ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMAS
TUGAS BESAR
TI-3006 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI
Kasus Pengelolaan Kegiatan Kemahasiswaan di ITB
KELOMPOK 12 Chandra Singgih Pitoyo 13413013 Rizky Putri Anwar
13413015
Kintan Permata De Rose 13413017 PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
2016
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Sistem Kerja
1.1.1. Deskripsi Sistem Kerja
Sistem kerja yang merupakan sebuah sistem yang terdiri atas metode-metode kerja tertentu yang dikerjakan secara simultan untuk mencapai tujuan tertentu menjadi fokus perhatian dalam pengerjaan tugas besar ini. Sistem kerja yang juga merupakan scope terkecil dalam sistem terintegrasi yang dipelajari oleh Teknik Industri menjadi objek yang pertama kali didefinisikan agar dapat melanjutkan ke tahapan selanjutnya dalam pengerjan tugas besar ini. Sistem kerja yang menjadi kajian dan fokus dalam pengerjaan tugas besar ini adalah Lembaga Kemahasiswaan (LK) ITB.
Lembaga Kemahasiswaan merupakan sebuah unit kerja yang berada di bawah Kantor Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. Lembaga Kemahasiswaan memiliki peran strategis dalam mengembangkan mahasiswa ITB dengan lingkungan kemahasiswaannya agar menghasilkan alumni yang berkarakter dan berkompeten, sehingga mahasiswa ITB nantinya akan keluar sebagai pembangun bangsa. Lembaga Kemahasiswaan memiliki beberapa pendekatan dalam mencapai tujuannya, yaitu:
1. Pengembangan non kulikuler,
2. Pemberdayaan Mahasiswan untuk Masyarakat,
3. Peningkatan Kesejahteraan Mahasiswa,
4. Pendidikan Karakter, dan
5. Mempersiapkan Kapasitas Keprofesian Mahasiswa. Mahasiswa merupakan elemen terbesar dalam civitas academica ITB yang akan sangat mempengaruhi baik atau
tidaknya ITB di masa kini dan masa datang. Semakin baik mahasiswa, maka semakin baik pula citra ITB di mata masyarakat. Maka dari itu, kehadiran Lembaga Kemahasiswaan sangat penting untuk memberikan lingkungan kemahasiswaan yang diharapkan dan diimpikan oleh ITB.
Lembaga Kemahasiswaan memiliki beberapa Rencana Strategis untuk mencapai harapan ITB. Tolak ukur dari berhasil atau tidaknya Lembaga Kemahasiswaan adalah perubahan tata nilai dan tata sosial di lingkungan kemahasiswaan ITB, tidak hanya dari terlaksananya program saja. Selain itu, sangat memerlukan dukungan dari berbagai unit kerja lain di ITB. Karena kemahasiswaan akan sangat berkaitan dengan semua unit kerja yang ada di ITB. Maka dari itu, kolaborasi diantara semua unit kerja sangat berpengaruh terhadap terwujudnya lingkungan kemahasiswaan ITB yang diinginkan.
Lembaga Kemahasiswaan memiliki beberapa peran, peran tersebut adalah:
Memfasilitasi dan mengkoordinasi penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang berkaitan kemahasiswaan Mengelola, mengembangkan dan mendistribusikan sumber-sumber kesejahteraan mahasiswa Menjamin keterkaitan penyelenggraan kegiatan kemahasiswaan dengan kegiatan akademik untuk melengkapi program pendidikan demi tercapainya tujuan penyelenggaraan pendidikan Institut Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan program peningkatan kapasitas mahasiswa guna menyiapkan dunia pasca-kampus
1.1.2. Visi dan Misi
LK ITB memiliki visi dan misi yang mendefinisikan arah serta langkah-langkah yang diambil dalam menjalankan fungsinya. Berikut adalah visi dan misi LK ITB.
Visi
“Menjadikan Lembaga Kemahasiswaan sebagai mitra mahasiswa dan ujung tombak Institusi dalam membangun lingkungan kemahasiswaan itb yang berkarakter sehingga dapat menjadi inspirasi bagi
mahasiswa Indonesia.”
Misi
Sesuai dengan peran dan fungsi Lembaga Kemahasiswaan ITB, Misi Lembaga Kemahasiswaan adalah merumuskan, mendukung, menjaga dan mengarahkan agar terwujudnya lingkungan kemahasiswaan yang berkelas dunia dan aktivitas lain yang berhubungan dengan mahasiswa dan kemahasiswaan di Institut Teknologi Bandung dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.
Dalam rensta 2011-2015 misi tersebut secara khusus diorientasikan pada upaya menjadikan Kemahasiswaan ITB sebagai Kemahasiswaan yang berkelas dunia melalui pengembangan lingkungan Kemahasiswaan yang dapat melahirkan karakter mahasiswa sesuai dengan tujuan pendidikan di ITB.
1.1.3. Struktur Organisasi
Kepala Lembaga Brian Yuliarto, Ph.D Kemahasiswaan
Wakil Kepala Lembaga Dr. Eng. Sandro Mihradi Kemahasiswaan
Tata Usaha
Sekretaris Bidang Kesejahteraan dan Pengembangan Karakter
Sekretaris Bidang Pengembangan
Mahasiswa
Keprofesian dan Kewirausahaan
Sekretaris Bidang Non Kurikuler dan Kemasyarakatan
Dr. Umar Khayam
Dr. Eng. Bambang Setia Budi Mahasiswa
Dr. Sony Suhandono
Kepala Divisi Beasiswa
Pengembangan Karakter Mahasiswa
Kepala Divisi
Kepala Divisi ITB Career
Center
Kepala Divisi Career
Counseling
Kewirausahaan Mahasiswa Kepala Divisi Kegiatan Kemahasiswaan Kepala Divisi Pelayanan
Kepala Divisi KKN Tematik Kepala Divisi Pelayanan
Kompetisi Mahasiswa
Gambar 1 Struktur Organisasi LK ITB
Berikut adalah stuktur organisasi Lembaga Kemahasiswaan ITB. Lembaga Kemahasiswaan dipimpin oleh seorang ketua atau kepala dan dibantu oleh wakil kepala yang membawahi 4 bidang, yaitu Tata Usaha, Bidang Kesejahteraan dan Pengembangan Karakter Mahasiswa, Bidang Pengembangan Keprofesian dan Kewirausahaan Mahasiswa, dan Bidang Non Kulikuler dan Kemasyarakatan. Bidang Kesejahteraan dan Pengembangan Karakter Mahasiswa membawahi 3 divisi yaitu Divisi Beasiswa dan Divisi Pengembangan Karakter Mahasiswa. Bidang Pengembangan Keprofesian dan Kewirausahaan Mahasiswa membawahi 3 divisi yaitu Divisi ITB Career Center, Divisi Career Counseling, dan Divisi Kewirausahaan Mahasiswa. Bidang yang terakhir yaitu Bidang Non Kulikuler dan Kemasyarakatan membawahi 3 divisi yaitu Divisi Pelayanan Kegiatan Mahasiswa, Divisi KKN Tematik, dan Divisi Pelayanan Kompetisi Mahasiswa.
1.1.4. Flowchart Proses Bisnis
Flowchart Proses Bisnis Eksisting Lembaga Kemahasiswaan ITB
Mahasiswa
Seksi Asrama
Seksi Beasiswa
Anggaran Beasiswa MitraPemerintah
Kepala LK
Ketua Prodi
Dosen Pembina
Dekan Fakultas
Sarana Prasarana
Seksi Kompetisi
Seksi Non-kurikuler dan kemasyarakatan
Seksi Pengembangan Karakter
Seksi Karir Perusahaan Seksi Kewirausahaan
MULAI
Ingin menggunakan kurikuler dan pelayanan ko-
Kegiatan HMJ
kemasyarakatan
karakter mahasiswa kesejahteraan dan pengembangan
Ingin menggunakan pelayanan
Ingin menggunakan
pengembangan keprofesian dan pelayanan kewirausahaan
Anggaran Beasiswa
pekerjaan Lowongan
program kemahasiswaan Apa ada kegiatan Ya pengembangan
mengadakan Ingin
Kegiatan UKM
Ya
Ingin
Tidak Ingin
Apakah ada
Tidak
Apakah ada
perseorangan Kegiatan
beasiswa?
asrama?
kuota bidikmisi?
Ingin mengikuti
kejuaraan? lomba
Ya
Kegiatan TPB
Ingin n karakter diri? mengembangka
Ya
permohonan Mengajukan bidikmisi
permohonan Mengajukan beasiswa
Surat rekomendasi
Ingin melakukan pengabdian
Proposal
Mendaftarkan pengembangan program
Syarat berkas bidikmisi
Syarat berkas
persetujuan Ketua Meminta
Ingin melamar
Ya
Prodi
persetujuan Dosen Pembina
persetujuan Dekan Fakultas
pekerjaan? lowongan Apakah ada
Melakukan kegiatan
pekerjaan?
pengembangan
Melakukan proses
karakter
seleksi berkas dan seleksi lainnya
seleksi beasiswa Melakukan proses
lowongan pekerjaan pendaftaran Melakukan
Ya
Membutuhkan pelatihan dan
dana?
Tidak
Ingin pelatihan konseling? karir dan
Ya
Pengumuman
seleksi asrama
seleksi beasiswa
Pengumuman
Ya
Berkas lamaran pekerjaan Ya Apakah ada pelatihan wirausaha
Proposal pelatihan dan dana bantuan
lowongan pekerjaan Pengumuman
Ingin pelatihan wirausaha?
Ya
Tidak
mendapat Apakah
mendapat pertanggungjawaba asrama? Laporan beasiswa? Apakah n
pelatihan karir Apakah ada
terdekat?
Ya
terdekat? Mengumumkan dan
kegiatan KKN Mendaftarkan
Melaksanakan proses seleksi selanjutnya
pelatihan wirausaha pendaftaran Melakukan
pelatihan karir dan pendaftaran Melakukan
seleksi selanjutnya melakukan proses
fasilitas asrama
beasiswa
persetujuan Ketua Meminta LK
peminjaman tempat Permohonan
pelatihan dan dana proposal bantuan Mengajukan
kegiatan KKN Apakah ada terdekat?
Ya
Melakukan kegiatan masyarakat pengabdian
Menggunakan dana
dan mengadakan pelatihan
pelatihan wirausaha Melakukan
pelatihan karir dan Melakukan
Proposal disetujui
Menggunakan fasilitas ITB?
P h e as
Gambar 2 Flowchart Proses Bisnis
Destina R A K K – 13412086
Halaman 9 dari 49
1.2. Flowchart Pengerjaan
Start
Asistensi 0
Penentuan Scope
Penelitian
Analisis Kebutuhan
Pembuatan Kurva S
Wawancara
Identifikasi
Desain Kebutuhan
Desain Kebutuhan
Stakeholder Terkait
Masalah, Peluang,
dari Proses yang
dan Arahan
Ada
User Interface
Menentukan Sistem
Desain Kebutuhan
Bangun User
Kerja
Analisis Masalah
dari Data yang Ada
Penentuan Indikator
Pembuatan Gantt
Deskripsi Sistem
Kerja
dan Faktor-Faktor
Chart
Kritis
Pengembangan Sistem Informasi
A B C
Gambar 3 Flowchart Pengerjaan
BAB II PROJECT IDENTIFICATION
2.1. Problem
Ada beberapa masalah yang dapat ditinjau dari setiap bidang yang dibawahi oleh Lembaga Kemahasiswaan. Berikut uraian dari masalah yang dihadapi oleh Lembaga Kemahasiswaan:
1. Bidang Kesejahteraan dan Pengembangan Mahasiswa
Salah satu core dari LK adalah Beasiswa dan Kesejahteraan dan Pengembangan Karakter Mahasiswa, dimana pada LK ITB pada saat ini belum menerapkan sistem informasi secara baik dan terintegrasi. Berdasarkan hasil analisis, sebenarnya LK ITB sudah menerapkan sistem daringonline, tetapi belum terintegrasi satu sama lain. Hal ini bisa disimpulkan karena menurut penuturan pimpinan LK ITB itu sendiri, dalam melakukan pencarian informasi, misalnya dalam pencarian ada kegiatan apa saja yang diadakan pada suatu tanggal tertentu, petugas LK ITB haruslah mencari secara manual, tidak terotomasi. Hal inilah yang menyebabkan kami menyimpulkan bahwa sistem informasi di LK ITB kurang baik.
Permasalahan mengenai beasiswa didiagnosa dengan sistem informasi beasiswa yang tidak lengkap, seperti misalnya tidak ada sistem pelaporan baik dari penerima beasiswa untuk pemberi beasiswa baik itu pemerintah atau swasta. Selain itu, sistem pendaftaran dan penerimaan yang ada juga belum baik, seperti misalnya masih ada penerima beasiswa yang diterima meskipun berkas yang diperlukan tidak lengkap. Sistem pendataan di LK ITB juga terbilang belum cukup baik. Hal ini didiagnosa dengan masih adanya mahasiswa yang menerima lebih dari satu beasiswa. Selain itu informasi belum didukung dengan integrasi dengan entitas luar seperti mitra dan prodi. Seharusnya informasi dapat mengintegrasikan informasi dengan pihak program studi untuk sama-sama membantu kontrol terhadap mahasiswa, sehingga pihak prodi dan LK sama sama mengetahui perkembangan mahasiswa tersebut. Selain itu mitra juga seharusnya dapat mengakses informasi agar dapat dilihat apakah dana yang diberikan dikelola dan berjalan dengan baik.
2. Bidang Pengembangan Keprofesian dan Kewirausahaan Mahasiswa
Selain bidang kesejahteraan dan pengembangan mahasiswa, LK ITB juga memiliki bidang lain, yaitu bidang pengembangan keprofesian dan kewirausahaan mahasiswa. Meskipun saat ini untuk sektor keprofesian, LK telah menerapkan sistem informasi, namun implementasinya belum cukup baik. Permasalahan yang dapat diidentifikasi adalah masih diperlukannya pengumpulan persyaratan administrasi yang berupa berkas-berkas fisik. Hal ini menyebabkan menumpuknya berkas-berkas administrasi dan timbulnya kesulitan dalam melakukan seleksi admiistratif awal apabila adanya lowongan pekerjaan yang dibuka.
Pada sektor kewirausahaan, belum adanya sistem informasi yang diimlementasikan menjadi masalah utama. Hal ini dapat terlihat bahwa tidak banyak yang tahu bahwa LK ITB memiliki jasa pelayanan bimbingan bisnis atau startup, padahal banyak sekali mahasiswa ITB yang membutuhkan mengenai pendampingan bisnis ini. Dengan adanya sistem informasi yang memadai untuk sektor ini, diharapkan mahasiswa ITB dapat secara sadar meminta pelatihan kewirausahaan, serta mitra atau perusahaan juga dapat mengadakan program yang berkaitan, serta akhirnya, pihak investor juga dapat tertarik untuk menginvestasikan modalnya kepada startup yang muncul di ITB.
3. Bidang Non Kulikuler dan Kemasyarakatan
Dalam mengajukan kegiatan yang akan diselenggarakan di ITB, LK masih menggunakan sistem yang manual. Alur dari sistem memiliki prosedur yang sangat panjang. Setiap organisasi mahasiswa harus mengajukan proposal kegiatan yang telah disetujui dan ditandatangani oleh pembina organisasi maupun Program Studi dan Dekan jika kegiatan merupakan kegiatan Himpunan Mahasiswa Jurusan.
Umumnya, pengajuan kegiatan di ITB juga disertai dengan mengajuan ijin penggunaan ruangan maupun fasilitas yang diajukan ke bagian sarana dan prasarana. Akan tetapi, karena perizinan tempat sangat sulit, terbatas, dan Umumnya, pengajuan kegiatan di ITB juga disertai dengan mengajuan ijin penggunaan ruangan maupun fasilitas yang diajukan ke bagian sarana dan prasarana. Akan tetapi, karena perizinan tempat sangat sulit, terbatas, dan
Dari pihak Lembaga Kemahasiswaan, banyaknya mahasiswa yang mengajukan kegiatan akan mempersulit melakukan rekapitulasi data keberaktifan mahasiswa. Maka dari itu rekapitulasi keberaktifan untuk SKPI masih dilakukan secara manual baik oleh mahasiswa itu sendiri ataupun oleh organisasi yang bersangkutan seperti himpunan atau unit.
2.2. Opportunities
Pada beberapa tahun belakang, semenjak ada peraturan mengenai CSR (Corporate Social Responsibility), setiap perusahaan kini berlomba-lomba untuk membuat sebuah program yang bertujuan untuk meningkatkan kepekaan terhadap kemajuan masyarakat Indonesia. Salah satu bentuk CSR yang kerap kali diadakan oleh perusahaan besar adalah salah satunya beasiswa. Beasiswa yang saat ini terdapat di LK ITB dan dapat diajukan oleh mahasiswa sebagian besar berasal dari mitra (entitas luar ITB) yaitu termasuk di dalamnya adalah perusahaan swasta, yayasan, alumni, dan BUMN, sedangkan sebagian kecil lainnya berasal dari donatur dan anggaran ITB itu sendiri. Dari segi beasiswa itu sendiri pula, terdiri atas banyak jenisnya, tergantung kepada pemberi beasiswa itu sendiri, seperti misalnya beasiswa tunjangan pendidikan, beasiswa biaya hidup, hingga beasiswa tugas akhir. Dengan banyaknya entitas yang memberikan dananya kepada ITB untuk membantu mahasiswa dalam bentuk beasiswa, hal-hal terkait dengan beasiswa (seperti akses informasi, sasaran, dan transparansi) secara langsung akan mempengaruhi pihak pemberi beasiswa serta pihak yang baru akan memberikan beasiswa untuk memberikan dananya lewat LK ITB untuk disalurkan kepada mahasiswa lewat beasiswa itu sendiri.
Gambar 4 Komposisi Sumber Beasiswa Berdasarkan Kuota 2014
Gambar 5 Komposisi Sumber Beasiswa Berdasarkan Nominal 2014
Gambar 6 Perkembangan Jumlah Kuota Beasiswa 2014
Dapat dilihat dari data dan fakta diatas bahwa beasiswa yang ada di ITB sangat besar dan sangat banyak sehingga dapat dimanfaatkan dan menjadi kesempatan baik bagi perusahaan (sebagai bentuk CSR) serta kesempatan bagi mahasiswa (untuk mengurangi beban biaya hidup).
Jika dilihat dari sisi mahasiswa, biaya hidup yang cukup tinggi karena ITB berada di wilayah ibukota provinsi, selain itu juga karena latar belakang mahasiswa juga cenderung berasal dari seluruh penjuru Indonesia yang membutuhkan bantuan dana beasiswa, sehingga minat akan beassiwa dari mahasiswa itu sendiri sangatlah tinggi. Dari segi mahasiswa juga, mahasiswa ITB memiliki kecerdasan yang berada di atas rata-rata, yang bisa disimbolkan dengan IPIPK mahasiswanya itu sendiri. IPK sebagai standar persyaratan umum untuk mengajukan beasiswa bukan menjadi penghalang yang berarti bagi mahasiswa ITB untuk mengajukan beasiswa.
Gambar 7 Diagram Presentase Besar Beasiswa yang DIterima
Gambar 8 Diagram Presentase Rentang IPK Mahasiswa
Gambar 9 Diagram Pengeluaran Mahasiswa ITB Setiap Bulan
Berikut adalah data dan fakta mengenai kesejahteraan mahasiswa yang sekiranya menjadi kesempatan atau peluang apabila sistem mengenai beasiswa ini diperbaiki. Dapat dilihat betapa terpengaruhnya dan betapa urgensinya beasiswa terkait dengan mahasiswa ITB dan kesejahterannya.
Selain itu, berikut juga terlampir data dan fakta yang memuat informasi mengenai kegiatan kemahasiswaan dan pengabdian masyarakat, yang sekiranya dapat memeprkuat alasan dan peluang pengembangan sistem informasi yang akan diimplementasikan ke LK ITB.
Gambar 10 Alasan Beraktivitas Non Akademik
Gambar 11 Kelompok Minat Pengembangan Diri
Gambar 12 Waktu untuk Berkegiatan
Gambar di atas merupakan data dan fakta mengenai ketertarikan mahasiswa ITB terhadap kegiatan di luar kegiatan akademikkegiatan non kurikuler.
Gambar 13 Ketertarikan Bermasyarakat
Gambar 14 Pengalaman Bermasyarakat
Gambar diatas menunjukkan ketertarikan mahasiswa ITB terhadap kegiatan pengembangan dan pengabdian masyarakat, yang merupakan juga salah satu bidang yang dicakup pleh LK ITB.
Gambar 15 Wirausaha Dagang
Gambar 16 Kepemilikan Bisnis
Gambar 17 Kendala Wirausaha
Gambar 18 Harapan Mahasiswa
Gambar dari grafik diatas menggambarkan minat dan ketertarikan mahasiswa ITB terjadap bisnis dan kewirausahaan. Hal ini menjadi penting karena untuk saat ini LK ITB belum memiliki sistem informasi dalam Gambar dari grafik diatas menggambarkan minat dan ketertarikan mahasiswa ITB terjadap bisnis dan kewirausahaan. Hal ini menjadi penting karena untuk saat ini LK ITB belum memiliki sistem informasi dalam
Gambar 19 Minat PKM
Gambar 20 Tingkat Prestasi
Grafik di atas menggambarkan gambaran secara gamblang mengenai mahasiswa ITB dalam hal kompetisi dan prestasi mahasiswa dalam mengitu perlombaan yang ada.
Sesuai dengan permasalahan yang dihadapi oleh LK ITB mengenai sistem informasi, dapat ditentukan beberapa peluang yang dapat diidentifikasi, antara lain:
1. Dengan diperbaikinya sistem informasi yang ada di LK ITB saat ini, dapat membantu LK ITB dalam menjalankan proses bisnis yang terjadi dalam keseluruhan LK ITB. Dengan diperbaikinya sistem ini diharapkan pihak pemberi beasiswa atau mitra lebih tertarik untuk memberikan dana CSR-nya sebagai beasiswa untuk mahasiswa ITB, besarnya peluang mitra untuk mengadakan kegiatan pelatihan bisnis dan kegiatan pengembangan masyarakat, serta menjadi tertarik untuk membuka titian karir di ITB. Selain itu, peluang lain yang dapat muncul juga adalah, mahasiswa ITB semakin tertarik untuk mengikuti perlombaan dan kegiatan pengembangan karakter.
2. Dengan sistem informasi yang baik pula, diharapkan juga bahwa mahasiswa ITB semakin tertarik untuk mendaftar beasiswa dan career center yang ada. Mahasiswa ITB yang merasakan kemudahan dalam mendaftarkan data administrasi menjadi poin penting sehingga sistem informasi Lembaga
Kemahasiswaan harus dirancang sedemikian rupa dengan baik, serta kemudahan-kemudahan lainnya yang dapat dirasakan secara langsung, seperti misalnya informasi mengenai pelatihan, pengembangan masyarakat, hingga permintaaan pelatihan bisnis.
3. Peluang lain yang dimiliki untuk dapat mengembangkan sistem informasi LK ITB adalah ITB memiliki Unit Sumber Daya Informasi (USDI) yang cukup mumpuni dan sekiranya mampu untuk memfasilitasi sistem informasi yang dirancang oleh system designer.
4. Selain itu, kesejahteraan mahasiswa menjadi bagian penting yang diperhatikan oleh pihak ITB sendiri sebagai pemegang kekuasaan tertinggi. Hal ini dapat diidentifikasi dengan banyaknya anggaran ITB yang dialokasikan untuk kesejahteraan mahasiswa. Dari informasi ini secara tidak langsung dapat disimpulkan bahwa apabila sistem informasi LK diperbaiki, hal ini juga didukung sepenuhnya oleh pihak ITB. LK ITB juga selain ada bidang kesejahteraan mahasiswa, bidang-bidang lainnya juga menjadi kunci strategis pengembangan mahasiswa ITB, yaitu karir dan kegiatan non kurikuler lain, yang juga tidak kalah didukung oleh banyak pihak.
5. Perkembangan teknologi yang pesat termasuk gadget dan internet dimana seluruh kalangan masyarakat baik mahasiswa maupun entitas luar lain juga dapat mengakses internet dimana pun akan menunjang pengadaan sistem informasi berbasis online ini dikarenakan memberikan kemudahan bagi mereka untuk menerima informasi kapanpun dan dimanapun secara cepat.
6. Nama yang sudah besar dan dicap menjadi perguruan tinggi yang menghasilkan lulusan yang baik, membuat banyak perusahaan luar yang ingin mempromosikan perusahaannya melalui career center, mencari bakal bakal penerus melalui beasiswa yang berikatan dinas, mengadakan kegiatan pelatihan karir, pengabdian masyarakat, pelatihan kewirausahaan, maupun sekedar ingin membantu melalui beasiswa-beasiswa yang ada. Kesempatan ini harus didukung dengan sistem informasi yang baik sehingga data-data dapat disimpan dengan baik dan tidak menurunkan citra ITB dan kehilangan mitra kerja sama yang dapat disebabkan oleh pengelolaan yang buruk.
2.3. Directives
Berdasarkan masalah-masalah yang telah dijelaskan pada subbab-subbab sebelumnya dapat disimpulkan bahwa sistem informasi yang masih manual dan belum terintegrasi antar satu entitas ke entitas lain, sehingga informasi tidak dapat tersebar dengan baik dan tidak terdapat kesamaan informasi pada setiap entitas. Stakeholder Lembaga Kemahasiswaan, Bapak Brian Yuliarto Ph.D, mengeluhkan bahwa tidak adanya informasi yang merata ini menyulitkan dalam fungsi control.
Dengan masalah di atas, berikut beberapa hal yang diharapkan oleh stakeholder untuk ada pada sistem informasi:
Tidak adanya dokumen fisik.
Dokumen fisik yang dibutuhkan untuk administrasi baik pengajuan beasiswa, perizinan kegiatan, dan kegiatan keprofesian dan kewirausahaan akan diubah menjadi dokumen dalam bentuk softcopy. Semua dokumen yang dibutuhkan ini akan diunggah secara online. Hal ini dilakukan untuk mengurangi penumpukkan berkas dan mempermudah pencarian data. Dengan sistem online pun, data yang disimpan akan lebih lengkap dan aman.
Informasi merata pada setiap entitas eksternal.
Entitas eksternal yang berhubungan dengan sistem LK diharapkan mengetahui seluruh informasi yang dibutuhkan untuk memudahkan fungsi kontrol dan transparansi data yang diterima. Fungsi kontrol dibantu dengan informasi yang didapatkan oleh prodi sehingga prodi dan dosen wali dapat turut mengontrol mahasiswa dan mencegah penurunan nilai mahasiswa sebagai evaluasi prestasi sehingga mencegah pencabutan beasiswa mahasiswa. Penyebaran informasi dilakukan kepada mitra untuk mendukung transparansi data sehingga tercipta pertanggung jawaban yang baik oleh LK kepada mitra.
Beberapa kegiatan mahasiswa memerlukan dukungan dari pihak rektorat ketika mahasiswa mengundang tokoh-tokoh dari instansi pemerintah. Dalam pengundangan tokoh, ITB memberlakukan sistem protokoler, maka peran sistem informasi untuk memberi info kepada pihak rektorat untuk mengetahui bahwa acara bersangkutan membutuhkan protokoler. Fungsi kontrol terhadap tindakan yang melanggar prosedur juga dapat dihindari.
Proses dan prosedur pembuatan SKPI juga masih sulit dilakukan oleh mahasiswa, maka dengan informasi yang dapat diakses oleh mahasiswa, mahasiswa dapat dengan mudah mendapatkan SKPI tanpa harus mengorganisasikannya sendiri secara manual.
Akses data informasi yang cepat, aktual, dan akurat.
Prosedur seluruh fungsi di Lembaga Kemahasiswaan masih memiliki kinerja yang lambat dikarenakan kurangnya efisiensi dalam penyimpanan data sehingga saat mencari data yang diperlukan masih sering terjadi kesalahan dengan waktu pencarian yang lama. Selain itu, data-data terbaru masih sangat sulit untuk didapatkan dengan cepat dan saat itu juga. Maka dari itu diharapkan sistem informasi dapat memberikan akses data informasi dengan cepat, aktual, dan akurat.
2.4. Scope of the Project
Masalah yang ada pada Lembaga Kemahasiswaan pada tugas besar kali ini akan disederhanakan dengan meberi batasan masalah yang akan diteliti. Berikut adalah batasan masalah untuk pemecahan masalah yang terdapat pada Lembaga Kemahasiswaan:
1. Bidang yang dikaji hanya Bidang Kesejahteraan Mahasiswa yang terdiri atas Beasiswa dan Asrama Mahasiswa.
2. Metode asrama diserahkan kepada pihak Bidikmisi.
3. Metode peminjaman sarana prasarana selanjutnya tidak dikaji dan termasuk dalam sistem informasi sarana prasarana.
4. Proses bisnis yang diamati hanya mencakup pendaftaran, pendataan, dan pelaporan informasi kepada stakeholder terkait.
5. Proses pengajuan kegiatan oleh mahasiswa akan diintegrasikan dengan data untuk pembuatan SKPI.
6. Entitas luar yang berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibahas adalah mahasiswa, mitra beasiswa, wali akademik, organisasi mahasiswa, pembina, dekan, lembaga kemahasiswaan, program studi, dan rektorat.
7. Hubungan pendaftaran mahasiswa kepada perusahaan tidak diserahkan kepada pihak manusia.
Stakeholder yang terkait dalam sistem informasi Lembaga Kemahasiswaan adalah sebagai berikut:
1. System Owner System owner membiayai pembangunan dan perawatan sistem. Stakeholder ini adalah pemilik dari sistem yang
dapat menentukan prioritas, tujuan, dan kebijakan pengguna dalam sistem. Dalam permasalahan ini, system owner adalah Ketua Lembaga Kemahasiswaan yaitu Bapak Brian Yuliarto Ph.D.
2. System User System user adalah yang menggunakan sistem informasi ini. Sistem yang digunakan ini akan membantu user
dalam menyelesaikan pekerjaannya. System user pada permasalahan kali ini adalah seluruh staff dalam Lembaga Kemahasiswaan dan mahasiswa baik yang mengajukan beasiswa, kegiatan, career counseling, dan kegiatan lainnya. Dalam kasus ini, penanggung jawab prasarana, mitra, dan prodi tidak masuk ke dalam system user karena tidak menggunakan sistem secara langsung.
3. System Designers
System designers adalah stakeholder yang merancang sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan user. Dalam membantu perancangan informasi maka akan dibuat blueprint untuk pedoman pembuatan sistem informasi. Dalam permasalahan ini, system designers adalah Kelompok 12.
4. System Builders System builders merupakan fungsi yang membangun teknis dan komponen-komponen yang sesuai dengan
spesifikasi yang dibuat oleh system designer. Dalam permasalahan ini, system builders adalah vendor yang memiliki ilmu informatika.
5. System Analyst Problem analyst adalah stakeholder yang mempelajari masalah yang ada dan kebutuhan untuk mendapatkan
solusi dari permasalahan tersebut dengan mengintegrasikan komponen-komponen sistem yaitu orang, data, proses, dan teknologi. System analyst dalam permasalahan ini adalah Kelompok 12.
6. IT vendors and suppliers IT vendors and suppliers adalah stakeholder yang menyediakan perangkat keras, perangkat lunak, dan pelayanan
yang berkaitan dengan sistem informasi yang dibangun. Pada permasalahan kali ini, IT vendors and suppliers tergantung pada pemenang tender apabila sistem informasi usulan yang kami tawarkan dijadikan proyek sebenarnya.
BAB III PROBLEM ANALYSIS
3.1. Analisis Causes and Effects
Berikut adalah diagram fishbone yang menjabarkan permasalahan yang terjadi di Lembaga Kemahasiswaan ITB:
Metode
Sistem pendataan masih
Tidak adanya integrasi dengan
dilakukan secara manual
entitas luar yang terkait
Penyimpanan databerkas tidak rapi dan sistematis
Eksekusi dan evaluasi fungsi LK yang belum efektif
Karyawan belum terlatih
Infrastruktur ITB belum dapat
dalam penggunaan teknologi
mendukung sistem basis online
Kewalahan dalam mengelola
Tidak ada etos
banyak data
Server internet down
kerja disiplin
Sistem pendataan masih
Kurang diberlakukannya
dilakukan secara manual
Banyak user situs ITB
reward and punishment
Alat
Manusia
Gambar 21 Fishbone Diagram
Pada Lembaga Kemahasiswaan ITB, gejala permasalahan yang dirasakan oleh ketua LK adalah eksekusi dan evaluasi dari setiap fungsi di Lembaga Kemahasiswaan yang masih belum efektif. Dapat dilihat dari masalah eksekusi dari setiap fungsi yang masih lama dan salah, seperti penerima beasiswa tidak sesuai syarat, birokrasi perizinan kegiatan yang masih lama karena sulitnya jalur informasi, dan daftar SKPI manual yang memakan banyak waktu dan kesalahan dalam mengingat. Maka dari itu sistem informasi Lembaga Kemahasiswaan masih belum dapat dikatakan efektif untuk menunjang fungsi-fungsi Lembaga Kemahasiswaan.
Setelah itu di analisis akar permasalahan yang terjadi dari gejala tersebut. Berikut adalah akar-akar permasalahan yang terjadi di LK :
Metode :
1. Tidak ada integrasi dengan entitas luar yang terkait Dalam menjalankan fungsinya Lembaga Kemahasiswaan bekerja sama dengan entitas luar, dimana seharusnya terdapat sistem pelaporan kepada entitas luar ini dalam bentuk
transparansi dan evaluasi serta mempermudah fungsi kontrol jika entitas luar juga dapat mengetahui informasi yang sedang terjadi di dalam Lembaga Kemahasiswaan.
2. Penyimpaan databerkas tidak rapi dan sistematis Data atau informasi seharusnya disimpan secara baik, tertata, rapi dan sistematis agar mudah dalam pencarian yang membantu mempercepat eksekusi dan membantu dalam evaluasi. Pada kenyataannya databerkas ini menumpuk dan tidak tertata sehingga dalam pencarian data akan sulit karena masih harus mencari-cari diantara tumpukan kertas. Penyebab dari masalah ini adalah:
Sistem pendataan masih dilakukan secara manual
Sistem yang manual mengharuskan dokumen-dokumen yang ada dikumpulkan dalam bentuk fisik. Dokumen bentuk fisik ini sulit untuk diorganisir dan sulit dalam pencarian datanya.
Manusia :
1. Karyawan belum terlatih dalam penggunaan teknologi Dalam melakukan proses pengelolaan fungsi lembaga kemahasiswaan, karyawan dilatih untuk melakukan proses secara manual atau hanya dasar-dasar dalam pengelolaan. Sehingga, 1. Karyawan belum terlatih dalam penggunaan teknologi Dalam melakukan proses pengelolaan fungsi lembaga kemahasiswaan, karyawan dilatih untuk melakukan proses secara manual atau hanya dasar-dasar dalam pengelolaan. Sehingga,
2. Tidak ada etos kerja yang disiplin Pada proses administrasi, sering kali terjadi kesalahan akibat kelalaian yang dilakukan oleh
karyawan. Kelalaian ini terjadi karena tidak disiplinnya karyawan. Penyebab dari kerja yang tidak disiplin adalah:
Kurang diberlakukannya reward dan punishment sehingga karyawan tidak merasa
terikat dengan peraturan dan tidak merasa ada adanya apresiasi bagi karyawan yang melakukan sesuai dengan arahan.
3. Kewalahan dalam mengelola banyak data Banyak karyawan yang merasa beban yang terlalu untuk mengelola banyak data dari keseluruhan data yang masuk pada Lembaga Mahasiswa. Penyebab kewalahan ini adalah:
Sistem pendataan masih dilakukan secara manual
Alat
1. Server internet down Dalam sistem melakukan administrasi melalui online, kerap kali terjadi error akibat server yang sedang down akibat banyaknya pengguna yang sedang membuka laman tersebut. Sehingga,
hal tersebut dapat menganggu update data beasiswa. Server yang buruk ini disebabkan oleh:
Infrastruktur ITB yang belum mendukung sistem basis online
Server ITB masih belum menunjang kelonjakkan user sehingga terkadang masih sering terjadi error ketika user yang menggunakan melebihi kapasitas.
Banyak user yang menggunakan server ITB
User yang menggunakan server ITB sangatlah banyak, yaitu mahasiswa, pegawai, serta pengunjung yang hendak menggunakan internet.
3.2. System Improvement Objectives
Tujuan dari pembuatan sistem informasi pada Lembaga Kemahasiswaan adalah meminimasi waktu eksekusi
data dalam sistem dan meminimasi kesalahan baik saat eksekusi maupun evalusi fungsi kerja Lembaga
Kemahasiswaan. Meminimasi waktu eksekusi dan kesalahan pengelolaan dapat dilakukan dengan mengintegrasikan sistem informasi berbasis online agar seluruh data dapat ter-update dengan cepat dan teratur. Integrasi dengan sistem online ini pun melibatkan seluruh entitas luar yang terlibat agar dapat mengakses informasi dalam sistem sehingga data evaluasi bersifat transparan dan terhindar dari kesalahan. Tujuan tersebut ditetapkan karena masih terdapat banyak kesalahan dan waktu yang lama dalam pengelolaan fungsi Lembaga Kemahasiswaan yang disebabkan oleh data yang tidak menunjang, akses yang sulit untuk mendapatkan data yang akurat, dan kontrol yang kurang. Kontrol yang kurang ini disebabkan oleh beban kerja yang berat dan tidak melibatkan entitas luar yang terkait dalam fungsi kontrol.
3.3. Key Performance Indicators
Nonfunctional Requirement merupakan kebutuhan yang berkaitan dengan uraian fitur, karakteristik, dan atribut sistem. Kebutuhan ini tidak harus dipenuhi karena tidak akan memengaruhi fungsi kinerja sistem. Akan tetapi kebutuhan ini digunakan agar sistem informasi lebih berjalan dengan baik dan mudah digunakan. Nonfunctional requirement ini akan membatasi usulan solusi yang ada.
Berikut adalah tabel yang menjelaskan nonfunctional requirement dari sistem informasi Lembaga Kemahasiswaan:
Tabel 1 Nonfunctional Requirements
Nonfunctional Requirement Penjelasan
Performance
Sistem informasi yang mengintegrasikan antara LK dan entitas-entitas luar di luar LK seperti mahasiswa, mitra, dan program studi.
Sistem informasi menyimpan semua informasi yang dibutuhkan untuk mempermudah penggunaan, fungsi kontrol, dan perekapan.
Information
Sistem informasi memberikan informasi penerima beasiswa. Sistem informasi memberikan informasi kegiatan yang disetujui. Sistem informasi memberikan informasi kewirausahaan yang bekerja
sama.
Economics
Sistem informasi yang memiliki biaya perancangan dan pembangunan yang minimum.
Sistem informasi yang mengurangi biaya pencarian data karena sudah tersusun dan tersimpan dengan baik.
Control
Sistem informasi yang terjaga keamanan datanya sehingga tidak dapat dimanipulasi oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Sistem informasi hanya dapat diakses oleh pegawai LK dan pihak pihak luar tertentu yang telah disetujui oleh pihak LK.
Sistem informasi yang hanya menampilkan informasi yang dibutuhkan dan tidak menampilkan informasi yang bersifat privasi.
Efficiency
Sistem informasi dapat terhindar dari redundansi penyimpanan data sehingga tidak terjadi pemborosan memori.
Sistem informasi dapat terhindar dari redundansi penyimpanan data sehingga mengurangi terjadinya kesalahan penyimpanan data.
Sistem informasi dapat terhindar dari redundansi penyimpanan data sehingga memudahkan dalam update data yang nantinya akan mengurangi waktu update data.
Service
Sistem informasi mudah untuk dipelajari dan digunakan dengan adanya user interface yang baik.
Sistem informasi memberikan informasi yang dibutuhkan oleh user dengan cepat.
3.4. Critical Success Factors
Dalam menjalankan perbaikan sistem informasi di LK ITB dengan baik, maka terdapat faktor pendukung perbaikan tersebut, yaitu :
Dukungan dari ITB untuk membangun sistem informasi secara online
Permasalahan yang timbul dalam sistem, di awali dengan melakukan segala sesuatu secara manual sehingga banyak faktor kesalahan yang timbul. LK merupakan lembaga di dalam ITB, sehingga segala perubahan yang terjadi dalam LK membutuhkan dukungan dari ITB. ITB memiliki lembaga yang mengurusi perihal ITB, yaitu USDI. Sehingga apabila ITB mendukung dengan mengintegrasikan LK dengan USDI, maka sistem informasi secara online dapat tercipta.
Pemberitahuan dan pelatihan bagi pihak yang terkait perihal penggunaan sistem informasi yang akan diterapkan
Pelatihan ditujukan kepada para karyawan untuk meminimasi kesalahan dalam penggunaan sistem informasi. Pelatihan penggunaan dirasa tidak perlu untuk pihak-pihak diluar LK misalkan mahasiswa, karena pihak-pihak tersebut hanya memasukkan data yang diperlukan dalam menjalankan sistem. Oleh karena itu, pihak di luar LK hanya diberikan pemberitahuan cara penggunaan sistem secara online. Semisal dalam layanan kegiatan, mahasiswa hanya cukup mengakses suatu web dan memasukkan data yang di butuhkan untuk kegiatan yang diajukan.
Budaya organisasi yang disiplin dan baik
Dalam menjalankan sistem didalam LK, apabila karyawan melakukan kesalahan, tidak diberikan sanksi, sehingga kesalahan yang sama seringkali terulang. Selain itu, tidak ada jalur koordinasi dan komunikasi yang baik antar pihak, sehingga sering terjadi kesalahpahaman. Oleh karena itu, diperlukan budaya organisasi yan disiplin dan baik untuk mendukung perbaikan yang akan dijalani nantinya.
Dukungan dari semua pihak yang terkait dengan sistem yang ada di dalam LK
Dalam menjalankan sistem, LK tidak beridiri sendiri, akan tetapi banyak input dan output yang didapat dan dikeluarkan untuk pihak-pihak lain. Misalkan, dalam sistem beasiswa, dimana pemberi beasiswa didapat dari daftar perusahaan swasta ataupun dari pemerintah yang akan memberikan dana beasiswa. Apabila pihak tersebut tidak mendukung, maka sistem perbaikan tidak akan berjalan dengan baik. Sehingga, dibutuhkan dukungan dari pihak-pihak yang terkait dengan sistem yang ada didalam LK.
BAB IV REQUIREMENT ANALYSIS
4.1. Functional and Non-functional Requirement
Dalam merancang suatu sistem, tahap awal yang perlu dilakukan adalah perencanaan. Dalam tahap perencanaan, dilakukan identifikasi permasalahan yang terjadi didalam sistem dan kemudian menentukan kemungkinan solusi yang akan diterapkan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pihak dalam sistem. Setelah melakukan perencanaan, tahap selanjutnya adalah tahap analisis, dimana dilakukan analisis terhadap detil aktivitas-aktivitas serta entitas-entitas yang terkait pada sistem, yang selanjutnya akan menentukan spesifikasi kebutuhan aktivitas dan perbaikannya.
4.1.1. Functional Requirement
Dalam perbaikan, kebutuhan awal yang diperukan adalah kebutuhan fungsional, dimana didalamnya menjabarkan fitur-fitur yang dibutuhkan dalam sebuah sistem informasi. Fitur-fitur tersebut mendukung dalam menyelesaikan permasalahan yang terdapat di dalam perusahaan. Berikut adalah fitur-fitur yang dibutuhkan dalam sistem :
User Interface Requirement User Interface digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem informasi. Pengguna dalam sistem bukan hanya karyawan yang mengakses data dari sistem, melainkan pihak- pihak luar seperti mahasiswa dan mitra yang memberikan masukkan data ke dalam sistem. Misalkan, ketika mahasiswa akan mengajukan kegiatan, maka mahasiswa akan memberikan masukkan berupa proposal kegiatan kepada LK. Tampilan dalam menu utama yang baik dan user-friendly memudahkan pengguna untuk mengakses informasi serta memberikan data kepada sistem. Tampilan menu sebaiknya tidak penuh dengan kata-kata saja, akan tetapi terdapat gambar serta tombol, simbol, yang akan mendukung user interface requirement pada sistem informasi yang akan dibangun. Processing Requirement Processing requirement dibutuhkan untuk mendukung terciptanya kinerja sistem yang lebih baik kedepannya. Berikut adalah processing requirements yang terdapat didalam LK :
a) Sistem informasi yang merekap pengajuan kegiatan
b) Sistem informasi yang merekap kegiatan yang telah disetujui
c) Sistem informasi yang merekap data pemberi beasiswa
d) Sistem informasi yang merekap penerima beasiswa
e) Sistem informasi yang merekap pelaporan beasiswa Storage Requirement Kebutuhan dalam sistem untuk penyimpanan data adalah berupa record yang sesuai dengan data yang masuk kepada sistem. Record tersebut terdapat pada satu form tertentu sehingga akan memudahkan karyawan sebagai pengguna dalam mengakses informasi yang terdapat dalam form tersebut. Control Requirement Kontrol dalam sistem informasi LK terkait pada sistem notifikasidan keamanan konfirmasi akan suatu kegiatan dalam sistem. Pada sistem yang terdapat di LK, apabila terdapat pengajuan suatu kegiatan ataupun beasiswa maka pengajuan tersebut perlu dikonfirmasi terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang, bukan semata-mata dikonfimasi oleh karyawan. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem notifikasi konfirmasi kepada pihak berwenang agar tidak terjadi kesalahpahaman antar pihak dan memudahkan proses bisnis yang terdapat pada LK.
4.1.2. Non-functional Requirement
Untuk mengukur kinerja dalam rangka perbaikan sistem, maka perlu dibuat adanya indikator dan parameter yang dapat mengukur ketercapaian kinerja tersebut. Indikator ini merupakan faktor kuantitatif yang terukur untuk menentukan terbentuknya improvement. Indikator ini disebut dengan key performance indicator. Berikut key performance indicator yang digunakan untuk mengukur sistem informasi Lembaga Kemahasiswaan:
1. 100 data keperluan administrasi menggunakan sistem online. Sesuai dengan arahan dari Ketua Lembaga Kemahasiswaan, Bapak Brian, yaitu menginginkan bahwa seluruh data administrasi dilakukan secara online dan tidak menggunakan bentuk fisik atau hardcopy dalam pengumpulannya kepada Lembaga Kemahasiswaan. Maka salah satu indikatornya adalah seluruh data administrasi menggunakan sistem online. Sistem online ini mengurangi berkas yang menumpuk pada LK dan memudahkan dalam pencarian informasi dibandingkan harus mencari berkas yang menumpuk.
2. 100 data penerima beasiswa disimpan lengkap database. Lembaga Kemahasiswaan masih kurang dalam kontrol terhadap mahasiswa yang mendapatkan beasiswa karena jumlah mahasiswa yang sangat banyak. Padahal seharusnya Lembaga kemahasiswaan perlu untuk mengontrol mahasiswa yang menjadi penerima beasiswa untuk dapat dilihat kemajuan mahasiswa baik dalam bidang akademik maupun non-akademik. Untuk merekap dan mengontrol mahasiswa yang mendapatkan beasiswa, sistem informasi yang dibuat harus dapat menyimpan keseluruhan data mahasiswa penerima agar mempermudah kontrol dari Lembaga Kemahasiswaan.
3. 100 data kegiatan yang disetujui disimpan dalam database. Banyak kesalahan informasi yang terjadi dalam perizinan tempat karena banyak acara yang belum diizinkan oleh LK tetapi telah mendapatkan persetujuan tempat. Maka dari itu data kegiatan haruslah sudah lengkap termasuk acara dan tempatnya yang nantinya ketika kegiatan tersebut disetujui oleh LK, maka akan disimpan secara lengkap dalam database untuk mempermudah kontrol.
4. 100 data kewirausahaan yang bekerja sama disimpan dalam database. Banyak perusahaan yang bekerja sama untuk mepromosikan perusahaannya dalam rangka menarik mahasiswa ITB untuk ikut bergabung dengan perusahaan tersebut. Lembaga Kemahasiswaan sebagai wadah penyebar informasi yang juga dibutuhkan oleh mahasiswa yang mencari pekerjaan sangat diharuskan untuk mengelola informasi dengan baik agar tidak ada kesalahan yang terjadi yang dapat merusak kerja sama antara ITB dengan mitra.
5. 90 pegawai Lembaga Kemahasiswaan dapat menggunakan sistem informasi usulan yang dibuat. Sistem informasi yang sudah baik, tidak akan berjalan dengan baik sebagai mana seharusnya jika user yang menggunakan sistem tersebut belum terlatih. Hal ini pun yang menjadikan LK tidak menggunakan sistem informasi yang baik karena masih sedikitnya kemauan pegawai LK untuk mempelajari bagaimana menggunakan sistem informasi tersebut. Oleh karena itu sistem informasi harus dapat dengan mudah dipelajari dan digunakan oleh pegawai LK sehingga seluruh pegawai dapat menggunakannya dan tercapai tujuan dari penggunaan sistem informasi yang dibangun.
6. 80 pihak luar Lembaga Kemahasiswaan dapat menggunakan sistem informasi usulan yang dibuat. Pihak yang menggunakan sistem informasi ini bukan hanya pegawai LK, namun juga ada berbagai pihak dari luar
LK yaitu mitra yang memberi beasiswa, pihak dari program studi, mahasiswa, unit, himpunan dan beberapa entitas lainnya. Selain dibuat untuk mudah digunakan oleh pegawai, sistem informasi juga harus mudah digunakan dan dipelajari oleh pihak luar karena manfaat yang diinginkan oleh pembangunan sistem informasi ini adalah terciptanya integrasi antar divisi di dalam LK sendiri dan integrasi dengan pihak luar untuk mempermudah kontrol dan pertanggung jawaban. Maka dari itu, pihak luar juga harus dapat menggunakan sistem informasi dengan baik.
4.2. Process Requirement Definition
4.2.1. Proses Bisnis
Flowchart Proses Bisnis Usulan Lembaga Kemahasiswaan ITB
Mahasiswa
Seksi Asrama
Seksi Beasiswa
MitraPemerintah Anggaran Beasiswa
Kepala LK
Ketua Prodi
Dosen Pembina
Dekan Fakultas
Sarana Prasarana
Seksi Kompetisi
Seksi Non-kurikuler dan kemasyarakatan
Seksi Pengembangan Karakter
Seksi Karir Perusahaan Seksi Kewirausahaan
MULAI
Ingin menggunakan
kemasyarakatan kurikuler dan pelayanan ko-
Kegiatan HMJ
kesejahteraan dan Ingin menggunakan
pelayanan keprofesian dan pengembangan karakter mahasiswa pelayanan pengembangan kewirausahaan
Ingin menggunakan
Anggaran Beasiswa
Lowongan pekerjaan
kemahasiswaan mengadakan kegiatan
Ingin
Kegiatan UKM
Tidak
Ya
mengajukan beasiswa?
Ingin
Ya
mengajukan asrama? Ingin
Ya
kuota bidikmisi?
Apakah ada
Tidak
Apakah ada penawaran
pengembangan program beasiswa? Apa ada
Tidak
perseorangan Kegiatan
terdekat? karakter
Ingin mengikuti kejuaraan? lomba
Ya
Kegiatan TPB
n karakter diri? mengembangka Ingin
Ya
Me-request permohonan bidikmisi
permohonan Me-request beasiswa
Ingin melakukan masyarakat? pengabdian
pendaftaran online Melakukan
Syarat berkas bidikmisi
Syarat berkas beasiswa
Menunggu approval Ketua Prodi
Menunggu approval Dosen Pembina
Menunggu approval
Ya
Dekan Fakultas
Ingin melamar
Melakukan kegiatan
pekerjaan?
Ya
Apakah ada lowongan
pengembangan
Melakukan proses
pekerjaan
karakter
seleksi berkas dan
Melakukan proses seleksi beasiswa
tersedia? Ya
Melaksanakan kegiatan
Tidak
seleksi lainnya
Disetujui?
Mendaftarkan ke website
Ya
Membutuhkan pelatihan dan dana?
Tidak
Ingin pelatihan konseling? karir dan
Ya
seleksi asrama Pengumuman
seleksi beasiswa Pengumuman
Berkas lamaran pekerjaan Ya Apakah ada wirausaha pelatihan
Alert notifikasi
Ingin pelatihan wirausaha?
Ya
Tidak
mendapat Apakah asrama?
mendapat beasiswa? Apakah
Laporan
pelatihan karir Apakah ada
Mengumumkan dan
Mendaftarkan
Melaksanakan
proses seleksi
seleksi selanjutnya
melakukan proses
kegiatan KKN
selanjutnya
pelatihan wirausaha
pelatihan karir dan konseling
fasilitas asrama
beasiswa
Menunggu approval Ketua LK
bantuan dana dan Me-request rinciannya
kegiatan KKN terdekat? Apakah ada
Ya
Melakukan kegiatan pengabdian
Menggunakan dana dan mengadakan
pelatihan wirausaha Melakukan
pelatihan karir dan Melakukan
Disetujui?
peminjaman tempat
Menggunakan fasilitas ITB?
P as e h
Gambar 22 Flowchart Proses Bisnis Usulan
Proses bisnis merupakan segala proses yang terjadi di dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Berikut terlampir proses bisnis usulan untuk Lembaga Kemahasiswaan. Terjadi perubahan proses bisnis dari proses bisnis eksisting yaitu adanya sistem pelaporan dari LK kepada entitas luar sebagai bentuk integrasi informasi dengan seluruh entitas yang terlibat sehingga memudahkan fungsi kontrol dan bentuk tanggung jawab dan transparansi LK.
Destina R A K K – 13412086
Halaman 29 dari 49
4.2.2. Context Diagram
Konfirmasi Pengabdian Masyarakat Informasi Pengabdian Masyarakat
Kurikuler dan Seksi Non-
Kewirausahaan Seksi
Data Pendaftar Pendampingan dan Pelatihan Bisnis
Data Penerima Pendampingan dan Pelatihan Bisnis Data Permintaan Kerja Sama
Data Pendaftaran Pengabdian Masyarakat
Kemasyarakatan
Data Pendaftaran Kegiatan UKM Informasi Kerja Sama, Pendampingan dan Pelatihan Bisnis Konfirmasi Kegiatan UKM Konfirmasi Kerja Sama
Dosen Pembina
Konfirmasi Penerima Pelatihan dan Konseling
Data Pendaftaran Kegiatan TPB
Konfirmasi Kegiatan TPB
Seksi Karir
Approval Tempat
Dekan Fakultas
Informasi Pelatihan dan Konseling
Approval Penerima Pelatihan dan Konseling
Data Peminjaman Tempat Kegiatan
Sarana Prasana
Data Informasi Asrama Tersedia
Data Pendaftaran Kegiatan TPB
Seksi Asrama
Approval Kegiatan TPB
TPB
Data Lamaran Asrama Data Penerima Asrama
Approval Tempat Data Pendaftaran Kegiatan HMJ Approval Kegiatan HMJ
HMJ
Pengembangan
Karakter Seksi
Data Pemohon Pengembangan Karakter
Data Hasil Perkembangan
Pengembangan Karakter Konfirmasi Penerima Data Pengadaan Pengembangan Karakter
Data Pendaftaran Kegiatan UKM
Approval Tempat
Approval Kegiatan UKM
UKM
Approval Tempat
Laporan Beasiswa Tersedia
Mahasiswa
Ketua LK
Approval Kegiatan Mahasiswa
Approval Kegiatan TPB
Konfirmasi Penerima Pengembangan Karakter
Approval Kegiatan HMJ
Data Penerima Asrama
Konfirmasi Kegiatan UKM
Approval Kegiatan UKM
Laporan Peserta Pengembangan Karakter Konfirmasi Kegiatan TPB
Konfirmasi Kegiatan Mahasiswa
Konfirmasi Kegiatan HMJ
Data Pendaftaran Pelatihan Kompetisi Data Pendaftaran Kegiatan Mahasiswa Data Rekomendasi Beasiswa Data Pendaftaran Kompetisi