Efisiensi Kerja Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

EFESIENSI KERJA

PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

INDRA MORA HARAHAP

082101009

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : INDRA MORA HARAHAP

NIM : 082101009

PROGRAM STUDI : KEUANGAN

JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : April 2012 Dosen Pembingbing

(Drs. Nakman Harahap, M,Si) NIP : 19470817 198002 1 001

Tanggal : April 2012 Ketua Program Studi

(Drs. Bongsu Hutagalung, Msi) NIP. 15591229 198903 1 002

Tanggal : April 2012 Dekan

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec) NIP. 19550810 198303 1 004

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikumWr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nyadari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFESIENSI KERJAPADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU”.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini .Dengan tulus penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Bungsu Hutagalung, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan.

3. IbuDra. FeptyAniar, SE, M.SiselakuKepala Sub Bagian Akademik Fakultas EkonomiUniversitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs Nakman Harahap selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangka nwaktu, tenaga dan pikiran untuk memberikanbimbingan, arahan, dankoreksidalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

5. Bapak Fadli, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik

6. Terima kasih pada keluarga penulis yang telah membantu memberikan semangat dan doa kepadaku dalam menyelesaikanTugasAkhirini.

7. Teman-temanku di telah membantu penulis dan memberikan semangat pada penulis dalam menyelesaikan Tugas akhir tersebut.

Akhir kata,kepada pihak yang telah memberi bantuan yang takternilaiharganyaini, penulis mengucapkan terimakasih.Dan besar harapan penulis semogaTugasAkhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembacas ekalian.

WassalamualaikumWr.Wb.

Medan, April 2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR...i

DAFTAR ISI ...iii

DAFTAR TABEL ...iv

DAFTAR GAMBAR ...v

BAB I PENDAHULUAN ...1

A. Latar Belakang Masalah ...1

B. Perumusan Permasalahan ...4

C. Manfaat danTujuan Penelitian ...5

D. Metode Penelitian ...6

E. SistematikaPenulisan ………...………...8

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI...10

A. Sejarah Ringkas Fakulatas Ekonomi USU...10

B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ...13

C. Struktur Organisasi dan Personalia ...14

D. Job Description ...19

E. Jaringan Instansi/Kegiatan ...25

F. Kinerja Instansi Terkini ... 26

G. Rencana Kegiatan ... .27

BAB III PEMBAHASAN...29

A.Makna Efisien Bagi Pegawai/staf Pada Bagian Kepegawaian Fakultas EkonomiUSU... 29

B.Penerapan Prosedur Kerja Dalam Meningkatkan Efisiensi kerja…...31

C.Evaluasi Kinerja Pegawai...41

A. Kesimpulan ...42 B. Saran ...43

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ……….. 16 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa prosedur atau tata cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain yang menunjukkan adanya satu urutan tahapan yang ditempuh dalam meyelesaikan suatu bidang tugas. Prosedur kerja penting karena sebagai suatu pola penjabaran tujuan sasaran program kerja dan kebijaksanaan kedalam kegiatan pelaksanaan yang nyata.

Banyak instansi yang mempunyai modal dan tenaga kerja tetapi tidak mencapai suatu tujuan yagn telah ditentukan. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya dalam melaksanakan prosedur kerja dan tata cara kerja yang baik. Dalam pelaksanakan prosedur kerja harus selalu berorientasi pada efisiensi dengan memperhitungkan tenaga kerja, waktu, dan fasilitas yang digunakan. dengan berorientasi pada efisiensi diharapakan hasil yang diperoleh dapat maksimal. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif, ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat primer, dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur adalah dicapainya sasaran secara efisien

Tujuan efisiensi kerja itu sendiri adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada bagian instansi tersebut.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga, waktu, benda atau fasilitas yang dipergunkan. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya.

Dari penjelasan diatas maka ukuran tercapainya efisiensi dalam pekerjaan tidak terlepas dari faktor penggunaan tenaga kerja, pengunaan waktu kerja dan fasilitas kerja yang digunakan.

Dalam penggunaan tenaga kerja dikatakan efisien bila hasil kerja yang dicapai tinggi, begitu juga dengan penurunan efisiensi tenaga kerja maka akan menurunkan hasil kerja yang diperoleh. Penentuan jumlah tenga kerja yang digunakan harus sesuai denagan hasil kerja yang diperoleh, hal ini sering menjadi masalah karena tenaga kerja yang digunakan tidak susai dengan hasil kerja yang dihasilkan oleh pegawai, maka hal tersebut mambuat sebagian pekerja tidak melakukan pekerjaan secara efisien, maka perlu penyesuaian yang sesuai antara tenaga kerja yang dipergunakan dengan hasil kerja yang diperoleh. Maka dari itu dalam penentuan tenaga kerja yang digunakan harus mempertimbangankan prosedur kerja yang ada dibagian kepegawaian. Karena dari prosedur kerja ini

pegawai dapat melihat tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab pegawai tersebut. Jadi satandarisai dan pengendalian pekerjaan dapat ditangani dengan tepat.

Dilihat dari faktor penggunaan waktu dalam peningkatan efisiensi kerja dibagian kepegawaian erat kaitannya dengan kedisiplinan pekerja pada bagian kepegawaian. setiap pegawai sudah mengikuti aturan yang berjalan di fakultas ekonomi usu. Disiplin kerja pada fakultas ekonomi USU yaitu :

1) Masuk kerja pukul 08.15 wib 2) Pulang kerja pukul 14.00 wib

Artinya penggunaan waktu dalam peningkatan efesiensi kerja pada bagiann kepegawaian sudah tertera dalam peraturan atau tata tertip kerja di fakultas Ekonomi USU. Tapi sering kali terlihat penggunaan waktu yang digunakan oleh pegawai sering melenceng dari ketetentuan yang sebenarnya, ada penyimpangan membagi waktu kerja dan waktu istarahat, misalanya terlihat para pekerja diwaktu jam kerja hanya duduk-duduk tanpa melakukan pekerjaan. Dan juga sebaliknya waktu istirahat dipakai untuk melakukan pekerjaan. Jika terjadi hal demikian berarti ukuran efesiensi belum tercapai. Artinya dari total waktu pada tata tertip yang ada masih banyak waktu yang terbuang hal ini terlihat dari kegiatan para pegawai yang sering keluar dan mengobrol diwaktu jam kerja. Dari masalah tersebut perlu adanya penentuan standart waktu yang bagus yang menjadi patokan bekerja di bagian kepegawaian. Dimana standar waktu ini nanati bisa menjadi patokan dalam waktu kerja dan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mengawasi kerja pegawai.

Fasilitas juga merupakan faktor penentu efisien dalam sebuak pekerjaan. Fasilitas berupa peralatan ini yang memberi kemudahan dalam melakukan pekerjaan. Dengan peralatan yang ada dan beragam kegunaan akan menghasilkan hasil kerja yang lebih efisien. Apa lagi mengingat era sekarang tidak heran rasanya fasilitas ini menjadi salah satu elemen yang sangat dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan. Selain menghemat waktu, tenaga pikiran dalam melaksanakn kendala-kendala yang ada dalam pekerjaan Dilihat dari kegunaannya peralatan yang ada pada bagian kepegawaian masa kegunaanya hanya 50% jadi mungkin perlu di perbarui untuk meningkat perestasi kerja pegawai.

Fasilitas ini berupa sarana kantor yang antara lain adalah komputer, printer, alat tulis, faximile, lemari dan lainnya, ini kita perli diperhatikan dalam meningkatkan efisiensi.selain memberikan berbagai kemudahan juga menghemat waktu pekerjaan.

Berdasarkan uraian diatas, terlihat pentingnya pemakaian waktu, tenaga dan fasilitas yang digunakan dalam meningkatkan efisiensi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU maka penulis merasa tertarik untuk menulis laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah.Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan, yakni Bagaimana efisiensi kerja pada bagian kepegawaian Fakulatas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian 1.Manaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Kepegawaian untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekoomi Universitas Sumatera Utara.

b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.

2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efesiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survey ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisa Laporan

2. Sumber Data

Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi dalam dua sumber, yaitu :

a.Data primer

Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan , wawancra dan Tanya jawab.

Yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, sperti : buku-buku referensi, jurnal-jurnal, atau juuga metode kepustakaan yang sesuiai dengan objek kajian penelitian, serta berkaitan denga permasalahan yang akan ditleiti.

3. Teknik Pengumpulan Data

a.Pnelitian kepustakaan ( library research )

Penelitian dengan membaca buku, majalah dan bacaan lainnya yang berhubungan denga objek yang diteliti. Data yang dikumpulkan oleh peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling mendekati pada permasalahan yang diteliti.

b. Penelitian Lapangan ( field research )

Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapattkan data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh melalui :

1). Wawancara, yaitu : peruses Tanya jawab secara langsung terhadap informan dilokasi penelitian dengan menggunakan pedoman dan panduan wawancara. Melalui metode wawancara langsung seperti ini, dapat memperoleh informasi yang lebih jelas dan mendalam melalui pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sedemikian rupa agar informasi yang didapat tersebut menjadi data yang akurat dan mendukung proses penelitian.

2). Dokumentasi, yaitu : data yang diperoleh dari perusahaan secara langsung.

4. Metode Analisa Data

Metode analisa data yang dagunakan dalam peneltian ini adalah metode deskriptif. Metode deskriptif ini adalah metode analisa yang terlebih dahulu mengumpulkan data, menyusun, mennggunakan, mengklarifikasikan, serta menginterpretasikan data sehingga memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana efesiensi kerja pada bagian Kepegawaiaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Jadwal Penelitian yang terdiri dari Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.

BAB II. PROFIL INSTANSI

Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jenis Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perkantoran.

BAB III. PEMBAHASAN

Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh.Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan.Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN ) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu

Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III.Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Dasar

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

C. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Dewan Pertimbangan Fakultas

Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Lab/Studio/

Bengkel Ketua Program Studi

Intra Departemen Ketua Program Studi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak

Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA,Ak

Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si Prof.Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli,MS

Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak

Drs. Bongsu Hutagalung, MSi Dr. Murni Daulay, SE, MSi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec

Sekertaris : Drs.Syahrir Hakim Nasution, M,Si Ketua Prodi : Irsad SE, M.SOC.Sc, Ph.D

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistya Rini , SE, MSi Akuntansi

Ketua : Drs. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, AK, Mafis, CPA

Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar , MM, Ak Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak Sekretaris :Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak.

DIPLOMA Keuangan

Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, MSi

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Bebby karina fawzeea sembiring, SE,

MM Pendidikan Propesi Akuntansi

Ketua : Drs. Arifin Hamzah, MM, CPA, Ak

Sekretaris : Dra. Narumondang Bulan Siregar, MM, Ak Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaaan : Hj. Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian FE USU

Sumber : Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

D. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

DEKAN

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec NIP. 1955080810 198303 1 004

PUDEK I

Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,Ak NIP. 19750408 200212 1 002

PUDEK II Drs.Arifin Lubs,MM,Ak NIP. 19560101 198203 1 005

PUDEK II Drs.Arifin Lubs,MM,Ak NIP. 19560101 198203 1 005

KEPALA BAGIAN TATA USAHA M.Simba Sembiring , SE,M.Si

Kasubag Kepegawaian Maslan,SE

Kasubag Perlengkapan Ahmad Faizul,SE,M.Si

Kasubag Keuangan Hj. Eka Yuliani, SE

Anggota : Kasnawati,SE Dianty Putri Dumono

1. Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kepegawaian dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kepegawaian dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/ tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kepegawaian dan Alumni Tugas sub bagian kepegawaian dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kepegawaian dan alumni. c. Melakukan administrasi kepegawaian.

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kepegawaian. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kepegawaian tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kepegawaian dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kepegawaian dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca Tugas sub bagian Perpustakaan :

1. Controller

a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.

c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,

staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

E. Jaringan Instansi / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

F. Kinerja Instansi Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil d. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan

dapat ditingkatkan

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,

Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.

BAB III PEMBAHASAN

A. Makna Efisien Bagi Pegawai/staf Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

Menurut pegawai/ staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU, efisiensi pekerjaan kantor adalah rasio antara hasil pekerjaan kantor dengan hasil manajemen yang dipergunakan atau disebutkan juga sebagaimana lazimnya adalah perbandingan output (sumber efisiensi) terhadap input (hasil dari pekerjaan kantor itu sendiri). Adapun sumber efisiensi utama pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah pegawai/ staf itu sendiri dengan menggunakan akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga pegawai/ staf mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan kantor, , Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai/ staf bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yaitu:

1. Kesadaran pegawai/ staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan proses yang panjang.

2. Keahlian pegawai/ staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU. Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan

dicapai dapat lebih tinggidaripada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai/ staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai/ staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai/ staf disetiap masing-masing bagian yang telah ditentukan pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.

3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU antara lain dilakukan penyebaran tugas (job description) dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai/ staff sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka. . Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dipergunakan juga tenaga lain/tenaga pembantu untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dilihat dari penyediaan jasa pendukung administrasi/ teknik perkantoran/ tenaga honor, penyedia jasa perbaikan peralatan kerja, dan lain-lain guna mendukung peningkatan efiensi kerja. Selain itu, guna mendukung efisinsi kerja pada Kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU juga diusahakan menempatkan

pegawai pada posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahliannya.

Efisiensi kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

B. Penerapan Prosedur Kerja Dalam Meningkatkan Efisiensi kerja

“Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas”. (Sedarmayanti, 2001 : 134)

Dalam pelaksaan prosedur kerja ada bebrapa faktor yang harus dipertimbangan antara lain :

1. Tata Kerja

Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai

sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.

b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

c. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.

d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.

2. Pemakaian Waktu Kerja

Pemakaian waktu pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Rencana Kerja

Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.

b. Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disilpin kerja pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : Jam kerja pegawai

Pada hari Senin s/d Kamis, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, istirahat 12.00 13.00 WIB dan pulang pukul 14.00 WIB.

Untuk jadwal Pada hari Jumat, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, dan pulang pada pukul 11.00 WIB.

Untuk jadwal Ekstensi, pegawai masuk pukul 17.00 WIB 20.00 WIB. Pada hari

Sabtu, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB dan pulang pada pukul 13.00 WIB.

Para pegawai yang bekerja di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Tetapi ketpatan waktu yang dilakukan oleh para pegawai sering tidak efisien dalam menggunakannya, maka perlu adanya instruksi dari pimpinan yang baik mengenai ini. Ketidak efisienan itu bisa

berupa pemakain waktu jam istirahat yang berlebihan, keterlambatan masuk kerja, hal ini sering diabaikan oleh pimpinan, dengan begitu Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai harus baik. Pimpinan harus melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pkerjaan dapat dilakukan seefekif dan seefisien mungkin.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meingkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, pemberian bonus, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).

Tapi sering kali peraturan tersebut dilangar oleh pegawai, hal ini bisa kita lihat dari kriteria pegawai itu sendiri yang antara lain adalah :

1. Pegawai yang berprestasi dan memiliki potensi 2. Pegawai yang berpotensi tetapi mempunyai masalah

3. Pegawai yang biasa-biasa saja dan sulit untuk mengembangkan diri

4. Pegawai yang tidak berpotensi dan tidak memiliki motivasi kerja yang baik.

Untuk pegawai yang berkriteria 1 ( satu ) tidak terdapat permasalahan yang berarti untuk meningkatkan disiplin kerja karena pegawai yang bersangkutan memiliki motivasi yang baik untuk berprestasi. Untuk pegawai yang berkriteria 2 ( dua ) memiliki potensi yang telah tergali dari dalam dirinya tetapi mempunyai masalah yang cukup berartisebut saja masalah dalam disiplin. Untuk yang berkriteria 3 ( tiga ) tergolong yang biasa saja akan tetapi sulit mengembangkan potensi dalam dirinya, biasanya pegawai ini cenderung pasif. Dan untuk pegwai dengan kriteria 4 ( empat ) terdapat kesulitan untuk meningkatkan disiplin karena pegawai ini cenderung mengabaikan aturan yang telah ditetapkan perusahaan dan sanksi yang diberikan tidak efektif untuk merubah perilaku yang bersangkutan.

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.

c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.

d. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik. 3. Pemakaian Tenaga Kerja

Pemakaian tenaga ini juga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dengan jumlah tenaga kerja yang ada pada bagian kepegawaian, seperti yang dijelas kan diatas jumlah kariawan yang ada yaitu ada 4 orang. dari jumlah tenaga yang dimiliki kita melihat hasil kerja atau prestsi kerja yang diperoleh dari data surat masuk dan surat keluar yaitu :

Tabel 1.1 Data surat

Tahun Surat masuk Surat keluar

2009 1420 19

2010 1560 43

2011 1690 65

Dari tabel diatas kita melihat prosedur suart masuk dan keluar peningkatan yang dicapai yaitu 10% per tahunnya. Berarti hasil kerja meningkat tapi peningkatan yang terjadi terlalu sedikit memgingat kebutuhan dan kegitan dari tahun ke tahu semakin tinggi. Selain itu perbandingan anntara surat masuk dan yang dikeluarkan dalam bidang kepegawaian terlalu sedikit, mak perlu adanya satndarisaisi pengerjaan tugas pada bagian tersebut.

Dalam penggunaan tenaga kerja tidak boleh kurang dan lebih, bisa ber implikasi tidak baik terhadap hasil kerja. Jika terjadi kekurangan tenaga kerja

maka akan memerlukan waktu tambahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Begitu juga dengan kelebihan penggunaan tenaga kerja akan membuat waktu luang para pegawai yang tidak sesuai dengan standart waktu kerja yang ada. Penggunaan tenaga kerja harus sesuai dengan beban kerja, standart waktu yang ada agar tercipta efisien kerja di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU. Maksutnya anatara beban kerja yang ada harus bisa diselesaikan dengan satandart waktu yang telah ditentukan. Jadi efisiensi dibagian kepegawaian dapt tercapai.

Penentuan beban kerja yang baik akan meningkatkan efisiensi dalm penggunaan tenaga kerja karena akan terbentuk proporsional tenaga kerja yang dibutuhkan dalm sebuah instansi atau kantor. Jadi pelaksanaan suatu pekerjaan dapat terorganisir dengan baik.

4. Pemakaian Benda Termasuk Uang / Biaya

Dalam pelaksanaan suatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material yang bersifat mewah atau berlebih-lebihan sepanjang sesuatu pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Misalnya : amplop surat dapat dibuat dari kertas bekas dan tidak perlu selalu menggunakan amplop yang dibeli dari toko. Pembuatan formulir dapat dilakukan secara terpusat, tidak perlu setiap unit kerja membuat formulir sendiri. Pemakaian telepon untuk keperluan interlokal hendaknya dikontrol dengan ketat d engan mengurangi kebiasaan atau kegemaran menggunakan kata-kata yang bertele-tele. Perbekalan tata usaha hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak terjadi salah beli. Demikian pula perlu dijaga agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat

yang murah tetapi sering mengalami kerusakan dan berakibat tingginya biaya perawatan atau biaya operasional.

Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari formula biaya pegawai pada umumnya yaitu :

Jumlah biaya pegawai dibagi total biaya. Biaya pegawai mencakup antara lain biaya gaji, biaya kesehatan pegawai, bonus, insentif, biaya fasilitas (car loan, home loan), asuransi, dll. Kemudian biaya pegawai total ini dibandingkan dengan biaya total (biaya operasi total)

Pengendalian biaya ini lazim digunakan untuk mengukur efisiensi kerja pegawai Salah satu komponen biaya pegawai yang cukup besar selain unsur gaji adalah unsur biaya kesehatan. Untuk mengendalikan biaya ini biasanya kemudian digunakan jasa asuransi kesehatan. Supaya biaya kesehatan menjadi lebih terkontrol Meski demikian, biaya ini juga sebaiknya jangan terlalu ditekan demi efisiensi. Misal gaji karyawan dibikin tidak kompetitif, atau tidak diberikan bonus dan insentif. Hal ini mungkin bisa mendapatkan efisiensi biaya, namun dalam jangka menengah akan menurunkan motivasi kerja pegawai; dan ujungnya bisa menurunkan level produktivitas kerja. Dengan demikian biaya pegawai ini sebaiknya dipatok pada angka yang reasonable.

5. Fasilitas Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan

karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi USU.

Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada didalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah maupun swasta. Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang - ulang dengan jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaanya untuk mencegah terjadinya kesalahan.

Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :

a. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.

Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU terdapat 1 P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :

1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga. 2. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai

berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.

3. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.

Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :

1. Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.

2. Komputer sehingga memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja.

3. Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.

4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada di dalam komputer cepat panas.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbenruk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 buah unit printer yang terletak di meja kerja pegawai. Tetapi, untuk mencapai efesiensi rasanya jumlah printer yang dibutuhkan masih kurang dibagian kepegawaian. Dengan melihat juga pertimbangan dibagian kepegawaian tugas yang dilakukan tiap hari rasanya wajar saja bila penambahan printer ditamabahkan beberapa unit lagi.

c. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untu menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kanto Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

Pengevaluasian kinerja pegawai/ staf sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi

yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai/ staf dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai/ staf di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai/ staf pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai/ staf sesuai dengan prosedur pekerjaan yang adasetiap unit bagian.

Jadi bila mana ada pelangaran yang terjadi pimpinan dengan bijak memberikan sanksi terhadap pegawai. Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai

Begitu juga dengan karyawan yagn berprestasi akan diberikan mutasi kjabatan yang lebih tinggi sesuai dengan kemampuannya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun Kesimpulan yang dapat diambi loleh penulis adalah sebagi berikut :

1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

3. Efisiensi kerja pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, danpikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

4. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dans eefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat.

5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaiankomputer, faximile, dan lain-lain.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip tersebut tida krusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan Surat keterangan yang ada. 2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu disarankan kepada Kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

agar system pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

3. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya menambah fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering menggunakan mesin print yang adadibagian Tata Usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin,2007. Manajemen Perkantoran.Mitra Wacana Media, Jakarta.

Sastradipoera, K., 2001. Asas-Asas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma, Bandung.

Sedarmayati, 2001.Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. MandarMaju, Bandung.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006.Organisasidan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Pedomandan Informasi FakultasE konomi Tahun 2010-2011, USU Press, Medan.

Subekti, Heru, 2008. DisiplinKerja,

Laporan magang mingguan gelombang 4 (empat)

http://subekti-heru.blogspot.com

Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 buah unit printer yang terletak di meja kerja pegawai. Tetapi, untuk mencapai efesiensi rasanya jumlah printer yang dibutuhkan masih kurang dibagian kepegawaian. Dengan melihat juga pertimbangan dibagian kepegawaian tugas yang dilakukan tiap hari rasanya wajar saja bila penambahan printer ditamabahkan beberapa unit lagi.

c. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untu menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kanto Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

Pengevaluasian kinerja pegawai/ staf sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai/ staf dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai/ staf di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai/ staf pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai/ staf sesuai dengan prosedur pekerjaan yang ada setiap unit bagian.

Jadi bila mana ada pelangaran yang terjadi pimpinan dengan bijak memberikan sanksi terhadap pegawai. Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai

Begitu juga dengan karyawan yagn berprestasi akan diberikan mutasi kjabatan yang lebih tinggi sesuai dengan kemampuannya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun Kesimpulan yang dapat diambi loleh penulis adalah sebagi berikut :

1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

3. Efisiensi kerja pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, danpikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

4. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dans eefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat.

5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaiankomputer, faximile, dan lain-lain.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip tersebut tida krusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan Surat keterangan yang ada. 2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu disarankan kepada Kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

agar system pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

3. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya menambah fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering menggunakan mesin print yang adadibagian Tata Usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin,2007. Manajemen Perkantoran.Mitra Wacana Media, Jakarta.

Sastradipoera, K., 2001. Asas-Asas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma, Bandung.

Sedarmayati, 2001.Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. MandarMaju, Bandung.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006.Organisasidan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Pedomandan Informasi FakultasE konomi Tahun 2010-2011, USU Press, Medan.

Subekti, Heru, 2008. DisiplinKerja,

Laporan magang mingguan gelombang 4 (empat)

http://subekti-heru.blogspot.com