4.5 Analisa Kebutuhan Sistem
Dalam tahap ini menjelaskan sistem saat ini secara lengkap dengan menggambarkan proses bisnis yang sedang berjalan di perusahaan ini dan
menggambarkan sistem informasi yang ideal sistem yang diusulkan dengan menggunkan flowchat.
4.5.1 Analisis Sistem Berjalan
Sistem yang berjalan di perusahaan Usaha rumahaan Griya Unik Wanita masih bersifat manual atau belum terkomputerisasi, sehingga proses dari
pemasukan data, proses transaksi, penyimpanan data sampai pembuatan laporan dilakukan secara manual.
basis data. Laporan masih dilakukan
manual dan pembuatan laporan masih memakan
waktu yang lama dan format untuk laporan masih
belum jelas Pada sistem e-commerce
ini, dapat langsung dicetek mengenai laporan produk,
laporan memeber,sampai laporan transaksi penjualan
perskala waktu yang disediakan dengan format
yang jelas, yang diperoleh secara otomatis dilakukan
memeber Dengan adanya sistem ini,
dapat memudahkan pihak perusahaan dalam
pembuatan laporan,sehingga laporan
tersebut dapat diselesaikan tepat waktu.
Prosedur atau proses bisnis yang terjadi di perusahaan Usaha Rumahan Griya Unik Wanita adalah sebagai berikut :
1. Pembeli melakukan pemesanan barang dengan mengirim PO purchase
Order dengan langsung datang ketoko, melalui fax atau telepon, dan bisa juga langsung melalui marketing , PO tersebut sebagai bukti
pemesanan barang. Setelah itu PO akan diperiksa oleh bagian admin untuk di proses, yang berguna untuk mengetahui beberapa banyak
barang yang dipesan oleh pelanggan. 2.
Setelah PO Purchase Order diberikan ka bagian admin, proses selanjutnya ialah mengecek keadaan stok barang, jika barang
mencukupi, bagian admin membuatkan DO Delivery Order dan Invoice yang masing-masing terdiri dari tiga lembar Putih,Merah,Biru. Setelah
itu DO dan invoice diberikan ke Logistic kepala Gudang. DO sebagai bukti pengambilan barang ke gudang, dan bukti serah terima barang ke
pelanggan, sedangkan invoice untuk bukti penagihan kepada pelanggan. 3.
Jika dalam pengecekan barang, stok belum mencukupi , pihak admin meminta pengajuan barang terhadap pihak logistic kepala gudang,
dengan memverifikasi barang yaitu dengan melakukan dokumen pemesanan barang. Untuk dokumen pembuatan barang yang
selanjutnya akan diproses ke bagian keuangan, yaitu untuk melakikan pengeluaran dana untuk memesan barang, dan pada dokimen
pemesanan barang diteruskan ke bagian supplaier untuk melakukan pemesanan barang, yang selanjutnya akan di proses oleh bagian
keuangan untuk melakukan pengeluaran dana. Setelah itu bagian
logistic kepala gudang akan mendapatkan data hasil data yang di beli dari bukti pemesanan supplier DOinvoice, yang selanjutnya akan
diproses oleh bagian admin untuk melakukan pembuatan DO dan Invoice yang terdiri dari tiga lembar kertas Putih,Merah,biru, setelah
itu DO dan invoice diberikan kebagian logistic Kepala Gudang. DO sebagai bukti pengambilan barang ke gudang, dan bukti serah terima
barang ke pelanggan, sedangkan invoice untuk bukti penagihan kepda pelanggan.
4. Setelah melakukan proses di atas, langkah selanjutnya bagian
pengiriman barang delivery akan mengirimkan barang sekaligus melakukan penagihan kepda pelanggan dengan dilengkapi DO dan
invoice. Setelah barang diterima oleh pelanggan, pelanggan melakukan transaksi pembayaran, sekaligus menandatangani DO sebagai bukti
bahwa barang telah diterima oleh pelanggan. Setelah itu pelanggan menerima bukti pengiriman berupa DO berwarna putih dan bukti
pembayaran berupa invoice berwarna putih, sedangkan DO yang berwarna merah,biru untuk bagian gudang logitic sebagai arsip
pengiriman dan invoice merah,biru untuk bagian keuangan sebagai arsip pembayaran, selain pembayaran tunai, bisa juga dilakukan
5. dengan menggunakan transfer rekining maupun kartu keredit.
6. Didalam proses pembuatan laporan , laporan dibuat berdasarkan arsip
DO dan arsip invoice, untuk laporan dana keluar, laporan pemasukan dan laporan dana produksi, yang kemudian laporan ini diserahkan pada
pimpinan. Sistem yang sedang berjalan tersebut, dapat dilihat pada flowchat Gambar 4.2 dan 4.3.
Keuangan Logistik
Distributor Konsumen
Mulai
Memesan PO
PO
Melakukan Pembayaran
DO Persediaan
Barang
Membuat Invoice
DO InvoiceDo
Iya Mengajukan
Pemesanan Barang
Memverifikasi Barang
Tidak
Memesan Barang Dana Pembelian
InvoiceDO Melakukan
Pembayaran Dana Keluar
Invoice Mencatat
Pemasukan Pemasukan
Pembelian Barang
Selesai InvoiceDo
DO
Gambar 4.2 Flowchat Kegiatan Konsumen, Admin, Logistik dan keuangan
4.5.2 Analisis Sistem yang Diusulkan