Pengukuran Beban Kerja Dan Penentuan Jumlah Tenaga Kerja Yang Optimal Pada Bagian Logistik Dengan Pendekatan Metode Work Load Analysis (WLA) Di PT.Pos Indonesia Kantor Pos Kelas II Medan
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1.
Sejarah Perusahaan
PT. POS INDONESIA (persero) Medan adalah salah satu badan usaha
milik negara (BUMN) yang telah ada di Indonesia. Pentingnya komunikasi secara
tertulis menjadi ide pertama timbul gagasan untuk mendirikan perusahaan ini.
Selain itu, pendirian perusahaan bertujuan untuk menjamin keamanan surat
menyurat penduduk Indonesia. Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu
panjang, Kantorpos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh
Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan
tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi
mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang
datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir
mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Setelah Kantorpos
Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang
untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan
untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui
Karawang, Cirebon dan Pekalongan. Sedangkan kantor pos di kota medan saat ini
bernama kantor pos medan dan didirikan pada tahun 1901.
Seiring perkembangan peranan kantor pos, terlebih setelah ditemukan
teknologi telegraf dan telepon, pada tahun 1907 di bentuklah jawatan pos, telegraf
dan telepon (jawatan PTT). Jawatan ini merupakan bagian dari departemen
Universitas Sumatera Utara
perusahaan-perusahaan pemerintah colonial Belanda yang didasarkan pada
undang-undangperusahaan Negara Hindia Belanda.
Berawal dari gagasan, kemudian berkembang seiring kebutuhan,gagasan
untuk memperlancar arus surat menyurat selama era colonial Belanda telah
diwujudkan oleh gubernur jendral G.W. Baron dengan mendirikan kantor pos
semakin penting dan berkembang.
Dengan dikeluarkannya undang-undang perusahaan Hindia Belanda, sejak
tahun 1907 jawatan PTT dipegang oleh departemen perusahaan-perusahaan
pemerintah (department van government bedrijvenment). Seiring tibanya jepang
yang mengambil alih kekuasaan belanda di Indonesia, jawatan PTT Jawa dan
jawatan PTT Sulawesi, jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada
tanggal 27 September 1945 setelah dilakukan pengambil alih oleh kantor pos PTT
di Bandung oleh angkatan muda PTT (AMPTT) dari pemerintah jepang.
Pada tahun 1965 PN Ponsel dipecah menjadi dua perusahaan bidang pos
dan telekomunikasi yaitu PN Pos dan Giro berdasarkan PP No. 30 tahun 1965.
Selanjutnya status Pos dan Giro menjadi Perum Pos dan Giro berdasarkan PP No,
19 tahun 1978, dan diperbaharui dengan PP No.24 tahun 1984. Berdasarkan PP
No. 5 tahun 1995 tentang perubahan status Perum Pos dan Giro ditetapkan
menjadi PT. Pos Indonesia (Persero) adalah UU No.1 Tahun 1995 tentang
perusahaan perseroan. Peraturan pemerintah No 5 1995 tentang pengalihan bentuk
Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi perusahaan (Persero), lembaga Negara RI
tahun 1995 nomor 11.
Universitas Sumatera Utara
Anggapan dasar PT. Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta
notaris Sujipto Nomor 117 tanggal 20 Juni 1995 tentang pendirian perusahan
persero PT. Pos Indonesia sebagaimana telah diubah dengan akta notaris Sujipto,
SH Nomor 89 tanggal 21 September 1998 dan Nomor 11 tanggal 21 September
1998.
Sumber : PT. Pertamina Unit Pemasaran I Medan
2.2.
Visi dan Misi Perusahaan
Sebagai pedoman dalam mengelola usahanya, Direktur PT. Pos Indonesia
(Persero) telah menetapkan visi dan misi yang harus diketahui, dihayati dan
dilaksanakan oleh setiap karyawan terdiri dari:
1.
Visi
Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan suratpos,
paket, dan logistic yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya.
2.
Misi
a. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu
tepat waktu dan nilai terbaik.
b. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman,
nyaman, dan menghargai kontribusi.
c. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha
yang menguntungkan dan terus bertumbuh.
d. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.
e. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh
pemangku kepentingan.
Universitas Sumatera Utara
2.3.
Lokasi Perusahaan
PT. Pos Indonesia (Persero) adalah salah satu pos terbesar dan terbaik
umumnya di Indonesia dan khususnya di Sumatera Utara. Lokasinya terletak di
Jalan Pos No. 1 Medan dengan
letak yang yang strategis yaitu ditengah
keramaian kota.
2.4.
Kegiatan Usaha Perusahaan
PT. Pos Indonesia (Persero) Medan adalah suatu perusahaan yang
bergerak di bidang jasa. Adapun jenis layanan yang diselenggarakan oleh PT. Pos
Indonesia (Persero) Medan dibagi menjadi beberapa kelompok produk/bisnis
sebagai berikut:
1. Bisnis komunikasi
Jasa layanan dari bisnis komunikasi antara lain:
a. Jenis layanan standar terdiri dari
1) Surat biasa
2) Surat Tercatat
3) Kartu pos dan surat balasan kartu pos
4) Warkatpos/Aerogram
5) Barang Cetakan Braile
6) Perlakuan Khusus
Universitas Sumatera Utara
b. Jenis layanan prioritas terdiri dari:
1) Surat Kilat
2) Surat Kilat Khusus
3) Express Mail Service
4) Pos Express
5) Perlakuan khusus
2. Bisnis Logistik
a. Jenis layanan standar yang terdiri dari:
1) Paketpos biasa (darat/udara)
2) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:
1) Paket pos kilat khusus
2) Paketpos cepat luar negeri
3) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
3. Bisnis Keuangan
a. Jenis layanan standar yang terdiri dari:
1) Weselpos biasa
2) Wesel pos kemitraan
3) Giropos On Line
4) Giropos kemitraan
b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:
1) Wesel pos prima
2) Wesel pos kemitraan
Universitas Sumatera Utara
3) Weselpos instan
4) Western Union
4. Bisnis Keagenan
Bisnis Keagenan terdiri dari:
a Penerimaan setoran pajak
b Penerimaan setoran tabungan seperti tabungan e’Batara-Pos (BTN),
Shar’e (Muamalat), Pos BNI (BNI 46)
c. Penjualan akta agrarian dan materai
d. Penyaluran dana JPS dari Diknas, Depkes dan Depag.
e. Pembayaran pensiunan dari Taspen, Asabri, BRI-BTPN-BPR dan lainlain.
f. Post Pay seperti penerimaan tagihan telepon, PDAM, Kartu pasca bayar
telkomsel dan indosat, angsuran ADIRA, FIT, BAF, kartu kredit
CityBank, AMRO dan lain-lain.
5. Bisnis Filateli
Bisnis Filateli terdiri dari:
a Penjualan benda-benda pos
b. Penjualan benda filateli dan perangko Prisma.
2.5.
Bentuk dan Makna Logo
Setiap perusahaan dan organisasi memiliki logonya masing-masing yang
berfungsi sebagai lambang atau tanda pengenal dari pada perusahaan atau
organisasi. Dalam hal ini PT. Pos Indonesia juga memiliki logonya sendiri sebagai
Universitas Sumatera Utara
berikut makna yang terkandung di dalamnya. Lambang daripada PT. Pos
Indonesia berupa gambar merpati dan bola dunia.
Gambar 2.1. Logo PT. Pos Indonesia
Makna logo dari lambang PT. Pos Indonesia sebagai berikut:
1. Burung merpati dengan posisi terbang dan pandangan lurus ke depan, lima
bulu sayap sebagai lambang kecepatan, melambangkan pancasila,
mengutamakan kecepatan dan kepercayaan dari masyarakat.
2. Bola dunia, melambangkan peran daripada PT. Pos Indonesia sebagai
penyedia pelayanan yang mampu menjadi sarana komunikasi dalam ruang
lingkup nasional maupun internasional.
3. Bentuk tulisan PT. Pos Indonesia menunjukkan ciri khas kelas dunia yang
mengantar PT. Pos Indonesia ke abad yang baru.
Universitas Sumatera Utara
4. Warna orange cemerlang, melambangkan modernitas, kedinamisan dan
kecepatan. Sedangkan warna abu-abu melambangkan kesan modern dalam
pendekatan bisnis.
2.6.
Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab
2.6.1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi
menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu
dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.
Struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Medan berkembang secara
dinamis karena didorong faktor internal dan eksternal. Struktur organisasi di PT.
Pos Indonesia (Persero) Medan masih bersifat sentralisasi sehingga semua
keputusan, kebijakan dan wewenang menjadi tanggung jawab Kepala Kantor.
Berdasarkan hierarki organisasi, pegawai dengan jabatan lebih rendah secara
otomatis bertanggung jawab langsung kepada pegawai yang memiliki jabatan
diatasnya.
Struktur organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Medan ditetapkan
dalam suatu keputusan tersendiri dengan mengikuti pola struktur fungsional.
Secara keseluruhan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dipimpin oleh seorang
Kepala Kantor yang dibantu oleh Wakil Kepala Kantor. Adapun bagan struktur
organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Medan pada Gambar 2.2.
Universitas Sumatera Utara
KEPALA KANTOR POS
WAKIL KEPALA KANTOR POS BIDANG OPERASI
DAN PELAYANAN
WAKIL KEPALA KANTOR POS BIDANG SDM,
KEUANGAN DAN SARANA
MANAJER PELAYANAN JASA SURATPOS DAN POS
EXPRESS
MANAJER PEMASARAN
MANAJER SUMBER DAYA MANUSIA
MANAJER PAKET POS (LOGISTIK)
MANAJER AUDIT DAN MUTU
MANAJER SARANA DAN TEKNOLOGI
MANAJER PELAYANAN JASA KEUANGAN
MANAJER PROGRAM KEMITRAAN DAN BINA
LINGKUNGAN DAERAH
MANAJER KEUANGAN DAN BPM
MANAJER GIRO DAN PENYALURAN DANA
KANTOR POS CABANG
MANAJER AKUNTANSI
MANAJER SENTRA LAYANAN PELANGGAN
KORPORAT
MANAJER PENGAWASAN PELAYANAN LUAR DAN
AGEN POS
MANAJER PROSES DAN DISTRUBUSI
MANAJER ANTARAN
Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia
Sumber : PT.Pos Indonesai (Persero) Medan
No. Dok.: FM-GKM-TI-TS-01-05A;
Tgl. Efektif : 1 Feb 2012;
Rev : 0; Halaman : 1 dari 1
Universitas Sumatera Utara
2.6.2
Bagian dari Struktur Organisasi Kantor Pos
1
Kepala Kantor Pos bertanggung jawab terhadap bagian-bagian :
a.
Bagian pemasaran pelayanan pelanggan
b.
Bagian audit mutu
c.
Bagian manager operasional
2
Wakil Kepala Kantor Pos Bidang Operasi dan Pelayan
bertanggung jawab terhadap bagian-bagian:
a.
Bagian pelayanan jasa surat pos dan pos ekspres
b.
Bagian Logistik (paket pos)
c.
Bagian pelayanan jasa keuangan
d.
Bagian antaran
3
Wakil Kepala Kantor Pos Bidang Operasi dan pelayanan
bertanggung jawab terhadap bagian-bagian :
2.6.3
a.
Bagian sumber daya manusia (SDM)
b.
Bagian akutansi
c.
Bagian sarana teknologi
4
Kantor Pos Cabang (KPC)
Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab
1. Kepala Kantor Pos
a.
Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi
dan umum dari suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka pencapaian
tujuan perusahaan.
V-32
Universitas Sumatera Utara
b.
Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau hasil usaha
dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil guna milik
perusahaan
c.
Secara periodic mengawasi system pengawasan internal dalam
melaksanakan pemeriksaan
d.
Memberikan
masukan
kepada
staff
untuk
perbaikan
atau
penyempurnaan peraturan, ketentuan system prosedur maupun
administrasi yang pada umumnya berlaku pada perusahaan
e.
Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan
kas anggaran yang sudah di tetapkan
f.
Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya berdasar laporan
yang di terima bawahannya.
g.
Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal
yang menyangkut kebijaksanaaan lainnya yang bersifat umum
2. Bagian Pemasaran dan Pelayanan Pelanggan
a.
Melakukan pembelian barang-barang sarana
b.
Mengelola dan memelihara peralatan, pembangunan dan kendaraan
c.
Mengawasi kebersihan, ketertiban dan keindahan di lingkungan
kantor
d.
Memantau atau memeriksa gedung-gedung yang akan diajukan untuk
diadakan perbaikan
Universitas Sumatera Utara
e.
Mengawasi persediaan barang keperluan dinas dan memeriksa seluruh
pekerjaan teknis dan administrasi bagian sarana di KP II KP VII
sampai KP X
3. Bagian audit mutu
a. Memeriksa bagian-bagian keuangan, pelayan dan keagenan, akutansi,
SDM, pengolahan, paket pos,teksifo, filateli, posplus dan pemasaran.
b. Pemeriksaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos
dan materai (BPM) supervisor keuangan
c. Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian
d. Menyusun laporan eksploitasi
e. Pemeriksaan tertutup
f. Penyusunan laporan pemeriksaan
g. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP)
4. Bagian manajer operasional
a. Mengelola kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan
surat kawat dan telex
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku
c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acara-acara resmi
lainnya
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat / jabatan karyawan
bawahannya
Universitas Sumatera Utara
f. Meneliti surat-surat konsep dan laporan yang di tandatangani oleh
kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas
5. Wakil kepala kantor pos bidang operasi dan pelayanan
a. Menyusun rencana kerja kerja dan anggaran biaya dibagian
b. Mengarahkan dan mengkordinir penyusunan target pendapatan di
bidangnya
c. Menjamin bahwa pelaksanaan pekerjaan dibidangnya sesuai dengan
standart operating produk (SOP)
d. Melaksanakan pengawasan melekat dan pengolahan operasional dan
pelayanan
e. Mengkompilasi data standar waktu penyerahan surat pos dan paket
pos
f. Mewakili kepala kantor untuk kegiatan eksternal
g. Membuat dan menyampaikan laporan dibidangnya kepada kepala
kantor pos unit kerja terkait
6. Bagian pelayanan jasa surat pos dan pos ekspres
a. Mengatur pelayanan loket penerimaan paket pos peka waktu meliputi
paket pos biasa, wesel pos, giro pos, kilat khusus, ESM, Expres pos
dan penjualan benda pos dan material (BPM)
b. Mengkoordinasi pekerjaan penerimaan dari kantor lain termasuk
pekerjaan pembukuan atau pencatatan pekerjaan
c. Mengkoordinir persiapan paket pos serta menjaga kelancarannya
Universitas Sumatera Utara
d. Melaksanakan tata usaha umum dan mengawasi loket-loket
penerimaan paket pos
e. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan dari bank yang telah di
tetapkan dan penpentransferan ke rekening direktur keuangan
bandung serta menjaga batas maksimum saldo kas.
7. Wakil kepala kantor bidang sdm, keuangan dan sarana
a. Mengelola kelancaran penerimaan dan penympanan surat kawat dan
telex
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku
c. Melaksanakan kegiatan periklanan pameran dan acara resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji/pangkat/ jabatan karyawan
bwahan
f. Meneliti surat, konsep, dan laporan yang di tanda tangani oleh kepala
kantor pusat
8. Bagian sumber daya manusia
a. Melakukan dan mengevaluasi pelaksanaan mutasi dan rolering
pegawai
b. Merencanakan, mengembangkan dan mengatur sumber daya manusia
dalam lingkup kerja kantor pos medan
c. Mengurus surat menyurat dan naskah kepegawaian serta hal lain yang
menyangkut hak dan kewajiban pegawai
Universitas Sumatera Utara
d. Melaksanakan tata usaha SDM, pembayaran gaji atau pension
tunjangan, menyiapkan dan menyelesaikan
e. Ongkos perjalanan dinas panjar, tabungan pegawai, serta segala
sesuatu yang menyangkut hak-hak pegawai atau pension
9. Bagian akutansi
a. Memeriksa dokumen pembekuan
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan
persiapan pembukuan
c. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal
d. Menyusun neraca dan laporan keuangan
e. Mengisi, membukukan, menyiapkan dan mengirimkan buku kas
umum dan register pembantunya
10. Bagian sarana dan teknologi
a. Mengawasi komputerisasi
b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan
c. Melakukan analisis pembangunan peranan layanan wasantara net.
d. Membuat neraca pendapatan wasantara net
e. Membuat laporan pendapatan wasantara net
f. Membuat laporan kegiatan pemasaran wasantara net
Universitas Sumatera Utara
2.7.
2.7.1
Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja Perusahaan
Tenaga Kerja
Dalam memberikan layanan pada pelanggan, PT.Pos Indonesai (Persero)
Medan memiliki pegawai sebanyak 499 orang. Pegawai tetap PT. Pos Indonesia
berjumlah 378 karyawan dan pegawai tidak tetap berjumlah 112 pekerja. Susunan
pegawai PT.Pos Indonesai (Persero) Medan dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1. Jumlah Karyawan Perusahaan di PT. Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Medan 2000
No
Keterangan
Jumlah Karyawan
1
Pelayanan jasa surat pos dan pos express
37
2
Paket pos (LOGISTIK)
7
3
Pelayanan jasa keuangan
5
4
Giro dan penyaluran dana
25
5
Sentra layanan pelanggan korporat
24
6
Proses dan distribusi
94
7
Antaran
87
8
Pemasaran
6
9
Audit dan mutu
1
10
Program kemitraan dan bina lingkungan daerah
2
11
Kantor pos cabang
32
12
Sumber daya manusia
6
13
Sarana dan teknologi
4
14
Keuangan dan BPM
5
15
Akuntansi
4
16
Pengawasan pelayanan luar dan agen pos
24
Sumber: Bagian Umum PT.Pos Indonesai (Persero) Medan
Universitas Sumatera Utara
2.7.2
Jam Kerja
Penentuan waktu kerja, istirahat kerja dan lembur diatur dalam Pasal 28
pada Perjanjian Kerja Bersama PT. Pos Indonesia (Persero).
1. Hari kerja ditetapkan 5 (lima) hari dalam satu minggu di Kantor Pusat dan
Wilpos mulai hari Senin sampai dengan Jumat atau 6 (enam) hari dalam
satu minggu di UPT mulai hari Senin sampai Sabtu, dengan jumlah jam
kerja produktif yaitu 7 (tujuh) jam dalam satu hari atau 8 (delapan) jam
dalam satu hari dan tidak melebihi 40 (empat puluh) jam dalam satu
minggu.
2. Untuk pekerjaan yang memerlukan kesinambungan kerja secara bergilir
(shift) diatur dengan penetapan oleh manajemen setempat disesuaikan
dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) Pasal ini.
3. Fleksibilitas hari kerja, jam kerja, dan waktu istirahat kerja diatur oleh
manajemen setempat setelah dimusyawarahkan dengan serikat pekerja
dengan tetap memperhatikan kapasitas operasional (CPTD), kondisi
geografis, dan tingkat persaingan usaha serta dengan mempertimbangkan
waktu libur dan istirahat karyawan, produktivitas, efektivitas dan efisiensi.
4. Jam kerja selama bulan Ramadhan diatur oleh perusahaan.
Sesuai dengan Pasal 28 tersebut make PT.Pos Indonesai (Persero) Medan
menetapkan kebijakan bahwa hari kerja dilaksanakan selama 6 (enam) hari dalam
1 minggu yaitu hari senin sampai dengan hari sabtu.
Universitas Sumatera Utara
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1.
Sejarah Perusahaan
PT. POS INDONESIA (persero) Medan adalah salah satu badan usaha
milik negara (BUMN) yang telah ada di Indonesia. Pentingnya komunikasi secara
tertulis menjadi ide pertama timbul gagasan untuk mendirikan perusahaan ini.
Selain itu, pendirian perusahaan bertujuan untuk menjamin keamanan surat
menyurat penduduk Indonesia. Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu
panjang, Kantorpos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh
Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan
tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi
mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang
datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir
mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Setelah Kantorpos
Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang
untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan
untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui
Karawang, Cirebon dan Pekalongan. Sedangkan kantor pos di kota medan saat ini
bernama kantor pos medan dan didirikan pada tahun 1901.
Seiring perkembangan peranan kantor pos, terlebih setelah ditemukan
teknologi telegraf dan telepon, pada tahun 1907 di bentuklah jawatan pos, telegraf
dan telepon (jawatan PTT). Jawatan ini merupakan bagian dari departemen
Universitas Sumatera Utara
perusahaan-perusahaan pemerintah colonial Belanda yang didasarkan pada
undang-undangperusahaan Negara Hindia Belanda.
Berawal dari gagasan, kemudian berkembang seiring kebutuhan,gagasan
untuk memperlancar arus surat menyurat selama era colonial Belanda telah
diwujudkan oleh gubernur jendral G.W. Baron dengan mendirikan kantor pos
semakin penting dan berkembang.
Dengan dikeluarkannya undang-undang perusahaan Hindia Belanda, sejak
tahun 1907 jawatan PTT dipegang oleh departemen perusahaan-perusahaan
pemerintah (department van government bedrijvenment). Seiring tibanya jepang
yang mengambil alih kekuasaan belanda di Indonesia, jawatan PTT Jawa dan
jawatan PTT Sulawesi, jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada
tanggal 27 September 1945 setelah dilakukan pengambil alih oleh kantor pos PTT
di Bandung oleh angkatan muda PTT (AMPTT) dari pemerintah jepang.
Pada tahun 1965 PN Ponsel dipecah menjadi dua perusahaan bidang pos
dan telekomunikasi yaitu PN Pos dan Giro berdasarkan PP No. 30 tahun 1965.
Selanjutnya status Pos dan Giro menjadi Perum Pos dan Giro berdasarkan PP No,
19 tahun 1978, dan diperbaharui dengan PP No.24 tahun 1984. Berdasarkan PP
No. 5 tahun 1995 tentang perubahan status Perum Pos dan Giro ditetapkan
menjadi PT. Pos Indonesia (Persero) adalah UU No.1 Tahun 1995 tentang
perusahaan perseroan. Peraturan pemerintah No 5 1995 tentang pengalihan bentuk
Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi perusahaan (Persero), lembaga Negara RI
tahun 1995 nomor 11.
Universitas Sumatera Utara
Anggapan dasar PT. Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta
notaris Sujipto Nomor 117 tanggal 20 Juni 1995 tentang pendirian perusahan
persero PT. Pos Indonesia sebagaimana telah diubah dengan akta notaris Sujipto,
SH Nomor 89 tanggal 21 September 1998 dan Nomor 11 tanggal 21 September
1998.
Sumber : PT. Pertamina Unit Pemasaran I Medan
2.2.
Visi dan Misi Perusahaan
Sebagai pedoman dalam mengelola usahanya, Direktur PT. Pos Indonesia
(Persero) telah menetapkan visi dan misi yang harus diketahui, dihayati dan
dilaksanakan oleh setiap karyawan terdiri dari:
1.
Visi
Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan suratpos,
paket, dan logistic yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya.
2.
Misi
a. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu
tepat waktu dan nilai terbaik.
b. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman,
nyaman, dan menghargai kontribusi.
c. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha
yang menguntungkan dan terus bertumbuh.
d. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.
e. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh
pemangku kepentingan.
Universitas Sumatera Utara
2.3.
Lokasi Perusahaan
PT. Pos Indonesia (Persero) adalah salah satu pos terbesar dan terbaik
umumnya di Indonesia dan khususnya di Sumatera Utara. Lokasinya terletak di
Jalan Pos No. 1 Medan dengan
letak yang yang strategis yaitu ditengah
keramaian kota.
2.4.
Kegiatan Usaha Perusahaan
PT. Pos Indonesia (Persero) Medan adalah suatu perusahaan yang
bergerak di bidang jasa. Adapun jenis layanan yang diselenggarakan oleh PT. Pos
Indonesia (Persero) Medan dibagi menjadi beberapa kelompok produk/bisnis
sebagai berikut:
1. Bisnis komunikasi
Jasa layanan dari bisnis komunikasi antara lain:
a. Jenis layanan standar terdiri dari
1) Surat biasa
2) Surat Tercatat
3) Kartu pos dan surat balasan kartu pos
4) Warkatpos/Aerogram
5) Barang Cetakan Braile
6) Perlakuan Khusus
Universitas Sumatera Utara
b. Jenis layanan prioritas terdiri dari:
1) Surat Kilat
2) Surat Kilat Khusus
3) Express Mail Service
4) Pos Express
5) Perlakuan khusus
2. Bisnis Logistik
a. Jenis layanan standar yang terdiri dari:
1) Paketpos biasa (darat/udara)
2) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:
1) Paket pos kilat khusus
2) Paketpos cepat luar negeri
3) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
3. Bisnis Keuangan
a. Jenis layanan standar yang terdiri dari:
1) Weselpos biasa
2) Wesel pos kemitraan
3) Giropos On Line
4) Giropos kemitraan
b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:
1) Wesel pos prima
2) Wesel pos kemitraan
Universitas Sumatera Utara
3) Weselpos instan
4) Western Union
4. Bisnis Keagenan
Bisnis Keagenan terdiri dari:
a Penerimaan setoran pajak
b Penerimaan setoran tabungan seperti tabungan e’Batara-Pos (BTN),
Shar’e (Muamalat), Pos BNI (BNI 46)
c. Penjualan akta agrarian dan materai
d. Penyaluran dana JPS dari Diknas, Depkes dan Depag.
e. Pembayaran pensiunan dari Taspen, Asabri, BRI-BTPN-BPR dan lainlain.
f. Post Pay seperti penerimaan tagihan telepon, PDAM, Kartu pasca bayar
telkomsel dan indosat, angsuran ADIRA, FIT, BAF, kartu kredit
CityBank, AMRO dan lain-lain.
5. Bisnis Filateli
Bisnis Filateli terdiri dari:
a Penjualan benda-benda pos
b. Penjualan benda filateli dan perangko Prisma.
2.5.
Bentuk dan Makna Logo
Setiap perusahaan dan organisasi memiliki logonya masing-masing yang
berfungsi sebagai lambang atau tanda pengenal dari pada perusahaan atau
organisasi. Dalam hal ini PT. Pos Indonesia juga memiliki logonya sendiri sebagai
Universitas Sumatera Utara
berikut makna yang terkandung di dalamnya. Lambang daripada PT. Pos
Indonesia berupa gambar merpati dan bola dunia.
Gambar 2.1. Logo PT. Pos Indonesia
Makna logo dari lambang PT. Pos Indonesia sebagai berikut:
1. Burung merpati dengan posisi terbang dan pandangan lurus ke depan, lima
bulu sayap sebagai lambang kecepatan, melambangkan pancasila,
mengutamakan kecepatan dan kepercayaan dari masyarakat.
2. Bola dunia, melambangkan peran daripada PT. Pos Indonesia sebagai
penyedia pelayanan yang mampu menjadi sarana komunikasi dalam ruang
lingkup nasional maupun internasional.
3. Bentuk tulisan PT. Pos Indonesia menunjukkan ciri khas kelas dunia yang
mengantar PT. Pos Indonesia ke abad yang baru.
Universitas Sumatera Utara
4. Warna orange cemerlang, melambangkan modernitas, kedinamisan dan
kecepatan. Sedangkan warna abu-abu melambangkan kesan modern dalam
pendekatan bisnis.
2.6.
Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab
2.6.1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi
menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu
dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.
Struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Medan berkembang secara
dinamis karena didorong faktor internal dan eksternal. Struktur organisasi di PT.
Pos Indonesia (Persero) Medan masih bersifat sentralisasi sehingga semua
keputusan, kebijakan dan wewenang menjadi tanggung jawab Kepala Kantor.
Berdasarkan hierarki organisasi, pegawai dengan jabatan lebih rendah secara
otomatis bertanggung jawab langsung kepada pegawai yang memiliki jabatan
diatasnya.
Struktur organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Medan ditetapkan
dalam suatu keputusan tersendiri dengan mengikuti pola struktur fungsional.
Secara keseluruhan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dipimpin oleh seorang
Kepala Kantor yang dibantu oleh Wakil Kepala Kantor. Adapun bagan struktur
organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Medan pada Gambar 2.2.
Universitas Sumatera Utara
KEPALA KANTOR POS
WAKIL KEPALA KANTOR POS BIDANG OPERASI
DAN PELAYANAN
WAKIL KEPALA KANTOR POS BIDANG SDM,
KEUANGAN DAN SARANA
MANAJER PELAYANAN JASA SURATPOS DAN POS
EXPRESS
MANAJER PEMASARAN
MANAJER SUMBER DAYA MANUSIA
MANAJER PAKET POS (LOGISTIK)
MANAJER AUDIT DAN MUTU
MANAJER SARANA DAN TEKNOLOGI
MANAJER PELAYANAN JASA KEUANGAN
MANAJER PROGRAM KEMITRAAN DAN BINA
LINGKUNGAN DAERAH
MANAJER KEUANGAN DAN BPM
MANAJER GIRO DAN PENYALURAN DANA
KANTOR POS CABANG
MANAJER AKUNTANSI
MANAJER SENTRA LAYANAN PELANGGAN
KORPORAT
MANAJER PENGAWASAN PELAYANAN LUAR DAN
AGEN POS
MANAJER PROSES DAN DISTRUBUSI
MANAJER ANTARAN
Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia
Sumber : PT.Pos Indonesai (Persero) Medan
No. Dok.: FM-GKM-TI-TS-01-05A;
Tgl. Efektif : 1 Feb 2012;
Rev : 0; Halaman : 1 dari 1
Universitas Sumatera Utara
2.6.2
Bagian dari Struktur Organisasi Kantor Pos
1
Kepala Kantor Pos bertanggung jawab terhadap bagian-bagian :
a.
Bagian pemasaran pelayanan pelanggan
b.
Bagian audit mutu
c.
Bagian manager operasional
2
Wakil Kepala Kantor Pos Bidang Operasi dan Pelayan
bertanggung jawab terhadap bagian-bagian:
a.
Bagian pelayanan jasa surat pos dan pos ekspres
b.
Bagian Logistik (paket pos)
c.
Bagian pelayanan jasa keuangan
d.
Bagian antaran
3
Wakil Kepala Kantor Pos Bidang Operasi dan pelayanan
bertanggung jawab terhadap bagian-bagian :
2.6.3
a.
Bagian sumber daya manusia (SDM)
b.
Bagian akutansi
c.
Bagian sarana teknologi
4
Kantor Pos Cabang (KPC)
Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab
1. Kepala Kantor Pos
a.
Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi
dan umum dari suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka pencapaian
tujuan perusahaan.
V-32
Universitas Sumatera Utara
b.
Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau hasil usaha
dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil guna milik
perusahaan
c.
Secara periodic mengawasi system pengawasan internal dalam
melaksanakan pemeriksaan
d.
Memberikan
masukan
kepada
staff
untuk
perbaikan
atau
penyempurnaan peraturan, ketentuan system prosedur maupun
administrasi yang pada umumnya berlaku pada perusahaan
e.
Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan
kas anggaran yang sudah di tetapkan
f.
Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya berdasar laporan
yang di terima bawahannya.
g.
Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal
yang menyangkut kebijaksanaaan lainnya yang bersifat umum
2. Bagian Pemasaran dan Pelayanan Pelanggan
a.
Melakukan pembelian barang-barang sarana
b.
Mengelola dan memelihara peralatan, pembangunan dan kendaraan
c.
Mengawasi kebersihan, ketertiban dan keindahan di lingkungan
kantor
d.
Memantau atau memeriksa gedung-gedung yang akan diajukan untuk
diadakan perbaikan
Universitas Sumatera Utara
e.
Mengawasi persediaan barang keperluan dinas dan memeriksa seluruh
pekerjaan teknis dan administrasi bagian sarana di KP II KP VII
sampai KP X
3. Bagian audit mutu
a. Memeriksa bagian-bagian keuangan, pelayan dan keagenan, akutansi,
SDM, pengolahan, paket pos,teksifo, filateli, posplus dan pemasaran.
b. Pemeriksaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos
dan materai (BPM) supervisor keuangan
c. Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian
d. Menyusun laporan eksploitasi
e. Pemeriksaan tertutup
f. Penyusunan laporan pemeriksaan
g. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP)
4. Bagian manajer operasional
a. Mengelola kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan
surat kawat dan telex
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku
c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acara-acara resmi
lainnya
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat / jabatan karyawan
bawahannya
Universitas Sumatera Utara
f. Meneliti surat-surat konsep dan laporan yang di tandatangani oleh
kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas
5. Wakil kepala kantor pos bidang operasi dan pelayanan
a. Menyusun rencana kerja kerja dan anggaran biaya dibagian
b. Mengarahkan dan mengkordinir penyusunan target pendapatan di
bidangnya
c. Menjamin bahwa pelaksanaan pekerjaan dibidangnya sesuai dengan
standart operating produk (SOP)
d. Melaksanakan pengawasan melekat dan pengolahan operasional dan
pelayanan
e. Mengkompilasi data standar waktu penyerahan surat pos dan paket
pos
f. Mewakili kepala kantor untuk kegiatan eksternal
g. Membuat dan menyampaikan laporan dibidangnya kepada kepala
kantor pos unit kerja terkait
6. Bagian pelayanan jasa surat pos dan pos ekspres
a. Mengatur pelayanan loket penerimaan paket pos peka waktu meliputi
paket pos biasa, wesel pos, giro pos, kilat khusus, ESM, Expres pos
dan penjualan benda pos dan material (BPM)
b. Mengkoordinasi pekerjaan penerimaan dari kantor lain termasuk
pekerjaan pembukuan atau pencatatan pekerjaan
c. Mengkoordinir persiapan paket pos serta menjaga kelancarannya
Universitas Sumatera Utara
d. Melaksanakan tata usaha umum dan mengawasi loket-loket
penerimaan paket pos
e. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan dari bank yang telah di
tetapkan dan penpentransferan ke rekening direktur keuangan
bandung serta menjaga batas maksimum saldo kas.
7. Wakil kepala kantor bidang sdm, keuangan dan sarana
a. Mengelola kelancaran penerimaan dan penympanan surat kawat dan
telex
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku
c. Melaksanakan kegiatan periklanan pameran dan acara resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji/pangkat/ jabatan karyawan
bwahan
f. Meneliti surat, konsep, dan laporan yang di tanda tangani oleh kepala
kantor pusat
8. Bagian sumber daya manusia
a. Melakukan dan mengevaluasi pelaksanaan mutasi dan rolering
pegawai
b. Merencanakan, mengembangkan dan mengatur sumber daya manusia
dalam lingkup kerja kantor pos medan
c. Mengurus surat menyurat dan naskah kepegawaian serta hal lain yang
menyangkut hak dan kewajiban pegawai
Universitas Sumatera Utara
d. Melaksanakan tata usaha SDM, pembayaran gaji atau pension
tunjangan, menyiapkan dan menyelesaikan
e. Ongkos perjalanan dinas panjar, tabungan pegawai, serta segala
sesuatu yang menyangkut hak-hak pegawai atau pension
9. Bagian akutansi
a. Memeriksa dokumen pembekuan
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan
persiapan pembukuan
c. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal
d. Menyusun neraca dan laporan keuangan
e. Mengisi, membukukan, menyiapkan dan mengirimkan buku kas
umum dan register pembantunya
10. Bagian sarana dan teknologi
a. Mengawasi komputerisasi
b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan
c. Melakukan analisis pembangunan peranan layanan wasantara net.
d. Membuat neraca pendapatan wasantara net
e. Membuat laporan pendapatan wasantara net
f. Membuat laporan kegiatan pemasaran wasantara net
Universitas Sumatera Utara
2.7.
2.7.1
Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja Perusahaan
Tenaga Kerja
Dalam memberikan layanan pada pelanggan, PT.Pos Indonesai (Persero)
Medan memiliki pegawai sebanyak 499 orang. Pegawai tetap PT. Pos Indonesia
berjumlah 378 karyawan dan pegawai tidak tetap berjumlah 112 pekerja. Susunan
pegawai PT.Pos Indonesai (Persero) Medan dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1. Jumlah Karyawan Perusahaan di PT. Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Medan 2000
No
Keterangan
Jumlah Karyawan
1
Pelayanan jasa surat pos dan pos express
37
2
Paket pos (LOGISTIK)
7
3
Pelayanan jasa keuangan
5
4
Giro dan penyaluran dana
25
5
Sentra layanan pelanggan korporat
24
6
Proses dan distribusi
94
7
Antaran
87
8
Pemasaran
6
9
Audit dan mutu
1
10
Program kemitraan dan bina lingkungan daerah
2
11
Kantor pos cabang
32
12
Sumber daya manusia
6
13
Sarana dan teknologi
4
14
Keuangan dan BPM
5
15
Akuntansi
4
16
Pengawasan pelayanan luar dan agen pos
24
Sumber: Bagian Umum PT.Pos Indonesai (Persero) Medan
Universitas Sumatera Utara
2.7.2
Jam Kerja
Penentuan waktu kerja, istirahat kerja dan lembur diatur dalam Pasal 28
pada Perjanjian Kerja Bersama PT. Pos Indonesia (Persero).
1. Hari kerja ditetapkan 5 (lima) hari dalam satu minggu di Kantor Pusat dan
Wilpos mulai hari Senin sampai dengan Jumat atau 6 (enam) hari dalam
satu minggu di UPT mulai hari Senin sampai Sabtu, dengan jumlah jam
kerja produktif yaitu 7 (tujuh) jam dalam satu hari atau 8 (delapan) jam
dalam satu hari dan tidak melebihi 40 (empat puluh) jam dalam satu
minggu.
2. Untuk pekerjaan yang memerlukan kesinambungan kerja secara bergilir
(shift) diatur dengan penetapan oleh manajemen setempat disesuaikan
dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) Pasal ini.
3. Fleksibilitas hari kerja, jam kerja, dan waktu istirahat kerja diatur oleh
manajemen setempat setelah dimusyawarahkan dengan serikat pekerja
dengan tetap memperhatikan kapasitas operasional (CPTD), kondisi
geografis, dan tingkat persaingan usaha serta dengan mempertimbangkan
waktu libur dan istirahat karyawan, produktivitas, efektivitas dan efisiensi.
4. Jam kerja selama bulan Ramadhan diatur oleh perusahaan.
Sesuai dengan Pasal 28 tersebut make PT.Pos Indonesai (Persero) Medan
menetapkan kebijakan bahwa hari kerja dilaksanakan selama 6 (enam) hari dalam
1 minggu yaitu hari senin sampai dengan hari sabtu.
Universitas Sumatera Utara