Sistem Pengadaan Barang Dan Bahan Untuk Kelancaran Operasional Dapur di Grand Swiss-belHotel Medan
SISTEM PENGADAAN BARANG DAN BAHAN UNTUK
KELANCARAN OPERASIONAL DAPUR DI
GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN
KERTAS KARYA
O
L
E
H
CHATERINA TINDAON
NIM : 092204056
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2012
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN
SISTEM PENGADAAN BARANG DAN BAHAN UNTUK
KELANCARAN OPERASIONAL DAPUR DI
GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN
OLEH
CHATERINA TINDAON
092204056
DOSEN PEMBIMBING
DOSEN PEMBACA
Riski Hadi Nasution, S.E.
Drs. Jhonson Pardosi, M.Si
NIP. 19660420 1992031 1 003
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya
: SISTEM
PENGADAAN
BARANG
DAN BAHAN UNTUK KELANCARAN
OPERASIONAL DAPUR DI GRAND
SWISS-BELHOTEL MEDAN
Oleh
: CHATERINA TINDAON
Nim
: 092204056
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan,
Dr. Syahron Lubis, M.A.
NIP. 195110131976031001
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
Ketua,
Arwina Sufika, S.E.,M.Si.
NIP. 196408211998022001
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Kertas karya yang berjudul Sistem Pengadaan Barang dan Bahan Untuk Kelancaran
Operasional Dapur di Grand Swiss-belhotel Medan. Metode penelitian yang
digunakan sistem Kepustakaan yang diambil dari buku. Sistem Lapangan, dimana
penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Grand Swiss-belhotel Medan
bagian Food and Beverage Department. Pengadaan barang dan bahan yang dilakukan
Grand Swiss-belhotel Medan dikarenakan jumlah tamu yang relatif ramai serta
adanya acara-acara besar sehingga pihak dapur tidak mampu mengolah makanan
karena barang dan bahan yang habis. Dengan demikian, ini menjadi tugas bagian
pembelian, penerimaan, pergudangan. Pengadaan barang dan bahan yang dilakukan
untuk memenuhi permintaan bagian dapur dalam mengolah makanan jadi. Setelah
permintaan barang telah sampai ke bagian pembelian, maka dilakukan pembelian ke
vendor. Setelah itu vendor mengirim barang ke hotel dan bagian receiving menerima
barang lalu barang tersebut disimpan ke store, maka bagian dapur bisa mengambil
barang tersebut. Sistem pengadaan barang dan bahan yang baik akan memberikan
kesan yang baik dari tamu karena keinginan dari tamu mampu dipenuhi oleh hotel,
serta juga mampu meningkatkan prestise hotel itu sendiri.
Keyword : Purchasing, Receiving, Storing.
i
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Terima kasih saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, dimana atas
rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
Tugas akhir “Sistem Pengadaan Barang Dan Bahan Untuk Kelancaran Operasional
Dapur di Grand Swiss-belHotel Medan” dibuat sebagai salah satu persyaratan untuk
mencapai gelar Ahli Madya Program Studi D III Pariwisata Jurusan Perhotelan.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan
bimbingan dan nasehat dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Arwina Sufika, S.E., M.Si, selaku Ketua Program Studi D III Pariwisata
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera.
3. Bapak Riski Hadi Nasution, S.E, selaku Dosen Pembimbing yang telah
banyak meluangkan waktu dan pikiran serta saran-saran selama penyelesaian
Tugas Akhir ini.
4. Bapak Drs. Jhonson Pardosi, M.Si, selaku Dosen Pembaca yang telah banyak
memberikan masukan dalam penulisan kertas karya ini.
5. Bapak Mukhtar Majid, S.Sos, S.E.Par, M.A., selaku Dosen Wali penulis
selama duduk dibangku perkuliahan.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Administrasi di Program Studi D III
Pariwisata Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
ii
Universitas Sumatera Utara
7. Kepada seluruh karyawan Grand Swiss-belhotel Medan, yang telah
memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan Praktek Kerja
Lapangan.
8. Kepada kedua orang tua penulis Bapak P. Tindaon dan Ibu K. Pardede
terkasih, yang selalu mendidik dan membimbing penulis. Serta kepada kakak,
abang dan adik penulis yang telah banyak memberikan dukungan.
9. Semua teman-temanku di perhotelan 2009 yang tidak bisa penulis sebutkan
satu-persatu terima kasih telah memberikan dorongan kepada saya.
10. Seseorang yang berinisial S. Sihombing yang telah memberikan perhatian dan
dorongan kepada penulis untuk kelancaran penulisan kertas karya ini.
Penulis menyadari dalam penulisan kertas karya ini masih terdapat
kekurangan hingga diharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca.
Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih atas perhatian pembaca, semoga
Kertas Karya ini dapat memberikan masukan bagi mahasiswa Pariwisata USU.
Medan, Juli 2012
Penulis,
Chaterina Tindaon
092204056
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI .......................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv
BAB I : PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan ........................................................................ 1
1.2 Pembatasan Masalah ................................................................................ 3
1.3 Tujuan penelitian ..................................................................................... 3
1.4 Manfaat Penulisan ................................................................................... 3
1.5 Metode Penelitian .................................................................................... 4
1.6 Sistematika Penulisan .............................................................................. 4
BAB II : URAIAN TEORITIS
2.1 Uraian Teoritis Tentang Kitchen Departement ........................................ 7
2.2 Section Kitchen Di Hotel ......................................................................... 8
2.3 Perencanaan Kebutuhan Barang dan Bahan Keperluan Hotel ................ 11
2.3.1 Pembelian Persedian Barang dan Bahan di Hotel ......................... 11
2.3.2 Cara Pembelian Persedian Barang dan Bahan ............................... 12
2.3.2.1 Pembelian Dengan Sistem Kontrak ..................................... 13
2.3.2.2 Pembelian Secara Harian ..................................................... 13
iv
Universitas Sumatera Utara
2.3.2.3 Pembelian Secara Kuota Mingguan .................................... 14
2.3.2.4 Pembelian Secara Cash and Carry ...................................... 14
2.3.2.5 Pembelian Secara Pembayaran Pesanan .............................. 15
2.3.3 Dokumen Yang di Gunakan ........................................................... 15
2.3.3.1 Purchase Requisition .......................................................... 15
2.3.3.2 Purchase Order .................................................................. 16
2.3.3.3 Memorandum Invoice ......................................................... 16
2.3.3.4 Daily Receiving Report ....................................................... 17
2.3.3.5 Bincard ............................................................................... 18
2.3.3.6 Cardex ................................................................................ 18
2.4 Prosedur Pembelian Barang dan Bahan.................................................... 18
2.5 Prosedur penerimaan Barang dan Bahan ................................................. 20
2.6 Prosedur Keluar Barang dari Gudang ...................................................... 20
2.6.1 Daily Store ...................................................................................... 21
2.6.1.1 Makanan Cepat Rusak/Layu .............................................. 22
2.6.1.2 Makanan Jenis Dairy Product ........................................... 23
2.6.1.3 Makanan Jenis Sembako ................................................... 23
2.6.1.4 Jenis Minuman .................................................................. 24
2.6.2 Pengeluaran Bahan Makan Dari Gudang ..................................... 25
2.7 Kerjasama Pergudangan Dengan Departemen Lain ............................... 26
2.7.1 Bagian Pembelian ........................................................................... 26
2.7.2 Bagian Pengendalian Biaya ............................................................ 27
2.7.3 Bagian Penerimaan Barang ............................................................. 27
v
Universitas Sumatera Utara
2.7.4 Bagian Dapur .................................................................................. 27
BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Berdirinya Hotel ......................................................................... 29
3.2 Fasilitas Yang Di Miliki Hotel ............................................................... 31
3.2.1 Kamar .............................................................................................. 31
3.2.2 Food and Beverages ........................................................................ 33
3.2.3 Sporting and Recretion .................................................................... 37
3.2.4 Kolam Renang Outdoor ................................................................... 39
3.2.5 Meeting Facilities ............................................................................ 39
3.2.6 Comunication Network .................................................................... 40
3.3 Klasifikasi Hotel ..................................................................................... 41
3.3.1 Berdasarkan Plan ............................................................................. 41
3.3.2 Kamar Berdasakan Size Number Of Room ...................................... 42
3.3.3 Berdasarkan Length Of Guest Stay .................................................. 42
3.3.4 Berdasarkan Location ...................................................................... 43
3.3.5 Berdasarkan Type Of Patronage ..................................................... 43
3.3.6 Berdasarkan Under Goverment Regulation ..................................... 43
3.4 Struktur Organisasi Hotel ....................................................................... 45
vi
Universitas Sumatera Utara
BAB IV : SISTEM PENGADAAN BARANG DAN BAHAN UNTUK
KELANCARAN OPERASIONAL DAPUR GRAND SWISSBELHOTEL MEDAN
4.1 Sistem Pembelian Barang dan Bahan di Hotel Untuk Dapur ................... 46
4.1.1 Pembelian Dengan Sistem Kontrak ................................................ 54
4.1.2 Pembelian Sistem Harian dan Bulanan .......................................... 55
4.2 Penyimpanan Barang dan Bahan di Gudang Dapur .............................. 58
4.2.1 Penerangan Dalam Gudang ............................................................ 59
4.2.2 Pengaturan Udara dan Ventilasi .................................................... 59
4.3 Sistem Pengambilan Barang Dari Kitchen Ke General Store .................. 62
4.4 Masalah Yang Timbul di Bagian Gudang Dapur ................................... 65
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ................................................................................................ 66
5.2 Saran ......................................................................................................... 67
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 69
vii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Denah Lokasi Grand Swiss-belhotel Medan ....................................... 30
Gambar 3.2 Kamar Deluxe Room ........................................................................... 31
Gambar 3.3 Kamar Superior Deluxe Room ............................................................ 32
Gambar 3.4 Kamar Presidential Room ................................................................... 33
Gambar 3.5 The Rendez-vous Lobby Lounge .......................................................... 34
Gambar 3.6 Swiss Cafe ........................................................................................... 35
Gambar 3.7 The View Musil Lounge & Bar ............................................................ 36
Gambar 3.8 The Edge Restaurant ........................................................................... 37
Gambar 3.9 My Life & Spa Cover ........................................................................... 38
Gambar 3.10 Kolam Renang Outdoor .................................................................... 39
Gambar 3.11 Meeting Facilities .............................................................................. 40
viii
Universitas Sumatera Utara
KELANCARAN OPERASIONAL DAPUR DI
GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN
KERTAS KARYA
O
L
E
H
CHATERINA TINDAON
NIM : 092204056
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2012
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN
SISTEM PENGADAAN BARANG DAN BAHAN UNTUK
KELANCARAN OPERASIONAL DAPUR DI
GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN
OLEH
CHATERINA TINDAON
092204056
DOSEN PEMBIMBING
DOSEN PEMBACA
Riski Hadi Nasution, S.E.
Drs. Jhonson Pardosi, M.Si
NIP. 19660420 1992031 1 003
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya
: SISTEM
PENGADAAN
BARANG
DAN BAHAN UNTUK KELANCARAN
OPERASIONAL DAPUR DI GRAND
SWISS-BELHOTEL MEDAN
Oleh
: CHATERINA TINDAON
Nim
: 092204056
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan,
Dr. Syahron Lubis, M.A.
NIP. 195110131976031001
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
Ketua,
Arwina Sufika, S.E.,M.Si.
NIP. 196408211998022001
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Kertas karya yang berjudul Sistem Pengadaan Barang dan Bahan Untuk Kelancaran
Operasional Dapur di Grand Swiss-belhotel Medan. Metode penelitian yang
digunakan sistem Kepustakaan yang diambil dari buku. Sistem Lapangan, dimana
penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Grand Swiss-belhotel Medan
bagian Food and Beverage Department. Pengadaan barang dan bahan yang dilakukan
Grand Swiss-belhotel Medan dikarenakan jumlah tamu yang relatif ramai serta
adanya acara-acara besar sehingga pihak dapur tidak mampu mengolah makanan
karena barang dan bahan yang habis. Dengan demikian, ini menjadi tugas bagian
pembelian, penerimaan, pergudangan. Pengadaan barang dan bahan yang dilakukan
untuk memenuhi permintaan bagian dapur dalam mengolah makanan jadi. Setelah
permintaan barang telah sampai ke bagian pembelian, maka dilakukan pembelian ke
vendor. Setelah itu vendor mengirim barang ke hotel dan bagian receiving menerima
barang lalu barang tersebut disimpan ke store, maka bagian dapur bisa mengambil
barang tersebut. Sistem pengadaan barang dan bahan yang baik akan memberikan
kesan yang baik dari tamu karena keinginan dari tamu mampu dipenuhi oleh hotel,
serta juga mampu meningkatkan prestise hotel itu sendiri.
Keyword : Purchasing, Receiving, Storing.
i
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Terima kasih saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, dimana atas
rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
Tugas akhir “Sistem Pengadaan Barang Dan Bahan Untuk Kelancaran Operasional
Dapur di Grand Swiss-belHotel Medan” dibuat sebagai salah satu persyaratan untuk
mencapai gelar Ahli Madya Program Studi D III Pariwisata Jurusan Perhotelan.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan
bimbingan dan nasehat dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Arwina Sufika, S.E., M.Si, selaku Ketua Program Studi D III Pariwisata
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera.
3. Bapak Riski Hadi Nasution, S.E, selaku Dosen Pembimbing yang telah
banyak meluangkan waktu dan pikiran serta saran-saran selama penyelesaian
Tugas Akhir ini.
4. Bapak Drs. Jhonson Pardosi, M.Si, selaku Dosen Pembaca yang telah banyak
memberikan masukan dalam penulisan kertas karya ini.
5. Bapak Mukhtar Majid, S.Sos, S.E.Par, M.A., selaku Dosen Wali penulis
selama duduk dibangku perkuliahan.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Administrasi di Program Studi D III
Pariwisata Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
ii
Universitas Sumatera Utara
7. Kepada seluruh karyawan Grand Swiss-belhotel Medan, yang telah
memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan Praktek Kerja
Lapangan.
8. Kepada kedua orang tua penulis Bapak P. Tindaon dan Ibu K. Pardede
terkasih, yang selalu mendidik dan membimbing penulis. Serta kepada kakak,
abang dan adik penulis yang telah banyak memberikan dukungan.
9. Semua teman-temanku di perhotelan 2009 yang tidak bisa penulis sebutkan
satu-persatu terima kasih telah memberikan dorongan kepada saya.
10. Seseorang yang berinisial S. Sihombing yang telah memberikan perhatian dan
dorongan kepada penulis untuk kelancaran penulisan kertas karya ini.
Penulis menyadari dalam penulisan kertas karya ini masih terdapat
kekurangan hingga diharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca.
Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih atas perhatian pembaca, semoga
Kertas Karya ini dapat memberikan masukan bagi mahasiswa Pariwisata USU.
Medan, Juli 2012
Penulis,
Chaterina Tindaon
092204056
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI .......................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv
BAB I : PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan ........................................................................ 1
1.2 Pembatasan Masalah ................................................................................ 3
1.3 Tujuan penelitian ..................................................................................... 3
1.4 Manfaat Penulisan ................................................................................... 3
1.5 Metode Penelitian .................................................................................... 4
1.6 Sistematika Penulisan .............................................................................. 4
BAB II : URAIAN TEORITIS
2.1 Uraian Teoritis Tentang Kitchen Departement ........................................ 7
2.2 Section Kitchen Di Hotel ......................................................................... 8
2.3 Perencanaan Kebutuhan Barang dan Bahan Keperluan Hotel ................ 11
2.3.1 Pembelian Persedian Barang dan Bahan di Hotel ......................... 11
2.3.2 Cara Pembelian Persedian Barang dan Bahan ............................... 12
2.3.2.1 Pembelian Dengan Sistem Kontrak ..................................... 13
2.3.2.2 Pembelian Secara Harian ..................................................... 13
iv
Universitas Sumatera Utara
2.3.2.3 Pembelian Secara Kuota Mingguan .................................... 14
2.3.2.4 Pembelian Secara Cash and Carry ...................................... 14
2.3.2.5 Pembelian Secara Pembayaran Pesanan .............................. 15
2.3.3 Dokumen Yang di Gunakan ........................................................... 15
2.3.3.1 Purchase Requisition .......................................................... 15
2.3.3.2 Purchase Order .................................................................. 16
2.3.3.3 Memorandum Invoice ......................................................... 16
2.3.3.4 Daily Receiving Report ....................................................... 17
2.3.3.5 Bincard ............................................................................... 18
2.3.3.6 Cardex ................................................................................ 18
2.4 Prosedur Pembelian Barang dan Bahan.................................................... 18
2.5 Prosedur penerimaan Barang dan Bahan ................................................. 20
2.6 Prosedur Keluar Barang dari Gudang ...................................................... 20
2.6.1 Daily Store ...................................................................................... 21
2.6.1.1 Makanan Cepat Rusak/Layu .............................................. 22
2.6.1.2 Makanan Jenis Dairy Product ........................................... 23
2.6.1.3 Makanan Jenis Sembako ................................................... 23
2.6.1.4 Jenis Minuman .................................................................. 24
2.6.2 Pengeluaran Bahan Makan Dari Gudang ..................................... 25
2.7 Kerjasama Pergudangan Dengan Departemen Lain ............................... 26
2.7.1 Bagian Pembelian ........................................................................... 26
2.7.2 Bagian Pengendalian Biaya ............................................................ 27
2.7.3 Bagian Penerimaan Barang ............................................................. 27
v
Universitas Sumatera Utara
2.7.4 Bagian Dapur .................................................................................. 27
BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Berdirinya Hotel ......................................................................... 29
3.2 Fasilitas Yang Di Miliki Hotel ............................................................... 31
3.2.1 Kamar .............................................................................................. 31
3.2.2 Food and Beverages ........................................................................ 33
3.2.3 Sporting and Recretion .................................................................... 37
3.2.4 Kolam Renang Outdoor ................................................................... 39
3.2.5 Meeting Facilities ............................................................................ 39
3.2.6 Comunication Network .................................................................... 40
3.3 Klasifikasi Hotel ..................................................................................... 41
3.3.1 Berdasarkan Plan ............................................................................. 41
3.3.2 Kamar Berdasakan Size Number Of Room ...................................... 42
3.3.3 Berdasarkan Length Of Guest Stay .................................................. 42
3.3.4 Berdasarkan Location ...................................................................... 43
3.3.5 Berdasarkan Type Of Patronage ..................................................... 43
3.3.6 Berdasarkan Under Goverment Regulation ..................................... 43
3.4 Struktur Organisasi Hotel ....................................................................... 45
vi
Universitas Sumatera Utara
BAB IV : SISTEM PENGADAAN BARANG DAN BAHAN UNTUK
KELANCARAN OPERASIONAL DAPUR GRAND SWISSBELHOTEL MEDAN
4.1 Sistem Pembelian Barang dan Bahan di Hotel Untuk Dapur ................... 46
4.1.1 Pembelian Dengan Sistem Kontrak ................................................ 54
4.1.2 Pembelian Sistem Harian dan Bulanan .......................................... 55
4.2 Penyimpanan Barang dan Bahan di Gudang Dapur .............................. 58
4.2.1 Penerangan Dalam Gudang ............................................................ 59
4.2.2 Pengaturan Udara dan Ventilasi .................................................... 59
4.3 Sistem Pengambilan Barang Dari Kitchen Ke General Store .................. 62
4.4 Masalah Yang Timbul di Bagian Gudang Dapur ................................... 65
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ................................................................................................ 66
5.2 Saran ......................................................................................................... 67
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 69
vii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Denah Lokasi Grand Swiss-belhotel Medan ....................................... 30
Gambar 3.2 Kamar Deluxe Room ........................................................................... 31
Gambar 3.3 Kamar Superior Deluxe Room ............................................................ 32
Gambar 3.4 Kamar Presidential Room ................................................................... 33
Gambar 3.5 The Rendez-vous Lobby Lounge .......................................................... 34
Gambar 3.6 Swiss Cafe ........................................................................................... 35
Gambar 3.7 The View Musil Lounge & Bar ............................................................ 36
Gambar 3.8 The Edge Restaurant ........................................................................... 37
Gambar 3.9 My Life & Spa Cover ........................................................................... 38
Gambar 3.10 Kolam Renang Outdoor .................................................................... 39
Gambar 3.11 Meeting Facilities .............................................................................. 40
viii
Universitas Sumatera Utara