Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Sumber utama penerimaan kas :
penjualan tunai
piutang
Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai
a. deskripsi kegiatan
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dgn cara mewajibkan pembeli
melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang
kemudian diserahkan kepada pembeli & transaksi penjualan tunai kemudian dicatat
oleh perusahaan.
Prosedur dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai:
1. prosedur penerimaan kas dari over the counter sales
2. prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales)
3. prosedur penerimaan kas dari credit card sales
Kelompok kartu kredit :
a. kartu kredit bank
b. kartu kredit perusahaan
c. kartu kredit bepergian & hiburan
1
1. penerimaan kas dari over the counter sales
Bagian
Penjualan
Pembeli memesan barang
(1)
Bagian Pengiriman
menyerahkan
barang kpd pembeli
(4)
Bagian Penjualan
memerintahkan Bagian
Pengiriman menyerahkan
barang kpd pembeli
(3)
Bagian Akuntansi
mencatat
penerimaan kas
dari penjualan tunai
(7)
Bagian
Pengiriman
Barang
Bagian Akuntansi
mencatat
pendapatan
penjualan
(6)
Bagian
Akuntansi
Pembeli
Pembeli membayar
harga barang
(2)
Bagian
Kasa
Bagian Kasa
menyetorkan
kas ke bank
(5)
Bank
2
2. penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales)
Kantor Pos
Pengirim
Kantor Pos mengirim barang ke
alamat pembeli
(3)
Kantor Pos
Penerima
Kantor Pos Penerima memberitahu
Kantor Pos Pengirim bahwa COD
sales telah dilaksanakan
(6)
Penjual
mengirim
barang ke
pembeli via
COD sales
(2)
Kantor Pos
Pengirim
memberitahu
penerimaan kas
dari COD sales
(7)
Penjual
Kantor Pos
mengirim
pemberitahuan
adanya COD
sales
(4)
Pembeli
membayar harga
barang &
menerima barang
yg dibeli
(5)
Pembeli memesan barang
(1)
Pembeli
3
3. penerimaan kas dari credit card sales
Bagian
Penjualan
Pemegang kartu kredit memesan barang
(1)
Pemegang
kartu kredit
Bagian Pengiriman
menyerahkan
barang kpd pembeli
(4)
Bagian Penjualan
memerintahkan Bagian
Pengiriman menyerahkan
barang kpd pembeli
(2)
Bagian
Pengiriman
Barang
Bagian Kas
Pemegang kartu
kredit membayar
dgn kartu kredit
(3)
Menyetor slip kartu
kredit ke bank
(5)
Secara periodik,
bank penerbit
kartu kredit
melakukan
penagihan kpd
pemegang kartu
kredit
(6)
Bank penerbit
kartu kredit
4
penjualan dgn Kartu Kredit Bank
Secara periodik bank penerbit kartu kredit
menagih piutang kepada pemegang kartu
kredit
Bank penerbit
kartu kredit
Pemegang kartu
kredit
Membeli barang /
jasa dgn kartu
kredit bank
Menyetor credit card
sales slip ke rekening
giro merchant
Merchant
penjualan dgn Kartu Kredit Perusahaan
Secara periodik perusahaan penerbit kartu
kredit melakukan penagihan kepada
pelanggan pemegang kartu kredit
(2)
Perusahaan penerbit
Pemegang kartu
kartu kredit
kredit
Pelanggan membeli barang atau jasa dgn
menggunakan kartu kredit perusahaan
(1)
5
b. fungsi yg terkait
1. fungsi penjualan
2. fungsi kas
3. fungsi gudang
4. fungsi pengiriman
5. fungsi akuntansi
c. informasi yg diperlukan oleh manajemen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama jangka waktu tertentu
jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai
jumlah harga pokok produk yg dijual selama jangka waktu tertentu
nama dan alamat pembeli
kuantitas produk yg dijual
nama wiraniaga yg melakukan penjualan
otorisasi pejabat yg berwenang
d. dokumen yg digunakan
1.
2.
3.
4.
faktur penjualan tunai
pita register kas
credit card sales slip
bill of lading
5. faktur penjualan COD
6. bukti setor bank
7. rekapitulasi harga pokok penjualan
e. catatan akuntansi yg digunakan
1. jurnal penjualan
2. jurnal penerimaan kas
3. jurnal umum
4. kartu persediaan
5. kartu gudang
6
f. jaringan prosedur yg membentuk sistem
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
prosedur order penjualan
prosedur penerimaan kas
prosedur penyerahan barang
prosedur pencatatan penjualan tunai
prosedur penyetoran kas ke bank
prosedur pencatatan penerimaan kas
pencatatan harga pokok penjualan
g. unsur sistem pengendalian intern
Organisasi
1.
2.
3.
fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
kas, fungsi pengiriman, & fungsi akuntansi.
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
4.
5.
penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dgn
menggunakan formulir faktur penjualan tunai
penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dgn cara membubuhkan cap
“lunas” pada faktur penjualan tunai & penempelan pita register kas pada
faktur tsb
7
6.
7.
8.
penjualan dgn kartu kredit bank didahului dgn permintaan otorisasi dari
bank penerbit kartu kredit
penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dgn cara
membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai
pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dgn cara
memberikan tanda pada faktur penjualan tunai
Praktik yg sehat
9.
10.
11.
faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak & pemakaiannya
dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penjualan
jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank
pada hari yg sama dgn transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya
penghitungan saldo kas yg ada di tangan fungsi kas secara periodik &
secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern
h. bagan alir dokumen berbagai sistem penerimaan kas
Bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari berbagai sumber sbb:
1. over the counter sale
2. cash on delivery sale
3. credit card sale
8
1. over the counter sales
Bagian Kasa
Bagian Order
Penjualan
1
Mulai
Menerima
order dari
pembeli
FPT
Menerima
uang dari
pembeli
Mengoper
asikan
register
kas
3
2
1
FPT
1
FPT
3
2
FPT = Faktur Penjualan Tunai
PRK = Pita Register Kas
PRK
FPT
Bukti 1
setor bank
FPT
2
1
Kartu
gudang
Membandingkan
FPT lb 1 & lb 2
Menyerah
kan
barang
Menyetor
kas ke
bank
3
FPT
Menyerahkan
barang kpd
pembeli
2
2
1
Bukti 1
setor bank
2
N
4
2
PRK
via
pembeli
2
Mengisi
bukti setor
bank
1
Bagian Pengiriman
3
Mengisi
FPT
FPT
Bagian
Gudang
3
Bersama
barang
Bersama
uang
Diserahkan
ke bank
5
FPT
1
2
PRK
4
N
6
Untuk
pembeli
Bersama
barang sbg
slip
pembungkus
9
Bagian Jurnal
6
5
PRK
FPT
Bagian Kartu
Persediaan
8
Bukti setor
bank
1
Jurnal
penerimaan
kas
Jurnal
penjualan
7
7
RHPP
PRK
Bukti
memorial
FPT
Kartu
persediaan
Jurnal
umum
T
Membuat
rekapitulasi
HPP
N
Selesa
i
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok
Penjualan
1
N
Secara
periodik
RHPP
Membuat
bukti
memorial
RHPP
Bukti
memorial
8
10
2.
cash on delivery (COD) sales
Bagian
Gudang
Bagian Order
Penjualan
4
Mulai
Menerima
order dari
pembeli
B/L
Mengisi faktur
penjualan
COD
Bagian Pengiriman
2
3
1
FPCOD 3
FPCOD 1
3
2
Menyerahkan barang
kpd perusahaan
angkutan umum
FPCOD 1
Bersama
barang
2
1
Berfungsi
sbg slip
pembungkus
N
FPCOD = Faktur Penjualan COD
B/L = Bill of Lading
3
FPCOD 3
Membuat bill
of lading
FPCOD 3
Kartu
gudang
2
Membandingkan
FPCOD lb 1 & lb 3
Menyiapkan
barang
4
3
B/L
FPCOD 1
2
1
3
2
4
3
4
T
Bersama
barang
5
Diserahkan kpd perusahaan 11
angkutan umum
Bagian Kasa
Bagian Jurnal
Dari perusahaan angkutan umum
Menerima
FPCOD & cek
5
6
FPCOD 1
FPCOD 2
Bukti 2
setor bank
FPCOD 2
Cek
Jurnal
penjualan
Mengisi bukti
setor bank
Bukti 1 2
setor bank
Jurnal
penerimaan
kas
3
Menyetor
cek ke bank
A
FPCOD 2
Pada saat
diterima cek
dari
pelanggan
T
Cek
3
Bukti 1 2
setor bank
Ke bank
Bersama
cek
Selesa
i
T
6
12
3.
credit card sale
Bagian Kasa
Bagian Order
Penjualan
FPT
Menerima
order dari
pembeli
Mengi
si
CCSS
Mengopera
sikan
register kas
3
2
1
N
via
pembeli
2
1
CCSS
1 2
PRK
FPT
1
via
pembeli
FPT = Faktur Penjualan Tunai
PRK = Pita Register Kas
CCSS = Credit Card Sale Slip
1
Menerima
kartu
kredit dari
pembeli
Mengisi
FPT
FPT
4
1
Mulai
Bagian
Gudang
3 4
2
CCSS
1
FPT
4
3
2
Bukti 1
setor bank
Disetor ke
bank
Credit card Credit card
center holder
1
1 2
FPT
Menyerahkan
barang kpd
pembeli
2
2 3
Bersama
barang
FPT
1
2
PRK
5
6
2
Membandingkan
FPT lb 1 & lb 2
Menyerah
kan
barang
Menyetor
kas ke bank
Bukti 1
setor bank
FPT
Kartu
gudang
2 3
CCSS
5
PRK
FPT
Mengisi bukti
setor bank
Bersama
CCSS lb 1
3
Bagian Pengiriman
7
N
Untuk
pembeli
Bersama
barang
sbg slip
pembung
kus
13
Bagian Jurnal
7
6
PRK
FPT
Bagian Kartu
Persediaan
9
Bukti setor
bank
1
Jurnal
penerimaan
kas
Jurnal
penjualan
8
8
RHPP
PRK
Bukti
memorial
FPT
Kartu
persediaan
Jurnal
umum
T
Membuat
rekapitulasi
HPP
N
Selesa
i
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok
Penjualan
1
N
Secara
periodik
RHPP
Membuat
bukti
memorial
RHPP
Bukti
memorial
9
14
Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang
a. deskripsi kegiatan
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal
dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk
perusahaan tsb dijual melalui penjualan kredit.
Cancelled Check
1. Cancelled check di USA
First National
City Bank
Cek
Cek
(6)
Clearing
(5)
Clearing
(7) Mengembalikan cancelled
check kpd nasabah
(8) Menyimpan cancelled
check dalam arsip
Pembayar
Cek
(4) Menyetor
cek ke bank
Cek
Cancelled check
Menulis cek
(1)
American
Express
Bank
Mengirimkan cek
(2)
Penerima
Pembayaran
(3) Melakukan
endorsement
atas cek
15
2. Cancelled check di Indonesia
Cek
(5)
Clearing
(5)
Clearing
Bank BNI 46
Bank Niaga
(6) Cancelled check
disimpan dalam arsip
bank
Pembayar
Menulis cek
(1)
Cek
Menyerahkan
cek
(2)
(4) Menyetor
cek ke bank
Cek
Penerima
Pembayaran
(3) Melakukan
endorsement
atas cek
b. fungsi yg terkait
1. fungsi sekretariat
2. fungsi penagihan
3. fungsi kas
4. fungsi akuntansi
5. fungsi pemeriksa intern
c. dokumen yg digunakan
1. surat pemberitahuan
2. daftar surat pemberitahuan
3. bukti setor bank
4. kuitansi
16
d. unsur sistem pengendalian intern
Organisasi
1.
2.
fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan & fungsi penerimaan
kas
fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
3.
4.
5.
debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama
atau dgn cara pemindah-bukuan (giro bilyet)
fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yg
harus ditagih yg dibuat oleh fungsi akuntansi
pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian
Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yg berasal dari debitur
Praktik yg sehat
6.
7.
8.
hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara penghitungan kas
& disetor penuh ke bank dgn segera
para penagih & kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance)
kas dalam perjalanan (baik yg ada di tangan Bagian Kasa maupun di
tangan Penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe & cash-intransit insurance)
17
e. bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari piutang
Cara penerimaan kas dari piutang :
1. melalui penagih perusahaan
2. melalui pos
3. melalui lock box collection plan
1. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
Bagian
Penagihan
Bagian Penagihan menagih piutang ke debitur
(2)
Debitur
Bagian Penagihan menerima cek atas nama
& surat pemberitahuan dari debitur
(3)
Bagian
Piutang
menyerah
kan daftar
debitur yg
harus
ditagih
(1)
Bagian
Piutang
Bagian Penagihan
menyerahkan cek atas
nama kpd Bagian Kasa
(5)
Bagian Penagihan
menyerahkan surat
pemberitahuan dari
debitur
(4)
Bagian
Kasa
Bagian Kasa menyetorkan cek
ke bank perusahaan setelah
dilakukan endorsement atas
cek tsb oleh pejabat yg
berwenang
(6)
Bank
Debitur
Check
clearing
(7)
Bank
Perusahaan
18
Bagian Penagihan
Bagian Piutang
4
Mulai
1
DPD
DSP
Membuat
daftar piutang
yg ditagih
Bagian Kasa
2
2
1
DPD
Kartu
piutang
2
DPD
1
Cek
Membuat
bukti
setoran
Menerima cek
& surat
pemberitahuan
2
DPD
Cek
DSP
1
DPD
2
DSP
2
Bukti
setor
1
Jurnal
penerima
an kas
N
DPD
2
DSP
2
Bukti
setor
SP
Cek
N
5
Memban
dingkan
Cek
DSP
N
1
2
DSP
Menerima cek
& surat
pemberitahuan
3
3
Melakukan
penagihan
ke debitur
SP
Bagian Jurnal
Selesai
2
Disetorkan
ke bank
DPD = Daftar Piutang yg Ditagih
SP = Surat Pemberitahuan
DSP = Daftar Surat Pemberitahuan
3
4
5
N
19
2. Penerimaan kas dari piutang melalui pos
Bagian
Penagihan
Bagian
Sekretariat
Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur
(1)
Bagian Sekretariat
menerima kiriman cek &
surat pemberitahuan dari
debitur via Kantor Pos
(3)
Bagian Sekretariat
menyerahkan surat
pemberitahuan kpd
Bagian Piutang untuk
kepentingan posting ke
dalam kartu piutang
(5)
Bagian
Piutang
Debitur
Debitur mengirim cek & surat
pemberitahuan pada saat
piutang jatuh tempo
(2)
Bank
Debitur
Kantor Pos
Bagian Sekretariat
menyerahkan cek
kpd Bagian Kasa
(4)
Bagian
Kasa
Check
clearing
(7)
Bagian Kasa menyetorkan
cek ke bank setelah
dilakukan endorsement
oleh pihak yg berwenang
atas cek tsb
(6)
Bank
Penjual
20
Bagian
Sekretariat
Mulai
Bagian Kasa
SP
Bagian Jurnal
2
3
1
Cek & surat
pemberitahuan
(SP) diterima
dari debitur via
pos
Cek
Bagian Piutang
Cek
DSP
Membuat
daftar surat
pemberitahuan
DSP
DSP
SP
Bukti setor
bank
Membuat
bukti setor
Cek
SP
Cek
2
DSP
1
Jurnal
penerimaan
kas
Kartu
piutang
DSP
Bukti
setor
T
Disetorkan
ke bank
1
2
DSP = Daftar Surat Pemberitahuan
SP = Surat Pemberitahuan
T
Selesai
3
21
3. Penerimaan kas dari piutang melalui lock-box-collection plan
Bagian
Penagihan
Bagian
Sekretariat
Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur
(1)
Bank-nya kreditur
mengirim daftar
surat pemberitahuan
& surat
pemberitahuan
(4)
Bagian Sekretariat
menyerahkan surat
pemberitahuan kpd
Bagian Piutang untuk
kepentingan posting ke
dalam kartu piutang
(5)
Bagian
Piutang
Bank-nya kreditur
mengambil cek &
surat pemberitahuan
dari kotak pos
nasabah
Bank-nya
(3)
Kreditur
Debitur
Pada saat faktur jatuh
tempo, debitur mengirim
cek & surat pemberitahuan
ke kotak pos kreditur di
kantor pos kota debitur
(2)
Kantor Pos
Check
clearing
(6)
Bank-nya
Debitur
22
Bank di lokasi
pelanggan
Kantor Pos di
lokasi pelanggan
Mulai
Bagian
Sekretariat
1
Menerima
cek & surat
pemberitahu
an dari
pelanggan
Bagian
Piutang
3
2
Mengambil &
membuka surat
dari PO Box
nasabah
Bagian Jurnal
4
NK
DSP
SP
2
DSP
DSP
2
SP
1
1
NK
Cek
SP
Cek
SP
Membuat
daftar surat
pemberitahuan
Jurnal
penerimaan
kas
Kartu
piutang
3
T
Cek
PO Box
SP
2
DSP
1
1
Mengurus
check
clearing
4
T
T
Selesai
Menerbit
kan nota
kredit
NK
2
DSP = Daftar Surat Pemberitahuan
SP = Surat Pemberitahuan
NK = Nota Kredit
23
penjualan tunai
piutang
Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai
a. deskripsi kegiatan
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dgn cara mewajibkan pembeli
melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang
kemudian diserahkan kepada pembeli & transaksi penjualan tunai kemudian dicatat
oleh perusahaan.
Prosedur dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai:
1. prosedur penerimaan kas dari over the counter sales
2. prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales)
3. prosedur penerimaan kas dari credit card sales
Kelompok kartu kredit :
a. kartu kredit bank
b. kartu kredit perusahaan
c. kartu kredit bepergian & hiburan
1
1. penerimaan kas dari over the counter sales
Bagian
Penjualan
Pembeli memesan barang
(1)
Bagian Pengiriman
menyerahkan
barang kpd pembeli
(4)
Bagian Penjualan
memerintahkan Bagian
Pengiriman menyerahkan
barang kpd pembeli
(3)
Bagian Akuntansi
mencatat
penerimaan kas
dari penjualan tunai
(7)
Bagian
Pengiriman
Barang
Bagian Akuntansi
mencatat
pendapatan
penjualan
(6)
Bagian
Akuntansi
Pembeli
Pembeli membayar
harga barang
(2)
Bagian
Kasa
Bagian Kasa
menyetorkan
kas ke bank
(5)
Bank
2
2. penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales)
Kantor Pos
Pengirim
Kantor Pos mengirim barang ke
alamat pembeli
(3)
Kantor Pos
Penerima
Kantor Pos Penerima memberitahu
Kantor Pos Pengirim bahwa COD
sales telah dilaksanakan
(6)
Penjual
mengirim
barang ke
pembeli via
COD sales
(2)
Kantor Pos
Pengirim
memberitahu
penerimaan kas
dari COD sales
(7)
Penjual
Kantor Pos
mengirim
pemberitahuan
adanya COD
sales
(4)
Pembeli
membayar harga
barang &
menerima barang
yg dibeli
(5)
Pembeli memesan barang
(1)
Pembeli
3
3. penerimaan kas dari credit card sales
Bagian
Penjualan
Pemegang kartu kredit memesan barang
(1)
Pemegang
kartu kredit
Bagian Pengiriman
menyerahkan
barang kpd pembeli
(4)
Bagian Penjualan
memerintahkan Bagian
Pengiriman menyerahkan
barang kpd pembeli
(2)
Bagian
Pengiriman
Barang
Bagian Kas
Pemegang kartu
kredit membayar
dgn kartu kredit
(3)
Menyetor slip kartu
kredit ke bank
(5)
Secara periodik,
bank penerbit
kartu kredit
melakukan
penagihan kpd
pemegang kartu
kredit
(6)
Bank penerbit
kartu kredit
4
penjualan dgn Kartu Kredit Bank
Secara periodik bank penerbit kartu kredit
menagih piutang kepada pemegang kartu
kredit
Bank penerbit
kartu kredit
Pemegang kartu
kredit
Membeli barang /
jasa dgn kartu
kredit bank
Menyetor credit card
sales slip ke rekening
giro merchant
Merchant
penjualan dgn Kartu Kredit Perusahaan
Secara periodik perusahaan penerbit kartu
kredit melakukan penagihan kepada
pelanggan pemegang kartu kredit
(2)
Perusahaan penerbit
Pemegang kartu
kartu kredit
kredit
Pelanggan membeli barang atau jasa dgn
menggunakan kartu kredit perusahaan
(1)
5
b. fungsi yg terkait
1. fungsi penjualan
2. fungsi kas
3. fungsi gudang
4. fungsi pengiriman
5. fungsi akuntansi
c. informasi yg diperlukan oleh manajemen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama jangka waktu tertentu
jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai
jumlah harga pokok produk yg dijual selama jangka waktu tertentu
nama dan alamat pembeli
kuantitas produk yg dijual
nama wiraniaga yg melakukan penjualan
otorisasi pejabat yg berwenang
d. dokumen yg digunakan
1.
2.
3.
4.
faktur penjualan tunai
pita register kas
credit card sales slip
bill of lading
5. faktur penjualan COD
6. bukti setor bank
7. rekapitulasi harga pokok penjualan
e. catatan akuntansi yg digunakan
1. jurnal penjualan
2. jurnal penerimaan kas
3. jurnal umum
4. kartu persediaan
5. kartu gudang
6
f. jaringan prosedur yg membentuk sistem
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
prosedur order penjualan
prosedur penerimaan kas
prosedur penyerahan barang
prosedur pencatatan penjualan tunai
prosedur penyetoran kas ke bank
prosedur pencatatan penerimaan kas
pencatatan harga pokok penjualan
g. unsur sistem pengendalian intern
Organisasi
1.
2.
3.
fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
kas, fungsi pengiriman, & fungsi akuntansi.
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
4.
5.
penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dgn
menggunakan formulir faktur penjualan tunai
penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dgn cara membubuhkan cap
“lunas” pada faktur penjualan tunai & penempelan pita register kas pada
faktur tsb
7
6.
7.
8.
penjualan dgn kartu kredit bank didahului dgn permintaan otorisasi dari
bank penerbit kartu kredit
penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dgn cara
membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai
pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dgn cara
memberikan tanda pada faktur penjualan tunai
Praktik yg sehat
9.
10.
11.
faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak & pemakaiannya
dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penjualan
jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank
pada hari yg sama dgn transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya
penghitungan saldo kas yg ada di tangan fungsi kas secara periodik &
secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern
h. bagan alir dokumen berbagai sistem penerimaan kas
Bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari berbagai sumber sbb:
1. over the counter sale
2. cash on delivery sale
3. credit card sale
8
1. over the counter sales
Bagian Kasa
Bagian Order
Penjualan
1
Mulai
Menerima
order dari
pembeli
FPT
Menerima
uang dari
pembeli
Mengoper
asikan
register
kas
3
2
1
FPT
1
FPT
3
2
FPT = Faktur Penjualan Tunai
PRK = Pita Register Kas
PRK
FPT
Bukti 1
setor bank
FPT
2
1
Kartu
gudang
Membandingkan
FPT lb 1 & lb 2
Menyerah
kan
barang
Menyetor
kas ke
bank
3
FPT
Menyerahkan
barang kpd
pembeli
2
2
1
Bukti 1
setor bank
2
N
4
2
PRK
via
pembeli
2
Mengisi
bukti setor
bank
1
Bagian Pengiriman
3
Mengisi
FPT
FPT
Bagian
Gudang
3
Bersama
barang
Bersama
uang
Diserahkan
ke bank
5
FPT
1
2
PRK
4
N
6
Untuk
pembeli
Bersama
barang sbg
slip
pembungkus
9
Bagian Jurnal
6
5
PRK
FPT
Bagian Kartu
Persediaan
8
Bukti setor
bank
1
Jurnal
penerimaan
kas
Jurnal
penjualan
7
7
RHPP
PRK
Bukti
memorial
FPT
Kartu
persediaan
Jurnal
umum
T
Membuat
rekapitulasi
HPP
N
Selesa
i
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok
Penjualan
1
N
Secara
periodik
RHPP
Membuat
bukti
memorial
RHPP
Bukti
memorial
8
10
2.
cash on delivery (COD) sales
Bagian
Gudang
Bagian Order
Penjualan
4
Mulai
Menerima
order dari
pembeli
B/L
Mengisi faktur
penjualan
COD
Bagian Pengiriman
2
3
1
FPCOD 3
FPCOD 1
3
2
Menyerahkan barang
kpd perusahaan
angkutan umum
FPCOD 1
Bersama
barang
2
1
Berfungsi
sbg slip
pembungkus
N
FPCOD = Faktur Penjualan COD
B/L = Bill of Lading
3
FPCOD 3
Membuat bill
of lading
FPCOD 3
Kartu
gudang
2
Membandingkan
FPCOD lb 1 & lb 3
Menyiapkan
barang
4
3
B/L
FPCOD 1
2
1
3
2
4
3
4
T
Bersama
barang
5
Diserahkan kpd perusahaan 11
angkutan umum
Bagian Kasa
Bagian Jurnal
Dari perusahaan angkutan umum
Menerima
FPCOD & cek
5
6
FPCOD 1
FPCOD 2
Bukti 2
setor bank
FPCOD 2
Cek
Jurnal
penjualan
Mengisi bukti
setor bank
Bukti 1 2
setor bank
Jurnal
penerimaan
kas
3
Menyetor
cek ke bank
A
FPCOD 2
Pada saat
diterima cek
dari
pelanggan
T
Cek
3
Bukti 1 2
setor bank
Ke bank
Bersama
cek
Selesa
i
T
6
12
3.
credit card sale
Bagian Kasa
Bagian Order
Penjualan
FPT
Menerima
order dari
pembeli
Mengi
si
CCSS
Mengopera
sikan
register kas
3
2
1
N
via
pembeli
2
1
CCSS
1 2
PRK
FPT
1
via
pembeli
FPT = Faktur Penjualan Tunai
PRK = Pita Register Kas
CCSS = Credit Card Sale Slip
1
Menerima
kartu
kredit dari
pembeli
Mengisi
FPT
FPT
4
1
Mulai
Bagian
Gudang
3 4
2
CCSS
1
FPT
4
3
2
Bukti 1
setor bank
Disetor ke
bank
Credit card Credit card
center holder
1
1 2
FPT
Menyerahkan
barang kpd
pembeli
2
2 3
Bersama
barang
FPT
1
2
PRK
5
6
2
Membandingkan
FPT lb 1 & lb 2
Menyerah
kan
barang
Menyetor
kas ke bank
Bukti 1
setor bank
FPT
Kartu
gudang
2 3
CCSS
5
PRK
FPT
Mengisi bukti
setor bank
Bersama
CCSS lb 1
3
Bagian Pengiriman
7
N
Untuk
pembeli
Bersama
barang
sbg slip
pembung
kus
13
Bagian Jurnal
7
6
PRK
FPT
Bagian Kartu
Persediaan
9
Bukti setor
bank
1
Jurnal
penerimaan
kas
Jurnal
penjualan
8
8
RHPP
PRK
Bukti
memorial
FPT
Kartu
persediaan
Jurnal
umum
T
Membuat
rekapitulasi
HPP
N
Selesa
i
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok
Penjualan
1
N
Secara
periodik
RHPP
Membuat
bukti
memorial
RHPP
Bukti
memorial
9
14
Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang
a. deskripsi kegiatan
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal
dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk
perusahaan tsb dijual melalui penjualan kredit.
Cancelled Check
1. Cancelled check di USA
First National
City Bank
Cek
Cek
(6)
Clearing
(5)
Clearing
(7) Mengembalikan cancelled
check kpd nasabah
(8) Menyimpan cancelled
check dalam arsip
Pembayar
Cek
(4) Menyetor
cek ke bank
Cek
Cancelled check
Menulis cek
(1)
American
Express
Bank
Mengirimkan cek
(2)
Penerima
Pembayaran
(3) Melakukan
endorsement
atas cek
15
2. Cancelled check di Indonesia
Cek
(5)
Clearing
(5)
Clearing
Bank BNI 46
Bank Niaga
(6) Cancelled check
disimpan dalam arsip
bank
Pembayar
Menulis cek
(1)
Cek
Menyerahkan
cek
(2)
(4) Menyetor
cek ke bank
Cek
Penerima
Pembayaran
(3) Melakukan
endorsement
atas cek
b. fungsi yg terkait
1. fungsi sekretariat
2. fungsi penagihan
3. fungsi kas
4. fungsi akuntansi
5. fungsi pemeriksa intern
c. dokumen yg digunakan
1. surat pemberitahuan
2. daftar surat pemberitahuan
3. bukti setor bank
4. kuitansi
16
d. unsur sistem pengendalian intern
Organisasi
1.
2.
fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan & fungsi penerimaan
kas
fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
3.
4.
5.
debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama
atau dgn cara pemindah-bukuan (giro bilyet)
fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yg
harus ditagih yg dibuat oleh fungsi akuntansi
pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian
Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yg berasal dari debitur
Praktik yg sehat
6.
7.
8.
hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara penghitungan kas
& disetor penuh ke bank dgn segera
para penagih & kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance)
kas dalam perjalanan (baik yg ada di tangan Bagian Kasa maupun di
tangan Penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe & cash-intransit insurance)
17
e. bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari piutang
Cara penerimaan kas dari piutang :
1. melalui penagih perusahaan
2. melalui pos
3. melalui lock box collection plan
1. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
Bagian
Penagihan
Bagian Penagihan menagih piutang ke debitur
(2)
Debitur
Bagian Penagihan menerima cek atas nama
& surat pemberitahuan dari debitur
(3)
Bagian
Piutang
menyerah
kan daftar
debitur yg
harus
ditagih
(1)
Bagian
Piutang
Bagian Penagihan
menyerahkan cek atas
nama kpd Bagian Kasa
(5)
Bagian Penagihan
menyerahkan surat
pemberitahuan dari
debitur
(4)
Bagian
Kasa
Bagian Kasa menyetorkan cek
ke bank perusahaan setelah
dilakukan endorsement atas
cek tsb oleh pejabat yg
berwenang
(6)
Bank
Debitur
Check
clearing
(7)
Bank
Perusahaan
18
Bagian Penagihan
Bagian Piutang
4
Mulai
1
DPD
DSP
Membuat
daftar piutang
yg ditagih
Bagian Kasa
2
2
1
DPD
Kartu
piutang
2
DPD
1
Cek
Membuat
bukti
setoran
Menerima cek
& surat
pemberitahuan
2
DPD
Cek
DSP
1
DPD
2
DSP
2
Bukti
setor
1
Jurnal
penerima
an kas
N
DPD
2
DSP
2
Bukti
setor
SP
Cek
N
5
Memban
dingkan
Cek
DSP
N
1
2
DSP
Menerima cek
& surat
pemberitahuan
3
3
Melakukan
penagihan
ke debitur
SP
Bagian Jurnal
Selesai
2
Disetorkan
ke bank
DPD = Daftar Piutang yg Ditagih
SP = Surat Pemberitahuan
DSP = Daftar Surat Pemberitahuan
3
4
5
N
19
2. Penerimaan kas dari piutang melalui pos
Bagian
Penagihan
Bagian
Sekretariat
Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur
(1)
Bagian Sekretariat
menerima kiriman cek &
surat pemberitahuan dari
debitur via Kantor Pos
(3)
Bagian Sekretariat
menyerahkan surat
pemberitahuan kpd
Bagian Piutang untuk
kepentingan posting ke
dalam kartu piutang
(5)
Bagian
Piutang
Debitur
Debitur mengirim cek & surat
pemberitahuan pada saat
piutang jatuh tempo
(2)
Bank
Debitur
Kantor Pos
Bagian Sekretariat
menyerahkan cek
kpd Bagian Kasa
(4)
Bagian
Kasa
Check
clearing
(7)
Bagian Kasa menyetorkan
cek ke bank setelah
dilakukan endorsement
oleh pihak yg berwenang
atas cek tsb
(6)
Bank
Penjual
20
Bagian
Sekretariat
Mulai
Bagian Kasa
SP
Bagian Jurnal
2
3
1
Cek & surat
pemberitahuan
(SP) diterima
dari debitur via
pos
Cek
Bagian Piutang
Cek
DSP
Membuat
daftar surat
pemberitahuan
DSP
DSP
SP
Bukti setor
bank
Membuat
bukti setor
Cek
SP
Cek
2
DSP
1
Jurnal
penerimaan
kas
Kartu
piutang
DSP
Bukti
setor
T
Disetorkan
ke bank
1
2
DSP = Daftar Surat Pemberitahuan
SP = Surat Pemberitahuan
T
Selesai
3
21
3. Penerimaan kas dari piutang melalui lock-box-collection plan
Bagian
Penagihan
Bagian
Sekretariat
Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur
(1)
Bank-nya kreditur
mengirim daftar
surat pemberitahuan
& surat
pemberitahuan
(4)
Bagian Sekretariat
menyerahkan surat
pemberitahuan kpd
Bagian Piutang untuk
kepentingan posting ke
dalam kartu piutang
(5)
Bagian
Piutang
Bank-nya kreditur
mengambil cek &
surat pemberitahuan
dari kotak pos
nasabah
Bank-nya
(3)
Kreditur
Debitur
Pada saat faktur jatuh
tempo, debitur mengirim
cek & surat pemberitahuan
ke kotak pos kreditur di
kantor pos kota debitur
(2)
Kantor Pos
Check
clearing
(6)
Bank-nya
Debitur
22
Bank di lokasi
pelanggan
Kantor Pos di
lokasi pelanggan
Mulai
Bagian
Sekretariat
1
Menerima
cek & surat
pemberitahu
an dari
pelanggan
Bagian
Piutang
3
2
Mengambil &
membuka surat
dari PO Box
nasabah
Bagian Jurnal
4
NK
DSP
SP
2
DSP
DSP
2
SP
1
1
NK
Cek
SP
Cek
SP
Membuat
daftar surat
pemberitahuan
Jurnal
penerimaan
kas
Kartu
piutang
3
T
Cek
PO Box
SP
2
DSP
1
1
Mengurus
check
clearing
4
T
T
Selesai
Menerbit
kan nota
kredit
NK
2
DSP = Daftar Surat Pemberitahuan
SP = Surat Pemberitahuan
NK = Nota Kredit
23