Pengelolaan Informasi Perpustakaan Menggunakan Software E-Library Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta BAB 0
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN
MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh
Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh
Sidiq Tri Nugroho
D 1811084
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit
to user
2014
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
Tugas Akhir berjudul:
PENGELOLAAN
INFORMASI
PERPUSTAKAAN
MENGGUNAKAN
SOFTWARE
E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
Karya :
Nama
: Sidiq Tri Nugroho
NIM
: D1811084
Konsentrasi
: Perpustakaan
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan
Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari
: Senin
Tanggal
: 19 Mei 2014
Surakarta, 19 Mei 2014
Pembimbing
Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.
commit to user
ii
NIP.19530812 198003 1 005
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan
dibawah ini,
NAMA
: Sidiq Tri Nugroho
NIM
: D1811084
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL
: PENGELOLAAN
INFORMASI
MENGGUNAKAN
PERPUSTAKAAN
SOFTWARE
UNIVERSITAS
PERPUSTAKAAN
E-LIBRARY
DI
MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
PEMBIMBING
: Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.
TANGGAL DIUJI : 28 Mei 2014
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri tanpa mencantumkan sumber, saya bersedia menerima sanksi sesuai
peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah
saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 28 Mei 2014
Sidiq Tri Nugroho
commit to user
iii
NIM. D1811084
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang
bertanda tangan dibawah ini :
NAMA
: Sidiq Tri Nugroho
NIM
: D1811084
Program Studi
: Perpustakaan
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya
: Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (NonExlusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
PENGELOLAAN
INFORMASI
PERPUSTAKAAN
MENGGUNAKAN
SOFTWARE
E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk,
mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta
mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai
penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai
pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa
paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di
: Surakarta
Pada Tanggal : 28 Mei 2014
Yang membuat pernyataan
Sidiq Tri Nugroho
commit to user
iv
NIM. D1811084
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
Telah diuji dan disahkan oleh Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Pada hari
: Rabu
Tanggal
: 28 Mei 2014
Dewan Penguji :
Penguji I
Penguji II
Drs. Kandiawan
Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.
NIP.19610413 199003 1 002
NIP.19530812 198003 1 005
Mengetahui :
Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Prof. Drs. Pawito, Ph.D
NIP. 19540805 198503 1 002
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
Inna Ma'a Al'usri Yusraan, Sesungguhnya Sesudah
Kesulitan Itu Ada Kemudahan
(QS. Al Insyirahayat 6)
Seribu Kilometer Yang Ingin Dituju Diawali Dari
Langkah Pertama Dan Keberanian Untuk Memulai
(Pepatah Cina ~ Confusius)
Jadilah Kamu Manusia Yang Pada Kelahiranmu Semua
Orang Tertawa Bahagia, Tetapi Hanya Kamu Sendiri Yang
Menangis; Dan Pada Kematianmu Semua Orang Menangis
Sedih, Tetapi Hanya Kamu Sendiri Yang Tersenyum
(Mahatma Gandhi)
Jangan Tidur Sebelum Membaca, Jangan Mati Sebelum
Menulis
(Lasa HS.)
Hidupilah Kehidupan Di Dunia Sekarang Untuk Bekal Di
Kehidupan Akhirat Nanti.
commit
to user
(Penulis)
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Tulisan ini ku persembahkan untuk :
Allah SWT yang telah memberikan nikmat Iman serta Islam yang
karenanya hingga saat ini penulis masih diberikan keteguhan hati untuk
senantiasa beribadah kepada Nya.
Kedua orang tua Saya, Bapak Agus Sukatmo dan Ibu Siti Rahayuningsih
yang telah merawat, dan memberikan pelajaran yang sangat berarti untuk
bisa menjalani kehidupan ini.
Kakak-kakakku yang senantiasa memberikan dukungan motivasi, Mas
Gatot Ari Wibowo dan Mbak Andriyani Mutmainah.
Adik ku tersayang, Fatonah Nurhidayah yang selalu mengisi hari-hariku
dengan canda dan tawa sehingga hilanglah perasaan berat dalam
mengerjakan tugas akhir ini.
Teman-teman kuliah kelas B yang tanpa kalian tidak mungkin saya bisa
mendapatkan pencapaian sejauh ini.
Teman-teman kuliah kelas A juga yang tanpa terkecuali.
Para sahabat yang paling ku sayangi dan saya banggakan Ajik, Rifa’i,
Galih, Puri, Putri, Agung, Asmoro dan yang lainnya.
Teman-teman Part Time UPT Perpustakaan Pusat UNS, Zain, Sigit,
Nanda, Agung, Ajik, Aprilia, Anindya, Yohana, Danik, Eka, Desti, Puri,
Destin, dan Putri, Hermita, Kalianlah yang membawa keceriaan di
sebagian hari-hari ku.
Keluarga besar UPT Perpustakaan Pusat UNS tanpa terkecuali.
Almamater kebanggaanku.
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Sidiq Tri Nugroho, 2014. D1811048. “PENGELOLAAN INFORMASI
PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”,
Tugas Akhir, Jurusan D3 Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui langkah-langkah
proses kerja, kelebihan, kendala, dan cara menangani kendala dalam proses
pengelolaan informasi dengan menerapankan software manajemen informasi
perpustakaan E-library.
Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta dengan menggunakan empat metode penelitian yakni
metode observasi, metode interview, metode pertisipasi, dan metode studi
pustaka.
Hasil observasi menunjukan cara pengelolaan informasi perpustakaan
dengan menggunakan software E-library menggunakan beberapa fitur layanan
pada menu utama yang terdapat di software E-library seperti fitur menu
penginputan data bibliografi, fitur menu sirkulasi, fitur menu pembuatan kartu
anggota, dan fitur menu pembuatan rekap laporan. Penerapan software E-library
memiliki beberapa kendala dalam proses pengelolaan informasi perpustakaan.
Adapun saran yang penulis sampaikan untuk meningkatkan kinerja di
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, diantaranya: 1)
Seharusnya koleksi referensi dipisah dengan koleksi umum, 2) Sebaiknya lebih
memperhatikan dan meingkatkan keamanan bagi mahasiswa yang mengambil
kunci loker, 3) Staff diharapkan sering mengikuti seminar-seminar ataupun
pelatihan yang ada hubungannya dengan ilmu perpustakaan, 4) Layanan
Muhammadiyah Corner hendaknya lebih dimaksimalkan dalam pengaturan dan
promosinya, 5) Untuk mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, sebaiknya
perlu diadakan usulan penggunaan jenset sebagai pengganti listrik, karena semua
kegiatan perpustakaan berhubungan dengan peralatan elektronik yang syarat akan
penggunaan listrik.
Kata Kunci : E-library, informasi perpustakaan, sistem informasi, otomasi.
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Sidiq Tri Nugroho, 2014. D1811048. “PENGELOLAAN INFORMASI
PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”,
Tugas Akhir, Jurusan D3 Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
The purpose of this paper is to explain all about information management
process, such as step-by-step explanation of the working processes, excess,
problem, and the solution in the library information management while used
library information management software called E-library.
The research process of this paper is take place on University of
Muhammadiyah Yogyakarta with apllying four research methods, which is
observation research method, interview research method, participation research
method, and literature trace method.
The result of the observation research method indicate that they manage
their library information used some kind of software called E-library that include
many information management feature within it, such as bibliographic data
management, library circulation management, member card production, and make
overall report of the library information. The application of the software named Elibrary into library information management system still have some problem in
the implementation.
The author of this paper has some recommendation for the library of
University of muhammadiyah yogyakarta to improve their performance, which is:
1). They should separate between general literature collection with the reference
literature collection to avoid major confused and dificulties while search for
certain collection, 2). They should increase the security on the user who borrow
their locker key for bag storage purpose to avoid lose, 3). They should increase
their staff ability with give them some training about library science, 4). They
should increase the frequency of the promotion and management with their
Muhammadiyah corner, so it can be more known by user, 5). To anticipate for
being ellectricity down, they should use some alternative beside regular
ellectricity source provided by PLN because all of their activity refer to the
electronic peripheral.
Keyword : E-library, library information, information system, automation.
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkah
dan anugerah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan semestinya,
sehingga selesai pada waktu yang telah ditentukan.
Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk
menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Menyadari
bahwa penulisan ini tidak lepas dari dorongan semangat dan support dari berbagai
pihak, Maka dari itu atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis
mengucap terima kasih kepada :
Saya sadar bahwa dalam pembuatan makalah ini bisa selesai sesuai dengan
harapan tidak lepas dari dorongan semangat dan support dari berbagai pihak
antara
lain :
1. Allah SWT yang selalu memberikan petunjuk dalam menyelesaikan
Tugas Akhir.
2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
4. Bapak Drs. Sujini, S.Sos, M.Si selaku pembimbing dalam penulisan
Tugas Akhir.
5. Bapak Drs. Kandiawan, selaku penguji Tugas Akhir.
6. Bapak Drs. Widodo.M.Soc.Sc, selaku pembimbing akademik.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
8. Bapak Drs. Lasa HS., M.Si., selaku Kepala Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta
memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan
Kuliah
Kerja
PUSDOKINFO
di
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
9. Seluruh Staff Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu.
Tiada gading yang tak retak, penulis sadar bahwa dalam penulisan Tugas
Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, maka dari itu penulis sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Semoga tulisan ini dapat
memberikan manfaat yang besar bagi para pembaca, dan bermanfaat pula untuk
perkembangan ilmu pengetahuan di dunia perpustakaan.
Surakarta, 22 Mei 2014
Penulis
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ...................................................................... ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .......................................... iii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .................... iv
HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... v
MOTTO ........................................................................................................ vi
PERSEMBAHAN ......................................................................................... vii
ABSTRAK .................................................................................................... viii
KATA PENGANTAR .................................................................................. x
DAFTAR ISI ................................................................................................. xii
DAFTAR BAGAN ....................................................................................... xv
DAFTAR TABEL ......................................................................................... xvi
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xvii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ......................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................... 4
C. Tujuan ...................................................................................... 4
D. Lokasi KKP .............................................................................. 5
E. Metode Pengumpulan Data ...................................................... 5
F. Sistematika Penulisan .............................................................. 7
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
BAB II
digilib.uns.ac.id
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan .......................................................... 10
B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................. 12
C. Otomasi Perpustakaan .............................................................. 15
1. Unsur Otomasi Perpustakaan ............................................ 17
D. Informasi .................................................................................. 20
E. Teknologi Informasi ................................................................ 22
F. Pengertian E-library ................................................................ 24
BAB III GAMBARAN UMUM
A. Sejarah Perpustakaan UMY ..................................................... 28
B. Kedudukan, Tujuan, Dan Fingsi .............................................. 29
C. Visi dan Misi Perpustakaan ..................................................... 30
D. Struktur Organisasi .................................................................. 30
E. Sumber Daya Manusia ............................................................. 33
F. Gedung Atau Ruang ................................................................. 36
G. Koleksi ..................................................................................... 37
H. Pengguna Perpustakaan ........................................................... 41
I. Sarana dan Prasarana ............................................................... 42
J. Sumber Dana ............................................................................ 44
K. Sistem Dan Macam Layanan .................................................... 45
L. Peraturan Dan Tata Tertib ........................................................ 49
M. Sanksi-Sanksi ........................................................................... 50
N.Waktu Pelayanan ...................................................................... 50
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
1. Proses pengelolaan informasi di Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta..................................................... 51
a. Memasang Software E-library kedalam Komputer .......... 52
b. Langkah-Langkah Mengaktifkan Software E-library ....... 54
c. Proses Input Data Informasi Bibliografi Buku .................. 58
d. Proses Sirkulasi Perpustakaan UMY ................................. 63
e. Proses Kerja Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan ..... 74
f. Proses Kerja Pembuatan Rekap Laporan ........................... 74
2. Pemanfaatan Software E-library ............................................... 78
3. Kelebihan Dari Software E-library .......................................... 81
a. Dilihat Dari Segi Bentuk Software ..................................... 81
b. Dilihat Dari Segi Penggunaan ............................................ 82
c. Dilihat Dari Segi Pengelolaan Dan Pemutakhiran.............. 83
d. Dilihat Dari Segi Keamanan ............................................... 84
4. Hambatan-Hambatan Dan Cara Mengatasi .............................. 86
a. Hambatan Yang Dihadapi................................................... 86
b. Cara Mengatasi ................................................................... 89
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan .............................................................................. 92
B. Saran ........................................................................................ 93
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 95
LAMPIRAN................................................................................................... 96
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Halaman
BAB III
Bagan3.1. Struktur Organisasi Makro Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta ..................................................... 31
Bagan3.2. Struktur Organisasi Mikro Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta ..................................................... 31
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Halaman
BAB III
Tabel 3.1 Data Personalia Perpustakaan UMY Tahun 2013 ..................... 35
Tabel 3.2 Data Rekapitulasi Koleksi Perpustakaan UMY ........................ 40
Tabel 3.3 Data Fasilitas Di Perpustakaan UMY ....................................... 42
Tabel 3.4 Daftar Informasi Peminjam Perpustakaan UMY....................... 50
Tabel 3.5 Waktu Pelayanan Perpustakaan UMY ..................................... 51
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Halaman
BAB IV
Gambar 4.1 Kelengkapan Software E-library ........................................... 52
Gambar 4.2 Software E-library Gagal Melakukan Koneksi Ke Server ... 55
Gambar 4.3 Pemilihan Shortcut Software E-library.................................. 56
Gambar 4.4 Tampilan Awal Software E-library ...................................... 57
Gambar 4.5 Tampilan Login E-library ..................................................... 57
Gambar 4.6 Sub-Menu Bibliografi Software E-library ............................ 59
Gambar 4.7 Menu “Baru” Untuk Menambahkan Data Bibliografi .......... 60
Gambar 4.8 Form Pengisian Data Bibliografi Buku ................................ 60
Gambar 4.9 Pemilihan Jenis Koleksi Bahan Pustaka ............................... 61
Gambar 4.10 Pemberian Label Buku ........................................................ 62
Gambar 4.11 File Cetak Barcode Dan Call Number ................................ 63
Gambar 4.12 Pilihan Menu Sirkulasi Software E-library ........................ 65
Gambar 4.13 Form Menu Pengembalian .................................................. 66
Gambar 4.14 Fitur Menu Who Borrow ..................................................... 66
Gambar 4.15 Setup Sirkulasi .................................................................... 67
Gambar 4.16 Otomasi Sirkulasi ................................................................ 68
Gambar 4.17 Form Pengisian Barcode ..................................................... 70
Gambar 4.18 Mengakhiri Proses Transaksi Sirkulasi .............................. 71
Gambar 4.19 Menu Daftar Anggota ......................................................... 72
commit
to user
Gambar 4.20 Daftar Mahasiswa
...............................................................
73
xvii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.21 Print Anggota ...................................................................... 74
Gambar 4.22 Menu Pembuatan Rekap Laporan ....................................... 75
Gambar 4.23 Jenis Laporan Data Terperinci ............................................ 76
Gambar 4.24 Jenis Laporan Berbentuk Rekap ......................................... 76
Gambar 4.25 Indikator Ekspor Berhasil ................................................... 77
Gambar 4.26 Laporan Berformat Ms. Excel ............................................ 78
Gambar 4.27 Koneksi Internet Terputus .................................................. 87
Gambar 4.28 Sistem Sirkulasi Error ......................................................... 88
commit to user
xviii
digilib.uns.ac.id
PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN
MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh
Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh
Sidiq Tri Nugroho
D 1811084
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit
to user
2014
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
Tugas Akhir berjudul:
PENGELOLAAN
INFORMASI
PERPUSTAKAAN
MENGGUNAKAN
SOFTWARE
E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
Karya :
Nama
: Sidiq Tri Nugroho
NIM
: D1811084
Konsentrasi
: Perpustakaan
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan
Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari
: Senin
Tanggal
: 19 Mei 2014
Surakarta, 19 Mei 2014
Pembimbing
Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.
commit to user
ii
NIP.19530812 198003 1 005
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan
dibawah ini,
NAMA
: Sidiq Tri Nugroho
NIM
: D1811084
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL
: PENGELOLAAN
INFORMASI
MENGGUNAKAN
PERPUSTAKAAN
SOFTWARE
UNIVERSITAS
PERPUSTAKAAN
E-LIBRARY
DI
MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
PEMBIMBING
: Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.
TANGGAL DIUJI : 28 Mei 2014
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri tanpa mencantumkan sumber, saya bersedia menerima sanksi sesuai
peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah
saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 28 Mei 2014
Sidiq Tri Nugroho
commit to user
iii
NIM. D1811084
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang
bertanda tangan dibawah ini :
NAMA
: Sidiq Tri Nugroho
NIM
: D1811084
Program Studi
: Perpustakaan
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya
: Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (NonExlusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
PENGELOLAAN
INFORMASI
PERPUSTAKAAN
MENGGUNAKAN
SOFTWARE
E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk,
mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta
mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai
penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai
pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa
paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di
: Surakarta
Pada Tanggal : 28 Mei 2014
Yang membuat pernyataan
Sidiq Tri Nugroho
commit to user
iv
NIM. D1811084
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
Telah diuji dan disahkan oleh Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Pada hari
: Rabu
Tanggal
: 28 Mei 2014
Dewan Penguji :
Penguji I
Penguji II
Drs. Kandiawan
Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.
NIP.19610413 199003 1 002
NIP.19530812 198003 1 005
Mengetahui :
Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Prof. Drs. Pawito, Ph.D
NIP. 19540805 198503 1 002
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
Inna Ma'a Al'usri Yusraan, Sesungguhnya Sesudah
Kesulitan Itu Ada Kemudahan
(QS. Al Insyirahayat 6)
Seribu Kilometer Yang Ingin Dituju Diawali Dari
Langkah Pertama Dan Keberanian Untuk Memulai
(Pepatah Cina ~ Confusius)
Jadilah Kamu Manusia Yang Pada Kelahiranmu Semua
Orang Tertawa Bahagia, Tetapi Hanya Kamu Sendiri Yang
Menangis; Dan Pada Kematianmu Semua Orang Menangis
Sedih, Tetapi Hanya Kamu Sendiri Yang Tersenyum
(Mahatma Gandhi)
Jangan Tidur Sebelum Membaca, Jangan Mati Sebelum
Menulis
(Lasa HS.)
Hidupilah Kehidupan Di Dunia Sekarang Untuk Bekal Di
Kehidupan Akhirat Nanti.
commit
to user
(Penulis)
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Tulisan ini ku persembahkan untuk :
Allah SWT yang telah memberikan nikmat Iman serta Islam yang
karenanya hingga saat ini penulis masih diberikan keteguhan hati untuk
senantiasa beribadah kepada Nya.
Kedua orang tua Saya, Bapak Agus Sukatmo dan Ibu Siti Rahayuningsih
yang telah merawat, dan memberikan pelajaran yang sangat berarti untuk
bisa menjalani kehidupan ini.
Kakak-kakakku yang senantiasa memberikan dukungan motivasi, Mas
Gatot Ari Wibowo dan Mbak Andriyani Mutmainah.
Adik ku tersayang, Fatonah Nurhidayah yang selalu mengisi hari-hariku
dengan canda dan tawa sehingga hilanglah perasaan berat dalam
mengerjakan tugas akhir ini.
Teman-teman kuliah kelas B yang tanpa kalian tidak mungkin saya bisa
mendapatkan pencapaian sejauh ini.
Teman-teman kuliah kelas A juga yang tanpa terkecuali.
Para sahabat yang paling ku sayangi dan saya banggakan Ajik, Rifa’i,
Galih, Puri, Putri, Agung, Asmoro dan yang lainnya.
Teman-teman Part Time UPT Perpustakaan Pusat UNS, Zain, Sigit,
Nanda, Agung, Ajik, Aprilia, Anindya, Yohana, Danik, Eka, Desti, Puri,
Destin, dan Putri, Hermita, Kalianlah yang membawa keceriaan di
sebagian hari-hari ku.
Keluarga besar UPT Perpustakaan Pusat UNS tanpa terkecuali.
Almamater kebanggaanku.
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Sidiq Tri Nugroho, 2014. D1811048. “PENGELOLAAN INFORMASI
PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”,
Tugas Akhir, Jurusan D3 Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui langkah-langkah
proses kerja, kelebihan, kendala, dan cara menangani kendala dalam proses
pengelolaan informasi dengan menerapankan software manajemen informasi
perpustakaan E-library.
Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta dengan menggunakan empat metode penelitian yakni
metode observasi, metode interview, metode pertisipasi, dan metode studi
pustaka.
Hasil observasi menunjukan cara pengelolaan informasi perpustakaan
dengan menggunakan software E-library menggunakan beberapa fitur layanan
pada menu utama yang terdapat di software E-library seperti fitur menu
penginputan data bibliografi, fitur menu sirkulasi, fitur menu pembuatan kartu
anggota, dan fitur menu pembuatan rekap laporan. Penerapan software E-library
memiliki beberapa kendala dalam proses pengelolaan informasi perpustakaan.
Adapun saran yang penulis sampaikan untuk meningkatkan kinerja di
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, diantaranya: 1)
Seharusnya koleksi referensi dipisah dengan koleksi umum, 2) Sebaiknya lebih
memperhatikan dan meingkatkan keamanan bagi mahasiswa yang mengambil
kunci loker, 3) Staff diharapkan sering mengikuti seminar-seminar ataupun
pelatihan yang ada hubungannya dengan ilmu perpustakaan, 4) Layanan
Muhammadiyah Corner hendaknya lebih dimaksimalkan dalam pengaturan dan
promosinya, 5) Untuk mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, sebaiknya
perlu diadakan usulan penggunaan jenset sebagai pengganti listrik, karena semua
kegiatan perpustakaan berhubungan dengan peralatan elektronik yang syarat akan
penggunaan listrik.
Kata Kunci : E-library, informasi perpustakaan, sistem informasi, otomasi.
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Sidiq Tri Nugroho, 2014. D1811048. “PENGELOLAAN INFORMASI
PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”,
Tugas Akhir, Jurusan D3 Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
The purpose of this paper is to explain all about information management
process, such as step-by-step explanation of the working processes, excess,
problem, and the solution in the library information management while used
library information management software called E-library.
The research process of this paper is take place on University of
Muhammadiyah Yogyakarta with apllying four research methods, which is
observation research method, interview research method, participation research
method, and literature trace method.
The result of the observation research method indicate that they manage
their library information used some kind of software called E-library that include
many information management feature within it, such as bibliographic data
management, library circulation management, member card production, and make
overall report of the library information. The application of the software named Elibrary into library information management system still have some problem in
the implementation.
The author of this paper has some recommendation for the library of
University of muhammadiyah yogyakarta to improve their performance, which is:
1). They should separate between general literature collection with the reference
literature collection to avoid major confused and dificulties while search for
certain collection, 2). They should increase the security on the user who borrow
their locker key for bag storage purpose to avoid lose, 3). They should increase
their staff ability with give them some training about library science, 4). They
should increase the frequency of the promotion and management with their
Muhammadiyah corner, so it can be more known by user, 5). To anticipate for
being ellectricity down, they should use some alternative beside regular
ellectricity source provided by PLN because all of their activity refer to the
electronic peripheral.
Keyword : E-library, library information, information system, automation.
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkah
dan anugerah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan semestinya,
sehingga selesai pada waktu yang telah ditentukan.
Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk
menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Menyadari
bahwa penulisan ini tidak lepas dari dorongan semangat dan support dari berbagai
pihak, Maka dari itu atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis
mengucap terima kasih kepada :
Saya sadar bahwa dalam pembuatan makalah ini bisa selesai sesuai dengan
harapan tidak lepas dari dorongan semangat dan support dari berbagai pihak
antara
lain :
1. Allah SWT yang selalu memberikan petunjuk dalam menyelesaikan
Tugas Akhir.
2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
4. Bapak Drs. Sujini, S.Sos, M.Si selaku pembimbing dalam penulisan
Tugas Akhir.
5. Bapak Drs. Kandiawan, selaku penguji Tugas Akhir.
6. Bapak Drs. Widodo.M.Soc.Sc, selaku pembimbing akademik.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
8. Bapak Drs. Lasa HS., M.Si., selaku Kepala Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta
memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan
Kuliah
Kerja
PUSDOKINFO
di
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
9. Seluruh Staff Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu.
Tiada gading yang tak retak, penulis sadar bahwa dalam penulisan Tugas
Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, maka dari itu penulis sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Semoga tulisan ini dapat
memberikan manfaat yang besar bagi para pembaca, dan bermanfaat pula untuk
perkembangan ilmu pengetahuan di dunia perpustakaan.
Surakarta, 22 Mei 2014
Penulis
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ...................................................................... ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .......................................... iii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .................... iv
HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... v
MOTTO ........................................................................................................ vi
PERSEMBAHAN ......................................................................................... vii
ABSTRAK .................................................................................................... viii
KATA PENGANTAR .................................................................................. x
DAFTAR ISI ................................................................................................. xii
DAFTAR BAGAN ....................................................................................... xv
DAFTAR TABEL ......................................................................................... xvi
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xvii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ......................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................... 4
C. Tujuan ...................................................................................... 4
D. Lokasi KKP .............................................................................. 5
E. Metode Pengumpulan Data ...................................................... 5
F. Sistematika Penulisan .............................................................. 7
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
BAB II
digilib.uns.ac.id
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan .......................................................... 10
B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................. 12
C. Otomasi Perpustakaan .............................................................. 15
1. Unsur Otomasi Perpustakaan ............................................ 17
D. Informasi .................................................................................. 20
E. Teknologi Informasi ................................................................ 22
F. Pengertian E-library ................................................................ 24
BAB III GAMBARAN UMUM
A. Sejarah Perpustakaan UMY ..................................................... 28
B. Kedudukan, Tujuan, Dan Fingsi .............................................. 29
C. Visi dan Misi Perpustakaan ..................................................... 30
D. Struktur Organisasi .................................................................. 30
E. Sumber Daya Manusia ............................................................. 33
F. Gedung Atau Ruang ................................................................. 36
G. Koleksi ..................................................................................... 37
H. Pengguna Perpustakaan ........................................................... 41
I. Sarana dan Prasarana ............................................................... 42
J. Sumber Dana ............................................................................ 44
K. Sistem Dan Macam Layanan .................................................... 45
L. Peraturan Dan Tata Tertib ........................................................ 49
M. Sanksi-Sanksi ........................................................................... 50
N.Waktu Pelayanan ...................................................................... 50
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
1. Proses pengelolaan informasi di Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta..................................................... 51
a. Memasang Software E-library kedalam Komputer .......... 52
b. Langkah-Langkah Mengaktifkan Software E-library ....... 54
c. Proses Input Data Informasi Bibliografi Buku .................. 58
d. Proses Sirkulasi Perpustakaan UMY ................................. 63
e. Proses Kerja Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan ..... 74
f. Proses Kerja Pembuatan Rekap Laporan ........................... 74
2. Pemanfaatan Software E-library ............................................... 78
3. Kelebihan Dari Software E-library .......................................... 81
a. Dilihat Dari Segi Bentuk Software ..................................... 81
b. Dilihat Dari Segi Penggunaan ............................................ 82
c. Dilihat Dari Segi Pengelolaan Dan Pemutakhiran.............. 83
d. Dilihat Dari Segi Keamanan ............................................... 84
4. Hambatan-Hambatan Dan Cara Mengatasi .............................. 86
a. Hambatan Yang Dihadapi................................................... 86
b. Cara Mengatasi ................................................................... 89
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan .............................................................................. 92
B. Saran ........................................................................................ 93
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 95
LAMPIRAN................................................................................................... 96
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Halaman
BAB III
Bagan3.1. Struktur Organisasi Makro Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta ..................................................... 31
Bagan3.2. Struktur Organisasi Mikro Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta ..................................................... 31
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Halaman
BAB III
Tabel 3.1 Data Personalia Perpustakaan UMY Tahun 2013 ..................... 35
Tabel 3.2 Data Rekapitulasi Koleksi Perpustakaan UMY ........................ 40
Tabel 3.3 Data Fasilitas Di Perpustakaan UMY ....................................... 42
Tabel 3.4 Daftar Informasi Peminjam Perpustakaan UMY....................... 50
Tabel 3.5 Waktu Pelayanan Perpustakaan UMY ..................................... 51
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Halaman
BAB IV
Gambar 4.1 Kelengkapan Software E-library ........................................... 52
Gambar 4.2 Software E-library Gagal Melakukan Koneksi Ke Server ... 55
Gambar 4.3 Pemilihan Shortcut Software E-library.................................. 56
Gambar 4.4 Tampilan Awal Software E-library ...................................... 57
Gambar 4.5 Tampilan Login E-library ..................................................... 57
Gambar 4.6 Sub-Menu Bibliografi Software E-library ............................ 59
Gambar 4.7 Menu “Baru” Untuk Menambahkan Data Bibliografi .......... 60
Gambar 4.8 Form Pengisian Data Bibliografi Buku ................................ 60
Gambar 4.9 Pemilihan Jenis Koleksi Bahan Pustaka ............................... 61
Gambar 4.10 Pemberian Label Buku ........................................................ 62
Gambar 4.11 File Cetak Barcode Dan Call Number ................................ 63
Gambar 4.12 Pilihan Menu Sirkulasi Software E-library ........................ 65
Gambar 4.13 Form Menu Pengembalian .................................................. 66
Gambar 4.14 Fitur Menu Who Borrow ..................................................... 66
Gambar 4.15 Setup Sirkulasi .................................................................... 67
Gambar 4.16 Otomasi Sirkulasi ................................................................ 68
Gambar 4.17 Form Pengisian Barcode ..................................................... 70
Gambar 4.18 Mengakhiri Proses Transaksi Sirkulasi .............................. 71
Gambar 4.19 Menu Daftar Anggota ......................................................... 72
commit
to user
Gambar 4.20 Daftar Mahasiswa
...............................................................
73
xvii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.21 Print Anggota ...................................................................... 74
Gambar 4.22 Menu Pembuatan Rekap Laporan ....................................... 75
Gambar 4.23 Jenis Laporan Data Terperinci ............................................ 76
Gambar 4.24 Jenis Laporan Berbentuk Rekap ......................................... 76
Gambar 4.25 Indikator Ekspor Berhasil ................................................... 77
Gambar 4.26 Laporan Berformat Ms. Excel ............................................ 78
Gambar 4.27 Koneksi Internet Terputus .................................................. 87
Gambar 4.28 Sistem Sirkulasi Error ......................................................... 88
commit to user
xviii