Sistem Pengadaan Barang Dan Bahan Untuk Kelancaran Operasional Dapur di Grand Swiss-belHotel Medan

DAFTAR PUSTAKA

P.H Bartono dan Ruffino E.M. 2006. Dasar-Dasar Food Product, Yogyakarta : Andi.

Soekresno. 2001. Manajemen Food and Beverages Service Hotel, Jakarta : PT. Gramedia Pustaka.

Suarsana, Nyoman. 2007. Siklus Pengadaan Barang, Yogyakarta : Graha Ilmu. Wiyasma. I.B.M. 2006. Food & Beverage Cost Control, Edisi I. Yogyakarta : Andi Wiyasma. I.B.M. 2006. Food & Beverage Cost Control, Edisi II. Yogyakarta :

BAB III

GAMBARAN UMUM TENTANG GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN

3.1 Sejarah Berdirinya Grand Swiss-belhotel Medan

Hotel berbintang lima ini terletak di Medan yang merupakan kota terbesar ketiga di Indonesia dan sekaligus merupakan ibukota Sumatera Utara. Terletak tidak jauh dari Bandara Udara International Polonia, hotel ini dapat diakses dengan mudah. Selain karena fasilitasnya yang modern seperti kamar tamu yang nyaman, restoran, kolam renang, pelayanan spa, lokasinya yang dekat dengan Cambridge Condominiums dan pusat perbelanjaan menjadikan hotel ini pilihan mudah bagi para tamu untuk mengunjungi pusat kota. Tempat-tempat menarik disekitar hotel ini di antaranya Masjid Raya Medan, Istana Maimun, Rahmad Galery dan area Resort Brastagi. Para pebisnis juga dapat menikmati fasilitas dan layanan baik di hotel ini karena hotel ini juga memiliki business center dan ruang pertemuan.

Grand Swiss-belhotel Medan letaknya strategis, dapat ditempuh hanya dalam waktu lima belas menit saja dari Bandara Polonia Medan. Berdiri dan mulai beroperasi September 2008 di bawah pimpinan Christoper Maclean, dengan jumlah yang relative masih sedikit dan hanya dilantai 8 dan 9 yang sudah siap dijual (vacant ready). Memasuki tahun pertama, Grand Swiss-belhotel Medan menambah lagi beberapa kamar yang saat itu pengerjaanya belum selesai dan akan diselesaikan diawal tahun 2010.

Kemudian diawal tahun 2010 pimpinan perusahan (General Manager) ini dipegang oleh seorang dengan kebangsaan Malaysia yang bernama David Tai. Beliau terkenal lebih kaku dibandingkan General Manager sebelumnya, dan selalu mengutamakan prosedur serta peraturan yang sebelumnya masih terdapat toleransi yang cukukp tinggi kepada para pegawai bahkan owner dari hotel ini.

Pada tahun 2011, kepemimpinan Grand Swiss-belhotel Medan kepada David Richard O’Hanlon yang juga merupakan seorang yang berkebangsaan barat, yaitu dari Irlandia. Dengan kepemimpinan baru ini, Grand Swiss-belhotel Medan sudah beroperasi sepenuhnya., karena sebelumya kamar yang sudah selesai ketika perusahaan dipimpin oleh David Tai yang sekarang sudah berjumlah 242 kamar.

3.2 Fasilitas Yang Dimiliki Hotel

Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh Grand Swiss-belhotel Medan yaitu : 3.2.1 Kamar

Saat ini Grand Swiss-belhotel Medan mempunyai 242 kamar berlantai karpet dengan fasilitas yang dimiliki di dalam kamar hotel. Adapun jenis-jenis kamar yang dimiliki Grand Swiss-belhotel Medan yaitu :

1. Deluxe Room Sebanyak 112 Kamar Fasilitas di dalam kamar adalah : twin or double bed, internet, bathroom,

shower, tv cable, air conditioning, mini bar.

2. Superior Deluxe Room Sebanyak 103 Kamar

Fasilitas di dalam kamar adalah : twin or double bed, internet, telephone, bathroom, shower, tv cable,air conditioning, mini bar.

Gambar 3: Kamar Superior Deluxe Room

3. Grand Deluxe Room sebanyak 14 kamar

Fasilitas di dalam kamar adalah : twin or double bed, internet, telephone, bathroom, shower, tv cable, bigger room, air conditioning, mini bar, extra bed available.

4. Suite Room sebanyak 6 kamar

Fasilitas di dalam kamar ini yaitu : twin or double bed, internet, telephone, bathroom, shower, tv cable, air conditioning, mini bar, living pool, dvd player, sofa, lounge, dining room.

5. Presidensial Room sebanyak 1 kamar, memiliki fasilitas yang paling lengkap diantara kamar-kamar lain yang dimiliki Grand Swiss-belhotel Medan.

Gambar 4: Kamar Presidensial Room

3.2.2 Food and Beverages

1. The Rendez-vous Lobby Lounge

Terletak di area lobi. Disediakan untuk pebisnis atau bersantai sambil minum dengan teman-teman atau rekan di lounge. Beberapa menu makanan ringan yang ditawarkan sepanjang hari, yang menampilkan hidangan barat dan lokal.

Gambar 5: The Rendez-vous Lobby Lounge

2. Swiss Cafe

Terletak di lantai pertama. Ini adalah sebuah kafe gaya kontemporer yang menampilkan suasana yang modern dengan konsep dapur terbuka, melayani pilihan favourite Asia, Barat dan Prasmanan setiap hari. Restoran ini terlihat keluar kebangunan tetangga dan lokasi pusat, menjadikannya tempat yang ideal untuk mengambil makanan cepat atau lengkap. Swiss cafe juga membawahi bagian pemesanan makan & minum ke kamar tamu ( room service).

Gambar 6: Swiss Café

3. The View Music Lounge & Bar

Terletak di lantai 26, ini adalah lounge trendi, penuh warna dan nyaman dengan desain ruangan yang menarik. Keunikan The View Music Lounge and Bar adalah dikelilingi oleh jendela kaca terlihat pemandangan panorama kota Medan. The View Music Lounge and Bar merupakan tempat ideal untuk berkumpul bersama kerabat maupun teman sambil menikmati wine atau cocktail dan Live Music setiap hari.

Gambar 7: The View Music Lounge & Bar

4. The Edge Restaurant

The Edge Restaurant, hadir sebagai restoran tertinggi di kota Medan, yakni terletak di lantai 27 Grand Swiss-Belhotel Medan. Konsep indoor dan outdoor menambah kesan nyaman dan unik untuk bersantap dengan tempat makan bergaya dan romantis yang disertai makanan ringan atau makanan penuh dari menu kreativitas barat, atau hanya bersantai dengan cocktail. Area outdoor yang menarik dengan panorama hampir mencakup seluruh panorama kota Medan.

Gambar 8: The Edge Restaurant

5. Banquet Facilities

Pemilihan restoran ruang pertemuan dan ballroom untuk memenuhi kebutuhan tamu, terletak di lantai 2, lantai 25, dan lantai 26. Ruangan ini menawarkan pilihan pemandangan dan didukung oleh berbagai peralatan audio visual.

3.2.3 Sporting and Recretion

My Life Gym Gerletak di lantai bawah tanah Cambridge City Square, dilengkapi dengan berbagai peralatan pelatihan dan perawatan yang sesuai dengan setiap anggota dan tamu kebutuhan individu. Sedangkan Spa Cover terletak di lantai 7 Grand Swiss-belhotel Medan. Menikmati istarahat spa, atau menikmati pijatan santai dengan mengeluarkan perasaan yang diremajakan.

3.2.4 Kolam Renang Outdoor

Kolam gaya yang trendi, terletak di lantai 7 dengan kolam yang seperti bentuk kaca atau aquarium. Akan tetapi kolam ini tidak diperuntukkan oleh umum, kolam ini hanya digunakan oleh tamu hotel saja.

Gambar 10: Kolam Renang Outdoor

3.2.5 Meeting Facilities

Grand Swiss-belhotel Medan mempunyai ruangan yang dapat di sewakan oleh tamu, yaitu : Diamond Ballroom di lantai 2, yang dilengkapi dengan sistem suara dan karpet dari dinding ke dinding, beserta dinding pemisah yang memungkinkan ruangan dibagi menjadi beberapa bagian. Ruangan mampu menampung lebih dari

250 orang yang terdapat di lantai 25 terdiri dari ruangan dengan nama Jade, Emerald, Ruby, dan Saphire.

Gambar 11: Meeting Facilities

3.2.6 Communication Network

Penyediaan telepon umum yang berada di lobby, penyediaan area wi-fi. Semua telepon di kamar tamu dapat diputar langsung. Kemudian dengan berkembangnya sistem informasi saat ini, Grand Swiss-belhotel Medan menyediakan

layanan wi-fi diseluruh area hotel baik itu di lobi, koridor dan ditempat-tempat yang strategis untuk melakukan browsing atau yang berkaitan dengan internet.

3.3 Klasifikasi Hotel

Hotel dapat di klasifikasikan dalam berbagai jenis berdasarkan tinjauan terhadap hal-hal tertentu seperti lokasi, jumlah kamar, perencanaan penjualan, dan lain-lain. Berikut ini diuraikan bagaimana pengklasifikasian Grand Swiss-belhotel Medan adalah :

3.3.1 Berdasarkan Plan ( Perencanaan Penjualan Kamar ) Pembagian berdasarkan plan adalah :

1. Bermuda Plan, yaitu harga sewa kamar sudah termasuk makan pagi. 2. Full American Plan, yaitu harga sewa kamar sudah termasuk makan pagi,

siang dan makan malam. Plan jenis ini disebut juga full board karena harga sewa kamar sudah termasuk 3 kali makan.

3. Modified American Plan, yaitu harga sewa kamar sudah termasuk 2 kali makan Breakfast dan Lunch atau Dinner.

4. Continental Plan, yaitu harga sewa kamar sudah termasuk makan pagi saja ala continental.

5. European Plan, yaitu harga sewa kamar tidak termasuk makan (room only). Berdasarkan Plan, Grand Swiss-belhotel Medan menerapkan sistem continental plan, tetapi dilihat dari beberapa situasi dan kondisi terkadang menerapkan sistem American full plan untuk paket meeting di

Banquet/Convention. Sistem ini diterapkan biasanya dalam rangka promosi atau ketika low season.

3.3.2 Kamar Berdasarkan Size Number of Room (Jumlah)

Pembagian yang umum bardasarkan jumlah kamar adalah sebagai berikut : 1. Small Hotel : Maksimum 25 kamar

2. Average Hotel : Mempunyai 26-100 kamar 3. Above Average Hotel : Mempunyai 101-299 kamar 4. Large Hotel : Minimum 300 kamar

Grand Swiss-belhotel Medan mempunyai 242 kamar. Dengan demikian berdasarkan jumlah kamar hotel, maka hotel ini dapat digolong sebagai hotel menengah keatas (above average- hotel).

3.3.3 Berdasarkan Length of Guest Stay ( Lama Tamu Menginap ) Penggolongan berdasarkan lama tamu menginap, terdiri dari :

1. Transit Hotel : Tamu yang menginap umumnya hanya satu malam.

2. Semi Residential Hotel : Tamu yang menginap lebih dari satu hari, tapi masih dalam periode yang pendek.

3. Resident Hotel : Tamu yang menginap di hotel untuk jangka waktu yang cukup lama (long stay).

Tamu yang menginap di Grand Swiss-belhotel Medan umumnya hanya sebentar, atau berkisar 1-3 hari saja.

3.3.4 Berdasarkan Location (Lokasi Berdirinya)

Hotel berdasarkan lokasinya, ada City Hotel, Resort Hotel, Beach Hotel, dan lain sebagainya. Grand Swiss-belhotel Medan yang berada di jalan S. Parman No. 217 Medan adalah sebuah City Hotel. Lokasinya yang sangat strategis karena berada di pusat kota, dan dekat dengan Bandara Polonia Medan.

3.3.5 Berdasarkan Type of Patronage (Tipe Tamu Yang Menginap)

Umumnya tamu yang menginap di Grand Swiss-belhotel Medan adalah para pengusaha dan business man. Karena itu hotel ini disebut Business Hotel. Hotel ini juga mendukung untuk kegiatan bisnis.

3.3.6 Berdasarkan Under Government Regulation (Peraturan Pemerintah) Pengelolaan menurut peraturan pemerintah terbagi menjadi dua sistem, yaitu : a. Grade system Hotel, terdiri dari :

- Economy Class - First Class - Deluxe Hotel

b. Star System Hotel, terdiri dari : - Berbintang I, II, III, IV, V

- Non Berbintang, disebut sebagai Hotel Melati Saat ini Grand Swiss-belhotel Medan didukung oleh fasilitas-fasilitas yang lengkap, merupakan sebuah hotel berbintang lima (five stars) dan bertaraf international. Di Indonesia, klasifikasi hotel biasanya dinyatakan dengan predikat bintang mulai dari bintang satu sampai bintang lima. Penetapan bintang dinyatakan dengan piagam yang dikeluarkan oleh Dirjen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. 14/U/88 tanggal 24 Oktober 1994.

3.4 Struktur Organisasi Hotel

General Manager

( Head of Operation )

Financial Controller ( FC )

Director of Sales & Marketing (DOSM)

Human Resources Manager ( HRM)

Executive Assistant Manager

( Asst. to GM

IT Manager Purchasing

Manager Asst. FC

Public Relation Manager Sales & Marketing Asst HRM

Director of F&B (DOFB) Outlet Manager Room Division Manager (RDM) Executive Housekeeper Maintenance & Electricity manager

Sport & Recreation

Executive Chef (ExeC)

Chef

BAB IV

SISTEM PENGADAAN BARANG DAN BAHAN UNTUK KELANCARAN OPERASIONAL DAPUR

DI GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN

4.1 Sistem Pembelian Barang dan Bahan Untuk Dapur

Pengadaan barang dilakukan melalui perencanaan yang dibuat oleh Chief Store (purchasing). Setelah barang di pesan dan dibeli dilakukan penerimaan barang dan bahan oleh bagian Receiving, Cost Control dan F&B Cost. Receiving adalah bagian yang bertugas untuk menerima dan memeriksa barang dan bahan yang dipesan. Cost Control adalah bagian pengendalian biaya yang akan melakukan pengecekan harga barang yang akan dibeli. F&B Cost adalah bagian yang bertugas dalam pengendalian biaya untuk F&B Departemen. Chief Store & Purchasing Department bertugas menandatangani seluruh kegiatan penyimpanan, persediaan dan perencanaan barang dan bahan yang akan dibeli ke pihak Vendor. Jam kerja bagian purchasing and storing yaitu jika hari senin-jumat jam 09-17.00. Sedangkan hari sabtu masuk jam 09.00-14.00. Untuk pengambilan barang ke bagian store di mulai jam 10.00-12.00 dan jam 13.00-15.00.

Ada tiga hal pokok yang menjadi perhatian pada hotel ini agar prosedur pembelian barang dapat berjalan dengan efektif yaitu :

1. Dibutuhkan staf bagian pembelian yang memenuhi syarat (qualified), yaitu staf yang jujur, adil terhadap semua supplier dari pihak manapun. Disamping itu staf

dari bahan yang akan dibeli, cara penyimpanan barang yang akan dibeli, atau cara memilih dan menyeleksi bahan dan spesifikasi barang/bahan yang akan dibeli.

2. Adanya pedoman yang dipakai oleh staf bagian pembelian dalam membeli bahan makanan atau yang dikenal dengan istilah Standard Purchase Specification yang meliputi tentang : kualitas barang, ukuran, berat, dan lain sebagainya. Dokumen Standard Purchase Specification terutama barang/bahan makanan perlu disiapkan dan dimengerti betul untuk dipakai sebagai pegangan oleh staf bagian pembelian, staf bagian penerimaan barang, dan tentu juga oleh pihak supplier sebagai perusahaan pemasok barang/bahan.

3. Penggunaan prosedur pembelian yang efektif, yaitu dalam proses pembelian bahan makanan supaya diusahakan supaya tidak terlalu banyak mempergunakan formulir-formulir yang dapat menghambat kelancaran proses pembelian itu sendiri.

Keikut-sertaan seluruh karyawan dalam pengawasan mutu juga diharapkan sehingga jaminan atas kualitas makanan tidak hanya menjadi tugas seorang saja, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh karyawan, sehingga masing-masing personil ikut serta dalam peningkatan mutu makanan.

PROSEDUR PEMBELIAN BARANG DAN BAHAN UNTUK GUDANG DI GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN

PENANGGUNG JAWAB

AKTIVITAS DOKUMEN

Staf Pembelian

Otorisasi Kepala Gudang

Staf Pembelian

Otorisasi Manager Pembelian

Mulai Menyiapkan PP PP 1 PP2

Pembelian gudang

Siapkan OP

OP

OP 3 OP 1 OP 2 Arsip Pemasok Gudang

Dokumen

Dokumen

Sumber: Grand Swiss-belhotel Medan Note: PP (Permintan Pembelian) OP (Order Pembelian)

Penjelasan prosedur pembelian gambar di atas:

4. Pada saat stok gudang mencapai batas minimum, petugas gudang menyiapkan

permintaan pembelian (PP), atau purchase requisition (PR) rangkap dua. Lembar yang asli disampaikan ke bagian pembelian, lembar salinan (copy) untuk arsip gudang.

5. Saat bagian pembelian menerima Purchase Requisition (PR), staf pembelian

memeriksa daftar pemasok atau surat kontrak dengan pemasok yang ada. Kemudian, petugas bagian pembelian menyiapkan purchase order (PO), rangkap tiga. Lembar yang asli dikirim ke pemasok, lembar salinan 2 untuk gudang, dan lembar salinan 3 untuk arsip bagian pembelian. Purchase Order (PO) ditandatangani oleh manajer pembelian.

FORMULIR PURCHASE REQUISITION GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN

Requisition No :……….. Date:……….. Please purchase for delivery………..

Quantity Description

Requisitioned by……….. Approved By……… Departement………...

Purchasing Agent’s of Order

Purchase order no……… Issued to ..………... Date of order………..………... Purchase agent : Your dept

Sumber: Dokumen Grand Swiss-belhotel Medan

Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengawasan mutu pada pengadaan bahan (purchasing) adalah :

1. Bahan-bahan yang dibeli diharapkan bersumber dari instansi yang kebersihannya telah terpercaya. Pembelian bahan makanan harus mempertimbangkan faktor-faktor yang dapat merusak maupun mengotori bahan tersebut.

2. Memperhatikan faktor pengangkutan bahan makanan tersebut dan mewaspadai terjadinya pencemaran, perusakan atau pengotoran terhadap bahan yang dibeli.

3. Bahan-bahan yang dibeli harus sesuai dengan kuantitas maupun kualitasnya dengan memeriksa label makanan. Karena banyak supplier yang mempromosikan produk dengan cara yang memikat.

Pemesanan bahan untuk keperluan dapur di Grand Swiss-belhotel Medan dilakukan setiap hari dengan melihat berapa jumlah tingkat hunian (occupancy) serta adanya acara-acara besar (Event Forecast) yang dilakukan di hotel ini. Proses pemesanan barang dan bahan yang untuk diberikan kepada pembelian dilakukan oleh staf kitchen yang bertugas. Staf dapur harus memeriksa terlebih dahulu barang dan bahan apa yang mencapai tingkat minimum (Parstock) di dalam chiller maupun gudang dapur. Waktu pemesanan kepada supplier biasanya dilakukan pada siang hari setelah bagian storekeeper merekap semua jumlah kebutuhan bahan dan menghitung bahan. Pada dasarnya permintaan pemesanan bahan makanan untuk penyimpanan di chiller dapur dilakukan bersamaan dengan bahan makanan kering yang akan disimpan di store kitchen, dengan melakukan Requisition. Setelah membuat dan mengajukan Requisition ke bagian Chief Store, kemudian Chief Store akan membuat Purchase Requisition dan mengajukan kebagian purchasing untuk memproses pembelian barangnya. Pihak Purchasing akan mengeluarkan Purchase Order (PO) setelah purchase requisition diberikan kebagian purchasing. Kemudian Purchase Order (PO) diberikan kepada vendor atau supplier. Berdasarkan Purchase Order tersebut, supplier akan mengirimkan barangnya ke hotel melalui Receiving section

atau cost controller dengan melampirkan faktur invoice (faktur barang). Purchasing atau bagian pengadaan, bekerjasama dengan atau menunjuk vendor untuk membeli bahan sesuai dengan spesifikasi bahan tersebut dari pihak dapur melalui tender. Untuk pengadaan ini, vendor menawarkan barang/bahan dengan harganya dan dilakukan transaksi pembelian barang akan dikirim ke Hotel secara periodik sesuai kesepakatan.

ALUR PERENCANAAN DAN PEMBELIAN DI GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN

Sumber; Grand Swiss-belhotel Medan

Office Kitchen(CHEF) Event/Function

Occupancy Rate Menu Groceries Storekeeper

Check persediaan

Ada

Disalurkan

Stok sedikit

Tidak ada (stok habis)/ (mencapai parstock)

User adalah istilah untuk bagian dapur yang akan memakai barang untuk diolah menjadi makanan dan merupakan pihak yang menentukan standart pembelian secara kuantitas dan kualitas. Dapur berhak mengambil barang sesuai kebutuhannya setiap hari dan mempertanggungjawabkan semua pengambilan tersebut kepada bagian cost control. Pemesanan bahan makanan di kitchen menggunakan Storeroom Requisition.

FORMULIR STORE REQUISITION GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN

Grand

Swiss-belhotel Medan

No. STORE REQUISITION

Categoty: Food: Beverages: Printing&supplies: Other:

Date Dept Outlet/section

Stock code

Items unit Qyt. Req.

Qyt. Issued

Unit cost

4.1.1 Pembelian Barang dan Bahan dengan Sistem Kontrak.

Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit mencari supplier/pemasok lagi. Selama 6 atau 12 bulan tergantung lamanya kontrak tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam penetapan harga dan penyusunan anggaran. Hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan.

Sistem atau cara pembelian untuk bahan makanan terutama jenis perishable tertentu seperti sayur-mayur dan buah-buahan serta bahan makanan yang musiman (seasonal foods), adalah dengan mempergunakan surat perjanjian kontrak. Kontrak dengan satu rekanan atau lebih, dan yang ditekankan dalam surat kontrak terutama adalah mengenai kualitas, kuantitas, dan harga barang. Masa berlaku surat kontrak untuk bahan makanan jenis perishable cukup bervariasi, misalnya selama tiga bulan, atau bisa juga selama enam bulan, namun kondisi pembayaran tetap dilakukan setiap bulan (one month credit).

Di Grand Swiss-belhotel Medan menerapkan sistem kontrak ini untuk mempermudahkan pengadaan barang di hotel ini. Di mana dengan adanya sistem ini hotel dapat memperhemat waktu. Kontrak yang telah dilakukan oleh vendor/supplier dapat berjalan dengan baik, sehingga pengadaan barang untuk kebutuhan dapur hotel dapat dilakukan setiap hari. Barang yang di kirim setiap hari oleh vendor akan langsung di terima oleh bagian penerimaan dan bagian dapur langsung mengambil bahan tersebut ke bagian store.

Dalam sistem kontrak untuk jangka waktu tertentu ini bagian pembelian bertugas mencatat jumlah barang yang ingin dibeli, serta nama barang. Setelah mencatat jumlah barang dan nama barang yang akan dibeli bagian pembelian memberikan purchase requisition kepada supplier. Dengan adanya sistem kontrak ini mampu menghemat biaya yang dikeluarkan oleh bagian pembelian.

4.1.2 Sistem Harian dan Bulanan

Dengan sistem harian dan bulanan maksudnya adalah pihak perusahaan atau hotel bisa dengan bebas dan leluasa membeli barang-barang keperluannya dari beberapa supplier atau dari beberapa toko serba ada/super market yang ada disekitarnya. Dengan cara seperti ini pihak hotel tidak perlu melakukan sebuah analisa yang terlalu ketat terhadap kinerja dari beberapa supplier untuk dipilih.

Cukup berbelanja pada toko terdekat, toko swalayan atau bahkan di pasar tradisional yang harganya di anggap lebih murah, baik secara kontan maupun secara utang bulanan. Namun sistem dan prosedurnya harus tetap sama, yaitu dengan mencari informasi sebelumnya dimana toko atau super market dan pasar yang kualitas dan harga barangnya paling murah.

Di hotel Grand Swiss-belhotel Medan perbelanjaan yang dilakukan dengan sistem harian dan bulanan ini di lakukan di Super Market Berastagi yang letaknya tidak jauh dari hotel yaitu di Cambridge.

Akan tetapi, dengan cara seperti ini masih terdapat beberapa kekurangan atau resiko yaitu apabila terjadi fluktuasi kenaikan harga terlalu tinggi dan terjadinya secara tiba-tiba, maka sering pihak supplier atau toko langganan dimana kita

berbelanja, dengan sengaja tidak memenuhi pesanan hotel, karena takut dan tidak mau menanggung kerugian.

ALUR PEMESANAN DAN PEMBELIAN DI GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN

Sumber: Grand Swiss-belhotel Medan

Chief/user

Store room

Purchasing

Vendor

(supplier)

Membuat

Groceries

Requisition

Membuat

Purchasing

Requisition

GAMBAR STRUKTUR ORGANISASI PENGADAAN BARANG

Sumber: Grand Swiss-belhotel Medan

General Manager

Exec Asst Manager

F&B Departement

Executive chef & Sous Chef

Accounting Dept

Cost controll

F&B Cost Receiving

Purchasing Dept

4.2 Penyimpanan Barang dan Bahan di Gudang Dapur

Gudang atau ruangan gudang adalah sebagai tempat penyimpanan barang-barang persediaan keperluan operasional perusahaan atau hotel. Barang persedian ini disimpan dan dirawat sedemikian rupa sehingga dapat dipertanggungjawabkan keutuhannya oleh staf dapur yang menjaganya. Sebelum barang dan bahan disimpan di gudang dapur terlebih dahulu disimpan dibagian store.

Lokasi gudang yang ada di Grand Swiss-belhotel Medan terletak pada lantai 5 dari gedung hotel (basement). Hal ini dilakukan untuk memudahkan para supplier pada waktu mengirim barang pesanan hotel, sehingga barang yang telah melalui proses pengecekan dan telah diterima oleh bagian penerimaan barang (Receiving) dapat secepat mungkin masuk ke dalam gudang atau ketempat penyimpanan, terutama untuk bahan-bahan makanan jenis daging, ikan laut dan sayur-sayuran yang memerlukan temperature khusus, agar tetap dalam keadaan segar.

Penyimpanan barang dan bahan di Grand Swiss-belhotel Medan dilakukan setelah proses penerimaan. Proses penyimpanan bahan makanan dilakukan oleh bagian penerimaan (receiving). Petugas penyimpanan terdiri dari satu orang bagian kitchen untuk membantu pengecekan bahan serta tata letak bahan yang akan disimpan, satu orang bagian cost control dan satu orang petugas penerimaan yang dibantu vendor. Barang dan bahan yang datang kemudian disimpan sekitar pukul 08.00-14.00 WIB. Grand Swiss-belhotel Medan memiliki fasilitas yang cukup memadai dalam penerimaan bahan makanan. Peralatan di ruang penerimaan bahan makanan terdiri dari kereta dorong (trolley), timbangan besar dan timbangan ukuran

4.2.1 Penerangan dalam Gudang

Penerangan yang dimaksud adalah sistem lampu (lighting system) yang di pasang pada ruangan gudang. Berbeda dengan ruangan deep freezer yang bertemperatur minus 10 derajat selsius sampai dengan minus 30 derajat selsius, akan dipergunakan lampu neon anti kabut yang disebut dengan anti fog lamp, dan dapat diatur secara otomatis, artinya begitu seseorang memasuki ruangan pendingin atau membuka pintu freezer, maka lampu di dalam ruangan itu akan menyala dengan sendirinya dan begitu juga sebaliknya apabila pintu ruang freezer ditutup dan setelah petugas keluar dari ruangan freezer maka lampu akan padam kembali.

4.2.2 Pengatur Udara dan Ventilasi

Persyaratan yang tidak kalah penting untuk ruangan sebuah gudang yang baik adalah pengaturan suhu udara atau ventilasi udara. Untuk barang-barang jenis suku cadang (spare part), besi-besi bahan bangunan, semen, kayu, keramik dan kain-kain (linen) seperti sprei, selimut, korden, handuk untuk kamar, handuk untuk berenang, dan sabun mandi untuk tamu, detergen, chemical untuk laundry & dry cleaning, chemical untuk housekeeping, piring, gelas, sendok garpu, dan lain sejenisnya, cara penyimpanannya tidak memerlukan temperature khusus, namun tetap harus memperhatikan aliran udara yang keluar/masuk ruangan gudang dengan cara memasang daun jendela sebagai ventilasi udara atau beberapa exchaust fan pada dinding tembok dibagian bawah disekelilingruangan gudang.

Bahan makanan jenis perishable seperti: sayur-sayuran, daging sapi, daging kambing, ayam, bebek, ikan laut, kepiting, lobster, telor, keju, ice cream dan

sejenisnya, termasuk semua jenis minuman: soft drink, hard liquor, beers, champagne, dan wine, cara penyimpanannya diperlukan suhu udara atau temperatu ruangan yang khusus.

Penyimpanan barang dan bahan di dapur terletak di lantai 1 Grand Swiss-belhotel Medan, berdekatan dengan dapur Main Kitchen agar proses pengambilan barang atau bahan mudah di ambil dan cepat. Setiap jenis dan satuan barang dan bahan yang masuk di gudang dapur dicatat dalam bincard atau stockcard. Bincard atau stockcard berfungsi untuk mempermudah penyimpanan, pencatatan dan persediaan semua jenis bahan makanan. Cara penyimpanan barang dan bahan makanan di chiller dapur maupun di store dilakukan dengan menggunakan rak-rak yang telah disusun rapi yang diletakkan terpisah satu dengan yang lainnya berdasarkan jenis barang dan bahan. Sistem penyimpanan barang dan bahan di Grand Swiss-belhotel Medan adalah dengan sistem FIFO (First In First Out) yaitu barang dan bahan yang terlebih dahulu masuk akan dikeluarkan terlebih dahulu. Sistem FIFO (First In First Out) bertujuan untuk mencegah resiko kerusakan, perubahan cita rasa, warna, resiko expired dan penampilan bahan makanan akibat terlalu lama disimpan.

Penyimpanan bahan makanan harus disusun berdasarkan sistematika tertentu brdasarkan jenis bahan dan suhu ruang penyimpanan. Tempat penyimpanan bahan makanan terbagi dua yaitu:

1. Dry Food Store: menyimpan bahan makanan kering yang tidak mudah rusak seperti, tepung-tepungan, gula, mentega, margarine, coklat, kacang-kacangan, sirup, bahan tambahan pangan, umbi-umbian, ragi, rempah kering, makanan

kering lainnya. Gudang kering ini mempunyai temperature 18-20 derajat celcius.

Persyaratan untuk gudang kering (Dry Store) adalah sebagai berikut: 1. Memiliki ukuran luas area yang memadai.

2. Berdekatan dengan area penerimaan dan pengelolahan makanan. 3. Aman dari berbagai kebocoran (Security Of Contents)

4. Memiliki suhu, kelembaban dan pencahayaan yang memadai.

5. Dilengkapi dengan rak kontainer yang memadai dengan penataan yang rapi. 2. Cold storage/Refregerator, merupakan gudang untuk penyimpanan bahan

makanan yang tidak tahan lama dan mudah rusak seperti, sayuran segar, daging, ikan, buah-buahan dan bahan makanan setengah jadi yang akan digunakan untuk pengolahan makanan. Gudang ini mempunyai temperatur 0 sampai -18 derajat celcius.

Penyimpanan barang dan bahan makanan yang dilakukan di Grand Swiss-belhotel Medan cukup efektif dan efisien. Penyimpanan barang dan bahan makanan di gudang dapur dilakukan sesuai aturan dari hotel. Sistem penyimpanannya adalah sebagai berikut:

1. Barang yang telah diambil kebagian store akan disimpan ke chiller untuk bahan makanan yang cepat rusak.

2. Setiap bahan makanan akan disusun melalui rak-rak yang telah disediakan, akan tetapi bahan makanan tersebut terlebih dahulu di letakkan ke dalam box.

3. Penempatan buah-buahan dengan sayuran dibedakan raknya, agar mempermudah karyawan dalam pengambilan bahan makanan yang akan di produksi.

4. Untuk jenis daging atau ikan yang akan dibekukan di letakkan di Frezer agar ikan maupun daging tersebut kualitasnya tidak berubah.

5. Untuk bawang Bombay, kentang ataupun ubi proses penyimpanannya berbeda, jika disimpan kedalam chiller akan merusak bahan makanan tersebut. 6. Untuk jenis bahan makanan yang tahan lama proses penyimpananya berbeda, dimana letaknya telah tersedia dan disusun di rak-rak sesuai dengan jenis bahan makanan tersebut.

4.3 Sistem Pengambilan Barang dari Kitchen ke General Store

Mengeluarkan atau mendistribusikan barang persediaan dari gudang atas permintaan dari semua bagian/departemen yang disebut dengan “Storeroom Requisition”. Formulir ini diisi oleh bagian/departemen yang meminta barang dan mengenai jumlah dan jenis barang yang diminta/ditulis pada form tersebut harus mendapat persetujuan sebelumnya dari atasan masing-masing yang setingkat manajer (Department Heads) atau wakilnya yang diberi wewenang untuk itu. Setelah formulir store requisition dilengkapi dengan persetujuan dari atasannya masing-masing, baru kemudian formulir tersebut dibawa ke bagian gudang untuk dimintakan barangnya.

Permintaan barang ke gudang yang dilakukan di Grand Swiss-belhotel Medan lebih sering dilakukan oleh seorang chef de partie. Dimana setiap hari chef de partie

pengecekan chef de partie mencatat barang dan bahan apa saja yang akan digunakan kedalam Market List. Pengisian ini harus sesuai dengan kegiatan hotel dengan melihat jumlah tamu yang menginap, termasuk kegiatan function banquet.

Prosedur mengeluarkan barang persediaan (issuing procedure) dari gudang berdasarkan storeroom requisition yang diterima staf bagian gudang:

1. Semua storeroom requisition yang masuk ke gudang terlebih dahulu disortir sesuai dengan jenis barang atau bahan yang diminta.

2. Formulir storeroom requition jenis makanan dipisahkan dengan storeroom requisition jenis makanan dan materials & supplies.

3. Selanjutnya formulir store requisition material & supplies diberikan/disampaikan kepada petugas bagian gudang umum (general store), untuk disiapkan barangnya.

4. Formulir store requisition jenis makanan dan minuman disiapkan barangnya oleh staf Daily store pada kereta barang/trolly yang sudah tersedia.

5. Pada saat staf bagian/departemen yang meminta barang datang untuk mengambil barang permintaannya, oleh staf bagian gudang dilakukan lagi pengecekan ulang terhadap barang yang sudah siap di atas trolly tadi secara bersama-sama, dengan tujuan untuk memastikan apakah barang sudah sesuai dengan yang tercantum pada formulir store requisition.

6. Semua dianggap sudah benar, staf bagian/departemen yang meminta barang menandatangani formulir store requisition jenis makanan dan minuman yang asli, yang keluar (issued) pada hari itu, diberikan kepada bagian pengendalian

biaya atau cost control untuk dihitung nilainya untuk mendapatkan hasil cost percentage, berupa laporan daily flash food cost.

Contoh nama-nama barang yang ada di store requisition dalam berbagai jenis barang dan bahan yang diminta oleh bagian dapur ke General Store yang dilakukan oleh Grand Swiss-belhotel Medan yaitu sebagai berikut:

1. Store Requisition untuk jenis barang bahan Prishable antara lain adalah; Bawang merah, bawang putih, bawang Bombay, cabe merah, cabe rawit, cabe gombong, bumbu halus, baby kalian, baby pokcoi, bayam, kangkung, arcis, buncis, tauge, kentang, kol, selada, daun pisang, brocoli, bunga kol, tahu, tempe, berbagai jenis buah-buahan, dan bahan jenis lainnya.

2. Store Requisition untuk jenis barang dan bahan Groceries antara lain adalah; Tomato paste, Anchovies, Black olive, Mushroom, Corn, Minyak makan, Ifu mie, Bihun, Tepung terigu, Maizena, Olive oil, White wine vinegar, Red wine vinegar, Cuka lokal, Honey, Kikoman, Tabasco, Frenc mustard, Selai kacang, Mushroom sauce, Capers, Gherkin, Anchovies, Sesame oil, Oyster sauce, Pomari mustard, Garam, Gula, Saus cabe, Saus tomat, Kecap dan jenis barang lainnya.

3. Store Requisition untuk jenis barang dan bahan general antara antara lain : Plastic wrap, Alluminium foil, Hand glove, karet, dan jenis barang lainnya.

4.4 Masalah yang Timbul di Bagian Gudang Dapur.

Untuk pengadaan barang dan bahan di chiller ataupun gudang dapur di Grand Swiss-belhotel Medan cukup banyak diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Di chiller, jika terjadi pemesanan barang yang cukup banyak penyimpanan barang atau bahan makanan tersebut tidak mencukupi. Sehingga terjadi penumpukan bahan-bahan makanan.

2. Kurangnya box-box untuk tempat bahan makanan yang akan disimpan.

3. Sempitnya ruangan di dalam chiller, yang mengakibatkan karyawan yang mengambil barang hanya cukup untuk 2 orang.

4. Untuk penyimpanan bawang Bombay, dan kentang penyimpanannya kurang baik karena berdekatan dengan section hot kitchen, yang mempersulit karyawan dalam pengambilan bahan makanan tersebut.

5. Jenis bahan makanan yang tahan lama, letak tempat penyimpanannya terlalu sempit dan rak yang disediakan terlalu sedikit.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Jenis barang dan bahan yang ada di Grand Swiss-belhotel Medan cukup banyak, ada jenis bahan yang bersifat perishable dan groceris. Pengadaan barang dan bahan ini di gunakan oleh departemen kitchen sesuai dengan kebutuhan. Proses pengadaan barang dan bahan ini dilakukan untuk kelancaran operasional hotel, sehingga tujuan yang di inginkan hotel dapat tercapai dengan memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya.

Perencanaan kebutuhan bahan makanan ini dilakukan oleh bagian office Kitchen berdasarkan buletin function, perkiraan jumlah tamu yang menginap (occupancy) dan siklus menu yang ada. Pihak gudang selanjutnya menyerahkan perencanaan menggunakan formulir store requisitiom ke bagian pembelian (purchasing). Perencanaan kebutuhan barang dan bahan dilakukan secara berkala yaitu dengan sistem kontrak, dimana barang yang datang ke hotel dilakukan setiap hari. Penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Pengadaan bahan-bahan makanan merupakan awal dari kegiatan food and beverage department, maka bahan-bahan makanan dibeli dari supplier yang memiliki reputasi yang baik.

2. Oleh receiver pada saat penerimaan bahan-bahan makanan yang dibeli dilakukan pemeriksaan untuk mencegah terjadinya penerimaan bahan-bahan makanan yang tidak sesuai ataupun rusak.

3. Menyimpan bahan makanan maupun minuman dilakukan pembagian tempat sesuai dengan jenis bahan-bahan makanan tersebut. Penyimpanan bahan makanan di gudang menggunakan sistem FIFO (first in first out) guna mencegah terjadinya bahan-bahan makanan habis masanya.

2. Saran

Saran yang bisa disampaikan berdasarkan observasi selama PKL (Peraktek Kerja Lapangan) yaitu:

1. Untuk penyimpanan sayur pada chiller main kitchen di Grand Swiss-belhotel Medan, ada yang namanya sayur baby pokcoi dan baby kailan. Kedua sayur ini tidak diperbolehkan disimpan satu tempat secara bersamaan. Karena akan menimbulkan sayur tersebut rusak ataupun membusuk. Sehingga penyimpanannya harus dilakukan secara terpisah. 2. Pada ruang penyimpanan, khususnya tepung sebaiknya tidak disatukan

dengan bawang bombay, atau ada ruangan tersendiri untuk penyimpanan tepung ini, karena apabila disimpan bersamaan dengan bawang bombay memungkinkan terjadinya bau ketengikan atau bau bawang pada tepung karena tingkat kadar air tepung yang sangat rendah dapat menyerap uap air lingkungan, sehingga dapat merubah warna dan tepung serta menggumpalkannya.

3. Untuk jenis sayuran seperti selada, penyimpanan didalam chiller harus menggunakan koran agar menjaga ketahanan kesegaran dari selada tersebut.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Uraian Teoritis Kitchen Department (Dapur)

Kitchen Department adalah tempat untuk mengolah makanan. Oleh karena itu, dapur harus bersih dan hygien. Ruang dapur perlu mendapat perhatian khusus, untuk itu para ahli merancang ruang dapur sedemikian rupa supaya orang yang bekerja merasa senang dan suka bekerja di dapur. Selain itu dapur juga harus dilengkapi dengan berbagai jenis perlengkapan. Ahli masak dari perancis lebih mengutamakan ruang dapur dari pada ruang lainnya karena menurut mereka cinta melalui makanan. Ruang dapur berfungsi untuk mengolah makanan, yang setiap pekerjannya tidak lepas dari api (Soekresno, 2001 : 21)

(P.H Bartono dan Ruffino E.M, 2006 : 45), Sebaiknya ruangan dapur harus dibuat dari bahan yang tidak mudah terbakar, kuat dan mudah dibersihkan. Dapur hotel mempunyai luas 40% dari restoran. Untuk menanggulangi seluruh kegiatan pengolahan, dapur harus memiliki organisasi yang jelas menyangkut pembagian seksi-seksi, fungsi-fungsi, tugas dan tanggung jawab masing-masing orang atau bagian.

Perhitungan yang cermat didasarkan kepada luas arena dapur yang ada, jumlah kamar hotel, jumlah unit penjualan yang ada, serta dikaitkan pula dengan asumsi jumlah tamu yang datang secara rata-rata setiap harinya. (P.H Bartono dan Ruffino E.M, 2006: 27) mengatakan :

Fungsi utama ruangan di dalam dapur hotel adalah: 1. Pusat kegiatan, proses bahan makanan hotel. 2. Pusat kegiatan pengolahan makanan di hotel. 3. Pusat kegiatan masak-memasak makanan di hotel.

4. Alat pengukur reputasi dan image hotel melalui kualitas makanan. Syarat-Syarat dapur hotel Internasional adalah :

1. Cukup Ventilasi

Pertukaran udara sangat penting di dapur agar sisa pembakaran di dapur dapat keluar dengan sempurna misalnya dibuat jendela/ventilasi atau corong asap/penyedot diatas kompor untuk mengeluarkan sisa pembakaran. Selain itu untuk pertukaran udara, ventilasi juga berguna untuk menghilangkan bau makanan.

2. Penerangan

Dapur harus cukup sinar, dapur yang gelap dan lembab akan menimbulkan bau, mempercepat kuman-kuman berkembang, dan menjadi sarang binatang seperti kecoa, lalat, semut, dan tikus. Pada malam dan siang hari bila dapur kurang sinar matahari sebaiknya memakai lampu pijar.

3. Lantai dan dinding

Lantai sebaiknya yang bertanggul, agar lebih mudah dibersihkan dari kotoran dan lemak. Dinding sebaiknya dari bahan yang tidak mudah terbakar. Dinding warna putih memberi kesan bersih dan ruangan menjadi terang atau warna hijau (muda) karena warna itu tidak disukai lalat.

2.2 Section Kitchen di Hotel

Di hotel terdapat beberapa bagian yang membedakan tugas dan tanggung jawab dari setiap staf, sehingga pekerjaan yang dilakukan akan beraturan sesuai standard yang telah ditentukan pihak hotel.

(Soekresno, 2006: 81-83) Brigade dapur dibagi dalam beberapa seksi seperti terlihat pada lampiran ini, dengan tugas yang khusus sebagai berikut:

1. Bagian Sauce (le saucier)

Bagian ini betugas menyiapkan makanan utama/pokok atau yang biasa disebut sebagai MAIN COURSE seperti masakan daging sapi, daging ayam dan ikan-ikan yang tidak dipanggang atau dimasak dalam oven, antara lain makanan yang diproses masak dengan cara stewed, braised, boiled, grilled, roasted, sauted, dan poache, juga membuat bermacam-macam saus yang panas seperti sause demiglase, sause bechamel, sause veloute, butter sauce dari masing-masing jenis. Uraian tugas dari bagian ini adalah:

1. Membuat stock (kaldu) dan sauce yang panas untuk menyertai daging (meat), ikan (fish), dan unggas (poultry) ataupun binatang buruan.

2. Menyiapkan semua jenis sauce serta jenis daging, ikan, dan binatang buruan, hingga siap untuk dihidangkan pada tamu.

2. Bagian Panggang-Panggangan (le rottisseur)

Bagian ini mengerjakan semua makanan yang dipanggang serta dimasak dalam oven (grilled & roasted), dan juga makanan yang digoreng (deep fat fried food) sepeti ikan, kentang dan berbagai makanan kecil lainnya. Juga menyiapkan pendamping/pengering bahan makanan pokok seperti yang di roast, tomat, jamur, dan yorkshire pudding serta roast gravy. Uraian tugas dari bagian ini antara lain:

1. Bertanggung jawab atas semua hidangan jenis dari roast cooking.

2. Memasak semua jenis daging, unggas dan binatang buruan dengan proses roasting dan grilling.

3. Membuat atau memasak ikan dengan proses grilling dan deep fat frying. 4. Memasak sayuran dan kentang dengan proses deep fat frying.

5. Membuat sauce dan garnish untuk makanan yang di olah bagian ini, (garnish untuk classical food).

3. Bagian Ikan (le poissonier)

Kecuali ikan yang dipanggang dan dimasak di dalam oven, bagian ini menyiapkan semua makanan panas yang terbuat dari ikan berikut dengan sausnya seperti Bonne-Femme, cardinal dan sebagainya. Sedangkan tugas pembersihan dan memotong, dilakukan dalam suatu sub-bagian yang disebut dengan Fish Manger di bagian dapur dingin (butcher). Uraian tugas bagian Butcher :

1. Bidang ikan laut dan darat (tawar).

Memasak ikan (fish) dan hasil laut yang lainnya dengan proses memasak kecuali grilling dan deep fat frying.

2. Membuat sauce panas dan garnish yang diperlukan untuk makanan yang dihasilkan oleh bagian ini.

4. Bagian Sayur (I’entremettier)

Mengerjakan dan menyediakan semua hidangan pendamping makanan utama (side dish), antara lain nasi, sayuran, kentang (kecuali yang digoreng), telur dan makanan yang dibuat dari tepung seperti bakmi, spaghetti, raviolli, gnochi, dan lain-lain. Juga sayuran sebagai pendamping/pengering makanan pokok seperti wortel, kembang kol, bayam dan lainnya. Uraian tugas dari bagaian sayur adalah:

1. Khusus bidang sayur-sayuran.

2. Memasak semua jenis makanan dari kentang selain dari proses deep fat frying.

3. Memasak nasi dan berbagai jenis hidangan pasta (farinaseous). 4. Turut memasak telur untuk makan siang.

5. Bagian Soup (le potager)

Di dalam suatu dapur yang cukup besar biasanya bagian ini dipisahkan karena kesibukannya membuat soup, consomme, dan lain-lain, sedangkan dalam suatu dapur kecil, bagian ini biasanya disatukan dengan bagian sayur. Uraian tugas bagian ini adalah:

1. Khusus bagian kaldu (kuah) masakan.

2. Membuat semua jenis stock (kaldu) yang dibutuhkan oleh bagian soup ini. 3. Membuat atau memasak berbagai jenis soup panas.

4. Terkadang bagian ini tugas memasak untuk makanan siang. 6. Dapur Makanan Dingin (le garde manger)

Bagian ini menyiapkan aneka makanan pembuka (appetizer) dingin, seperti Russian, salad, sausage salad dan aneka saus dingin dan bagian ini merupakan bagian yang cukup banyak hubungannya dengan bagian lain baik dalam persiapan awal, menyiapkan dan juga mensupplai makanan daging dingin, ayam juga memberikan dekorasi pada makanan dingin. Selain dari itu juga membuat sandwich, canape, soup dingin, serta buah-buahan. Uraian tugas bagian ini adalah:

1. Cold Buffet : Membuat semua makanan dingin untuk buffet, sandwiches, canapes, dan makanan kecil untuk cocktail party.

2. Hor’s D’oeuvre : Membuat semua makanan pembangkit selera yaitu appetizer atau hors d’oeuvre.

3. Membuat salad, dressing, sauce dingin, soup dingin dan dresser dari buah-buah segar.

7. Bagian Pengolahan Kue (le pattissier )

Bagian ini membuat berbagai macam kue, pudding, ice crem dan juga membuat dan menyediakan keperluan bagian lain seperti bakmi, ravioli, pastry dough, vol-au-vents, tartlette dan lain-lainnya. Tidak semua hotel memiliki bagian ini terutama hotel sedang atau kecil, tergantung kebutuhan

dan pertimbangan atas untung ruginya, bila lebih ekonomis membeli kue-kue, ice cram, juga roti dan sejenisnya dari luar. Di bagian ini ada sub-bagian pengolahan roti yang disebut dengan bakery, atau le boulanger. Uraian tugas dari bagian ini adalah:

1. Khusus membuat roti-roti dan sejenis (tawar).

2. Membuat semua jenis roti (dengan ragi), seperti sandwiches, bread, french bread, croissant, danish pastry.

3. Membuat kue-kue (dessert) yang dimasak melalui proses baking dan umumnya di hidangkan panas.

2.3 Perencanaan Kebutuhan Barang dan Bahan Keperluan Hotel

Sebelum barang dan bahan untuk keperluan hotel yang akan di beli, terlebih dahulu dilakukan perencanaan barang dan bahan. Perencanaan kebutuhan barang dan bahan merupakan kegiatan jumlah dan jenis barang dan bahan yang akan diadakan dalam rangka menjalankan kegiatan operasional di hotel atau instansi untuk dalam jangka waktu tertentu.

2.3.1 Pembelian Persediaan Barang dan Bahan di Hotel

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan, (Suarsana, 2007: 3)

(Suarsana, 2007: 81-84) Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:

1. Temperatur ruangan.

2. Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang. 3. Metode penyimpanan barang.

4. Sistem ventilasi.

Diadakannya persedian pada barang dan bahan di hotel cukup banyak tujuannya, dimana untuk menjaga keawetan perusahaan dan memberikan citra yang baik dari pelanggan kepada perusahaan, (Suarsana, 2007: 86) mengatakan :

1. Menjaga kontinuitas usaha.

2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk.

3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya. 4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal.

5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang. 6. Mencegah slow moving item.

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store, (Wiyasha, 2006: 31).

2.3.2 Cara Pembelian Persediaan Barang dan Bahan.

Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa sistem atau cara pembelian barang yang dipergunakan. Sistem atau cara pembelian barang oleh perusahaan disesuaikan pula dengan kemampuan finansial perusahaan itu sendiri.

(Suarsana, 2007: 28-30) Ada beberapa sistem atau cara pembelian barang yang umum dilakukan oleh bagian pembelian pada sebuah hotel antara lain:

2.3.2.1 Pembelian Barang dan Bahan dengan Sistem Kontrak.

Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari supplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam penetapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan.

Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).

2.3.2.2 Pembelian barang dan bahan secara harian.

Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali.

Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.

2.3.2.3 Pembelian Barang dan Bahan Secara Kuota Mingguan.

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam groceries, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan groceries adalah sangat sesuai. Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian.

Pembelian cara kuota mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada pemasok (supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.

2.3.2.4 Pembelian Barang dan Bahan Secara ‘Cash and Carry”.

Cara ini biasanya digunakan oleh bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah.

(Suarsana, 2007: 31) Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:

a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja.

b. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.

c. Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui catalog.

d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika.

2.3.2.5 Pembelian Barang dan Bahan Secara Pembayaran Pesanan.

Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi

kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

2.3.3 Dokumen yang di Gunakan

Di hotel untuk melakukan permintaan barang dan bahan makanan dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Agar sistem pembelian dilakukan dengan baik maka dibuat beberapa dokumen sebagai bukti bahwa telah terjadi proses pembelian.

(Suarsana, 2007: 34-37) Beberapa macam dokumen yang digunakan oleh bagian pembelian dalam pengadaan barang dan bahan di hotel yaitu:

2.3.3.1Purchase Requisition (PR)

Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum

stock barang. Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:

1. Asli dikirim ke seksi cost control.

2. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing.

3. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang (storeroom) departemen outlet.

2.3.3.2Purchase Order (PO)

Purchase order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk kebutuhan operasional hotel. Prosedur pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya:

1. Harus didukung dengan purchase requisition.

2. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price). Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada: 1. Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk.

2. Copy Pertama dikirim ke seksi cost control

3. Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian).

4. Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable. 5. Copy Keempat arsip purchasing department.

Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:

1. Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang.

2. Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.

2.3.3.3Memorandum Invoice (MI)

Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah

diterima dengan baik. Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa memorandum invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum Invoice.

Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku apabila sudah ditandatangani oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti: 1. Quantity and Quality Approved

2. Price approved 3. Received

Setelah Memorandum Invoice ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi:

1. Asli dikirim ke seksi cost control.

2. Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang. 3. Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip). 4. Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable.

5. Copy Keempat diberikan kepada supplier.

2.3.3.4 Daily Receiving Report (DRR)

Daily receiving report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel. Daily receiving report dapat diklasifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti: 1. Daily Receiving Report Food.

2. Daily Receiving Report Beverage. 3. Daily Receiving Report Materials.

Tujuan membuat Daily receiving report antara lain:

1. Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima.

2. Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order (PO).

3. Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai dengan chart of Account.

2.3.3.5 Bincard

Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang. Dengan adanya metode bincard sangat membantu petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.

2.3.3.6Cardex

Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:

1. Jumlah nilai barang yang tersisa digudang Tingkat turn over. 2. Harga alokasi per unit barang.

3. Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel. 4. Mengetahui barang yang jarang dipakai.

5. Jumlah barang masuk dan keluar.

2.4 Prosedur Pembelian Persedian Barang dan Bahan.

Pembelian dilakukan melalui prosedur yang telah di tentukan agar tidak terjadi kesalahpahaman. Prosedur dibuat untuk mengurangi kesalahan dalam pembelian tersebut.

(I.B.M Wiyasha, 2006: 23-30) Tata cara pembelian yang biasa dilakukan oleh hotel untuk pengadaan barang dan bahan yaitu:

1. Purchase requisition dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang. Purchase Requisition juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. Purchase Requisition pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:

1. Cost control, sebagai alat control.

2. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat Purchase Order. 3. Gudang atau departemen yang memerlukan.

2. Berdasarkan Purchase requisition yang dibuat, bagian pembelian akan membuat Purchase order di mana harus mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. Purchase order pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:

1. Supplier untuk ditunjuk. 2. Cost control, sebagai control.

3. Gudang, sebagai informasi pembelian.

4. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat utang. 5. Purchasing, sebagai arsip.

3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan Purchase order yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan Memorandum Invoice dan meminta persetujuan dari:

1. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya. 2. Cost control untuk persetujuan harga.

3. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang.

5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan memorandum invoice.

6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan Purchase requisition, Purchase order, Memorandum invoice akan mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.

7. Memorandum invoice setiap hari dipilih per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

2.5 Prosedur Penerimaan Barang dan Bahan

Seksi ini disebut Receiving (penerimaan barang). Tugas dan tanggung jawabnya adalah menerima barang dan bahan komoditas untuk operasional perusahaan yang masuk melalui bagian penerimaan sesuai dengan pesanan, meliputi harga, kuantitas dan kualitas. Barang dan bahan yang secara resmi diterima oleh penerimaan barang kemudian dilaporkan dalam laporan penerimaan (Receiving report).

Suarsana, (2007: 48) mengatakan :

1. Menerima salinan order (purchase request) dari departemen pembelian sebelum barang datang.

2. Barang- barang komoditas yang disampaikan oleh pemasok atau dari luar haruslah disertai oleh faktur atau invoice dan dihitung ulang oleh bagian penerimaan sesuai dengan satuannya.

3. Ditimbang ulang untuk menetapkan jumlah yang benar sesuai dengan permintaan dalam order pembelian.

2.6 Prosedur Keluar Barang dan Bahan dari Gudang

Manajemen pergudangan atau penyimpanan (store) adalah salah satu mata rantai pokok dalam keseluruhan gerak perusahaan, karena juga mencakup perencanaan produksi, pemasaran, keuangan dan secara tidak langsung seluruh aspek perusahaan. Suatu gudang haruslah mempunyai design bangunan yang baik, lokasi yang strategis, mempunyai pengamanan yang cukup, ruangan penyimpanan yang

cukup dan rak-rak penyimpanan. Setiap gudang dipimpin oleh seorang kepala gudang (store keeper) yang klasifikasi jabatannya supervisor mengingat tanggung jawabnya yang besar dan penting (Suarsana, 2007:130).

Tujuan dari penyimpanan barang dan bahan ini adalah agar persedian barang dan bahan kebutuhan operasional perusahaan dapat tersedia dengan cukup dengan resiko kerusakan atau kehilangan yang paling kecil, sehingga potensi operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar karena tersedianya barang-barang kebutuhan dengan cukup dan bermutu. Pengeluaran barang dan bahan adalah kegiatan pengeluaran barang-barang dalam gudang penyimpanan yang dipakai untuk operasional perusahaan dalam menjalankan usaha produksinya.

(Wiyasha, 2006: 87)Pergudangan untuk menyimpan barang dan bahan di hotel terbagi 2 yaitu:

1. Daily store. 2. General store.

2.6.1 Daily Store

Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau aktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut dengan daily store.

Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini;

1. Makanan yang cepat rusak (perishable).

2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).

3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food). 4. Makanan jenis sembako (groceries).

5. Jenis minuman (beverages).

2.6.1.1 Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)

Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak. Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini disebut dengan chilled room.

Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Fasilitas kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan sayuran dan buah perlu penanganan yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar, (Suarsana, 2007: 54) mengatakan :

1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar udara bebas masuk.

2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.

3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan pendingin.

4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya tahan sayuran tersebut.

5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.

2.6.1.2 Makanan Jenis Dairy Product

Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umumnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room). Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood).

2.6.1.3 Makanan Jenis Sembako (Groceries)

Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan, kecap, saos, bahan-bahan kue,

jenis-jenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.

Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masing-masing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini.

2.6.1.4 Jenis Minuman (Beverages)

(Wiyasha, 2006 :40-41) Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah:

1. Soft Drink

Soft drink seperti Coca Cola (botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.

2. Hard Liqour

Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius. Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam keadaan fresh dan tidak cepat rusak.

3. Wine/Champagne

Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis

wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat celsius, untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi.

2.6.2 Pengeluaran Bahan Makanan dari Gudang.

Untuk mengendalikan pengeluaran bahan makanan dari gudang, manajemen hotel dan restoran harus menentukan kebijakan yang mengatur pengeluaran bahan makanan itu. Wewenang untuk mengeluarkan suatu barang dari gudang harus diberikan hanya kepada pejabat tertentu. Misalnya, yang berhak mengeluarkan daging segar hanya kepala dapur (chef de cuisine) dan wakil kepala dapur (sous chef de cuisine), (Wiyasha, 2006: 60)

Kewenangan untuk mengeluarkan suatu barang ini dikoordinasikan ke bagian gudang. Contoh tanda tangan pejabat yang berwenang untuk mengeluarkan barang ini juga harus tersedia pada arsip gudang. Jadi bahan makanan itu hanya dapat dikeluarkan dari gudang bila melalui formulir permintaan barang gudang yang ditanda-tangani oleh pejabat yang berwenang, (Wiyasha, 2006: 63).

Daging, ikan, makanan laut (seafood), atau karkas unggas segar keluar dari gudang, kartu daging bagian atas yang disertakan pada tempat bahan makanan kemudian disertakan di formulir permintaan barang gudang untuk disampaikan ke bagian pengendalian harga pokok makanan (food cost controller). Perlu dicatat bahwa petugas gudang hanya mengeluarkan sejumlah barang yang diminta oleh bagian atau departemen hotel seperti yang tercantum pada formulir permintaan barang gudang.

Melengkapi formulir permintaan barang gudang untuk makanan di atas adalah departemen hotel yang memerlukan bahan makanan sesuai dengan jumlah yang tertera pada formulir tersebut. Setelah permintaan dipenuhi, petugas gudang dan yang menerima barang kemudiaan menandatangani formulir ini.

2.7Kerjasama Pergudangan dengan Departemen Lain (Close Cooperation) (Suarsana, 2007:104-106) Dalam kegiatan sehari-hari, staf bagian gudang atau store keeper, bekerjasama yang sangat dekat dengan beberapa departemen/bagian lain diantaranya dengan :

2.7.1 Bagian Pembelian

Kerjasama dengan bagian pembelian/ Purchasing dilakukan mulai sejak saat bagian Gudang atau store membuat purchase requisition (permintaan pembelian barang). Bagian purchasing melakukan pengisian pada kolom price comparison yaitu nama dari tiga rekanan (supplier) dan lengkap dengan harganya yang diambilkan dari daftar harga para rekanan yang ikut mengajukan harga ke pihak hotel. Setelah memasukkan nama-nama rekanan dan dengan memilih harga yang paling murah, barulah purchase requisition itu dikirim ke bagian pengendalian biaya untuk dilakukan pengecekan kembali harga-harga tersebut.

2.7.2 Bagian Pengendalian Biaya

Setelah ditentukan nama rekanan dengan harga yang terpilih atau yang terendah dan setelah mendapatkan persetujuan dari Accounting Manager, maka purchase requisition itu dikirim kembali ke bagian pembelian untuk segera diproses menjadi purchase order. Salah satu lembaran (copy) dari Purchase Order yang sudah jadi, diberikan kepada bagian gudang (store) untuk kemudian dipakai sebagai pedoman dibagian penerima barang (receiving), pada saat barang dikirim oleh rekanan yang bersangkutan.

2.7.3 Bagian Penerimaan Barang (Receiving)

Pada saat barang-barang pemesanan hotel diterima di area receiving, petugas penerima barang harus menghubungi atau memanggil staf bagian gudang dan Cheff untuk diajak bersama-sama melakukan pengecekan barang pesanan makanan dan minuman. Jika semua pencatatan dan administrasi sudah dianggap sesuai dan tidak ada masalah, maka bagian gudang dan pemakai barang/bahan ikut serta menanda-tangani Invoice atau nota pembelian atau pada formulir Memorandum Invoice yang dibuat oleh staf bagian penerimaan barang/ Receiving.

2.7.4 Bagian Dapur (Executive Chef)

Kerjasama dengan Executive Chef yaitu dalam hal membicarakan keberadaan barang dan spesifikasi barang. Oleh karena itu petugas bagian gudang perlu senantiasa berkoordinasi dengan pihak dapur atau dengan cheff, karena dia yang

paling mengetahui tentang kualitas dan spesifikasi dari berbagai jenis bahan makanan yang tertera pada menu yang sudah dijual di restoran.

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penulisan

Di Indonesia pariwisata sangat berkembang pesat, sehingga menjadi salah satu pendapatan yang sangat besar bagi Negara. Banyak model atau macam bentuk pariwisata di Indonesia, dengan begitu banyak pula mendatangkan turis-turis mancanegara maupun lokal. Salah satu bentuk pariwisata yang berkembang pesat adalah hotel, dan di jasa pelayanan yang ditawarkan hotel bagi orang yang datang dan menginginkan tempat menginap (akomodasi), makan dan minum serta jasa lainnya yang terdapat di dalam hotel.

Industri perhotelan telah berdiri dan berkembang di Negara ini. Industri perhotelan di Negara ini banyak juga memperoleh keuntungan terutama membantu pemerintah dalam hal mengatasi pengangguran, karena banyak tenaga kerja yang dibutuhkan oleh hotel. Memenuhi kebutuhan tamu yang menginap, hotel memerlukan banyak bahan maupun barang untuk kelancaran operasional hotel. Proses operasional itu harus dilakukan oleh pihak hotel untuk memenuhi setiap barang dan bahan yang diperlukan.

Terjadinya pengadaan barang dan bahan makanan yang setiap hari dilakukan, jika jumlah occupancy (tingkat hunian kamar) serta acara besar (Event Forecast) yang cukup ramai. Situasi ini yang mengakibatkan persediaan barang dan bahan makanan di hotel mengalami penurunan, karena pihak kitchen tidak mampu

mengolah makanan untuk tamu disebabkan jumlah barang dan bahan makanan mencapai tingkat akhir (habis).

Berkaitan dengan barang dan bahan yang sangat diperlukan hotel untuk kelancaran operasional, maka pihak Grand Swiss-belhotel Medan membuat suatu manajemen yang berada di bawah naungan accounting, bagian pembelian (purchasing) dan pergudangan (storing). Grand Swiss-belhotel Medan harus melakukan pembelanjaan secara periodik bagi departemen, dimana departemen tersebut harus mengisi setiap formulir pembelian yang akan dibelanjakan.

Pengadaan barang dan bahan berawal dari perencanaan, pembelian, penerimaan dan penyimpanan. Perencanaan barang dan bahan di mulai dengan membuat daftar pembelian sesuai dengan permintaan dari setiap departemen yang ada di Grand Swiss-belhotel Medan. Daftar belanja ditulis nama bahan, jumlah bahan, prakiraan harga dan spesifikasi bahan tersebut. Daftar belanja yang telah disusun, perbelanjaan mudah dilakukan, dan kecil kemungkinan terjadi masalah. Setelah mendapat semua yang dibutuhkan, dilakukan pengecekan kembali. Kemudian dilakukan penyimpanan bila tidak langsung digunakan.

Terjadinya pengadaan barang di Grand Swiss-belhotel Medan dikarenakan tingkat hunian kamar (occupancy) atau adanya acara besar (event forecast) yang cukup ramai. Sehingga pihak Kitchen tidak mampu mengolah makanan dengan baik karena bahan makanan yang ingin diolah telah mencapai tingkat minimum (habis).

Hal inilah yang menjadi faktor bagi penulis untuk mengangkat masalah ini sebagai judul kertas karya yang penulis ajukan yaitu : “Sistem Pengadaan Barang

Dan Bahan Untuk Kelancaran Operasional Dapur di Grand Swiss-belhotel Medan”.

1.2 Batasan Masalah

Penyusun kertas karya ini penulis membatasi permasalahan yang dibahas, agar tidak terlalu meluas dan menyimpang, maka penulis memfokuskan pembahasan tentang : Bagaimana sistem pengadaan barang dan bahan untuk department kitchen di Grand Swiss-belhotel Medan.

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dalam penelitian kertas karya ini adalah : untuk mengetahui sistem pengadaan barang dan bahan makanan di dapur Grand Swiss-belhotel Medan.

1.4 Manfaat Penulisan

Di dalam penyusunan kertas karya ini penulis mempunyai tujuan sebagai berikut 1. Untuk melengkapi salah satu syarat akademis dalam menyelesaikan

Perkuliahan Diploma III Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Membantu mahasiswa untuk mengetahui dan memahami sistem pembelian barang dan bahan yang dilakukan hotel.

3. Membantu mahasiswa dalam hal mengembangkan kreativitas melalui pengalaman serta merangsang pola pikir untuk dapat menghasilkan ide-ide brilian yang sangat

berguna bagi perguruan tinggi maupun sebagai seorang profesionalis didunia pekerjaan yang digeluti.

4. Memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk mengembangkan suatu gagasan dalam bentuk karangan ilmiah.

1.5 Metode Penelitian

Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penulisan kertas karya ini, digunakan dua metode penelitian, antara lain :

1. Penelitian Kepustakaan ( Library Research )

Penelitian yang dilakukan melalui kepustakaan dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku ilmiah serta menghimpun data dari bahan-bahan tertulis lainnya yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan dibahas.

2. Penelitian Lapangan ( Field Research )

Penelitian yang dilakukan secara langsung dilapangan untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan secara lengkap dan akurat. Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan pada section main kitchen asean food selama 4 bulan dari tanggal 27 Juli s.d 26 Oktober 2011 di Hotel Grand Swiss-bel Internasional yang berlokasi di JL. Letjen S. Parman No.271 Medan.

1.6 Sistematika Penulisan

Dalam sistematika penulisan ini digambarkan secara garis besar hal-hal yang akan dijabarkan pada bab-bab berikutnya terdiri dari lima bab yang pada tiap bab mencakup hal-hal sebagai berikut :

BAB I : Pendahuluan

Bab pendahuluan ini berisikan uraian tentang alasan pemilihan judul, batasan masalah, tujuan penulisan, metode penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II : Uraian Teoritis

Berisikan uraian teoritis tentang pengertian kitchen department, seksi-seksi yang terdapat pada kitchen, perencanaan pengadaan barang dan bahan keperluan hotel, prosedur pembelian barang dan bahan, prosedur penerimaan barang dan bahan, prosedur keluar barang dari gudang, hubungan kerjasama antara departemen storing dengan departemen lainnya.

BAB III : Gambaran Umum Perusahaan

Berisikan tinjauan umum tentang Grand Swiss-belHotel Medan meliputi sejarah berdirinya hotel, fasilitas-fasilitas yang dimiliki, stuktur organisasi dan klasifikasi hotel.

BAB IV : Sistem Pengadaan Barang dan Bahan Untuk Kelancaran Operasional Dapur Grand Swiss-belHotel Medan.

Menguraikan tentang sistem pembelian barang dan bahan yang dilakukan dihotel serta penyimpanan barang dan bahan di gudang dapur, sistem

pengambilan barang dan bahan dari kitchen ke General Store, serta masalah yang dapat timbul dibagian tersebut dan cara mengatasi.

ABSTRAK

Kertas karya yang berjudul Sistem Pengadaan Barang dan Bahan Untuk Kelancaran Operasional Dapur di Grand Swiss-belhotel Medan. Metode penelitian yang digunakan sistem Kepustakaan yang diambil dari buku. Sistem Lapangan, dimana penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Grand Swiss-belhotel Medan bagian Food and Beverage Department. Pengadaan barang dan bahan yang dilakukan Grand Swiss-belhotel Medan dikarenakan jumlah tamu yang relatif ramai serta adanya acara-acara besar sehingga pihak dapur tidak mampu mengolah makanan karena barang dan bahan yang habis. Dengan demikian, ini menjadi tugas bagian pembelian, penerimaan, pergudangan. Pengadaan barang dan bahan yang dilakukan untuk memenuhi permintaan bagian dapur dalam mengolah makanan jadi. Setelah permintaan barang telah sampai ke bagian pembelian, maka dilakukan pembelian ke vendor. Setelah itu vendor mengirim barang ke hotel dan bagian receiving menerima barang lalu barang tersebut disimpan ke store, maka bagian dapur bisa mengambil barang tersebut. Sistem pengadaan barang dan bahan yang baik akan memberikan kesan yang baik dari tamu karena keinginan dari tamu mampu dipenuhi oleh hotel, serta juga mampu meningkatkan prestise hotel itu sendiri.

GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN

KERTAS KARYA

O

L

E

H

CHATERINA TINDAON

NIM : 092204056

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

SISTEM PENGADAAN BARANG DAN BAHAN UNTUK

KELANCARAN OPERASIONAL DAPUR DI

GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN

OLEH

CHATERINA TINDAON

092204056

DOSEN PEMBIMBING

DOSEN PEMBACA

Riski Hadi Nasution, S.E.

NIP. 19660420 1992031 1 003

Drs. Jhonson Pardosi, M.Si

Judul Kertas Karya : SISTEM PENGADAAN BARANG

DAN BAHAN UNTUK KELANCARAN

OPERASIONAL DAPUR DI GRAND

SWISS-BELHOTEL MEDAN

Oleh

: CHATERINA TINDAON

Nim

: 092204056

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan,

Dr. Syahron Lubis, M.A.

NIP. 195110131976031001

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA

Ketua,

Arwina Sufika, S.E.,M.Si.

NIP. 196408211998022001

7. Kepada seluruh karyawan Grand Swiss-belhotel Medan, yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan Praktek Kerja Lapangan.

8. Kepada kedua orang tua penulis Bapak P. Tindaon dan Ibu K. Pardede terkasih, yang selalu mendidik dan membimbing penulis. Serta kepada kakak, abang dan adik penulis yang telah banyak memberikan dukungan.

9. Semua teman-temanku di perhotelan 2009 yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu terima kasih telah memberikan dorongan kepada saya.

10. Seseorang yang berinisial S. Sihombing yang telah memberikan perhatian dan dorongan kepada penulis untuk kelancaran penulisan kertas karya ini.

Penulis menyadari dalam penulisan kertas karya ini masih terdapat kekurangan hingga diharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca.

Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih atas perhatian pembaca, semoga Kertas Karya ini dapat memberikan masukan bagi mahasiswa Pariwisata USU.

Medan, Juli 2012 Penulis,

Chaterina Tindaon 092204056

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penulisan ... 1

1.2 Pembatasan Masalah ... 3

1.3 Tujuan penelitian ... 3

1.4 Manfaat Penulisan ... 3

1.5 Metode Penelitian ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II : URAIAN TEORITIS 2.1 Uraian Teoritis Tentang Kitchen Departement ... 7

2.2 Section Kitchen Di Hotel ... 8

2.3 Perencanaan Kebutuhan Barang dan Bahan Keperluan Hotel ... 11

2.3.1 Pembelian Persedian Barang dan Bahan di Hotel ... 11

2.3.2 Cara Pembelian Persedian Barang dan Bahan ... 12

2.3.2.1 Pembelian Dengan Sistem Kontrak ... 13

2.3.2.3 Pembelian Secara Kuota Mingguan ... 14

2.3.2.4 Pembelian Secara Cash and Carry ... 14

2.3.2.5 Pembelian Secara Pembayaran Pesanan ... 15

2.3.3 Dokumen Yang di Gunakan ... 15

2.3.3.1 Purchase Requisition ... 15

2.3.3.2 Purchase Order ... 16

2.3.3.3 Memorandum Invoice ... 16

2.3.3.4 Daily Receiving Report ... 17

2.3.3.5 Bincard ... 18

2.3.3.6 Cardex ... 18

2.4 Prosedur Pembelian Barang dan Bahan ... 18

2.5 Prosedur penerimaan Barang dan Bahan ... 20

2.6 Prosedur Keluar Barang dari Gudang ... 20

2.6.1 Daily Store ... 21

2.6.1.1 Makanan Cepat Rusak/Layu ... 22

2.6.1.2 Makanan Jenis Dairy Product ... 23

2.6.1.3 Makanan Jenis Sembako ... 23

2.6.1.4 Jenis Minuman ... 24

2.6.2 Pengeluaran Bahan Makan Dari Gudang ... 25

2.7 Kerjasama Pergudangan Dengan Departemen Lain ... 26

2.7.1 Bagian Pembelian ... 26

2.7.2 Bagian Pengendalian Biaya ... 27

2.7.4 Bagian Dapur ... 27

BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Berdirinya Hotel ... 29

3.2 Fasilitas Yang Di Miliki Hotel ... 31

3.2.1 Kamar ... 31

3.2.2 Food and Beverages ... 33

3.2.3 Sporting and Recretion ... 37

3.2.4 Kolam Renang Outdoor ... 39

3.2.5 Meeting Facilities ... 39

3.2.6 Comunication Network ... 40

3.3 Klasifikasi Hotel ... 41

3.3.1 Berdasarkan Plan ... 41

3.3.2 Kamar Berdasakan Size Number Of Room ... 42

3.3.3 Berdasarkan Length Of Guest Stay ... 42

3.3.4 Berdasarkan Location ... 43

3.3.5 Berdasarkan Type Of Patronage ... 43

3.3.6 Berdasarkan Under Goverment Regulation ... 43

BAB IV : SISTEM PENGADAAN BARANG DAN BAHAN UNTUK KELANCARAN OPERASIONAL DAPUR GRAND SWISS- BELHOTEL MEDAN

4.1 Sistem Pembelian Barang dan Bahan di Hotel Untuk Dapur ... 46

4.1.1 Pembelian Dengan Sistem Kontrak ... 54

4.1.2 Pembelian Sistem Harian dan Bulanan ... 55

4.2 Penyimpanan Barang dan Bahan di Gudang Dapur ... 58

4.2.1 Penerangan Dalam Gudang ... 59

4.2.2 Pengaturan Udara dan Ventilasi ... 59

4.3 Sistem Pengambilan Barang Dari Kitchen Ke General Store ... 62

4.4 Masalah Yang Timbul di Bagian Gudang Dapur ... 65

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 66

5.2 Saran ... 67

DAFTAR PUSTAKA ... 69

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Denah Lokasi Grand Swiss-belhotel Medan ... 30

Gambar 3.2 Kamar Deluxe Room ... 31

Gambar 3.3 Kamar Superior Deluxe Room ... 32

Gambar 3.4 Kamar Presidential Room ... 33

Gambar 3.5 The Rendez-vous Lobby Lounge ... 34

Gambar 3.6 Swiss Cafe ... 35

Gambar 3.7 The View Musil Lounge & Bar ... 36

Gambar 3.8 The Edge Restaurant ... 37

Gambar 3.9 My Life & Spa Cover ... 38

Gambar 3.10 Kolam Renang Outdoor ... 39