinyatakan dalam unit moneter, yaitu unit (kesatuan) yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam.

4. jangka waktu tertentu yang akan datang, yang menunjukkan bahwa anggaran perusahaan disusun untuk dipergunakan dalam jangka waktu tertentu. Ini berarti bahwa apa yang dimuat di dalam anggaran adalah taksiran-taksiran tentang apa yang akan terjadi serta apa yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang.

Adapun anggaran yang disusun oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan ringkasan dari rencana fakultas untuk mencapai tujuan fakultas. Keberhasilan anggaran melibatkan pimpinan bagian dalam

(38)

Anggaran biaya operasional merupakan anggaran taksiran semua biaya yang dikeluarkan yang pada hakikatnya dianggap habis dalam masa satu tahun. Anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas; belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.

Anggaran banyak manfaatnya sebagai alat pelaksanaan pekerjaan, tetapi anggaran juga mempunyai kelemahan, sebab anggaran dibuat berdasarkan asumsi, bila asumsinya berubah maka anggaran kurang bermanfaat, kecuali direvisi sesuai dengan perubahan asumsi.

Beberapa kegunaan anggaran antara lain :

1. Sebagai pedoman kerja

Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan diwaktu yang akan datang.

2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja

Anggaran berfungsi sebagai alat untuk pengkoordinasian kerja agar semua bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerja sama dengan baik, untuk menuju kesasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelancaran jalannya akan lebih terjamin.

3. Sebagai alat pengendalian kerja

Anggaran berfungsi sebagai alat pembanding untuk menilai (evaluasi) sebab-sebab penyimpangan antara anggaran dengan realisasinya, sehingga dapat pula diketahui kelemahan dan kekuatan yang dimiliki perusahaan. Hal ini dapat menyusun rencana selanjutnya secara lebih matang dan lebih akurat.

(39)

Manfaat anggaran menurut Nafarin ( 2004 ) yaitu :

1. Anggaran merupakan alat komunikasi bagi rencana manajemen melalui organisasi .

2. Anggaran memaksa manajer atau pimpinan bagian untuk memikirkan dan merencanakan masa depan .

3. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada berbagai bagian organisasi agar dapat digunakan seefektif mungkin.

4. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandekan potensial sebelum terjadi .

5. Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan cara mengintegrasikan rencana dari berbagai bagian. Penganggaran ikut memastikan agar setiap orang dalam organisasi mengarah pada sasaran yang sama.

6. Anggaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku sebagai benchmark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu yang akan datang

D. Penyusunan Anggaran Biaya Operasional

Dalam menjalankan kegiatan operasinya, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu menetapkan atau menyusun suatu anggaran. Penyusunan anggaran di dalam suatu perusahaan tersebut dimaksudkan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja dan sebagai alat perencanaan dan pengendalian kerja perusahaan.

Anggaran merupakan suatu rencana periodik yang di susun berdasarkan program yang telah dibuat dan merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu

(40)

dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang sebagai pedoman bagi pimpinan perusahaan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu perusahaan.

Pada Instansi Negeri anggaran yang direncanakan tidak terdapat realisasinya karena seberapa besar jumlah anggaran yang direncanakan itulah yang akan digunakan. Tidak seperti Instansi swasta yang mungkin anggaran akan berbeda dengan realisasinya sehingga akan menyebabkan penyimpangan. Penyimpangan tersebut nantinya akan ada yang menguntungkan (favorable variance) terjadi bila pengeluaran yang terealisasi lebih rendah dibandingkan dengan anggaran, dan ada yang merugikan (unfavorable variance) terjadi bila pengeluaran yang terealisasi lebih tinggi dibandingkan dengan anggaran.

Adapun dasar penyusunan anggaran biaya operasional yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :

1. Historical atau pengalaman anggaran tahun

Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran tahun-tahun yang lewat. Dalam hal ini yang menjadi dasar penelitian adalah angka rata-rata lima tahun terakhir.

2. Realisasi tahun berjalan

Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan dalam penyusunan anggaran. Realisasi tahun berjalan memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil yang sebenarnya.

3. Melihat kondisi eksternal secara umum

Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa yang akan datang, terutama mengenai kebijaksanaan pemerintah, teknologi para

(41)

saingan dan lain-lain. Hal ini sangat penting untuk perkiraan mengantisipasi hal-hal yang mungkin akan terjadi.

Adapun prosedur penyusunan pelaksanaan anggaran biaya operasional yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Anggaran yang disusun diperinci lagi menjadi anggaran bulanan dengan maksud untuk dapat menilai prestasi kerja perusahaan pada periode setiap bulan, dengan cara membandingkan data aktual dengan anggaran.

2. Kemudian anggaran yang telah disusun tersebut dilaporkan kepada pimpinan perusahaan untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman perusahaan dalam menjalankan operasi kegiatannya.

3. Jika anggaran tersebut ditolak oleh pimpinan perusahaan maka anggaran tersebut harus direvisi kembali dan jika diterima maka anggaran tersebut harus menjadi pedoman kerja bagi perusahaan.

Penyusunan anggaran dalam Fakultas Ekonomi merupan tahap akhir dari proses perencanaan menyeluruh dan persetujuan untuk :

1. Menetukan tujuan-tujuan maupun sasaran yang ingin dicapai oleh Fakultas Ekonomi.

2. Membantu dan mendorong dilaksanakannya kebijakan Fakultas Ekonomi.

3. Menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia dengan seefektif mungkin.

4. Membantu perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya yang ada di perusahaan

5. Membantu memprediksi kinerja perusahaan.

(42)

Ekonomi USU. Setelah disusun, anggaran tersebut diajukan ke Dekan untuk disetujui. Kemudian baru diajukan kepihak Rektorat :

1. Pembantu Rektor II Bidang Keuangan 2.Pembantu Rektor IV Perencanaan 3.Pembantu Rektor V Aset

Apabila terjadi perubahan, direvisi oleh Fakultas lalu disetujui oleh Universitas estimasi tahun ajaran beserta tahun luncuran tahun lalu.

E. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan

Perencanaan merupakan proses pemanfaatan fakta-fakta yang berhubungan dan asumsi-asumsi masa yang akan datang guna merumuskan langkah-langkah yang perlu diikuti dalam rangka upaya mencapai tujuan-tujuan yang spesifik. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa dengan adanya suatu perencanaan kita dapat mengetahui apa yang harus kita lakukan, bagaiman acaranya, kapan waktu yang tepat untuk melakukannya dan siapa yang harus melakukannya.

Setiap perusahaan mempunyai tujuan masing-masing. Tujuan ini bertingkat-tingkat, ada tujuan umum dan ada tujuan khusus, ada tujuan jangka pendek dan ada tujuan jangka panjang. Perusahaan harus mempunyai perencanaan yang baik untuk mencapai tujuannya, dalam hal ini untuk memperoleh laba yang maksimal. Dengan kata lain perencanaan merupakan fungsi yang paling utama selain fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Dengan adanya perencanaan kita dapat mengawasi pelaksanaan dari suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Anggaran merupakan bagian yang penting dari proses perencanaan karena anggaran menentukan kepastian mengenai pengelolaan sumber daya yang ada

(43)

menuju pencapaian tujuan. Anggaran yang direncanakan dengan baik menyelaraskan strategi dari struktur organisasi, manajemen dan personilnya serta tugas-tugas yang perlu diselaraskan.

Anggaran yang angkanya terlalu tinggi sering kali merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang direncanakan. Apabila anggaran menjadi terlalu besar, maka seluruh rencana anggaran mungkin perlu diperbaiki. Dengan kata lain, anggaran merupakan kompas, yang menjadi arah dan pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai tujuan.

Steward Thompson (1989:9) mengatakan ada empat langkah dalam penyusunan perencanaan, yaitu sebagai berikut :

1. Menetapkan tujuan

Perencanaan berawal dengan keputusan mengenai apa yang diinginkan atau yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Tanpa rumusan yang jelas, maka perusahaan akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif.

2. Menentukan situasi sekarang

Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai sangat penting agar rencana dapat dirumuskan sesuai dengan kondisi perusahaan.

3. Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan

Segala kemudahan dan hambatan dalam mencapai tujuan harus diidentifikasi dengan memperlihatkan faktor intern dan ekstern perusahaan walaupun sulit hal tersebut merupakan bagian penting dari perusahaan.

(44)

4. Mengembangkan serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan.

Langkah terakhir dalam proses perencanaan adalah mengembangkan berbagai alternatif tindakan, mengevaluasi alternatif-alternatif ini dan memilih alternatif yang paling cocok atau sekurang-kurangnya yang paling memuaskan.

Perencanaan yang disusun oleh Fakultas Ekonomi USU meliputi kegiatan-kegiatan operasional, tujuan dari kegiatan-kegiatan tersebut, dan berapa jumlah anggaran yang disediakan. Adapun kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan Fakultas adalah kegiatan dalam belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, belanja perjalanan, honorium, dam kegiatan-kegiatan lain.

F. Hubungan Perencanaan dengan Anggaran

Komponen utama perencanaan adalah anggaran, yang merupakan rencana keuangan untuk masa yang akan datang. Rencana tersebut mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Sebelum anggaran dsiapkan, pihak manajemen terlebih dahulu harus membangun suatu rencana strategi. Rencana strategi mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktifitas dan operasi di masa depan, umumnya mencakup setidaknya untuk lima tahun ke depan. Perusahaan dapat menerjemahkan strategi umum ke dalam tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Rencana strategi ini akan menjadi dasar pembuatan anggaran perusahaan.

Anggaran merupakan bagian yang penting dari proses perencanaan. Karena anggaran menentukan keputusan mengenai pengalokasian sumber daya menuju pencapaian tujuan. Anggaran yang direncanakan dengan baik menyelaraskan strategi dan struktur organisasi menajemen dan personelnya dan tugas-tugas yang perlu diselesaikan.

(45)

Anggaran yang angkanya terlampau seringkali merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang direncanakan. Apabila anggaran menjadi terlalu besar, maka seluruh rencana anggaran mungkin perlu diperbaiki. Dengan kata lain, anggaran merupakan kompas, yang menjadi arah dan pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai tujuan.

Anggaran disusun berdasarkan asumsi-asumsi perencanaan serta data akuntansi dan keuangan. Anggaran yang telah disusun menjadi pedoman kerja atau standar bagi perusahaan. Apabila terdapat penyimpangan haruslah diselidiki penyebab penyimpangan tersebut dan segera dilakukan tindakan korektif atas penyimpangan tersebut.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai anggaran pendapatan dan belanja dan juga anggaran rekapitulasi pendapatan dan belanja per bulan. Dalam penyusunan anggaran ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan berbagai analisa, yaitu sebagai berikut :

1. Analisa terhadap pendapatan-pendapatan langsung yang mungkin akan didapat, yang berhubungan langsung dengan operasi normal perusahaan.

2. Analisa terhadap belanja-belanja yang mungkin akan didapat yang berhubungan langsung dengan operasi normal perusahaan

3. Analisa terhadap belanja-belanja yang terjadi di perusahaan yang naik turunnya belanja tersebut tanpa dipengaruhi volume kegiatan.

4. Analisa terhadap belanja dan pendapatan yang mungkin terjadi dan hal ini tidak dalam operasi normal kegiatan perusahaan.

5. Analisa terhadap belanja dan pendapatan yang biasanya terjadi pada tiap-tiap bulan anggaran.

(46)

Berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan tersebut disusunlah Anggaran Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

G. Anggaran Sebagai Alat Pengendalian

Pengendalian merupakan proses pengukuran dan pengevaluasian kinerja aktual dari setiap bagian dalam suatu perusahaan, dan kemudian melaksanakan tindakan perbaikan apabila diperlukan.

Untuk mengetahui apakah rencana yang telah ditetapakan dijalankan dengan semestinya, maka dibutuhkan suatu pengawasan atau pengendalian. Seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan harus diawasi secara terus-menerus, jika pihak manajemen ingin tetap berada dalam batas-batas yang telah ditetapkan.

Ackoff (2000:29) mengatakan bahwa pengendalian terdiri dari tiga macam langkah yang bersifat universal, yaitu :

a. Mengukur hasil pekerjaan

b. Membandingkan hasil pekerjaan dengan perencanaan dan memastikan perbedaannya ( apabila ada )

c. Mengoreksi ketidaksesuaian yang tidak dikehendaki melalui tindakan dan perbaikan.

Menurut Welsch (2000:14) pengendalian dapat dibagi menjadi tiga tipe dasar, yaitu :

1. Pengendalian Pendahuluan ( Preliminary Control )

Pengendalian ini memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya ketidaksesuaian pada kualitas sumber-sumber daya yang digunakan sebuah perusahaan.

(47)

2. Pengendalian Pada Saat Pekerjaan Berlangsung ( Concurrent Control )

Pengendalian ini dilakukan untuk memonitor pekerjaan yang berlangsung, guna memastikan bahwa sasaran yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

3. Pengendalian Umpan Balik ( Feedback Control )

Pengendalian ini memusatkan perhatian pada hasil-hasil akhir untuk menentukan tindakan-tindakan korektif apabila terdapat penyimpangan.

Ada beberapa perbedaan dalam mendefenisikan konsep pengendalian, termasuk di dalamnya pengendalian internal dan pengendalian manajemen. Akuntansi sering menggunakan pengendalian internal dalam mengontrol kegiatan bisnis suatu perusahaan.

Ada tiga elemen dari struktur pengendalian internal suatu perusahaan yaitu :

1. Pengendalian lingkungan yang merupakan kerangka kerja utama diantara

kebijakan pengawasan dan prosedur operasi.

2. Pengendalian sistem akuntansi yang terdiri dari catatan dan prosedur yang digunakan untuk mencatat, memproses, melaporkan semua transaksi perusahaan, memelihara tingkat kepercayaan terhadap aset dan hutang perusahaan.

3. Pengendalian prosedur yang merupakan langkah khusus untuk meminimumkan resiko terhadap ancaman tertentu.

Pengendalian manajemen memiliki tiga aspek yaitu :

1. Pengendalian manajemen sebagai suatu bagian dan tanggung jawab manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

2. Pengendalian manajemen lebih luas dari pengawasan internal termasuk di

(48)

3. Pengendalian manajemen yang berorientasi pada karyawan atau pegawai yaitu dengan memberi fasilitas untuk suksesnya pencapaian tujuan perusahaan.

Pengendalian biaya operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran, yang mana kita ketahui anggaran selain sebagai alat perencanaan juga sebagai alat pengawasan. Apabila ada kelemahan, maka diambil tindakan yang korektif untuk periode anggaran yang berikutnya.

Pengendalian ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode namun juga pengendalian dilakukan pada saat periode berjalan. Pihak Fakultas juga harus menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian terhadap alokasi biaya yang dianggarkan.

Untuk melakukan pengendalian terhadap anggaran biaya operasional, pihak fakultas membandingkan rencana anggaran dengan realisasi yang terjadi setiap perkiraan – perkiraan yang terdapat di dalam anggaran biaya operasional tersebut.

Proses pengendalian berjalan dirancang untuk membantu memantau kegiatan yang sedang berjalan dari suatu unit usaha dan setiap pusat tanggung jawab. Proses ini biasanya terdiri atas beberapa tahap yaitu :

1. Tahap membandingkan kinerja aktual untuk periode yang bersangkutan dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan

2. Menyiapkan laporan kinerja yang berisi hal aktual, hasil yang direncanakan dan selisih dari kedua angka tersebut

(49)

3. menganalisis penyimpangan antara hasil aktual dengan hasil yang direncanakan dan mencari sebab-sebab dari penyimpangan tersebut

4. mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi masalah dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses di suatu bidang tertentu

5. memilih (tindakan koreksi) dari kumpulan alternatif yang ada dan menerapkan tindakan tersebut

6. tindak lanjut atas pengendalian atau pengawasan untuk menilai efektivitas dari tindakan koreksi yang diterapkan. Lanjutkan dengan umpan maju untuk membuat perencanaan periode berikutnya

Dalam menyusun sebuah laporan biaya operasional harus memperhatikan faktor-faktor yaitu laporan harus tepat waktu, laporan harus sederhana dan jelas, laporan harus dinyatakan dalam bahasa dan istilah yang dikenal pimpinan yang memakainya,laporan harus akurat, laporan harus berguna.

Hal yang dilakukan untuk mendorong pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam pengawasan biaya operasional adalah mengusahakan apa yang akan direncanakan menjadi kenyataan, pelaksanaan kegiatan itu harus sesuai dengan standar dan tercapainya tingkat yang diharapkan dari prestasi kerja, juga dapat menjamin hasil-hasil yang telah diperoleh,apakah telah sesuai dengan yang diharapkan. Untuk merealisasi tujuan tersebut, maka pengawasan bertujuan agar pelaksannan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang dikeluarkan.

Adapun beberapa manfaat dari pengendalian,antara lain : a. Mencegah ketidaksesuain atau kesalahan

(50)

d. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya

Menurut Usry ( 2000 ), pengendalian biaya yang efektif terdiri dari dua aspek antara lain ;

a. pengendalian operasional

pengendalian operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi lembaga perguruan tinggi, mengawasi segala biaya yang dikeluarkan dari barang atau jasa yang diproses. pengendalian operasional harus dibantu oleh pengendalian akuntansi. pengendalian operasional akan menjadi suatu hal yang boros dan tidak efisien apabila tidak ada pengendalian akuntansinya.

b. pengendalian akuntansi

pengendalian akuntansi yaitu pengendalian yang dilakukan melapor prosedur, serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan harta kekayaan yang dapat dipercayai catatan financialnya. pengendalian akuntansi bertujuan untuk menciptakan suatu sistem pencatatan yang dapat mengembangkan pertanggung jawaban biay-biaya dan arus pekerjaan, serta memberikan laporan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan pengendalian dan laporan statistic untuk mengetahui perkembangan orang-orang yang bertanggung jawab atas biaya, apakah mereka melaksanakan tugasnya sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.

Adapun pengendalian yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara dalam menjalankan kegiatan operasinya adalah dengan cara :

a. Mengontrol pendapatan melalui pendapatan yang diterima dan belanja-belanja yang dikeluarkan secara bulanan atau tahunan

(51)

b. Disesuaikan dengan keadaan, baik dengan memperhatikan situasi keamanan, politik, dan ekonomi agar tidak melebihi anggaran yang telah disusun.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melaksanakan pengendalian dengan cara :

1. Membandingkan realisasi dengan anggaran. Melalui hasil perbandingan ini perusahaan dapat mengetahui apakah telah terjadi penyimpangan atau tidak. Selanjutnya dicari faktor-faktor penyebab timbulnya perbedaan tersebut dan untuk penyimpangan yang merugikan akan dilakukan tindakan koreksi.

2. Membentuk suatu bagian yang bertugas mengawasi seluruh kegiatan yang

dilakukan perusahaan sebelum menganalisis perbandingan antara realisasi dengan anggaran.

Adapun peranan anggaran sebagai alat pengendalian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu sebagai berikut :

a. Memberikan stándar yang memadai untuk mengukur prestasi

b. Sebagai alat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana kerja yang telah dicapai perusahaan

c. Mengendalikan operasi dan belanja serta pengeluaran perusahaan

Untuk pengendalian kegiatan operasionalnya, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara setiap periode anggarannya melakukan perbandingan antara anggaran dengan realisasi yang terjadi untuk melihat keberhasilan anggaran yang telah disusun. Berdasarkan hasil perbandingan tersebut kepala pimpinan dapat mengetahui apakah seluruh bagian di dalam perusahaan telah melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

(52)

H. Analisis Perencanaan Biaya Operasional

Berdasarkan hasil penelitian berupa data dan informasi yang diterima maka didapatkan gambaran umum mengenai anggaran biaya operasional, penyusunan dan realisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dari pengertian perencanaan yang telah di bahas pada bab sebelumnya dapat dilihat bahwa perencanaan merupakan upaya untuk merumuskan tujuan-tujuan dan menyusun serta memutuskan apa yang hendak dilakukan, bagaimana, dan siapa yang akan melakukan.

Perencanaan memiliki kaitan erat dengan anggaran karena anggaran merupakan rencana kegiatan perusahaan yang mencakup kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Dengan berpedoman pada anggaran maka tujuan perusahaan diharapkan dapat terwujud.

Anggaran organisasi yang lazim terjadi pada perusahaan yang mempunyai biaya tetap, biaya variabel, dan biaya semi variabel. Pada Fakultas Ekonomi anggaran operasionalnya terdiri atas, belanja pegawai, belanja bahan, belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.

Dalam prosedur penyusunan anggaran dan pelaksanaan angaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara , penyusunan anggaran dilakukan oleh tim anggaran yang terdiri dari program studi, departemen, dan bagian lain yang terdapat di lingkungan kampus di bawah kendali pembantu dekan II. Kegunaan anggaran hanya digunakan untuk kepentingan interen fakultas. Penyusunan anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disusun dan dilaksanakan untuk jangka waktu satu tahun.

(53)

Tabel di bawah ini merupakan tabel anggaran dan realisasi biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

TABEL II

ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL PROGRAM DIPLOMA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (AKTUAL-REALISASI)

NO PERKIRAAN ANGGARAN REALISASI

I PENERIMAAN Rp 2.491.618.583 Rp 1.961.025.959

II BELANJA :

a. Belanja Honorium

1. Belanja Uang Honor

Tetap

2. Belanja Uang Honor

Tidak Tetap

3. Belanja Vakasi

Total Belanja Honorium

b. Belanja Barang

1. Belanja Keperluan

Rp 263.000.000

Rp 125.688.000

624.342.800

Rp 1.013.030.800

Rp 337.679.896

Rp 128.976.201

Rp 763.698.562

Rp 1.230.354.659

(54)

2. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat

3. Belanja Barang

4. Belanja Bahan

5. Belanja Sewa

6. Belanja Profesi

7. Belanja Biaya Pemeli

haraan Gedung dan

Bang unan

8. Belanja Biaya Pemeli

haraan Peralatan dan

Mesin

9. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri) Total Belanja Barang 80.000.000 Rp 10.000.000 Rp 80.100.000 Rp 5.000.000 Rp 72.500.000 Rp 50.000.000 Rp 119.183.316 Rp 25.000.000

Rp 1.521.000

Rp 0

Rp 17.365.900

Rp 0

Rp 308.580.000

Rp 41.375.000

Rp 0

Rp 532.740.300

(55)

Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU

Anggaran dijadikan sebagai alat untuk melaksanakan fungsi pengendalian. Dengan adanya anggaran maka standar kerja sudah ada, kemudian sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi angka realisasi yang dapat dibandingkan dengan stándar atau sasaran, yaitu anggaran. Perbedaan antara anggaran dan realisasi merupakan ketidaksesuaian atau variance. Ketidaksesuaian terjadi dalam dua kemungkinan, yaitu :

a. Ketidaksesuaian yang menguntungkan ( favourable variance )

c.Belanja Modal

1. Belanja Modal Peralatan dan

Mesin

Total Belanja Modal

Total Belanja

Rp 97.500.000

539.283.316

Rp 88.000.000

1.618.314.116

Rp 197.931.000

197.931.000

(56)

Ketidaksesuaian dianggap menguntungkan jika realisasi lebih kecil dari anggaran.

Misalnya,anggaran yang direncanakan untuk bagian belanja pengiriman surat dinas pos surat adalah Rp 10.000.000,- dan hasil yang dicapai adalah sebesar Rp1.521.000,-, yang artinya terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan sebesar Rp 8.479.000,- karena realisasinya lebih rendah dari anggaranya. Ini merupakan favourable variance

b. Ketidaksesuaian yang tidak menguntungkan ( Unfavourable variance ) Ketidaksesuaian dianggap merugikan jika realisasi lebih besar dari anggaran.

Misalnya,untuk realisasi Honor Tetap adalah sebesar Rp 337.679.896 sedangkan yang dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebesar Rp 263.000.000-, terjadi selisih Rp 74.679.896,- yang artinya realisasinya lebih tinggi daripada yang dianggarkan. Ini merupakan Unfavourable variance

Untuk mellihat bagaimana fungsi pengendalian yang terjadi pada anggaran Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berlangsung efektif dan efesien dapat dilihat dari hasil yang dicapai, yaitu laporan anggaran aktual tahun anggaran 2009 yang belum mencapai target yang diharapkan. Berikut ini adalah ketidaksesuaian yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan anggaran pendapatan dan belanja pada tahun anggaran 2009 :

1. Penerimaan

Realisasi atas penerimaan belum mencapai hasil yang ditargetkan, dari

Rp2.491.618.583,- yang dianggarkan hanya Rp1.961.025.959,- yang

direalisasikan. Terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan sebesar Rp525.592.624

(57)

Penerimaan keuangan merupakan pemasukan keuangan untuk mendukung seluruh kegiatan. Fakultas Ekonomi memiliki sumber penerimaan dana melalui dana masyarakat berupa sumbangan pembayaran pembayaran pendidikan dari mahasiswa yang diterima setiap enam bulan sekali ( satu semester). Seluruh dana tersebut digunakan untuk belanja fakultas.

2. Belanja Honorium

Untuk realisasi belanja honorium yang terbagi dalam :

a. Belanja Uang honor Tetap

Untuk realisasi Honor Tetap adalah sebesar Rp 337.679.896 sedangkan yang dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebesar Rp 263.000.000-, terjadi selisih Rp 74.679.896,- yang artinya realisasinya lebih tinggi daripada yang dianggarkan. Hal ini merugikan bagi Fakultas Ekonomi USU karena dana yang dianggarkan untuk honor tetap bertambah. Misalnya,tim penyusun anggaran merencanakan penggunaan insentif unsur akademik/administrasi anggaran ini direncanakan untuk meningkatkan kinerja para unsur akademik/administrasi untuk kelancaran pembinaan kerumahtanggaan lingkungan kampus.

b. Belanja Uang Honor Tidak Tetap

Anggaran yang direncanakan untuk belanja uang honor tidak tetap sebesar Rp125.688.000,- dan hasil yang dicapai adalah sebesar Rp 128.976.201,- yang artinya terjadi ketidaksesuaian yang tidak menguntungkan sebesar Rp3.288.201,- karena realisasi lebih besar daripada anggarannya. Misalnya,

pengawas ujian/koreksi/panitia ujian untuk tahun anggaran 2009 untuk pembiayaan setiap ujian, baik itu ujian tengah semester maupun ujian akhir

(58)

semester, agar proses ujian dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan apa yang telah diharapkan.

c. Belanja Vakasi

Pada bagian belanja vakasi terdapat belanja sebesar Rp 763.698.562,-, sedangkan yang dianggarkan sebesar Rp 624.342.800,-. Terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp 139.355.762,-. Seperti pengembangan program pendidikan anggaran ini direncanakan atas dasar pertimbangan bahwa program pendidikan pada program diploma harus dikembangkan di tahun 2009. Untuk meningkatkan mutu pendidikan mahasiswa pada program diploma pada Fakultas Ekonomi USU.

3. Belanja Barang

Untuk realisasi belanja barang yang terbagi dalam :

a. Belanja Keperluan Perkantoran

Pada bagian belanja keperluan perkantoran anggarannya sebesar Rp80.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar Rp 163.898.400,-. Terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp 83.898.400,-.

Penggunaan keperluan perkantoran seperti komputer. Anggaran ini direncanakan atas dasar pertimbangan bahwa program pendidikan komputer pada program diploma harus dikembangkan di tahun 2009, dalam hal ini dilakukan pengembangan dengan meningkatkan barang inventaris pendidikan komputer seperti monitor, cpu, printer, ataupun software – software.

b. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat

Anggaran yang direncanakan untuk bagian belanja pengiriman surat dinas pos surat adalah Rp 10.000.000,- dan hasil yang dicapai adalah sebesar

(59)

Rp1.521.000,-, yang artinya terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan sebesar Rp 8.479.000,- karena realisasinya lebih rendah dari anggaranya. Misalnya pengiriman surat-surat dinas untuk penyelenggaraan pendidikan,penelitian ,dan kemahasiswaan.

c. Belanja Barang Operasional Lainnya

Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja barang operasional lainnya adalah Rp 80.100.000,- dan hasil yang dicapi tidak ada, berarti terjadi penyimpangan yang menguntungkan, karena realisasinya tidak ada, padahal sudah dianggarkan oleh fakultas.

d. Belanja Bahan

Pada bagian belanja bahan anggarannya sebesar Rp 5.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar Rp 17.365.900,- artinya terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp 12.365.900,-. Penggunaan belanja bahan, yaitu konsumsi makanan,bahan cetakan,spanduk,dokumentasi untuk keperluan penyelenggaraan kegiatan fakultas.

e. Belanja Sewa

Pada bagian belanja sewa anggarannya sebesar Rp 72.500.000,- dan realisasinya tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan bagi fakultas. Hal ini terjadi karena pada tahun tersebut tidak ada penggunaan belanja sewa.

f. Belanja Jasa Profesi

Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja jasa profesi adalah Rp50.000.000,- dan hasil yang dicapai tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan, karena realisasinya tidak ada. Hal ini terjadi karena pada tahun tersebut tidak ada penggunaan jasa profesi. Seperti

(60)

jasa profesi tenaga ahli sebagai nara sumber atau pakar yang berasal dari instansi lain untuk kegiata kemahasiswaan.

g. Belanja Biaya Pemeliharaan gedung dan Bangunan

Pada bagian belanja biaya pemeliharaan gedung dan bangunan, anggarannya sebesar Rp 119.183.316,- dan hasil yang dicapai sebesar Rp 308.580.000,-, ini berarti terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp. 189.396.684.

Hal ini terjadi karena melihat kondisi gedung dan bangunan yang dibutuhkan instansi khususnya program studi Fakultas selama satu tahun berjalan masih memerlukan perawatan intensif.

h. Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

Pada bagian belanja biaya pemeliharaan peralatan dan mesin, anggarannya sebesar Rp 25.000.000,- dan hasil yang dicapai sebesar Rp 41.375.000,-, ini berarti terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp 16.375.000,-.

Hal ini dikarenakan inventaris dan peralatan penunjang fakultas memerlukan pemeliharaan dengan dana yang tidak sedikit dan agar fasilitas fakultas yang akan dan telah digunakan oleh para mahasiswa dapat terpenuhi dengan baik agar tercipta suasana yang nyaman.

i. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri)

Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja perjalanan biasa (dalam negeri) sebesar Rp 97.500.000,- dan realisasinya tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan bagi fakultas.

Hal ini dikarenakan tidak adanya dinas tugas bagi para dosen dan pegawai fakultas khususnya dosen pengajar.

(61)

4. Belanja Modal

Untuk realisasi belanja modal hanya pada belanja modal peralatan dan

mesin.

Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja modal peralatan dan

mesin adalah sebesar Rp 66.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar Rp197.931.000,-, ini berarti terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp 131.931.000. hal ini dikarenakan terbatasnya barang-barang

inventaris kantor yang ada sehingga dibutuhkan penambahan

barang-barang inventaris kantor demi kelancaran para pegawai dalam

menyelesaikan tugasnya.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada beberapa anggaran yang direncanakan tetapi tidak terdapat realisasinya. Misalnya pada sub bagian belanja sewa anggaran Rp 72.500.000,- tetapi realisasinya Rp 0,-. Hal ini terjadi karena pada tahun tersebut tidak ada penggunaan belanja sewa. Anggaran disusun berdasarkan anggaran tahun sebelumnya dan dibuat setiap awal tahun. Berdasarkan anggaran fakultas tahun 2008 terdapat anggaran biaya sewa. Jadi, berdasarkan anggaran tersebut dibuatlah anggaran tahun 2009 dimana dianggarkan biaya belanja sewa. Dan jika dipertengahan tahun dikeluarkan biaya belanja sewa tetapi anggarannya tidak ada maka tidak mungkin anggaran biaya belanja sewa dibuat dipertengahan tahun.

Ketidaksesuaian tersebut baik yang menguntungkan maupun yang tidak

menguntungkan akan dievaluasi, dan hasil evaluasinya akan menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun anggaran berikutnya.

(62)

Pada Fakultas Ekonomi USU apabila terjadi perubahan jumlah dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan operasionalnya, maka dilakukan revisi oleh pihak fakultas yang lalu disetujui pihak Universitas. Revisi tersebut dilakukan tanpa mengubah jumlah total anggaran yang telah ditetapkan, tetapi menyesuaikan dana apa yang dapat dikurangkan untuk menutupi kekurangan dana untuk kegiatan lainnya atau menutupi dari mata anggaran lain yang mengalami ketidaksesuaian yang menguntungkan.

Apabila jumlah anggaran melebihi dari realisasi, maka anggaran tersebut akan dikembalikan ke Fakultas, dan akan dijadikan sebagai dana luncuran dimasa yang akan datang.

Terjadinya ketedaksesuaian antara anggaran dan relisasi di Fakultas Ekonomi disebabkan karena fluktuasi harga yang berbeda disaat membuat anggaran dengan pada saat di realisasikan dan juga peningkatan kebutuhan yang ada di Fakultas.

(63)

BAB IV

PENUTUP

Pada bab ini penulis akan memaparkan beberapa kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, selain itu penulis juga memberikan beberapa saran yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

A. Kesimpulan

Adapun beberapa kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan yangtelah dilakukan, yaitu sebagai berikut :

1. fungsi anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalians pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik, hal ini dapat dilihat dari anggaran yang dianggarkan dengan anggaran yang terealisasi hampir sama.

2. Dalam penyusunan anggaran, Fakultas Ekonomi USU menggunakan data dan informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahun-tahun sebelumnya.

3. Walaupun fungsi anggaran telah dilaksanakan dengan baik, namun masih terdapat penyimpangan yang merugikan. Hal ini dapat dilihat dari laporan realisasi anggaran Fakultas Ekonomi Universitasa Sumatera Utara, yang mana untuk dana yang dianggarkan pada beberapa belanja Fakultas Ekonomi jauh lebih besar dari realisasinya,

4. Peran utama anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian adalah untuk mengontrol seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan agar apa

(64)

yang telah ditargetkan dapat tercapai, selain itu juga untuk menemukan penyimpangan-penyimpangan yang merugikan, melihat menyebabkan penyimpangan tersebut dan melakukan tindakan perbaikan.

B. Saran

Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat penulis diberikan untuk kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Sebaiknya fungsi anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian di FE USU tetap dipertahankan, dan lebih cermat dalam membuat anggaran, agar realisasinya tidak melebihi anggaran,

2. Dalam penyusunan anggaran sebaiknya FE USU tidak hanya menggunakan data dan informasi dari data aktual tahun sebelumnya, tetapi juga harus melihat keadaan atau kondisi kedepan,

3. Perbedaan antara anggaran dengan realisasi harus terus diawasi dan setiap penyimpangan yang merugikan yang terjadi harus dianalisis guna memahami penyebabnya dan dapat mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya,

4. Analisa yang digunakan dalam memperoleh input untuk penyusunan anggaran perusahaan sebaiknya diperluas lagi dan terus memperhatikan perkembangan internal dan eksternal fakultas, sehingga setiap perubahan yang terjadi dapat ditangani dengan cepat dan tepat oleh fakultas.

(65)

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro, Gunawan. 2000. Anggaran Perusahaan, Cetakan I. Yogyakarta; BPFE

Daft, Richard L. 2004. Manajemen, Cetakan V . Jakarta; Erlangga

Harahap, Sofyan Safri. 2000. Budgetting-penganggaran Perencanaan

Lengkap Untuk Membantu Manajemen, Cetakan II. Jakarata;Grafindo

Kartadinata, Abas. 2002. Akuntansi dan Analisis Biaya, Cetakan III. Jakarta : PT. Rieka Cipta.

Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan, Cetakan II. Jakarta; Salemba

Stoner. 2001. Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian

serta Pembuat Keputusan, Cetakan II. Jakarta; Salemba Empat

Supriyono.2000. Akuntansi Manajemen, Cetakan I. Yogyakarta; BPFE

Usry dan Lawrence Hamer. 2000. Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian Cetakan X. Jakarta; Erlangga

Yunungsih, Maisah Kolmi. 2004. Akuntansi Biaya, Cetakan IV. Malang; Gramedia

(1)

jasa profesi tenaga ahli sebagai nara sumber atau pakar yang berasal dari instansi lain untuk kegiata kemahasiswaan.

g. Belanja Biaya Pemeliharaan gedung dan Bangunan

Hal ini terjadi karena melihat kondisi gedung dan bangunan yang dibutuhkan instansi khususnya program studi Fakultas selama satu tahun berjalan masih memerlukan perawatan intensif.

h. Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

i. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri)

Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja perjalanan biasa (dalam negeri) sebesar Rp 97.500.000,- dan realisasinya tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan bagi fakultas.

Hal ini dikarenakan tidak adanya dinas tugas bagi para dosen dan pegawai fakultas khususnya dosen pengajar.

(2)

4. Belanja Modal

Untuk realisasi belanja modal hanya pada belanja modal peralatan dan

mesin.

Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja modal peralatan dan

mesin adalah sebesar Rp 66.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar Rp197.931.000,-, ini berarti terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp 131.931.000.

hal ini dikarenakan terbatasnya barang-barang