KONSEP DASAR DAN TEORI. doc
KONSEP DASAR DAN
TEORI ORGANISASI
nirmalandu ♦ Juli 22, 2012 ♦ Tinggalkan komentar
Konsep Dasar Organisasi.
Secara konseptual ada dua batasan yang perlu dikemukakan di sini, yakni istilah “organization”
sebagai kata benda dan “organizing” (pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukkan pada
rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.
Organisasi adalah suatu sistem, mempunyai struktur dan perencanaan yang dilakukan dengan
penuh kesadaran, di dalamnya orang-orang bekerja dan berhubungan satu sama lain dengan
suatu cara yang terkoordinasi, kooperatif, dan dorongan-dorongan guna mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditetapkan (Beach, 1980; Champoux, 2003).Apabila kita membicarakan organisasi
sebagai suatu sistem, berarti memandangnya terdiri dari unsur-unsur yang saling bergantungan
dan di dalamnya terdapat sub-sub sistem. Sedangkan struktur di sini mengisyaratkan bahwa di
dalam organisasi terdapat suatu kadar formalitas dan adanya pembagian tugas atau peranan yang
harus dimainkan oleh anggota-anggota kelompoknya.
Istilah organisasi dapat pula diartikan sebagai suatu perkumpulan atau perhimpunan yang terdiri
dari dua orang atau lebih punya komitmen bersama dan ikatan formal mencapai tujuan
organisasi, dan di dalam perhimpunannya terdapat hubungan antar anggota dan kelompok dan
antara pemimpin dan angota yang dipimpin atau bawahan (Beach and Reinhartz, 2004; Bush and
Middlewood, 2005).
Dari kedua definisi di atas, dapat dinyatakan betapa pentingnya organisasi sebagai alat
administrasi dan manajemen dalam melaksa¬nakan segala kebijakan/keputusan yang dibuat pada
tingkatan admi¬nistratif maupun manajerial. Dalam hubungan ini, hakiki organisasi dapat
ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama, organisasi dipan¬dang sebagai wadah, tempat di
mana kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan. Kedua, sebagai proses yang berusaha
menyoroti interaksi (hubungan) antara orang-orang yang terlibat di dalam organisasi itu.
Proses pengorganisasian mencakup kegiatan¬-kegiatan berikut:
1. Pembagian kerja yang harus dilakukan dan menugaskannya pada individu tertentu, kelompokkelompok dan departemen.
2. Pembagian aktivitas menurut level kekuasaan dan tanggungjawab.
Organisasi adalah suatau proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan
pemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan kerja dari oranng-orang dalam suatu kerja
kelompok.
Adapun Unsur-Unsur organisasi secara sederhana memiliki tiga unsur, yaitu:
1)
Man
Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan
istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga
organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator)
sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit
satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekrja (nonmanagement/workers).
Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi(man power) organisasi.
2)
Kerjasama
Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan
secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau
semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer,
dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power)
organisasi.
3)
Tujuan bersama
Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang
akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus
dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur,
program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturanperaturan (regulation) yang telah ditetapkan.
4)
Peralatan
Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa
materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah,gedung/bagunan/kantor).
5)
Lingkungan (environment)
Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. termasuk dalam
unsur lingkungan, antara lain:
a)
Kondisi atau situasi
b) Tempat atau lokasi
c) Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi.
6)
Kekayaan alam
Yang termasuk kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim,udara,air,cuaca(geografik, hidrografi,
geologi, klimatologi), flora dan fauna.
Teori-Teori Organisasi
a)
TEORI ORGANISASI KLASIK
Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang
mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang
tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik
structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.
Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil yang
setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.
Defenisi organisasi menurut teori klasik yaitu organisasi merupakan struktur hubungan,
kekuasaan-kejuasaan, tujuan-tujuan, peranan- peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan
factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.
Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat unsur pokok
yang selalu muncul dalam organisasi formal:
System kegiatan yang terkoordinasi
Kelompok orang
Kerjasama
Kekuasaan & kepemimipnan
Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok:
Kekuasaan) Saling melayani) Doktrin) Disiplin)
Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:
Pembagian kerja (untuk koordinasi)
Proses scalar & fungsional ( proses pertumbuhan vertical dan horizontal)
Struktur (hubungan antar kegiatan)
Rentang kendali(berpa banyak atasan bias mengendalikan bawahan)
Teori klasik berkembang dalam 3 aliran:
BIROKRASI) Dikembangkan dari Ilmu Sosiologi
ADMINISTRASI) Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Makro sebuah
organisasi.
MANAJEMEN ILMIAH) Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Mikro
sebuah organisasi.
Teori birokrasi
Dikemukakan oleh MAX WEBER dalam buku “ the theory protestant ethic and economic
organization”. Istilah birokrasi berasal dari kata legal_rasional. Legal disebabkan adanya
wewenang dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas.
Sedangkan rasional karena adanya penetapan tujuan yang ingin dicapai. Karakteristikkarakteristik birokrasi menurut MAX WEBER:
Pembagian kerja
Hirarki wewenang
Program rasional
Sistem Prosedur
Sistem Aturan hak kewajiban
Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal
TEORI ADMINISTRASI
Teori ini dikembangkan oleh HENRY FAYOL, LYNDALL URWIK dari Eropa dan JAMES D
MONEY, ALLEN REILY dari Amerika.
Fayol membagi kegiatan industri menjadi 6 kelompok:
Kegiatan Teknikal (Produksi, Manufaktur, Adaptasi)
Kegiatan Komersil (Pembelian, Penjualan, Pertukaran)
Kegiatan Financial (penggunaan optimum modal)
Kegiatan Keamanan
Kegiatan Akuntansi
Kegiatan Manajerial
MANAJEMEN ILMIAH
Dikembangkan tahun 1900 oleh FREDERICK WINSLOW TAYLOR. Defenisi manajemen
ilmiah adalah “Penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi”
atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja’’
Empat kaidah Manajemen menurut Frederick W. Taylor:
Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu pengetahuan.
Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan karyawan
Pengembangan ilmu tentang kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah perlu
intregasikan.
Perlu dikembangkan semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat
manajemen ilmiah
b)
Teori neoklasik
Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan
manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan
penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social
karyawan sebagai individu ataupun kellompok kerja”.
Dalam pembagian kerja neoklasik memandang perlunya:
Partisipasi
Perluasan kerja
Manajemen bottom up
Ada 3 aliran yaitu:
Teori Human Relations
Teori ini disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori
hubungan kerja kemanusiaaan atau the human relations theory. Suatu hubungan dikatakan
hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian
sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu
hubungan manusia secara luas dan secara sempit. Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah
hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan
dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.
Teori Organisasi perilaku
Teori ini disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota
organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi
mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.
c)
Teori modern
Teori Modern sering disebut dengan teori “Analiasa Sistem” atau “Teori Terbuka” yang
memadukan antara teori klasik dan neokalsi. Teori Organisasi Modern melihat bahwa semua
unsure organisasi sebagai satu kesatuan yang saling bergantung dan tidak bisa dipisahkan.
Organisasi bukan system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi
organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin
survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.
Ada 2 aliran yaitu:
Pendekatan Contingency (Situasional)
Pendekatan Contingency bermaksud untuk menjembatani gap yang ada antara teori dan praktek.
Di samping itu, pendekatan contingency memasukkan variabel-variabel lingkungan dalam
analisisnya, karena perbedaan kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep atau teknik
manajemen yag berbeda pula.
Pendekatan Contingency muncul karena ketidakpuasan atas anggapan keuniversalan dan
kebutuhan untuk memasukkan berbagai variable lingkungan ke dalam teori dan praktek
manajemen. Ada tiga komponen pokok dalam lerangka konseptual untuk pendekatan
contingency : lingkungan , konsep-konsep dan teknik-teknik manajeman, dan hubungan
kontingensi antara keduanya.
Pendekatan Sistem
Pendekatan system dalam manajemen merupakan pendekatan yang ditetapkan paling akhir, dan
dapat dipahami dengan sudut pandangan teori system umum atau analisis system. Pendekatan
system terutama menekankan saling ketergantungan dan keterkaitan bagian-bagian organisasi
sebagai keseluruhan. Pendekatan ini memberikan kepada manajemen cara memandang
organisasi sebagai keseluruhan dan sebagai bagian lingkungan eksternal yang lebih luas.
Organisasi dipandang sebagai system terbuka dan pada hakekatnya merupakan proses
transformasi berbagai masukan yang menghasilkan keluaran.
Unsur-Unsur organisasi
Pada hakikatnya organisasi terbentuk dari sekelompok orang, kerja sama
dan tujuan bersama. Terdapat 5 cara seseorang menjadi anggota kelompok
formal (Filley et al., 1976 dalam Puxty,1990 : 183), yakni
1. Karena ditunjuk oleh pimpinan.
2. Dipilih oleh kelompok.
3. Dipilih oleh perwakilan dari luar kelompok.
4. Alasan sebagai volunteer (sukarela).
5. Karena ex-officio suatu jabatan dalam kelembagaan.
Fungsi organisasi
Peranan Staff Dalam Organisasi
Pada pengertiannya Organisasi adalah suatu kelompok orang – orang yang sedang bekerja ke
arah tujuan bersama di bawah kepemimpinan. (Ralp Currier Davis (1951)Menurut bidangnya
staf dibagi menjadi fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf
pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf – staf lainya. Jenis staf menurut
banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi :
Staf Khusus adalah staf yang memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta
melayani seluruh Lini dan unsur organisasi. Sifat khusus staf spesialis yaitu :
Terbatas dalam pemberian nasihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan
terhadap elemen – elemen dalam organisasi.
Nasihat dan bantuanyan diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.
Nasihat dan bantuannya hanya untuk suatu lapangan tertentu.
Staf Pribadi adalah staf yang memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada
manjer. Staf ini sering disebut asisten yang mempunyai tugas bermacam – macam untuk satu
atasan dan biasanya bersifat generalis. Umumnya diperbantukan manajer tingkat tinggi (Top
Manajer). Staf Pribadi ini dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :
Staf Asisten disebut juga Asisten Manajer atau Asisten Director yang berposisi sebagai
Lini atau hubungan Lini, yaitu hunbungan orang – orang dan komponen – komponen
yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang
mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf
Asisten meliputi; * Asisten to dan Executive Assistants memberi bantuan kepada pucuk
pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di
perlukan. * Administrative Assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan
dalam soal kecil administrasi. * Special Assistants memberikan layanan dalam bidang
keahliannya kepada pimpinan .
Line Assistant adalah Assistant yang berada pada masing – masing fungsional yang ada
pada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasihat dan bantuannya pada bidang
menurut fungsinya.
Walaupun funsi personel merupakan fungsi staf, seorang pengurus personel juga terlibat dengan
tugas-tugas lini.
Dessler menyatakan bahwa seorang pengurus personel melakukan tiga fungsi :
Fungsi Lini : Seorang pengurus personel memainkan fungsi lini dalam mengarahkan kaki tangan
dibawah beliau dan dalam unit perkhidmatan.
Fungsi Penyelarasan : Seorang pengurus personel juga bertanggung jawab menyelaraskan
aktivity personel. Di sini pengurus personel bertugas sebagai tangan kanan eksekutif atasan
dalam memastikan segala objektif, dasar dan tata cara
.Fungsi Staf : Memberikan khidmat nasihat dan bantuan kepada pengurus di peringkat ini.
Tujuan organisasi
Menetapkan Tujuan Organisasi Tujuan membantu menentukan organisasi Anda, memberikan
arah dan menghindari kekacauan. Tujuan dapat membantu memotivasi anggota dengan
mengkomunikasikan apa organisasi ini berjuang untuk serta menyediakan dasar mengakui
prestasi dan keberhasilan. Organisasi yang tujuan yang ditetapkan lebih efektif dalam merekrut
anggota.
Ada tiga tingkatan organisasi mendefinisikan’s prioritas Anda:
Tujuan atau Misi adalah umum, pernyataan luas yang menceritakan mengapa organisasi
Anda ada: biasanya tidak berubah dari tahun ke tahun dan sering pernyataan pertama
dalam konstitusi Anda.
Tujuan adalah pernyataan yang menjelaskan apa yang organisasi Anda ingin capai, yang
berasal dari Anda tujuan atau misi. Tujuan adalah ujung ke arah mana usaha Anda akan
diarahkan dan sering berubah dari panjang untuk istilah atau tahun ke tahun, tergantung
pada sifat kelompok.
Tujuan adalah deskripsi dari apa yang harus dilakukan, berasal dari tujuan; spesifik yang
jelas laporan tugas terukur yang akan dicapai sebagai langkah ke arah mencapai tujuan
Anda.
Peran Organisasi :
Jadi secara sederhana, organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi ialah
suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang
telah ditetapkan bersama.
Berdasarkan arti dari organisasi yang diungkapkan oleh beberapa orang diatas, peran organisasi
dalam sebuah perusahaan sangatlah penting, karena perusahaan didirikan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu dan untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan aktifitas, kerja sama, dan tentu
saja orang yang melakukan aktifitas tersebut atau sumber daya manusia yang ketiga unsur ini
terdapat dalam sebuah organisasi. Kesimpulanya, suatu perusahaan untuk mencapai tujuan
tertentu membutuhkan organisasi didalamnya agar bias tercapai tujuan tersebut.
Asas-Asas Teori Organisasi
Asas-asas teori organisasi menurut para ahli diantaranya sebagai berikut:
a. Alford dan Russel
1. Situation Analysis (Analisis Situasi)
Yang terdiri dari SWOT Analysis, PEST Analysis, Marketing Mix(bauran kebijakan) dan
Competitive Position (posisi persaingan).
1.
Objectives (objektif)
Kemana kita akan pergi (where do we want to go)? Terdiri dari: Ashridge Mission Model, 5 P’s
Model, SMART.
1. Strategy (strategi)
Bagaimana kita mendapatkannya (how are we going to get there)? Terdiri dari : Market
Segmentation (sekmentasi pasar) dan Positioning.
1. Tactics (taktik)
Yang lebih detail dari strategi. Berupa alat (tools) dan komunikasi (communication).
1. Actions (aksi)
Implementasi, pengambilan perencanaan kerja dalam Action Plan (perencanaan aksi). Terdiri
dari: RACI Model, CSFs dan KPIs.
1. Control (pengawasan)
Track progress melalui pengukuran (measuring), pengawasan (monitoring), pengecekan
(reviewing), penempatan (updating and modifying). Terdiri dari: Kinerja Manajemen
(Performance Management) dan Blanced Scorecard.
Keunikan metode SOSTAC adalah sederhana (simplicity). Pendekatan adalah memenuhi tahapan
secara bersama-sama dalam menciptakan perencanaan pemasaran (marketing plan). Terdiri dari 5
C’s of Marketing Strategy (strategi pemasaran 5C), Feasibility Study (studi kelayakan), VMOST
dan Customer Relationship Management (manajemen hubungan dengan pemilih).
b. Henry G Hodges
Fungsi Organisasi dan metode :
1. Merencanakan, menyusun, menilai / mengembangkan pola pokok / struktur organisasi.
2. Mengarahkan dan menyelenggarakan policy dan taktik organisasi.
3. Mendayagunakan tenaga kerja dengan menetapkan orang-orang yang tepat melalui
klasifikasi jabatan, uraian jabatan, analisa pada jabatannya pekerjaan dan evaluasi
pekerjaan yang setepat- tepatnya.
4. Membantu top manajer dalam merencanakan, menyusun dan menyempurnakan prosedur
kerja dan tata kerja.
5. Membantu top manajer dalam melaksanakan visualisasi rencana kerja, program kerja dan
penjadwalannya.
6. Membantu top manajer dalam menemukan pola pokok dan system pengumpulan,
penyusunan, penyimpanan dan pemeliharaan serta penetapan jangka waktu atas
pemusnahan data, dokumen dan informasi yang amat penting.
7. Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi tata kerja.
8.
Membantu top manajer dalam menyusun buku-buku pedoman kerja.
9. Mengevaluasi system laporan dan pelaksanaan program kerja.
10. Memelihara hubungan kerjasama antar unit.
11. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan intruksi pimpinan.
12. Mempercepat dan mempertepat dalam proses pengambilan keputusan.
13. Staf O&M membantu dan membebaskan top manajer dari tugas-tugas yang rutin dan
teknis.
c. Richard. N. Owen
Mendorong seorang pimpinan mulai dari tingkatan paling atas seperti top manajemen sampai
pada bawahan untuk dapat berpikir secara sistematis.
Membantu pemimpin dalam melaksanakan koordinasi.
Mendorong pemimpin atas untuk menampilkan garis-garis besar haluan organisasi demi
tercapainya tujuan.
Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap perkembangan dari apa yang direncanakan.
Membantu pemimpin dalam menghadapi perkembangan di masa yang akan datang.
Membantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggungjawaban dari masing-masing bagian
organisasi.
d. Louis A. Allen
Forecasting
Yaitu memperkirakan pekerjaan-pekerjan yang akan dilakukan pada saat yang akan datang yang
akan dilakukan oleh manajer. Kegiatan yang dilakukan oleh manajer ini atas dasar sistematisasi
dan kontinitas pekerjaan serta berdasarkan dimana ia bekerja..
Establising objectives
yaitu menentukan tujuan akhir yang akan dicapai dari apa yang telah direncanakan
keseluruhannya baik tujuan tiap pekerjaan maupun tujuan globalnya.
Programming
Yaitu dibuat suatu program yang terdiri dari serangkaian tindakan kegiatan untuk mencapai
tujuan tertentu berdasarkan pada prioritas pelaksanaan.
Sceduling
Yaitu membuat jadwal pekerjaan sehingga dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Budgeting
Yaitu penyusunan anggaran untuk mengalikasikan sumber-sumber yang ada atas dasar efisiensi
dan efektifitas, anggaran belanja ini dinyatakan dalam bentuk uang.
Developing prosedur
Yaitu menentukan cara yang tepat dalam penyelenggaraan pekerjaan di dalam rangka adanya
efisiensi, efektifitas dan keseragaman pekerjaan.
Establising dan interpreting policy
Yaitu manajer harus dapat menafsirkan kebijakan yang akan diambil agar terjamin dalam
keselarasan dan keseragaman kegiatan serta tindakan yang akan dilakukan.
e. Stanley Vance
1. Menciptakan lingkungan kerja yang produktif
2. Mendelegasikan pekerjaan
3. Membuat keputusan dan mengatasi masalah
4. Berkomunikasi secara efektif di tempat kerja
5. Membina hubungan kerja yang baik
6. Membuat perencanaan yang selaras dengan kehendak Allah
7. Menghindari perangkap tradisi
8. Mengelola waktu
9. Membuat evaluasi kerja yang berguna
f. Franklin G More
1. Forecasting (ramalan)
Yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila
sesuatu dikerjakan.
2. Planning (perencanaan)
Yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan.
3. Organizing (organisasi)
Yaitu pengelompokan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan
susunan organisasi, tugas dan fungsinya.
4. Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia)
Yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru. Latihan dan pengembangan
sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi.
5. Directing atau Commanding (pengarah atau mengkomando)
Yaitu usaha memberi bimbingan saran-saran dan perintah dalam pelaksanaan tugas masingmasing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkan.
6. Leading
Yaitu pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang
telah ditetapkan.
7. Coordinating (koordinasi)
Yaitu menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling melempar
tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, menyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan
bawahan.
8. Motivating (motivasi)
Yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan
yang telah ditetapkan secara sukarela.
9. Controlling (pengawasan)Yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin
bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan.
10. Reporting (pelaporan)
KONSEP-KONSEP ORGANISASI
KONSEP-KONSEP DASAR ORGANISASI
A. PENGERTIAN ORGANISASI
Ada bermacam-macam pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan organisasi. Schein
(1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang
untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pemmbagian pekerjaan dan fungsi melalui
hierarki otoritas dan tanggungjawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai
karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan
bagian lain dan tergatung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam
organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa
organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem.
Selanjutnya Kochler (1976) mebgatakan bahwa organisasi adalah sistem hubungan yang
terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Lain lagi dengan pendapat Wright (1977); dia mengatakan bahwa organisasi adalah suatu bentuk
sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu
tujuan bersama.
Walaupun ketiga pendapat mengenai organisasi tersebut kelihatannya berbeda-beda
perumusannya tapi ada 3 hal yang sama-sama dikemukakan yaitu : organisasi merupakan suatu
sistem, mengkoordinasi aktivitas dan mencapai tujuan bersama atau tujuan umum. Dikatakan
merupakan suatu sistem karena organisasi itu sendiri dari berbagai bagian yang saling tergantung
satu sama lain. Bila satu bagian terganggu maka akan berpengaruh pada bagian lain. Setiap
organisasi memerlukan koordinasi supaya masing-masing bagian dari organisasi bekerja menurut
semestinya dan tidak mengganggu bagian lainnya. Tanpa koordinasi sulitlah organisasi itu
berfungsi dengan baik. Misalnya kalau dilihat pada organisasi sekolah, kepala sekolah harus
mengkoordinasi kegiatan guru-guru sehingga pengajaran dapat berjalan dengan lancar.
Selain dari ciri yang telah dikemukakan di atas tiap organisasi mempunyai aktivitasnya
masing-masing sesuai dengan jenis organisasinya. Misalnya kalau organisasinya organisasi
pendidikan, maka kegiatan yang utama dalam organisasi itu adalah melakukan atau mengurus
urusan pendidikan. Begitu juga halnya kalau organisasinya di bidang produksi maka kegiatan
yang utama dalam organisasi itu adalah melakukan atau mengurus urusan pendidikan. Begitu
juga halnya kalau organisasinya dibidang produksi maka kegiatan utama dari organisasi tersebut
adalah memproduksi barang-barang yang sesuai dengan usahanya.
Suatu organisasi terbentuk apabiola suatu usaha memerlukan usaha lebih dari satu orang
untuk menyelesaikannya. Kondisi ini timbul mungkin disebabkan oleh karena tugas itu terlalu
besar atau terlalu kompleks untuk ditangani satu prang. Oleh karena itu suatu organisasi dapat
kecil seperti usaha dua orang individu atau dapat sengat besar yang melibatkan banyak orang
dalam interaksi kerjasama.
B. ELEMEN ORGANISASI
Organisasi adalah sangat bervariasi ada yang sangat sederhana dan adapula yang sangat
kompleks.
1. Struktur Sosial
Struktur sosial adalah pola atau aspek aturan hubungan yang ada antara partisipan didalam
suatu organisasi. Menurut Davis (Scott, 1981) dapat dipisahkan menjadi dua komponen.
1). Struktur Normatif. Mencakup nilai, norma dan peranan yang diharapkan. Nilai adalah
kriteria yang digunakan dalam memilih tujuan tingkah laku. Sedangkan norma adalah aturan
umum mengenai tingkah laku yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam mengejar tujuan.
Dalam kelompok sosial nilai-nilai, norma, dan peranan, tidaklah secara kebetulan tersusun tetapi
isusun sedemikian rupa sehingga merupakan satu set kepercayaan yang relatif logis dan
konsisten dan merupakan resep yang mengatur tingkah laku partisipan.
2). Struktur Tingkah Laku. Komponen ini berfokus kepada tingkah laku yang dilakukan dan
bukan pada resep bertingkah laku. Tingkat laku yang diperlihatkan manusia dalam organisasi ini
mempunyai karakteristik umum yang merupakan pola atau jaringan tingkah laku.
struktur normatif dan struktur tingkah laku dari kelompok tidaklah dapat dipisahklan secara jelas
dan tidak pula identik, tetapi berbeda tingkatnya dan saling berhubungan. Tingkah laku
membentuk norma-norma sebagaimana halnya norma membentuk tingkah laku.
2. Partisipan
Partisipan organisasi adalah individu-individu yang memberikan kontribusi kepada organisasi.
Semua individu berpartisipasi lebih daripada suatu organisasi dan keterlibatannya pada masingmasing organisasi tersebut sangat bervariasi. Tingkat ketrampilan dan keahlian yang dibawa
partisipan ke dalam organisasi adalah sangat berbeda-beda. Tingkat ketrampilan ini hampir selalu
diikuti oleh perbedaan kekuasaan (power) dan tuntutan otonomi.
3. Tujuan
Bagi kebanyakan analisis, tujuan merupakan suatu titik sentral petunjuk dalam menganalisis
organisasi. Tujuan dibatasi sebagai suatu konsepsi akhir yang diingini, atau kondisi yang
partisipan usahakan mempengaruhinya, melalui penampilan aktivitas tugas-tugas mereka.
4. Teknologi
Teknologi adalah penggunaan mesin-mesin atau perlengkapan-perlengkapan mesin dan juga
pengetahuan teknik dan ketrampilan partisipan. Semua organisasi mempunyai teknologi tetapi
bervariasi dalam teknik atau kemanjuran dalam memproduksi hasil yang diinginkan.
5. Lingkungan
Setiap organisasi berada pada keadaan fisik tertentu, teknologi, kebudayaan dan lingkungan
sosial, terhadap mana organisasi yang sanggup mencukupi kepentingan dirinya sendiri.
Semuanya tergantung kepada lingkungan sistim yang lebih besar untuk dapat terus hidup.
Parson (Scott, 1981) telah memberikan perhatian terhadap pentingnya hubungan diantara
tujuan organisasi dengan lingkungan masayarakat yang lebih luas. Suatu organisasi mungkin
mengharapkan dukungan sosial bagi aktivitasnya untuk merefleksikan nilai-nilai masyarakat
pada fungsinya.
C. KARAKTERISTIK ORGANISASI
Di antara karakteristik tersebut adalah bersifat dinamis, memerlukan informasi, mempunyai
tujuan dn struktur.
1.Dinamis
Organisasi sebagai suatu sistem terbuka terus-menerus mengalami perubahan, karena selalu
menghadapi tantangan baru dari lingkungan yang selalu berubah tersebut. Semua organisasi
memerlukan sumber keuangan untuk melakukan aktivitasnya.Oleh karena itu kondisi ekonomi
mempengaruhi secara tajam paa kehidupan organisasi. Perubahan pasaran kebanyakan
organisasi pasarannya adalah hasil produksi atau pelayanan. Krena pasaran itu tegantung kepaa
langganan yang menggunakannya maka organisasi harus sentitif terhadap perubahan sikap
langganannya. Perubahan Kondisi Sosial karena semua organisasi tergantung kepada bakat dan
inisiatif manusia maka organisasi mesti tetap dinamis untukmenyeusaikan diri dengan perubahan
kondisi sosial.
2. Memerlukan Informasi
Semua organisasi memrlukan informasi untuk hidup. Tnpa informasi organissi tidak dapat
jalan. Begitu juga sebaliknya dengan tidak adanya informasi suatu organisasi dapat macet atau
mati sama sekali. Komunikasi memegang peranan peting dalam organisasi untuk mendapatkan
informasi yang dibuthkan bagi organisasi.
3. Mempunyai Tujuan
Organisasi adalah merupakan kelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan
tertentu. Tujuan organisasi hendaknya dihayati oleh seluruh anggota organisasi sehingga setiap
anggota dapat diharapkan mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui partisipasi mereka
secara individual.
4. Terstruktur
Organisasi dalam usaha mencapai tujuannya biasanya membuat aturan-aturan, undang-undang
dan hierarki hubungan dalam organisasi. Hal ini dinamakan struktur organisasi. Struktur
menjadikan organisasi membakukan prosedur kerja dan mengkhususkan tugas yang berhubungan
dengan proses produksi.
D. FUNGSI ORGANISASI
1. Memenuhi Kebutuhan Pokok Organisasi
Setiap organissi mempunyai kebutuhan pokok masing-maing dalam rangka kelangsungan
hidup organisasi tersebut. Lebih-lrbih lagi kalai organisasi tersebut lebih kompleks banyak
kebutuhan organisasi yang dipenuhinya. Semuanya ini merupakan tanggung jawab organisasi
untuk memenuhinya. Tetapi adakalanya beberapa organisasi memerlukan barang-barang yang
tidak berharga dan tanggung jawab anggotalah membantu organisasi dalam menentukan mana
barang yang berharga dan mana yang tidak perlu dihindarkan.
2. Mengembangkan Tugas dan Tanggung Jawab
3. Memproduksi Barang atau Orang
Efektivitas proses produksi banyak tergantung kepada ketetapan informasi. Orang-orang
dalam organisai harus memdapatkan dan mengirimkan informasi kepada bagian-bagian yang
memerlukannya sehingga aktivitas organisasi berjala lancar. Penyampaian dan pemeliharaan
informasi memerlukan proses komunikasi. Oleh sebab itu informasi juga tergantung kepada
keterampilan berkominikasi.
4. Menpengaruhi dan Dipengaruhi Orang
Sesungguhnya organisasi digerakkan oleh oerang. Orang yang membimbing, mengelola,
mengarahkan, dan menyebabkan pertumbuhan organisasi. Orang sebagai anggota organisasi
maupun sebagai pemakai jasa organisasi, dipengaruhi oleh organisasi.
E. TEORI ORGANISASI
1. Teori Klasik
Teori Klasik atau stuktural berasal dari dua teori. Pertama, teori Saintifik manajemen yang
dikembangkan oleh W. Tylor 1911. Kedua, berasal dari teori Birokrasi yang dikembangkan oleh
Max Weber 1947. Pada teori saintifik manajemen pengelolaan organisasi didasarkan pada
prinsip-prinsip kunci sbb : a. Pembagian pekerjaan, b. otoritas dan tanggungjawab, c. kesatuan
komando, d. kesatuan arah, e. minat masing-masing bawahan terhadap minat umum, f.
pembayaran yang wajar, g. sentralisasi, h. mata rantai komando, i. perintah, j. kesamaan, k.
stabilitas penduduk personel yang tetap, l. insisiatif, m. rasa kesatuan korp.
Birokrasi merupakan organisasi manusia yang distruktur secara ideal.
1). Anggapan Dasar Teori Klasik
Ahli-ahli teori klasik cenderung meliohat organisasi sebagai sistem yang tertutup secara
relatif, dalam mengejar tujuan-tujuan yang telah dinyatakan. Jika organisasi sangat tergantung
kepada lingkungan maka organisasi akan terus menerus dipengaruhi atau terganggu oleh
lingkungan. Alat untuk melindungi organisasi dan untuk mengurangi ketidaksanggupan
memperkirakan diantaranya adalah sbb :
2). Pengkodean, menciptakan skema klasifikasi bagi input
3). Penimbunan barang, menyimpan bahan mentah dan hasil produksi sebagai input dan
output dapat diatur.
4). Penyamarataan, memotivasi pemberi suplai untuk memberikan input atau menentukan
permintaan bagi output.
5). Meramalkan, memperkirakan perubahan dalam permintaan.
6). Pertumbuhan, berusaha keras untuk mencapai tingkat ekonomi tertentu yang akan
memberi organisasi pengaruh melalui lingkungan.
b. Unsur Kunci Teori Klasik
Menurut Scott (Goldhaber, 1986) ada empat yang merupakan unsur kunci dari teori organisasi
klasik yaitu : pembagian kerja, hierarki proses fungsional, struktur dan pengawasan yang ketat.
2. Teori Hubungan Manusia
Manusia sebagai anggota organisasi adalah merupakan inti organisasi sosial. Manusia terlibat
dalam tingkah laku organisasi. Teori ini menekankan pada pentingnya individu dan hubungan
sosial dalam kehidupan organisasi. Dengan meningkatkan kepuasan kerja dan mengarahkan
aktualisasi diri pekerja, akan mempertinggi motovasi bekerja sehingga akan dapat meningkatkan
produksi organisasi. Teori ini diperkenalkan pada tahun 1930-an yang dipelopori oleh Barnard
1938, Mayo 1933, Roethlisherger dan Dickson 1939. Inilah permulaan hubungan manusia
menolak prinsip teori struktural pasif dan menentang pandangan yang mekanis terhadap
organisasi yang tidak sensitif terhadap kebutuhan sosial anggota organisasi. Anggota kelompok
teori hubungan manusia membalas menyerang kritikan ahli teori klasik dan mengatakan mereka
sebagai penindas masa. Teori hubungan manusia sanggup bersaing secara efektif dengan teori
klaik dan membuat kelogisannya secara luas melalui bukti-bukti yang diberikan melalui
eksperimen yang diberikan Mayo, Roethlisherger dan Dickson.
Teori Klasik tidak memperhitungkan pengaruh faktor sosial kepada penampilan organisasi.
Teori Hubungan Manusia mengembangkannya bertentangan dengan teori klasik karena dasar
asumsinya berbeda mengenai organisasi dan anggota organisasi.
3. Teori Sistem Sosial
Teori sistem memandang organisasi sebagai kaitan bermacam-macam komponen yang saling
tergantung satu sama lain dalam mencapai tujuan organisasi. Setiap bagian mempunyai peranan
masing-masing dan berhubungan dengan bagian-bagian lain dan karena itu koordinasi penting
dalam teori ini.
1). Organissi sebagai suatu sistem sosial
Pendekatan sistem sosial terhadap timgkah laku organisasi adalah suatu perspektif yang
komprehensif, multidimensional, dan deskriptif mengenai organisasi. Teori sistem berkembang
debagai suatu alat untuk menguraikan sifat-sifat dan pola-pola yuang menjadikan organisasi
terjadi. Teori Sistem memberikan suatu model deskripsi yang sangat kuat mengenai proses
organisasi. Suatu aplikasi logis dari pemikiran sistem adalah dalam mendeskripsikan
pengembangan, struktur dan pemeliharaan organisasi manusia. Teori Klasik dan hubungan
manusia, adalah sangat sederhana dan belum bersifat deskriptif, gagal menguraikan
keanekaragaman sifat-sifat yang ada dalam organisasi.
2). Teori Sistem Umum Organisasi
Mengatakan bahwa organsasi sebagai suatu set bagian-bagian yang kompleks yang saling
berhubungan dan berinteraksi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah
agar dapat mencapai tujuannya. Semua organisasi adalah sistem. Tiap sistem mengambil sumber
atau input dari lingkungan kemudian memprosesnya dan mengeluarkan output terhadap
lingkungannya. Output dari sistem tidak pernah sama dengan input. Organisasi melakukan
sesuatu untuk memproses input, menciptakan output yang akan membantu mencapai tujuan
organisasi.
Lingkungan
Masukan
Keluaran
Model Sistem Transformasi (Kreps, 1986)
Untuk menjaga keseimbangan aktivitas yang produktif, tiap-tiap bagian yang mengirimkan
balikan kepada bagian yang lain. Balikan ini digunakan untuk menyesuaikan dan membetulkan
aktivitas bagian lainuntuk menjaga keseimbangan homeostatis. Ada dua tipe balikan, yaitu
balikan positif dan balikan negatif. Balikan positif adalah memperkuat penyimpangan yaitu
balikan yang menganjurkan subunit lain pindah dari keadaan semula dan melakukan tingkah
lakuyang baru. Balikan negatif adalah peniadaan penyimpangan yaitu menganjurkan subunit
menahan diri dari aktivitas tertentu dan kembali pada keadaan searah. Ada beberapa level
hierarki dari sistem yaitu subsistem, sistem dan suprasistem. Ini bukan berarti bahwa suatu
organisasi selalu terdiri dari tiga tingkatan sistem ini. Suatu level sistem dapat dipandang juga
sebagai subsistem, sistem dan suprasistem.
3). Keterbukaan Relatif dari Sistem
Lingkungan sistem memainkan peranan yang besar terhadap kedua fungsi sistem yang
memberikan suatu sistem materi mentah yang akan diproses dan menciptakan pasaran dan
penyaluran bagi output sistem. Lingkungan disekeliling sistem mempengaruhi tujuan dan
akivitas sistem, tapi sistem berusaha untuk hidup, bahkan melalui tuntutan lingkungan yang
menantang kehidupannya.
4). Menekankan Kepada Integrasi Fungsi
Ada empat implikasi penting dari teori sistem ini untuk analisis organisasi dan komunikasi
organisasi.
Interdependence, semua bagian organisasi saling berhubungan satu sama lain. Keterbukaan,
organisasi harus hati-hati terhadap perubahan lingkungan, karena lingkungan dapat menghambat
aktivitas organisasi, anggota organisasi harus berkomunikasi secara aktif dengan wakil organisasi
yang relevan didalam kedua lingkungan sistem untuk menetapkan hakikat hambatan yang
mempengaruhi aktivitas organisasi. Bentuk analisis, banyak tingkat organisasi dalam suatu
organisasi. Untuk memahami organisasi kita harus menginterprestasikan pekerjaan dalam sistem
(mikrofis) dan saling berhubungan organisasi dengan lingkungannya (makrofis). Penyesuaian
dan pembaharuan organisasi, organisasi tidaklah merupakan kesatuan yang bersifat statis.
Organisasi haruslah fleksibel dan dapat menerima secara terus-menerus pembaharuan untuk
menghadapi hambatan perubahan dari lingkungan sistem.
4. Teori Politik
Ahli-ahli teori politik melihat kekuasaan (power), konflik dan distribusi dari sumber-sumber
yang langka sebagai pokok permasalahan pada organisasi.
1). Organisasi sebagai persatuan
2). Kekuasaan dan pembuatan keputusan
Mengakui adanya otoritas, tetapi memandang otorita itu sebagai salah satu bentuk yang penting
dari kekuasaan.
3). Konflik dalam organisasi
4). Ekologi penduduk suatu perspektif makro
5. Teori Simbolis
Membayangkan suatu dunia yang berangkat secara signifikan dari aturan-aturan tradisional
mengenai pemikiran rasional. Teori ini sering dapat digunakan pada organisasi yang tujuannya
tidak jelas dan teknologinya tidak pasti.
1). Konsep simbolik
2). Mitos, sering digunakan untuk merendahkan. Itu hanya mitos, tidak benar. Implikasinya
bahwa tidak ada yang benar dalam mitos. Mitos disatu sisi dapat membutakan kita pada
informasi baru dan kesempatan untuk belajar. Mitos disisi lain penting artiny bagi solidaritas,
stabilitas dan kepastian.
3). Cerita atau dongeng, memainkan suatu peranan yang penting yang tidak disadari dalam
organisasi modern.
4). Acara keagamaan dan upacara, sama pentingnya bagi organisasi dan masyarakat. Berfungsi
untuk sosialisasi, satbilisasi, mengurangi kecemasan dan keraguan, dan menyampaikan pesanpesan pada pemilik eksternal.
5). Metafora, humor, dan permainan. Memberikan cara-cara mengatasi isu yang sangat
kompleks, misterius atau yang menegangkan secara langsung.
SUMBER
Muhammad, Arni Dr. 2000. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara
TEORI ORGANISASI
nirmalandu ♦ Juli 22, 2012 ♦ Tinggalkan komentar
Konsep Dasar Organisasi.
Secara konseptual ada dua batasan yang perlu dikemukakan di sini, yakni istilah “organization”
sebagai kata benda dan “organizing” (pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukkan pada
rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.
Organisasi adalah suatu sistem, mempunyai struktur dan perencanaan yang dilakukan dengan
penuh kesadaran, di dalamnya orang-orang bekerja dan berhubungan satu sama lain dengan
suatu cara yang terkoordinasi, kooperatif, dan dorongan-dorongan guna mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditetapkan (Beach, 1980; Champoux, 2003).Apabila kita membicarakan organisasi
sebagai suatu sistem, berarti memandangnya terdiri dari unsur-unsur yang saling bergantungan
dan di dalamnya terdapat sub-sub sistem. Sedangkan struktur di sini mengisyaratkan bahwa di
dalam organisasi terdapat suatu kadar formalitas dan adanya pembagian tugas atau peranan yang
harus dimainkan oleh anggota-anggota kelompoknya.
Istilah organisasi dapat pula diartikan sebagai suatu perkumpulan atau perhimpunan yang terdiri
dari dua orang atau lebih punya komitmen bersama dan ikatan formal mencapai tujuan
organisasi, dan di dalam perhimpunannya terdapat hubungan antar anggota dan kelompok dan
antara pemimpin dan angota yang dipimpin atau bawahan (Beach and Reinhartz, 2004; Bush and
Middlewood, 2005).
Dari kedua definisi di atas, dapat dinyatakan betapa pentingnya organisasi sebagai alat
administrasi dan manajemen dalam melaksa¬nakan segala kebijakan/keputusan yang dibuat pada
tingkatan admi¬nistratif maupun manajerial. Dalam hubungan ini, hakiki organisasi dapat
ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama, organisasi dipan¬dang sebagai wadah, tempat di
mana kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan. Kedua, sebagai proses yang berusaha
menyoroti interaksi (hubungan) antara orang-orang yang terlibat di dalam organisasi itu.
Proses pengorganisasian mencakup kegiatan¬-kegiatan berikut:
1. Pembagian kerja yang harus dilakukan dan menugaskannya pada individu tertentu, kelompokkelompok dan departemen.
2. Pembagian aktivitas menurut level kekuasaan dan tanggungjawab.
Organisasi adalah suatau proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan
pemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan kerja dari oranng-orang dalam suatu kerja
kelompok.
Adapun Unsur-Unsur organisasi secara sederhana memiliki tiga unsur, yaitu:
1)
Man
Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan
istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga
organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator)
sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit
satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekrja (nonmanagement/workers).
Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi(man power) organisasi.
2)
Kerjasama
Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan
secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau
semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer,
dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power)
organisasi.
3)
Tujuan bersama
Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang
akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus
dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur,
program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturanperaturan (regulation) yang telah ditetapkan.
4)
Peralatan
Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa
materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah,gedung/bagunan/kantor).
5)
Lingkungan (environment)
Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. termasuk dalam
unsur lingkungan, antara lain:
a)
Kondisi atau situasi
b) Tempat atau lokasi
c) Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi.
6)
Kekayaan alam
Yang termasuk kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim,udara,air,cuaca(geografik, hidrografi,
geologi, klimatologi), flora dan fauna.
Teori-Teori Organisasi
a)
TEORI ORGANISASI KLASIK
Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang
mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang
tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik
structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.
Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil yang
setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.
Defenisi organisasi menurut teori klasik yaitu organisasi merupakan struktur hubungan,
kekuasaan-kejuasaan, tujuan-tujuan, peranan- peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan
factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.
Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat unsur pokok
yang selalu muncul dalam organisasi formal:
System kegiatan yang terkoordinasi
Kelompok orang
Kerjasama
Kekuasaan & kepemimipnan
Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok:
Kekuasaan) Saling melayani) Doktrin) Disiplin)
Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:
Pembagian kerja (untuk koordinasi)
Proses scalar & fungsional ( proses pertumbuhan vertical dan horizontal)
Struktur (hubungan antar kegiatan)
Rentang kendali(berpa banyak atasan bias mengendalikan bawahan)
Teori klasik berkembang dalam 3 aliran:
BIROKRASI) Dikembangkan dari Ilmu Sosiologi
ADMINISTRASI) Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Makro sebuah
organisasi.
MANAJEMEN ILMIAH) Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Mikro
sebuah organisasi.
Teori birokrasi
Dikemukakan oleh MAX WEBER dalam buku “ the theory protestant ethic and economic
organization”. Istilah birokrasi berasal dari kata legal_rasional. Legal disebabkan adanya
wewenang dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas.
Sedangkan rasional karena adanya penetapan tujuan yang ingin dicapai. Karakteristikkarakteristik birokrasi menurut MAX WEBER:
Pembagian kerja
Hirarki wewenang
Program rasional
Sistem Prosedur
Sistem Aturan hak kewajiban
Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal
TEORI ADMINISTRASI
Teori ini dikembangkan oleh HENRY FAYOL, LYNDALL URWIK dari Eropa dan JAMES D
MONEY, ALLEN REILY dari Amerika.
Fayol membagi kegiatan industri menjadi 6 kelompok:
Kegiatan Teknikal (Produksi, Manufaktur, Adaptasi)
Kegiatan Komersil (Pembelian, Penjualan, Pertukaran)
Kegiatan Financial (penggunaan optimum modal)
Kegiatan Keamanan
Kegiatan Akuntansi
Kegiatan Manajerial
MANAJEMEN ILMIAH
Dikembangkan tahun 1900 oleh FREDERICK WINSLOW TAYLOR. Defenisi manajemen
ilmiah adalah “Penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi”
atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja’’
Empat kaidah Manajemen menurut Frederick W. Taylor:
Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu pengetahuan.
Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan karyawan
Pengembangan ilmu tentang kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah perlu
intregasikan.
Perlu dikembangkan semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat
manajemen ilmiah
b)
Teori neoklasik
Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan
manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan
penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social
karyawan sebagai individu ataupun kellompok kerja”.
Dalam pembagian kerja neoklasik memandang perlunya:
Partisipasi
Perluasan kerja
Manajemen bottom up
Ada 3 aliran yaitu:
Teori Human Relations
Teori ini disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori
hubungan kerja kemanusiaaan atau the human relations theory. Suatu hubungan dikatakan
hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian
sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu
hubungan manusia secara luas dan secara sempit. Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah
hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan
dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.
Teori Organisasi perilaku
Teori ini disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota
organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi
mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.
c)
Teori modern
Teori Modern sering disebut dengan teori “Analiasa Sistem” atau “Teori Terbuka” yang
memadukan antara teori klasik dan neokalsi. Teori Organisasi Modern melihat bahwa semua
unsure organisasi sebagai satu kesatuan yang saling bergantung dan tidak bisa dipisahkan.
Organisasi bukan system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi
organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin
survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.
Ada 2 aliran yaitu:
Pendekatan Contingency (Situasional)
Pendekatan Contingency bermaksud untuk menjembatani gap yang ada antara teori dan praktek.
Di samping itu, pendekatan contingency memasukkan variabel-variabel lingkungan dalam
analisisnya, karena perbedaan kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep atau teknik
manajemen yag berbeda pula.
Pendekatan Contingency muncul karena ketidakpuasan atas anggapan keuniversalan dan
kebutuhan untuk memasukkan berbagai variable lingkungan ke dalam teori dan praktek
manajemen. Ada tiga komponen pokok dalam lerangka konseptual untuk pendekatan
contingency : lingkungan , konsep-konsep dan teknik-teknik manajeman, dan hubungan
kontingensi antara keduanya.
Pendekatan Sistem
Pendekatan system dalam manajemen merupakan pendekatan yang ditetapkan paling akhir, dan
dapat dipahami dengan sudut pandangan teori system umum atau analisis system. Pendekatan
system terutama menekankan saling ketergantungan dan keterkaitan bagian-bagian organisasi
sebagai keseluruhan. Pendekatan ini memberikan kepada manajemen cara memandang
organisasi sebagai keseluruhan dan sebagai bagian lingkungan eksternal yang lebih luas.
Organisasi dipandang sebagai system terbuka dan pada hakekatnya merupakan proses
transformasi berbagai masukan yang menghasilkan keluaran.
Unsur-Unsur organisasi
Pada hakikatnya organisasi terbentuk dari sekelompok orang, kerja sama
dan tujuan bersama. Terdapat 5 cara seseorang menjadi anggota kelompok
formal (Filley et al., 1976 dalam Puxty,1990 : 183), yakni
1. Karena ditunjuk oleh pimpinan.
2. Dipilih oleh kelompok.
3. Dipilih oleh perwakilan dari luar kelompok.
4. Alasan sebagai volunteer (sukarela).
5. Karena ex-officio suatu jabatan dalam kelembagaan.
Fungsi organisasi
Peranan Staff Dalam Organisasi
Pada pengertiannya Organisasi adalah suatu kelompok orang – orang yang sedang bekerja ke
arah tujuan bersama di bawah kepemimpinan. (Ralp Currier Davis (1951)Menurut bidangnya
staf dibagi menjadi fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf
pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf – staf lainya. Jenis staf menurut
banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi :
Staf Khusus adalah staf yang memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta
melayani seluruh Lini dan unsur organisasi. Sifat khusus staf spesialis yaitu :
Terbatas dalam pemberian nasihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan
terhadap elemen – elemen dalam organisasi.
Nasihat dan bantuanyan diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.
Nasihat dan bantuannya hanya untuk suatu lapangan tertentu.
Staf Pribadi adalah staf yang memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada
manjer. Staf ini sering disebut asisten yang mempunyai tugas bermacam – macam untuk satu
atasan dan biasanya bersifat generalis. Umumnya diperbantukan manajer tingkat tinggi (Top
Manajer). Staf Pribadi ini dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :
Staf Asisten disebut juga Asisten Manajer atau Asisten Director yang berposisi sebagai
Lini atau hubungan Lini, yaitu hunbungan orang – orang dan komponen – komponen
yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang
mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf
Asisten meliputi; * Asisten to dan Executive Assistants memberi bantuan kepada pucuk
pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di
perlukan. * Administrative Assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan
dalam soal kecil administrasi. * Special Assistants memberikan layanan dalam bidang
keahliannya kepada pimpinan .
Line Assistant adalah Assistant yang berada pada masing – masing fungsional yang ada
pada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasihat dan bantuannya pada bidang
menurut fungsinya.
Walaupun funsi personel merupakan fungsi staf, seorang pengurus personel juga terlibat dengan
tugas-tugas lini.
Dessler menyatakan bahwa seorang pengurus personel melakukan tiga fungsi :
Fungsi Lini : Seorang pengurus personel memainkan fungsi lini dalam mengarahkan kaki tangan
dibawah beliau dan dalam unit perkhidmatan.
Fungsi Penyelarasan : Seorang pengurus personel juga bertanggung jawab menyelaraskan
aktivity personel. Di sini pengurus personel bertugas sebagai tangan kanan eksekutif atasan
dalam memastikan segala objektif, dasar dan tata cara
.Fungsi Staf : Memberikan khidmat nasihat dan bantuan kepada pengurus di peringkat ini.
Tujuan organisasi
Menetapkan Tujuan Organisasi Tujuan membantu menentukan organisasi Anda, memberikan
arah dan menghindari kekacauan. Tujuan dapat membantu memotivasi anggota dengan
mengkomunikasikan apa organisasi ini berjuang untuk serta menyediakan dasar mengakui
prestasi dan keberhasilan. Organisasi yang tujuan yang ditetapkan lebih efektif dalam merekrut
anggota.
Ada tiga tingkatan organisasi mendefinisikan’s prioritas Anda:
Tujuan atau Misi adalah umum, pernyataan luas yang menceritakan mengapa organisasi
Anda ada: biasanya tidak berubah dari tahun ke tahun dan sering pernyataan pertama
dalam konstitusi Anda.
Tujuan adalah pernyataan yang menjelaskan apa yang organisasi Anda ingin capai, yang
berasal dari Anda tujuan atau misi. Tujuan adalah ujung ke arah mana usaha Anda akan
diarahkan dan sering berubah dari panjang untuk istilah atau tahun ke tahun, tergantung
pada sifat kelompok.
Tujuan adalah deskripsi dari apa yang harus dilakukan, berasal dari tujuan; spesifik yang
jelas laporan tugas terukur yang akan dicapai sebagai langkah ke arah mencapai tujuan
Anda.
Peran Organisasi :
Jadi secara sederhana, organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi ialah
suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang
telah ditetapkan bersama.
Berdasarkan arti dari organisasi yang diungkapkan oleh beberapa orang diatas, peran organisasi
dalam sebuah perusahaan sangatlah penting, karena perusahaan didirikan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu dan untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan aktifitas, kerja sama, dan tentu
saja orang yang melakukan aktifitas tersebut atau sumber daya manusia yang ketiga unsur ini
terdapat dalam sebuah organisasi. Kesimpulanya, suatu perusahaan untuk mencapai tujuan
tertentu membutuhkan organisasi didalamnya agar bias tercapai tujuan tersebut.
Asas-Asas Teori Organisasi
Asas-asas teori organisasi menurut para ahli diantaranya sebagai berikut:
a. Alford dan Russel
1. Situation Analysis (Analisis Situasi)
Yang terdiri dari SWOT Analysis, PEST Analysis, Marketing Mix(bauran kebijakan) dan
Competitive Position (posisi persaingan).
1.
Objectives (objektif)
Kemana kita akan pergi (where do we want to go)? Terdiri dari: Ashridge Mission Model, 5 P’s
Model, SMART.
1. Strategy (strategi)
Bagaimana kita mendapatkannya (how are we going to get there)? Terdiri dari : Market
Segmentation (sekmentasi pasar) dan Positioning.
1. Tactics (taktik)
Yang lebih detail dari strategi. Berupa alat (tools) dan komunikasi (communication).
1. Actions (aksi)
Implementasi, pengambilan perencanaan kerja dalam Action Plan (perencanaan aksi). Terdiri
dari: RACI Model, CSFs dan KPIs.
1. Control (pengawasan)
Track progress melalui pengukuran (measuring), pengawasan (monitoring), pengecekan
(reviewing), penempatan (updating and modifying). Terdiri dari: Kinerja Manajemen
(Performance Management) dan Blanced Scorecard.
Keunikan metode SOSTAC adalah sederhana (simplicity). Pendekatan adalah memenuhi tahapan
secara bersama-sama dalam menciptakan perencanaan pemasaran (marketing plan). Terdiri dari 5
C’s of Marketing Strategy (strategi pemasaran 5C), Feasibility Study (studi kelayakan), VMOST
dan Customer Relationship Management (manajemen hubungan dengan pemilih).
b. Henry G Hodges
Fungsi Organisasi dan metode :
1. Merencanakan, menyusun, menilai / mengembangkan pola pokok / struktur organisasi.
2. Mengarahkan dan menyelenggarakan policy dan taktik organisasi.
3. Mendayagunakan tenaga kerja dengan menetapkan orang-orang yang tepat melalui
klasifikasi jabatan, uraian jabatan, analisa pada jabatannya pekerjaan dan evaluasi
pekerjaan yang setepat- tepatnya.
4. Membantu top manajer dalam merencanakan, menyusun dan menyempurnakan prosedur
kerja dan tata kerja.
5. Membantu top manajer dalam melaksanakan visualisasi rencana kerja, program kerja dan
penjadwalannya.
6. Membantu top manajer dalam menemukan pola pokok dan system pengumpulan,
penyusunan, penyimpanan dan pemeliharaan serta penetapan jangka waktu atas
pemusnahan data, dokumen dan informasi yang amat penting.
7. Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi tata kerja.
8.
Membantu top manajer dalam menyusun buku-buku pedoman kerja.
9. Mengevaluasi system laporan dan pelaksanaan program kerja.
10. Memelihara hubungan kerjasama antar unit.
11. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan intruksi pimpinan.
12. Mempercepat dan mempertepat dalam proses pengambilan keputusan.
13. Staf O&M membantu dan membebaskan top manajer dari tugas-tugas yang rutin dan
teknis.
c. Richard. N. Owen
Mendorong seorang pimpinan mulai dari tingkatan paling atas seperti top manajemen sampai
pada bawahan untuk dapat berpikir secara sistematis.
Membantu pemimpin dalam melaksanakan koordinasi.
Mendorong pemimpin atas untuk menampilkan garis-garis besar haluan organisasi demi
tercapainya tujuan.
Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap perkembangan dari apa yang direncanakan.
Membantu pemimpin dalam menghadapi perkembangan di masa yang akan datang.
Membantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggungjawaban dari masing-masing bagian
organisasi.
d. Louis A. Allen
Forecasting
Yaitu memperkirakan pekerjaan-pekerjan yang akan dilakukan pada saat yang akan datang yang
akan dilakukan oleh manajer. Kegiatan yang dilakukan oleh manajer ini atas dasar sistematisasi
dan kontinitas pekerjaan serta berdasarkan dimana ia bekerja..
Establising objectives
yaitu menentukan tujuan akhir yang akan dicapai dari apa yang telah direncanakan
keseluruhannya baik tujuan tiap pekerjaan maupun tujuan globalnya.
Programming
Yaitu dibuat suatu program yang terdiri dari serangkaian tindakan kegiatan untuk mencapai
tujuan tertentu berdasarkan pada prioritas pelaksanaan.
Sceduling
Yaitu membuat jadwal pekerjaan sehingga dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Budgeting
Yaitu penyusunan anggaran untuk mengalikasikan sumber-sumber yang ada atas dasar efisiensi
dan efektifitas, anggaran belanja ini dinyatakan dalam bentuk uang.
Developing prosedur
Yaitu menentukan cara yang tepat dalam penyelenggaraan pekerjaan di dalam rangka adanya
efisiensi, efektifitas dan keseragaman pekerjaan.
Establising dan interpreting policy
Yaitu manajer harus dapat menafsirkan kebijakan yang akan diambil agar terjamin dalam
keselarasan dan keseragaman kegiatan serta tindakan yang akan dilakukan.
e. Stanley Vance
1. Menciptakan lingkungan kerja yang produktif
2. Mendelegasikan pekerjaan
3. Membuat keputusan dan mengatasi masalah
4. Berkomunikasi secara efektif di tempat kerja
5. Membina hubungan kerja yang baik
6. Membuat perencanaan yang selaras dengan kehendak Allah
7. Menghindari perangkap tradisi
8. Mengelola waktu
9. Membuat evaluasi kerja yang berguna
f. Franklin G More
1. Forecasting (ramalan)
Yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila
sesuatu dikerjakan.
2. Planning (perencanaan)
Yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan.
3. Organizing (organisasi)
Yaitu pengelompokan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan
susunan organisasi, tugas dan fungsinya.
4. Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia)
Yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru. Latihan dan pengembangan
sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi.
5. Directing atau Commanding (pengarah atau mengkomando)
Yaitu usaha memberi bimbingan saran-saran dan perintah dalam pelaksanaan tugas masingmasing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkan.
6. Leading
Yaitu pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang
telah ditetapkan.
7. Coordinating (koordinasi)
Yaitu menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling melempar
tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, menyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan
bawahan.
8. Motivating (motivasi)
Yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan
yang telah ditetapkan secara sukarela.
9. Controlling (pengawasan)Yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin
bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan.
10. Reporting (pelaporan)
KONSEP-KONSEP ORGANISASI
KONSEP-KONSEP DASAR ORGANISASI
A. PENGERTIAN ORGANISASI
Ada bermacam-macam pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan organisasi. Schein
(1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang
untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pemmbagian pekerjaan dan fungsi melalui
hierarki otoritas dan tanggungjawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai
karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan
bagian lain dan tergatung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam
organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa
organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem.
Selanjutnya Kochler (1976) mebgatakan bahwa organisasi adalah sistem hubungan yang
terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Lain lagi dengan pendapat Wright (1977); dia mengatakan bahwa organisasi adalah suatu bentuk
sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu
tujuan bersama.
Walaupun ketiga pendapat mengenai organisasi tersebut kelihatannya berbeda-beda
perumusannya tapi ada 3 hal yang sama-sama dikemukakan yaitu : organisasi merupakan suatu
sistem, mengkoordinasi aktivitas dan mencapai tujuan bersama atau tujuan umum. Dikatakan
merupakan suatu sistem karena organisasi itu sendiri dari berbagai bagian yang saling tergantung
satu sama lain. Bila satu bagian terganggu maka akan berpengaruh pada bagian lain. Setiap
organisasi memerlukan koordinasi supaya masing-masing bagian dari organisasi bekerja menurut
semestinya dan tidak mengganggu bagian lainnya. Tanpa koordinasi sulitlah organisasi itu
berfungsi dengan baik. Misalnya kalau dilihat pada organisasi sekolah, kepala sekolah harus
mengkoordinasi kegiatan guru-guru sehingga pengajaran dapat berjalan dengan lancar.
Selain dari ciri yang telah dikemukakan di atas tiap organisasi mempunyai aktivitasnya
masing-masing sesuai dengan jenis organisasinya. Misalnya kalau organisasinya organisasi
pendidikan, maka kegiatan yang utama dalam organisasi itu adalah melakukan atau mengurus
urusan pendidikan. Begitu juga halnya kalau organisasinya di bidang produksi maka kegiatan
yang utama dalam organisasi itu adalah melakukan atau mengurus urusan pendidikan. Begitu
juga halnya kalau organisasinya dibidang produksi maka kegiatan utama dari organisasi tersebut
adalah memproduksi barang-barang yang sesuai dengan usahanya.
Suatu organisasi terbentuk apabiola suatu usaha memerlukan usaha lebih dari satu orang
untuk menyelesaikannya. Kondisi ini timbul mungkin disebabkan oleh karena tugas itu terlalu
besar atau terlalu kompleks untuk ditangani satu prang. Oleh karena itu suatu organisasi dapat
kecil seperti usaha dua orang individu atau dapat sengat besar yang melibatkan banyak orang
dalam interaksi kerjasama.
B. ELEMEN ORGANISASI
Organisasi adalah sangat bervariasi ada yang sangat sederhana dan adapula yang sangat
kompleks.
1. Struktur Sosial
Struktur sosial adalah pola atau aspek aturan hubungan yang ada antara partisipan didalam
suatu organisasi. Menurut Davis (Scott, 1981) dapat dipisahkan menjadi dua komponen.
1). Struktur Normatif. Mencakup nilai, norma dan peranan yang diharapkan. Nilai adalah
kriteria yang digunakan dalam memilih tujuan tingkah laku. Sedangkan norma adalah aturan
umum mengenai tingkah laku yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam mengejar tujuan.
Dalam kelompok sosial nilai-nilai, norma, dan peranan, tidaklah secara kebetulan tersusun tetapi
isusun sedemikian rupa sehingga merupakan satu set kepercayaan yang relatif logis dan
konsisten dan merupakan resep yang mengatur tingkah laku partisipan.
2). Struktur Tingkah Laku. Komponen ini berfokus kepada tingkah laku yang dilakukan dan
bukan pada resep bertingkah laku. Tingkat laku yang diperlihatkan manusia dalam organisasi ini
mempunyai karakteristik umum yang merupakan pola atau jaringan tingkah laku.
struktur normatif dan struktur tingkah laku dari kelompok tidaklah dapat dipisahklan secara jelas
dan tidak pula identik, tetapi berbeda tingkatnya dan saling berhubungan. Tingkah laku
membentuk norma-norma sebagaimana halnya norma membentuk tingkah laku.
2. Partisipan
Partisipan organisasi adalah individu-individu yang memberikan kontribusi kepada organisasi.
Semua individu berpartisipasi lebih daripada suatu organisasi dan keterlibatannya pada masingmasing organisasi tersebut sangat bervariasi. Tingkat ketrampilan dan keahlian yang dibawa
partisipan ke dalam organisasi adalah sangat berbeda-beda. Tingkat ketrampilan ini hampir selalu
diikuti oleh perbedaan kekuasaan (power) dan tuntutan otonomi.
3. Tujuan
Bagi kebanyakan analisis, tujuan merupakan suatu titik sentral petunjuk dalam menganalisis
organisasi. Tujuan dibatasi sebagai suatu konsepsi akhir yang diingini, atau kondisi yang
partisipan usahakan mempengaruhinya, melalui penampilan aktivitas tugas-tugas mereka.
4. Teknologi
Teknologi adalah penggunaan mesin-mesin atau perlengkapan-perlengkapan mesin dan juga
pengetahuan teknik dan ketrampilan partisipan. Semua organisasi mempunyai teknologi tetapi
bervariasi dalam teknik atau kemanjuran dalam memproduksi hasil yang diinginkan.
5. Lingkungan
Setiap organisasi berada pada keadaan fisik tertentu, teknologi, kebudayaan dan lingkungan
sosial, terhadap mana organisasi yang sanggup mencukupi kepentingan dirinya sendiri.
Semuanya tergantung kepada lingkungan sistim yang lebih besar untuk dapat terus hidup.
Parson (Scott, 1981) telah memberikan perhatian terhadap pentingnya hubungan diantara
tujuan organisasi dengan lingkungan masayarakat yang lebih luas. Suatu organisasi mungkin
mengharapkan dukungan sosial bagi aktivitasnya untuk merefleksikan nilai-nilai masyarakat
pada fungsinya.
C. KARAKTERISTIK ORGANISASI
Di antara karakteristik tersebut adalah bersifat dinamis, memerlukan informasi, mempunyai
tujuan dn struktur.
1.Dinamis
Organisasi sebagai suatu sistem terbuka terus-menerus mengalami perubahan, karena selalu
menghadapi tantangan baru dari lingkungan yang selalu berubah tersebut. Semua organisasi
memerlukan sumber keuangan untuk melakukan aktivitasnya.Oleh karena itu kondisi ekonomi
mempengaruhi secara tajam paa kehidupan organisasi. Perubahan pasaran kebanyakan
organisasi pasarannya adalah hasil produksi atau pelayanan. Krena pasaran itu tegantung kepaa
langganan yang menggunakannya maka organisasi harus sentitif terhadap perubahan sikap
langganannya. Perubahan Kondisi Sosial karena semua organisasi tergantung kepada bakat dan
inisiatif manusia maka organisasi mesti tetap dinamis untukmenyeusaikan diri dengan perubahan
kondisi sosial.
2. Memerlukan Informasi
Semua organisasi memrlukan informasi untuk hidup. Tnpa informasi organissi tidak dapat
jalan. Begitu juga sebaliknya dengan tidak adanya informasi suatu organisasi dapat macet atau
mati sama sekali. Komunikasi memegang peranan peting dalam organisasi untuk mendapatkan
informasi yang dibuthkan bagi organisasi.
3. Mempunyai Tujuan
Organisasi adalah merupakan kelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan
tertentu. Tujuan organisasi hendaknya dihayati oleh seluruh anggota organisasi sehingga setiap
anggota dapat diharapkan mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui partisipasi mereka
secara individual.
4. Terstruktur
Organisasi dalam usaha mencapai tujuannya biasanya membuat aturan-aturan, undang-undang
dan hierarki hubungan dalam organisasi. Hal ini dinamakan struktur organisasi. Struktur
menjadikan organisasi membakukan prosedur kerja dan mengkhususkan tugas yang berhubungan
dengan proses produksi.
D. FUNGSI ORGANISASI
1. Memenuhi Kebutuhan Pokok Organisasi
Setiap organissi mempunyai kebutuhan pokok masing-maing dalam rangka kelangsungan
hidup organisasi tersebut. Lebih-lrbih lagi kalai organisasi tersebut lebih kompleks banyak
kebutuhan organisasi yang dipenuhinya. Semuanya ini merupakan tanggung jawab organisasi
untuk memenuhinya. Tetapi adakalanya beberapa organisasi memerlukan barang-barang yang
tidak berharga dan tanggung jawab anggotalah membantu organisasi dalam menentukan mana
barang yang berharga dan mana yang tidak perlu dihindarkan.
2. Mengembangkan Tugas dan Tanggung Jawab
3. Memproduksi Barang atau Orang
Efektivitas proses produksi banyak tergantung kepada ketetapan informasi. Orang-orang
dalam organisai harus memdapatkan dan mengirimkan informasi kepada bagian-bagian yang
memerlukannya sehingga aktivitas organisasi berjala lancar. Penyampaian dan pemeliharaan
informasi memerlukan proses komunikasi. Oleh sebab itu informasi juga tergantung kepada
keterampilan berkominikasi.
4. Menpengaruhi dan Dipengaruhi Orang
Sesungguhnya organisasi digerakkan oleh oerang. Orang yang membimbing, mengelola,
mengarahkan, dan menyebabkan pertumbuhan organisasi. Orang sebagai anggota organisasi
maupun sebagai pemakai jasa organisasi, dipengaruhi oleh organisasi.
E. TEORI ORGANISASI
1. Teori Klasik
Teori Klasik atau stuktural berasal dari dua teori. Pertama, teori Saintifik manajemen yang
dikembangkan oleh W. Tylor 1911. Kedua, berasal dari teori Birokrasi yang dikembangkan oleh
Max Weber 1947. Pada teori saintifik manajemen pengelolaan organisasi didasarkan pada
prinsip-prinsip kunci sbb : a. Pembagian pekerjaan, b. otoritas dan tanggungjawab, c. kesatuan
komando, d. kesatuan arah, e. minat masing-masing bawahan terhadap minat umum, f.
pembayaran yang wajar, g. sentralisasi, h. mata rantai komando, i. perintah, j. kesamaan, k.
stabilitas penduduk personel yang tetap, l. insisiatif, m. rasa kesatuan korp.
Birokrasi merupakan organisasi manusia yang distruktur secara ideal.
1). Anggapan Dasar Teori Klasik
Ahli-ahli teori klasik cenderung meliohat organisasi sebagai sistem yang tertutup secara
relatif, dalam mengejar tujuan-tujuan yang telah dinyatakan. Jika organisasi sangat tergantung
kepada lingkungan maka organisasi akan terus menerus dipengaruhi atau terganggu oleh
lingkungan. Alat untuk melindungi organisasi dan untuk mengurangi ketidaksanggupan
memperkirakan diantaranya adalah sbb :
2). Pengkodean, menciptakan skema klasifikasi bagi input
3). Penimbunan barang, menyimpan bahan mentah dan hasil produksi sebagai input dan
output dapat diatur.
4). Penyamarataan, memotivasi pemberi suplai untuk memberikan input atau menentukan
permintaan bagi output.
5). Meramalkan, memperkirakan perubahan dalam permintaan.
6). Pertumbuhan, berusaha keras untuk mencapai tingkat ekonomi tertentu yang akan
memberi organisasi pengaruh melalui lingkungan.
b. Unsur Kunci Teori Klasik
Menurut Scott (Goldhaber, 1986) ada empat yang merupakan unsur kunci dari teori organisasi
klasik yaitu : pembagian kerja, hierarki proses fungsional, struktur dan pengawasan yang ketat.
2. Teori Hubungan Manusia
Manusia sebagai anggota organisasi adalah merupakan inti organisasi sosial. Manusia terlibat
dalam tingkah laku organisasi. Teori ini menekankan pada pentingnya individu dan hubungan
sosial dalam kehidupan organisasi. Dengan meningkatkan kepuasan kerja dan mengarahkan
aktualisasi diri pekerja, akan mempertinggi motovasi bekerja sehingga akan dapat meningkatkan
produksi organisasi. Teori ini diperkenalkan pada tahun 1930-an yang dipelopori oleh Barnard
1938, Mayo 1933, Roethlisherger dan Dickson 1939. Inilah permulaan hubungan manusia
menolak prinsip teori struktural pasif dan menentang pandangan yang mekanis terhadap
organisasi yang tidak sensitif terhadap kebutuhan sosial anggota organisasi. Anggota kelompok
teori hubungan manusia membalas menyerang kritikan ahli teori klasik dan mengatakan mereka
sebagai penindas masa. Teori hubungan manusia sanggup bersaing secara efektif dengan teori
klaik dan membuat kelogisannya secara luas melalui bukti-bukti yang diberikan melalui
eksperimen yang diberikan Mayo, Roethlisherger dan Dickson.
Teori Klasik tidak memperhitungkan pengaruh faktor sosial kepada penampilan organisasi.
Teori Hubungan Manusia mengembangkannya bertentangan dengan teori klasik karena dasar
asumsinya berbeda mengenai organisasi dan anggota organisasi.
3. Teori Sistem Sosial
Teori sistem memandang organisasi sebagai kaitan bermacam-macam komponen yang saling
tergantung satu sama lain dalam mencapai tujuan organisasi. Setiap bagian mempunyai peranan
masing-masing dan berhubungan dengan bagian-bagian lain dan karena itu koordinasi penting
dalam teori ini.
1). Organissi sebagai suatu sistem sosial
Pendekatan sistem sosial terhadap timgkah laku organisasi adalah suatu perspektif yang
komprehensif, multidimensional, dan deskriptif mengenai organisasi. Teori sistem berkembang
debagai suatu alat untuk menguraikan sifat-sifat dan pola-pola yuang menjadikan organisasi
terjadi. Teori Sistem memberikan suatu model deskripsi yang sangat kuat mengenai proses
organisasi. Suatu aplikasi logis dari pemikiran sistem adalah dalam mendeskripsikan
pengembangan, struktur dan pemeliharaan organisasi manusia. Teori Klasik dan hubungan
manusia, adalah sangat sederhana dan belum bersifat deskriptif, gagal menguraikan
keanekaragaman sifat-sifat yang ada dalam organisasi.
2). Teori Sistem Umum Organisasi
Mengatakan bahwa organsasi sebagai suatu set bagian-bagian yang kompleks yang saling
berhubungan dan berinteraksi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah
agar dapat mencapai tujuannya. Semua organisasi adalah sistem. Tiap sistem mengambil sumber
atau input dari lingkungan kemudian memprosesnya dan mengeluarkan output terhadap
lingkungannya. Output dari sistem tidak pernah sama dengan input. Organisasi melakukan
sesuatu untuk memproses input, menciptakan output yang akan membantu mencapai tujuan
organisasi.
Lingkungan
Masukan
Keluaran
Model Sistem Transformasi (Kreps, 1986)
Untuk menjaga keseimbangan aktivitas yang produktif, tiap-tiap bagian yang mengirimkan
balikan kepada bagian yang lain. Balikan ini digunakan untuk menyesuaikan dan membetulkan
aktivitas bagian lainuntuk menjaga keseimbangan homeostatis. Ada dua tipe balikan, yaitu
balikan positif dan balikan negatif. Balikan positif adalah memperkuat penyimpangan yaitu
balikan yang menganjurkan subunit lain pindah dari keadaan semula dan melakukan tingkah
lakuyang baru. Balikan negatif adalah peniadaan penyimpangan yaitu menganjurkan subunit
menahan diri dari aktivitas tertentu dan kembali pada keadaan searah. Ada beberapa level
hierarki dari sistem yaitu subsistem, sistem dan suprasistem. Ini bukan berarti bahwa suatu
organisasi selalu terdiri dari tiga tingkatan sistem ini. Suatu level sistem dapat dipandang juga
sebagai subsistem, sistem dan suprasistem.
3). Keterbukaan Relatif dari Sistem
Lingkungan sistem memainkan peranan yang besar terhadap kedua fungsi sistem yang
memberikan suatu sistem materi mentah yang akan diproses dan menciptakan pasaran dan
penyaluran bagi output sistem. Lingkungan disekeliling sistem mempengaruhi tujuan dan
akivitas sistem, tapi sistem berusaha untuk hidup, bahkan melalui tuntutan lingkungan yang
menantang kehidupannya.
4). Menekankan Kepada Integrasi Fungsi
Ada empat implikasi penting dari teori sistem ini untuk analisis organisasi dan komunikasi
organisasi.
Interdependence, semua bagian organisasi saling berhubungan satu sama lain. Keterbukaan,
organisasi harus hati-hati terhadap perubahan lingkungan, karena lingkungan dapat menghambat
aktivitas organisasi, anggota organisasi harus berkomunikasi secara aktif dengan wakil organisasi
yang relevan didalam kedua lingkungan sistem untuk menetapkan hakikat hambatan yang
mempengaruhi aktivitas organisasi. Bentuk analisis, banyak tingkat organisasi dalam suatu
organisasi. Untuk memahami organisasi kita harus menginterprestasikan pekerjaan dalam sistem
(mikrofis) dan saling berhubungan organisasi dengan lingkungannya (makrofis). Penyesuaian
dan pembaharuan organisasi, organisasi tidaklah merupakan kesatuan yang bersifat statis.
Organisasi haruslah fleksibel dan dapat menerima secara terus-menerus pembaharuan untuk
menghadapi hambatan perubahan dari lingkungan sistem.
4. Teori Politik
Ahli-ahli teori politik melihat kekuasaan (power), konflik dan distribusi dari sumber-sumber
yang langka sebagai pokok permasalahan pada organisasi.
1). Organisasi sebagai persatuan
2). Kekuasaan dan pembuatan keputusan
Mengakui adanya otoritas, tetapi memandang otorita itu sebagai salah satu bentuk yang penting
dari kekuasaan.
3). Konflik dalam organisasi
4). Ekologi penduduk suatu perspektif makro
5. Teori Simbolis
Membayangkan suatu dunia yang berangkat secara signifikan dari aturan-aturan tradisional
mengenai pemikiran rasional. Teori ini sering dapat digunakan pada organisasi yang tujuannya
tidak jelas dan teknologinya tidak pasti.
1). Konsep simbolik
2). Mitos, sering digunakan untuk merendahkan. Itu hanya mitos, tidak benar. Implikasinya
bahwa tidak ada yang benar dalam mitos. Mitos disatu sisi dapat membutakan kita pada
informasi baru dan kesempatan untuk belajar. Mitos disisi lain penting artiny bagi solidaritas,
stabilitas dan kepastian.
3). Cerita atau dongeng, memainkan suatu peranan yang penting yang tidak disadari dalam
organisasi modern.
4). Acara keagamaan dan upacara, sama pentingnya bagi organisasi dan masyarakat. Berfungsi
untuk sosialisasi, satbilisasi, mengurangi kecemasan dan keraguan, dan menyampaikan pesanpesan pada pemilik eksternal.
5). Metafora, humor, dan permainan. Memberikan cara-cara mengatasi isu yang sangat
kompleks, misterius atau yang menegangkan secara langsung.
SUMBER
Muhammad, Arni Dr. 2000. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara