Tugas dan Fungsi DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; b. Seksi Pengendalian Kependudukan; 7. Kelompok Jabatan Fungsional

3.4 Tugas dan Fungsi

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kependudukan dan catatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan sebagai berikut: 1. Merumuskan kebijakan teknis dibidang kependudukan dan catatan sipil. 2. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang kependudukan dan catatan sipil. 3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kependudukan dan catatan sipil. 4. Mendokumentasikan hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. 5. Menjamin kerahasiaan dan keamanan data atas peristiwa kependudukan dan peristiwa penting. 6. Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan oleh penduduk dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. 7. Menyediakan data Agregat Kependudukan dan Catatan Sipil. 8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah. Untuk memungkinkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil sesuai Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan memiliki susunan organisasi sebagai berikut: Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No. 03 Tahun 2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan terdiri atas: 1. Sekretariat Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Dinas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Sekretariat mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kegiatan kerja b. Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan, dan pengadaan barang dinas c. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum lainnya. d. Mengelola urusan administrasi kepegawaian e. Mengelola urusan administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan dinas f. Mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya Sekretariat terdiri dari: a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; b. Sub Bagian Keuangan; c. Sub Bagian Penyusunan Program; Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagiaan yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. a. Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengelola surat menyurat, surat keterangan bidang kependudukan dan catatan sipil, pengadaan barang dan perlengkapan kerumahtanggaan, mengelola administrasi dibidang kepegawaian serta urusan umum lainnya. b. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan. c. Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas mengumpulkan dan menyiapkan bahan perumusan rencana dan program kerja dinas, menganalisa dan menyajikan data serta mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas. 2. Bidang Kependudukan Bidang Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kegiatan kerja b. Registrasi Penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing dan pemberian Nomor Induk Kependudukan NIK c. Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan administrasi penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing d. Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing e. Melaksanakan kegiatan penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk f. Mengelola pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga Negara Indonesi WNI dan Orang Asing g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya Bidang kependudukan terdiri dari: a. Seksi Regristrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan; b. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk; c. Seksi Mutasi Penduduk; Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang: a. Seksi Regristrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan mempunyai tugas memverifikasi dan memvalidasi formulir biodata penduduk dan merekam data ke dalam database kependudukan untuk mendapatkan NIK. b. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai tugas memverifikasi dan memvalidasi data penduduk dan berkas formulir permohonan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk beserta lampiran kelengkapan berkas persyaratan, merekam data kedalam data base, menerbitkan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk. c. Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas memeriksa dan meneliti berkas permohonan dan surat pengantar pindahpindah datang, merekam data ke dalam data base kependudukan, menerbitkan surat keterangan pindahpindah datang antar kabupatenkota dalam satu propinsi dan pindahpindah datang antar propinsi. 3. Bidang Catatan Sipil Bidang Catatan Sipil dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksankan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan pencatatan sipil penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. Untuk melaksanakan tugas bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kegiatan kerja b. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, mengelola data serta penerbitan Akta Kelahiran, Akta Kematian, Akta Perkawinan, Akta Perceraian, Akta Pengakuan Anak c. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, serta mencatat pengesahan dan pengangkatan anak, perubahan nama Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing d. Melaksanakan pendafataran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, serta mengelola perubahan status kewarganegaraan e. Melaksanakan pendafataran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, serta mencatat pembatalan perkawinan dan perceraian f. Melaksanakan pencatatan peristiwa penting lainnya g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya Bidang Catatan Sipil terdiri dari: a. Seksi Kelahiran dan Kematian; b. Seksi Perkawinan dan Perceraian; c. Seksi Perubahan Data; Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Catatan Sipil. a. Seksi Kelahiran dan Kematian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan, pendaftaran dan memeriksa meneliti berkas pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta kelahiran dan akta kematian bagi Warga Negara Indonesi WNI dan Orang Asing b. Seksi Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan, pendaftaran dan memeriksa dan meneliti berkas pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta perceraian bagi Warga Negaraa Indonesi WNI dan Orang Asing. c. Seksi Perubahan Data mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan data, memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola data dan menerbitkan Akta Pengakuan Anak, pendaftaran dan pencatatan pengesahan dan pengangkatan anak, perubahan nama, perubahan status kewarganegaraan, menerbitkan salinan dan Akta Kutipan II dan seterusnya serta mencatat peristiwa penting lainnya bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. 4. Bidang Data Kependudukan Bidang Data Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Data Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang Pengelolaan Data dan Laporan Penduduk Warga Negara Indonesi WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas Bidang Data Kependudukan mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kegiatan kerja b. Menyimpan dan memelihara akurasi data kependudukan dan catatan sipil dalam data base kependudukan c. Menjaga kerahasiaan data individu masyarakat d. Menyediakan data agregat kependudukan dan catatan sipil sebagai dasar pengolahan data statistik dan laporan data kependudukan e. Menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan administrasi kependudukan dan catatan sipil f. Memeriksa, mengesahkan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelolah dan menyimpan dokumen kependudukan dan catatan sipil g. Menyiapkan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaan penyuluhan Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil Warga Negara Indonesi WNI dan Orang Asing h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya Bidang Data Kependudukan terdiri dari: a. Seksi Data Kependudukan; b. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan; c. Seksi Penyuluhan; Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Data Kependudukan. a. Seksi Data Kependudukan mempunyai tugas menyiapkan dan memlihara akurasi data kependudukan dan catatan sipil dalam data base kependudukan, menjaga kerahasiaan data individu masyarakat, menyediakan data agregat kependudukan dan catatan sipil sebagai dasar pengelolaan data statistik dan laporan data kependudukan, menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan administrasi kependudukan dan catatan sipil. b. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan, pengesahan dokumen berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen Kependudukan dan Catatan Sipil. c. Seksi Penyuluhan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaan penyuluhan Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. 5. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kerja b. Pengolahan data dan menyusun grafik data statistik c. Memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil melalui papan informasi maupun secara lisan. d. Pemeriksaan data dan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan e. Pengendalian, pemantauan, pengawasan dan penyelidikan terhadap penyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil. f. Pengendalian, pemantauan, dan pengawasan mobilitas penduduk dan arus komputer penduduk g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan terdiri dari: a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; b. Seksi Pengendalian Kependudukan; Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Pengendalian Kependudukan. a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pengolahan data dan menyusun grafik data statistik serta memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil melalui papan informasi maupun secara lisan. b. Seksi Pengendalian Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan dan melaksanakan pengendalian, pemantauan, penyelidikan terhadap penyelenggaraan administrasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dan mobilitas penduduk serta arus komputer penduduk. 6. Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan keahlian dan kebutuhan a. Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas terdiri dari sejumlah tenaga,dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam kelompok sesuai dengan keahliannya. b. Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seoarang tenaga fungsional senior c. Jumlah jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, ditentukan berdasarkan kebutuhan daerah d. Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. III.5 Sumber Daya Manusia Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan seluruhnya berjumlah 128 orang yang tersebar di seluruh sub unit organisasi. Berdasarkan golongan, yang paling tinggi jumlahnya adalah Golongan III sejumlah 66 orang atau 51.94, Golongan II sejumlah 57 orang atau 44,18 dan golongan IV sejumlah 5 orang atau 3,88. Tabel 1 Komposisi Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan menurut Golongan No. Pangkat Golongan Jumlah Orang 1. Jumlah Pegawai 128 orang 2. PangkatGolongan: 2.1 Gol I - 2.2 Gol II 57 orang 2.3 Gol III 66 orang 2.4 Gol IV 5 orang 3. Jumlah Pejabat Struktural 21 orang 4. Jumlah Pejabat Fungsional 2 orang Sumber: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Menurut tingkat pendidikan, pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dominan adalah Sarjana S1 sejumlah 66 orang 51,16, Diploma III sejumlah 9 orang 6,98 dan SLTA sejumlah 50 orang 38,76. Sementara Pasca Sarjana S2 sejumlah 4 orang 3,10, sedangkan SLTP dan SD tidak ada. Tabel 2 Komposisi Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan menurut Tingkat Pendidikan Formal No. Jenjang Pendidikan Jumlah Orang 1. SD - 2. SLTP - 3. SLTA 50 orang 4. D III 9 orang 5. S1 66 orang 6. S2 4 orang Jumlah 128 orang Sumber: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Penyelenggaraan urusan kependudukan sangat membutuhkan pengetahuan teknis kependudukan dan catatan sipil. Namun berdasarkan data yang ada dari 128 pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan hanya 10 orang atau 7,75 yang pernah mengikuti kursus teknisfungsional kependudukan dan belum tersedianya Penyidik Pegawai Negeri Sipil PPNS. Hal ini menunjukkan masih relatif rendahnya kompetensi pegawai untuk mendukung penyelenggaraan pembangunan kota di bidang kependudukan pada masa datang. III.6 Sarana dan Prasarana Dalam rangka mendukung penyelenggaraan urusan kependudukan, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dilengkapi oleh peralatan dan perlengkapan kantor termasuk mobilier, sarana dan prasarana pelayanan administrasi kantor dan pelayanan kepada masyarakat antara lain: 1. Tanahgedung yang ditempati oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan adalah milik Kantor Perpustakaan Kota Medan. 2. Kendaraan Dinas a. Kendaraan roda 4, sebanyak 7 tujuh unit. b. Kendaraan roda 2, sebanyak 7 tujuh unit. c. Kendaraan Operasional Pelayanan, sebanyak 4 empat unit. Tabel 3 Sarana dan Prasarana Dinas Kependudukandan Catatan Sipil Kota Medan No. Nama Barang Jumlah Unit Keadaan Ket. Baik Rusak 1. Kursi tunggu 15 Baik - - 2. Stabilizer 23 Baik - - 3. UPS 62 Baik - - 4. Server 1 Baik - - 5. Mesin pompa air ukuran besar 1 Baik - - 6. Kipas angin stainleesstel ukuran besar 6 Baik - - 7. TV LCD 32 inchi + breaked 4 Baik - - 8. Wireless microphone 1 Baik - - 9. Dispenser 2 kran 5 Baik - - 10. Jam dinding ukuran besar 10 Baik - - 11. Pengadaan mesin fotocopy 2 Baik - - 12. Mesin generator genset 21 Baik - - 13. Merja kerja operator 16 Baik - - 14. Kursi kerja eselon 6 Baik - - 15. Kursi kerja staf 17 Baik - - 16. Lemari buku 1 Baik - - 17. Komputer 22 Baik - - 18. Tablet Baik - - 19. Mesin nomor antrian 1 Baik - - Sumber: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Dari data diatas dapat dijelaskan bahwa sarana prasarana Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan bila dibandingkan dengan beban kerja yang diemban sudah cukup memadai walaupun gedung kantor masih menempati gedung kantor perpustakaan, tetapi kendaraan roda 4 empat untuk operasional kepala dinas sudah ada demikian juga dengan kendaraan roda 2 dua cukup memadai untuk kegiatan operasional pegawai khususnya pegawai pencatatan sipil sebanyak 7 tujuh unit.

BAB IV PENYAJIAN DATA