Pengukuran Beban Kerja Dan Penentuan Jumlah Tenaga Kerja Yang Optimal Pada Bagian Logistik Dengan Pendekatan Metode Work Load Analysis (WLA) Di PT.Pos Indonesia Kantor Pos Kelas II Medan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Dewasa ini banyak perusahaan yang memberikan perhatian khusus pada
efisiensi, efektifitas dan produktivitas. Berdasarkan ketiga hal tersebut,
perusahaan dapat melihat penggunaan secara optimal terhadap sumber daya yang
dimiliki serta pencapaiannya terhadap target yang diinginkan. Sumber daya
manusia merupakan aset perusahaan yang sangat berpengaruh terhadap kinerja
perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, perlu diupayakan agar
pengelolaan sumber daya manusia di dalam lingkungan perusahaan dilakukan
secara optimal
Salah satu kebutuhan hidup yang tak kalah penting di era globalisasi ini
adalah kebutuhan akan jasa pengiriman barang. Banyaknya penduduk yang saling
mengirim barang dari tempat yang jauh membuat jasa ini menjadi sangat penting.
Berdasarkan kenyataan tersebut banyak didirikan jasa pengiriman barang swasta,
sedangkan jasa pengiriman pemerintah dari dahulu sampai sekarang hanya satu,
yaitu PT. Pos Indonesia (Persero).
Pos merupakan organisasi yang besar dalam pelayanan lalu lintas berita,
uang dan barang. Pos mulai beroperasi ribuan tahun yang lalu dan sekarang pos
merupakan jaringan yang vital di setiap negara. Sepanjang sejarah manusia,
pelayanan pos merupakan salah satu jenis pelayanan komunikasi yang paling tua.
Pada dasarnya keberadaan PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan bagian integral
Universitas Sumatera Utara
dari
pembangunan
nasional,
yaitu
mempercepat
pembangunan
melalui
pembangunan jaringan komunikasi antar daerah. Oleh karena itu pos merupakan
sarana komunikasi dan informasi yang mempunyai peran penting dan strategis
dalam mendukung pelaksanaan pembangunan, mendukung persatuan dan
kesatuan, mencerdaskan kehidupan bangsa, mendukung kegiatan ekonomi, serta
meningkatkan hubungan antarbangsa. Akan tetapi beberapa fungsi dari bagian
logistik di Pos Indonesia (Persero) sering mengalami keterlambatan dalam hal
penyelesaian laporan atau tugas yang berpengaruh terhadap produktivitas
perusahaan. Maka diperlukan suatu analisa terhadap permasalahan ini.
Menurut Mangkuprawira (2003) dalam Windry (2010) Beban kerja
seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis
pekerjaannya. Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam
tiga kondisi. Pertama, beban kerja sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu
tinggi (over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity).
Beban kerja yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi
kerja. Beban kerja yang terlalu berat berarti terjadi kekurangan tenaga kerja. Jika
terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah
karyawan yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun
psikologis bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena
terlalu lelah. Pada PT. Pos Indonesia Kantor Pos Kelas II Medan khususnya pada
bagian logistik terlihat yang mana jumlah paket atau kiriman yang datang tinggi
dan minimnya karyawan yang ada di bagian logistic. Sehingga pekerjaan yang
Universitas Sumatera Utara
seharusnya selesai tepat waktu menjadi tidak terselesaikan, bahkan pekerjaan itu
diselesaikan tidak di stasiun kerja.
Penentuan jumlah pekerja berkaitan dengan aktivitas kerja dan waktu yang
dibutuhkan pekerja untuk menyelesaikan tugas-tugasnya sesuai dengan Job
Description yang telah diberikan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini
yaitu WLA (Work Load Analysis) dimana metode ini dapat menganalisa beban
kerja dari seorang pekerja. Berapa kelebihan atau kekurangan jumlah SDM pada
suatu jabatan/unit/perusahaan akan diperoleh dengan membandingkan kebutuhan
jumlah karyawan yang optimum dengan jumlah SDM yang ada saat ini di
jabatan/unit/perusahaan. Implikasi dari hasil analisis beban kerja ini, selain
pengurangan/penambahan jumlah SDM juga dapat berupa rekomendasi
penyempurnaan job description, prosedur kerja (system operating procedure),
restrukturisasi organisasi, dan pelatihan peningkatan competency SDM..
Berdasarkan permasalahan di PT. Pos Indonesia (Persero) diharapkan
dengan penerapan metode WLA (Work Load Analysis) dapat diketahui persentase
waktu produktif dan tingkat beban kerja karyawan. Sehingga diharapkan dapat
meningkatkan pengelolaan sumber daya manusia dan meningkatkan efisiensi
kerja karyawan.
1.2. Rumusan Masalah
Masalah yang perlu dicari pemecahannya melalui penelitian ini adalah
bahwa beberapa fungsi dari bagian logistik di Pos Indonesia (Persero) sering
mengalami keterlambatan dalam hal penyelesaian laporan atau tugas yang
Universitas Sumatera Utara
berpengaruh terhadap produktivitas perusahaan sehingga perlu dilakukan suatu
analisis terhadap beban kerja karyawan agar dapat meningkatkan pengelolaan
sumber daya manusia di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Kelas II Medan
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan umum penelitian ini adalah untuk menganalisa beban kerja karyawan
PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Kelas II Medan dengan menggunakan
metode WLA (Work Load Analysis) sehingga dapat dilakukan pengelolaan beban
kerja karyawan pada bagian logistik
Adapun tujuan khusus yang ingin dicapai pada penelitian ini, yaitu:
1.
Mengukur beban kerja dari tiap karyawan bagian logistik
2.
Menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan pada bagian logistik
1.4.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari penelitian, antara
lain:
1. Mahasiswa dapat menerapkan dan mengembangkan ilmu yang telah diperoleh
selama di bangku perkuliahan dengan cara membandingkan teori-teori ilmiah
dengan permasalahan yang terjadi di perusahaan khususnya mengenai konsep
pengukuran beban kerja, metode serta aplikasinya di lapangan.
2. Mempererat hubungan pihak universitas dengan pihak perusahaan tempat
dilakukannya penelitian dan memperkenalkan Departemen Teknik Industri
sebagai forum disiplin ilmu terapan yang sangat bermanfaat bagi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
3.
Perusahaan mendapatkan masukan yang dapat digunakan sebagai acuan
dalam mengelola beban kerja karyawan untuk meningkatkan efisiensi sumber
daya manusia.
1.5. Batasan Masalah dan Asumsi
Adapun batasan masalah yang digunakan pada penelitian ini adalah:
1.
Penelitian dilakukan pada bagian logistik di PT. Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Kelas II Medan, Sumatera Utara.
2.
Acuan dalam pengukuran kerja yaitu Job Description yang diberikan oleh
pihak manajemen
3.
Pengukuran beban kerja dilakukan dengan menggunakan metode WLA (Work
Load Analysis) dengan tools Work Sampling
4.
Kinerja karyawan tidak dipengaruhi oleh hal-hal yang berhubungan dengan
kegiatan pengukuran.
Adapun asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain:
1.
Tidak ada perubahan posisi karyawan di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor
Pos Kelas II Medan selama penelitian.
2.
Dalam melakukan pengukuran, responden tidak dipengaruhi oleh pihak lain.
3.
Karyawan dianggap sudah mengetahui dan paham terhadap prosedur kerja
yang dilakukan.
Universitas Sumatera Utara
1.6.
Sistematika Penulisan Tugas Sarjana
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan hasil penelitian ini
adalah sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan
Bab ini meliputi uraian tentang latar belakang timbulnya masalah pada
perusahaan, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
pembatasan masalah serta sistematika penulisan tugas sarjana.
BAB II : Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini berisi tentang gambaran umum perusahaan secara keseluruhan dan
menguraikan kinerja perusahaan saat ini.
BAB III : Landasan Teori
Bab ini menguraikan mengenai tinjauan pustaka yang berisi teori-teori dan
konsep pengukuran beban kerja sebagai landasan utama dalam melakukan
analisa dan pembahasan masalah penulisan.
BAB IV : Metodologi Penelitian
Bab ini memaparkan metodologi yang digunakan untuk mencapai tujuan
penelitian meliputi penjelasan tahapan penelitian secara ringkas disertai
diagram alirnya.
Universitas Sumatera Utara
BAB V : Pengumpulan dan Pengolahan Data
Bab ini berisi data primer dan sekunder yang diperoleh dari penelitian
serta pengolahan data yang membantu dalam pemecahan masalah.
BAB VI : Analisis Pemecahan Masalah
Bab ini berisi proses pengolahan data yang digunakan sebagai dasar pada
pemecahan masalah dan melakukan analisis hasil pengolahan data dan
pemecahan masalah.
BAB VII : Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan yang didapat dari hasil pemecahan masalah dan
saran-saran yang diberikan kepada pihak perusahaan
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Dewasa ini banyak perusahaan yang memberikan perhatian khusus pada
efisiensi, efektifitas dan produktivitas. Berdasarkan ketiga hal tersebut,
perusahaan dapat melihat penggunaan secara optimal terhadap sumber daya yang
dimiliki serta pencapaiannya terhadap target yang diinginkan. Sumber daya
manusia merupakan aset perusahaan yang sangat berpengaruh terhadap kinerja
perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, perlu diupayakan agar
pengelolaan sumber daya manusia di dalam lingkungan perusahaan dilakukan
secara optimal
Salah satu kebutuhan hidup yang tak kalah penting di era globalisasi ini
adalah kebutuhan akan jasa pengiriman barang. Banyaknya penduduk yang saling
mengirim barang dari tempat yang jauh membuat jasa ini menjadi sangat penting.
Berdasarkan kenyataan tersebut banyak didirikan jasa pengiriman barang swasta,
sedangkan jasa pengiriman pemerintah dari dahulu sampai sekarang hanya satu,
yaitu PT. Pos Indonesia (Persero).
Pos merupakan organisasi yang besar dalam pelayanan lalu lintas berita,
uang dan barang. Pos mulai beroperasi ribuan tahun yang lalu dan sekarang pos
merupakan jaringan yang vital di setiap negara. Sepanjang sejarah manusia,
pelayanan pos merupakan salah satu jenis pelayanan komunikasi yang paling tua.
Pada dasarnya keberadaan PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan bagian integral
Universitas Sumatera Utara
dari
pembangunan
nasional,
yaitu
mempercepat
pembangunan
melalui
pembangunan jaringan komunikasi antar daerah. Oleh karena itu pos merupakan
sarana komunikasi dan informasi yang mempunyai peran penting dan strategis
dalam mendukung pelaksanaan pembangunan, mendukung persatuan dan
kesatuan, mencerdaskan kehidupan bangsa, mendukung kegiatan ekonomi, serta
meningkatkan hubungan antarbangsa. Akan tetapi beberapa fungsi dari bagian
logistik di Pos Indonesia (Persero) sering mengalami keterlambatan dalam hal
penyelesaian laporan atau tugas yang berpengaruh terhadap produktivitas
perusahaan. Maka diperlukan suatu analisa terhadap permasalahan ini.
Menurut Mangkuprawira (2003) dalam Windry (2010) Beban kerja
seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis
pekerjaannya. Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam
tiga kondisi. Pertama, beban kerja sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu
tinggi (over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity).
Beban kerja yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi
kerja. Beban kerja yang terlalu berat berarti terjadi kekurangan tenaga kerja. Jika
terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah
karyawan yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun
psikologis bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena
terlalu lelah. Pada PT. Pos Indonesia Kantor Pos Kelas II Medan khususnya pada
bagian logistik terlihat yang mana jumlah paket atau kiriman yang datang tinggi
dan minimnya karyawan yang ada di bagian logistic. Sehingga pekerjaan yang
Universitas Sumatera Utara
seharusnya selesai tepat waktu menjadi tidak terselesaikan, bahkan pekerjaan itu
diselesaikan tidak di stasiun kerja.
Penentuan jumlah pekerja berkaitan dengan aktivitas kerja dan waktu yang
dibutuhkan pekerja untuk menyelesaikan tugas-tugasnya sesuai dengan Job
Description yang telah diberikan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini
yaitu WLA (Work Load Analysis) dimana metode ini dapat menganalisa beban
kerja dari seorang pekerja. Berapa kelebihan atau kekurangan jumlah SDM pada
suatu jabatan/unit/perusahaan akan diperoleh dengan membandingkan kebutuhan
jumlah karyawan yang optimum dengan jumlah SDM yang ada saat ini di
jabatan/unit/perusahaan. Implikasi dari hasil analisis beban kerja ini, selain
pengurangan/penambahan jumlah SDM juga dapat berupa rekomendasi
penyempurnaan job description, prosedur kerja (system operating procedure),
restrukturisasi organisasi, dan pelatihan peningkatan competency SDM..
Berdasarkan permasalahan di PT. Pos Indonesia (Persero) diharapkan
dengan penerapan metode WLA (Work Load Analysis) dapat diketahui persentase
waktu produktif dan tingkat beban kerja karyawan. Sehingga diharapkan dapat
meningkatkan pengelolaan sumber daya manusia dan meningkatkan efisiensi
kerja karyawan.
1.2. Rumusan Masalah
Masalah yang perlu dicari pemecahannya melalui penelitian ini adalah
bahwa beberapa fungsi dari bagian logistik di Pos Indonesia (Persero) sering
mengalami keterlambatan dalam hal penyelesaian laporan atau tugas yang
Universitas Sumatera Utara
berpengaruh terhadap produktivitas perusahaan sehingga perlu dilakukan suatu
analisis terhadap beban kerja karyawan agar dapat meningkatkan pengelolaan
sumber daya manusia di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Kelas II Medan
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan umum penelitian ini adalah untuk menganalisa beban kerja karyawan
PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Kelas II Medan dengan menggunakan
metode WLA (Work Load Analysis) sehingga dapat dilakukan pengelolaan beban
kerja karyawan pada bagian logistik
Adapun tujuan khusus yang ingin dicapai pada penelitian ini, yaitu:
1.
Mengukur beban kerja dari tiap karyawan bagian logistik
2.
Menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan pada bagian logistik
1.4.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari penelitian, antara
lain:
1. Mahasiswa dapat menerapkan dan mengembangkan ilmu yang telah diperoleh
selama di bangku perkuliahan dengan cara membandingkan teori-teori ilmiah
dengan permasalahan yang terjadi di perusahaan khususnya mengenai konsep
pengukuran beban kerja, metode serta aplikasinya di lapangan.
2. Mempererat hubungan pihak universitas dengan pihak perusahaan tempat
dilakukannya penelitian dan memperkenalkan Departemen Teknik Industri
sebagai forum disiplin ilmu terapan yang sangat bermanfaat bagi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
3.
Perusahaan mendapatkan masukan yang dapat digunakan sebagai acuan
dalam mengelola beban kerja karyawan untuk meningkatkan efisiensi sumber
daya manusia.
1.5. Batasan Masalah dan Asumsi
Adapun batasan masalah yang digunakan pada penelitian ini adalah:
1.
Penelitian dilakukan pada bagian logistik di PT. Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Kelas II Medan, Sumatera Utara.
2.
Acuan dalam pengukuran kerja yaitu Job Description yang diberikan oleh
pihak manajemen
3.
Pengukuran beban kerja dilakukan dengan menggunakan metode WLA (Work
Load Analysis) dengan tools Work Sampling
4.
Kinerja karyawan tidak dipengaruhi oleh hal-hal yang berhubungan dengan
kegiatan pengukuran.
Adapun asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain:
1.
Tidak ada perubahan posisi karyawan di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor
Pos Kelas II Medan selama penelitian.
2.
Dalam melakukan pengukuran, responden tidak dipengaruhi oleh pihak lain.
3.
Karyawan dianggap sudah mengetahui dan paham terhadap prosedur kerja
yang dilakukan.
Universitas Sumatera Utara
1.6.
Sistematika Penulisan Tugas Sarjana
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan hasil penelitian ini
adalah sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan
Bab ini meliputi uraian tentang latar belakang timbulnya masalah pada
perusahaan, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
pembatasan masalah serta sistematika penulisan tugas sarjana.
BAB II : Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini berisi tentang gambaran umum perusahaan secara keseluruhan dan
menguraikan kinerja perusahaan saat ini.
BAB III : Landasan Teori
Bab ini menguraikan mengenai tinjauan pustaka yang berisi teori-teori dan
konsep pengukuran beban kerja sebagai landasan utama dalam melakukan
analisa dan pembahasan masalah penulisan.
BAB IV : Metodologi Penelitian
Bab ini memaparkan metodologi yang digunakan untuk mencapai tujuan
penelitian meliputi penjelasan tahapan penelitian secara ringkas disertai
diagram alirnya.
Universitas Sumatera Utara
BAB V : Pengumpulan dan Pengolahan Data
Bab ini berisi data primer dan sekunder yang diperoleh dari penelitian
serta pengolahan data yang membantu dalam pemecahan masalah.
BAB VI : Analisis Pemecahan Masalah
Bab ini berisi proses pengolahan data yang digunakan sebagai dasar pada
pemecahan masalah dan melakukan analisis hasil pengolahan data dan
pemecahan masalah.
BAB VII : Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan yang didapat dari hasil pemecahan masalah dan
saran-saran yang diberikan kepada pihak perusahaan
Universitas Sumatera Utara