Peranan Komunikasi dan Motivasi Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan”
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Singkat Berdirinya Pemerintahan Kota Medan
Kampung kecil, yang dalam masa kurang lebih 80 tahun dengan pesat berkembang
menjadi kota, yang dewasa ini kita kenal sebagai kota Medan, berada di satu tanah datar atau
Medan, ditempat sungai Babura bertemu dengan sungai Deli, yang di waktu itu dikenal
sebagai “Medan Putri”, tidak jauh dari jalan Putri Hijau sekarang.
Menurut Tengku Lukman Sinar, SH dalam bukunya yang bernama “Riwayat
hampiran perak” yang terbit dalam tahun 1971, yang mendirikan kampong medan adalah
Raja Guru Patimpus, nenek moyang Datuk Hamparan perak (Dua Belas Kuta) dan Datuk
Sukapiring, yaitu dua dari tempat Kepala Suku Kesultanan Deli.
Deli mulai terkenal namanya setelah orang-orang Belanda, yang dipelopori Neinhuys,
membuka perkebunan tembakau di sekitar Medan.Dalam beberapa tahun saja deli terkenal
diseluruh dunia karena dalam tembakau yang dihasilkannya tidak ada tandingan sampai
sekarang sebagai daun pembungkus cerutu. Hal ini menarik investor-investor asing dan
menyebabkan banyak orang-orang dari daerah lain yang pindah ke daerah Deli untuk mencari
nafkah.
Neinhuys kemudian meninggalkan kantornya dari labuhan ke Medan Putri dari tempat
mana kota Medan berkembang dengan pesat dan akhirnya menjadi pusat pemerintahan
Provinsi Sumatera Utara Timur dan Kerajaan Deli.
Di tahun 1981, Medan menjadikan Kotapraja, tetapi tidak termasuk dalamnya daerah
kota Maksum dan daerah sungai Kera yang tetap berada dibawah kawasan Sultan Deli.
Ketika itu, penduduk Medan telah berjumlah 43,826 jiwa, dan terdiri dari 409 orang bangsa
Eropa, 25.000 orang bangsa Indonesia 8.269 orang bangsa Cina dan 130 orang bangsa Asing
lainnya.
Universitas Sumatera Utara
Kemudian melalui undang-undang darurat No.7 dan tahun 1956, dibentuk di provinsi
Sumatera Utara daerah-daerah Tingkat II. Antara lain, Kabupaten Deli Serdang dan
Kotamadya Medan.Perkembangan selanjutnya di Provinsi Sumatera Utara umumnya dan
Kotamadya khususnya, memerlukan perluasan daerah untuk mampu menampung laju
perkembangan. Oleh karena itu, maka dikeluarkan peraturan pemerintah No.22 Tahun 1973,
melalui nama dimasukkan beberapa bagian dari Kabupaten dan 116 Kelurahan dengan surat
persetujuan Mendagri No.140/2271/PUOD tanggal 05 Mei.
Visi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan adalah sebagai
berikut:
“Terselenggaranya Urusan Administrasi Pemerintah Umum yang Prima dan Profesional,
Efisien dan Efektif”.
Misi Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kantor Walikota Medan adalah sebagai
berikut:
1) Meningkatkan kualitas aparatur yang handal.
2) Meningkatkan pelayanan yan semakin cepat dan tepat.
3) Meningkatkan pemanfaatan teknologi.
4) Meningkatkan peyediaan sumber data yang akurat dan akuntabel.
Tujuan
Dalam rangka mendukung visi dan misi yang ada, perlu adanya tujuan yang jelas agar apa
yang kita capai tepat pada sasaran, yaitu:
1. Terpenuhinya kebutuhan aparatur baik sarana dan prasarana.
2. Terselenggaranya kegiatan aparatur.
Universitas Sumatera Utara
3. Terselenggaranya kegiatan yang melibatkan masyarakat umum.
Sasaran
Adapun sasaran strategis dari bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan yang ingin
dicapai yaitu:
1. Meningkatkan koordinasi dan efektivitas antar daerah terutama di bidang
pemerintahan umum.
2. Meningkatnya efektivitas tindak lanjut konsultasi antara Pemerintah Kota,
Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat.
3. Meningkatkan ketentraman masyarakat dan ketertiban umum
B. Makna dan Logo Pemko Medan
Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan (2016)
Gambar 2.1.
Logo Pemko Medan
Pengertian Lambang Kota Medan :
•
17 biji padi berarti tanggal 17 dari hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
•
8 bunga kapas berarti bulan 8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia.
•
4 tiang dan 5 bagian perisai berarti tahun 45 dari Proklamasi Indonesia.
Universitas Sumatera Utara
•
Satu bambu runcing yang terletak dibelakang perisai adalah lambang perjuangan
Kemerdekaan Republik Indonesia, dan lima bahan-bahan pokok yang terpenting
dihadapan bambu runcing berarti kemakmuran serta keadilan social yang merata ada
dihadapan kita.
•
Bintang yang bersinar lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup
penduduk kota Medan khususnya dan umumnya Indonesia akan bersinar-sinar
bahagia dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan.Lima sinar bintang berarti lima
bahan pokok. terpenting yang di ekspor dari kota Medan dan lima bagian perisai
berarti Pancasila yang menjadi Dasar Negara Republik Indonesia.
C.Gambaran Umum Kantor Walikota Medan
Kantor Walikota Medan terletak di Jalan Kapten Maulana No. 2, Nomor telepon (061)
4512412, Faks (061) 4579228, 4520782, Email sekretariat@pemkomedan.go.id.Dimana
Kantor Walikota bersebelahan dengan Grand Palladium dan sebelah kanan terdapat sungai
Deli berseberangan dengan Kantor DPRD (Dewan Perwakilan Rakyat Daerah) Provinsi
Sumatera Utara.
Pada Kantor Walikota Medan terdiri atas beberapa lantai yaitu lantai basement, lantai
satu hingga lantai empat dimana pada posisi tengah dalam kantor terdapat lapangan kecil
untuk apel pegawai setiap harinya.
Pada lantai basement sebelah kanan terdapat Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK)
Sekretariat Daerah Kota Medan, Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah Kota Medan,
Subbag Rumah Tangga Sekretariat Daerah Kota Medan, Kantor Sandi Daerah Kota Medan,
Koperasi, Kantin. Dan basement sebelah kiri terdapat Badan Pemberdayaan Masyarakat,
Perlengkapan dan Asset.
Pada lantai satu sebelah kanan terdapat Badan Penelitian dan Pengembangan (Balitbang)
Kota Medan, Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan, Badan Administrasi
Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Medan.Di bagian belakang terdapat sebuah
ruangan Poliklinik Kantor Walikota Medan, Bagian Hubungan Kerjasama Sekretariat Daerah
Kota Medan, Bagian Administrasi Sumber Alam Sekretariat Daerah Kota Medan.Dan lantai
satu sebelah kiri terdapat Bagian Hubungan Masyarakat Sekretariat Daerah Kota Medan,
Universitas Sumatera Utara
Badan Kepegawaian Daerah.Pada bagian tengah lantai satu juga terdapat lapangan untuk apel
para pegawai.
Pada lantai dua sebelah kanan terdapat Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah
Kota Medan, Asisten Pemerintah Sekretariat Daerah Kota Medan, Asisten Kesejahteraan
Masyarakat Sekretariat Daerah Kota Medan, Ekonomi dan Pembangunan Sekretariat Daerah
Kota Medan, Ruang Rapat II Kantor Walikota Medan, Badan Lingkungan Hidup Kota
Medan, Bagian Administrasi Perekonomian Sekretariat Daerah Kota Medan, Bidang
Akuntansi dan Pelaporan Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kota Medan. Dan sebelah
kiri pada lantai dua terdapat Badan Pengelolan Keuangan dan Aset Daerah Kota Medan,
Ruangan Sekretaris Daerah Kota Medan, Ruangan Walikota dan Wakil Walikota, Bagian
Keuangan (Subbag Perbendaharaan, Subbag Verifikasi) Badan Pengelolaan Keuangan
Daerah Kota Medan, Ruang Rapat I Kantor Walikota Medan.
Pada lantai tiga sebelah kanan terdapat Inspektorat, Bagian Hukum Sekretariat Daerah
Kota Medan, Bagian Administrasi Pemerintahan Umum Sekretariat Daerah Kota Medan,
Bagian Agama dan Pendidikan Sekretariat Daerah Kota Medan. Dan sebelah kiri pada lantai
tiga terdapat Bagian Organisasi dan Tata Laksana Sekretariat Daerah Kota Medan, Badan
Perencanaan Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Medan, Bagian Administrasi
Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Medan.
Pada lantai terakhir yaitu lantai empat terdapat Inspektorat Kota Medan, Ruang StaffAhli
dan Ruang Rapat III Walikota Medan.
D. STRUKTUR ORGANISASI
A. Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan
Struktur Organisasi adalah susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubunganhubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai suatu sasaran.Secara fisik
struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang
memperlihatkan hubungan antara unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang
ada.Penggambaran organisasi dalam suatu bagan merupakan suatu hasil keputusan yang telah
tercapai
struktur
organisasi
yang
bersangkutan.Sebelum
menjalankan
aktivitas
organisasi/instansi sangatlah penting dalam membuat tata hubungan dari pada wewenang dan
tugas masing-masing bagian organisasi/instansi.
Universitas Sumatera Utara
Adapun StrukturOrganisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota
Medan dapat di lihat pada Gambar 2.2
Struktur Organisasi pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan yaitu sebagai
berikut :
Kepala Bagian Umum
Mhd. Andi Syahputra, SSTP, MAP
NIP. 19791222 200012 1 001
Kasubbag Protokoler
Kasubbag Ketatausahaan
Kasubbag Rumah Tangga
Topan Obaja Putra Ginting
SSTP, M.SP
NIP. 19830407 200101 1
Sumiadi, SS
NIP. 19730818 200003 1 002
Yoga Budi Pratama Irawan
SSTP, M.Si
NIP. 19580419 200412 1 001
Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan (2016)
Gambar 2.1.
Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan.
Adapun struktur organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota
Medan adalah sebagai berikut:
A. Sekretariat Daerah
B. Asisten Pemerintah, terdiri dari
1. BagianAdministrasiPemerintahUmum, membawahi :
a) Sub BagianKetentramandanKetertibanUmum
Universitas Sumatera Utara
b) Sub BagianKependudukandanPerlindunganMasyarakat
c) Sub BagianPengawasandanTugasPembantuan
2. BagianHubunganMasyarakat, membawahi :
a) Sub BagianPengumpulandanPenyaringanInformasi
b) Sub BagianPemberitaan
c) Sub BagianDokumentasi
3. Bagian Hubungan KerjaSama, membawahi :
a) Sub BagianHubunganKerjasamaAntar Daerah
b) Sub BagianHubunganKerjasamaLuarNegeri
C. Asisten Kesejahteraan dan Kemasyrakatan, terdiri dari
1. BagianAdministrasiKesejahteraandanKemasyrakatan Rakyat, membawah:
a) Sub BagianKesehatan
b) Sub BagianPendidikan
2. Bagian Agama danPendidikan, membawahi :
a) Sub Bagian Agama
b) Sub BagianPendidikan
3. BagianAdministrasiKemasyrakatan, membawahi :
a) Sub BagianKesatuanBangsaPolitikdanPemerdayaanMasyrakat
b) Sub BagianKepumadaandanOlahrag
D. Asisten Perekonomian dan Pembangunan, terdiri dari
1. BagianAdministrasi Pembangunan, membawahi :
a) Sub BagianPerencanaan Pembangunan PenelitiandanStatistik
b) Sub BagianPerhubungandanPekerjaanUmum
2. BagianAdministrasiSumberDayaAlam, membawahi :
a) Sub BagianPertaniandanKelautan
Universitas Sumatera Utara
b) Sub BagianLingkunganHidupEnergidanSumberDaya Mineral
3. BagianAdminsitrasiPerekonomian, membawahi :
a) Sub BagianPerindustriandanPerdagangan
b) Sub BagianKoperasidan Usaha Kecil Menengah
c) Sub Bagian Usaha Daerah
E. Asisten Adminisrasi Umum, terdiri dari
1. BagianHukum, membawahi :
a) Sub BagianPeraturanPerundang-undangan
b) Sub BagianBantuanHukum
c) Sub BagianEvaluasidanDokumentasi
2. BagianOrganisasidanTatalaksana, membawahi :
a) Sub BagianKelembagaan
b) Sub BagianAnalisaFormasiJabatandan SDM Aparatur
c) Sub BagianKetatalaksanaan
3. BagianKeuangan, membawahi :
a) Sub BagianAnggaran
b) Sub BagianAkuntansidanPelaporan
c) Sub BagianBelanjaPegawai
d) Sub BagianPerbendaharaan
e) Sub BagianVerifikasi
4. Bagian Perlengkapandan Asset, membawahi :
a) Sub BagianPerlengkapan
b) Sub BagianPencatatandanDokumentasi Asset
Universitas Sumatera Utara
c) Sub BagianMutasi Asset
5. BagianUmum, membawahi :
a) Sub Bagianketatausahaan
b) Sub BagianProtokol
c) Sub BagianRumahTangga
E. Uraian Teoritis
Didalam Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan terdapat Job
Description pada setiap bagiannya. Berikut ini adalah Job Description dari Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kota Medan :
Dalam melaksankan tugas pokok dan fungsi, Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota
Medan dipimpin oleh 1 (satu) orang Kepala Bagian dan dibantu 3 (tiga) orang Kepala Sub
Bagian yaitu Sub Bagian Ketatausahaan, Sub Bagian Protokoler, dan Sub Bagian Rumah
Tangga.
Adapun struktur organisasinya sebagai berikut :
1. Sub Bagian Ketatausahaan
2. Sub Bagian Protokoler
3. Sub Bagian Rumah Tangga
Bagian umum mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris Daerah melalui Assisten
Administrasi Umum dalam menyusun perumusan kebijakan, pembinaan administrasi dan
pengkoordinasian perangkat daerah lingkup ketatausahaan sekretariat, protokol dan rumah
tangga.
Dalam hal ini Bagian Umum menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bagian Umum;
b. Penyusunan bahan petunjuk teknis ketatausahaan sekretariat, protokol dan rumah
tangga;
Universitas Sumatera Utara
c. Penyusunan bahan perumusan kebijakan lingkup ketatausahaan ketatausahaan
sekretariat, protokol dan rumah tangga;
d. Pelaksanaan kegiatan tata usaha umum dan pimpinan;
e. Pelaksanaan urusan kepegawaian, urusan keuangan, dan urusan rumah tangga
sekretariat;
f. Pelaksanaan urusan prtokol dan perjalanan dinas;
g. Pelaksanaan pembinaan kearsipan sekretariat;
h. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah lingkup ketatausahaan
sekretariat, protokol dan rumah tangga;
i.
Pelaksanaan pembinaan,
pengendalian,
pemantauan,
evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas;
j.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Dalam melaksanankan tugas pokok dan fungsinya Bagian Umm Sekretariat Daerah Kota
Medan membawahi 3 (tiga) Sub Bagian Ketatausahaan, Sub Bagian Protokol, dan Sub
Bagian Rumah Tangga yang mempunyai tugas pokok dan fungsinya sebagai berikut.
1. Sub Bagian Ketatausahaan
Tugas pokok Sub Bagian Ketatausahaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian
tugas Bagian Umum lingkup perlengkapan. Dan adapun fungsinya yaitu :
a) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Ketatausahaan;
b) Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup ketatausahaan sekretariat;
c) Pengumpulan dan penganalisaan data bahan perumusan kebijakan lingkup
ketatausahaan sekretariat;
d) Pelaksanaan kegiatan tata usaha umum dan pimpinan;
e) Pelaksanaan tata usaha keuangan sekretariat;
f) Pelaksanaan urusan kepegawaian pada Bagian Umum Sekretariat;
g) Pelaksanaan urusan perbekalan dan materil bagian;
h) Pelaksanaan tugas ketatausahaan;
i) Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas;
j) Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai tugas dan
fungsinya.
Universitas Sumatera Utara
2. Sub Bagian Protokol
Tugas pokok Sub Bagian Protokol mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas
Bagian Umum lingkup keprotokolan. Dan adapun fungsinya yaitu :
a) Penyiapan bahan penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Protokol;
b) Penyiapan bahan peyusunan petunjuk teknis lingkup protokol;
c) Pengumpulan dan penganalisaan data bahan perumusan kebijakan lingkup protokol;
d) Pengumpulan bahan dan data serta menyusun acara keprotokolan;
e) Pelaksanaan administrasi perjalanan dinas;
f) Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas;
g) Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai tugas dan
fungsinya.
3. Sub Bagian Rumah Tangga
Tugas pokok Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagian tugas Bagian Umum lingkup kerumahtanggaan. Dan adapun fungsinya yaitu :
a) Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga;
b) Peyusunan bahan petunjuk teknis lingkup rumah tangga;
c) Pengumpulan dan penganalisaan data bahan perumusan kebijakan lingkup rumah
tangga;
d) Pelaksanaan kegiatan urusan kerumahtanggan yang meliputi pelayanan angkutan dan
perawatan kendaraan dinas, rumah dinas, serta memelihara kantor dan pekarangan;
e) Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas;
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai tugas dan fungsinya.
Universitas Sumatera Utara
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Singkat Berdirinya Pemerintahan Kota Medan
Kampung kecil, yang dalam masa kurang lebih 80 tahun dengan pesat berkembang
menjadi kota, yang dewasa ini kita kenal sebagai kota Medan, berada di satu tanah datar atau
Medan, ditempat sungai Babura bertemu dengan sungai Deli, yang di waktu itu dikenal
sebagai “Medan Putri”, tidak jauh dari jalan Putri Hijau sekarang.
Menurut Tengku Lukman Sinar, SH dalam bukunya yang bernama “Riwayat
hampiran perak” yang terbit dalam tahun 1971, yang mendirikan kampong medan adalah
Raja Guru Patimpus, nenek moyang Datuk Hamparan perak (Dua Belas Kuta) dan Datuk
Sukapiring, yaitu dua dari tempat Kepala Suku Kesultanan Deli.
Deli mulai terkenal namanya setelah orang-orang Belanda, yang dipelopori Neinhuys,
membuka perkebunan tembakau di sekitar Medan.Dalam beberapa tahun saja deli terkenal
diseluruh dunia karena dalam tembakau yang dihasilkannya tidak ada tandingan sampai
sekarang sebagai daun pembungkus cerutu. Hal ini menarik investor-investor asing dan
menyebabkan banyak orang-orang dari daerah lain yang pindah ke daerah Deli untuk mencari
nafkah.
Neinhuys kemudian meninggalkan kantornya dari labuhan ke Medan Putri dari tempat
mana kota Medan berkembang dengan pesat dan akhirnya menjadi pusat pemerintahan
Provinsi Sumatera Utara Timur dan Kerajaan Deli.
Di tahun 1981, Medan menjadikan Kotapraja, tetapi tidak termasuk dalamnya daerah
kota Maksum dan daerah sungai Kera yang tetap berada dibawah kawasan Sultan Deli.
Ketika itu, penduduk Medan telah berjumlah 43,826 jiwa, dan terdiri dari 409 orang bangsa
Eropa, 25.000 orang bangsa Indonesia 8.269 orang bangsa Cina dan 130 orang bangsa Asing
lainnya.
Universitas Sumatera Utara
Kemudian melalui undang-undang darurat No.7 dan tahun 1956, dibentuk di provinsi
Sumatera Utara daerah-daerah Tingkat II. Antara lain, Kabupaten Deli Serdang dan
Kotamadya Medan.Perkembangan selanjutnya di Provinsi Sumatera Utara umumnya dan
Kotamadya khususnya, memerlukan perluasan daerah untuk mampu menampung laju
perkembangan. Oleh karena itu, maka dikeluarkan peraturan pemerintah No.22 Tahun 1973,
melalui nama dimasukkan beberapa bagian dari Kabupaten dan 116 Kelurahan dengan surat
persetujuan Mendagri No.140/2271/PUOD tanggal 05 Mei.
Visi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan adalah sebagai
berikut:
“Terselenggaranya Urusan Administrasi Pemerintah Umum yang Prima dan Profesional,
Efisien dan Efektif”.
Misi Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kantor Walikota Medan adalah sebagai
berikut:
1) Meningkatkan kualitas aparatur yang handal.
2) Meningkatkan pelayanan yan semakin cepat dan tepat.
3) Meningkatkan pemanfaatan teknologi.
4) Meningkatkan peyediaan sumber data yang akurat dan akuntabel.
Tujuan
Dalam rangka mendukung visi dan misi yang ada, perlu adanya tujuan yang jelas agar apa
yang kita capai tepat pada sasaran, yaitu:
1. Terpenuhinya kebutuhan aparatur baik sarana dan prasarana.
2. Terselenggaranya kegiatan aparatur.
Universitas Sumatera Utara
3. Terselenggaranya kegiatan yang melibatkan masyarakat umum.
Sasaran
Adapun sasaran strategis dari bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan yang ingin
dicapai yaitu:
1. Meningkatkan koordinasi dan efektivitas antar daerah terutama di bidang
pemerintahan umum.
2. Meningkatnya efektivitas tindak lanjut konsultasi antara Pemerintah Kota,
Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat.
3. Meningkatkan ketentraman masyarakat dan ketertiban umum
B. Makna dan Logo Pemko Medan
Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan (2016)
Gambar 2.1.
Logo Pemko Medan
Pengertian Lambang Kota Medan :
•
17 biji padi berarti tanggal 17 dari hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
•
8 bunga kapas berarti bulan 8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia.
•
4 tiang dan 5 bagian perisai berarti tahun 45 dari Proklamasi Indonesia.
Universitas Sumatera Utara
•
Satu bambu runcing yang terletak dibelakang perisai adalah lambang perjuangan
Kemerdekaan Republik Indonesia, dan lima bahan-bahan pokok yang terpenting
dihadapan bambu runcing berarti kemakmuran serta keadilan social yang merata ada
dihadapan kita.
•
Bintang yang bersinar lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup
penduduk kota Medan khususnya dan umumnya Indonesia akan bersinar-sinar
bahagia dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan.Lima sinar bintang berarti lima
bahan pokok. terpenting yang di ekspor dari kota Medan dan lima bagian perisai
berarti Pancasila yang menjadi Dasar Negara Republik Indonesia.
C.Gambaran Umum Kantor Walikota Medan
Kantor Walikota Medan terletak di Jalan Kapten Maulana No. 2, Nomor telepon (061)
4512412, Faks (061) 4579228, 4520782, Email sekretariat@pemkomedan.go.id.Dimana
Kantor Walikota bersebelahan dengan Grand Palladium dan sebelah kanan terdapat sungai
Deli berseberangan dengan Kantor DPRD (Dewan Perwakilan Rakyat Daerah) Provinsi
Sumatera Utara.
Pada Kantor Walikota Medan terdiri atas beberapa lantai yaitu lantai basement, lantai
satu hingga lantai empat dimana pada posisi tengah dalam kantor terdapat lapangan kecil
untuk apel pegawai setiap harinya.
Pada lantai basement sebelah kanan terdapat Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK)
Sekretariat Daerah Kota Medan, Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah Kota Medan,
Subbag Rumah Tangga Sekretariat Daerah Kota Medan, Kantor Sandi Daerah Kota Medan,
Koperasi, Kantin. Dan basement sebelah kiri terdapat Badan Pemberdayaan Masyarakat,
Perlengkapan dan Asset.
Pada lantai satu sebelah kanan terdapat Badan Penelitian dan Pengembangan (Balitbang)
Kota Medan, Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan, Badan Administrasi
Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Medan.Di bagian belakang terdapat sebuah
ruangan Poliklinik Kantor Walikota Medan, Bagian Hubungan Kerjasama Sekretariat Daerah
Kota Medan, Bagian Administrasi Sumber Alam Sekretariat Daerah Kota Medan.Dan lantai
satu sebelah kiri terdapat Bagian Hubungan Masyarakat Sekretariat Daerah Kota Medan,
Universitas Sumatera Utara
Badan Kepegawaian Daerah.Pada bagian tengah lantai satu juga terdapat lapangan untuk apel
para pegawai.
Pada lantai dua sebelah kanan terdapat Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah
Kota Medan, Asisten Pemerintah Sekretariat Daerah Kota Medan, Asisten Kesejahteraan
Masyarakat Sekretariat Daerah Kota Medan, Ekonomi dan Pembangunan Sekretariat Daerah
Kota Medan, Ruang Rapat II Kantor Walikota Medan, Badan Lingkungan Hidup Kota
Medan, Bagian Administrasi Perekonomian Sekretariat Daerah Kota Medan, Bidang
Akuntansi dan Pelaporan Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kota Medan. Dan sebelah
kiri pada lantai dua terdapat Badan Pengelolan Keuangan dan Aset Daerah Kota Medan,
Ruangan Sekretaris Daerah Kota Medan, Ruangan Walikota dan Wakil Walikota, Bagian
Keuangan (Subbag Perbendaharaan, Subbag Verifikasi) Badan Pengelolaan Keuangan
Daerah Kota Medan, Ruang Rapat I Kantor Walikota Medan.
Pada lantai tiga sebelah kanan terdapat Inspektorat, Bagian Hukum Sekretariat Daerah
Kota Medan, Bagian Administrasi Pemerintahan Umum Sekretariat Daerah Kota Medan,
Bagian Agama dan Pendidikan Sekretariat Daerah Kota Medan. Dan sebelah kiri pada lantai
tiga terdapat Bagian Organisasi dan Tata Laksana Sekretariat Daerah Kota Medan, Badan
Perencanaan Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Medan, Bagian Administrasi
Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Medan.
Pada lantai terakhir yaitu lantai empat terdapat Inspektorat Kota Medan, Ruang StaffAhli
dan Ruang Rapat III Walikota Medan.
D. STRUKTUR ORGANISASI
A. Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan
Struktur Organisasi adalah susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubunganhubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai suatu sasaran.Secara fisik
struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang
memperlihatkan hubungan antara unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang
ada.Penggambaran organisasi dalam suatu bagan merupakan suatu hasil keputusan yang telah
tercapai
struktur
organisasi
yang
bersangkutan.Sebelum
menjalankan
aktivitas
organisasi/instansi sangatlah penting dalam membuat tata hubungan dari pada wewenang dan
tugas masing-masing bagian organisasi/instansi.
Universitas Sumatera Utara
Adapun StrukturOrganisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota
Medan dapat di lihat pada Gambar 2.2
Struktur Organisasi pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan yaitu sebagai
berikut :
Kepala Bagian Umum
Mhd. Andi Syahputra, SSTP, MAP
NIP. 19791222 200012 1 001
Kasubbag Protokoler
Kasubbag Ketatausahaan
Kasubbag Rumah Tangga
Topan Obaja Putra Ginting
SSTP, M.SP
NIP. 19830407 200101 1
Sumiadi, SS
NIP. 19730818 200003 1 002
Yoga Budi Pratama Irawan
SSTP, M.Si
NIP. 19580419 200412 1 001
Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan (2016)
Gambar 2.1.
Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan.
Adapun struktur organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota
Medan adalah sebagai berikut:
A. Sekretariat Daerah
B. Asisten Pemerintah, terdiri dari
1. BagianAdministrasiPemerintahUmum, membawahi :
a) Sub BagianKetentramandanKetertibanUmum
Universitas Sumatera Utara
b) Sub BagianKependudukandanPerlindunganMasyarakat
c) Sub BagianPengawasandanTugasPembantuan
2. BagianHubunganMasyarakat, membawahi :
a) Sub BagianPengumpulandanPenyaringanInformasi
b) Sub BagianPemberitaan
c) Sub BagianDokumentasi
3. Bagian Hubungan KerjaSama, membawahi :
a) Sub BagianHubunganKerjasamaAntar Daerah
b) Sub BagianHubunganKerjasamaLuarNegeri
C. Asisten Kesejahteraan dan Kemasyrakatan, terdiri dari
1. BagianAdministrasiKesejahteraandanKemasyrakatan Rakyat, membawah:
a) Sub BagianKesehatan
b) Sub BagianPendidikan
2. Bagian Agama danPendidikan, membawahi :
a) Sub Bagian Agama
b) Sub BagianPendidikan
3. BagianAdministrasiKemasyrakatan, membawahi :
a) Sub BagianKesatuanBangsaPolitikdanPemerdayaanMasyrakat
b) Sub BagianKepumadaandanOlahrag
D. Asisten Perekonomian dan Pembangunan, terdiri dari
1. BagianAdministrasi Pembangunan, membawahi :
a) Sub BagianPerencanaan Pembangunan PenelitiandanStatistik
b) Sub BagianPerhubungandanPekerjaanUmum
2. BagianAdministrasiSumberDayaAlam, membawahi :
a) Sub BagianPertaniandanKelautan
Universitas Sumatera Utara
b) Sub BagianLingkunganHidupEnergidanSumberDaya Mineral
3. BagianAdminsitrasiPerekonomian, membawahi :
a) Sub BagianPerindustriandanPerdagangan
b) Sub BagianKoperasidan Usaha Kecil Menengah
c) Sub Bagian Usaha Daerah
E. Asisten Adminisrasi Umum, terdiri dari
1. BagianHukum, membawahi :
a) Sub BagianPeraturanPerundang-undangan
b) Sub BagianBantuanHukum
c) Sub BagianEvaluasidanDokumentasi
2. BagianOrganisasidanTatalaksana, membawahi :
a) Sub BagianKelembagaan
b) Sub BagianAnalisaFormasiJabatandan SDM Aparatur
c) Sub BagianKetatalaksanaan
3. BagianKeuangan, membawahi :
a) Sub BagianAnggaran
b) Sub BagianAkuntansidanPelaporan
c) Sub BagianBelanjaPegawai
d) Sub BagianPerbendaharaan
e) Sub BagianVerifikasi
4. Bagian Perlengkapandan Asset, membawahi :
a) Sub BagianPerlengkapan
b) Sub BagianPencatatandanDokumentasi Asset
Universitas Sumatera Utara
c) Sub BagianMutasi Asset
5. BagianUmum, membawahi :
a) Sub Bagianketatausahaan
b) Sub BagianProtokol
c) Sub BagianRumahTangga
E. Uraian Teoritis
Didalam Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan terdapat Job
Description pada setiap bagiannya. Berikut ini adalah Job Description dari Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kota Medan :
Dalam melaksankan tugas pokok dan fungsi, Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota
Medan dipimpin oleh 1 (satu) orang Kepala Bagian dan dibantu 3 (tiga) orang Kepala Sub
Bagian yaitu Sub Bagian Ketatausahaan, Sub Bagian Protokoler, dan Sub Bagian Rumah
Tangga.
Adapun struktur organisasinya sebagai berikut :
1. Sub Bagian Ketatausahaan
2. Sub Bagian Protokoler
3. Sub Bagian Rumah Tangga
Bagian umum mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris Daerah melalui Assisten
Administrasi Umum dalam menyusun perumusan kebijakan, pembinaan administrasi dan
pengkoordinasian perangkat daerah lingkup ketatausahaan sekretariat, protokol dan rumah
tangga.
Dalam hal ini Bagian Umum menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bagian Umum;
b. Penyusunan bahan petunjuk teknis ketatausahaan sekretariat, protokol dan rumah
tangga;
Universitas Sumatera Utara
c. Penyusunan bahan perumusan kebijakan lingkup ketatausahaan ketatausahaan
sekretariat, protokol dan rumah tangga;
d. Pelaksanaan kegiatan tata usaha umum dan pimpinan;
e. Pelaksanaan urusan kepegawaian, urusan keuangan, dan urusan rumah tangga
sekretariat;
f. Pelaksanaan urusan prtokol dan perjalanan dinas;
g. Pelaksanaan pembinaan kearsipan sekretariat;
h. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah lingkup ketatausahaan
sekretariat, protokol dan rumah tangga;
i.
Pelaksanaan pembinaan,
pengendalian,
pemantauan,
evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas;
j.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Dalam melaksanankan tugas pokok dan fungsinya Bagian Umm Sekretariat Daerah Kota
Medan membawahi 3 (tiga) Sub Bagian Ketatausahaan, Sub Bagian Protokol, dan Sub
Bagian Rumah Tangga yang mempunyai tugas pokok dan fungsinya sebagai berikut.
1. Sub Bagian Ketatausahaan
Tugas pokok Sub Bagian Ketatausahaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian
tugas Bagian Umum lingkup perlengkapan. Dan adapun fungsinya yaitu :
a) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Ketatausahaan;
b) Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup ketatausahaan sekretariat;
c) Pengumpulan dan penganalisaan data bahan perumusan kebijakan lingkup
ketatausahaan sekretariat;
d) Pelaksanaan kegiatan tata usaha umum dan pimpinan;
e) Pelaksanaan tata usaha keuangan sekretariat;
f) Pelaksanaan urusan kepegawaian pada Bagian Umum Sekretariat;
g) Pelaksanaan urusan perbekalan dan materil bagian;
h) Pelaksanaan tugas ketatausahaan;
i) Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas;
j) Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai tugas dan
fungsinya.
Universitas Sumatera Utara
2. Sub Bagian Protokol
Tugas pokok Sub Bagian Protokol mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas
Bagian Umum lingkup keprotokolan. Dan adapun fungsinya yaitu :
a) Penyiapan bahan penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Protokol;
b) Penyiapan bahan peyusunan petunjuk teknis lingkup protokol;
c) Pengumpulan dan penganalisaan data bahan perumusan kebijakan lingkup protokol;
d) Pengumpulan bahan dan data serta menyusun acara keprotokolan;
e) Pelaksanaan administrasi perjalanan dinas;
f) Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas;
g) Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai tugas dan
fungsinya.
3. Sub Bagian Rumah Tangga
Tugas pokok Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagian tugas Bagian Umum lingkup kerumahtanggaan. Dan adapun fungsinya yaitu :
a) Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga;
b) Peyusunan bahan petunjuk teknis lingkup rumah tangga;
c) Pengumpulan dan penganalisaan data bahan perumusan kebijakan lingkup rumah
tangga;
d) Pelaksanaan kegiatan urusan kerumahtanggan yang meliputi pelayanan angkutan dan
perawatan kendaraan dinas, rumah dinas, serta memelihara kantor dan pekarangan;
e) Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas;
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai tugas dan fungsinya.
Universitas Sumatera Utara