MENGELOLA PERUBAHAN ORGANISASI DAN INOVA
MENGELOLA
PERUBAHAN ORGANISASI DAN INOVASI
Program
perubahan
diperlukan
organisasi
masa
kini
karena
adanya
pergeseran dalam waktu dan hubungan atau jaringan informasi di seluruh dunia.
Teknologi pemrosesan informasi yang canggih dan era globalisasi organisasi
mendorong manajer dengan banyak ide baru, produk baru, tantangan baru dengan
semakin sempitnya waktu untuk membuat keputusan yang dapat diambil oleh
manajer. Manajer dituntut untuk meningkatkan kemampuan karyawan di seluruh
organisasi untuk mengantisipasi dan belajar dari perubahan yang sedang terjadi.
Manajer harus membantu individu dan kelompok dalam organisasi untuk selalu
melakukan berbagai perbaikan dalam lingkungan yang kompetitif. Kondisi ini dapat
dilihat sebagai tahap proses pembelajaran organisasi (learning organization), yang
didasari dari perubahan sistem, nilai dan sifat manusia untuk meningkatkan kinerja
terus-menerus berdasarkan pengalaman masa lalu. Pada tahap ini kata kunci yang
ada sepanjang waktu adalah kreatifitas dan inovasi.
10.1 Definisi dan Konsep Perubahan Organisasi
Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi
(organizational
change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide atau perilaku baru oleh sebuah
organisasi. Organiasasi dirancang untuk beradaptasi dengan peruabahan lingkungan
melalui pembaharuan dan pengembangan internal. Perubahan organisasi dicirikan
dengan berbagai usaha penyesuaian-penyesuaian disain organisasi di waktu
mendatang. Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi
kelangsungan hidup organisasi, tetapi juga sebagai tantangan pengembangan. Dalam
pengertian lain perubahan organisasi merupakan proses penyesuaian desain
organisasi terhadap kondisi lingkungan yang dihadapi. Perubahan dapat bersifat
reaktif dan proaktif.
Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap
tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikitdemi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Organisasi membuat
perubahan structural kecil sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan
1
mikro dan makro. Formulir pendaftaran direvisi untuk mempermudah calon
mahasiswa .Program pelatihan peningkatan pelayanan pelanggan dilakukan setiap
enam bulan. Perubahan reaktif lebih ditekankan pada perubahan yang bersifat rutin
dengan cakupan yang lebih sempit.
Perubahan proaktif adalah perubahan yang diarahkan melalui inovasi
structural, kebijakan atau sasaran baru atau perubahan filosofi operasi yang dengan
sengaja
didesain
dan
diimplementasikan.
Proses
reaktif
dilakukan
melalui
pelaksanaan berbagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk
mengubah cara-cara operasi organisasi. Perubahan ini disebut juga sebagai
perubahan yang direncanakan (planned change). Perubahan yang direncanakan
adalah :
“Usaha sistematik untuk mendesain ulang suatu organisasi dengan cara yang
akan membantunya melakukan adaptasi pada perubahan yang terjadi
dilingkungan eksternal atau internal “.
Perubahan ini menyangkut kegiatan-kegiatan yang disengaja untuk mengubah status
quo. Thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai
perancangan dan implementasi inovasi srtuktural, kebijaksanaan atau tujuan baru,
atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja.
Perubahan yang direncanakan bertujuan untuk menyiapkan seluruh organisasi atau
sebagian besar
untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan signifikan dalam
sasaran dan arah organisasi. Beberapa perusahaan besar, paling sukses dan pantas
dihormati merupakan korban dari kesuksesannya sendiri. Selama bertahun-tahun
mereka telah membangun struktur organisasi yang amat stabil, birokratis, dan sangat
efisien untuk mencapai sasaran tertentu dalam lingkungan tertentu. Pembuatan
keputusan yang dilakukan berdasarkan metode tetapi lamban dan ide serta
kesempatan baru yang menguntungkan daya saing terikat oleh birokrasi. Pada
perkembangannya banyak organisasi yang mencoba melakukan perubahan dengan
struktur yang lebih mendatar, yang mendorong kerjasama kelompok dan komunikasi
yang lebih cepat. Idenya bahwa dengan struktur yang lebih ramping akan mendorong
fleksibilitas, kreatifitas dan inovasi dalam bereaksi terhadap perubahan lingkungan
yang terjadi
Faktor-faktor Pendorong Perubahan
2
Perubahan organisasi dapat didorong oleh pengaruh yang ditimbulkan dari
lingkungan internal dan eksternal organisasi. Lingkungan internal mempengaruhi
organisasi terhadap cara organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatannya. Lingkungan
eksternal
mempengaruhi
organisasi
terhadap
kemampuan
organisasi
untuk
memperoleh sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk memproduksi dan
memasarkan berbagai produk.
Faktor internal organisasi yang mempengaruhi terdiri dari faktor sasaran
organisasi, strategi dan kebijakan, karyawan dan teknologi baru yang terserap ke
dalam organisasi. Faktor eksternal organisasi terdiri dari faktor ekonomi, teknologi,
sosial, budaya dan politik.
Gambar 1
Faktor Faktor Pendorong Perubahan Organisasi
EKONOMI
TEKNOLOGI
SASARAN
STRATEG
I,
KEBIJAKA
N
ORGANISASI
KARYAWAN
TEKNOLOGI
SOSIAL
POLITIK
BUDAYA
Perubahan organisasi yang diperngaruhi faktor internal bisa dalam bentuk mengganti
tujuan atau sasaran dari pertumbuhan jangka panjang menjadi pencapaian laba
jangka pendek yang akan mempengaruhi perubahan tujuan jangka pendek
departemen lain. Jika manajer puncak memilih strategi pertumbuhan cepat, maka
tindakan-tindakan internal harus dirubah untuk meraih sasaran tersebut, seperti
dilakukan
pengenalan
proses
produksi
dengan
teknologi
baru
yang
akan
mempengaruhi sistem kerja. Perubahan kebijakan dan prosedur personalia
yang
3
akan mempengaruhi motivasi kerja karyawan. Permintaan-permintaa dari karyawan,
serikat pekerja dan produski yang tidak efisien juga dapat memunculkan kebutuhan
akan pembaharuan.
Kekuatan eksternal organisasi yang mendorong perubahan seperti kenaikan
biaya dan kelangkaan sumber daya, tingkat persaingan, perubahan pasar konsumen
dan pasar tenaga kerja, perubahan sisitem ekonomi dan tingkat suku bunga.
Proses Efektif Perubahan Organisasi
Dua hal menjadi penyebab kegagalan melaksanakan perubahan adalah
pertama orang tidak mau (tidak mampu) untuk mengubah sikap dan tingkah laku yang
sudah lama menjadi kebiasaan. Kedua orang yang mencoba cara kerja berbeda
dalam waktu singkat, bila diberi kebebasan cenderung untuk kembali ke pola tingkah
laku yang sudah menjadi kebiasaan.
Edgar H. Schein mengemukakan tiga langkah proses efektif perubahan
organisasi sebagai berikut :
1.
Unfreezing (pencairan)
Membuat kebutuhan terhadap perubahan demikian jelas sehingga individu,
kelompok dan organisasi siap melihat dan menerima bahwa perubahan perlu
terjadi. Langkah ini biasanya dikaitkan dengan diagnoses, yang menggunakan
pakar eksternal yang disebut agen perubahan (change agent) yaitu spesialis OD
(organizational development) yang melaksanakan diagnosis sistematis atas
organisasi dan mengidentifikasi masalah-masalah yang berhubungan dengan
pekerjaan. Diagnosis membantu karyawan menyadari masalah-masalah perilaku
mereka.
2.
Changing (pengubahan)
Menemukan dan mengadoptasi sikap, nilai dan tingkah laku baru dengan
bantuan agen perubahan terlatih memimpin individu, kelompok dan seluruh
organisasi melewati proses tersebut. Individu-individu bereksperimen dengan
perilaku-perilaku baru dan mempelajari keahlian-keahlian baru yang dapat
digunakan dalam lingkungan kerja.
3.
Refreezing (pemantapan)
4
Transformasi pola tingkah laku menjadi norma baru melalui penguatan dan
dukungan mekanisme. Di sini individu-individu menerapkan sikap dan nilai baru
dan organisasi memberi imbalan untuk itu. Dampak dari perilaku baru dievaluasi
dan diperkuat.
Tiga Macam Pendekatan Perubahan
Sebuah organisasi bisa dirubah dengan melakukan tiga macam pendekatan
seperti
mengganti strukturnya, teknologinya, orangnya atau mengkombinasi
beberapa pendekatan ini. Pendekatan pada perubahan structural diarahkan dengan
pengaturan ulang sistem internal. Pendekatan yang dapat dilakukan pada desain
organisasi, desentralisasi, dan modifikasi kerja.
Pendekatan pada perubahan teknologi mencakup mengganti peralatan, proses
rekayasa, teknik penelitian atau metode produksi. Teknologi produksi memiliki
pengaruh besar pada organisasi sehingga pendekatan teknostruktural berusaha
memperbaiki prestasi kerja secara serentak mengubah aspek struktur organisasi dan
teknologinya seperti perluasan pekerjaan dan pengayaan pekerjaan.
Pendekatan pada perubahan manusia, mencoba mngubah tingkah laku
dengan fokus pada keterampilan, sikap, persepsi dan harapan mereka.
Gambar 2.
Tiga Macam Pendekatan Perubahan
PERUBAHAN
DALAM
SRTUKTUR
DESAIN ULANG ORGANISASI,
DESENTRALISASI, MODIFIKASI
ARUS KERJA
PENDEKATAN
TEKNOSTRUKTURAL
DESAIN ULANG STRUKTUR DAN
OPERASI PEKERJAAN
AGEN
PERU
BAHAN
PRESTASI
KERJA YANG
SEMAKIN
BAIK
PERUBAHAN
DALAM
TEKNOLOGI
DESAIN ULANG OPERASI
PEKERJAAN
PERUBAHAN
DALAM
MANUSIA
PERUBAHAN DALAM
KETERAMPILAN , SIKAP,
HARAPAN, PERSEPSI
5
Sumber Utama Penolakan dan Metode Penanggulangan Penolakan Perubahan
Tiga sumbar utama penolakan terhadap perubahan organisasi terdiri dari
pengaruh faktor budaya organisasi, kepentingan individu dan persepsi sasaran dan
strategi organisasi.
Budaya Organisasi
Budaya merupakan kekuatan untuk mengarahkan tingkah laku karyawan. Karyawan
termotivasi bekerja dalam organisasi karena pekerjaan itu membantu mereka
memenuhi sasaran kehidupan mereka dan karena kepribadian, sikap dan keyakinan
mereka
sesuai
dengan
budaya
organisasi.
Budaya
yang
telah
tertanam
mempengaruhi sikap kerja sehingga mereka merasa terancam dengan usaha untuk
melakukan perubahan radikal dalam budaya organisasi dan “cara kami bekerja” yang
dirasa akan menyulitkan mereka untuk melakukan penyesuaian terhadap budaya
baru.
Kepentingan individu
Kebutuhan karyawan terhadap hasil kerja sebagai imbalan dari bekerja dengan baik,
adanya pengharapan terhadap gaji yang memadai, kondisi kerja yang memuaskan,
kepastian adanya pekerjaan, dan penghargaan sampai tingkat tertentu menjadi faktor
penolakan perubahan. Dalam hal ini perubahan
menyebabkan kekhawatiran
karyawan menghadapi periode yang secara potensial tidak menyenangkan untuk
menyesuaikan dengan struktur organisasi yang baru atau pekerjaan yang didesain
ulang yang akan menimbulkan hilangnya beberapa kepentingan yang selama ini
dimiliki karyawan.
Persepsi Sasaran dan Strategi Organisasi
Sasaran
dan
strategi
sangat
penting
untuk
mengorganisasikan
dan
mengkoordinasikan usaha organisasi. Sasaran dan strategi yang menjadi pedoman
dan telah dipegang sebagai pendorong stabilitas organisasi, sangat
sulit dirubah
karena terkadang karyawan tidak mengetahui kebutuhan untuk sasaran baru karena
mereka tidak mempunyai cukup informasi yang sama dengan manajer. Mereka masih
6
berpijak pada stabilitas masa lalu. sementara lingkungan berubah secara dinamis dan
menuntut perubahan.
Metode Menangani Penolakan Terhadap Perubahan
Ada enam pendekatan dalam menangani penolakan terhadap perubahan yang
dapat dilakukan organisasi.
1. Pendidikan dan Komunikasi.
Memberikan penjelasan tentang kebutuhan akan perubahan dan logika dari
perubahan
kepada
individu,
kelompok
dan
organisasi
keseluruhan.
Pendekatan ini digunakan bila ada kekurangan informasi atau informasi yang
tidak tepat serta kekurangan analisanya.
2. Partisipasi dan penyertaan.
Meminta
atau
mengikutsertakan
anggota
organisasi
untuk
membantu
mendesain perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila pemrakarsa
tidak mempunyai semua informasi yang dibutuhkan untuk mendesain
perubahan dan orang lain mempunyai kekuatan cukup besar untuk menolak
perubahan.
3. Memberi fasilitas dan dukungan.
Memberikan program pelatihan ulang, liburan, dukungan emosional dan
memahami orang yang terpengaruh terhadap perubahan. Pendekatan yang
dapat digunakan bila orang akan menolak karena masalah penyesuaian.
4. Negosiasi dan persetujuan.
Melakukan negosiasi dengan penolak potensial atau mengusahakan surat
pemahaman tertulis. Pendekatan digunakan bila beberapa orang atau
organisasi dengan kekuatan besar untuk menolak perubahan.
5. Manipulasi dan pemilihan menjadi anggota.
Memberikan peran yang diinginkan oleh orang yang berpengaruh dalam
mendesain atau mengimplementasikan proses perubahan. Pendektan ini
digunakan bila taktik lain tidak akan berhasil atau terlalu mahal.
6. Memaksa secara terang-terangan dan terselubung.
Menakut-nakuti
dengan
kehilangan pekerjaan atau
pemindahan, tidak
dipromosikan dan sebaginya. Pendekatan ini digunakan bila kecepatan dalam
7
proses perubahan diperlukan dan pemrakarsa perubahan memiliki kekuatan
yang cukup besar.
10.2. Mengelola Kreatifitas dan Inovasi
Berkembangnya berbagai bentuk kebutuhan masyarakat dan meningkatnya
hubungan yang didorong teknologi informasi serta organsasi yang lebih mengglobal
menyebabkan semakin meningkatnya perubahan lingkungan yang mendorong
kebutuhan penyesuaian organisasi melalui perubahan yang berkesinambungan.
Perubahan yang akan membawa prestasi dan produktifitas yang semakin tinggi
didasarkan pada sikap kreatif dan inovatif organisasi dalam memanfaatkan
sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki. Di dunia saat ini kreatifitas dan inovatif lebih
penting daripada sebelumnya. Ini berarti berpikir dengan cara baru dan terbuka
terhadap cara yang sama sekali berbeda untuk melihat dunia.
Kreatifitas adalah menghasilkan ide baru. Kreatifitas juga merupakan
penggunaan akal sehat untuk meciptakan gagasan baru terhadap sesuatu atau
berbagai keunikan pemechan masalah. Individu yang kreatif memiliki kecenderungan
untuk bersikap lebih fleksibel mereka mau dan mampu untuk berpindah dari suatu
pendekatan ke pendekatan lain bila menghadapi masalah. Mereka orang yang lebih
bersikap independen, teguh berpegang erat pada pendiriannya kalau idenya
ditantang. Lebih menyukai untuk memcahkan masalah yang rumit daripada masalah
sederhana. Orang kreatif cenderung mempertanyakan masalah otoritas secara
spontan dan tidak menyukai perintah yang tidak masuk akal. Orang kreatif lebih
termotivasi pada pekerjaan yang menarik daripada kompensasinya serta orang yang
suka bekerja keras dan hal-hal yang menarik.
Inovasi adalah penerjemahan ide baru menjadi perusahaan baru, produk baru,
jasa baru, proses baru atau metode baru untuk memproduksi. Inovasi dapat juga
diartikan sebagai proses menciptakan gagasan baru dan melaksanakannya dalam
praktek sehari-hari. Ini merupakan kegiatan merubah gagasan baru menjadi berbagai
penerapan yang dapat digunakan. Inovasi meruipakan sumber sukses dalam ekonomi
pasar, hal ini diperkuat oleh lingkungan yang selalu berubah dan penuh persaingan
dewasa ini.
8
Tiga Langkah Proses Kreatif dalam Organisasi
1.
Menghasilkan ide (idea creation)
Pengetahuan baru yang didasarkan atas penemuan, pemahaman serta
kreatifitas spontan sehingga individu dapat bertindak cerdik dan mampu
berkomunikasi. Ide yang dihasilkan tergantung pada arus manusia dalam
organisasi dan informasi antar perusahaan dengan lingkungan.
2.
Pengembangan ide
Konsep gagasan pada awalnya harus diuji dan dibahas dengan yang lain. Nilai
praktis dan finansial diuji dalam feasibilitas formal yang akan menunjukkan rugi
atau laba. Pengembangan ide dipengaruhi oleh budaya organisasi dan proses
dalam organisasi.
3.
Implementasi ide
Tahap dimana ide kratif sebagai pemecahan masalah atau penciptaan pasar
(rekayasa, penentuan peralatan, pembuatan pabrik, uji pemasaran dan promosi).
Proses dimana produk baru dikomersialisasikan atau proses produksi baru
dilaksanakan sebagai bagian dari kegiatan operasional yang rutin dilaksanakan.
Walaupun inovasi tingkat tinggi seringkali mengurangi laba jangka pendek,
inovasi tatap diperlukan untuk pertumbuhan organisasi jangka panjang. Keberhasilan
inovasi ditentukan oleh integrasi tingkat tinggi diantara berbagai unit operasi
organisasi.
Cara Memperkuat Kreatifitas Organisasi (Rosabeth Moss Kanter)
1. Kembangkan perubahan yang dapat diterima
Anggota organisasi diyakinkan bahwa perubahan menguntungkan mereka dan
organisasi dengan melibatkan anggota dan manajer untuk membuat keputusan
dan menjamin kepastian pekerjaan secara hati-hati ketika perubahan
direncanakan dan diimplementasikan.
2. Dorong Penciptaan ide baru
Mendorong kreatifitas berarti manajer mau mendengarkan saran anggota dan
mengimplementasikan saran yang baik.
3. Beri Peluang Interaksi lebih Banyak
9
Kreatifitas didorong dengan menciptakan iklim pemberian peluang kepada
individu untuk berinteraksi dengan amggota kelompok sendiri maupun
kelompok lain.
4. Beri Toleransi Kegagalan
Manajer yang efektif menerima dan mengizinkan waktu dan sumber daya
diinvestasikan dalam percobaan ide baru meski tidak sesuai dengan harapan.
5. Sediakan tujuan yang jelas dan kebebasan untuk mencapainya
Anggota organisasi harus mempunyai tujuan dan arah untuk kreatifitas.
Memberikan pedoman dan batas yang masuk akal sebagai kendali manajer
atas jumlah waktu dan dana yang diinvestasikan dalam kreatifitas.
6. Berikan Pengakuan.
Dengan menawarkan dalam bentuk berwujud seperti bonus dan kenaikan gaji,
manajer menunjukkan bahwa kreatifitas dihargai dalam organisasi yang akan
lebih mendorong motivasi untuk bersikap kreatif.
10
PERUBAHAN ORGANISASI DAN INOVASI
Program
perubahan
diperlukan
organisasi
masa
kini
karena
adanya
pergeseran dalam waktu dan hubungan atau jaringan informasi di seluruh dunia.
Teknologi pemrosesan informasi yang canggih dan era globalisasi organisasi
mendorong manajer dengan banyak ide baru, produk baru, tantangan baru dengan
semakin sempitnya waktu untuk membuat keputusan yang dapat diambil oleh
manajer. Manajer dituntut untuk meningkatkan kemampuan karyawan di seluruh
organisasi untuk mengantisipasi dan belajar dari perubahan yang sedang terjadi.
Manajer harus membantu individu dan kelompok dalam organisasi untuk selalu
melakukan berbagai perbaikan dalam lingkungan yang kompetitif. Kondisi ini dapat
dilihat sebagai tahap proses pembelajaran organisasi (learning organization), yang
didasari dari perubahan sistem, nilai dan sifat manusia untuk meningkatkan kinerja
terus-menerus berdasarkan pengalaman masa lalu. Pada tahap ini kata kunci yang
ada sepanjang waktu adalah kreatifitas dan inovasi.
10.1 Definisi dan Konsep Perubahan Organisasi
Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi
(organizational
change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide atau perilaku baru oleh sebuah
organisasi. Organiasasi dirancang untuk beradaptasi dengan peruabahan lingkungan
melalui pembaharuan dan pengembangan internal. Perubahan organisasi dicirikan
dengan berbagai usaha penyesuaian-penyesuaian disain organisasi di waktu
mendatang. Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi
kelangsungan hidup organisasi, tetapi juga sebagai tantangan pengembangan. Dalam
pengertian lain perubahan organisasi merupakan proses penyesuaian desain
organisasi terhadap kondisi lingkungan yang dihadapi. Perubahan dapat bersifat
reaktif dan proaktif.
Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap
tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikitdemi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Organisasi membuat
perubahan structural kecil sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan
1
mikro dan makro. Formulir pendaftaran direvisi untuk mempermudah calon
mahasiswa .Program pelatihan peningkatan pelayanan pelanggan dilakukan setiap
enam bulan. Perubahan reaktif lebih ditekankan pada perubahan yang bersifat rutin
dengan cakupan yang lebih sempit.
Perubahan proaktif adalah perubahan yang diarahkan melalui inovasi
structural, kebijakan atau sasaran baru atau perubahan filosofi operasi yang dengan
sengaja
didesain
dan
diimplementasikan.
Proses
reaktif
dilakukan
melalui
pelaksanaan berbagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk
mengubah cara-cara operasi organisasi. Perubahan ini disebut juga sebagai
perubahan yang direncanakan (planned change). Perubahan yang direncanakan
adalah :
“Usaha sistematik untuk mendesain ulang suatu organisasi dengan cara yang
akan membantunya melakukan adaptasi pada perubahan yang terjadi
dilingkungan eksternal atau internal “.
Perubahan ini menyangkut kegiatan-kegiatan yang disengaja untuk mengubah status
quo. Thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai
perancangan dan implementasi inovasi srtuktural, kebijaksanaan atau tujuan baru,
atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja.
Perubahan yang direncanakan bertujuan untuk menyiapkan seluruh organisasi atau
sebagian besar
untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan signifikan dalam
sasaran dan arah organisasi. Beberapa perusahaan besar, paling sukses dan pantas
dihormati merupakan korban dari kesuksesannya sendiri. Selama bertahun-tahun
mereka telah membangun struktur organisasi yang amat stabil, birokratis, dan sangat
efisien untuk mencapai sasaran tertentu dalam lingkungan tertentu. Pembuatan
keputusan yang dilakukan berdasarkan metode tetapi lamban dan ide serta
kesempatan baru yang menguntungkan daya saing terikat oleh birokrasi. Pada
perkembangannya banyak organisasi yang mencoba melakukan perubahan dengan
struktur yang lebih mendatar, yang mendorong kerjasama kelompok dan komunikasi
yang lebih cepat. Idenya bahwa dengan struktur yang lebih ramping akan mendorong
fleksibilitas, kreatifitas dan inovasi dalam bereaksi terhadap perubahan lingkungan
yang terjadi
Faktor-faktor Pendorong Perubahan
2
Perubahan organisasi dapat didorong oleh pengaruh yang ditimbulkan dari
lingkungan internal dan eksternal organisasi. Lingkungan internal mempengaruhi
organisasi terhadap cara organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatannya. Lingkungan
eksternal
mempengaruhi
organisasi
terhadap
kemampuan
organisasi
untuk
memperoleh sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk memproduksi dan
memasarkan berbagai produk.
Faktor internal organisasi yang mempengaruhi terdiri dari faktor sasaran
organisasi, strategi dan kebijakan, karyawan dan teknologi baru yang terserap ke
dalam organisasi. Faktor eksternal organisasi terdiri dari faktor ekonomi, teknologi,
sosial, budaya dan politik.
Gambar 1
Faktor Faktor Pendorong Perubahan Organisasi
EKONOMI
TEKNOLOGI
SASARAN
STRATEG
I,
KEBIJAKA
N
ORGANISASI
KARYAWAN
TEKNOLOGI
SOSIAL
POLITIK
BUDAYA
Perubahan organisasi yang diperngaruhi faktor internal bisa dalam bentuk mengganti
tujuan atau sasaran dari pertumbuhan jangka panjang menjadi pencapaian laba
jangka pendek yang akan mempengaruhi perubahan tujuan jangka pendek
departemen lain. Jika manajer puncak memilih strategi pertumbuhan cepat, maka
tindakan-tindakan internal harus dirubah untuk meraih sasaran tersebut, seperti
dilakukan
pengenalan
proses
produksi
dengan
teknologi
baru
yang
akan
mempengaruhi sistem kerja. Perubahan kebijakan dan prosedur personalia
yang
3
akan mempengaruhi motivasi kerja karyawan. Permintaan-permintaa dari karyawan,
serikat pekerja dan produski yang tidak efisien juga dapat memunculkan kebutuhan
akan pembaharuan.
Kekuatan eksternal organisasi yang mendorong perubahan seperti kenaikan
biaya dan kelangkaan sumber daya, tingkat persaingan, perubahan pasar konsumen
dan pasar tenaga kerja, perubahan sisitem ekonomi dan tingkat suku bunga.
Proses Efektif Perubahan Organisasi
Dua hal menjadi penyebab kegagalan melaksanakan perubahan adalah
pertama orang tidak mau (tidak mampu) untuk mengubah sikap dan tingkah laku yang
sudah lama menjadi kebiasaan. Kedua orang yang mencoba cara kerja berbeda
dalam waktu singkat, bila diberi kebebasan cenderung untuk kembali ke pola tingkah
laku yang sudah menjadi kebiasaan.
Edgar H. Schein mengemukakan tiga langkah proses efektif perubahan
organisasi sebagai berikut :
1.
Unfreezing (pencairan)
Membuat kebutuhan terhadap perubahan demikian jelas sehingga individu,
kelompok dan organisasi siap melihat dan menerima bahwa perubahan perlu
terjadi. Langkah ini biasanya dikaitkan dengan diagnoses, yang menggunakan
pakar eksternal yang disebut agen perubahan (change agent) yaitu spesialis OD
(organizational development) yang melaksanakan diagnosis sistematis atas
organisasi dan mengidentifikasi masalah-masalah yang berhubungan dengan
pekerjaan. Diagnosis membantu karyawan menyadari masalah-masalah perilaku
mereka.
2.
Changing (pengubahan)
Menemukan dan mengadoptasi sikap, nilai dan tingkah laku baru dengan
bantuan agen perubahan terlatih memimpin individu, kelompok dan seluruh
organisasi melewati proses tersebut. Individu-individu bereksperimen dengan
perilaku-perilaku baru dan mempelajari keahlian-keahlian baru yang dapat
digunakan dalam lingkungan kerja.
3.
Refreezing (pemantapan)
4
Transformasi pola tingkah laku menjadi norma baru melalui penguatan dan
dukungan mekanisme. Di sini individu-individu menerapkan sikap dan nilai baru
dan organisasi memberi imbalan untuk itu. Dampak dari perilaku baru dievaluasi
dan diperkuat.
Tiga Macam Pendekatan Perubahan
Sebuah organisasi bisa dirubah dengan melakukan tiga macam pendekatan
seperti
mengganti strukturnya, teknologinya, orangnya atau mengkombinasi
beberapa pendekatan ini. Pendekatan pada perubahan structural diarahkan dengan
pengaturan ulang sistem internal. Pendekatan yang dapat dilakukan pada desain
organisasi, desentralisasi, dan modifikasi kerja.
Pendekatan pada perubahan teknologi mencakup mengganti peralatan, proses
rekayasa, teknik penelitian atau metode produksi. Teknologi produksi memiliki
pengaruh besar pada organisasi sehingga pendekatan teknostruktural berusaha
memperbaiki prestasi kerja secara serentak mengubah aspek struktur organisasi dan
teknologinya seperti perluasan pekerjaan dan pengayaan pekerjaan.
Pendekatan pada perubahan manusia, mencoba mngubah tingkah laku
dengan fokus pada keterampilan, sikap, persepsi dan harapan mereka.
Gambar 2.
Tiga Macam Pendekatan Perubahan
PERUBAHAN
DALAM
SRTUKTUR
DESAIN ULANG ORGANISASI,
DESENTRALISASI, MODIFIKASI
ARUS KERJA
PENDEKATAN
TEKNOSTRUKTURAL
DESAIN ULANG STRUKTUR DAN
OPERASI PEKERJAAN
AGEN
PERU
BAHAN
PRESTASI
KERJA YANG
SEMAKIN
BAIK
PERUBAHAN
DALAM
TEKNOLOGI
DESAIN ULANG OPERASI
PEKERJAAN
PERUBAHAN
DALAM
MANUSIA
PERUBAHAN DALAM
KETERAMPILAN , SIKAP,
HARAPAN, PERSEPSI
5
Sumber Utama Penolakan dan Metode Penanggulangan Penolakan Perubahan
Tiga sumbar utama penolakan terhadap perubahan organisasi terdiri dari
pengaruh faktor budaya organisasi, kepentingan individu dan persepsi sasaran dan
strategi organisasi.
Budaya Organisasi
Budaya merupakan kekuatan untuk mengarahkan tingkah laku karyawan. Karyawan
termotivasi bekerja dalam organisasi karena pekerjaan itu membantu mereka
memenuhi sasaran kehidupan mereka dan karena kepribadian, sikap dan keyakinan
mereka
sesuai
dengan
budaya
organisasi.
Budaya
yang
telah
tertanam
mempengaruhi sikap kerja sehingga mereka merasa terancam dengan usaha untuk
melakukan perubahan radikal dalam budaya organisasi dan “cara kami bekerja” yang
dirasa akan menyulitkan mereka untuk melakukan penyesuaian terhadap budaya
baru.
Kepentingan individu
Kebutuhan karyawan terhadap hasil kerja sebagai imbalan dari bekerja dengan baik,
adanya pengharapan terhadap gaji yang memadai, kondisi kerja yang memuaskan,
kepastian adanya pekerjaan, dan penghargaan sampai tingkat tertentu menjadi faktor
penolakan perubahan. Dalam hal ini perubahan
menyebabkan kekhawatiran
karyawan menghadapi periode yang secara potensial tidak menyenangkan untuk
menyesuaikan dengan struktur organisasi yang baru atau pekerjaan yang didesain
ulang yang akan menimbulkan hilangnya beberapa kepentingan yang selama ini
dimiliki karyawan.
Persepsi Sasaran dan Strategi Organisasi
Sasaran
dan
strategi
sangat
penting
untuk
mengorganisasikan
dan
mengkoordinasikan usaha organisasi. Sasaran dan strategi yang menjadi pedoman
dan telah dipegang sebagai pendorong stabilitas organisasi, sangat
sulit dirubah
karena terkadang karyawan tidak mengetahui kebutuhan untuk sasaran baru karena
mereka tidak mempunyai cukup informasi yang sama dengan manajer. Mereka masih
6
berpijak pada stabilitas masa lalu. sementara lingkungan berubah secara dinamis dan
menuntut perubahan.
Metode Menangani Penolakan Terhadap Perubahan
Ada enam pendekatan dalam menangani penolakan terhadap perubahan yang
dapat dilakukan organisasi.
1. Pendidikan dan Komunikasi.
Memberikan penjelasan tentang kebutuhan akan perubahan dan logika dari
perubahan
kepada
individu,
kelompok
dan
organisasi
keseluruhan.
Pendekatan ini digunakan bila ada kekurangan informasi atau informasi yang
tidak tepat serta kekurangan analisanya.
2. Partisipasi dan penyertaan.
Meminta
atau
mengikutsertakan
anggota
organisasi
untuk
membantu
mendesain perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila pemrakarsa
tidak mempunyai semua informasi yang dibutuhkan untuk mendesain
perubahan dan orang lain mempunyai kekuatan cukup besar untuk menolak
perubahan.
3. Memberi fasilitas dan dukungan.
Memberikan program pelatihan ulang, liburan, dukungan emosional dan
memahami orang yang terpengaruh terhadap perubahan. Pendekatan yang
dapat digunakan bila orang akan menolak karena masalah penyesuaian.
4. Negosiasi dan persetujuan.
Melakukan negosiasi dengan penolak potensial atau mengusahakan surat
pemahaman tertulis. Pendekatan digunakan bila beberapa orang atau
organisasi dengan kekuatan besar untuk menolak perubahan.
5. Manipulasi dan pemilihan menjadi anggota.
Memberikan peran yang diinginkan oleh orang yang berpengaruh dalam
mendesain atau mengimplementasikan proses perubahan. Pendektan ini
digunakan bila taktik lain tidak akan berhasil atau terlalu mahal.
6. Memaksa secara terang-terangan dan terselubung.
Menakut-nakuti
dengan
kehilangan pekerjaan atau
pemindahan, tidak
dipromosikan dan sebaginya. Pendekatan ini digunakan bila kecepatan dalam
7
proses perubahan diperlukan dan pemrakarsa perubahan memiliki kekuatan
yang cukup besar.
10.2. Mengelola Kreatifitas dan Inovasi
Berkembangnya berbagai bentuk kebutuhan masyarakat dan meningkatnya
hubungan yang didorong teknologi informasi serta organsasi yang lebih mengglobal
menyebabkan semakin meningkatnya perubahan lingkungan yang mendorong
kebutuhan penyesuaian organisasi melalui perubahan yang berkesinambungan.
Perubahan yang akan membawa prestasi dan produktifitas yang semakin tinggi
didasarkan pada sikap kreatif dan inovatif organisasi dalam memanfaatkan
sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki. Di dunia saat ini kreatifitas dan inovatif lebih
penting daripada sebelumnya. Ini berarti berpikir dengan cara baru dan terbuka
terhadap cara yang sama sekali berbeda untuk melihat dunia.
Kreatifitas adalah menghasilkan ide baru. Kreatifitas juga merupakan
penggunaan akal sehat untuk meciptakan gagasan baru terhadap sesuatu atau
berbagai keunikan pemechan masalah. Individu yang kreatif memiliki kecenderungan
untuk bersikap lebih fleksibel mereka mau dan mampu untuk berpindah dari suatu
pendekatan ke pendekatan lain bila menghadapi masalah. Mereka orang yang lebih
bersikap independen, teguh berpegang erat pada pendiriannya kalau idenya
ditantang. Lebih menyukai untuk memcahkan masalah yang rumit daripada masalah
sederhana. Orang kreatif cenderung mempertanyakan masalah otoritas secara
spontan dan tidak menyukai perintah yang tidak masuk akal. Orang kreatif lebih
termotivasi pada pekerjaan yang menarik daripada kompensasinya serta orang yang
suka bekerja keras dan hal-hal yang menarik.
Inovasi adalah penerjemahan ide baru menjadi perusahaan baru, produk baru,
jasa baru, proses baru atau metode baru untuk memproduksi. Inovasi dapat juga
diartikan sebagai proses menciptakan gagasan baru dan melaksanakannya dalam
praktek sehari-hari. Ini merupakan kegiatan merubah gagasan baru menjadi berbagai
penerapan yang dapat digunakan. Inovasi meruipakan sumber sukses dalam ekonomi
pasar, hal ini diperkuat oleh lingkungan yang selalu berubah dan penuh persaingan
dewasa ini.
8
Tiga Langkah Proses Kreatif dalam Organisasi
1.
Menghasilkan ide (idea creation)
Pengetahuan baru yang didasarkan atas penemuan, pemahaman serta
kreatifitas spontan sehingga individu dapat bertindak cerdik dan mampu
berkomunikasi. Ide yang dihasilkan tergantung pada arus manusia dalam
organisasi dan informasi antar perusahaan dengan lingkungan.
2.
Pengembangan ide
Konsep gagasan pada awalnya harus diuji dan dibahas dengan yang lain. Nilai
praktis dan finansial diuji dalam feasibilitas formal yang akan menunjukkan rugi
atau laba. Pengembangan ide dipengaruhi oleh budaya organisasi dan proses
dalam organisasi.
3.
Implementasi ide
Tahap dimana ide kratif sebagai pemecahan masalah atau penciptaan pasar
(rekayasa, penentuan peralatan, pembuatan pabrik, uji pemasaran dan promosi).
Proses dimana produk baru dikomersialisasikan atau proses produksi baru
dilaksanakan sebagai bagian dari kegiatan operasional yang rutin dilaksanakan.
Walaupun inovasi tingkat tinggi seringkali mengurangi laba jangka pendek,
inovasi tatap diperlukan untuk pertumbuhan organisasi jangka panjang. Keberhasilan
inovasi ditentukan oleh integrasi tingkat tinggi diantara berbagai unit operasi
organisasi.
Cara Memperkuat Kreatifitas Organisasi (Rosabeth Moss Kanter)
1. Kembangkan perubahan yang dapat diterima
Anggota organisasi diyakinkan bahwa perubahan menguntungkan mereka dan
organisasi dengan melibatkan anggota dan manajer untuk membuat keputusan
dan menjamin kepastian pekerjaan secara hati-hati ketika perubahan
direncanakan dan diimplementasikan.
2. Dorong Penciptaan ide baru
Mendorong kreatifitas berarti manajer mau mendengarkan saran anggota dan
mengimplementasikan saran yang baik.
3. Beri Peluang Interaksi lebih Banyak
9
Kreatifitas didorong dengan menciptakan iklim pemberian peluang kepada
individu untuk berinteraksi dengan amggota kelompok sendiri maupun
kelompok lain.
4. Beri Toleransi Kegagalan
Manajer yang efektif menerima dan mengizinkan waktu dan sumber daya
diinvestasikan dalam percobaan ide baru meski tidak sesuai dengan harapan.
5. Sediakan tujuan yang jelas dan kebebasan untuk mencapainya
Anggota organisasi harus mempunyai tujuan dan arah untuk kreatifitas.
Memberikan pedoman dan batas yang masuk akal sebagai kendali manajer
atas jumlah waktu dan dana yang diinvestasikan dalam kreatifitas.
6. Berikan Pengakuan.
Dengan menawarkan dalam bentuk berwujud seperti bonus dan kenaikan gaji,
manajer menunjukkan bahwa kreatifitas dihargai dalam organisasi yang akan
lebih mendorong motivasi untuk bersikap kreatif.
10