KANTOR MASA DEPAN diktat sistem terdistribusi

12

BAB IV KANTOR MASA DEPAN

PENDAHULUAN Afflin Toffler dalam bukunya yang berjudul the third wave menyebutkan bahwa ada tiga era di dalam dunia ini, pertama era pertanian, kedua era industri dan terakhir adalah era informasi. Era industri dimulai ketika james watt menemukan mesin uap yang pada akhirnya mampu menggerakan mesin-mesin berat yang kemudian merubah seluruh tatanan kapitalis yang ada pada saat itu. Seiring dengan semakin cepatnya perkembangan teknologi, informasi semakin memegang peranan penting dalam perkembangan zaman sehingga dibutuhkan suatu sistem yang menangani perpindahan informasi bukan saja harus akurat tetapi juga harus cepat. Perpindahan informasi yang sangat cepat antar individu menjadi titik dimulainya zaman baru yang dinamakan era informasi, pada era informasi, mobilitas dan aksessibilitas informasi perlu dibarengi dengan infrastruktur-infrastruktur terkait yang berfungsi sebagai penggerak zaman baru ini. Dalam upaya mengantisipasi perkembangan yang sangat cepat di bidang Teknologi Informasi TI. Maka dipandang perlu bagi bangsa Indonesia untuk memiliki sistem jaringan TI yang terpadu dan menyeluruh. Dalam hal ini terpadu artinya mencakup seluruh bidang dan aspek yang ada dalam kehidupan sehari-hari, menyeluruh berarti sistem jaringan TI ini dapat diakses oleh setiap orang tanpa terkecuali, demi menjamin hak asasi setiap warga Indonesia, khususnya untuk mendapatkan informasi yang sebebas-bebasnya secara adil dan merata. Seperti telah dikemukan di atas kita telah mengindentifikasi bahwa revolusi TI telah membawa perubahan dalam berbagai aspek kehidupan dan banyak orang percaya hal ini akan menjadi suatu periode sejarah yang penting dibandingkan dengan revolusi industri, dengan tidak menganggap remeh dampak-dampak negatif yang diakibatkannya. PERKEMBANGAN INTERNET Di luar negeri IT dan internet sudah masukk ke dalam kehidupan sehari-hari, salah satu implikasinya adalah dalam dunia pendidikan, dunia bisnis dan pemerintahan. Seperti kita ketahui bahwa dunia pendidikan dan IT sangatlah sejalan dan tak bisa saling lepas. Pada awalnya dunia internet tumbuh di lingkungan akademis NSFNET , hal ini juga terjadi di indonesia, internet di negara kita mulai tumbuh dilingkungan akademis seperti UI dan ITB , meskipun pada akhirnya mulai merambat ke dunia bisnis. Adanya Internet membuka sumber informasi yang tadinya susah diakses. Akses terhadap sumber informasi bukan menjadi masalah lagi. Perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang mahal harganya. Berapa banyak perpustakaan di Indonesia, dan bagaimana kualitasnya ? Adanya Internet memungkinkan seseorang di Indonesia untuk mengakses perpustakaan di seluruh dunia. Mekanisme akses perpustakaan dapat dilakukan dengan menggunakan program khusus biasanya menggunakan standar Z39.50, seperti WAIS , aplikasi telnet seperti pada aplikasi hytelnet atau melalui web browser Netscape dan Internet Explorer . Sudah banyak cerita tentang pertolongan Internet dalam penelitian, tugas akhir. Tukar menukar informasi atau tanya jawab dengan pakar dapat dilakukan melalui Internet. Tanpa adanya Internet banyak tugas akhir dan thesis yang mungkin membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk diselesaikan. TANTANGAN PENGEMBANGAN IT Inisiatif-inisiatif ini harus kita dukung guna bisa mencapai dunia IT yang lebih maju, Untuk bisa merealisasikannya kita harus memperhatikan beberapa point-point berikut : 1. Teknologi informasi baru dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh SDM yang berpendidikan. Jangan terlalu berharap pemanfaatan maksimal teknologi informasi oleh SDM yang hanya lulusan SMA sederajat. Kunci keberhasilan terletak pada jumlah masa orang yang berpendidikan S1 ke atas yang terekspose teknologi informasi. 2. Saat ini jumlah pengguna Internet seluruh Indonesia sangat sedikit hanya dalam orde puluhan ribu orang. Untuk meningkatkan jumlah secara drastis hanya mungkin jika pembinaan dilakukan sejak dini di bangku kuliah sekolah. Untuk itu isu jaringan komputer untuk pendidikan menjadi penting sekali, tetapi kita mesti bersyukur karena sudah ada iklan internet masuk desa, walaupun itu baru sebatas wacana. 3. Distance learning merupakan kunci pemerataan pengetahuan mengingat resource yang ada di Indonesia sangat terbatas sangat terkonsentrasi di pulau jawa. 4. Perlu perubahan regulasi konsep di dunia pendidikan yang memudahkan terjadinya transfer kredit antar perguruan tinggi lembaga pendidikan. 5. Internet merupakan teknologi yang paling murah yang dapat di implementasikan untuk menunjang distance learning pemerataan pendidikan. Internet memungkinkan beberapa komputer dalam cluster sharing satu saluran komunikasi . Bayangkan jika satu sekolah universitas hanya mencharge mahasiswa-nya Rp. 500-1000 mahasiswa bulan untuk akses Internet selama 24 jam satu bulan. Sebuah angka yang sangat mugkin di jangkau oleh para mahasiswa di seluruh Indonesia. 13 6. Kunci keberhasilan Internet bagi dunia pendidikan adalah perubahan regulasi di Depparpostel dalam hal:  Pembebasan ijin penyelenggaraan servis Internet bagi dunia pendidikan yang memungkinkan antar perguruan tinggi saling tolong menolong.  Pembebasan ijin frekuensi untuk pendidikan pemberian alokasi frekuensi untuk pendidikan. 7. Perubahan paradigma di dunia pendidikan, dari teaching-based menjadi lebih mengarah ke learning-based. Fungsi guru dosen berubah dari pengajar menjadi tutor. 8. Lebih banyak terjadi kerjasama network konsorsium dari berbagai organisasi untuk mencapai tujuan bersama yang secara konsensus bukan voting di sepakati bersama. 9. Perubahan konsep paradigma di sarana telekomunikasi:  Terminal yang digunakan oleh pelanggan semakin pandai.  Dimungkinkan effisiensi penggunakan sebuah kabel sarana telekomunikasi jarak jauh, dengan cara Time Division Multiple Access TDMA secara bersama dari satu LAN.  Harga perangkat microwave yang semakin murah teknologi Code Division Multiple Access CDMA yang memungkinkan untuk tidak mengganggu sekitarnya,  Regulasi harus di ubah untuk memudahkan masyarakat secara swadaya berpartisipasi dalam membangun sarana telekomunikasinya. Regulasi yang ada saat ini sangat dominan pada monopoli telekomunikasi PT. Telkom PT. Indosat yang sekarang sudah bukan penuh milik negara tapi sudah swasta . 10. Perubahan paradigma yang terjadi di dunia ekonomi terutama dalam hal pemotongan jaringan distribusi dengan adanya teknologi informasi yang mendekatkan produsen ke konsumen. Produsen bahkan dapat bertindak lebih aktif dalam mendekatkan dirinya ke konsumen. 11. Konsekuensi logis yang terjadi, kekuatan ekonomi berada pada rakyat kecil yang memproduksi barang bukan pada para distributor sales. 12. Jaringan komputer antar koperasi di pedesaan akan menjadi strategis artinya jika kita ingin membangun wilayah pedesaan. Koperasi dapat merupakan komponen ekonomi strategis dalam pembangunan ekonomi pedesaan masyarakat. Saluran telekomunikasi di pedesaan mulai dari radio, walkie talkie, intercom dapat digunakan untuk pembangunan jaringan komputer pedesaan ini. 13. Pembangunan jaringan komputer antar koperasi dapat dilakukan secara self-finansing self- sustaining karena koperasi itu sendiri adalah lembaga finansial. Berbeda jika kita memaksakan jaringan komputer pedesaan yang terkait ke lembaga pemerintahan misalnya camat kepala desa yang bukan lembaga finansial akan sulit untuk menjamin sustainability sistem yang dikembangkan . 14. Keberadaan teknologi informasi di pedesaan akan menarik bagi para pengambil keputusan untuk pengembangan wilayah. Informasi dari bawah yang meliputi:  Informasi pasar komoditi  Alokasi dana dimasyarakat.  Resource yang ada di masyarakat daerah.  Mobilisasi sumberdaya lokal yang dipertemukan dengan sumberdaya luar yang terkendalikan dari bawah.  Dari bawah terorganisasikan untuk mengadakan collective bargaining, ditunjang oleh informasi yang meyakinkan dengan kekuatan moneter yang ter-audit dengan baik. Setelah dapat merealisasikannya akan muncul suatu perubahan kultur pada bangsa kita, hal ini sudah terjadi di luar negri terutama negara-negara maju seperti amerika, jerman, dan jepang. Menurut Marsudi W. Kisworo ada tujuh perubahan pada masyarakat yang terjadi akibat perubahan teknologi informasi yaitu : 1. Bertambahnya penetrasi teknologi informasi dalam masyarakat. Penetrasi ini akan semakin memasyarakatkan teknologi informasi sedemikian rupa sehingga teknologi informasi akan menjadi komoditi yang dibutuhkan oleh semua orang. Ini berbeda dengan kondisi sekarang dimana teknologi informasi masih berada pada tempat-tempat khusus dan dalam penguasaan staf-staf yang terdidik tertentu. Di era 2000-an semua lapisan masyarakat akan berinteraksi langsung dengan teknologi informasi dan teknologi informasi akan menjadi sesuatu yang sedemikian mudahnya diakses oleh masyarakat umum seperti halnya listrik, air minum, dan telepon. 2. Konvergensi antara komputer dan komunikasi. Kemampuan komputer akan menjadi suatu hal yang penting dalam komunikasi, dan komunikasi akan menjadi hal yang vital bagi komputer. Interaksi yang erat ini akan menyerupai interaksi antara bahasa dan tulisan pada beberapa abad yang lalu, yang sedemikian eratnya sehingga satu dengan yang lain saling membutuhkan dan bahkan akhirnya seolah-olah menyatu tak terpisahkan. Di kantor-kantor masa depan kita tidak akan melihat lagi adanya pemisahan antara komputer, mesin tulis, pesawat telepon, mesin foto kopi, dan mesin fax. 3. Makin tingginya tingkat otomasi kerja. Otomasi disini diartikan sebagai penggunaan mesin untuk pekerjaan yang sebelumnya dilakukan oleh manusia. Teknologi informasi akan mengotomasikan analisis kimia, diagnosa penyakit, pembukuan, manajemen waktu, pekerjaan kesekretariatan, pabrik-pabrik, dan bahkan mengotomasikan proses belajar maupun pekerjaan-pekerjaan yang saat ini dilakukan oleh manusia secara manual. 4. Pengaruh teknologi informasi terhadap bentuk organisasi dan manajemen akan sangat kuat. Organisasi tradisional yang disusun secara hirarkis dengan membagi-bagi fungsi secara vertikal dan tanggung jawab secara horisontal. Model ini akan menyebabkan interaksi dan komunikasi terjadi hanya pada bidang sempit di dalam suatu bagian. Manajer-manajer memonitor arus 14 informasi untuk mengendalikan otoritasnya maupun untuk mengendalikan citra bagian tersebut di dalam keseluruhan organisasi. Teknologi informasi akan memungkinkan pengempisan organisasi sehingga hanya memiliki sedikit jumlah lapisan dan memperpendek rantai birokrasi. 5. Makin cepatnya detak perubahan sosial. Teknologi informasi yang dapat diakses secara mudah dan menjadi komoditi akan memberikan arus informas yang sangat cepat dan besar. Hal ini akan memacu kecepatan perubahan sosial sehingga masyarakat menjadi lebih dinamis dan lentur. Kemudahan akses informasi ini menuntut efisiensi kerja dari organisasi-organisasi serta menumbuhkan transparansi dalam masyarakat. 6. Memacu dan memfasilitasi kompetisi global. Kemajuan-kemajuan teknologi informasi akan membawa ke konektivitas global yang menghilangkan batas-batas geografis ruang dan waktu. Teknologi informasi di era 2000an memungkinkan hubungan bisnis dilakukan secara elektronis. Bahkan dalam beberapa bidang tertentu, misalnya perbankan, sistem Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication SWIFT melakukan kliring transaksi internasional antar bank yang dalam satu minggu saja nilainya menyamai nilai perdagangan suatu negara besar. 7. Memasyarakatnya standar-standar global. Penggunaan teknologi informasi modern mengharuskan diberlakukannya standar-standar yang bersifat universal, baik standar tata cara kerja, standar format organisasi, maupun standar-standar perilaku masyarakat. Berikutnya adalah bergesernya data menjadi pengetahuan. Pada era tradisional, fondasi utama dari informasi adalah data, yaitu kumpulan fakta yang tidak memiliki asosiativitas. Pada era 2000an, dimana jumlah informasi sudah sedemikian besarnya, maka konsep data ini tidak sesuai lagi dan akan digantikan dengan pengetahuan, yaitu informasi dengan asosiativitas ganda, dengan demikian teknologi informasi tidak lagi teknologi pengolah data, tetapi teknologi pengolah pengetahuan. Pemanfaatan dan dampak-dampak dari teknologi informasi memang telah di ulas di atas, sejumlah negara memang berhasil meningkatkan ekonominya, namun apabila kita lebih teliti melihatnya, masih banyak negara-negara yang kurang berhasil memanfatakannya. Dari kenyataan ini memperlihatkan bahwa pemanfaatan teknologi teIah memperlebar jarak antara negara kaya dan msikin, walaupun Sekarang sudah ada internet dan alat komunikasi lainnya yang menunjang perpindahan informasi secara cepat, namun masih belum bisa mencapai hasil yang memuaskan. PERUBAHAN MANAJEMEN KANTOR Lebih dari setengah pekerjaan di negara maju adalah di kantor, dan kantor masa depan akan berubah pekerjaannya, peralatan diadakan untuk otomatisasi pekerjaan kantor secara besar – besaran. Kantor masa depan ini akan menjadi salah satu tempat penghasilan terbesar bagi industri komputer, dan juga akan mengakibatkan penurunan tenaga kerja secara besar – besaran serta mengambil alih kegiatan manajemen dimana – mana. Dengan adanya jaringan dan peralatan elektronik-mail dan otomatisasi kantor menjadi bagian yang sangat dibutuhkan pada top data processing manajemen. Dalam beberapa perusahaan otomatisasi kantor dikoordinir secara terpusat, sedangkan manajer lokal lainnya memuat keputusan sendiri. Dalam hal ini muncul masalah penting dalam pengolahan data terdistribusi, apa yang menjadi tanggung jawab manajemen dan perancangan pusat, dan apa yang harus didesentralisasikan ?. Teknologi otomatisasi kantor sering diartikan sebagai peningkatan produktivitas sekretaris dan manajer administratif saja. Sesungguhnya lebih dari pada itu, para profesional dan eksekutif di bayar lebih mahal dari pada personal administrasi, dan pengaruh mereka lebih besa di dalam organisasi. Dengan meningkatkan produktivitas para profesional dan manajer akan lebih banyak hasil yang diperoleh dari pada meningkatkan produktivitas personal administrasi.Mereka membutuhkan berbagai macam informasi dan sumber daya komputer, terminal mereka digunakan untuk mail atau komunikasi dan juga untuk akses database, penggunaan peralatan yang dikomputerisasikan dan sebagainya. Mereka juga akan saling berkomunikasi lewat telephone untuk membicarakan informasi yang tampil pada layar terminal mereka. Layar yang digunakan oleh mereka sama dengan yang digunakan oleh fungsi administrasi. Jadi pengolahan data, jaringan data dan kantor masa depan cenderung untuk bersatu. KOMUNIKASI VIDEO Beberapa perusahaan menggunakan teleconferencing yang menggunakan saluran televisi untuk komunikasi, teleconferencing ini belum banyak digunakan karena sangat mahal biayanya. Sekarang ini situasinya berubah karena : 1. Saluran televisi menyediakan satelit komunikasi baru yang lebih murah harganya. 2. Bandwithnya televisi melalui satelit tidak perlu dialokasi setiap saat, sehingga dapat digunakan satu video call dan kemudian dialihkan ke pelanggan lainnya. 3. Studio televisi atau ruang pertemuan yang mahal tidak perlu, cukup dengan kamera, monitor dan lampu terang. 4. Biaya lain seperti biaya perjalanan bertambah dengan naiknya harga bahan bakar mendukung komunikasi antar personel yang jaraknya berjauhan . Komunikasi dengan menggunakan video lebih mahal dari pada menggunakan telepon, namun jika kedua pihak dapat memodifikasi tampilan dilayar masing – masing dan saling melihat modifikasinya, pembicaraan menjadi lebih fleksibel ini dapat dilakukan dengan menggunakan televisi. 15 TELECONFERENCING Yaitu hubungan telekomunikasi antar lebih dari dua orang, dapat berupa conference call yang menghubungkan tiga lokasi atau lebih, dapat juga berupa hubungan point ke point dengan beberapa orang berkomunikasi di dalamnya. Untuk hubungan point ke point dalam pertemuan dapat menggunakan speakerphone sehigga banyak orang yang dapat mendegar dan di dengar. Untuk conference call dapat menggunakan PBX Private Branch Exchange yang dikomputerisasi PAPERLESS OFFICE Istilah ini digunakan untuk kantor yang eksekutifnya bekerja tanpa setumpuk kertas, komputer mengatur antrian kerja sang eksekutif, pekerjaan dapat diatur dalam urutan prioritas atau dalam kelas aktivitas yang berbeda. Sesuatu yang sedang dikerjakan dapat saja dikirim ke sekretaris, ke pengolahan kantor pusat, ke antrian kerja bawahnya ataupun ke individu lainnya untuk dikerjakan. Pekerjaan eksekutif cenderung diinterupsi dan cepat berganti dari satu topik ke topik lainnya. Fasilitas elektronik harus mendukung aktivitas pengaksesan yang random seperti ini. Demikian juga misalnya bila mana ia ingin menampilkan berbagai tipe informasi, dokumen, catatan pinjaman, jadual produksi, catatan status pekerjaan, informasi bisnis atau apa saja informasi yang diperlukan. Informasi seperti ini diambil dari komputer – komputer yang berbeda dan cara menampilkannya juga haruslah semudah mungkin. Elektronik mail digunakan untuk penyimpanan dan transmisi, internal mail biasanya dikirim secara elektronis, hanya eksternal mail yang mungkin perlu dicetak dikertas terlebih dahulu. Eksekutif juga menyimpan catatan harianya secara elektronis. Sekretaris dapat melihat dan mengupdatenya. Banyak manajer yang ingin mempunyai catatan harian yang otomatis namun tidak memikirkan biayanya. Biaya ini sesuai bilamana terminal komputer dikantornya juga digunakan untuk banyak hal lainnya, seperti pengolahan data dan information retrieval, bukan hanya untuk pengolahan kata atau mail saja. Istilah paperless society menyatatak suatu era dimana masyarakat menggunakan informasi secara elektronis sebagai pengganti kertas, mail dan tagihan secara elektronis. Adanya interkomunikasi antar paperless office . berita disiarkan melalui televisi, display alfanumerik yang sudah diseleksi untuk rumah – rumah dan berkas berita yang besar sekali yang dapat diakses secara interaktif. Namun istilah ini hanya dibesar – besarkan, memang media elektronis semakin berkembang, namun tidak mungkin menggantikan buku, koran, majalah maupun surat personal seluruhnya. Masyarakat membutuhkan berbagai jenis media dan kebebasan memilih media mana yang terbaik baginya. Jadi completely paperless office juga tidak mungkin, karena tujuan sebenarnya adalah untuk meningkatkan produktivitas, khususnya bagi eksekutif dan profesional. Kebanyakan bagi mereka juga masih perlu membawa kertas kerjanya untuk dibawah pulang ke rumah, sehingga mereka dapata mengerjakannya dengan santai, TUJUAN EKSEKUTIF PAPERLESS OFFICE Ada tiga tujuan utama dalam merancang kantor elektronik bagi eksekutif atau profesional yaitu : 1. Waktu yang digunakan untuk paperwork lebih sedikit. 2. Kemampuan pengambilan keputusan lebih ditingkatkan 3. Komunikasi dengan personel lebih ditingkatkan Hanya yang pertama yang dapat diukur secara tangible, tujuannya adalah untuk memberi waktu lebih banyak dalam berkomunikasi dan membuat keputusan. Yang kedua dan ketiga merupakan hal yang terpenting bagi eksekutif yang lebih tinggi, secara numerik jumlah waktu yang digunakan manajer untuk paperwork nya dapat diukur, namun bagaimana manajer menghabiskan waktunya sulit diukur karena mereka selalu berpindah dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya dan seringkali hanya dalam waktu singkat untuk satu aktivitas. RUANG INFORMASI Ruang informasi digunakan untuk memberikan informasi bagi keperluan manajemen dengan cepat, staff ahli informasi ditempatkan diruangan ini, mereka mempunyai kemampuan menempatkan dan mengolah informasi jika perlu. Pengetahuan mereka berhubungan dengan database dan programnya, bank data eksternal dan sumber lainnya. Ada terminal yang dapat mengakses berbagai sistem komputer. Ruang informasi dapat berseberangan dengan perpustakaan. Eksekutif menanyakan informasi melalui telepon, staff di ruang informasi memberi informasi yang diperlukan seperti melakukan riset, membuat grafik, mengirim pesan, atau menulis program. Hubungan ruang informasi dengan kantor – kantor yang membutuhkan dapat berupa telepon, faksimili, terminal komputer, video atau televisi. Jadi spesialis informasi merupakan interface antara yang membutuhkan informasi dengan sumber informasi. RUANG PENGOPERASIAN Ruang pengoperasian dapat dirancang untuk hal – hal yang berubah secara aktif, sejumlah besar data yang tersedia dalam satu tempat yang membuat keputusan pengontrolan, seperti mengontrol kegiatan suatu pabrik atau mengontrol perawatan, dapat menggunakan jaringan dan fasilitas elektronik yang digunakan untuk aplikasi kantor masa depan. 16 STRUKTUR UMUM Meskipun sumber daya yang digunakan pada tiap organisasi akan berbeda – beda, alat elektronik yang dipakai mempunyai kesamaan, seperti terminal, screen, komputer mini, televisi, jaringan data dan sebagainya. Seperti halnya kantor digital secara umum, manajemen harus mempunyai standar perusahaan untuk infrastruktur peralatan dan menyediakan kemampuan jaringan untuk menghubungkan berbagai mesin, kemudian manajemen lokal bertanggung jawab untuk fasilitas yang ada dan penggunaannya. 17 BAB V KONSEP DASAR PEMROSESAN TERDISTRIBUSI  Pendahuluan  Definisi  Tantangan pengembangan sistem informasi  Distributive processsing  Non integrated distribution  Distributed intelligence vs distributive processing  Horizontal vs vertikal distribution  Homegenous vs heterogenous systems  Combination  Distribusi data  Processing, data control  Hexagon diagram 18

BAB V KONSEP DASAR PEMROSESAN TERDISTRIBUSI