Peranan Tata Kerja Bagian Akademik Terhadap Kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN TATA KERJA BAGIAN AKADEMIK

TERHADAP KINERJA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH:

WAN ZAIRINA SORAYA

092103022

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : WAN ZAIRINA SORAYA

NIM : 092103022

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN TATA KERJA BAGIAN AKADEMIK

TERHADAP KINERJA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal:…..Desember 2012

Ketua Program Studi DIII-Kesekretariatan

NIP. 19471012 2OOOO3 2 003

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

Tanggal:…… Desember 2012

Plt.Dekan

NIP. 19560101 198203 1 005 Drs. H. Arifin Lubis MM,Ak

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : WAN ZAIRINA SORAYA

NIM : 092103022

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN TATA KERJA BAGIAN AKADEMIK

TERHADAP KINERJA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, November 2012

Mengetahui Pembimbing

NIP. 19471012 2OOOO3 2 003

KATA PENGANTAR

Bismillahirramanirrahim

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT serta salawat dan salam kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW ,karena berkat dan hidayah-nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Peranan Tata Kerja Bagian Akademik Terhadap Kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dengan baik. Tugas akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Univeritas Sumatera Utara.

Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis telah banyak menerima bantuan moril maupun materil berupa dukungan. Karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih terutama kepada kedua orang tua tercinta yang telah memberikan motivasi, nasihat serta doa yang selalu menyertai penulis. Untuk kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof Dr dr Syahril Pasaribu DTM&H MSc (CTM) SpA (k), selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis MM,Ak, selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak (Alm) Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM. selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen

Pembimbing yang telah meluangkan waktu nya untuk memberikan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini.

5. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, selaku Kepala Sub Bagian Akademik dan para pegawai bagian akademik yang telah banyak memberikan informasi dan data-data yang penulis butuhkan. 6. Seluruh Staf Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah

memberikan banyak informasi dan data-data yang penulis butuhkan.

7. Seluruh Staf Pengajar Fakultas Ekonomi, khususnya Program Studi Kesekretariatan yang telah memberikan ilmu dan bantuan kepada penulis..

8. Teristimewa buat kedua orangtua penulis tercinta dan yang paling penulis sayangi Alm H. Ir. Zainal dan Hj. Iriani Fahmi yang telah memberikan kasih sayang, sumber inspirasi dan senantiasa memberikan motivasi dan nasihat, serta doa yang selalu menyertai penulis. 9. Buat abang penulis sayangi Yan Fahrizal, Dedy Irwansayah Riza, Yan Fahrur Rozi, Febri

Azhar, serta adik penulis sayangi Datuk. Muhammad Fadhil Fauzan, terimakasih atas doa dan dukungan.

10.Buat sahabat penulis sayangi, Feronica Tarigan, Siti Cahyati Pratiwi, Erli Wahyuni, Nila Rela Ria Simanjuntak.Terimakasih untuk doa, dukungan, dan perhatian kalian selama ini. Semoga persahabatan kita tidak pernah putus.

11.Buat teman-teman magang yang penulis sayangi, Anggi Amanda Sari, Endah Trisnani, Ellya Hendrik Anthoni Simanjuntak, Fitria Purnama Sari, Putri Aulia Sukma dan semua teman-teman magang yang lain.Terimakasih atas kerjasama, dukungan, perhatian dan doa buat penulis.

12.Buat penulis sayangi Harris Tisna Amijaya, orang yang selalu sabar menemani, membantu penulis sehingga proses Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.Terimakasih atas doa dan dukungan selama ini.

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, Penulis sangat mengaharapkan dan menerima kritikan serta saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Terima kasih.

Medan, November 2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR . ... i

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR GAMBAR. ... vi

DAFTAR TABEL ... vii

BAB IPENDAHULUAN………..1

A. Latar Belakang Masalah ... . 1

B. Perumusan Masalah ... . 3

C. Tujuan Penelitian ... . 3

D. Manfaat Penelitian ... . 3

E. Jadwal Penelitian. ... . 4

1. Jadwal Penelitian. ... . 4

2. Rencana Isi. ... . 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA...7

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara...7

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara...8

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... .. ...9

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara..9

B. Struktur Organisasi. ... . 10

C. Job Description. ... . 13

D. Jaringan Usaha/Kegiatan. ... . 18

E. Kinerja Usaha Terkini. ... . 19

F. Rencana Kegiatan. ... . 22

BABIII PEMBAHASAN...23

A. Pengertian Tata Kerja. ... . 23

1. Manfaat Tata Kerja. ... . 27

2. Prinsip-Prinsip Pemakaian Tata Kerja. ... . 28

B. Struktur Organisasi dan Job DescriptionBagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara...30

C. Sarana Pendukung Terlaksananya Tata Kerja...32

D. Disiplin Kerja Pegawai Bagian Akademik...34

E. Tata Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara...37

F. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara...39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN...40

A. Kesimpulan...40

B. Saran...41

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara………11 Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ……….4 Tabel 2.1 Jumlah Mahasiswa Baru Program Regular Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

T.A. 2012/2013………..21 Tabel 2.2 Jumlah Mahasiswa Baru Program Ekstensi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

T.A. 2012/2013………..21 Tabel 3.2 Fasilitas/Inventaris Kantor Yang Tersedia di Bagian Akademik

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka tata kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta. Tidak hanya tata kerja yang memegang peranan penting, melainkan prosedur kerja dan sistem kerja juga memegang peranan yang penting.

Tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia (Sedarmayanti, 2001:134). Efisiensi merupakan suatu proses kerja yang memanfaatkan waktu dan fasilitas yang tersedia dengan semaksimal mungkin. Tata kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi, dan kebijaksanaan kedalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.

Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap, tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan tata kerja pada kantor tersebut. Oleh karena itu, organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui tata kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan

pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Demikian pentingnya tata kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat, dan tanggap dalam penggunaan peralatan.

Tata kerja disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Guna penyusunan tata kerja yang baik, perlu memperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, tata kerja harus mendapat perhatian penuh dari setiap pimpinan,

baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.

Tata kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Pelaksanaan tata kerja selalu berorientasi pada efisiensi. Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan tata kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat.

Mengingat pentingnya peranan tata kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis

tertarik untuk membahas tentang “PERANAN TATA KERJA BAGIAN AKADEMIK TERHADAP KINERJA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B.Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dirumuskan masalah sebagai berikut: ”Bagaimana PerananTata Kerja Bagian Akademik Terhadap Kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan tata kerja bagian akademik terhadap kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D.Manfaat Penulis

Adapun manfaat dari penulis ini adalah: 1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana tata kerja itu yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

a. Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kegiatan tata kerja dengan efisien pada masa yang akan datang.

b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan tata kerja bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisis peneliti untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Penulis yang Akan Datang

a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi lainnya.

E. Jadwal Kegiatan 1. Jadwal Kegiatan

Penulisan ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jln. Prof. T.M. Hanafiah, SH, kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan penulis dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini:

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

Sumber: Penulis (2012)

No. Kegiatan MINGGU I MINGGU II MINGGU III

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan penelitian selama dua minggu, dimulai tanggal 5 Oktober sampai dengan tanggal 17 Oktober 2012 di kantor bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Rencana Isi

Agar pembahasan Tugas Akhir ini ditulis secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan secara singkat latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitan, dan rencana penulisan.

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi, job description, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kerja.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan membahas dan mengevaluasi hasil yang diperoleh dan dikumpulkan berdasarkan kenyataan di dalam institusi dibandingkan dengan teori yang diterima oleh penulis baik itu pada

masa perkuliahan maupun dari buku-buku sehingga menjadi suatu referensi. BAB IV PENUTUP

Pada bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di masa mendatang.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/ perubahan.

A.Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

Adapun struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec Pembantu Dekan I : Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,AK Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham SE,Msi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, Mcc. Ac.Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, M.si

Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si Dr. Murni Daulay, SE, M.Si

DEPARTEMEN

PROGRAM STUDI S1 Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc Manajemen

Ketua : Dr.Isfenti Sadalia, SE, M.Si Sekretaris : Dra.Marhayanie, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Syafruddin Ginting, SE, Ak Sekretaris : Drs.Hotmal Jafar, MM, Ak PROGRAM STUDI DIPLOMA III

Keuangan

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Safrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si, Ak Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Seretaris : Drs. Cairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

B. Job Description

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun suatu struktur organisasi dengan menguraikan beberapa tugas tiap-tiap bagian. Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Dekan dan Pembantu Dekan

Dekan adalah pimpinan Fakultas yang memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi serta bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan bertugas membantu setiap kegiatan Dekan. Apabila Dekan berhalangan tidak tetap, maka Dekan menunjuk salah seorang Pembantu Dekan bertindak sebagai pelaksana harian Dekan.

2. Kepala Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas. 2.1

Tugas sub bagian akademik adalah : Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

2.2

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah : Sub Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian. 2.3

Tugas sub bagian kepegawaian adalah : Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 2.4

Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah : Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 2.5

Tugas sub bagian perlengkapan adalah : Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

D.Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

D. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu

juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para sivitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Pada tahun 2012 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mampu menampung 1.615 orang mahasiswa baru program studi S1 dan DIII reguler, dan 130 mahasiswa baru program studi S1 Ekstensi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat

rincian jumlah mahasiswa baru di setiap departemennya pada Tabel 2.1 dan Tabel 2.2 berikut ini.

Tabel 2.1Jumlah Mahasiswa Baru Program Reguler Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara T.A 2012/2013

STUDI EP MNJ AKT O T A L (Orang)

L P JLH L P JLH L P JLH

S1

Reguler 105 122 227 163 205 368 150 225 375 970

PROG. STUDI

DEPARTEMEN T

O T A L (Orang) Keuangan Akuntansi Kesekretariatan

L P JLH L P JLH L P JLH

DIII

Reguler 113 153 266 77 148 225 7 147 154 645 Jumlah seluruh mahasiswa baru program S1 dan DIII reguler adalah... 1.615 Sumber : Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (KRS,2012)

Tabel 2.2 Jumlah Mahasiswa Baru Program Ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara T.A 2012/2013.

PROG. STUDI

DEPARTEMEN T

O T A L (Orang)

EP MNJ AKT

L P JLH L P JLH L P JLH

S1

Ekstensi 3 11 14 14 30 44 21 51 72 130

Jumlah seluruh mahasiswa baru program S1 Ekstensi adalah... 130 Sumber : Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (KRS,2012)

F.Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

b. Perkuliahan semester genap/ganjil

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil d. Wisuda mahasiswa

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Kerja

Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia (Sedarmayanti, 2001:134).Dengan adanya tata kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik. Penyusunan tata kerja dapat dilakukan dengan tiga sifat, diantaranya:

1. Updateness

Artinya bahwa tata kerja harus selalu mengikuti perkembangan (up to date) dan kemajuan zaman teknologi pada zaman sekarang ini. Sistem terdiri dari sub sistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya, jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

Berdasarkan penelitian penulis, bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah melaksanakan sifat up to datepada tata kerjanya. Hal ini dapat dilihat dari sistem pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) yang sudah dapat dilakukan secara on line .

dengan cara:

a. Setiap mahasiswa/i meminta blanko Kartu Rencana Studi (KRS) yang kosong rangkap tiga berwarna putih, biru, dan kuning ke bagian Akademik.

b. Kemudian setiap mahasiswa/i mengisi daftar mata kuliah yang akan diambil ke dalam blanko Kartu Rencana Studi (KRS) tersebut.

c. Setelah mengisi blanko Kartu Rencana Studi (KRS) tersebut, setiap mahasiswa/i wajib mengembalikan blanko Kartu Rencana Studi (KRS) yang berwarna biru dan kuning ke bagian Akademik.

Namun, pada tahun 2007 sistem pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) secara manual sudah tidakditerapkan lagi oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, karena sistem ini dianggap tidak efisien. Sistem pengisian Karu Rencana Studi (KRS)secara manual berganti menjadi secara on line, dengan cara:

a. Setiap mahasiswa/i membuka situs

Nomor Induk Mahasiswa (NIM) dan password dari masing-masing mahasiswa/i tersebut.

b. Kemudian, mahasiswa/i meng-klik menu “Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS )On line”, dan memilih mata kuliah yang akan diambil dengan cara menceklist pada daftar mata kuliah yang ditampilkan.

c. Setelah itu, setiap mahasiswa/i dapat mengambil hasil print out dari Kartu Rencana Studi (KRS) tersebut di bagian Akademik.

2. Stabilitas

Artinya bahwa tata kerja harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran kemantapan kerja, sehingga suatu pekerjaan tidak berubah-ubah tata kerjanya.

Berdasarkan penelitian penulis, sifat stabilitas yang diterapkan bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tata kerjanya adalah penggunaan format kertas pada pengetikan transkrip nilai mahasiswa/i yang sudah terformat di masing-masing komputer pegawai bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini dianggap sangat efisien, karena pada saat melakukan pengetikan transkrip nilai mahasiswa/i, setiap pegawai tidak harus menghabiskan waktu lagi hanya untuk mensetting format dari kertas yang akan digunakan.

3. Fleksibilitas

Artinya bahwa dalam pelaksanaan tata kerja haruslah tidak kaku tetapi luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, dan tugasnya dapat berubah-ubah pada setiap saat, tergantung dari sistem kerja bagian Akademik itu sendiri. Dan lebih terstruktur dan terorganisir dengan baik agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah. Sehingga pekerjaan di bagian Akademik dapat berjalan dengan baik dan lancar. Tidak ada satupun pekerjaan yang terbengkalai akibat kelalaian dari setiap pekerjanya.

Berdasarkan penelitian penulis, sifat fleksibilitas yang dapat dilihat dari tata kerja bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah adanya kerjasama yang baik dari para pegawai bagian Akademik itu sendiri,

sehingga bila salah seorang pegawai tidak masuk maka pegawai yang lain dapat menggantikan tugas dari pegawai yang tidak masuk tersebut atas perintah atasan yang dalam hal ini Pembantu Dekan I Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun rincian beberapa tata kerja bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menyusun Jadwal Kuliah dan Menyusun Jadwal Ujian Mahasiswa.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didalam menyelenggarakan proses belajar mengajar, Sub bagian Akademik berperan dalam penyusunan jadwal kuliah mahasiswa, jadwal mengajar dosen, dan jadwal ujian mahasiswa.

b. Memproses Transkrip Nilai

Apabila mahasiswa sudah bebas mata kuliah, maka transkrip nilai dikeluarkan oleh bagian Akademik, kemudian diberikan ke departemen dari masing-masing mahasiswa, kemudian diperiksa dan diberi paraf oleh ketua program studi apabila data-data nilai yang tertera di transkrip nilai tersebut sudah benar. Kemudian dikembalikan lagi ke bagian Akademik untuk diperiksa ulang oleh Kasubbag. Akademik, dan kemudian kasubbag memberikan ke Pembantu Dekan I untuk diparaf, setelah itu diserahkan ke Sekretariat Dekan untuk ditanda tangani oleh Dekan.

c. Memproses Legalisir Ijazah

Bagi mahasiswa yang ingin melegalisir ijazah, mahasiswa tersebut wajib membawa ijazah asli, kemudian photocopy ijazah tersebut akan distempel dan diparaf oleh pegawai dari masing-masing jurusan, kemudian

pegawai tersebut menyerahkan photocopy ijazah tersebut ke kasubbag. Akademik dan kemudian kasubbag menyerahkan photocopy ijazah tersebut ke Pembantu Dekan I untuk ditandatangani.

Dalam penyusunan tata kerja para pegawai bagian Akademik tidak memilik Standar Operasional Prosedur (SOP). Namun, para pegawai dituntut untuk tepat waktu dalam mengerjakan setiap pekerjaan mereka, mengingat pentingnya efisiensi dan efektifitas dalam bekerja. Berdasarkan penelitian penulis kendala yang sering dihadapi oleh bagian Akdemik adalah dalam penyusunan jadwal kuliah mahasiswa dengan jadwal mengajar dosen. Adakalanya jadwal kuliah yang disusun tidak sesuai dengan dengan waktu yang dimiliki oleh dosen untuk mengajar. Namun hal ini biasanya dapat segera diatasi oleh dosen dan mahasiswa yang bersangkutan dengan cara mengganti jadwal kuliah di waktu yang lain berdasarkan kesepakatan bersama. Yang bertanggung jawab dalam menyusun tata kerja para pegawai di bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Pembantu Dekan I.

1. Manfaat Tata Kerja

Berdasarkan pengertian tata kerja, maka manfaat dari tata kerja adalah:

a. Tata kerja merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan yang nyata.

b. Melalui tata kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.

c. Tata kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.

2. Prinsip-prinsip Pemakaian Tata Kerja

Mengingat pentingnya tata kerja, maka teknik penyusunan dan penentuan tata kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

a. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatan, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

b. Perlu di daftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.

c. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap yang berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

d. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

e. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

B. Struktur Organisasi dan Job Description bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t.

u. Gambar 3.1. Bagan Struktur Organisasi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber: Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber: Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2012) Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Bagian Akademik Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dekan :

Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec NIP.19550810 198303 1 004

Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nst, SE,M.Acc,AK NIP.19750408 200212 1002

Pembantu Dekan II: Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

NIP. 19560101 198203 1 005

Pembantu Dekan III: Ami Dilham SE,Msi NIP.19670607 199303 1 002 Kasubbag.Akademik :

Fepty Aniar,SE NIP. 19570211 198102 2 001

Staf Akademik:

Bagian Sekretaris : Sugeng Suprayetno

Bagian Persiapan Meja Hijau : Sugeng Suprayetno dan T. Sugondo, SE, M.Si

Bagian Persiapan Wisuda : T.Sugondo,SE,M.Si

Bagian Nilai Akademik Dept.Manajemen : Rostati,SE

Bagian Nilai Akademik Dept.Akutansi : Dameria U Berutu,SE

Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan : Sumanto

Bagian Nilai Akademik Prodi D3 Akutansi : Sorta Ida Sianipar, SE

Bagian Nilai Akademik Prodi D3 Keuangan : Syaparidah, SE

Bagian Nilai Akademik Prodi D3 Kesekretariatan : Sodali, SE

2. Job Description

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

3. Melakukan administrasi Akademik,

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana Akademik, 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum, 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas,

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas, dan

8. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. Bila dilihat dari struktur organisasi dan job description dibagian Akademik

dapat disimpulkan bahwa tata kerja di bagian Akademik dari segi tenaga kerja sudah baik, karena jumlah pegawai seimbang dengan jumlah pekerjaan yang ada, sehingga dalam melaksanakan pekerjaan efisien waktu dapat tercapai dan tumpang tindih serta terbengkalainya pekerjaan dapat dihindari.

C.Sarana Pendukung Terlaksananya Tata Kerja

Dalam menjalankan kegiatannya, para pegawai memerlukan fasilitas/inventaris kantor yang dapat mendukung proses kerja agar efektivitas dan efisiensi kerja dapat terlaksana. Begitu pula pegawai bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, memerlukan fasilitas/inventaris kantor dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Berdasarkan pengamatan penulis, fasilitas/inventaris kantor yang tersedia di bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum cukup baik untuk mendukung proses kerja para pegawainya, karena walaupun di setiap meja pegawai yang berjumlah sembilan orang disediakan satu unit komputer namun printer hanya disediakan tujuh unit sehingga hal ini dapat menyebabkan terjadinya peminjaman antara pegawai yang lainnya, yang sudah pasti hal ini dapat mengganggu kegiatan kerja pegawai yang sedang melakukan pekerjaannya, dan mengurangi efisiensi kerja bagi pegawai tersebut. Untuk lebih jelasnya daftar fasilitas/inventaris kantor yang tersedia di bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Tabel 3.1 berikut ini.

Tabel 3.1 Tabel fasilitas/inventaris kantor yang tersedia di bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

No. Nama Inventaris Jumlah Satuan

1. Lemari Penyimpan 8 Buah

2. Mesin Ketik Manual 1 Buah

3. Lemari Besi/ Metal 4 Buah

4. Lemari Kayu 3 Buah

5. Rak Kayu 1 Buah

6. Filing Cabinet Kayu 14 Buah

7. White Board 2 Buah

8. Meja Kerja Kayu 8 Buah

9. Kursi Besi/ Metal 2 Buah

10. Meja Komputer 9 Buah

11. Meja Ketik 1 Buah

12. Kursi Fiber Glass/ Plastik 2 Buah

13. Jam Elektronik 1 Buah

14. Lemari Es 1 Buah

15. AC Split 7 Buah

16. Televisi 1 Buah

17. Loudspeaker 2 Buah

18. UPS (Uninterruptible Power Supply) 1 Buah

19. Printer 7 Buah

20. Meja Cetak Tangan 3 Buah

21. Kursi Dorong 2 Buah

22. Alat Pemadam Kebakaran 1 Buah

23. Meja Kerja 1 Buah

24. Laptop 1 Buah

25. CPU 9 Buah

D. Disiplin Kerja Pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Untuk mencapai sebuah keberhasilan dan tujuan yang diinginkan hanya ada satu kunci yaitu ”disiplin”. Kedisiplinan sangat penting bagi organisasi, karena organisasi sadar bahwa dengan disiplinnya pegawai maka semua pekerjaan akan dapat selesai pada waktunya.

Menurut Prijodarminto (1992) disiplin adalah suatu kondisi yang tercipta dan terbentuk melalui proses dari serangkaian perilaku yang menunjukkan nilai-nilai ketaatan, kepatuhan, kesetiaan, ketenteraman, keteraturan, dan

ketertiban.Disiplin pada dasarnya merupakan tindakan manajemen untuk mendorong agar para anggota organisasi dapat memenuhi berbagai ketentuan dan peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi, yang di dalamnya mencakup:

1. Adanya tata tertib atau ketentuan-ketentuan, 2. Adanya kepatuhan para pengikut, dan 3. Adanya sanksi bagi pelanggar

Tujuan kedisiplinan adalah untuk mengoreksi penampilan kerja karyawan dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur (Subekti, 2008). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyadari pentingnya kedisiplinan dalam meningkatkan prestasi kerja pegawai. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang saya lihat belum cukup baik, karena selama saya

melakukan penelitian, para pegawai tidak cukup aktif dan kurang disiplin dalam melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas mereka masing-masing walaupun para pegawai tersebut melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan tata kerja yang ada dan tidak adanya penyimpangan-penyimpangan dalam melaksanakan pekerjaannya. Namun para pegawai lebih banyak

menghabiskan waktu untuk bermain game daripada mengakses informasi-informasi di situs internet apabila tidak ada pekerjaan yang dilaksanakan dan kurang ditegaskannya sanksi bagi pegawai yang datang terlambat ke kantor, karena sistem absensi yang digunakan adalah sistem tanda tangan sehingga lamanya waktu keterlambatan pegawai tidak dapat dipastikan.

Adapun tata tertib yang diterapkan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk dipatuhi oleh para pegawainya menurut pengamatan penulis adalah sebagai berikut:

1. Pegawai Reguler

a. Setiap pegawai harus sudah tiba di kantor pada pukul 08.00 WIB, setiap hari Senin sampai dengan hari Sabtu.

b. Setiap pegawai dapat meninggalkan kantor pada pukul 14.00 WIB, setiap hari Senin sampai dengan hari Kamis, pukul 11.00 WIB setiap hari Jumat dan pukul 13.00 setiap hari Sabtu.

c. Setiap pegawai harus menandatangani absensi yang telah disediakan di bagian kepegawaian saat masuk dan keluar dari kantor.

e. Bila ada pegawai yang ingin meninggalkan kantor disebabkan ada keperluan, harus meminta izin kepada atasan (PD I)

f. Bagi pegawai yang tidak bisa hadir karena sakit harus mempunyai surat sakit dari dokter (bila lebih dari satu hari).

g. Bagi pegawai yang ingin mengambil cuti harus mengisi surat izin cuti. 2. Pegawai Ekstensi

a. Setiap pegawai harus sudah tiba di kantor pada pukul 17.00 WIB, setiap hari Senin sampai dengan hari Sabtu.

b. Setiap pegawai dapat meninggalkan kantor pada pukul 19.30 WIB, setiap hari Senin sampai dengan hari Jumat.

c. Hari Sabtu pegawai Ekstensi libur.

d. Setiap pegawai harus menandatangani absensi yang telah disediakan di bagian kepegawaian saat masuk dan keluar dari kantor.

e. Setiap pegawai dapat beristirahat untuk melakukan shalat (bagi pegawai yang beragama muslim) dari pukul 18.30 WIB sampai dengan 19.00 WIB.

f. Bila ada pegawai yang tidak bisa hadir karena sakit harus mempunyai surat sakit dari dokter (bila lebih dari satu hari).

E. Tata Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tata kerja mempunyai cara yang berjalan lurus (tidak maju mundur) dan mudah dalam proses pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk memperlancar kegiatan tata kerja, organisasi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah organisasi. Misalnya suatu penyelesaian pekerjaan, cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.

Begitu juga halnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan tata kerja yang dialami para pegawai bagian Akademik. Dari penelitian penulis, bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan sistem upaya yang hanya mengacu pada struktur organisasi dan job descriptiondalam memperlancar tata kerja, seperti yang umumnya juga diterapkan di institusi-institusi pendidikan yang lainnya seperti Universitas Indonesia dan Universitas Negeri Riau.

Sebaiknya untuk memperlancar tata kerja dan penyelesaian masalah, bagian Akademik tidak hanya mengacu pada struktur organisasi ataupun job description dari masing-masing pegawainya, melainkan:

1. Melakukan rapat dan pertemuan rutin dengan dosen dan staf.

2.Melakukan pengenalan unsur-unsur program studi pada saat Orientasi Pendidikan Mahasiswa Baru dan memasang papan nama jabatan pada setiap meja pimpinan fakultas (Dekan, PDI, PDII, PD III dan staf-staf yang lainnya). 3.Transparansi, maksudnya adalah tugas pokok dan fungsi dari masing-masing struktural disosialisasikan kepada seluruh unsur di lingkungan Fakultas Ekonomi.

4. Melakukan studi banding untuk memperoleh data yang bersifat membangun bagi upaya peningkatan.

Selain itu sasaran yang akan dicapai untuk mempengaruhi kinerja pegawai bagian Akademik adalah dengan adanya peningkatan hasil kerja, baik dari segi jumlah, kualitas, ataupun hasil yang dicapai, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta harus mengurangi rasa malas dan keluh kesah dalam melakukan setiap pekerjaan yang dikerjakan. Dengan tersedianya sarana prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai bagian Akademik, maka segala kegiatan yang berlangsung di bagian Akademik yang mencakup tata kerja akan menjadi lebih cepat dan dapat memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan kinerja jalannya organisasi yang diinginkan.

F. Hambatan-hambatan yang Dihadapi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Peranan tata kerja bagian Akademik terhadap kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah hal yang sangat penting. Namun, suatu hambatan dan masalah dapat terjadi untuk mendapatkan fungsi peranan tata kerja yang maksimal. Begitu juga pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun hambatan-hambatan yang terjadi pada bagian ini adalah sebagai berikut :

1. Tidak adanya SOP dalam penyusunan tata kerja para pegawai bagian Akademik sehingga pengawasan terhadap tata kerja sulit dilakukan.

2. Kurang lengkapnya fasilitas/inventaris kantor di bagian Akademik yang dapat mendukung proses kerja para pegawai sehinggaefektivitas dan efisiensi kerja dapat terlaksana.

3. Kurang ditegaskannya sanksi bagi pegawai yang datang terlambat ke kantor, karena sistem absensi yang digunakan adalah sistem tanda tangan, sehingga lamanya waktu keterlambatan pegawai tidak dapat dipastikan.

4. Kurangnya adanya komunikasi dengan para dosen dalam penyusunan jadwal mengajar dosen, sehingga sering terjadinya perbedaan waktu yang dimiliki dosen untuk mengajar dengan jadwal yang telah disusun.

5. Untuk memperlancar tata kerja dan penyelesaian masalah, bagian Akademik hanya mengacu pada struktur organisasi ataupun job description dari masing masing pegawainya.

6.Tidak adanya peraturan secara tertulis yang melarang para pegawai

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.

Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan yang telah diuraikan adalah bahwa peranan tata kerja bagian Akademik sangat besar pengaruhnya terhadap peningkatan kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan untuk meningkatkan kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut bagian Akademik sudah seharusnya memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP), peranan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah: 1.Pelayanan mahasiswa pada akademik dilayani dengan pegawai yang cukup professional karena para pegawai tersebut sudah cukup berpengalaman di bidangnya.

2.Pelayanan dibagian Akademik sangatlah berperan penting untuk mempelancar kegiatan proses belajar mengajar.

3.Pelayanan dibagian Akademik yang berhubungan dengan pelayanan terhadap mahasiswa : Perkuliahan, Ujian, Transkrip nilai, Ujian bersih, PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi), dan informasi-informasi penting lainnya.

4.Dalam Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja harus disusun untuk memiliki sifat Stabilitas dan Fleksibilitas.

B. Saran

Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:

1.Dengan mengingat pentingnya pelayanan kepada mahasiswa,maka diadakan peninjauan terhadap pemberian maupun saran dan prasarana yang memadai yang disediakan pada bagian akademik.

2.Pelayanan kepada mahasiswa, maka sebaiknya harus terjalin hubungan yang baik antara pegawai maupun mahasiswa sehingga tercipta komunikasi.

3.Pelayanan kepada mahasiswa pada bagian akademik lebih diperhatikan oleh para pegawai, Agar dapat mempermudah segala urutan yang diperlakukan untuk menunjang aktivitas belajar dan mengajar mahasiswa.

4.Dengan mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja dan system kerja,maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub.bidang maupun pegawai tata kerja bagian Akademik.Agar efektivitas kerja dapat dicapai

DAFTAR PUSTAKA

Baron dan Greenberg. 1993. Pengertian Kedisiplinan. Jakarta

Prijodarminto, Soegeng. 1992. Pengertian Disiplin. Surabaya

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Cetakan II Edisi Revisi. Bandung: Mandar Maju.

Subekti, Heru. 2008. Disiplin Kerja.Bandung

Buku Laporan Magang Harian dan Mingguan Siklus ke II bagian akademik

Tjandra, Sheddy N. 2008. Asas-asas Pekerjaan Kantor. Jakarta : Pusat Perbukuan Departemen Pendidikan Nasional.

E. Tata Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tata kerja mempunyai cara yang berjalan lurus (tidak maju mundur) dan mudah dalam proses pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk memperlancar kegiatan tata kerja, organisasi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah organisasi. Misalnya suatu penyelesaian pekerjaan, cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.

Begitu juga halnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan tata kerja yang dialami para pegawai bagian Akademik. Dari penelitian penulis, bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan sistem upaya yang hanya mengacu pada struktur organisasi dan job descriptiondalam memperlancar tata kerja, seperti yang umumnya juga diterapkan di institusi-institusi pendidikan yang lainnya seperti Universitas Indonesia dan Universitas Negeri Riau.

Sebaiknya untuk memperlancar tata kerja dan penyelesaian masalah, bagian Akademik tidak hanya mengacu pada struktur organisasi ataupun job description dari masing-masing pegawainya, melainkan:

1. Melakukan rapat dan pertemuan rutin dengan dosen dan staf.

2.Melakukan pengenalan unsur-unsur program studi pada saat Orientasi Pendidikan Mahasiswa Baru dan memasang papan nama jabatan pada setiap meja pimpinan fakultas (Dekan, PDI, PDII, PD III dan staf-staf yang lainnya). 3.Transparansi, maksudnya adalah tugas pokok dan fungsi dari masing-masing struktural disosialisasikan kepada seluruh unsur di lingkungan Fakultas Ekonomi.

4. Melakukan studi banding untuk memperoleh data yang bersifat membangun bagi upaya peningkatan.

Selain itu sasaran yang akan dicapai untuk mempengaruhi kinerja pegawai bagian Akademik adalah dengan adanya peningkatan hasil kerja, baik dari segi jumlah, kualitas, ataupun hasil yang dicapai, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta harus mengurangi rasa malas dan keluh kesah dalam melakukan setiap pekerjaan yang dikerjakan. Dengan tersedianya sarana prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai bagian Akademik, maka segala kegiatan yang berlangsung di bagian Akademik yang mencakup tata kerja akan menjadi lebih cepat dan dapat memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan kinerja jalannya organisasi yang diinginkan.

F. Hambatan-hambatan yang Dihadapi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Peranan tata kerja bagian Akademik terhadap kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah hal yang sangat penting. Namun, suatu hambatan dan masalah dapat terjadi untuk mendapatkan fungsi peranan tata kerja yang maksimal. Begitu juga pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun hambatan-hambatan yang terjadi pada bagian ini adalah sebagai berikut :

1. Tidak adanya SOP dalam penyusunan tata kerja para pegawai bagian Akademik sehingga pengawasan terhadap tata kerja sulit dilakukan.

2. Kurang lengkapnya fasilitas/inventaris kantor di bagian Akademik yang dapat mendukung proses kerja para pegawai sehinggaefektivitas dan efisiensi kerja dapat terlaksana.

3. Kurang ditegaskannya sanksi bagi pegawai yang datang terlambat ke kantor, karena sistem absensi yang digunakan adalah sistem tanda tangan, sehingga lamanya waktu keterlambatan pegawai tidak dapat dipastikan.

4. Kurangnya adanya komunikasi dengan para dosen dalam penyusunan jadwal mengajar dosen, sehingga sering terjadinya perbedaan waktu yang dimiliki dosen untuk mengajar dengan jadwal yang telah disusun.

5. Untuk memperlancar tata kerja dan penyelesaian masalah, bagian Akademik hanya mengacu pada struktur organisasi ataupun job description dari masing masing pegawainya.

6.Tidak adanya peraturan secara tertulis yang melarang para pegawai

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan yang telah diuraikan adalah bahwa peranan tata kerja bagian Akademik sangat besar pengaruhnya terhadap peningkatan kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan untuk meningkatkan kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut bagian Akademik sudah seharusnya memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP), peranan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah: 1.Pelayanan mahasiswa pada akademik dilayani dengan pegawai yang cukup professional karena para pegawai tersebut sudah cukup berpengalaman di bidangnya.

2.Pelayanan dibagian Akademik sangatlah berperan penting untuk mempelancar kegiatan proses belajar mengajar.

3.Pelayanan dibagian Akademik yang berhubungan dengan pelayanan terhadap mahasiswa : Perkuliahan, Ujian, Transkrip nilai, Ujian bersih, PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi), dan informasi-informasi penting lainnya.

4.Dalam Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja harus disusun untuk memiliki sifat Stabilitas dan Fleksibilitas.

B. Saran

Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:

1.Dengan mengingat pentingnya pelayanan kepada mahasiswa,maka diadakan peninjauan terhadap pemberian maupun saran dan prasarana yang memadai yang disediakan pada bagian akademik.

2.Pelayanan kepada mahasiswa, maka sebaiknya harus terjalin hubungan yang baik antara pegawai maupun mahasiswa sehingga tercipta komunikasi.

3.Pelayanan kepada mahasiswa pada bagian akademik lebih diperhatikan oleh para pegawai, Agar dapat mempermudah segala urutan yang diperlakukan untuk menunjang aktivitas belajar dan mengajar mahasiswa.

4.Dengan mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja dan system kerja,maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub.bidang maupun pegawai tata kerja bagian Akademik.Agar efektivitas kerja dapat dicapai

DAFTAR PUSTAKA

Baron dan Greenberg. 1993. Pengertian Kedisiplinan. Jakarta

Prijodarminto, Soegeng. 1992. Pengertian Disiplin. Surabaya

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Cetakan II Edisi Revisi. Bandung: Mandar Maju.

Subekti, Heru. 2008. Disiplin Kerja.Bandung

Buku Laporan Magang Harian dan Mingguan Siklus ke II bagian akademik

Tjandra, Sheddy N. 2008. Asas-asas Pekerjaan Kantor. Jakarta : Pusat Perbukuan Departemen Pendidikan Nasional.