SARANA PRASARANA DAN TEKONOLOGI DI LINGK

SARANA PRASARANA DAN TEKONOLOGI
DI LINGKUNGAN PERKANTORAN
Makalah

diajukan untuk melengkapi tugas Mata Kuliah Administrasi Perkantoran

disusun oleh
Nina Eka Putri
Sri Rahayu Ningsih

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
DARUSSALAM, BANDA ACEH
2014

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur kepada Allah swt. atas limpahan rahmat dan karunia-Nya
sehingga makalah ini selesai pada waktunya. Selawat dan salam disampaikan kepada
Rasulullah saw. dan juga kepada sahabat dan keluarga beliau.

Makalah ini berjudul “Sarana Prasarana dan Teknologi di Lingkungan
Perkantoran”. Dalam makalah ini akan dibahas tentang pengertian sarana prasarana dan
tekonolgi, bagian-bagian dan bentuk-bentuknya. Makalah ini ditujuankan untuk menambah
wawasan pembaca tentang sarana prasarana dan sarana teknologi di perkantoran.
Ucapan terima kasih penulis ucapkan kepada Ibu Irma, M. Pd. sebagai pengasuh
Mata Kuliah Administrasi Perkantoran dan juga kepada pihak-pihak yang telah membantu
dalam penyelesaian penulisan makalah ini.
Akhirnya, saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan untuk perbaikan
penulisan makalah ke depannya. semoga makalah ini bermanfaat.

Penulis

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................. i
DAFTAR ISI............................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................. 1
1.1.

Latar Belakang............................................................................................... 1
1.2.
Rumusan Masalah........................................................................................... 1
1.3.
Tujuan Penulisan............................................................................................. 1
1.4.
Manfaat Penulisan........................................................................................... 1
BAB II LANDASAN TEORETIS..................................................................................2
2.1. Pengertian Sarana Prasarana dan Teknologi...................................................................2
2.1.1. Pengertian Sarana Prasarana................................................................................... 2
2.1.2. Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor........................................................................4
2.2. Pengertian Teknologi Perkantoran.............................................................................. 5
2.2.1. Macam – Macam Mesin Kantor...............................................................................6
2.2.2. Pemeliharaan dan Perawatan Umum Mesin Kantor.......................................................7
2.2.3. Teknologi Perkantoran dalam Kantor Maya............................................................10
2.2.4. Dampak Teknologi Perkantoran..........................................................................12
BAB III PENUTUP.................................................................................................. 14
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................ 15

ii

BAB I PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang

Dewasa ini area perkantoran menjadi salah satu tempat dengan minat lumayan banyak untuk
rencana bekerja. Hal ini selain didukung oleh gaji yang ditawarkan, juga didukung oleh jenis
pekerjaan yang kebayakan dilakukan di ruangan. Tanpa terkena debu dan sinar matahari.
Tentunya, perkantoran tidak terlepas dari sarana yang digunakan, baik sarana prasarana
maupun tekonologi. Oleh karena itu, alasan penulisan makalah ini ialah mengetahui
bagaimana sarana, baik sarana prasarana maupun sarana teknologi yang terdapat di
perkantoran serta bagian dan kegunaannya.

1.2.

Rumusan Masalah

a.

Apa yang dimaksud dengan sarana prasarana dan teknologi?

b.

Apa saja bagian-bagiannya?

c.

Apa fungsi dari keduanya?

1.3.

Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penulisan ini ialah untuk mengetahui
pengertian, jenis, bentuk, bagian, serta fungsi dari sarana prasarana dan teknologi yang
terdapat di perkantoran.

1.4.

Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan makalah ini ialah menambah wawasan pembaca tentang sarana prasarana
dan teknologi yang terdapat di perkantoran.

1

BAB II LANDASAN TEORETIS

2.1. Pengertian Sarana Prasarana dan Teknologi
2.1.1. Pengertian Sarana Prasarana
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Kendatipun prasarana adalah
segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih
ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan
prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan
tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah
perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk

mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan
dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan
pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana
kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan
prasarana kantor.
a)

Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

a.

Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih
cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua,
yaitu :
(1)

Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;

Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain:


Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran

Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas
folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas
karton, kertas buffalo, amplop dan map.


Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
2

3

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran),
yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter),
pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.


Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :


Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.



Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan

dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.


Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke

perusahaan.


Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

b.

Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya ;

Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua,
antara lain :


Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa
kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.


Barang tidak habis pakai

Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama.
Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

b)

Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara
mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan
elektrik, mesin fotocopy dll.
c)

Mesin komunikasi kantor: sarana kantor yang digunakan untuk melakukan

komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh :
telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.Perabot kantor (office furniture)
d)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk

membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi
untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.

4

e)

Interior kantor (office arrangement): benda-benda kantor yang digunakan untuk

menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam
menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang
negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun
buatan, jam dinding dll.
f)

Tata ruang kantor (office lay out): pengaturan ruangan kantor serta penyusunan

alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia
sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.
(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-54)
2.1.2. Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor
Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik, efisien
dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan.
Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang
berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis
operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan
prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :
a.

Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk
menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing
organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut.
Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk
mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
b.

Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain
atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :


agar barang tidak cepat rusak.



agar tidak terjadi kehilangan barang.



agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.



memudahkan dalam pengawasan.



memudahkan dalam analisis barang.

5

c.

Pemeliharaan

Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor
tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana
kantor, antara lain :
a)

Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

b)

Agar barang tidak mudah hilang.

c)

Agar barang tidak kadaluarsa.

d) Agar barang tidak mudah susut.
e)
d.

Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Inventarisasi

Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan
mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang
sama, tujuannya yaitu :


Agar peralatan tidak mudah hilang.



Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat

dipertanggung jawabkan.


Memudahkan dalam pegecekan barang.



Memudahkan dalam pengawasan.



Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 55-59)
2.2. Pengertian Teknologi Perkantoran
Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang
dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah
keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan
dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi
adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan
akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh
anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.
Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan
dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknologi

6

merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar
memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada
beberapa aspek.
Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi
ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung,
kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan
perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.
Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran
yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan
menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin
kantor.
2.2.1. Macam – Macam Mesin Kantor
1. Menurut Tenaga Penggeraknya
a. Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
b. Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.
2. Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya
a. Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak
dalam operasinya.
b. Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.
3. Menurut Fungsinya
a. Mesin untuk mencatat: mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, asahan pensil, mesin
pencetak perangko, stempel, mesin pencatat uang kas, mesin pencatat waktu (time
recorder), mesin perekan gambar / suara, scanner. mesin penulis nominal cek, mesin
pencatat kehadiran, alat penghitung.
b. Mesin untuk menghimpun: pembuka surat, mesin penjilid, hechtmachine, pemotong
kertas, stepler, perforator, stapler remover.
c. Mesin untuk mengolah: mesin jumlah, mesin hitung, mesin penghitung uang,
timbangan elektronik, mesin timbangan surat, komputer
d. Mesin untuk menggandakan: mesin stensil (stencil duplicator), mesin stensil spiritus
(spirit duplicator), mesin fotocopy, risograph, mesin perekam sheet, mesin cetak
(offset), printer, electronik copy board.

7

e. Mesin untuk mengirim: telepon,

interphone, teleprinter, faxsimile / telecopier,

modem (modulator demodulator), mesin presentasi (ohp, lcd, slide proyektor, film
strip), telefoto, handy talky (ht), pmbx / pabx (switch board), handphone
f. Mesin untuk menyimpan:

Mikrofilm, Mesin penghancur kertas, Pelubang ketas

(perforator), Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api), Mobile Filling System,
Flopy disk, Hard disk, Compact disk, Flash disk, Komputer
Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin
penyaman, sebagai berikut:
a. Mesin Pengaman
1) CCTV (Close Circuit Television)
2) Pengaman data
3) Mesin penyimpan uang (brankas)
4) Peti uang (Cash box)
5) Micro film
6) Mesin laminating
7) Alarm
8) ATM
b. Mesin Penyaman
1) Kipas angin (FAN)
2) Air Conditioner (AC)
3) Loudspeaker
4) Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
5) Air Curtain (Tirai Udara)
6) Vacum Cleaner
2.2.2. Pemeliharaan dan Perawatan Umum Mesin Kantor
1. Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Manfaatnya yaitu:
a. Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi
kerusakan.
b. Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
c. Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.

8

d. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
e. Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
2. Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang
a. Menurut kurun waktu
 Pemeliharaan sehari – hari
 Pemeliharaan berkala
b. Menurut jenis barang
 Barang bergerak
 Barang tidak bergerak
3. Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor
a. Selalu membersihkan barang secara teratur
b. Selalu memperbaiki barang yang rusak
c. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan
jenis dan kode masing – masing
d. Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam
keadaan baik dan benar
e. Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan
aturan pemakaiannya
4. Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor
Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:
a. Kontrak pemeliharaan
b. Servis perorangan
c. Servis kantor (company operated service)
5. Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor
a. Mesin Tik Manual
 Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan
kain lap halus
 Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus
 Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal
 Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder
 Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik
 Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai

9

 Apabila menggunakn cairan penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus
itu sudah benar – benar mengering
f. Mesin Tik Elektrik
 Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik
 Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik
 Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci
 Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah
lembaran kertas yang akan diketik
 Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor
 Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak
 Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin
g. Mesin Pelubang Kertas
 Bersihkan lubang setiap saat
 Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan
pisau pelubang dapat lancar bergerak
 Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada
didalam sudah penuh
 Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan
mesin pelubang kertas
h. Mesin Penomor
 Bersihkan bak tinta
 Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak
 Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus
 Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila
digunakan tidak mengotori kertas
i. Mesin Penjepret Kertas
 Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang
pengatur dan perut kawat jepret
 Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas
 Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut
j. Mesin Pemotong Kertas
 Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat

10

 Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan
 Pergunakan mesin sesuai kemampuannya
k. Mesin Stensil Manual
 Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih
 Bersihkan baki kertas dan baki penadah
 Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada
pinggir sebelah kanan dan kiri
 Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan
l. Mesin Stensil Elektrik
 Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan
kain lap yang bersih
 Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat
 Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi
mesin dalam posisi off
 Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin
 Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang
lunak
 Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil
2.2.3.

Teknologi Perkantoran dalam Kantor Maya

Kantor maya muncul akibat perkembangan teknolgi komputer yang semakin pesat dan
semakin kecil, seperti laptop, tablet, dan sebagainya. Kecenderungan orang untuk berpindahpindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler
semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet utuk melakukan
hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi
didukung mahalnya sewa lahan di kota – kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya,
sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik kegiatan kantor
dapat dilakukan dimana pun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik.
Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor
maya.

11

Keuntungan dari Kantor Maya sebagai berikut:
1) Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin – mesin
kantor dan sebagainya. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil,
untuk sesekali bertatap muka antara penjual dan pembeli.
2) Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya
seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif.
3) Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi
formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan
dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
4) Mengurangi pekerjaan – pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja
maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan
tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
5) Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi
bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Kerugian dari Kantor Maya sebagai berikut:
1) Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena
kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang
dilakukan
2) Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer
maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang
dibutuhkan menjadi berkurang.
3) Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang
untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi
tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang

ketat pada

pengamanan sistem komputer.
4) Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja
kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah:
1)

Menyediakan sumber daya komputer

12

2)

Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

3)

Menyediakan perlengkapan non komputer

4)

Menyiapkan sarana telepon yang dapat di forward (dialihkan)

5)

Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

6)

Membuat jadwal pertemuan reguler

7)

Melaksanakan urut – urutan pekerjaan secara teratur

Tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya sebagai berikut:
1)

Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para
manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan
terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.

2)

Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih
dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).

3)

Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih
mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

2.2.4.
1.

Dampak Teknologi Perkantoran
Dampak Positif

a. Terhadap Ketenagakerjaan
a. Peningkatan mutu tenaga kerja.
b. Meningkatkan kegairahan dan kedisplinan kerja.
c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja.
d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.
b. Terhadap Prosedur Kerja
a. Mempercepat penyelesaian pekerjaan.
b. Menyederhanakan prosedur kerja / memperpendek mata rantau penyelesaian
pekerjaan.
c. Memperlancar pekerjaan.
d. Mempermudah penyelesaian pekerjaan.
c. Terhadap Hasil Kerja
a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.
b. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.

13

c. Memenuhi standar mutu tertentu.
d. Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis pekerjaan.
2.

Dampak Negatif

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali,
terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya, yaitu sebagai berikut:
 Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.
 Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.
 Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan
pemborosan.
 Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
 Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang
memerlukan biaya.

BAB III PENUTUP

Dalam perkantoran terdapat adanya sarana baik sarana prasarana maupun sarana teknologi
untuk mendukung kerja para karyawan guna mencapai tujuan perkantoran tersebut. Sarana
adalaha sesuatu yang berupa benda yang bergerak, seperti mesin, sedangkan prasarana
adalah benda yang tidak bergerak, seperti gedung. Di samping itu, teknologi adalah suatu
cara atau pengetahuan yang diterapkan melalui alat untuk mengerjakan sesuatu agar
terpenuhinya kebutuhan manusia, misalnya komputer. Sarana prasarana dan sarana teknologi
tentulah sangat berkaitan. Sarana prasaran tercakup dalam teknologi.

14

DAFTAR PUSTAKA

Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Hanafi, Githa. 2013. Teknologi Perkantoran Dalam Kantor. http://githahanafi.blogspot.com/
2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html. Diunggah tanggal 25 April 2014.

15