Peranan Sekretaris Yang Profesional Dalam Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam Chapter III IV
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Secara etimologi istilah kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu
“secretum” yang artinya Rahasia dan Orang yang memegang rahasia disebut
secretarium atau secretarius.
Pengertian Sekretaris menurut Wursanto (2001 : 57) :
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor
dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
Pengertian Sekretaris menurutYatimah (2013 : 7) :
Sekretaris adalah orang yang membantu pimpinan, mampu melaksanakan
tugasnyaa dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan
hidup perusahaan, sekretaris juga harus mempunyai pengetahuan penunjang demi
kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya.
Pengertian Sekretaris menurut Achmad (2007 : 18) :
Sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan
rahasia, mengurus surat keluar dan masuk kepada tata usaha lainnya, seperti
memelihara dokumen, telepon, membuat perjanjian, sehingga sekarang sekretaris
Universitas Sumatera Utara
merupakan assiten yang membantu pimpinan dalam segala hal agar pimpinannya
dapat bertindak secara efektif dalam menuaikan tugas-tugasnya.
Pengertian Sekretaris menurut Sutarto (2000 : 4) :
Sekretaris adaalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih
bertanggung jawab dari pada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya
meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan public, menjawab
telepon, membuat janji dan memelihara atau menyiapkan warkat-warkat, suratsurat dan lain-lainnya.
Pekerjaan yang dilakukan oleh Meiliana Nababan sebagai Sekretaris
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam adalah :
Sebagai petugas/karyawan yang bertugas untuk membantu mendukung kelancaran
atau menyelesaikan pekerjaan atasannya dan bertanggungjawab terhadap tugas
maupun
pekerjaannya,
walaupun
sedang
mengalami
maslah
pribadi
dirumah/diluar lingkungan kantor tidak akan mempengaruhi kualitas pekerjaan
sekretaris.
Seorang sekretaris harus mempunyai sifat tanggap, aktif dan kreatif karena
sebagai sekretaris perusahaan memiliki tugas yang cukup padat. Karena itu,
sekretaris harus cekatan, cermat dan selalu mempunyai inisiatif sendiri tanpa
harus menunggu perintah atasan. Setelah selesai melakukan suatu tugas, seorang
sekretaris harus sudah mempunyai rencana untuk pekerjaan selanjutnya yang akan
dikerjakannya dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
Seorang sekretaris harus mampu menyelesaikan setiap tugas yang
diberikan, walau terkadang mendapat tugas yang berat sekretaris harus mampu
menyelesaikan setiap tugasnya dengan baik dan benar. Sulit bagi sekretaris
menyelesaikan setiap tugas yang menumpuk, namun sekretaris harus mampu
membagi waktunya untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya.
Berdasarkan pengertian para ahli dan salah satu pegawai KPP Pratama
Lubuk Pakam tersebut, dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang yang
dapat dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan,
terutama untuk penyelenggaraan kegiatan operasional perusahaan, serta
membantu pimpinan atau membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan
maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Berdasarkan buku pedoman Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam, pembagian sekretaris terdiri atas :
1. Sekretaris Senior
Sekretaris senior yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme
yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam
melaksanakan tugasnya.
2. Sekretaris Junior
Sekretaris junior yaitu sekretaris yang baru meniti kariernya sebagai
sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum memiliki
pengalaman kerja.
Universitas Sumatera Utara
Jadi, lingkup tugas seorang sekretaris perusahaan selain harus menguasai
pekerjaan-pekerjaan yang bersifat operasional, juga harus menguasai pekerjaan
yang bersifat manajerial. Untuk dapat bekerja secara manajerial, seorang
sekretaris perusahaan harus mempunyai sifat-sifat kepemimpinan.
Karena seorang sekretaris perusahaan merupakan seorang manajer di
bidang kesekretarisan, maka wewenang dan tanggung-jawabnya lebih besar,
karena sekretaris melayani kebutuhan setiap unit dalam organisasi, dan
tanggungjawabnya
termasuk
mengatur
pekerjaan
kesekretarisan.
Untuk
menyelenggarakan pekerjaan kesekretarisan inilah diterapkan pelaksanaan fungsifungsi manajemen di bidang kesekretarisan yaitu : perencanaan, pengorganisasian,
kegiatan kantor, pengawasan, dan penggerakan.
Sekretaris sangat berbeda dengan pegawai atau karyawan biasa yang
terdapat di dalam perusahaan. Sekretaris merupakan karyawan yang dapat
dikatakan khusus karena berperan langsung atau turun tangan langsung dalam
membantu pemimpin, serta sekretaris merupakan kaki tangan pemimpin dalam
perusahaan. Karena sekretaris merupakan contoh, bahkan gambaran bagi citra
positif perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
B. Syarat Sekretaris Untuk Menjadi Sekretaris Profesional
Untuk membantu pimpinan, sekretaris yang professional harus memiliki
syarat tertentu agar dapat melaksanakan pekerjaannya sebaik mungkin. Syarat
yang diberikan tentu tidaklah mudah, sekretaris harus bekerja keras untuk dapat
bersikap professional dalam setiap pekerjaan. Menjadi sekretaris professional
sangat berat, harus bisa menyelesaikan masalah yang ada dan setiap diperintah
kapan saja oleh Pemimpin.
Adapun syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris professional
menurut Yatimah (2009 : 57) adalah sebagai berikut :
1. Memiliki Integritas
Sekretaris harus mampu secara sinergis bekerja sesuai dengan
keinginan dan harapan pimpinan. Sebagai orang kepercayaan pimpinan,
sekretaris harus bekerja dengan jujur, tidak dapat dihasut, disuap, atau
dibujuk untuk mengkhianati pimpinannya.
2. Dapat Menyimpan Rahasia
Sekretaris adalah pegawai yang berhubungan dengan pekerjaan
yang bersifat rahasia (compidential employee), baik rahasia perusahaan,
pekerjaan maupun rahasia pribadi pimpinannya. Sebagai tangan kanan
pimpinan, dituntut untuk tidak memiliki sifat sok tahu, suka mengobrol,
atau sembrono dengan hal-hal yang bersifat rahasia.
3. Tekun dan Setia Pada Tugasnya
Ketekunan dan kesetiaan, baik terhadap pimpinan khususnya
maupun perusahaan umumnya, bisa dicerminkan dari rasa memiliki
Universitas Sumatera Utara
selama sekretaris bekerja sehingga berpendapat bahwa menjaga nama baik
pimpinan atau perusahaan sama pentingnya dengan menjaga nama baik
dirinya.
4. Memiliki Kemampuan Sebagai Publik Internal
Sekretaris
harus
memiliki kemampuan
berkomunikasi dan
berhubungan antarsesama dengan baik karena sesekali akan menggantikan
peran pemimpin apabila berhalangan atau menugaskannya untuk segera
menyelesaikan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan bawahan.
5. Memiliki Pengetahuan Luas
Pengetahuan
merupakan
salah
satu
kunci
bagi
sekretaris
professional, dengan memiliki pengetahuan yang luas, sekretaris dapat
membantu pemimpin menyelesaikan tuagsnya dengan baik dan benar.
Seorang sekretaris juga tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan
tugas dan pekerjaannya.
6. Keterampilan
Sekretris dalam melaksanakan tugasnya harus dilandaskan dengan
keterampilan, dengan keterampilan yang dimiliki dapat dilihat layaknya
sebagai sekretaris professional dan sekretaris dapat melaksanakan
tugasnya atau pekerjaannya dengan cermat, teliti, dan berhasil.
Adapun syarat sekretaris menjadi sekretaris yang professional menurut
Meiliana Silaban Sekretaris Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
a) Memiliki etika dan sopan santun dalam berbicara, baik terhadap atasan
maupun rekan kerja dan pihak stake holder (pemangku kepentingan).
b) Dapat dipercaya dalam menjaga rahasia instansi ataupun rahasia pribadi
pimpinan.
c) Mengerti administrasi, menggunakan alat-alat kantor yang berteknologi.
d) Berpenampilan rapi dan menarik.
e) Sekretaris
harus
mampu
menerima
kritikan/arahan
atasan
untuk
kedepannya menjadi lebih baik lagi. Dalam arti bila pekerjaannya
dikoreksi atasan atau rekan kerja, sekretaris harus bersedia memperbaiki
diri dan cara kerjanya.
Syarat-syarat tersebut harus benar-benar dimiliki oleh seorang sekretaris
professional, agar tidak mengecewakan ataupun merugikan pimpinan bahkan
perusahaan. Dasar utama yang harus dimiliki adalah Minat, karena dengan
memiliki minat seorang sekretaris akan bekerja dengan sungguh-sungguh dan
akan memberikan hasil yang sempurna bagi pimpinan atau perushaan.
Selain itu, yang juga tidak jauh penting adalah pengetahuan atau wawasan
yang luas. Dengan memiliki pengetahuan yang luas, sekretaris akan lebih mudah
meyelesaikan atau mengerjakan tugas-tugasnya dan memperlancar pencapaian
tujuannya. Bukan hanya pengetahuan mengenai tugas-tugas perkantoran
melainkan pengetahuan mengenai kemajuan dunia bisnis atau ekonomi. Dengan
banyak membaca dan mengikuti perkembangan zaman dari berita-berita surat
kabar maupun media elektronik akan sangat membantu menjadikan sekretaris
yang lebih dinamis. Pengetahuan luas yang dimiliki oleh seorang sekretaris
Universitas Sumatera Utara
professional juga akan memudahkannya dalam memecahkan setiap permasalahan
yang dihadapinya dengan cara pikiran yang terbaik.
C. Tugas Sekretaris Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
Tugas seorang sekretaris sangat kompleks, dalam pengertian bahwa
volume kerja cenderung tinggi dan sangat beraneka ragam, sehingga sekretaris
dituntut untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar, dan mampu bersikap dewasa.
Sekretaris juga dituntut untuk mementingkan prioritas kerja disbanding
masalah pribadi, karena sekretaris merupakan gambaran bagi keberhasilan sebuah
perusahaan. Maka dari itu, sekretaris memiliki banyak tugas dan dapat
menyelesaikan setiap tugasnya demi kepentingan serta kelancaran dari perusahaan
tersebut.
Adapun Tugas Sekretaris KPP Pratama Lubuk Pakam adalah sebagai
berikut :
1. Menyelenggarakan pengurusan surat atau dokumen masuk selain dari
wajib pajak yang ditujukan kepada pimpinan, pejabat lain atau pegawai
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
2. Mengelompokkan surat/dokumen masuk berdasarkan jenis dan sifatnya,
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
3. Mendistribusikan surat yang telah didisposisi ke unit terkait sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku.
4. Menyelenggarakan digitalisasi surat masuk dan keluar.
Universitas Sumatera Utara
5. Menyelenggarakan pengurusan surat/dokumen keluar agar komunikasi
administrasi berjalan dengan lancer.
6. Membuat konsep jadwal kegiatan pimpinan.
7. Menyiapkan keperluan rapat dan pertemuan lainnya sesuai jadwal yang
telah ditentukan.
8. Mengumpulkan bahan keperluan perjalanan dinas pimpinan.
9. Menyiapkan konsep surat/dokumen atas permintaan pimpinan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
10. Mengarsipkan surat/dokumen untuk memudahkan penemuan kembali
yang diperlukan.
11. Menerima telepon masuk dari unit kerja atau instansi lain.
12. Menyeleksi tamu yang akan bertemu/menghadap pimpinan berdasarkan
hasil konfirmasi.
Sekretaris harus bersungguh-sungguh dalam pekerjaannya, sekretaris
harus dapat mengerjakan setiap pekerjaan yang dating dan menerima pekerjaan
dengan lapang dada dari pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
D. Peran Sekretaris Profesional Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Lubuk Pakam
Anggapan bahwa peran seorang sekretaris dalam suatu perusahaan atau
organiasi atau instansi itu gampang merupakan anggapan yang salah. Seorang
sekretaris bertugas untuk meringankan tugas pimpinan, maka dapat dibayangkan
jika pimpinan harus mengerjakan segala macam korespondensi, mengangkat
telepon, menerima semua tamu dan menginat segala rencana kegiatannya dalam
sehari pasti akan sangat mengganggu kelancaran tugasnya sebagai seorang
pimpinan perusahaan. Kedudukan sekretaris dalam membantu produktivitas kerja
pimpinan harus bisa menjalankan peran yang sudah menjadi tanggung jawabnya
sebagai sekretaris.
Sekretaris memiliki peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil
tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya
sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing perusahaan.
Pengertian Peran menurut Merton (dalam Raho 2007 : 67) :
Peranan adalah sebagai pola tingkah laku yang diharapkan masyarakat dari orang
yang menduduki status tertentu. Sejumlah peran disebut sebagai perangkat peran.
Dengan demikian perangkat peran adalah kelengkapan dari hubungan-hubungan
berdasarkan peran yang dimiliki oleh orang karena menduduki status-status sosial
khusus.
Menurut Saiman (2002 : 37) Peranan Sekretaris secara umum yaitu
sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan
a) Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan
yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b) Sebagai sumber informasi yanag diperlukan pimpinan dalam
memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
c) Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas.
d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan
a) Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil
yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan.
b) Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga
pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c) Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
d) Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagi masalah.
e) Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bahaan.
Universitas Sumatera Utara
Sukses tidaknya sekretaris tidak hanya ditentukan oleh keterampilan
melakukan pekerjaan, tetapi ditentukan pada kerjasama dengan pimpinan.
Sekretaris dituntut menguasai kecakapan perkantoran, mampu diserahi tanggung
jawab tanpa pengawasan langsung oleh pimpinan, berinisiatif serta mampu
menilai keadaan kantor dan mengambil keputusan yang perlu selama masih dalam
area wewenangnya. Sekretaris harus mengenal pimpinan dengan baik dan
menaruh hormat serta loyal kepadanya.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam seorang sekretaris
merupakan tangan kanan pimpinan yang apabila ada tamu dari kantor lain,
sekretaris yang akan menjamu tamu tersebut. Menilai sebuah kantor itu apabila
sekretarisnya baik dalam bekerja dan siap untuk menyandang dan mengangkat
nama baik perusahaan serta meningkatkan citra perusahaan tersebut.
Untuk mencapai peranannya sebagi sekretaris yang professional, sekretaris
harus bakerja secara harmonis dengan pimpinan dikarenakan adalah pimpinan
merupakan orang/pribadi yang menjadi atasan sekretaris. Apabila sekretaris tidak
bekerja sesuai cara kerja pimpinan (tidak harmonis) makan perusahaan juga tidak
bekerja dengan baik.
Sekretaris yang profesional pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam harus memiliki etika dan sopan santun dalam berbicara baik terhadap
atasan maupun rekan kerja, berpenampilan rapid an menarik, serta mampu dalam
hal administrasi.
Peran Sekretaris pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
antara lain :
Universitas Sumatera Utara
1. Penjaga/Beranda Perusahaan
Sekretaris harus bisa menyeleksi setiap tamu yang dating untuk bertemu
dengan pimpinan dan mengatur jadwalnya agar tidak bertabrakan.
2. Filter dan Pengelola Informasi
Segala informasi yang masuk harus diolah terlebih dahulu oleh sekretaris.
Kemudian mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan
mencari informasi-informasi yang dibutuhkan pimpinan.
3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari bahkan untuk
banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris yang baik menyadari bahwa memiliki informasi yang tidak
boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.
5. Penasehat untuk dimintakan berbagai pendapat.
6. Penghubung/Humas
Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu sekretaris
harus pandai
menjabarkan kebijakan pimpinan
ataupun
menjadi
penyampai informasi dari luar.
7. Perawat/Pelindung
Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan keselamatan
dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana kerja
yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.
Universitas Sumatera Utara
E. Pengertian Motivasi
Motivasi adalah suatu dorongan kehendak yang menyebabkan seseorang
melakukansuatu perbuatan untuk mencapai tujuan tertentu. Motivasi berasal dari
kata “Motif” yang berarti “Dorongan” atau rangsangan atau “ Daya Penggerak”
yang ada dalam diri seseorang.
Pengertian Motivasi menurut Mulyasa (2003 : 112) :
Motivasi adalah tenaga pendorong atau penarik yang menyebabkan adanya
tingkah laku kea rah suatu tujuan tertentu.
Pengertian Motivasi menurut Sadirman (2006 : 73) :
Motivasi adalah perubahan energy dalam diri seseorang yang ditandai dengan
munculnya “feeling” dan didahului dengan tanggapan terhadap adanya tujuan.
Sekretaris harus memiliki motivasi dalam dirinya, dengan memiliki
motivasi dapat membantu sekretaris dalam penyelesaian tugas dan pekerjaannya.
Dengan memiliki motivasi juga dapat membuat sekretaris berfokus pada
pekerjaannya.
Motivasi Kerja adalah suatu pemicu untuk mendorong kea rah mencapai
tujuan atau mengerjakan kegiatan dengan sebaik-baiknya. Agar sesuatu tujuan
dapat terpenuhi dengan baik dan mencapai prestasi dengan setinggi-tingginya.
Sekretaris juga harus dapat mengingat baik motivasi kerjanya, agar
sekretaris dapat berusaha lebih keras dalam pekerjaanya dan melakukan
pekerjaannya dengan baik dan benar agar pekerjaan yang diraih memuaskan, serta
tujuan pun tercapai.
Universitas Sumatera Utara
Motivasi kerja membantu sekretaris untuk mencapai tujuan serta dapat
memperlancar sekretaris mencapai targetnya, dengan bekerja bersungguh-sungguh
sekretaris dapat menginginkan target yang tinggi namun harus dilandasi dengan
motivasi kerja yang dimiliki.Motivasi kerja juga memiliki kebutuhan yang
dimiliki oleh sekretaris :
1. Kebutuhan Ekstensi
a) Kebutuhan yang terpenuhi akan sandang dan pangan.
b) Adanya kenyamanan dalam suatu pekerjaan sehingga nyaman untuk
bekerja.
c) Adanya perlindungan apabila ada sesuatu kecelakaan pada diri sendiri.
2. Kebutuhan Keterkaitan
a) Adanya hubungan kerja yang baik antara rekan kerja dan adanya
hubungan kerja yang baik antara pimpinan dan bawahan.
b) Adanya kerja sama yang sangat kompak dalam suatu pekerjaan agar
terjalin saling bekerja sama dalam tugasnya.
3. Kebutuhan Pertumbuhan
a) Adanya saling memberikan kesempatan atau masukan dalam suatu
organisasi yang dibentuk.
b) Adanya penghargaan untuk kinerja yang baik.
Sekretaris juga harus memiliki kebutuhan atau bekal dalam setiap
pekerjaan dan tugasnya. Dengan kebutuhan tersebut, sekretaris juga tertolong atau
terbantu dalam pekerjaanya. Kebutuhan dalam pekerjaan sangatlah penting, maka
dari itu sekretaris sangat membutuhkan kebutuhan kerja agar setiap pekerjaan
Universitas Sumatera Utara
yang dilakukan dapat terlesaikan dengan benar tanpa harus mengecewakan
pimpinan.
F. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Motivasi
Ada dua faktor yang mempengaruhi motivasi seperti berikut :
1. Faktor Internal
Faktor internal adalah salah satu faktor yang berada di dalam diri sendiri
yang terbagi menjadi lima bagian.
a) Persepsi Diri Sendiri
Seseorang akan termotivasi atau tidak bergantung dengan persepsi
kognitifnya.
Maka
persepsi
seseorang
akan
mendorong
atau
mengarahkan kepada perilaku manusia tersebut.
b) Harga Diri dan Prestasi
Faktor ini menjadikan seseorang untuk berusaha menjadi pribadi yang
sangat mandiri, kuat, dan mempunyai kebebasan serta mendapatkan
penghargaan didalam suatu lingkungannya dan dapat menjadikannya
untuk berprestasi.
c) Harapan
Harapan masa depan, ini mempengaruhi sikap yang subjektif seseorang
untuk mempunyai harapan yang merupakan tujuan dari perilaku.
Universitas Sumatera Utara
d) Kebutuhan
Seseorang termotivasi karena sesuatu kebutuhan untuk menjadikan
kebutuhan itu secara penuh sehingga bias meraih potensi secara total.
Kebutuhan juga akan mengarahkan seseorang kepada motivasi yang
tinggi dan akan mencari kebutuhan tersebut.
e) Kepuasan Kerja
Salah satu motivasi yang terdorong dari seseorang untuk mencari
kepuasan dalam diri sendiri.
2. Faktor Eksternal
Faktor eksternal ini berasal dari luar diri kita sendiri seperti berikut ini.
a) Sifat Pekerjaan
Adanya dorongan untuk bekerja dengan jenis pekerjaan yang sesuai
dengan keinginan. Pekerjaan yang tersedia akan mengarahkan
seseorang untuk menentukan sikap dan pilihan pekerjaannya yang
akan ditekunin.
b) Kelompok Individu
Adanya kelompok individu atau uga suatu organisasi yang dibentuk
memungkinkan seseorang untuk mendorong atau mengarahkan
perilaku dalam mencapai suatu tujuan perilaku tersebut. Penanaman
kelompok individu ini dapat membantu suatu motivasi untuk mencapai
suatu tujuan. Oleh karena itu, mencapai motivasi dalam berindividu
harus mempunyai nilai kejujuran dan benar.
Universitas Sumatera Utara
c) Situasi Lingkungan
Setiap individu berbeda-beda dalam kemampuan berinteraksi dengan
lingkungan yang ditempatinya. Oleh karena itu, sering berinteraksi
dalam lingkungan akan lebih baik untuk menumbuhkan rasa saling
mengenal.
d) Imbalan
Imbalan merupakan suatu karakteristik atau kualitas yang dibutuhkan
oleh seseorang untuk dapat mempengaruhi perilaku atau juga motivasi
ke arah objek lainnya yang mempunyai system imbalan cukup besar.
Dalam system imbalan seperti ini seseorang akan berperilaku dalam
mencapai suatu tujuannya. Dengan tercapainya suatu tujuan, maka
akan timbul juga suatu imbalan yang menguntungkan.
Motivasi bergantung pada kuat lemahnya motivasi yang dimiliki oleh
sekretaris, peranan sekretaris sangat penting untuk mendorong pencapaian suatu
tujuan untuk menggerakkan suatu perusahaan yang harus dipahami dalam
motivasi suatu kemampuan kerja.
Oleh karena itu, sekretaris harus mempunyai motivasi yang sangat tinggi
untuk mencapai suatu tujuan di masa depan. Dengan mempunyai motivasi diri,
maka sesuatu yang diinginkan akan tercapai dengan baik. Bila sekretaris tidak
memiliki motivasi yang diinginkan, maka sekretaris tidak akan pernah
berkembang.
Universitas Sumatera Utara
G. Fungsi, Tujuan Dan Prinsip Motivasi
1. Fungsi Motivasi
Adapun fungsi motivasi adalah sebagai berikut ini :
a) Mendorong timbulnya atau suatu perubahan dan tindakan.
b) Sebagai pengarah, artinya mengarahkan perbuatan kepada pencapaian
tujuan yang diinginkan.
c) Sebagai penggerak, berfungsi sebagai penentuan cepat atau lambatnya
suatu pekerjaan.
2. Tujuan Motivasi
Adapun tujuan motivasi adalah sebagai berikut ini :
a) Mendorong semangat kerja bawahan.
b) Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan.
c) Meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
d) Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan.
e) Meningkatkan disiplin dan menurunkan tingkatan absen karyawan.
f) Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik.
g) Meningkatkan kreativitas dan partisipasi karyawan.
h) Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
i) Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
3. Prinsip Motivasi
Adapun prinsip motivasi adalah sebagai berikut :
a) Pujian lebih efektif dari pada hukuman. Karena hukuman bersifat
menghentikan suatu perbuatan, sedangkan pujian bersifat menghargai
apa yang telah dilakukan.
b) Motivasi yang berasal dari dalam diri individu lebih efektif dari pada
motivasi yang dipaksakan dari luar.
c) Motivasi sudah menjalar dan menyebar luar terhadap orang lain.
d) Tugas-tugas yang bersumber dari diri sendiri akan menimbulkan minat
yang lebih besar untuk mengerjakannya ketimbang bila tugas-tugas itu
dipaksa.
e) Minat khusus yang dimiliki berguna untuk mempelajari banyak hal.
f) Motivasi yang tinggi erat hubungannya dengan kreativitas kerja.
g) Menghindari kecemasan yang akan menimbulkan kesulitan kerja.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari kajian diatas maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sekretaris adalah orang membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas
dan seseorang yang mampu memecahkan masalah dalam setiap
permasalahan yang ada, serta orang yang selalu diandalkan pimpinan
berbagi setiap masalah.
2. Untuk menjadi sekretaris yang professional, sekretaris harus memiliki
pengetahuan atau wawasan luas, terampil dalam setiap pekerjaannya,
dapat menyimpan rahasia perusahaan, serta memiliki kemampuan sebagai
public internal.
3. Peran dan tugas sekretaris pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam adalah sebagai beikut :
a. Peran sekretaris adalah sebagai penjaga/beranda perusahaan, filter
dan pengelola informasi, asisten pribadi/tangan kanan pimpinan,
pemegang rahasia perusahaan, penasehat untuk dimintakan
berbagai pendapat, penghubung/humas, dan pelindung bagi
pimpinan.
b. Tugas sekretaris adalah menyelenggarakan pengurusan dokumen
masuk selain dari wajib pajak yang ditujukan kepada pimpinan,
membuat kosep jadwal kegiatan pimpinan, menyelenggarakan
Universitas Sumatera Utara
pengurusan surat/dokumen keluar agar komunikasi administrasi
berjalan dengan lancar, mengarsipkan surat untuk memudahkan
penemuan kembali yang diperlukan, serta menyeleksi tamu yang
akan bertemu/menghadap pimpinan berdasarkan hasil konfirmasi.
4. Motivasi pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam adalah
mendorong semua karyawan untuk bekerja keras agar mencapai tujuannya
yaitu memperoleh gaji, dan mendapat fasilitas yang disediakan bagi setiap
karyawan.
Universitas Sumatera Utara
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, saran yang dapat saya sampaikan adalah
sebagai berikut :
1. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan
tugas-tugas
kesekretariatan dan hubungan kerja yang baik dengan cara memperbaiki
pekerjaan yang salah supaya tidak terulang kembali.
2. Mengingat luasnya ruang lingkup dan banyaknya tugas-tugas, sebaiknya
sekretaris tetap berusaha keras menambah pengetahuan/keterampilannya,
misalnya :
seminar
yang ada kaitannya dengan pengembangan
kesekretariatan.
3. Sekretaris harus lebih menjaga informasi tentang perusahaan atau kantor,
bertanggung jawab akan tugas-tugasnya, memperhatikan jadwal kegiatan
pimpinan dan sekretaris harus mampu berpikir luas untuk bias bertukar
pikiran dengan pimpinan
4. Ada baiknya motivasi terus dikembang agar mendorong semua karyawan
untuk bekerja dengan keras dan tentunya dapat mencapai tujuan yang
diingin.
Universitas Sumatera Utara
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Secara etimologi istilah kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu
“secretum” yang artinya Rahasia dan Orang yang memegang rahasia disebut
secretarium atau secretarius.
Pengertian Sekretaris menurut Wursanto (2001 : 57) :
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor
dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
Pengertian Sekretaris menurutYatimah (2013 : 7) :
Sekretaris adalah orang yang membantu pimpinan, mampu melaksanakan
tugasnyaa dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan
hidup perusahaan, sekretaris juga harus mempunyai pengetahuan penunjang demi
kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya.
Pengertian Sekretaris menurut Achmad (2007 : 18) :
Sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan
rahasia, mengurus surat keluar dan masuk kepada tata usaha lainnya, seperti
memelihara dokumen, telepon, membuat perjanjian, sehingga sekarang sekretaris
Universitas Sumatera Utara
merupakan assiten yang membantu pimpinan dalam segala hal agar pimpinannya
dapat bertindak secara efektif dalam menuaikan tugas-tugasnya.
Pengertian Sekretaris menurut Sutarto (2000 : 4) :
Sekretaris adaalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih
bertanggung jawab dari pada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya
meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan public, menjawab
telepon, membuat janji dan memelihara atau menyiapkan warkat-warkat, suratsurat dan lain-lainnya.
Pekerjaan yang dilakukan oleh Meiliana Nababan sebagai Sekretaris
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam adalah :
Sebagai petugas/karyawan yang bertugas untuk membantu mendukung kelancaran
atau menyelesaikan pekerjaan atasannya dan bertanggungjawab terhadap tugas
maupun
pekerjaannya,
walaupun
sedang
mengalami
maslah
pribadi
dirumah/diluar lingkungan kantor tidak akan mempengaruhi kualitas pekerjaan
sekretaris.
Seorang sekretaris harus mempunyai sifat tanggap, aktif dan kreatif karena
sebagai sekretaris perusahaan memiliki tugas yang cukup padat. Karena itu,
sekretaris harus cekatan, cermat dan selalu mempunyai inisiatif sendiri tanpa
harus menunggu perintah atasan. Setelah selesai melakukan suatu tugas, seorang
sekretaris harus sudah mempunyai rencana untuk pekerjaan selanjutnya yang akan
dikerjakannya dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
Seorang sekretaris harus mampu menyelesaikan setiap tugas yang
diberikan, walau terkadang mendapat tugas yang berat sekretaris harus mampu
menyelesaikan setiap tugasnya dengan baik dan benar. Sulit bagi sekretaris
menyelesaikan setiap tugas yang menumpuk, namun sekretaris harus mampu
membagi waktunya untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya.
Berdasarkan pengertian para ahli dan salah satu pegawai KPP Pratama
Lubuk Pakam tersebut, dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang yang
dapat dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan,
terutama untuk penyelenggaraan kegiatan operasional perusahaan, serta
membantu pimpinan atau membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan
maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Berdasarkan buku pedoman Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam, pembagian sekretaris terdiri atas :
1. Sekretaris Senior
Sekretaris senior yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme
yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam
melaksanakan tugasnya.
2. Sekretaris Junior
Sekretaris junior yaitu sekretaris yang baru meniti kariernya sebagai
sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum memiliki
pengalaman kerja.
Universitas Sumatera Utara
Jadi, lingkup tugas seorang sekretaris perusahaan selain harus menguasai
pekerjaan-pekerjaan yang bersifat operasional, juga harus menguasai pekerjaan
yang bersifat manajerial. Untuk dapat bekerja secara manajerial, seorang
sekretaris perusahaan harus mempunyai sifat-sifat kepemimpinan.
Karena seorang sekretaris perusahaan merupakan seorang manajer di
bidang kesekretarisan, maka wewenang dan tanggung-jawabnya lebih besar,
karena sekretaris melayani kebutuhan setiap unit dalam organisasi, dan
tanggungjawabnya
termasuk
mengatur
pekerjaan
kesekretarisan.
Untuk
menyelenggarakan pekerjaan kesekretarisan inilah diterapkan pelaksanaan fungsifungsi manajemen di bidang kesekretarisan yaitu : perencanaan, pengorganisasian,
kegiatan kantor, pengawasan, dan penggerakan.
Sekretaris sangat berbeda dengan pegawai atau karyawan biasa yang
terdapat di dalam perusahaan. Sekretaris merupakan karyawan yang dapat
dikatakan khusus karena berperan langsung atau turun tangan langsung dalam
membantu pemimpin, serta sekretaris merupakan kaki tangan pemimpin dalam
perusahaan. Karena sekretaris merupakan contoh, bahkan gambaran bagi citra
positif perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
B. Syarat Sekretaris Untuk Menjadi Sekretaris Profesional
Untuk membantu pimpinan, sekretaris yang professional harus memiliki
syarat tertentu agar dapat melaksanakan pekerjaannya sebaik mungkin. Syarat
yang diberikan tentu tidaklah mudah, sekretaris harus bekerja keras untuk dapat
bersikap professional dalam setiap pekerjaan. Menjadi sekretaris professional
sangat berat, harus bisa menyelesaikan masalah yang ada dan setiap diperintah
kapan saja oleh Pemimpin.
Adapun syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris professional
menurut Yatimah (2009 : 57) adalah sebagai berikut :
1. Memiliki Integritas
Sekretaris harus mampu secara sinergis bekerja sesuai dengan
keinginan dan harapan pimpinan. Sebagai orang kepercayaan pimpinan,
sekretaris harus bekerja dengan jujur, tidak dapat dihasut, disuap, atau
dibujuk untuk mengkhianati pimpinannya.
2. Dapat Menyimpan Rahasia
Sekretaris adalah pegawai yang berhubungan dengan pekerjaan
yang bersifat rahasia (compidential employee), baik rahasia perusahaan,
pekerjaan maupun rahasia pribadi pimpinannya. Sebagai tangan kanan
pimpinan, dituntut untuk tidak memiliki sifat sok tahu, suka mengobrol,
atau sembrono dengan hal-hal yang bersifat rahasia.
3. Tekun dan Setia Pada Tugasnya
Ketekunan dan kesetiaan, baik terhadap pimpinan khususnya
maupun perusahaan umumnya, bisa dicerminkan dari rasa memiliki
Universitas Sumatera Utara
selama sekretaris bekerja sehingga berpendapat bahwa menjaga nama baik
pimpinan atau perusahaan sama pentingnya dengan menjaga nama baik
dirinya.
4. Memiliki Kemampuan Sebagai Publik Internal
Sekretaris
harus
memiliki kemampuan
berkomunikasi dan
berhubungan antarsesama dengan baik karena sesekali akan menggantikan
peran pemimpin apabila berhalangan atau menugaskannya untuk segera
menyelesaikan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan bawahan.
5. Memiliki Pengetahuan Luas
Pengetahuan
merupakan
salah
satu
kunci
bagi
sekretaris
professional, dengan memiliki pengetahuan yang luas, sekretaris dapat
membantu pemimpin menyelesaikan tuagsnya dengan baik dan benar.
Seorang sekretaris juga tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan
tugas dan pekerjaannya.
6. Keterampilan
Sekretris dalam melaksanakan tugasnya harus dilandaskan dengan
keterampilan, dengan keterampilan yang dimiliki dapat dilihat layaknya
sebagai sekretaris professional dan sekretaris dapat melaksanakan
tugasnya atau pekerjaannya dengan cermat, teliti, dan berhasil.
Adapun syarat sekretaris menjadi sekretaris yang professional menurut
Meiliana Silaban Sekretaris Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
a) Memiliki etika dan sopan santun dalam berbicara, baik terhadap atasan
maupun rekan kerja dan pihak stake holder (pemangku kepentingan).
b) Dapat dipercaya dalam menjaga rahasia instansi ataupun rahasia pribadi
pimpinan.
c) Mengerti administrasi, menggunakan alat-alat kantor yang berteknologi.
d) Berpenampilan rapi dan menarik.
e) Sekretaris
harus
mampu
menerima
kritikan/arahan
atasan
untuk
kedepannya menjadi lebih baik lagi. Dalam arti bila pekerjaannya
dikoreksi atasan atau rekan kerja, sekretaris harus bersedia memperbaiki
diri dan cara kerjanya.
Syarat-syarat tersebut harus benar-benar dimiliki oleh seorang sekretaris
professional, agar tidak mengecewakan ataupun merugikan pimpinan bahkan
perusahaan. Dasar utama yang harus dimiliki adalah Minat, karena dengan
memiliki minat seorang sekretaris akan bekerja dengan sungguh-sungguh dan
akan memberikan hasil yang sempurna bagi pimpinan atau perushaan.
Selain itu, yang juga tidak jauh penting adalah pengetahuan atau wawasan
yang luas. Dengan memiliki pengetahuan yang luas, sekretaris akan lebih mudah
meyelesaikan atau mengerjakan tugas-tugasnya dan memperlancar pencapaian
tujuannya. Bukan hanya pengetahuan mengenai tugas-tugas perkantoran
melainkan pengetahuan mengenai kemajuan dunia bisnis atau ekonomi. Dengan
banyak membaca dan mengikuti perkembangan zaman dari berita-berita surat
kabar maupun media elektronik akan sangat membantu menjadikan sekretaris
yang lebih dinamis. Pengetahuan luas yang dimiliki oleh seorang sekretaris
Universitas Sumatera Utara
professional juga akan memudahkannya dalam memecahkan setiap permasalahan
yang dihadapinya dengan cara pikiran yang terbaik.
C. Tugas Sekretaris Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
Tugas seorang sekretaris sangat kompleks, dalam pengertian bahwa
volume kerja cenderung tinggi dan sangat beraneka ragam, sehingga sekretaris
dituntut untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar, dan mampu bersikap dewasa.
Sekretaris juga dituntut untuk mementingkan prioritas kerja disbanding
masalah pribadi, karena sekretaris merupakan gambaran bagi keberhasilan sebuah
perusahaan. Maka dari itu, sekretaris memiliki banyak tugas dan dapat
menyelesaikan setiap tugasnya demi kepentingan serta kelancaran dari perusahaan
tersebut.
Adapun Tugas Sekretaris KPP Pratama Lubuk Pakam adalah sebagai
berikut :
1. Menyelenggarakan pengurusan surat atau dokumen masuk selain dari
wajib pajak yang ditujukan kepada pimpinan, pejabat lain atau pegawai
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
2. Mengelompokkan surat/dokumen masuk berdasarkan jenis dan sifatnya,
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
3. Mendistribusikan surat yang telah didisposisi ke unit terkait sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku.
4. Menyelenggarakan digitalisasi surat masuk dan keluar.
Universitas Sumatera Utara
5. Menyelenggarakan pengurusan surat/dokumen keluar agar komunikasi
administrasi berjalan dengan lancer.
6. Membuat konsep jadwal kegiatan pimpinan.
7. Menyiapkan keperluan rapat dan pertemuan lainnya sesuai jadwal yang
telah ditentukan.
8. Mengumpulkan bahan keperluan perjalanan dinas pimpinan.
9. Menyiapkan konsep surat/dokumen atas permintaan pimpinan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
10. Mengarsipkan surat/dokumen untuk memudahkan penemuan kembali
yang diperlukan.
11. Menerima telepon masuk dari unit kerja atau instansi lain.
12. Menyeleksi tamu yang akan bertemu/menghadap pimpinan berdasarkan
hasil konfirmasi.
Sekretaris harus bersungguh-sungguh dalam pekerjaannya, sekretaris
harus dapat mengerjakan setiap pekerjaan yang dating dan menerima pekerjaan
dengan lapang dada dari pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
D. Peran Sekretaris Profesional Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Lubuk Pakam
Anggapan bahwa peran seorang sekretaris dalam suatu perusahaan atau
organiasi atau instansi itu gampang merupakan anggapan yang salah. Seorang
sekretaris bertugas untuk meringankan tugas pimpinan, maka dapat dibayangkan
jika pimpinan harus mengerjakan segala macam korespondensi, mengangkat
telepon, menerima semua tamu dan menginat segala rencana kegiatannya dalam
sehari pasti akan sangat mengganggu kelancaran tugasnya sebagai seorang
pimpinan perusahaan. Kedudukan sekretaris dalam membantu produktivitas kerja
pimpinan harus bisa menjalankan peran yang sudah menjadi tanggung jawabnya
sebagai sekretaris.
Sekretaris memiliki peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil
tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya
sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing perusahaan.
Pengertian Peran menurut Merton (dalam Raho 2007 : 67) :
Peranan adalah sebagai pola tingkah laku yang diharapkan masyarakat dari orang
yang menduduki status tertentu. Sejumlah peran disebut sebagai perangkat peran.
Dengan demikian perangkat peran adalah kelengkapan dari hubungan-hubungan
berdasarkan peran yang dimiliki oleh orang karena menduduki status-status sosial
khusus.
Menurut Saiman (2002 : 37) Peranan Sekretaris secara umum yaitu
sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan
a) Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan
yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b) Sebagai sumber informasi yanag diperlukan pimpinan dalam
memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
c) Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas.
d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan
a) Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil
yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan.
b) Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga
pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c) Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
d) Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagi masalah.
e) Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bahaan.
Universitas Sumatera Utara
Sukses tidaknya sekretaris tidak hanya ditentukan oleh keterampilan
melakukan pekerjaan, tetapi ditentukan pada kerjasama dengan pimpinan.
Sekretaris dituntut menguasai kecakapan perkantoran, mampu diserahi tanggung
jawab tanpa pengawasan langsung oleh pimpinan, berinisiatif serta mampu
menilai keadaan kantor dan mengambil keputusan yang perlu selama masih dalam
area wewenangnya. Sekretaris harus mengenal pimpinan dengan baik dan
menaruh hormat serta loyal kepadanya.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam seorang sekretaris
merupakan tangan kanan pimpinan yang apabila ada tamu dari kantor lain,
sekretaris yang akan menjamu tamu tersebut. Menilai sebuah kantor itu apabila
sekretarisnya baik dalam bekerja dan siap untuk menyandang dan mengangkat
nama baik perusahaan serta meningkatkan citra perusahaan tersebut.
Untuk mencapai peranannya sebagi sekretaris yang professional, sekretaris
harus bakerja secara harmonis dengan pimpinan dikarenakan adalah pimpinan
merupakan orang/pribadi yang menjadi atasan sekretaris. Apabila sekretaris tidak
bekerja sesuai cara kerja pimpinan (tidak harmonis) makan perusahaan juga tidak
bekerja dengan baik.
Sekretaris yang profesional pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam harus memiliki etika dan sopan santun dalam berbicara baik terhadap
atasan maupun rekan kerja, berpenampilan rapid an menarik, serta mampu dalam
hal administrasi.
Peran Sekretaris pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
antara lain :
Universitas Sumatera Utara
1. Penjaga/Beranda Perusahaan
Sekretaris harus bisa menyeleksi setiap tamu yang dating untuk bertemu
dengan pimpinan dan mengatur jadwalnya agar tidak bertabrakan.
2. Filter dan Pengelola Informasi
Segala informasi yang masuk harus diolah terlebih dahulu oleh sekretaris.
Kemudian mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan
mencari informasi-informasi yang dibutuhkan pimpinan.
3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari bahkan untuk
banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris yang baik menyadari bahwa memiliki informasi yang tidak
boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.
5. Penasehat untuk dimintakan berbagai pendapat.
6. Penghubung/Humas
Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu sekretaris
harus pandai
menjabarkan kebijakan pimpinan
ataupun
menjadi
penyampai informasi dari luar.
7. Perawat/Pelindung
Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan keselamatan
dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana kerja
yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.
Universitas Sumatera Utara
E. Pengertian Motivasi
Motivasi adalah suatu dorongan kehendak yang menyebabkan seseorang
melakukansuatu perbuatan untuk mencapai tujuan tertentu. Motivasi berasal dari
kata “Motif” yang berarti “Dorongan” atau rangsangan atau “ Daya Penggerak”
yang ada dalam diri seseorang.
Pengertian Motivasi menurut Mulyasa (2003 : 112) :
Motivasi adalah tenaga pendorong atau penarik yang menyebabkan adanya
tingkah laku kea rah suatu tujuan tertentu.
Pengertian Motivasi menurut Sadirman (2006 : 73) :
Motivasi adalah perubahan energy dalam diri seseorang yang ditandai dengan
munculnya “feeling” dan didahului dengan tanggapan terhadap adanya tujuan.
Sekretaris harus memiliki motivasi dalam dirinya, dengan memiliki
motivasi dapat membantu sekretaris dalam penyelesaian tugas dan pekerjaannya.
Dengan memiliki motivasi juga dapat membuat sekretaris berfokus pada
pekerjaannya.
Motivasi Kerja adalah suatu pemicu untuk mendorong kea rah mencapai
tujuan atau mengerjakan kegiatan dengan sebaik-baiknya. Agar sesuatu tujuan
dapat terpenuhi dengan baik dan mencapai prestasi dengan setinggi-tingginya.
Sekretaris juga harus dapat mengingat baik motivasi kerjanya, agar
sekretaris dapat berusaha lebih keras dalam pekerjaanya dan melakukan
pekerjaannya dengan baik dan benar agar pekerjaan yang diraih memuaskan, serta
tujuan pun tercapai.
Universitas Sumatera Utara
Motivasi kerja membantu sekretaris untuk mencapai tujuan serta dapat
memperlancar sekretaris mencapai targetnya, dengan bekerja bersungguh-sungguh
sekretaris dapat menginginkan target yang tinggi namun harus dilandasi dengan
motivasi kerja yang dimiliki.Motivasi kerja juga memiliki kebutuhan yang
dimiliki oleh sekretaris :
1. Kebutuhan Ekstensi
a) Kebutuhan yang terpenuhi akan sandang dan pangan.
b) Adanya kenyamanan dalam suatu pekerjaan sehingga nyaman untuk
bekerja.
c) Adanya perlindungan apabila ada sesuatu kecelakaan pada diri sendiri.
2. Kebutuhan Keterkaitan
a) Adanya hubungan kerja yang baik antara rekan kerja dan adanya
hubungan kerja yang baik antara pimpinan dan bawahan.
b) Adanya kerja sama yang sangat kompak dalam suatu pekerjaan agar
terjalin saling bekerja sama dalam tugasnya.
3. Kebutuhan Pertumbuhan
a) Adanya saling memberikan kesempatan atau masukan dalam suatu
organisasi yang dibentuk.
b) Adanya penghargaan untuk kinerja yang baik.
Sekretaris juga harus memiliki kebutuhan atau bekal dalam setiap
pekerjaan dan tugasnya. Dengan kebutuhan tersebut, sekretaris juga tertolong atau
terbantu dalam pekerjaanya. Kebutuhan dalam pekerjaan sangatlah penting, maka
dari itu sekretaris sangat membutuhkan kebutuhan kerja agar setiap pekerjaan
Universitas Sumatera Utara
yang dilakukan dapat terlesaikan dengan benar tanpa harus mengecewakan
pimpinan.
F. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Motivasi
Ada dua faktor yang mempengaruhi motivasi seperti berikut :
1. Faktor Internal
Faktor internal adalah salah satu faktor yang berada di dalam diri sendiri
yang terbagi menjadi lima bagian.
a) Persepsi Diri Sendiri
Seseorang akan termotivasi atau tidak bergantung dengan persepsi
kognitifnya.
Maka
persepsi
seseorang
akan
mendorong
atau
mengarahkan kepada perilaku manusia tersebut.
b) Harga Diri dan Prestasi
Faktor ini menjadikan seseorang untuk berusaha menjadi pribadi yang
sangat mandiri, kuat, dan mempunyai kebebasan serta mendapatkan
penghargaan didalam suatu lingkungannya dan dapat menjadikannya
untuk berprestasi.
c) Harapan
Harapan masa depan, ini mempengaruhi sikap yang subjektif seseorang
untuk mempunyai harapan yang merupakan tujuan dari perilaku.
Universitas Sumatera Utara
d) Kebutuhan
Seseorang termotivasi karena sesuatu kebutuhan untuk menjadikan
kebutuhan itu secara penuh sehingga bias meraih potensi secara total.
Kebutuhan juga akan mengarahkan seseorang kepada motivasi yang
tinggi dan akan mencari kebutuhan tersebut.
e) Kepuasan Kerja
Salah satu motivasi yang terdorong dari seseorang untuk mencari
kepuasan dalam diri sendiri.
2. Faktor Eksternal
Faktor eksternal ini berasal dari luar diri kita sendiri seperti berikut ini.
a) Sifat Pekerjaan
Adanya dorongan untuk bekerja dengan jenis pekerjaan yang sesuai
dengan keinginan. Pekerjaan yang tersedia akan mengarahkan
seseorang untuk menentukan sikap dan pilihan pekerjaannya yang
akan ditekunin.
b) Kelompok Individu
Adanya kelompok individu atau uga suatu organisasi yang dibentuk
memungkinkan seseorang untuk mendorong atau mengarahkan
perilaku dalam mencapai suatu tujuan perilaku tersebut. Penanaman
kelompok individu ini dapat membantu suatu motivasi untuk mencapai
suatu tujuan. Oleh karena itu, mencapai motivasi dalam berindividu
harus mempunyai nilai kejujuran dan benar.
Universitas Sumatera Utara
c) Situasi Lingkungan
Setiap individu berbeda-beda dalam kemampuan berinteraksi dengan
lingkungan yang ditempatinya. Oleh karena itu, sering berinteraksi
dalam lingkungan akan lebih baik untuk menumbuhkan rasa saling
mengenal.
d) Imbalan
Imbalan merupakan suatu karakteristik atau kualitas yang dibutuhkan
oleh seseorang untuk dapat mempengaruhi perilaku atau juga motivasi
ke arah objek lainnya yang mempunyai system imbalan cukup besar.
Dalam system imbalan seperti ini seseorang akan berperilaku dalam
mencapai suatu tujuannya. Dengan tercapainya suatu tujuan, maka
akan timbul juga suatu imbalan yang menguntungkan.
Motivasi bergantung pada kuat lemahnya motivasi yang dimiliki oleh
sekretaris, peranan sekretaris sangat penting untuk mendorong pencapaian suatu
tujuan untuk menggerakkan suatu perusahaan yang harus dipahami dalam
motivasi suatu kemampuan kerja.
Oleh karena itu, sekretaris harus mempunyai motivasi yang sangat tinggi
untuk mencapai suatu tujuan di masa depan. Dengan mempunyai motivasi diri,
maka sesuatu yang diinginkan akan tercapai dengan baik. Bila sekretaris tidak
memiliki motivasi yang diinginkan, maka sekretaris tidak akan pernah
berkembang.
Universitas Sumatera Utara
G. Fungsi, Tujuan Dan Prinsip Motivasi
1. Fungsi Motivasi
Adapun fungsi motivasi adalah sebagai berikut ini :
a) Mendorong timbulnya atau suatu perubahan dan tindakan.
b) Sebagai pengarah, artinya mengarahkan perbuatan kepada pencapaian
tujuan yang diinginkan.
c) Sebagai penggerak, berfungsi sebagai penentuan cepat atau lambatnya
suatu pekerjaan.
2. Tujuan Motivasi
Adapun tujuan motivasi adalah sebagai berikut ini :
a) Mendorong semangat kerja bawahan.
b) Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan.
c) Meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
d) Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan.
e) Meningkatkan disiplin dan menurunkan tingkatan absen karyawan.
f) Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik.
g) Meningkatkan kreativitas dan partisipasi karyawan.
h) Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
i) Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
3. Prinsip Motivasi
Adapun prinsip motivasi adalah sebagai berikut :
a) Pujian lebih efektif dari pada hukuman. Karena hukuman bersifat
menghentikan suatu perbuatan, sedangkan pujian bersifat menghargai
apa yang telah dilakukan.
b) Motivasi yang berasal dari dalam diri individu lebih efektif dari pada
motivasi yang dipaksakan dari luar.
c) Motivasi sudah menjalar dan menyebar luar terhadap orang lain.
d) Tugas-tugas yang bersumber dari diri sendiri akan menimbulkan minat
yang lebih besar untuk mengerjakannya ketimbang bila tugas-tugas itu
dipaksa.
e) Minat khusus yang dimiliki berguna untuk mempelajari banyak hal.
f) Motivasi yang tinggi erat hubungannya dengan kreativitas kerja.
g) Menghindari kecemasan yang akan menimbulkan kesulitan kerja.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari kajian diatas maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sekretaris adalah orang membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas
dan seseorang yang mampu memecahkan masalah dalam setiap
permasalahan yang ada, serta orang yang selalu diandalkan pimpinan
berbagi setiap masalah.
2. Untuk menjadi sekretaris yang professional, sekretaris harus memiliki
pengetahuan atau wawasan luas, terampil dalam setiap pekerjaannya,
dapat menyimpan rahasia perusahaan, serta memiliki kemampuan sebagai
public internal.
3. Peran dan tugas sekretaris pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam adalah sebagai beikut :
a. Peran sekretaris adalah sebagai penjaga/beranda perusahaan, filter
dan pengelola informasi, asisten pribadi/tangan kanan pimpinan,
pemegang rahasia perusahaan, penasehat untuk dimintakan
berbagai pendapat, penghubung/humas, dan pelindung bagi
pimpinan.
b. Tugas sekretaris adalah menyelenggarakan pengurusan dokumen
masuk selain dari wajib pajak yang ditujukan kepada pimpinan,
membuat kosep jadwal kegiatan pimpinan, menyelenggarakan
Universitas Sumatera Utara
pengurusan surat/dokumen keluar agar komunikasi administrasi
berjalan dengan lancar, mengarsipkan surat untuk memudahkan
penemuan kembali yang diperlukan, serta menyeleksi tamu yang
akan bertemu/menghadap pimpinan berdasarkan hasil konfirmasi.
4. Motivasi pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam adalah
mendorong semua karyawan untuk bekerja keras agar mencapai tujuannya
yaitu memperoleh gaji, dan mendapat fasilitas yang disediakan bagi setiap
karyawan.
Universitas Sumatera Utara
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, saran yang dapat saya sampaikan adalah
sebagai berikut :
1. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan
tugas-tugas
kesekretariatan dan hubungan kerja yang baik dengan cara memperbaiki
pekerjaan yang salah supaya tidak terulang kembali.
2. Mengingat luasnya ruang lingkup dan banyaknya tugas-tugas, sebaiknya
sekretaris tetap berusaha keras menambah pengetahuan/keterampilannya,
misalnya :
seminar
yang ada kaitannya dengan pengembangan
kesekretariatan.
3. Sekretaris harus lebih menjaga informasi tentang perusahaan atau kantor,
bertanggung jawab akan tugas-tugasnya, memperhatikan jadwal kegiatan
pimpinan dan sekretaris harus mampu berpikir luas untuk bias bertukar
pikiran dengan pimpinan
4. Ada baiknya motivasi terus dikembang agar mendorong semua karyawan
untuk bekerja dengan keras dan tentunya dapat mencapai tujuan yang
diingin.
Universitas Sumatera Utara