3
dokumen sering menjadi kendala yang
dihadapi suatu instansi. Kendala tersebut diantaranya, penggunaan aplikasi yang masih
manual sehingga menyulitkan instansi dalam hal pengelolaan dokumen aspek efisiensi.
Oleh sebab itu, dibutuhkan sistem yang mendukung
jalannya proses
pengelolaan dokumen tersebut.
Salah satu jenis dokumen penting yang ada di Bank BTN Syariah adalah
dokumen pembiayaan KPR Syariah. Dalam prosedur pembiayaan KPR Syariah pada Bank
BTN Syariah Cabang Tangerang, ada beberapa dokumen
yang harus diselesaikan atau dilegalisasi oleh notaris dengan prosedur
waktu penyelesaian
yang berbeda-beda.
Dokumen-dokumen tersebut adalah: 1. Akad Perjanjian Kredit, jangka
waktu penyelesaian selama 2 bulan.
2. Akta Pengakuan Hutang APH, jangka waktu penyelesaian 2
bulan. 3. Akta Jual Beli AJB, jangka
waktu penyelesaian selama 2 bulan.
4. Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan SKMHT, jangka
waktu penyelesaian selama 2 bulan.
5. Akta Pembebanan
Hak Tanggungan
APHT, jangka
waktu penyelesaian selama 3 bulan.
6. Sertifikat Hak
Tanggungan SHT jangka waktu penyelesaian
selama 3 bulan 7. Ijin
Mendirikan Bangunan
IMB, jangka
waktu penyelesaian selama 6 bulan.
8. Sertifikat, jangka
waktu penyelesaian selama 6 bulan.
Setelah dokumen-dokumen tersebut selesai dilegalisasi oleh notaris kemudian
diserahkan ke BTN Syariah cabang Tangerang, maka
BTN memerlukan
sistem yang
mendukung proses pengelolaan dokumen tersebut. Karena pada saat ini, proses
pengelolaan dokumen
masih semi
komputerisasi, dimana staff finance admin masih
menggunakan Ms.
Excel untuk
mendukung sistemnya. Sistem yang berjalan pada saat ini, seringkali menimbulkan kendala
di antaranya sulitnya proses dalam pencarian dokumen, pembuatan laporan dan pemantauan
kelengkapan dokumen KPR yang sedang dilegalisasi oleh notaris. Fungsi sistem
pengelolaan dokumen ini akan menghasilkan suatu data dan informasi mengenai proses
kelengkapan dokumen KPR yang diselesaikan oleh notaris.
Berdasarkan penelitian sebelumnya
tentang Sistem Informasi Arsip dan Agenda Surat
SIARAS Jumada,
2010 menggunakan
metode object
oriented, didapatkan hasil berupa gambaran suatu proses
pengelolaan dokumen dengan berbasis web yang memudahkan instansi perusahaan dalam
mengelola dokumen
dan pengarsipan.
Mengacu pada
prinsip administrasi
pengelolaan dan pengarsipan dokumen yang umum,
menggunakan database
terpusat, penerapan keamanan hak akses, dilengkapi
berbagai teknologi
pendukung lain,
menghasilkan Sistem Informasi Arsip dan Agenda Surat SIARAS berbasis web sebagai
solusi dalam
administrasi ketatausahaan
organisasi atau perkantoran. Berdasarkan latar belakang, peneliti
mengusulkan sebuah perancangan sistem yang memudahkan staff finance admin dalam
memantau dokumen-dokumen KPR yang diterima dari notaris serta memudahkan
pembuatan laporan yang sesuai dengan kebutuhan pihak manajer. Peneliti mengambil
t
ema “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Dokumen Kredit Pemilikan
Rumah KPR Syariah” untuk diangkat ke permukaan sebagai solusi dari permasalahan
yang sedang dihadapi BTN Syariah Cabang Tangerang.
2. METODOLOGI
2.1 Metode Pengumpulan Data
Pada penyusunan skripsi ini diperlukan data data serta informasi yang lengkap sebagai
bahan yang dapat mendukung kebenaran materi, uraian dan pembahasan. Oleh karena
itu sebelum menyusun skripsi ini , dalam persiapannya terlebih dahulu dilakukan riset
atau penelitian untuk menjaring data serta informasi atau bahan materi yang diperlukan.
Metode pengumpulan data yang digunakan meliputi tiga metode, yaitu :
2.1.1Studi Pustaka
Penulis mengumpulkan
dan mempelajari
buku-buku yang
berhubungan dengan
masalah yang
dibahas, yaitu berkaitan dengan topik manajemen dokumen dalam perusahaan,
Kredit Pemilikan Rumah KPR Syariah, prosedur pengelolaan dokumen KPR
Syariah di BTN Syariah, analisa sistem informasi, desain berorientasi objek
menggunakan
tools UML
dan pengembangan
sistem menggunakan
Rapid Application Development. Selain itu, penulis juga mengunjungi website
yang berhubungan topik dalam skripsi
4
ini. Tulisan dan artikel dari internet dan buku-buku lain untuk selengkapnya dapat
dilihat pada daftar pustaka.
2.1.2 Observasi Observasi
dilakukan untuk
mengetahui bagaimana data-data yang dibutuhkan tersebut diolah, yaitu dengan
melakukan pengamatan secara langsung terhadap system pengelolaan dokumen
yang
sedang berjalan,
sehingga memberikan gambaran untuk penelitian.
2.1.2.1 Lokasi Observasi
Dalam pelaksanaan
observasi ini, penulis melakukan penelitian di Bank Tabungan Negara
BTN Syariah
Kantor Cabang
Syariah Tangerang beralamat di Ruko Golden Madrid Blok D No. 7 Sektor
XIV BSD City Tangerang, yang dimulai sejak tanggal 20 Oktober
2010 sampai dengan 22 Desember 2011.
2.1.2.2 Wawancara
Metode ini dilakukan dengan cara mewawancarai orang yang
terlibat dalam proses pengelolaan dokumen KPR Syariah. Adapun
orang yang diwawancarai adalah Divisi : Finance Admin dan Kepala
Operasional
2.2 Metode Pengambangan Sistem
Metode pengembangan
sistem yang
digunakan dalam
perancangan sistem
informasi pengelolaan dokumen KPR Syariah menggunakan metode pengembangan RAD
Rapid Application Development . Menurut Kenneth E Kendall, dengan tools UML
Unified
Modelling Language.
Metode penelitian ini terdiri atas perencanaan, disain,
dan implementasi.
Mengidentifikasi tujuan dan syarat-syarat informasi
Bekerja dengan pengguna untuk
merancang sistem
Membangun Sistem
Mengenalkan sistem baru Workshop desain RAD
Perencanaan Syarat-syarat
Implementasi
sumber : Kendall, 2008 : 237
Gambar 3 Rapid Application Development
Sumber: Kendall, 2008
A. Tahap Perencanaan
Pada tahap ini, peneliti dan staff BTN Syariah
melakukan pertemuan
untuk melakukan identifikasi tujuan dan kebutuhan
informasi untuk
mencapai tujuan yang
diinginkan, yaitu mengembangkan sistem pengelolaan dokumen KPR Syariah. Pada
tahap ini hal terpenting adalah adanya keterlibatan dari kedua belah pihak, tujuan
yang diidentifikasi adalah:
1. Gambaran Umum Organisasi, yang bertujuan untuk mempelajari uraian
dari tugas-tugas masing-masing divisi yang berkaitan dengan sistem yang
diusulkan.
2. Analisis kelemahan sistem yang sedang berjalan, bertujuan untuk lebih
mudah mengetahui
kekurangan kendala dari sistem yang berjalan.
3. Identifikasi masalah bertujuan untuk mengetahui masalah yang sedang
dihadapi dalam sistem pengelolaan dokumen yang sedang berjalan,
4. Analisis kebutuhan sistem. 5. Dari hasil analisis, penulis membuat
sistem usulan yang bertujuan untuk memberikan
solusi untuk
BTN Syariah.
B. Tahap Perancangan
Dalam proses ini adalah tahap untuk memperbaiki dan merancang sistem yang akan
diusulkan. Dalam tahap ini peneliti membuat desain sistem menggunakan tools Unified
Modeling Language UML, namun tidak semua diagram yang disediakan oleh UML,
digunakan oleh peneliti dalam desain perancangan sistem ini. Hanya beberapa
diagram UML saja yang digunakan oleh peneliti, yaitu diagram-diagram yang menurut
peneliti
dapat mendukung
perancangan aplikasi ini. Adapun beberapa diagram berikut
ini, dengan tahapan sebagai berikut: 1. Penentuan aktor dan usecase yang
terdiri dari tahap: a.
Identifikasi aktor: untuk mengetahui aktor yang
terlibat di dalam sistem pengelolaan
dokumen KPR ini dan untuk
mengetahui masing-
masing tugas aktor. b.
Perancangan usecase:
menggambarkan interaksi antar aktor
dengan sistem
pengelolaan dokumen
KPR Syariah. c.
Usecase scenario:
menjelaskan alur proses dari usecase yang telah
dirancang. 2. Membuat Activity Diagram
Peneliti mendeskripsikan
proses bisnis dan aliran kerja dari
5
satu aktivitas ke aktivitas lainnya. Tahap ini dapat mendukung perilaku
paralel atau menjelaskan bagaimana perilaku dalam berbagai usecase
berinteraksi.
3. Membuat Class Diagram Peneliti
menggambarkan struktur
kelas-kelas dari
suatu sistem
dan memperlihatkan
hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas di dalam model
desain dari suatu sistem. 4. Membuat Sequence Diagram
Peneliti menjelaskan tahap- tahap aktivitas dari usecase diagram
yang telah
dibuat dengan
menunjukkan hubungan
antara objek-objek yang telah terkait.
C. Tahap Implementasi
Setelah analisis dan desain sistem dilakukan maka pada fase ini dilakukan
pengimplementasian berupa
pemrograman yaitu menggunakan Adobe Dreamweaver
sebagai software untuk membuat Graphical User Interface GUI dan MySQL sebagai
software yang menunjang database pada aplikasi ini, sedangkan untuk menguji aplikasi
ini, peneliti menggunakan metode pengujian unit dengan pendekatan black-box testing.
Pengujian secara black box, yaitu suatu pendekatan untuk menguji apakah setiap
fungsi di dalam program dapat berjalan dengan benar. Berikut beberapa proses yang dilakukan
penulisan dalam pengujian ini, yaitu:
a. Fungsi-fungsi yang tidak benar, baik input maupun output.
b. Kesalahan interface.
c. Kesalahan dalam struktur data atau akses database.
Tahap selanjutnya yaitu merancang sistem pengelolaan dokumen KPR Syariah
dengan jaringan internal dimana penggunaan hak akses yang telah ditentukan, yaitu bagian
finance admin dan Kepala Operasional.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Tampilan Layar Interface
Pada saat memasukkan alamat sistem pada program internet
browser yang berupa http:localhostbtn
maka akan tampil halaman home sebagai halaman pembuka aplikasi. Hal
ini dikarenakan masih menggunakan server localhost dan apilikasi ini baru terinstall di
komputer atau PC stand-alone. Pada pilihan menu terdapat beberapa enam
button menu yang dapat digunakan oleh pengguna, button-button tersebut antara lain
button HOME, button MASUKKAN DATA, button
LIHAT DATA,
button LIHAT
LAPORAN, button
PERBAHARUI DOKUMEN button UBAH PASSWORD dan
button KELUAR Masing-masing button akan menampilkan informasi berbeda satu sama
lainnya.
Beikut tampilan layar pada tiap-tiap menu: Menu
utama HOME
merupakan tampilan awal dari aplikasi ini. Tampilan
ini terdapat alert jika ada dokumen KPR Syariah yang lewat jatuh tempo.
Gambar 4 . Tampilan Layar HOME
Menu LIHAT DATA DOKUMEN menampilkan informasi berupa daftar
dokumen yang sedang dalam masa proses legalisasi,
dan keterangan
tahapan dokumen KPR Syariah milik nasabah.
Gambar 5 . Tampilan Layar LIHAT DATA
DOKUMEN Menu MASUKKAN DATA DOKUMEN
menampilkan form input data dokumen yang akan dilegalisasi.
