Sistem Informasi Manajemen Dalam Menigkatkan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang
dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem
informasi manajemen yang kurang efisien dalam melaksanakan suatu pekerjaan
kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.
Perkembangan teknologi informasi walaupun relatif baru, namun
teknologi informasi sudah memasuki berbagai bidang, dari tingkat individual,
kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam
hubungan lintas antar organisasi dan antar negara, untuk itu informasi sering
disebut tidak mempunyai batas Negara.
Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah
organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi
merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Pekerjaan kantor harusnya tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja
tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga harus memiliki suatu tujuan tertentu.
Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan
efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah
menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang
serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Universitas Sumatera Utara
Pekerjaan
kantor
berkaitan
dengan
pengumpulan,
pengolahan,
penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering
disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga
perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor.
Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar
dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu
tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai
berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara
umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang
digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan
sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem
Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil
Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas
untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk
keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan
memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya
dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian
dirumuskan menjadi suatu informasi.
Terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang
SIM : Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem
informasi, dan seterusnya. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek
pengembangan sistem, dan seterusnya. Konsep Pengembangan, seperti konsep
Universitas Sumatera Utara
sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya. Representasi, seperti sistem basis
data, pengkodean program, dan seterusnya. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge
Management, Executive System, dan seterusnya. Sebagai dasar pengetahuan.
Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah sehingga menjadi
sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka
atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan.
Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah
pengetahuan baru. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu
tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi
dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa
perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang
dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen.
Pada dasarnya, suatu Sistem Informasi (SI) memiliki sifat yang hampir
sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi produk
yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi bahan baku
untuk fase konversi berikutnya. SI mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan
yang dapat dipakai atau menjadi input untuk proses lanjutan. Hasil dari efisiensi
yang dicapai oleh suatu organisasi/perusahaan melalui penggunaan SIM, selain
dari pada sisi nilai ekonomi dapat juga memberikan pengaruh yang besar terhadap
efektifitas dan lingkungan yang memiliki hubungan kepada pengguna organisasi.
Sistem Informasi (SI) adalah suatu sistem formal mengenai hal
melaporkan, menggolongkan dan menyebarkan informasi kepada orang-orang
yang tepat. (Moekizat, 1986 : 64). Murdick (1971 : 24) menyatakan, bahwa sistem
Universitas Sumatera Utara
informasi adalah proses komunikasi, dimana informasi masukan (input) direkam,
disimpan dan diperoleh kembali (diproses) bagi keputusan. SI yang dirancang
khusus untukk mengelola komponen kegiatan lingkungan, yang mengelola
informasi produk serta proses lingkungan untuk menanggulangi atau mengurangi
masalah pencemaran lingkungan. Setiap hasil penemuan ilmiah dan produkproduk lingkungan informasinya perlu didokumentasikan direkam informasinya
dalam bentuk buku (laporan, majalah, loaflot, dll). Pengertian informasi adalah
suatu kesatuan pernyataan pandangan, fakta, konsep atau ide, yang berhubungan
erat dengan pengetahuan, yang mana apabila informasi tersebut diasimilasikan,
dikorelasikan dan dimengerti akan menjadi suatu pengetahuan. Informasi dapat
berupa : pengetahuan baru; teori; prinsip; ide; teknologi baru, desain baru; produk
baru; proses; prototif; penyempurnaan; metode (Davis, 1974 : 73).
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis
Laporan Tugas Akhir dengan judul ”Sistem Informasi Manajemen Dalam
Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara”.
Dengan judul ini penulis dpat melihat bagaimana Sistem Informasi
Manajemen Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja pada kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran
yang dilakukan sehari-hari.
B. Rumusan Masalah
Mengingat pentingnya sistem informasi manajemen tersebut dalam suatu
perusahaan, maka penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakukan
penelitian di Fakultas Ekonomi. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh
Universitas Sumatera Utara
penulis adalah “Bagaimana Sistem Informasi Manajemen pada bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam meningkatkan
efesiensi kerja?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana
efesiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Manfaat penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Kepegawaian
untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan
efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas
Ekoomi Universitas Sumatera Utara.
b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian
tersebut.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal survei / observasi
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M.
Hanafiah Kampus USU Medan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam kegiatan survei ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan
efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
Kegiatan
II
1.
Pengajuan dosen pembimbing
2.
Pengajuan Judul
3.
Pengumpulan Data
4.
Pengolahan dan Analisis Data
5.
Penyusunan Tugas Akhir
6.
Bimbingan dan
Maret
April
Mei
2013
2013
2013
III
IV
I
II
III
IV
I
II
Penyempurnaan Tugas Akhir
7.
Penyelesaian Tugas Akhir
2. Sumber data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi dalam dua
sumber, yaitu :
a. Data primer
Data primer merupakan data yang diperoleh dengan cara mendatangi
langsung ke objek penelitian (orang/benda), dimana data yang diperoleh
dari lapangan, wawancara mpaupun tanya jawab.
Universitas Sumatera Utara
b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari sumber-sumber lain
dalam bentuk laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan
maupun dari luar perusahaan, seperti : buku-buku referensi, jurnaljurnal, atau juga metode kepustakaan yang sesuai dengan objek kajian
penelitian, serta berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti.
3. Rencana isi
Adapun rencana isi Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai
berikut
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar
Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian,
serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal
Survei / Observasi, Sumber Data dan Rencana Isi.
BAB II
: FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur
Organisasi dan Personalia, Job Description, Jaringan Kegiatan,
Kinerja Kegiatan, dan Rencana Kegiatan.
BAB III : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN
FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam Bab ini membahas mengenai Sistem Informasi
Manajemen, Fasilitas Kerja dan Evaluasi Kinerja Pegawai.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai
dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang
relevan dengan kesimpulan.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang
dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem
informasi manajemen yang kurang efisien dalam melaksanakan suatu pekerjaan
kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.
Perkembangan teknologi informasi walaupun relatif baru, namun
teknologi informasi sudah memasuki berbagai bidang, dari tingkat individual,
kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam
hubungan lintas antar organisasi dan antar negara, untuk itu informasi sering
disebut tidak mempunyai batas Negara.
Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah
organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi
merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Pekerjaan kantor harusnya tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja
tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga harus memiliki suatu tujuan tertentu.
Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan
efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah
menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang
serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Universitas Sumatera Utara
Pekerjaan
kantor
berkaitan
dengan
pengumpulan,
pengolahan,
penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering
disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga
perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor.
Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar
dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu
tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai
berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara
umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang
digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan
sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem
Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil
Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas
untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk
keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan
memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya
dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian
dirumuskan menjadi suatu informasi.
Terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang
SIM : Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem
informasi, dan seterusnya. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek
pengembangan sistem, dan seterusnya. Konsep Pengembangan, seperti konsep
Universitas Sumatera Utara
sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya. Representasi, seperti sistem basis
data, pengkodean program, dan seterusnya. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge
Management, Executive System, dan seterusnya. Sebagai dasar pengetahuan.
Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah sehingga menjadi
sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka
atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan.
Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah
pengetahuan baru. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu
tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi
dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa
perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang
dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen.
Pada dasarnya, suatu Sistem Informasi (SI) memiliki sifat yang hampir
sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi produk
yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi bahan baku
untuk fase konversi berikutnya. SI mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan
yang dapat dipakai atau menjadi input untuk proses lanjutan. Hasil dari efisiensi
yang dicapai oleh suatu organisasi/perusahaan melalui penggunaan SIM, selain
dari pada sisi nilai ekonomi dapat juga memberikan pengaruh yang besar terhadap
efektifitas dan lingkungan yang memiliki hubungan kepada pengguna organisasi.
Sistem Informasi (SI) adalah suatu sistem formal mengenai hal
melaporkan, menggolongkan dan menyebarkan informasi kepada orang-orang
yang tepat. (Moekizat, 1986 : 64). Murdick (1971 : 24) menyatakan, bahwa sistem
Universitas Sumatera Utara
informasi adalah proses komunikasi, dimana informasi masukan (input) direkam,
disimpan dan diperoleh kembali (diproses) bagi keputusan. SI yang dirancang
khusus untukk mengelola komponen kegiatan lingkungan, yang mengelola
informasi produk serta proses lingkungan untuk menanggulangi atau mengurangi
masalah pencemaran lingkungan. Setiap hasil penemuan ilmiah dan produkproduk lingkungan informasinya perlu didokumentasikan direkam informasinya
dalam bentuk buku (laporan, majalah, loaflot, dll). Pengertian informasi adalah
suatu kesatuan pernyataan pandangan, fakta, konsep atau ide, yang berhubungan
erat dengan pengetahuan, yang mana apabila informasi tersebut diasimilasikan,
dikorelasikan dan dimengerti akan menjadi suatu pengetahuan. Informasi dapat
berupa : pengetahuan baru; teori; prinsip; ide; teknologi baru, desain baru; produk
baru; proses; prototif; penyempurnaan; metode (Davis, 1974 : 73).
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis
Laporan Tugas Akhir dengan judul ”Sistem Informasi Manajemen Dalam
Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara”.
Dengan judul ini penulis dpat melihat bagaimana Sistem Informasi
Manajemen Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja pada kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran
yang dilakukan sehari-hari.
B. Rumusan Masalah
Mengingat pentingnya sistem informasi manajemen tersebut dalam suatu
perusahaan, maka penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakukan
penelitian di Fakultas Ekonomi. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh
Universitas Sumatera Utara
penulis adalah “Bagaimana Sistem Informasi Manajemen pada bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam meningkatkan
efesiensi kerja?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana
efesiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Manfaat penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Kepegawaian
untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan
efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas
Ekoomi Universitas Sumatera Utara.
b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian
tersebut.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal survei / observasi
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M.
Hanafiah Kampus USU Medan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam kegiatan survei ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan
efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
Kegiatan
II
1.
Pengajuan dosen pembimbing
2.
Pengajuan Judul
3.
Pengumpulan Data
4.
Pengolahan dan Analisis Data
5.
Penyusunan Tugas Akhir
6.
Bimbingan dan
Maret
April
Mei
2013
2013
2013
III
IV
I
II
III
IV
I
II
Penyempurnaan Tugas Akhir
7.
Penyelesaian Tugas Akhir
2. Sumber data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi dalam dua
sumber, yaitu :
a. Data primer
Data primer merupakan data yang diperoleh dengan cara mendatangi
langsung ke objek penelitian (orang/benda), dimana data yang diperoleh
dari lapangan, wawancara mpaupun tanya jawab.
Universitas Sumatera Utara
b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari sumber-sumber lain
dalam bentuk laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan
maupun dari luar perusahaan, seperti : buku-buku referensi, jurnaljurnal, atau juga metode kepustakaan yang sesuai dengan objek kajian
penelitian, serta berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti.
3. Rencana isi
Adapun rencana isi Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai
berikut
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar
Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian,
serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal
Survei / Observasi, Sumber Data dan Rencana Isi.
BAB II
: FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur
Organisasi dan Personalia, Job Description, Jaringan Kegiatan,
Kinerja Kegiatan, dan Rencana Kegiatan.
BAB III : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN
FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam Bab ini membahas mengenai Sistem Informasi
Manajemen, Fasilitas Kerja dan Evaluasi Kinerja Pegawai.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai
dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang
relevan dengan kesimpulan.
Universitas Sumatera Utara