POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG TAHUN 2016
TENTANG
MANUAL STANDAR SISTIM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN PALEMBANG TAHUN 2016
Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Palembang
Menimbang : a. bahwa dalam rangka memenuhi Standar Nasional Pendidikan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sebagai wujud akuntabilitas publik kepada pihak yang berkepentingan, dipandang perlu untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Poltekkes Palembang.
b. bahwa untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal yang tertuang dalam Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Poltekkes Palembang, dipandang perlu menyusun dokumen Manual Standar SPMI
c. bahwa berdasarkan butir a dan b perlu menetapkan Manual Standar SPMI
Poltekkes Palembang
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
3. Undang-Undang no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL Negara Republik Indonesia Tahun 2012 No 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia no 5336)
4. Surat keputusan Menteri Kesehatan dan Sosial RI nomor : 298/Menkessos/SK/I/V/2001 tentang pendirian Politeknik Kesehatan Dep.Kes Palembang 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 6. Kementrian Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT)- Bahan Pelatihan, Tahun 2010 7. Borang Implementasi Evaluasi Diri, Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi 2009
8. Surat keputusan Menteri Kesehatan RI nomor : OT.02.03/I/4/03440.1 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tatalaksana Politeknik Kesehatan Departemen Kesehatan
9. Peraturan menteri Kesehatan nomor : 1144/Menkes/Per/VIII/2010 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan
10. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor : 41 tahun 2012 tentang penyaluran Tunjangan Profesi Dosen di Lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan
MEMUTUSKAN
Menetapkan : Pertama
: Manual Standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Poltekkes Palembang disusun sebagai pedoman dalam penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/peningkatan Standar SPMI baik bidang akademik dan non akademik
Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | vi Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | vi
: Dalam penetapan pelaksanaan pengendalian dan p engembangan/peningkatan Standar SPMI Poltekkes Palembang, Ketua Unit Penjaminan Mutu Poltekkes Palembang ditugaskan untuk melakukan koordinasi secara sinergis dengan pimpinan-pimpinan unit kerja dalam rangka penjabaran langkah-langkah strategis yang diperlukan demi tercapainya sasaran mutu Poltekkes Palembang yang tertuang dalam Restra Poltekkes Palembang.
Kelima : Unit Penjaminan Mutu ditugaskan untuk menyelenggarakan penjaminan mutu akademik dan non akademik secara keseluruhan di Lingkungan Poltekkes Palembang dengan melakukan monitoring, evaluasi, dan audit internal dalam proses implementasi penjaminan mutu di Lingkungan Poltekkes Palembang
Keenam : Hal-hal yang belum diatur dalam keputusan ini akan ditetapkan dalam ketentuan tersendiri
Ketujuh : Manual Standar SPMI ini akan ditinjau kembali setelah 4 (empat) tahun diberlakukan
Kedelapan Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Keputusan ini diberlakukan sejak 12 April 2016 dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya
Ditetapkan di : Palembang Pada Tanggal :
April 2016 -------------------------------------------- Direktur,
Drg. Nur Adiba Hanum, M.Kes NIP. 196206021989012001
Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | vii Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | vii
Berkaitan dengan pemenuhan PP Nomor 19 tahun 2005 tersebut Poltekkes Palembang telah menyusun Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan Nomor : HK.01.03/1.1/ /2016 Dalam rangka mewujudkan dan melaksanakan Kebijakan SPMI tersebut diperlukan pedoman dalam penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, pengendalian, dan pengembangan/peningkatan SPMI, baik bidang akademik maupun non-akademik yang tertuang dalam Manual Standar SPMI.
Manual Standar SPMI merupakan dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dievaluasi dan dikembangkan/ditingkatkan mutunya dalam berbagai Standar SPMI secara berkelanjutan oleh seluruh penyelenggara pendidikan di Lingkungan Poltekkes Palembang sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya masing- masing.
II. LUAS LINGKUP MANUAL SPMI
Dalam rangka implementasi SPMI sebagaimana yang diwajibkan dalam PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional, perlu dikemukakan bahwa agar perguruan tinggi senantiasa memenuhi kebutuhan stakeholder yang senantiasa berkembang, maka SPMI di Perguruan Tinggi juga harus disesuaikan dengan perkembangan secara berkelanjutan (continuous improvement).
Berkaitan dengan hal tersebut Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang disusun Poltekkes Palembang meliputi kegiatan SPMI bidang akademik dan non- akademik yang mengadopsi 8 (delapan) Standar SNP wajib minimal sebagaimana diatur dalam PP Nomor 19 Tahun 2005 tentang SNP ditambah dengan 5 (lima) Standar SPMI lain yang tertuang dalam Kebijakan SPMI Poltekkes Palembang dengan tujuan memudahkan proses implementasi SPMI dan proses akreditasi program studi serta evaluasi implementasi SPMI-PT.
Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | viii Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | viii
Implementasi SPMI tersebut melalui suatu tahapan penetapan, pelaksanaan/ pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/peningkatan yang secara berkelanjutan dengan menggunakan model Manajemen Kendali Mutu PDCA yang mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan Poltekkes Palembang, Renstra Poltekkes Palembang serta Kebijakan SPMI Poltekkes Palembang dalam waktu satu siklus, yaitu satu tahun atau satu kalender akademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun- tahun berikutnya
III. FUNGSI MANUAL SPMI
Dokumen Manual SPMI Poltekkes Palembang berfungsi sebagai :
1. Petunjuk
menyusun, menetapkan, melaksanakan/memenuhi,
mengembangkan/ meningkatkan Standar SPMI.
mengendalikan
dan
2. Pemandu para pejabat struktural dan atau seluruh unit kerja karyawan akademik dan karyawan non akademik dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu.
3. Petunjuk bagaimana kriteria, standar dan sasaran dikembangkan ditetapkan dalam Standar SPMI dikendalikan dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan
IV. MACAM MANUAL SPMI
Pada dasarnya Manual SPMI Poltekkes Palembang berkaitan dengan pentahapan bagaimana
pengendalian dan pengembangan/peningkatan Standar SPMI diimplementasikan di Poltekkes Palembang.
penetapan,
pelaksanaan/pemenuhan,
1. Tahap Penetapan Standar SPMI
Tahap penetapan standar SPMI merupakan tahapan ketika seluruh Standar SPMI bidang akademik dan non-akademik di tingkat Poltekkes dirancang, disusun, dan dirumuskan oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) beserta Tim Perumus Standar,
Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | ix Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | ix
2. Tahap Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI
Pelaksanaan/Pemenuhan standar adalah ukuran, spesifikasi, patokan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar yang harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya. Tahap pelaksanaan/pemenuhan standar merupakan tahapan ketika isi seluruh standar diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan di tingkat Poltekkes, Jurusan, Prodi, Bagian, Sub. Bagian, dan Unit-unit, termasuk di dalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan, karyawan non-dosen, mahasiswa dan alumni dalam melaksanakan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing.
Pelaksanaan standar SPMI mengacu pada siklus manajemen SPMI Poltekkes Palembang yang diawali dengan satu siklus kegiatan SPMI dalam waktu tahun kalender akademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun-tahun berikutnya. Pemenuhan Standar SPMI menghasilkan suatu kegiatan yang seluruh isi standar dilaksanakan dengan mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Formulir (Borang) yang telah ditetapkan dalam usaha pemenuhan dan pencapaiaan, tujuan dan sasaran Standar SPMI yang telah ditetapkan.
3. Tahap Evaluasi dan Pengendalian Standar.
Tahap Pengendalian standar merupakan tahapan ketika seluruh isi standar yang dilaksanakan di seluruh Poltekkes, Jurusan, Prodi, Sub. Bagian, Unit-unit,
Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang |x Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang |x
Pengawasan dan pemantauan terhadap pelaksanaan/pemenuhan SPMI dilakukan oleh UPM, Tim Monitoring dan Evaluasi, serta Tim Audit Internal, dengan tujuan agar pelaksanaan SPMI tidak menyimpang dengan Standar SPMI yang telah ditetapkan. Pengawasan atau pemantauan dilakukan secara paralel atau bersamaan dengan pelaksanaan/pemenuhan Standar SPMI.
Evaluasi atau penilaian hasil implementasi SPMI yang dilaksanakan oleh masing- masing unit kerja/bersama- sama UPM untuk mengukur ketercapaian dan kesesuaian hasil pelaksanaan dengan Standar SPMI yang Poltekkes Palembang.
4. Tahap Pengembangan/Peningkatan Standar
Pengembangan/Peningkatan Standar adalah pemanfaatan hasil monitoring, evaluasi, dan audit internal setelah dilakukan tindakan koreksi. Bila implementasi koreksi tersebut sesuai dengan ketentuan standar yang telah ditetapkan, maka tahap selanjutnya dengan berdasarkan pada siklus SPMI, dilakukan pengembangan/peningkatan standar secara berkelanjutan (Continuous Improvement).
Tahap pengembangan/peningkatan Standar SPMI merupakan tahapan ketika pelaksanaan Standar SPMI dalam siklus kalender akademik telah dikaji ulang untuk ditingkatkan mutunya, dan ditetapkan Standar SPMI baru untuk dilaksanakan pada siklus dan tahun akademik berikutnya.
Penentuan pengembangan/peningkatan Standar SPMI di tahun berikutnnya didasarkan pada hasil Audit Internal yang dilaksanakan oleh UPM, Tim Monitoring dan Evaluasi, serta Tim Audit Internal dengan melakukan pemeriksaan dan mengaudit pelaksanaan Standar SPMI di seluruh unit kerja serta benchmarking. Selanjutnya, melaporkan hasil audit, serta memberikan rekomendasi kepada unit yang bersangkutan dan melaporkan kepada Direktur untuk ditindaklanjuti guna peningkatan mutu dan penetapan standar mutu baru.
Manual Standar SPMI Poltekkes Palembang | xi
STATUS
NAMA/JABATAN
TANGGAL
TANDA TANGAN
Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes
14 Maret 2016
Dirumuskan oleh
Ka. Unit Penjaminan Mutu
Eddy Susanto, SKM.,MKes
28 Maret 2016
Diperiksa oleh
Pembantu Direktur I
Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
12 April 2016
Disetujui oleh
Direktur
Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
12 April 2016
Disahkan Oleh
Direktur
Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes
12 April 2016-
Dikendalikan Oleh
Ka. Unit Penjaminan Mutu
April 2018
I. VISI DAN MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
1. VISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG Sebagai Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang unggul, profesional, mandiri dan Kompetitif di tingkat Nasional Tahun 2020.
2. MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Meningkatkan kualitas pendidikan, (pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dibidang kesehatan.
b. Mengembangkan “Poltekkes Kemenkes Palembang Go Digital” dalam rangka melaksanakan pelayanan prima yang cepat, tepat, akurat dan aman.
c. Meningkatkan pengelolaan pendidikan yang profesional dan akuntabel.
d. Mengembangkan kemitraan secara berkelanjutan dengan lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat dalam mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
3. TUJUAN POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Terwujudnya lulusan Poltekkes Kemenkes Palembang yang siap bekerja dan berdaya saing tinggi, yang memiliki kemampuan akademik dan keunggulan keterampilan yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga mampu bekerja secara profesional dan mandiri sesuai kompetensinya serta berkarakter, jujur, adil, beretika dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
b. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang menjadi Institusi pendidikan modern yang mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi global sehingga terwujudnya kepuasan civitas akademika dan stake holder melalui pelayanan Prima.
c. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang kuat dengan terbentuknya tatakelola yang efisien, akuntabel, transparan, berkeadilan dan terintegrasi antar bidang.
d. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang unggul melalui terjalinnya kemitraan yang luas baik dengan institusi dalam negeri dan luar negeri dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi.
II. TUJUAN MANUAL
Standar diperlukan sebagai acuan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangka mewujudkan visi dan misi Poltekkes Palembang. Acuan dasar tersebut meliputi kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Palembang agar dapat meningkatkan kinerja dalam memberikan pelayanan pendidikan dan sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu di Poltekkes Palembang. Penetapan Standar SPMI dimaksudkan pula sebagai acuan dalam merancang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar di tingkat Institusi, Jurusan, Prodi, bagian, sub. Bagian, unit-unit, sub unit dalam upaya peningkatan mutu secara terus-menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di Poltekkes Palembang
III. LUAS LINGKUP MANUAL DAN PENGGUNAANNYA
Secara umum luas lingkup manual penetapan Standar SPMI mencakup aspek kegiatan pendidikan tinggi yang meliputi penjaminan mutu akademik dan non-akademik sebagai dasar implementasi SPMI di seluruh unit kerja penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Palembang Standar SPMI yang ditetapkan mencakup pernyataan kualitatif dan atau kuantitatif yang dapat diukur pencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh unit kerja sebagai pelaksana penjaminan mutu di Poltekkes Palembang yang disertai dengan indikator pencapaian dengan mengacu pada perundang-undangan yang berlaku. Manual penetapan standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI pertama kali dirancang, dirumuskan dan ditetapkan dan berlaku untuk semua standar sampai disahkan oleh Direktur
IV. DEFINISI ISTILAH
1. Mutu : Keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan stakeholder, baik yang tersurat (dalam bentuk pedoman) maupun yang tersirat.
2. Pejaminan Mutu : Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pihak-pihak yang berkepentingan memperoleh kepuasan.
3. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) : Kegiatan sistemik penjaminan mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi (internally driven), dalam rangka pengawasan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berkelanjutan (continuous improvement ).
4. Kebijakan : Pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dari institusi tentang suatu hal.
5. Kebijakan SPMI : Dokumen tertulis yang berisi garis besar penjelasan tentang bagaimana SPMI di Poltekkes Palembang ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dikendalikan dan dikembangkan/ ditingkatkan dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikan sehingga budaya mutu dapat tercapai.
6. Manual SPMI : Dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai panduan bagaimana penetapan, pelaksanaan/ pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/peningkatan standar SPMI diimplementasikan.
7. Standar SPMI : Dokumen tertulis yang berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi tentang sesuatu yang harus dicapai atau dipenuhi.
8. Merancang Standar : olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi/ penjabaran
24 standar nasional pendidikan menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci.
9. Merumuskan Standar : Menuliskan isi setiap standar dalam bentuk pernyataan dengan menggunakan rumus ABCD (Audience, Behaviour, Competence dan Degree).
10. Menetapkan Standar : Tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku.
11. Melaksanakan Standar : Mengerjakan, mematuhi, dan memenuhi ukuran, spesifikasi, aturan sebagaimana dinyatakan dalam isi standar.
12. Standar Operasional Prosedur (SOP) : Uraian tentang urutan atau langkah- langkah untuk mencapai standar yang telah ditetapkan yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren.
13. Formulir (Borang) : Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Standar Operasional Prosedur (SOP).
14. Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi standar SPMI yang telah ditetapkan.
15. Evaluasi : Tindahan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan telah berjalan sesuai dengan isi standar yang telah ditetapkan.
16. Evaluasi standar : Tindakan menilai isi standar didasarkan pada hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya dan perkembangan situasi dan
kondisi institusi, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan institusi dan masyarakat pada umumnya, serta relevansinya dengan visi dan misi Poltekkes Palembang.
17. Pengembangan atau peningkatan standar : Upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar SPMI yang dilakukan secara periodik berdasarkan siklus standar secara berkelanjutan.
18. Siklus Standar : Durasi atau masa berlakunya standar SPMI dengan aspek yang telah diatur di dalamnya
19. Dampak : Menggambarkan apakah yang dilakukan menghasilkan perubahan dari kondisi awal ke kondisi baru seperti yang telah ditetapkan sebelumnya.
20. Audit Internal : kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang secara internal berfungsi mengukur dan mengevaluasi SPMI di Poltekkes Palembang dengan cara menyediakan analisis, penilaian dan rekomendasi yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan SPMI yang dilakukan oleh Auditor Internal Poltekkes Palembang untuk memeriksa apakah seluruh standar telah dicapai atau dipenuhi oleh setiap unit kerja di Poltekkes Palembang.
21. Rekomendasi : Tindakan memberikan perbaikan yang dirumuskan berdasarkan hasil proses audit mutu internal. Hasil tersebut dikomunikasikan kepada unit yang diaudit untuk ditindaklanjuti.
22. Kaji Ulang : menganalisis hasil temuan dan rekomendasi dari kegiatan audit internal sebagai dasar tindakan koreksi untuk perbaikan dan atau peningkatan pada siklus berikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan (Continuous Quality Improvement).
23. Benchmarking : Upaya pembandingan standar, baik antar internal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan peningkatan mutu.
24. Studi pelacakan/ tracer study: kegiatan penelusuran atau pelacakan terhadap alumni untuk mendapatkan informasi dan umpan balik atas relevansi kurikulum dan kebutuhan pasar kerja.
25. Stakeholders adalah individu, kelompok maupun komunitas dan masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap Poltekkes Kemenkes Palembang
V. LANGKAH-LANGKAH ATAU PROSEDUR
1. Standar mutu yang disusun harus mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan Poltekkes Palembang serta dirumuskan dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan unit kerja
2. Standar mutu disusun dan ditetapkan secara berjenjang, mulai dari tingkat Direktorat, Jurusan, program studi, unit/ bagian dan sebagainya sesuai kebutuhan
3. Tiap jenjang unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan kajian peraturan dan perundang-undangan yang berlaku terkait standar yang akan disusun.
4. Dasar perumusan standar dapat berupa peraturan perundang-undangan terkait, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholder, hasil benchmarking, dan atau hasil studi pelacakan (tracer study)
5. Standar yang akan ditetapkan oleh suatu unit kerja tidak boleh bertentangan dengan standar mutu sejenis atau yang terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang diatasnya.
6. Unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan evaluasi diri terkait dengan standar yang akan disusun dan ditetapkan.
7. Unit kerja membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan disusun beranggota antara lain unsur pimpinan unit kerja, unsur dosen, tenaga kependidikan. Jika diperlukan, tim juga dapat menyertakan stakeholders eksternal, yang disetujui oleh pimpinan unit kerja penyusun standar.
8. Tim melakukan analisis kebutuhan standar untuk menentukan ruang lingkup, jenis dan kriteria standar. Analisis kebutuhan juga dapat dilakukan berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi kinerja pada siklus penjaminan mutu sebelumnya.
9. Melakukan sosialisasi untuk mendapat umpan balik dan diuji peluang implementabilitasnya sehingga benar-benar dapat digunakan sebagai acuan dalam implementasi SPMI.
10. Standar mutu disahkan oleh pemimpin unit kerja dan pemimpin unit kerja pada jenjang diatasnya.
11. Standar pada tingkat Jurusan disahkan oleh ketua jurusan.
12. Standar pada tingkat Direktorat disahkan oleh Direktur setelah mendapat persetujuan Senat Poltekkes Palembang.
13. Setelah disahkan, standar harus disosialisasikan dan dipublikasikan secara terbuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
14. Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience, Behavior, Competence dan Degree) yang berarti: Audience
: Menyiapkan siapa pelaku atau pengelola standar, siapa yang bertanggungjawab/ ditugasi dalam pencapaian standar tersebut.
Behaviour : Menjelaskan kondisi/ keadaan, tindakan, perilaku,yang bersifat “should be” yang harus selalu dapat diukur.
Competence : Menjelaskan target/ sasaran/ tugas/ materi/ objek dalam perilaku (behavior) yang telah dirumuskan. Degree
: Menetapkan waktu/ periode yang harus dicapai untuk mencapai atau melakukan tindakan/ perilaku pada standar tersebut
Jika standar dinyatakan dalam struktur kalimat lengkap, A adalah subjek, B berada pada predikat, C menempati posisi objek dan D adalah keterangan
VI. KUALIFIKASI PEJABAT / PETUGAS YANG MENJALANKAN MANUAL
Unit Penjaminan Mutu sebagai koordinator dengan melibatkan pimpinan Poltekkes Kemenkes Palembang dan semua unit kerja, serta dosen dan tenaga kependidikan, masing-masing sesuai tugas, kewenangan dan bidang keahliannya.
VII. CATATAN
Template standar, peraturan-peraturan terkait.
VIII. REFERENSI
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 tahun 2014 tentang Penjaminan Mutu.
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 tahun 2014 tentang Akreditasi.
5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2014.
6. Rencana Strategis Politeknik Kesehatan Palembang tahun 2015-2018.
STATUS
NAMA/JABATAN
TANGGAL
TANDA TANGAN
Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes
14 Maret 2016
Dirumuskan oleh
Ka. Unit Penjaminan Mutu
Eddy Susanto, SKM.,MKes
28 Maret 2016
Diperiksa oleh
Pembantu Direktur I
Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
12 April 2016
Disetujui oleh
Direktur
Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
12 April 2016
Disahkan Oleh
Direktur
Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes
12 April 2016-
Dikendalikan Oleh
Ka. Unit Penjaminan Mutu
April 2018
I. VISI DAN MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
1. VISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG Sebagai Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang unggul, profesional, mandiri dan Kompetitif di tingkat Nasional Tahun 2020.
2. MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Meningkatkan kualitas pendidikan, (pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dibidang kesehatan.
b. Mengembangkan “Poltekkes Kemenkes Palembang Go Digital” dalam rangka melaksanakan pelayanan prima yang cepat, tepat, akurat dan aman.
c. Meningkatkan pengelolaan pendidikan yang profesional dan akuntabel.
d. Mengembangkan kemitraan secara berkelanjutan dengan lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat dalam mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
3. TUJUAN POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Terwujudnya lulusan Poltekkes Kemenkes Palembang yang siap bekerja dan berdaya saing tinggi, yang memiliki kemampuan akademik dan keunggulan keterampilan yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga mampu bekerja secara profesional dan mandiri sesuai kompetensinya serta berkarakter, jujur, adil, beretika dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
b. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang menjadi Institusi pendidikan modern yang mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi global sehingga terwujudnya kepuasan civitas akademika dan stake holder melalui pelayanan Prima.
c. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang kuat dengan terbentuknya tatakelola yang efisien, akuntabel, transparan, berkeadilan dan terintegrasi antar bidang.
d. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang unggul melalui terjalinnya kemitraan yang luas baik dengan institusi dalam negeri dan luar negeri dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi.
II. TUJUAN MANUAL
Pelaksanaan standar diperlukan sebagai pemenuhan implementasi Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di tingkat institusi, jurusan, Prodi, bagian, Sub. Bagian, Unit Pelaksana, sub unit dalam upaya meningkatkan kinerja dalam rangka peningkatan proses penyelenggaran dan peningkatan mutu serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Palembang secara terus- menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di Poltekkes Palembang
III. LUAS LINGKUP MANUAL DAN PENGGUNAANNYA
Berdasarkan penetapan Standar SPMI, maka seluruh isi Standar SPMI harus dilaksanakan/dipenuhi dengan diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Palembang dengan berpedoman pada Manual Pelaksanaan Standar SPMI. Manual Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI diimpementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh seluruh unit kerja di Poltekkes Palembang pada semua tingkatan baik tingkat Poltekkes, Jurusan, Prodi, Sub. Bagian, Unit, sub unit, Organisasi mahasiswa dan alumni, maupun sumber daya akademik dan non-akademik.
IV. DEFINISI ISTILAH
1. Melaksanakan standar: ukuran, spesifikasi, patokan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan dan dipenuhi pencapaiannya.
2. Prosedur kerja: uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren.
3. Instruksi kerja: rincian daftar tugas yang harus dikerjakan oleh penerima tugas.
V. LANGKAH-LANGKAH ATAU PROSEDUR
1. Melakukan persiapan teknis dan atau administratif pelaksanaan standar SPMI yang disesuaikan dengan isi standar.
2. Menyiapkan prosedur kerja/ Standar Operasional Prosedur (SOP), instruksi kerja atau sejenisnya sesuai dengan isi standar untuk pelaksanaan isi standar yang telah ditetapkan.
3. Melakukan sosialisasi Standar SPMI yang diberlakukan kepada seluruh pejabat struktural, karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non-akademik (karyawan administrasi, sopir, dan satpam), serta mahasiswa dan alumni secara periodik dan konsisten.
4. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan isi standar SPMI yang telah ditetapkan sebagai tolok ukur pencapaian/pemenuhan Standar SPMI.
Tahapan pelaksanaan Standar SPMI dapat digambarkan sebagai berikut :
Persiapan Teknis
- Unit Penjaminan Mutu melakukan persiapan teknis dan
dan / atau administratif untuk keperluan pelaksanaan isi standar Administratif
- WMM dan UPM melakukan koordinasi dengan Jurusan, Prodi, Sub. Bagian, Unit-Unit di seluruh Unit Kerja Poltekkes Palembang
Penyusunan Prosedur
- WMM-Unit Penjaminan Mutu, bersama dengan Tim
Kerja, SOP, Instruksi
Perumus, menyusun Manual Prosedur/PK/SOP/IK yang
terkait dengan masing-masing standar SPMI Kerja
Sosialisasi
Penjaminan Mutu
Standar SPMI mensosialisasikan isi standar kepada seluruh pejabat
struktural, dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa.
Pelaksanaan / Pemenuhan
- Seluruh jurusan dan prodi melaksanakan standar SPMI berpedoman pada standar yang telah ditetapkan.
Standar SPMI
VI. KUALIFIKASI PEJABAT / PETUGAS YANG MENJALANKAN MANUAL
Pihak-pihak yang harus melaksanakan penetapan Standar SPMI adalah
1. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugas pokok dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan, dan/ atau mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang bersangkutan
2. Karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non akademik (karyawan administrasi, sopir dan satpam) berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
3. Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan
VII. CATATAN
Daftar prosedur kerja.
VIII. REFERENSI
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 tahun 2014 tentang Penjaminan Mutu.
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 tahun 2014 tentang Akreditasi.
5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2014.
6. Rencana Strategis Politeknik Kesehatan Palembang tahun 2015-2018.
STATUS
NAMA/JABATAN
TANGGAL
TANDA TANGAN
Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes
14 Maret 2016
Dirumuskan oleh
Ka. Unit Penjaminan Mutu
Eddy Susanto, SKM.,MKes
28 Maret 2016
Diperiksa oleh
Pembantu Direktur I
Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
12 April 2016
Disetujui oleh
Direktur
Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
12 April 2016
Disahkan Oleh
Direktur
Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes
12 April 2016-
Dikendalikan Oleh
Ka. Unit Penjaminan Mutu
April 2018
I. VISI DAN MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
1. VISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG Sebagai Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang unggul, profesional, mandiri dan Kompetitif di tingkat Nasional Tahun 2020.
2. MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Meningkatkan kualitas pendidikan, (pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dibidang kesehatan.
b. Mengembangkan “Poltekkes Kemenkes Palembang Go Digital” dalam rangka melaksanakan pelayanan prima yang cepat, tepat, akurat dan aman.
c. Meningkatkan pengelolaan pendidikan yang profesional dan akuntabel.
d. Mengembangkan kemitraan secara berkelanjutan dengan lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat dalam mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
3. TUJUAN POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Terwujudnya lulusan Poltekkes Kemenkes Palembang yang siap bekerja dan berdaya saing tinggi, yang memiliki kemampuan akademik dan keunggulan keterampilan yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga mampu bekerja secara profesional dan mandiri sesuai kompetensinya serta berkarakter, jujur, adil, beretika dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
b. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang menjadi Institusi pendidikan modern yang mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi global sehingga terwujudnya kepuasan civitas akademika dan stake holder melalui pelayanan Prima.
c. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang kuat dengan terbentuknya tatakelola yang efisien, akuntabel, transparan, berkeadilan dan terintegrasi antar bidang.
d. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang unggul melalui terjalinnya kemitraan yang luas baik dengan institusi dalam negeri dan luar negeri dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi.
II. TUJUAN MANUAL
Untuk mengevaluasi pelaksanaan standar sehingga isi standar dapat tercapai/ terpenuhi.
III. LUAS LINGKUP MANUAL DAN PENGGUNAANNYA
Manual ini berlaku:
1. Ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus-menerus.
2. Untuk seluruh standar.
IV. DEFINISI ISTILAH
1. Pemantauan atau monitoring: mengamati suatu proses atau kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi standar.
2. Pemeriksaan/ evaluasi: mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar.
V. LANGKAH-LANGKAH ATAU PROSEDUR
Evaluasi pelaksanaan dilakukan untuk mengevaluasi arah SPMI. Evaluasi kebijakan SPMI harus dilaksanakan secara keseluruhan tiap tiga tahun sekali. Evaluasi inplementasi SPMI dilakukan tiap semester untuk akademik dan tiap triwulan, semester dan tahunan untuk non-akademik baik dalam bentuk laporan kinerja, EPSBED,SIMAK,SIMPEG,SIMKA,SIMKEU maupun dalam bentuk lain yang disepakati. Evaluasi kesesuaian mutu baik standar maupun prosedur dilakukan melalui pelaksanaan Audit Mutu Internal dan Eksternal serta Evaluasi Diri. Evaluasi dalam satu siklus mencakup 7 komponen berikut :
1. Kebijakan SPMI, merupakan aspek yang dievaluasi secara mendasar tentang arah dan sasaran mutu dalam kebijakan SPMI. Kebijakan SPMI dipengaruhi oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, perkembangan visi, misi serta pencapaian renstra.
2. Manual Mutu, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan prosedur pelaksanaan jurusan dan program studi.
3. Standar SPMI, berupa dokumen mutu yang harus dapat diukur atau dinilai dan merupakan hasil kesepakatan bersama. Standar mutu, baik akademik maupun manajemen yang ditetapkan merupakan acuan target dalam penyelenggaraan proses-proses dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik maupun manajemen.
4. Pemantauan dan Audit Mutu Internal, meliputi audit mutu internal yang dilakukan di tingkat direktorat, jurusan dan program studi.
5. Evaluasi Diri, dilakukan oleh Unit Penjaminan Mutu, atau tim evaluasi standar yang ditunjuk oleh direktur.
6. Rumusan Koreksi atau Rekomendasi Tindakan Perbaikan, didasarkan pada temuan hasil kegiatan monitoring dan Audit Mutu Internal.
7. Implementasi program dan kegiatan untuk peningkatan mutu berkelanjutan (Qontinous Quality Improvement) di semua jurusan dan program studi.
Langkah-langkah pelaksanaan atau prosedur evaluasi :
1. Melakukan pemantauan secara periodik terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek penyelenggaraan pendidikan.
2. Melakukan pencatatan semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar.
3. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja, formulir dan sebagainya dari setiap standar yang telah dilaksanakan.
4. Melakukan pemeriksaan dan mencari penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai.
5. Melakukan perbaikan terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan.
6. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut evaluasi pelaksanaan standar.
7. Membuat laporan hasil dari evaluasi pelaksanaan standar kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan Poltekkes Palembang, disertai saran dan rekomendasi.
Tahap pemantauan dan evaluasi ketercapaian standar salah satunya diacapai melalui pelaksanaan program dan kegiatan di Poltekkes Kemenkes Palembang berjalan sesuai rencana, dengan prosedur yang benar serta mengarah pada pencapaian standar yang telah ditentukan. Mekanisme Audit Mutu Internal dalam implementasi SPMI adalah :
1. Audit Mutu Internal dapat dilakukan pada aspek akademik maupun non
akademik dan dilaksanakan pada semua jurusan dan program studi.
2. Audit internal non akademik dilaksanakan setiap semester ( 6 bulan sekali).
3. Cakupan Audit Mutu Internal ditetapkan berdasarkan hasil audit sebelumnya dan hasil evaluasi diri atau atas keperluan tertentu.
4. Personal yang telah mendapat kewenangan audit yang dapat melakukan audit atas koordinasi Unit Penjaminan Mutu.
5. Kewenangan auditor dinyatakan dalam bentuk Sertifikat Auditor.
6. Hasil dan rekomendasi Audit Mutu Internal harus ditindaklanjuti oleh pimpinan unit kerja dan tindak lanjut rekomendasi yang dilakukan dilaporkan kepada pimpinan unit kerja pada jenjang diatasnya.
7. Laporan audit internal harus dapat diakses oleh pimpinan unit kerja yang diaudit serta pimpinan unit kerja pada jenjang diatasnya.
8. Mekanisme rinci pelaksanaan audit mutu internal harus diuraikan pada Standar Operasional Audit Mutu Internal.
VI. KUALIFIKASI PEJABAT / PETUGAS YANG MENJALANKAN MANUAL
Pejabat dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/ atau mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang bersangkutan.
VII. CATATAN
Prosedur kerja audit mutu internal, formulir borang hasil pemeriksaan/ temuan audit, formulir evaluasi diri.
VIII. REFERENSI
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 tahun 2014 tentang Penjaminan Mutu.
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 tahun 2014 tentang Akreditasi.
5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2014.
6. Rencana Strategis Politeknik Kesehatan Palembang tahun 2015-2018.
STATUS
NAMA/JABATAN
TANGGAL
TANDA TANGAN
Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes
14 Maret 2016
Dirumuskan oleh
Ka. Unit Penjaminan Mutu
Eddy Susanto, SKM.,MKes
28 Maret 2016
Diperiksa oleh
Pembantu Direktur I
Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
12 April 2016
Disetujui oleh
Direktur
Drg. Nur Adiba Hanum.,MKes
12 April 2016
Disahkan Oleh
Direktur
Devi Mediariti, S.Pd, S.Kep, M.Kes
12 April 2016-
Dikendalikan Oleh
Ka. Unit Penjaminan Mutu
April 2018
I. VISI DAN MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
1. VISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG Sebagai Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang unggul, profesional, mandiri dan Kompetitif di tingkat Nasional Tahun 2020.
2. MISI POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Meningkatkan kualitas pendidikan, (pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dibidang kesehatan.
b. Mengembangkan “Poltekkes Kemenkes Palembang Go Digital” dalam rangka melaksanakan pelayanan prima yang cepat, tepat, akurat dan aman.
c. Meningkatkan pengelolaan pendidikan yang profesional dan akuntabel.
d. Mengembangkan kemitraan secara berkelanjutan dengan lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat dalam mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
3. TUJUAN POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG
a. Terwujudnya lulusan Poltekkes Kemenkes Palembang yang siap bekerja dan berdaya saing tinggi, yang memiliki kemampuan akademik dan keunggulan keterampilan yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga mampu bekerja secara profesional dan mandiri sesuai kompetensinya serta berkarakter, jujur, adil, beretika dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
b. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang menjadi Institusi pendidikan modern yang mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi global sehingga terwujudnya kepuasan civitas akademika dan stake holder melalui pelayanan Prima.
c. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang kuat dengan terbentuknya tatakelola yang efisien, akuntabel, transparan, berkeadilan dan terintegrasi antar bidang.
d. Terwujudnya Poltekkes Kemenkes Palembang yang unggul melalui terjalinnya kemitraan yang luas baik dengan institusi dalam negeri dan luar negeri dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi.
II. TUJUAN MANUAL
Pengendalian Standar SPMI bertujuan mengukur kesesuaian dan ketercapaian pelaksanaan standar, dibandingkan dengan standar SPMI yang telah ditetapkan sehingga standar SPMI yang ditetapkan tercapai atau terpenuhi.
Pengendalian Standar SPMI bertujuan pula sebagai sarana dalam upaya meningkatkan kinerja peningkatan proses penyelenggaraan dan peningkatan mutu, serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Palembang secara terus-menerus dan berkelanjutan.
Selain itu, pengendalian Standar SPMI merupakan manajemen kendali mutu untuk mengevaluasi implementasi standar mutu secara periodik dan menjaga keberlanjutan kualitas yang diikuti dengan peningkatan standar SPMI. Evaluasi tersebut meliputi pengendalian atau pengecekan kesesuaian pelaksanaan standar dengan standar yang telah ditetapkan, serta penetapan standar baru setelah melalui kaji ulang
III. LUAS LINGKUP MANUAL DAN PENGGUNAANNYA
1. Secara umum pengendalian standar SPMI merupakan tindakan mengevaluasi pelaksanaan/pemenuhan isi standar oleh seluruh tingkatan mulai dari Poltekkes, Jurusan, Prodi, Sub. Bagian, Unit-unit dan Sub Unit.
2. Pengendalian Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI yang dilaksanakan memerlukan monitoring/pemantauan dan pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan dan evaluasi secara periodik dan terus- menerus.
3. Pengendalian SPMI dilaksanakan secara paralel atau bersamaan dalam suatu siklus penjaminan mutu internal, minimal setiap 1 (satu) tahun sekali dalam tahun kalender akademik di seluruh unit kerja Poltekkes Palembang, yang dilaksanakan baik dengan cara monitoring dan evaluasi maupun Audit Internal.
IV. DEFINISI ISTILAH
1. Pengendalian: mengamati respon atas suatu proses atau kegiatan yang dilakukan sebagai tindak lanjut dari evaluasi pelaksanaan isi standar.
2. Pemeriksaan: mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar, dilaksanakan sebelum tahap pengendalian.
3. Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi standar SPMI yang telah ditetapkan.
4. Evaluasi : Tindahan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan telah berjalan sesuai dengan isi standar yang telah ditetapkan.
5. Evaluasi standar : Tindakan menilai isi standar didasarkan pada hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya dan perkembangan situasi dan kondisi institusi, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan institusi dan masyarakat pada umumnya, serta relevansinya dengan visi dan misi Poltekkes Palembang.
6. Audit Internal : kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang secara internal berfungsi mengukur dan mengevaluasi SPMI di Poltekkes Palembang dengan cara menyediakan analisis, penilaian dan rekomendasi yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan SPMI yang dilakukan oleh Auditor Internal Poltekkes Palembang untuk memeriksa apakah seluruh standar telah dicapai atau dipenuhi oleh setiap unit kerja di Poltekkes Palembang.
7. Rekomendasi : Tindakan memberikan perbaikan yang dirumuskan berdasarkan hasil proses audit mutu internal. Hasil tersebut dikomunikasikan kepada unit yang diaudit untuk ditindaklanjuti.
8. Kaji Ulang : menganalisis hasil temuan dan rekomendasi dari kegiatan audit internal sebagai dasar tindakan koreksi untuk perbaikan dan atau peningkatan pada siklus berikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan (Continuous Quality Improvement).
9. Benchmarking : Upaya pembandingan standar, baik antar internal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan peningkatan mutu.
V. LANGKAH-LANGKAH ATAU PROSEDUR
Pengendalian Standar SPMI dilakukan baik dengan cara Monitoring dan Evaluasi, maupun dengan cara Audit Internal. Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi, melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut
1. Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, atau semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan.
2. Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai dengan yang direncanakan dan isi standar dapat terpenuhi, Poltekkes Kemenkes Palembang melakukan upaya agar hal tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya
3. Jika dalam evaluasi pelaksanaan standar ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan, kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan tidak tercapainya isi standar maka harus dilakukan tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan isi standar.
4. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dibandingkan dengan isi standar SPMI.
5. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidak-lengkapan dokumen, seperti prosedur kerja dan formulir(borang) dari setiap standar yang telah dilaksanakan.
6. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar tidak tercapai.
7. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau penyimpangan dari isi standar.
8. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif.
9. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk melihat apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai 9. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk melihat apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai
10. Melakukan pembuatan laporan tertulis secara periodik tentang hal-hal yang menyangkut pengendalian standar kepada UPM.
11. Membuat laporkan hasil evaluasi Standar SPMI kepada direktur untuk ditindaklanjuti.
Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi digambarkan sebagai berikut :
Wakil Manajemen Mutu – UPM berkoordinasi dengan Sub. Bagian dan Unit terkait
Monitoring dan
untuk melakukan monitoring dan evaluasi
Evaluasi
Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pemantauan atau monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan Standar SPMI secara berkala sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Pencatatan
dan
Pemeriksaan Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pencatatan, pemeriksaan terhadap Pelaksanaan
pelaksanaan standar SPMI di masing-masing unit kerja, apakah fakta di SPMI & Kelengkapan
Standar