Sistem Pengadaan Barang Dan Bahan Untuk Kelancaran Operasional Dapur di Grand Swiss-belHotel Medan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Uraian Teoritis Kitchen Department (Dapur)
Kitchen Department adalah tempat untuk mengolah makanan. Oleh karena itu,
dapur harus bersih dan hygien. Ruang dapur perlu mendapat perhatian khusus, untuk
itu para ahli merancang ruang dapur sedemikian rupa supaya orang yang bekerja
merasa senang dan suka bekerja di dapur. Selain itu dapur juga harus dilengkapi
dengan berbagai jenis perlengkapan. Ahli masak dari perancis lebih mengutamakan
ruang dapur dari pada ruang lainnya karena menurut mereka cinta melalui makanan.
Ruang dapur berfungsi untuk mengolah makanan, yang setiap pekerjannya tidak lepas
dari api (Soekresno, 2001 : 21)
(P.H Bartono dan Ruffino E.M, 2006 : 45), Sebaiknya ruangan dapur harus
dibuat dari bahan yang tidak mudah terbakar, kuat dan mudah dibersihkan. Dapur
hotel mempunyai luas 40% dari restoran. Untuk menanggulangi seluruh kegiatan
pengolahan, dapur harus memiliki organisasi yang jelas menyangkut pembagian
seksi-seksi, fungsi-fungsi, tugas dan tanggung jawab masing-masing orang atau
bagian.
Perhitungan yang cermat didasarkan kepada luas arena dapur yang ada,
jumlah kamar hotel, jumlah unit penjualan yang ada, serta dikaitkan pula dengan
asumsi jumlah tamu yang datang secara rata-rata setiap harinya. (P.H Bartono dan
Ruffino E.M, 2006: 27) mengatakan :
7
Universitas Sumatera Utara
8
Fungsi utama ruangan di dalam dapur hotel adalah:
1. Pusat kegiatan, proses bahan makanan hotel.
2. Pusat kegiatan pengolahan makanan di hotel.
3. Pusat kegiatan masak-memasak makanan di hotel.
4. Alat pengukur reputasi dan image hotel melalui kualitas makanan.
Syarat-Syarat dapur hotel Internasional adalah :
1. Cukup Ventilasi
Pertukaran udara sangat penting di dapur agar sisa pembakaran di dapur
dapat keluar dengan sempurna misalnya dibuat jendela/ventilasi atau
corong asap/penyedot diatas kompor untuk mengeluarkan sisa
pembakaran. Selain itu untuk pertukaran udara, ventilasi juga berguna
untuk menghilangkan bau makanan.
2. Penerangan
Dapur harus cukup sinar, dapur yang gelap dan lembab akan
menimbulkan bau, mempercepat kuman-kuman berkembang, dan menjadi
sarang binatang seperti kecoa, lalat, semut, dan tikus. Pada malam dan
siang hari bila dapur kurang sinar matahari sebaiknya memakai lampu
pijar.
3. Lantai dan dinding
Lantai sebaiknya yang bertanggul, agar lebih mudah dibersihkan dari
kotoran dan lemak. Dinding sebaiknya dari bahan yang tidak mudah
terbakar. Dinding warna putih memberi kesan bersih dan ruangan menjadi
terang atau warna hijau (muda) karena warna itu tidak disukai lalat.
2.2 Section Kitchen di Hotel
Di hotel terdapat beberapa bagian yang membedakan tugas dan tanggung
jawab dari setiap staf, sehingga pekerjaan yang dilakukan akan beraturan sesuai
standard yang telah ditentukan pihak hotel.
(Soekresno, 2006: 81-83) Brigade dapur dibagi dalam beberapa seksi seperti
terlihat pada lampiran ini, dengan tugas yang khusus sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
9
1. Bagian Sauce (le saucier)
Bagian ini betugas menyiapkan makanan utama/pokok atau yang biasa
disebut sebagai MAIN COURSE seperti masakan daging sapi, daging ayam
dan ikan-ikan yang tidak dipanggang atau dimasak dalam oven, antara lain
makanan yang diproses masak dengan cara stewed, braised, boiled, grilled,
roasted, sauted, dan poache, juga membuat bermacam-macam saus yang
panas seperti sause demiglase, sause bechamel, sause veloute, butter sauce
dari masing-masing jenis. Uraian tugas dari bagian ini adalah:
1. Membuat stock (kaldu) dan sauce yang panas untuk menyertai daging
(meat), ikan (fish), dan unggas (poultry) ataupun binatang buruan.
2. Menyiapkan semua jenis sauce serta jenis daging, ikan, dan binatang
buruan, hingga siap untuk dihidangkan pada tamu.
2. Bagian Panggang-Panggangan (le rottisseur)
Bagian ini mengerjakan semua makanan yang dipanggang serta dimasak
dalam oven (grilled & roasted), dan juga makanan yang digoreng (deep fat
fried food) sepeti ikan, kentang dan berbagai makanan kecil lainnya. Juga
menyiapkan pendamping/pengering bahan makanan pokok seperti yang di
roast, tomat, jamur, dan yorkshire pudding serta roast gravy. Uraian tugas
dari bagian ini antara lain:
1. Bertanggung jawab atas semua hidangan jenis dari roast cooking.
2. Memasak semua jenis daging, unggas dan binatang buruan dengan proses
roasting dan grilling.
3. Membuat atau memasak ikan dengan proses grilling dan deep fat frying.
4. Memasak sayuran dan kentang dengan proses deep fat frying.
5. Membuat sauce dan garnish untuk makanan yang di olah bagian ini,
(garnish untuk classical food).
3.
Bagian Ikan (le poissonier)
Kecuali ikan yang dipanggang dan dimasak di dalam oven, bagian ini
menyiapkan semua makanan panas yang terbuat dari ikan berikut dengan
sausnya seperti Bonne-Femme, cardinal dan sebagainya. Sedangkan tugas
pembersihan dan memotong, dilakukan dalam suatu sub-bagian yang disebut
dengan Fish Manger di bagian dapur dingin (butcher). Uraian tugas bagian
Butcher :
1. Bidang ikan laut dan darat (tawar).
Memasak ikan (fish) dan hasil laut yang lainnya dengan proses memasak
kecuali grilling dan deep fat frying.
2. Membuat sauce panas dan garnish yang diperlukan untuk makanan yang
dihasilkan oleh bagian ini.
Universitas Sumatera Utara
10
4.
Bagian Sayur (I’entremettier)
Mengerjakan dan menyediakan semua hidangan pendamping makanan utama
(side dish), antara lain nasi, sayuran, kentang (kecuali yang digoreng), telur
dan makanan yang dibuat dari tepung seperti bakmi, spaghetti, raviolli,
gnochi, dan lain-lain. Juga sayuran sebagai pendamping/pengering makanan
pokok seperti wortel, kembang kol, bayam dan lainnya. Uraian tugas dari
bagaian sayur adalah:
1. Khusus bidang sayur-sayuran.
2. Memasak semua jenis makanan dari kentang selain dari proses deep fat
frying.
3. Memasak nasi dan berbagai jenis hidangan pasta (farinaseous).
4. Turut memasak telur untuk makan siang.
5.
Bagian Soup (le potager)
Di dalam suatu dapur yang cukup besar biasanya bagian ini dipisahkan karena
kesibukannya membuat soup, consomme, dan lain-lain, sedangkan dalam
suatu dapur kecil, bagian ini biasanya disatukan dengan bagian sayur. Uraian
tugas bagian ini adalah:
1. Khusus bagian kaldu (kuah) masakan.
2. Membuat semua jenis stock (kaldu) yang dibutuhkan oleh bagian soup ini.
3. Membuat atau memasak berbagai jenis soup panas.
4. Terkadang bagian ini tugas memasak untuk makanan siang.
6.
Dapur Makanan Dingin (le garde manger)
Bagian ini menyiapkan aneka makanan pembuka (appetizer) dingin, seperti
Russian, salad, sausage salad dan aneka saus dingin dan bagian ini
merupakan bagian yang cukup banyak hubungannya dengan bagian lain baik
dalam persiapan awal, menyiapkan dan juga mensupplai makanan daging
dingin, ayam juga memberikan dekorasi pada makanan dingin. Selain dari itu
juga membuat sandwich, canape, soup dingin, serta buah-buahan. Uraian
tugas bagian ini adalah:
1. Cold Buffet : Membuat semua makanan dingin untuk buffet, sandwiches,
canapes, dan makanan kecil untuk cocktail party.
2. Hor’s D’oeuvre : Membuat semua makanan pembangkit selera yaitu
appetizer atau hors d’oeuvre.
3. Membuat salad, dressing, sauce dingin, soup dingin dan dresser dari
buah-buah segar.
7.
Bagian Pengolahan Kue (le pattissier )
Bagian ini membuat berbagai macam kue, pudding, ice crem dan juga
membuat dan menyediakan keperluan bagian lain seperti bakmi, ravioli,
pastry dough, vol-au-vents, tartlette dan lain-lainnya. Tidak semua hotel
memiliki bagian ini terutama hotel sedang atau kecil, tergantung kebutuhan
Universitas Sumatera Utara
11
dan pertimbangan atas untung ruginya, bila lebih ekonomis membeli kue-kue,
ice cram, juga roti dan sejenisnya dari luar. Di bagian ini ada sub-bagian
pengolahan roti yang disebut dengan bakery, atau le boulanger. Uraian tugas
dari bagian ini adalah:
1. Khusus membuat roti-roti dan sejenis (tawar).
2. Membuat semua jenis roti (dengan ragi), seperti sandwiches, bread,
french bread, croissant, danish pastry.
3. Membuat kue-kue (dessert) yang dimasak melalui proses baking dan
umumnya di hidangkan panas.
2.3 Perencanaan Kebutuhan Barang dan Bahan Keperluan Hotel
Sebelum barang dan bahan untuk keperluan hotel yang akan di beli, terlebih
dahulu dilakukan perencanaan barang dan bahan. Perencanaan kebutuhan barang dan
bahan merupakan kegiatan jumlah dan jenis barang dan bahan yang akan diadakan
dalam rangka menjalankan kegiatan operasional di hotel atau instansi untuk dalam
jangka waktu tertentu.
2.3.1 Pembelian Persediaan Barang dan Bahan di Hotel
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies
dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun
untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan
sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran
persediaan, (Suarsana, 2007: 3)
(Suarsana, 2007: 81-84) Penyimpanan barang persediaan sangat besar
pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:
Universitas Sumatera Utara
12
1.
2.
3.
4.
Temperatur ruangan.
Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang.
Metode penyimpanan barang.
Sistem ventilasi.
Diadakannya persedian pada barang dan bahan di hotel cukup banyak
tujuannya, dimana untuk menjaga keawetan perusahaan dan memberikan citra yang
baik dari pelanggan kepada perusahaan, (Suarsana, 2007: 86) mengatakan :
1. Menjaga kontinuitas usaha.
2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk.
3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya.
4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal.
5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang.
6. Mencegah slow moving item.
Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General
Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily
Store, (Wiyasha, 2006: 31).
2.3.2 Cara Pembelian Persediaan Barang dan Bahan.
Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada
beberapa sistem atau cara pembelian barang yang dipergunakan. Sistem atau cara
pembelian barang oleh perusahaan disesuaikan pula dengan kemampuan finansial
perusahaan itu sendiri.
(Suarsana, 2007: 28-30) Ada beberapa sistem atau cara pembelian barang
yang umum dilakukan oleh bagian pembelian pada sebuah hotel antara lain:
Universitas Sumatera Utara
13
2.3.2.1 Pembelian Barang dan Bahan dengan Sistem Kontrak.
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti
dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulitsulit mencari supplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung
lamanya kontrak tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga
akan memudahkan di dalam penetapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini
karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan.
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok
bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang
penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia
di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).
2.3.2.2 Pembelian barang dan bahan secara harian.
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan
yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka
karyawan bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya,
biasanya dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang
tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali.
Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan
hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok
(supplier) yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier
yang telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.
Universitas Sumatera Utara
14
2.3.2.3 Pembelian Barang dan Bahan Secara Kuota Mingguan.
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya
dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam groceries, hal ini karena
pengiriman sekali dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis
bahan makanan groceries adalah sangat sesuai. Prosedur atau metode pembelian
dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian.
Pembelian cara kuota mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar
bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian
pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada
pemasok (supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima
daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian
pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok
bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.
2.3.2.4 Pembelian Barang dan Bahan Secara ‘Cash and Carry”.
Cara ini biasanya digunakan oleh bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam
jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah didapat. Pembelian dengan
cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat
yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah.
(Suarsana, 2007: 31) Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan
pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:
Universitas Sumatera Utara
15
a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu
pemasok saja.
b. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah
sedikit.
c. Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya
hanya melalui catalog.
d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika.
2.3.2.5 Pembelian Barang dan Bahan Secara Pembayaran Pesanan.
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran
memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi
kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas
bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di
dalam Menu.
2.3.3 Dokumen yang di Gunakan
Di hotel untuk melakukan permintaan barang dan bahan makanan dilakukan
sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Agar sistem pembelian dilakukan
dengan baik maka dibuat beberapa dokumen sebagai bukti bahwa telah terjadi proses
pembelian.
(Suarsana, 2007: 34-37) Beberapa macam dokumen yang digunakan oleh
bagian pembelian dalam pengadaan barang dan bahan di hotel yaitu:
2.3.3.1 Purchase Requisition (PR)
Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian
barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum
Universitas Sumatera Utara
16
stock barang. Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian
didistribusikan kepada:
1. Asli dikirim ke seksi cost control.
2. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing.
3. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang (storeroom) departemen outlet.
2.3.3.2 Purchase Order (PO)
Purchase order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barangbarang untuk kebutuhan operasional hotel. Prosedur pemesanan barang melalui
purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya:
1. Harus didukung dengan purchase requisition.
2. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price).
1.
2.
3.
4.
5.
Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada:
Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk.
Copy Pertama dikirim ke seksi cost control
Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi
pembelian).
Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable.
Copy Keempat arsip purchasing department.
Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus
diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:
1.
Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti
pemesanan barang.
2.
Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan
dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.
2.3.3.3 Memorandum Invoice (MI)
Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang
diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah
Universitas Sumatera Utara
17
diterima dengan baik. Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda
bukti barang masuk berupa memorandum invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap
satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum Invoice.
Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku apabila sudah ditandatangani
oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti:
1. Quantity and Quality Approved
2. Price approved
3. Received
Setelah Memorandum Invoice ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke
seksi:
1. Asli dikirim ke seksi cost control.
2. Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang.
3. Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip).
4. Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable.
5. Copy Keempat diberikan kepada supplier.
2.3.3.4 Daily Receiving Report (DRR)
Daily receiving report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan
barang untuk kebutuhan operasional hotel. Daily receiving report dapat
diklasifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:
1.
2.
3.
Daily Receiving Report Food.
Daily Receiving Report Beverage.
Daily Receiving Report Materials.
Tujuan membuat Daily receiving report antara lain:
1. Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima.
2. Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase
Order (PO).
3. Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai
dengan chart of Account.
4. Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang (Bincard/Cardex).
Universitas Sumatera Utara
18
2.3.3.5 Bincard
Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang. Dengan adanya metode bincard sangat membantu
petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam
pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.
2.3.3.6 Cardex
Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya,
harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang cardex digunakan sebagai
alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:
1. Jumlah nilai barang yang tersisa digudang Tingkat turn over.
2. Harga alokasi per unit barang.
3. Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel.
4. Mengetahui barang yang jarang dipakai.
5. Jumlah barang masuk dan keluar.
2.4
Prosedur Pembelian Persedian Barang dan Bahan.
Pembelian dilakukan melalui prosedur yang telah di tentukan agar tidak
terjadi kesalahpahaman. Prosedur dibuat untuk mengurangi kesalahan dalam
pembelian tersebut.
(I.B.M Wiyasha, 2006: 23-30) Tata cara pembelian yang biasa dilakukan oleh
hotel untuk pengadaan barang dan bahan yaitu:
Universitas Sumatera Utara
19
1. Purchase requisition dibuat oleh departemen yang memerlukan barang,
jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang. Purchase
Requisition juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang
tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. Purchase
Requisition pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian
didistribusikan pada:
1. Cost control, sebagai alat control.
2. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat Purchase Order.
3. Gudang atau departemen yang memerlukan.
2. Berdasarkan Purchase requisition yang dibuat, bagian pembelian akan
membuat Purchase order di mana harus mendapatkan persetujuan dari
Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung
dengan quotation analysis price. Purchase order pada umumnya dibuat
dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
1. Supplier untuk ditunjuk.
2. Cost control, sebagai control.
3. Gudang, sebagai informasi pembelian.
4. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat utang.
5. Purchasing, sebagai arsip.
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan Purchase order
yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke
hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan
barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan
Memorandum Invoice dan meminta persetujuan dari:
1. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya.
2. Cost control untuk persetujuan harga.
3. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang.
5.
Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan,
kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard
berdasarkan memorandum invoice.
6.
Sedangkan cost control berdasarkan salinan Purchase requisition,
Purchase order, Memorandum invoice akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada
hutang usaha.
Universitas Sumatera Utara
20
7.
Memorandum invoice setiap hari dipilih per jenis barang (food,
beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk
digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
2.5 Prosedur Penerimaan Barang dan Bahan
Seksi ini disebut Receiving (penerimaan barang). Tugas dan tanggung
jawabnya adalah menerima barang dan bahan komoditas untuk operasional
perusahaan yang masuk melalui bagian penerimaan sesuai dengan pesanan, meliputi
harga, kuantitas dan kualitas. Barang dan bahan yang secara resmi diterima oleh
penerimaan barang kemudian dilaporkan dalam laporan penerimaan (Receiving
report).
Suarsana, (2007: 48) mengatakan :
1. Menerima salinan order (purchase request) dari departemen pembelian
sebelum barang datang.
2. Barang- barang komoditas yang disampaikan oleh pemasok atau dari luar
haruslah disertai oleh faktur atau invoice dan dihitung ulang oleh bagian
penerimaan sesuai dengan satuannya.
3. Ditimbang ulang untuk menetapkan jumlah yang benar sesuai dengan
permintaan dalam order pembelian.
2.6 Prosedur Keluar Barang dan Bahan dari Gudang
Manajemen pergudangan atau penyimpanan (store) adalah salah satu mata
rantai pokok dalam keseluruhan gerak perusahaan, karena juga mencakup
perencanaan produksi, pemasaran, keuangan dan secara tidak langsung seluruh aspek
perusahaan. Suatu gudang haruslah mempunyai design bangunan yang baik, lokasi
yang strategis, mempunyai pengamanan yang cukup, ruangan penyimpanan yang
Universitas Sumatera Utara
21
cukup dan rak-rak penyimpanan. Setiap gudang dipimpin oleh seorang kepala gudang
(store keeper) yang klasifikasi jabatannya supervisor mengingat tanggung jawabnya
yang besar dan penting (Suarsana, 2007:130).
Tujuan dari penyimpanan barang dan bahan ini adalah agar persedian barang
dan bahan kebutuhan operasional perusahaan dapat tersedia dengan cukup dengan
resiko kerusakan atau kehilangan yang paling kecil, sehingga potensi operasional
perusahaan dapat berjalan dengan lancar karena tersedianya barang-barang kebutuhan
dengan cukup dan bermutu. Pengeluaran barang dan bahan adalah kegiatan
pengeluaran barang-barang dalam gudang penyimpanan yang dipakai untuk
operasional perusahaan dalam menjalankan usaha produksinya.
(Wiyasha, 2006: 87)Pergudangan untuk menyimpan barang dan bahan di
hotel terbagi 2 yaitu:
1. Daily store.
2. General store.
2.6.1 Daily Store
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa
makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau aktifitasnya setiap hari sangat
sibuk, jauh lebih sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general
store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan
terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut dengan daily store.
Universitas Sumatera Utara
22
Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah
ini;
1. Makanan yang cepat rusak (perishable).
2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).
3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food).
4. Makanan jenis sembako (groceries).
5. Jenis minuman (beverages).
2.6.1.1 Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buahbuahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih,
cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam,
sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak. Jenis bahan makanan
perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses
penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai
dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan
perishable ini disebut dengan chilled room.
Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Fasilitas
kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan sayuran dan buah perlu
penanganan yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan
yang benar, (Suarsana, 2007: 54) mengatakan :
1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci
terlebih dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang
mempunyai lubang-lubang agar udara bebas masuk.
2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu
banyak secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
Universitas Sumatera Utara
23
3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan
lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan
harus disimpan di ruangan pendingin.
4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih
dahulu sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat
memperpanjang daya tahan sayuran tersebut.
5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat
menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.
2.6.1.2 Makanan Jenis Dairy Product
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan
atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan
lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umumnya juga relatif
pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan
pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan
ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan
yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini
disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable
yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room). Bahan
Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood).
2.6.1.3 Makanan Jenis Sembako (Groceries)
Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako
seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan, kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-
Universitas Sumatera Utara
24
jenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.
Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur
udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang
normal atau sejuk antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.
Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall
atau supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya
masing-masing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap
saat dapat menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini.
2.6.1.4 Jenis Minuman (Beverages)
(Wiyasha, 2006 :40-41) Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang
daily store adalah:
1.
Soft Drink
Soft drink seperti Coca Cola (botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up,
Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara
antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.
2.
Hard Liqour
Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier,
Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan
minuman jenis ini diperlukan ruangan atau gudang dengan temperatur khusus
antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius. Ruangan dengan
temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam
keadaan fresh dan tidak cepat rusak.
3.
Wine/Champagne
Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya:
Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya.
Cara menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersamasama dengan minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau
draught beers, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis
Universitas Sumatera Utara
25
wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk,
antara 10 sampai dengan 16 derajat celsius, untuk menjaga agar minuman ini
tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam
keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi.
2.6.2
Pengeluaran Bahan Makanan dari Gudang.
Untuk mengendalikan pengeluaran bahan makanan dari gudang, manajemen
hotel dan restoran harus menentukan kebijakan yang mengatur pengeluaran bahan
makanan itu. Wewenang untuk mengeluarkan suatu barang dari gudang harus
diberikan hanya kepada pejabat tertentu. Misalnya, yang berhak mengeluarkan daging
segar hanya kepala dapur (chef de cuisine) dan wakil kepala dapur (sous chef de
cuisine), (Wiyasha, 2006: 60)
Kewenangan untuk mengeluarkan suatu barang ini dikoordinasikan ke bagian
gudang. Contoh tanda tangan pejabat yang berwenang untuk mengeluarkan barang ini
juga harus tersedia pada arsip gudang. Jadi bahan makanan itu hanya dapat
dikeluarkan dari gudang bila melalui formulir permintaan barang gudang yang
ditanda-tangani oleh pejabat yang berwenang, (Wiyasha, 2006: 63).
Daging, ikan, makanan laut (seafood), atau karkas unggas segar keluar dari
gudang, kartu daging bagian atas yang disertakan pada tempat bahan makanan
kemudian disertakan di formulir permintaan barang gudang untuk disampaikan ke
bagian pengendalian harga pokok makanan (food cost controller). Perlu dicatat
bahwa petugas gudang hanya mengeluarkan sejumlah barang yang diminta oleh
bagian atau departemen hotel seperti yang tercantum pada formulir permintaan
barang gudang.
Universitas Sumatera Utara
26
Melengkapi formulir permintaan barang gudang untuk makanan di atas adalah
departemen hotel yang memerlukan bahan makanan sesuai dengan jumlah yang
tertera pada formulir tersebut. Setelah permintaan dipenuhi, petugas gudang dan yang
menerima barang kemudiaan menandatangani formulir ini.
2.7 Kerjasama Pergudangan dengan Departemen Lain (Close Cooperation)
(Suarsana, 2007:104-106) Dalam kegiatan sehari-hari, staf bagian gudang atau
store keeper, bekerjasama yang sangat dekat dengan beberapa departemen/bagian lain
diantaranya dengan :
2.7.1
Bagian Pembelian
Kerjasama dengan bagian pembelian/ Purchasing dilakukan mulai sejak saat
bagian Gudang atau store membuat purchase requisition (permintaan pembelian
barang). Bagian purchasing melakukan pengisian pada kolom price comparison yaitu
nama dari tiga rekanan (supplier) dan lengkap dengan harganya yang diambilkan dari
daftar harga para rekanan yang ikut mengajukan harga ke pihak hotel. Setelah
memasukkan nama-nama rekanan dan dengan memilih harga yang paling murah,
barulah purchase requisition itu dikirim ke bagian pengendalian biaya untuk
dilakukan pengecekan kembali harga-harga tersebut.
Universitas Sumatera Utara
27
2.7.2
Bagian Pengendalian Biaya
Setelah ditentukan nama rekanan dengan harga yang terpilih atau yang
terendah dan setelah mendapatkan persetujuan dari Accounting Manager, maka
purchase requisition itu dikirim kembali ke bagian pembelian untuk segera diproses
menjadi purchase order. Salah satu lembaran (copy) dari Purchase Order yang sudah
jadi, diberikan kepada bagian gudang (store) untuk kemudian dipakai sebagai
pedoman dibagian penerima barang (receiving), pada saat barang dikirim oleh
rekanan yang bersangkutan.
2.7.3 Bagian Penerimaan Barang (Receiving)
Pada saat barang-barang pemesanan hotel diterima di area receiving, petugas
penerima barang harus menghubungi atau memanggil staf bagian gudang dan Cheff
untuk diajak bersama-sama melakukan pengecekan barang pesanan makanan dan
minuman. Jika semua pencatatan dan administrasi sudah dianggap sesuai dan tidak
ada masalah, maka bagian gudang dan pemakai barang/bahan ikut serta menandatangani Invoice atau nota pembelian atau pada formulir Memorandum Invoice yang
dibuat oleh staf bagian penerimaan barang/ Receiving.
2.7.4
Bagian Dapur (Executive Chef)
Kerjasama dengan Executive Chef yaitu dalam hal membicarakan keberadaan
barang dan spesifikasi barang. Oleh karena itu petugas bagian gudang perlu
senantiasa berkoordinasi dengan pihak dapur atau dengan cheff, karena dia yang
Universitas Sumatera Utara
28
paling mengetahui tentang kualitas dan spesifikasi dari berbagai jenis bahan makanan
yang tertera pada menu yang sudah dijual di restoran.
Universitas Sumatera Utara
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Uraian Teoritis Kitchen Department (Dapur)
Kitchen Department adalah tempat untuk mengolah makanan. Oleh karena itu,
dapur harus bersih dan hygien. Ruang dapur perlu mendapat perhatian khusus, untuk
itu para ahli merancang ruang dapur sedemikian rupa supaya orang yang bekerja
merasa senang dan suka bekerja di dapur. Selain itu dapur juga harus dilengkapi
dengan berbagai jenis perlengkapan. Ahli masak dari perancis lebih mengutamakan
ruang dapur dari pada ruang lainnya karena menurut mereka cinta melalui makanan.
Ruang dapur berfungsi untuk mengolah makanan, yang setiap pekerjannya tidak lepas
dari api (Soekresno, 2001 : 21)
(P.H Bartono dan Ruffino E.M, 2006 : 45), Sebaiknya ruangan dapur harus
dibuat dari bahan yang tidak mudah terbakar, kuat dan mudah dibersihkan. Dapur
hotel mempunyai luas 40% dari restoran. Untuk menanggulangi seluruh kegiatan
pengolahan, dapur harus memiliki organisasi yang jelas menyangkut pembagian
seksi-seksi, fungsi-fungsi, tugas dan tanggung jawab masing-masing orang atau
bagian.
Perhitungan yang cermat didasarkan kepada luas arena dapur yang ada,
jumlah kamar hotel, jumlah unit penjualan yang ada, serta dikaitkan pula dengan
asumsi jumlah tamu yang datang secara rata-rata setiap harinya. (P.H Bartono dan
Ruffino E.M, 2006: 27) mengatakan :
7
Universitas Sumatera Utara
8
Fungsi utama ruangan di dalam dapur hotel adalah:
1. Pusat kegiatan, proses bahan makanan hotel.
2. Pusat kegiatan pengolahan makanan di hotel.
3. Pusat kegiatan masak-memasak makanan di hotel.
4. Alat pengukur reputasi dan image hotel melalui kualitas makanan.
Syarat-Syarat dapur hotel Internasional adalah :
1. Cukup Ventilasi
Pertukaran udara sangat penting di dapur agar sisa pembakaran di dapur
dapat keluar dengan sempurna misalnya dibuat jendela/ventilasi atau
corong asap/penyedot diatas kompor untuk mengeluarkan sisa
pembakaran. Selain itu untuk pertukaran udara, ventilasi juga berguna
untuk menghilangkan bau makanan.
2. Penerangan
Dapur harus cukup sinar, dapur yang gelap dan lembab akan
menimbulkan bau, mempercepat kuman-kuman berkembang, dan menjadi
sarang binatang seperti kecoa, lalat, semut, dan tikus. Pada malam dan
siang hari bila dapur kurang sinar matahari sebaiknya memakai lampu
pijar.
3. Lantai dan dinding
Lantai sebaiknya yang bertanggul, agar lebih mudah dibersihkan dari
kotoran dan lemak. Dinding sebaiknya dari bahan yang tidak mudah
terbakar. Dinding warna putih memberi kesan bersih dan ruangan menjadi
terang atau warna hijau (muda) karena warna itu tidak disukai lalat.
2.2 Section Kitchen di Hotel
Di hotel terdapat beberapa bagian yang membedakan tugas dan tanggung
jawab dari setiap staf, sehingga pekerjaan yang dilakukan akan beraturan sesuai
standard yang telah ditentukan pihak hotel.
(Soekresno, 2006: 81-83) Brigade dapur dibagi dalam beberapa seksi seperti
terlihat pada lampiran ini, dengan tugas yang khusus sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
9
1. Bagian Sauce (le saucier)
Bagian ini betugas menyiapkan makanan utama/pokok atau yang biasa
disebut sebagai MAIN COURSE seperti masakan daging sapi, daging ayam
dan ikan-ikan yang tidak dipanggang atau dimasak dalam oven, antara lain
makanan yang diproses masak dengan cara stewed, braised, boiled, grilled,
roasted, sauted, dan poache, juga membuat bermacam-macam saus yang
panas seperti sause demiglase, sause bechamel, sause veloute, butter sauce
dari masing-masing jenis. Uraian tugas dari bagian ini adalah:
1. Membuat stock (kaldu) dan sauce yang panas untuk menyertai daging
(meat), ikan (fish), dan unggas (poultry) ataupun binatang buruan.
2. Menyiapkan semua jenis sauce serta jenis daging, ikan, dan binatang
buruan, hingga siap untuk dihidangkan pada tamu.
2. Bagian Panggang-Panggangan (le rottisseur)
Bagian ini mengerjakan semua makanan yang dipanggang serta dimasak
dalam oven (grilled & roasted), dan juga makanan yang digoreng (deep fat
fried food) sepeti ikan, kentang dan berbagai makanan kecil lainnya. Juga
menyiapkan pendamping/pengering bahan makanan pokok seperti yang di
roast, tomat, jamur, dan yorkshire pudding serta roast gravy. Uraian tugas
dari bagian ini antara lain:
1. Bertanggung jawab atas semua hidangan jenis dari roast cooking.
2. Memasak semua jenis daging, unggas dan binatang buruan dengan proses
roasting dan grilling.
3. Membuat atau memasak ikan dengan proses grilling dan deep fat frying.
4. Memasak sayuran dan kentang dengan proses deep fat frying.
5. Membuat sauce dan garnish untuk makanan yang di olah bagian ini,
(garnish untuk classical food).
3.
Bagian Ikan (le poissonier)
Kecuali ikan yang dipanggang dan dimasak di dalam oven, bagian ini
menyiapkan semua makanan panas yang terbuat dari ikan berikut dengan
sausnya seperti Bonne-Femme, cardinal dan sebagainya. Sedangkan tugas
pembersihan dan memotong, dilakukan dalam suatu sub-bagian yang disebut
dengan Fish Manger di bagian dapur dingin (butcher). Uraian tugas bagian
Butcher :
1. Bidang ikan laut dan darat (tawar).
Memasak ikan (fish) dan hasil laut yang lainnya dengan proses memasak
kecuali grilling dan deep fat frying.
2. Membuat sauce panas dan garnish yang diperlukan untuk makanan yang
dihasilkan oleh bagian ini.
Universitas Sumatera Utara
10
4.
Bagian Sayur (I’entremettier)
Mengerjakan dan menyediakan semua hidangan pendamping makanan utama
(side dish), antara lain nasi, sayuran, kentang (kecuali yang digoreng), telur
dan makanan yang dibuat dari tepung seperti bakmi, spaghetti, raviolli,
gnochi, dan lain-lain. Juga sayuran sebagai pendamping/pengering makanan
pokok seperti wortel, kembang kol, bayam dan lainnya. Uraian tugas dari
bagaian sayur adalah:
1. Khusus bidang sayur-sayuran.
2. Memasak semua jenis makanan dari kentang selain dari proses deep fat
frying.
3. Memasak nasi dan berbagai jenis hidangan pasta (farinaseous).
4. Turut memasak telur untuk makan siang.
5.
Bagian Soup (le potager)
Di dalam suatu dapur yang cukup besar biasanya bagian ini dipisahkan karena
kesibukannya membuat soup, consomme, dan lain-lain, sedangkan dalam
suatu dapur kecil, bagian ini biasanya disatukan dengan bagian sayur. Uraian
tugas bagian ini adalah:
1. Khusus bagian kaldu (kuah) masakan.
2. Membuat semua jenis stock (kaldu) yang dibutuhkan oleh bagian soup ini.
3. Membuat atau memasak berbagai jenis soup panas.
4. Terkadang bagian ini tugas memasak untuk makanan siang.
6.
Dapur Makanan Dingin (le garde manger)
Bagian ini menyiapkan aneka makanan pembuka (appetizer) dingin, seperti
Russian, salad, sausage salad dan aneka saus dingin dan bagian ini
merupakan bagian yang cukup banyak hubungannya dengan bagian lain baik
dalam persiapan awal, menyiapkan dan juga mensupplai makanan daging
dingin, ayam juga memberikan dekorasi pada makanan dingin. Selain dari itu
juga membuat sandwich, canape, soup dingin, serta buah-buahan. Uraian
tugas bagian ini adalah:
1. Cold Buffet : Membuat semua makanan dingin untuk buffet, sandwiches,
canapes, dan makanan kecil untuk cocktail party.
2. Hor’s D’oeuvre : Membuat semua makanan pembangkit selera yaitu
appetizer atau hors d’oeuvre.
3. Membuat salad, dressing, sauce dingin, soup dingin dan dresser dari
buah-buah segar.
7.
Bagian Pengolahan Kue (le pattissier )
Bagian ini membuat berbagai macam kue, pudding, ice crem dan juga
membuat dan menyediakan keperluan bagian lain seperti bakmi, ravioli,
pastry dough, vol-au-vents, tartlette dan lain-lainnya. Tidak semua hotel
memiliki bagian ini terutama hotel sedang atau kecil, tergantung kebutuhan
Universitas Sumatera Utara
11
dan pertimbangan atas untung ruginya, bila lebih ekonomis membeli kue-kue,
ice cram, juga roti dan sejenisnya dari luar. Di bagian ini ada sub-bagian
pengolahan roti yang disebut dengan bakery, atau le boulanger. Uraian tugas
dari bagian ini adalah:
1. Khusus membuat roti-roti dan sejenis (tawar).
2. Membuat semua jenis roti (dengan ragi), seperti sandwiches, bread,
french bread, croissant, danish pastry.
3. Membuat kue-kue (dessert) yang dimasak melalui proses baking dan
umumnya di hidangkan panas.
2.3 Perencanaan Kebutuhan Barang dan Bahan Keperluan Hotel
Sebelum barang dan bahan untuk keperluan hotel yang akan di beli, terlebih
dahulu dilakukan perencanaan barang dan bahan. Perencanaan kebutuhan barang dan
bahan merupakan kegiatan jumlah dan jenis barang dan bahan yang akan diadakan
dalam rangka menjalankan kegiatan operasional di hotel atau instansi untuk dalam
jangka waktu tertentu.
2.3.1 Pembelian Persediaan Barang dan Bahan di Hotel
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies
dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun
untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan
sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran
persediaan, (Suarsana, 2007: 3)
(Suarsana, 2007: 81-84) Penyimpanan barang persediaan sangat besar
pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:
Universitas Sumatera Utara
12
1.
2.
3.
4.
Temperatur ruangan.
Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang.
Metode penyimpanan barang.
Sistem ventilasi.
Diadakannya persedian pada barang dan bahan di hotel cukup banyak
tujuannya, dimana untuk menjaga keawetan perusahaan dan memberikan citra yang
baik dari pelanggan kepada perusahaan, (Suarsana, 2007: 86) mengatakan :
1. Menjaga kontinuitas usaha.
2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk.
3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya.
4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal.
5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang.
6. Mencegah slow moving item.
Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General
Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily
Store, (Wiyasha, 2006: 31).
2.3.2 Cara Pembelian Persediaan Barang dan Bahan.
Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada
beberapa sistem atau cara pembelian barang yang dipergunakan. Sistem atau cara
pembelian barang oleh perusahaan disesuaikan pula dengan kemampuan finansial
perusahaan itu sendiri.
(Suarsana, 2007: 28-30) Ada beberapa sistem atau cara pembelian barang
yang umum dilakukan oleh bagian pembelian pada sebuah hotel antara lain:
Universitas Sumatera Utara
13
2.3.2.1 Pembelian Barang dan Bahan dengan Sistem Kontrak.
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti
dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulitsulit mencari supplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung
lamanya kontrak tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga
akan memudahkan di dalam penetapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini
karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan.
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok
bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang
penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia
di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).
2.3.2.2 Pembelian barang dan bahan secara harian.
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan
yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka
karyawan bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya,
biasanya dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang
tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali.
Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan
hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok
(supplier) yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier
yang telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.
Universitas Sumatera Utara
14
2.3.2.3 Pembelian Barang dan Bahan Secara Kuota Mingguan.
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya
dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam groceries, hal ini karena
pengiriman sekali dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis
bahan makanan groceries adalah sangat sesuai. Prosedur atau metode pembelian
dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian.
Pembelian cara kuota mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar
bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian
pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada
pemasok (supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima
daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian
pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok
bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.
2.3.2.4 Pembelian Barang dan Bahan Secara ‘Cash and Carry”.
Cara ini biasanya digunakan oleh bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam
jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah didapat. Pembelian dengan
cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat
yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah.
(Suarsana, 2007: 31) Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan
pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:
Universitas Sumatera Utara
15
a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu
pemasok saja.
b. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah
sedikit.
c. Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya
hanya melalui catalog.
d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika.
2.3.2.5 Pembelian Barang dan Bahan Secara Pembayaran Pesanan.
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran
memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi
kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas
bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di
dalam Menu.
2.3.3 Dokumen yang di Gunakan
Di hotel untuk melakukan permintaan barang dan bahan makanan dilakukan
sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Agar sistem pembelian dilakukan
dengan baik maka dibuat beberapa dokumen sebagai bukti bahwa telah terjadi proses
pembelian.
(Suarsana, 2007: 34-37) Beberapa macam dokumen yang digunakan oleh
bagian pembelian dalam pengadaan barang dan bahan di hotel yaitu:
2.3.3.1 Purchase Requisition (PR)
Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian
barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum
Universitas Sumatera Utara
16
stock barang. Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian
didistribusikan kepada:
1. Asli dikirim ke seksi cost control.
2. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing.
3. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang (storeroom) departemen outlet.
2.3.3.2 Purchase Order (PO)
Purchase order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barangbarang untuk kebutuhan operasional hotel. Prosedur pemesanan barang melalui
purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya:
1. Harus didukung dengan purchase requisition.
2. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price).
1.
2.
3.
4.
5.
Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada:
Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk.
Copy Pertama dikirim ke seksi cost control
Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi
pembelian).
Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable.
Copy Keempat arsip purchasing department.
Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus
diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:
1.
Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti
pemesanan barang.
2.
Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan
dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.
2.3.3.3 Memorandum Invoice (MI)
Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang
diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah
Universitas Sumatera Utara
17
diterima dengan baik. Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda
bukti barang masuk berupa memorandum invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap
satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum Invoice.
Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku apabila sudah ditandatangani
oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti:
1. Quantity and Quality Approved
2. Price approved
3. Received
Setelah Memorandum Invoice ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke
seksi:
1. Asli dikirim ke seksi cost control.
2. Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang.
3. Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip).
4. Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable.
5. Copy Keempat diberikan kepada supplier.
2.3.3.4 Daily Receiving Report (DRR)
Daily receiving report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan
barang untuk kebutuhan operasional hotel. Daily receiving report dapat
diklasifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:
1.
2.
3.
Daily Receiving Report Food.
Daily Receiving Report Beverage.
Daily Receiving Report Materials.
Tujuan membuat Daily receiving report antara lain:
1. Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima.
2. Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase
Order (PO).
3. Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai
dengan chart of Account.
4. Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang (Bincard/Cardex).
Universitas Sumatera Utara
18
2.3.3.5 Bincard
Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang. Dengan adanya metode bincard sangat membantu
petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam
pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.
2.3.3.6 Cardex
Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya,
harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang cardex digunakan sebagai
alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:
1. Jumlah nilai barang yang tersisa digudang Tingkat turn over.
2. Harga alokasi per unit barang.
3. Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel.
4. Mengetahui barang yang jarang dipakai.
5. Jumlah barang masuk dan keluar.
2.4
Prosedur Pembelian Persedian Barang dan Bahan.
Pembelian dilakukan melalui prosedur yang telah di tentukan agar tidak
terjadi kesalahpahaman. Prosedur dibuat untuk mengurangi kesalahan dalam
pembelian tersebut.
(I.B.M Wiyasha, 2006: 23-30) Tata cara pembelian yang biasa dilakukan oleh
hotel untuk pengadaan barang dan bahan yaitu:
Universitas Sumatera Utara
19
1. Purchase requisition dibuat oleh departemen yang memerlukan barang,
jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang. Purchase
Requisition juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang
tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. Purchase
Requisition pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian
didistribusikan pada:
1. Cost control, sebagai alat control.
2. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat Purchase Order.
3. Gudang atau departemen yang memerlukan.
2. Berdasarkan Purchase requisition yang dibuat, bagian pembelian akan
membuat Purchase order di mana harus mendapatkan persetujuan dari
Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung
dengan quotation analysis price. Purchase order pada umumnya dibuat
dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
1. Supplier untuk ditunjuk.
2. Cost control, sebagai control.
3. Gudang, sebagai informasi pembelian.
4. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat utang.
5. Purchasing, sebagai arsip.
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan Purchase order
yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke
hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan
barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan
Memorandum Invoice dan meminta persetujuan dari:
1. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya.
2. Cost control untuk persetujuan harga.
3. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang.
5.
Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan,
kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard
berdasarkan memorandum invoice.
6.
Sedangkan cost control berdasarkan salinan Purchase requisition,
Purchase order, Memorandum invoice akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada
hutang usaha.
Universitas Sumatera Utara
20
7.
Memorandum invoice setiap hari dipilih per jenis barang (food,
beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk
digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
2.5 Prosedur Penerimaan Barang dan Bahan
Seksi ini disebut Receiving (penerimaan barang). Tugas dan tanggung
jawabnya adalah menerima barang dan bahan komoditas untuk operasional
perusahaan yang masuk melalui bagian penerimaan sesuai dengan pesanan, meliputi
harga, kuantitas dan kualitas. Barang dan bahan yang secara resmi diterima oleh
penerimaan barang kemudian dilaporkan dalam laporan penerimaan (Receiving
report).
Suarsana, (2007: 48) mengatakan :
1. Menerima salinan order (purchase request) dari departemen pembelian
sebelum barang datang.
2. Barang- barang komoditas yang disampaikan oleh pemasok atau dari luar
haruslah disertai oleh faktur atau invoice dan dihitung ulang oleh bagian
penerimaan sesuai dengan satuannya.
3. Ditimbang ulang untuk menetapkan jumlah yang benar sesuai dengan
permintaan dalam order pembelian.
2.6 Prosedur Keluar Barang dan Bahan dari Gudang
Manajemen pergudangan atau penyimpanan (store) adalah salah satu mata
rantai pokok dalam keseluruhan gerak perusahaan, karena juga mencakup
perencanaan produksi, pemasaran, keuangan dan secara tidak langsung seluruh aspek
perusahaan. Suatu gudang haruslah mempunyai design bangunan yang baik, lokasi
yang strategis, mempunyai pengamanan yang cukup, ruangan penyimpanan yang
Universitas Sumatera Utara
21
cukup dan rak-rak penyimpanan. Setiap gudang dipimpin oleh seorang kepala gudang
(store keeper) yang klasifikasi jabatannya supervisor mengingat tanggung jawabnya
yang besar dan penting (Suarsana, 2007:130).
Tujuan dari penyimpanan barang dan bahan ini adalah agar persedian barang
dan bahan kebutuhan operasional perusahaan dapat tersedia dengan cukup dengan
resiko kerusakan atau kehilangan yang paling kecil, sehingga potensi operasional
perusahaan dapat berjalan dengan lancar karena tersedianya barang-barang kebutuhan
dengan cukup dan bermutu. Pengeluaran barang dan bahan adalah kegiatan
pengeluaran barang-barang dalam gudang penyimpanan yang dipakai untuk
operasional perusahaan dalam menjalankan usaha produksinya.
(Wiyasha, 2006: 87)Pergudangan untuk menyimpan barang dan bahan di
hotel terbagi 2 yaitu:
1. Daily store.
2. General store.
2.6.1 Daily Store
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa
makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau aktifitasnya setiap hari sangat
sibuk, jauh lebih sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general
store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan
terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut dengan daily store.
Universitas Sumatera Utara
22
Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah
ini;
1. Makanan yang cepat rusak (perishable).
2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).
3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food).
4. Makanan jenis sembako (groceries).
5. Jenis minuman (beverages).
2.6.1.1 Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buahbuahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih,
cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam,
sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak. Jenis bahan makanan
perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses
penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai
dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan
perishable ini disebut dengan chilled room.
Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Fasilitas
kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan sayuran dan buah perlu
penanganan yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan
yang benar, (Suarsana, 2007: 54) mengatakan :
1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci
terlebih dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang
mempunyai lubang-lubang agar udara bebas masuk.
2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu
banyak secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
Universitas Sumatera Utara
23
3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan
lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan
harus disimpan di ruangan pendingin.
4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih
dahulu sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat
memperpanjang daya tahan sayuran tersebut.
5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat
menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.
2.6.1.2 Makanan Jenis Dairy Product
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan
atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan
lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umumnya juga relatif
pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan
pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan
ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan
yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini
disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable
yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room). Bahan
Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood).
2.6.1.3 Makanan Jenis Sembako (Groceries)
Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako
seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan, kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-
Universitas Sumatera Utara
24
jenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.
Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur
udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang
normal atau sejuk antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.
Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall
atau supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya
masing-masing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap
saat dapat menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini.
2.6.1.4 Jenis Minuman (Beverages)
(Wiyasha, 2006 :40-41) Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang
daily store adalah:
1.
Soft Drink
Soft drink seperti Coca Cola (botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up,
Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara
antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.
2.
Hard Liqour
Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier,
Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan
minuman jenis ini diperlukan ruangan atau gudang dengan temperatur khusus
antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius. Ruangan dengan
temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam
keadaan fresh dan tidak cepat rusak.
3.
Wine/Champagne
Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya:
Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya.
Cara menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersamasama dengan minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau
draught beers, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis
Universitas Sumatera Utara
25
wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk,
antara 10 sampai dengan 16 derajat celsius, untuk menjaga agar minuman ini
tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam
keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi.
2.6.2
Pengeluaran Bahan Makanan dari Gudang.
Untuk mengendalikan pengeluaran bahan makanan dari gudang, manajemen
hotel dan restoran harus menentukan kebijakan yang mengatur pengeluaran bahan
makanan itu. Wewenang untuk mengeluarkan suatu barang dari gudang harus
diberikan hanya kepada pejabat tertentu. Misalnya, yang berhak mengeluarkan daging
segar hanya kepala dapur (chef de cuisine) dan wakil kepala dapur (sous chef de
cuisine), (Wiyasha, 2006: 60)
Kewenangan untuk mengeluarkan suatu barang ini dikoordinasikan ke bagian
gudang. Contoh tanda tangan pejabat yang berwenang untuk mengeluarkan barang ini
juga harus tersedia pada arsip gudang. Jadi bahan makanan itu hanya dapat
dikeluarkan dari gudang bila melalui formulir permintaan barang gudang yang
ditanda-tangani oleh pejabat yang berwenang, (Wiyasha, 2006: 63).
Daging, ikan, makanan laut (seafood), atau karkas unggas segar keluar dari
gudang, kartu daging bagian atas yang disertakan pada tempat bahan makanan
kemudian disertakan di formulir permintaan barang gudang untuk disampaikan ke
bagian pengendalian harga pokok makanan (food cost controller). Perlu dicatat
bahwa petugas gudang hanya mengeluarkan sejumlah barang yang diminta oleh
bagian atau departemen hotel seperti yang tercantum pada formulir permintaan
barang gudang.
Universitas Sumatera Utara
26
Melengkapi formulir permintaan barang gudang untuk makanan di atas adalah
departemen hotel yang memerlukan bahan makanan sesuai dengan jumlah yang
tertera pada formulir tersebut. Setelah permintaan dipenuhi, petugas gudang dan yang
menerima barang kemudiaan menandatangani formulir ini.
2.7 Kerjasama Pergudangan dengan Departemen Lain (Close Cooperation)
(Suarsana, 2007:104-106) Dalam kegiatan sehari-hari, staf bagian gudang atau
store keeper, bekerjasama yang sangat dekat dengan beberapa departemen/bagian lain
diantaranya dengan :
2.7.1
Bagian Pembelian
Kerjasama dengan bagian pembelian/ Purchasing dilakukan mulai sejak saat
bagian Gudang atau store membuat purchase requisition (permintaan pembelian
barang). Bagian purchasing melakukan pengisian pada kolom price comparison yaitu
nama dari tiga rekanan (supplier) dan lengkap dengan harganya yang diambilkan dari
daftar harga para rekanan yang ikut mengajukan harga ke pihak hotel. Setelah
memasukkan nama-nama rekanan dan dengan memilih harga yang paling murah,
barulah purchase requisition itu dikirim ke bagian pengendalian biaya untuk
dilakukan pengecekan kembali harga-harga tersebut.
Universitas Sumatera Utara
27
2.7.2
Bagian Pengendalian Biaya
Setelah ditentukan nama rekanan dengan harga yang terpilih atau yang
terendah dan setelah mendapatkan persetujuan dari Accounting Manager, maka
purchase requisition itu dikirim kembali ke bagian pembelian untuk segera diproses
menjadi purchase order. Salah satu lembaran (copy) dari Purchase Order yang sudah
jadi, diberikan kepada bagian gudang (store) untuk kemudian dipakai sebagai
pedoman dibagian penerima barang (receiving), pada saat barang dikirim oleh
rekanan yang bersangkutan.
2.7.3 Bagian Penerimaan Barang (Receiving)
Pada saat barang-barang pemesanan hotel diterima di area receiving, petugas
penerima barang harus menghubungi atau memanggil staf bagian gudang dan Cheff
untuk diajak bersama-sama melakukan pengecekan barang pesanan makanan dan
minuman. Jika semua pencatatan dan administrasi sudah dianggap sesuai dan tidak
ada masalah, maka bagian gudang dan pemakai barang/bahan ikut serta menandatangani Invoice atau nota pembelian atau pada formulir Memorandum Invoice yang
dibuat oleh staf bagian penerimaan barang/ Receiving.
2.7.4
Bagian Dapur (Executive Chef)
Kerjasama dengan Executive Chef yaitu dalam hal membicarakan keberadaan
barang dan spesifikasi barang. Oleh karena itu petugas bagian gudang perlu
senantiasa berkoordinasi dengan pihak dapur atau dengan cheff, karena dia yang
Universitas Sumatera Utara
28
paling mengetahui tentang kualitas dan spesifikasi dari berbagai jenis bahan makanan
yang tertera pada menu yang sudah dijual di restoran.
Universitas Sumatera Utara