Analisis Sistem Berjalan Analisa Kebutuhan Sistem

4.5 Analisa Kebutuhan Sistem

Dalam tahap ini menjelaskan sistem saat ini secara lengkap dengan menggambarkan proses bisnis yang sedang berjalan di perusahaan ini dan menggambarkan sistem informasi yang ideal sistem yang diusulkan dengan menggunkan flowchat.

4.5.1 Analisis Sistem Berjalan

Sistem yang berjalan di perusahaan Usaha rumahaan Griya Unik Wanita masih bersifat manual atau belum terkomputerisasi, sehingga proses dari pemasukan data, proses transaksi, penyimpanan data sampai pembuatan laporan dilakukan secara manual. basis data. Laporan masih dilakukan manual dan pembuatan laporan masih memakan waktu yang lama dan format untuk laporan masih belum jelas Pada sistem e-commerce ini, dapat langsung dicetek mengenai laporan produk, laporan memeber,sampai laporan transaksi penjualan perskala waktu yang disediakan dengan format yang jelas, yang diperoleh secara otomatis dilakukan memeber Dengan adanya sistem ini, dapat memudahkan pihak perusahaan dalam pembuatan laporan,sehingga laporan tersebut dapat diselesaikan tepat waktu. Prosedur atau proses bisnis yang terjadi di perusahaan Usaha Rumahan Griya Unik Wanita adalah sebagai berikut : 1. Pembeli melakukan pemesanan barang dengan mengirim PO purchase Order dengan langsung datang ketoko, melalui fax atau telepon, dan bisa juga langsung melalui marketing , PO tersebut sebagai bukti pemesanan barang. Setelah itu PO akan diperiksa oleh bagian admin untuk di proses, yang berguna untuk mengetahui beberapa banyak barang yang dipesan oleh pelanggan. 2. Setelah PO Purchase Order diberikan ka bagian admin, proses selanjutnya ialah mengecek keadaan stok barang, jika barang mencukupi, bagian admin membuatkan DO Delivery Order dan Invoice yang masing-masing terdiri dari tiga lembar Putih,Merah,Biru. Setelah itu DO dan invoice diberikan ke Logistic kepala Gudang. DO sebagai bukti pengambilan barang ke gudang, dan bukti serah terima barang ke pelanggan, sedangkan invoice untuk bukti penagihan kepada pelanggan. 3. Jika dalam pengecekan barang, stok belum mencukupi , pihak admin meminta pengajuan barang terhadap pihak logistic kepala gudang, dengan memverifikasi barang yaitu dengan melakukan dokumen pemesanan barang. Untuk dokumen pembuatan barang yang selanjutnya akan diproses ke bagian keuangan, yaitu untuk melakikan pengeluaran dana untuk memesan barang, dan pada dokimen pemesanan barang diteruskan ke bagian supplaier untuk melakukan pemesanan barang, yang selanjutnya akan di proses oleh bagian keuangan untuk melakukan pengeluaran dana. Setelah itu bagian logistic kepala gudang akan mendapatkan data hasil data yang di beli dari bukti pemesanan supplier DOinvoice, yang selanjutnya akan diproses oleh bagian admin untuk melakukan pembuatan DO dan Invoice yang terdiri dari tiga lembar kertas Putih,Merah,biru, setelah itu DO dan invoice diberikan kebagian logistic Kepala Gudang. DO sebagai bukti pengambilan barang ke gudang, dan bukti serah terima barang ke pelanggan, sedangkan invoice untuk bukti penagihan kepda pelanggan. 4. Setelah melakukan proses di atas, langkah selanjutnya bagian pengiriman barang delivery akan mengirimkan barang sekaligus melakukan penagihan kepda pelanggan dengan dilengkapi DO dan invoice. Setelah barang diterima oleh pelanggan, pelanggan melakukan transaksi pembayaran, sekaligus menandatangani DO sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan. Setelah itu pelanggan menerima bukti pengiriman berupa DO berwarna putih dan bukti pembayaran berupa invoice berwarna putih, sedangkan DO yang berwarna merah,biru untuk bagian gudang logitic sebagai arsip pengiriman dan invoice merah,biru untuk bagian keuangan sebagai arsip pembayaran, selain pembayaran tunai, bisa juga dilakukan 5. dengan menggunakan transfer rekining maupun kartu keredit. 6. Didalam proses pembuatan laporan , laporan dibuat berdasarkan arsip DO dan arsip invoice, untuk laporan dana keluar, laporan pemasukan dan laporan dana produksi, yang kemudian laporan ini diserahkan pada pimpinan. Sistem yang sedang berjalan tersebut, dapat dilihat pada flowchat Gambar 4.2 dan 4.3. Keuangan Logistik Distributor Konsumen Mulai Memesan PO PO Melakukan Pembayaran DO Persediaan Barang Membuat Invoice DO InvoiceDo Iya Mengajukan Pemesanan Barang Memverifikasi Barang Tidak Memesan Barang Dana Pembelian InvoiceDO Melakukan Pembayaran Dana Keluar Invoice Mencatat Pemasukan Pemasukan Pembelian Barang Selesai InvoiceDo DO Gambar 4.2 Flowchat Kegiatan Konsumen, Admin, Logistik dan keuangan

4.5.2 Analisis Sistem yang Diusulkan