Sistem Informasi Manajemen Dalam Menigkatkan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENIGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

LIDYA SUKMA

092102014

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : LIDYA SUKMA

NIM : 092102014

PROGRAM STUDI : D3 AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DALAM MENINGKATKAN

EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal... Dosen Pembimbing Tugas Akhir

NIP. 19510425 198203 1 002 Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

Tanggal... Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi

NIP. 131127370

Drs. Rustam, M.Si, Ak

Tanggal... Dekan Fakultas Ekonomi USU

NIP. 19560101 198203 1 005

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

NAMA : LIDYA SUKMA

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NIM : 092102014

PROGRAM STUDI : D3 AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DALAM MENINGKATKAN

EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN, Juli 2013

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN EFESIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Azhari Maksum, M. Ec, Ac. Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi.

3. Bapak Drs. Hotmal Ja’far Nazwar, MM, Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

4. Bapak Drs. Sucipto, MM, Ak selaku dosen Penasehat Akademik

5. Teristimewa untuk kedua Orang Tuaku tercinta, Ayahandaku Mukhlis dan Ibundaku Salma. (mereka adalah segalanya bagi penulis, sumber motivasi, sumber inspirasi, sumber segala-galanya, selamanya mereka tak tergantikan) serta kakakku Lisma Sari S.Si dan kepada orang yang penulis sayangi Muharuddin. Doa serta dukungan mereka baik moril maupun materil luar biasa besar buat penulis yang dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Program Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih. Dan besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Medan, Juli 2013 Penulis

DAFTAR ISI Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ....……….……….………... vi

BAB I : PENDAHULUAN A.Latar Belakang ... 1

B.Rumusan Masalah ... 4

C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5

D. Rencana Penulisan ... 5

1. Jadwal Survei / Observasi ... 5

2. Sumber Data ... 6

3. Rencana Isi ... 7

BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A.Sejarah Ringkas ... 9

B.Struktur Organisasi dan Personalia ... 12

C.Job Description ... 16

D.Jaringan Kegiatan ... 21

E. Kinerja Kegiatan ... 22

BAB III : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sistem Informasi Manajemen ... 25 B. Fasilitas Kerja ... 34 C. Evaluasi Kinerja pegawai ... 37

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan ... 39 B.Saran ... 40

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman 2.1 Jadwal Survei / Observasi ... 6 2.2 Data Surat ... 31

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

1.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ...…...……... 13 1.2 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem informasi manajemen yang kurang efisien dalam melaksanakan suatu pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.

Perkembangan teknologi informasi walaupun relatif baru, namun teknologi informasi sudah memasuki berbagai bidang, dari tingkat individual, kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam hubungan lintas antar organisasi dan antar negara, untuk itu informasi sering disebut tidak mempunyai batas Negara.

Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pekerjaan kantor harusnya tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga harus memiliki suatu tujuan tertentu.

Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor.

Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM : Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya. Konsep Pengembangan, seperti konsep

sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya. Sebagai dasar pengetahuan.

Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan baru. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen.

Pada dasarnya, suatu Sistem Informasi (SI) memiliki sifat yang hampir sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi bahan baku untuk fase konversi berikutnya. SI mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau menjadi input untuk proses lanjutan. Hasil dari efisiensi yang dicapai oleh suatu organisasi/perusahaan melalui penggunaan SIM, selain dari pada sisi nilai ekonomi dapat juga memberikan pengaruh yang besar terhadap efektifitas dan lingkungan yang memiliki hubungan kepada pengguna organisasi.

Sistem Informasi (SI) adalah suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat. (Moekizat, 1986 : 64). Murdick (1971 : 24) menyatakan, bahwa sistem

informasi adalah proses komunikasi, dimana informasi masukan (input) direkam, disimpan dan diperoleh kembali (diproses) bagi keputusan. SI yang dirancang khusus untukk mengelola komponen kegiatan lingkungan, yang mengelola informasi produk serta proses lingkungan untuk menanggulangi atau mengurangi masalah pencemaran lingkungan. Setiap hasil penemuan ilmiah dan produk-produk lingkungan informasinya perlu didokumentasikan direkam informasinya dalam bentuk buku (laporan, majalah, loaflot, dll). Pengertian informasi adalah suatu kesatuan pernyataan pandangan, fakta, konsep atau ide, yang berhubungan erat dengan pengetahuan, yang mana apabila informasi tersebut diasimilasikan, dikorelasikan dan dimengerti akan menjadi suatu pengetahuan. Informasi dapat berupa : pengetahuan baru; teori; prinsip; ide; teknologi baru, desain baru; produk baru; proses; prototif; penyempurnaan; metode (Davis, 1974 : 73).

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan Tugas Akhir dengan judul ”Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dengan judul ini penulis dpat melihat bagaimana Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran

yang dilakukan sehari-hari. B. Rumusan Masalah

Mengingat pentingnya sistem informasi manajemen tersebut dalam suatu perusahaan, maka penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakukan penelitian di Fakultas Ekonomi. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh

penulis adalah “Bagaimana Sistem Informasi Manajemen pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam meningkatkan efesiensi kerja?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efesiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Manfaat penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Kepegawaian untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekoomi Universitas Sumatera Utara.

b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal survei / observasi

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan.

Dalam kegiatan survei ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

2. Sumber data

Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi dalam dua sumber, yaitu :

a. Data primer

Data primer merupakan data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian (orang/benda), dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancara mpaupun tanya jawab.

Kegiatan Maret

2013

April 2013

Mei 2013 II III IV I II III IV I II 1. Pengajuan dosen pembimbing

2. Pengajuan Judul 3. Pengumpulan Data

4. Pengolahan dan Analisis Data 5. Penyusunan Tugas Akhir

6. Bimbingan dan

Penyempurnaan Tugas Akhir 7. Penyelesaian Tugas Akhir

b. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti : buku-buku referensi, jurnal-jurnal, atau juga metode kepustakaan yang sesuai dengan objek kajian penelitian, serta berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti. 3. Rencana isi

Adapun rencana isi Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal Survei / Observasi, Sumber Data dan Rencana Isi.

BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur

Organisasi dan Personalia, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan, dan Rencana Kegiatan.

BAB III : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dalam Bab ini membahas mengenai Sistem Informasi Manajemen, Fasilitas Kerja dan Evaluasi Kinerja Pegawai.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Ringkas

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN ) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu

1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

1. Dasar hukum

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

2. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara a. Visi:

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

b. Misi:

1) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

2) Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

4) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer ) dan stakeholders lainnya.

5) Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur organisasi dan personalia

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 1.2

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Kepala Bagian Tata

Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris D t Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Dewan Pertimbagan Unit Penunjang Fakultas

Pimpinan Fakultas Ekonomi USU

Dekan : Prof. Dr. Azhari Maksum, M. Ec, Ac. Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si Kepala bagian dan sub bagian :

Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE. M. Si Kasub. Keuangan dan Umum : Ahmad Faizul, SE, M. Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos

Gambar 1.2

Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian FE USU Sumber : Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

DEKAN

Prof. Dr. Azhari Maksum, M. Ec, Ac. Ak NIP. 1955080810 198303 1 004

PUDEK I

Fahmi N Nasution, SE,M.Acc,Ak NIP. 19750408 200212 1 002

PUDEK II

Drs. Arifin Lubs, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005

PUDEK II

Drs. Arifin Lubs, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005

KEPALA BAGIAN TATA USAHA Ridwan Saleh, SH, CN

Kasubag Kepegawaian Maslan, SE, M. Si

Kasubag Perlengkapan Sodali, SE

Kasubag Keuangan Ahmad Faizul, SE. M. Si

Anggota : Safia Dhany Djumono Sri Nilawaty Tugino

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kepegawaian dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

d. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. e. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

f. Melaksanakan urusan kepegawaian dan hubungan alumni fakultas. g. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. h. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

i. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian. b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

e. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian. 4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar g. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kepegawaian dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan tetap/tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.

h. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. i. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. j. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kepegawaian dan Alumni

Tugas sub bagian kepegawaian dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kepegawaian dan alumni. c. Melakukan administrasi kepegawaian.

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kepegawaian. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kepegawaian tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kepegawaian dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kepegawaian dan alumni. k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca Tugas sub bagian Perpustakaan :

a. Controller

1. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. 2. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.

3. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

4. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan atau ruang baca.

b. Laporan

1) Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

2) Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. 3) Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,

staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

D. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non - profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Kegiatan

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil 2. Perkuliahan semester genap / ganjil

3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil 4. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasi Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan

Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di adakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen. 9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.

BAB III

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS

EKONOMI USU A. Sistem Informasi Manajemen

Sistem berasal dari kata yunani (sustema) dan bahasa latin (systema) yang mempunyai arti suatu susunan yang teratur dari kegiatan - kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur - prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempemudah kegiatan-kegiatan utama organisasi atau institusi. Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna. Manajemen Sebagai Subyek : Manajemen adalah orang atau orang-orang yang melaksanakan kegiatan tersebut. Sebagai Proses : Manajemen adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama.

Sitem Informasi Manajemen (SIM) adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambil keputusan. Manfaat SIM yaitu, mempelajari bahwa nilai dari informasi amatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan sebaik-baiknya. Sebagai seorang pengusaha (wirausaha), staf manajemen, atau lebih tingginya sebagai manajer, harus bisa menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan usaha atau perusahaannya.

1. Penerapan prosedur kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja

“Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas”. (Sedarmayanti, 2001 : 134).

Dalam pelaksaan prosedur kerja ada beberapa faktor yang harus dipertimbangan antara lain :

a. Tata kerja

Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

1) Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.

2) Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian KepegawaianFakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

3) Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.

4) Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.

b. Pemakaian waktu kerja

Pemakaian waktu pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan se-produktif mungkin. Agar sifat ke-efisienan bisa lebih di maksimalkan. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

1) Rencana Kerja

Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.

2) Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang se efisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan

tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disilpin kerja pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : a) Jam kerja pegawai

Pada hari Senin s/d Kamis, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, istirahat 12.00 13.00 WIB dan pulang pukul 14.00 WIB.

b) Untuk jadwal Pada hari Jumat, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, dan pulang pada pukul 11.00 WIB.

c) Untuk jadwal Ekstensi, pegawai masuk pukul 17.00 WIB 20.00 WIB. Pada hari Sabtu, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB dan pulang pada pukul 13.00 WIB.

d) Para pegawai yang bekerja di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Tetapi ketpatan waktu yang dilakukan oleh para pegawai sering tidak efisien dalam menggunakannya, maka perlu adanya instruksi dari pimpinan yang baik mengenai ini. Ketidak efisienan itu bisa berupa pemakain waktu jam istirahat yang berlebihan, keterlambatan masuk kerja, hal ini sering diabaikan oleh pimpinan, dengan begitu Komunikasi antara pimpinan

dengan para pegawai harus baik. Pimpinan harus melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pkerjaan dapat dilakukan se efekif dan se efisien mungkin.

e) Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa: kenaikan pangkat, pemberian bonus, liburan bersama dan lain-lain.

Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengkoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).

Tapi sering kali peraturan tersebut dilanggar oleh pegawai, hal ini bisa kita lihat dari kriteria pegawai itu sendiri yang diantaranya adalah :

a) Pegawai yang berprestasi dan memiliki potensi b) Pegawai yang berpotensi tetapi mempunyai masalah

c) Pegawai yang biasa-biasa saja dan sulit untuk mengembangkan diri d) pegawai yang tidak berpotensi dan tidak memiliki motivasi kerja yang

baik.

Untuk pegawai yang berkriteria 1 ( satu ) tidak terdapat permasalahan yang berarti untuk meningkatkan disiplin kerja karena pegawai yang bersangkutan memiliki motivasi yang baik untuk berprestasi. Untuk pegawai yang berkriteria 2 ( dua ) memiliki potensi yang telah tergali dari dalam dirinya tetapi mempunyai masalah yang cukup berarti sebut saja masalah dalam disiplin.

Untuk yang berkriteria 3 ( tiga ) tergolong yang biasa saja akan tetapi sulit mengembangkan potensi dalam dirinya, biasanya pegawai ini cenderung pasif. Dan untuk pegawai dengan kriteria 4 ( empat ) terdapat kesulitan untuk meningkatkan disiplin karena pegawai ini cenderung mengabaikan aturan yang telah ditetapkan perusahaan dan sanksi yang diberikan tidak efektif untuk merubah perilaku yang bersangkutan.

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut: a) Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.

b) Pada jam kerja pegawai tidak ada yang malas.

c) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.

d) Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik. e) Pemakaian tenaga kerja

Pemakaian tenaga ini juga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.

Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dengan jumlah tenaga kerja yang ada pada bagian kepegawaian, seperti yang dijelas kan diatas jumlah karyawan yang ada yaitu ada 4 orang. Dari jumlah tenaga yang dimiliki, kita melihat hasil kerja atau prestasi kerja yang diperoleh dari data surat masuk dan surat keluar yaitu :

Tabel 2.2 Data surat

Tahun Surat masuk Surat keluar

2009 1420 19

2010 1560 43

2011 1690 65

Dari tabel diatas kita melihat prosedur surat masuk dan keluar peningkatan yang dicapai yaitu 10% per tahunnya. Berarti hasil kerja meningkat tapi peningkatan yang terjadi terlalu sedikit memgingat kebutuhan dan kegiatan dari tahun ke tahun semakin tinggi. Selain itu perbandingan antara surat masuk dan yang dikeluarkan dalam bidang kepegawaian terlalu sedikit, maka perlu adanya standarisasi pengerjaan tugas pada bagian tersebut.

Dalam penggunaan tenaga kerja tidak boleh kurang dan lebih, bisa ber implikasi tidak baik terhadap hasil kerja. Pemakaian telepon untuk keperluan interlokal hendaknya dikontrol dengan ketat dengan mengurangi kebiasaan atau kegemaran menggunakan kata-kata yang bertele-tele. Jika terjadi kekurangan tenaga kerja maka akan memerlukan waktu tambahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Begitu juga dengan kelebihan penggunaan tenaga kerja akan membuat waktu luang para pegawai yang tidak sesuai dengan standar waktu kerja yang ada. Penggunaan tenaga kerja harus sesuai dengan beban kerja, standar waktu yang ada agar tercipta efisien kerja di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU. Maksudnya antara beban kerja yang ada harus bisa diselesaikan dengan satandar waktu yang telah ditentukan. Jadi efisiensi dibagian kepegawaian dapat tercapai.

Penentuan beban kerja yang baik akan meningkatkan efisiensi dalam penggunaan tenaga kerja karena akan terbentuk proporsional tenaga kerja yang dibutuhkan dalm sebuah instansi atau kantor. Jadi pelaksanaan suatu pekerjaan dapat terorganisir dengan baik.

c. Pemakaian benda termasuk uang / biaya

Dalam pelaksanaan suatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material yang bersifat mewah atau berlebih-lebihan sepanjang sesuatu pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Misalnya : amplop surat dapat dibuat dari kertas bekas dan tidak perlu selalu menggunakan amplop yang dibeli dari toko. Pembuatan formulir dapat dilakukan secara terpusat, tidak perlu setiap unit kerja membuat formulir sendiri. Pemakaian telepon untuk keperluan interlokal hendaknya dikontrol dengan ketat dengan mengurangi kebiasaan atau kegemaran

menggunakan kata-kata yang bertele-tele. Perbekalan tata usaha hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak terjadi salah beli. sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaanya untuk mencegah terjadinya kesalahan. Demikian pula perlu dijaga agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat yang murah tetapi sering mengalami kerusakan dan berakibat tingginya biaya perawatan atau biaya operasional.

Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari formula biaya pegawai pada umumnya yaitu :

Jumlah biaya pegawai dibagi total biaya. Biaya pegawai mencakup antara lain biaya gaji, biaya kesehatan pegawai, bonus, insentif, biaya fasilitas (car loan, home loan), asuransi, dll. Kemudian biaya pegawai total ini dibandingkan dengan biaya total (biaya operasi total)

Pengendalian biaya ini lazim digunakan untuk mengukur efisiensi kerja pegawai salah satu komponen biaya pegawai yang cukup besar selain unsur gaji adalah unsur biaya kesehatan. Untuk mengendalikan biaya ini biasanya kemudian digunakan jasa asuransi kesehatan. Supaya biaya kesehatan menjadi lebih terkontrol. Meski demikian, biaya ini juga sebaiknya jangan terlalu ditekan demi efisiensi. Misal gaji karyawan dibuat tidak kompetitif, atau tidak diberikan bonus dan insentif. Hal ini mungkin bisa mendapatkan efisiensi biaya, namun dalam jangka menengah akan menurunkan motivasi kerja pegawai; dan ujungnya bisa

menurunkan level produktivitas kerja. Dengan demikian biaya pegawai ini sebaiknya dipatok pada angka yang reasonable.

B. Fasilitas Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi USU.

Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada didalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah maupun swasta.

Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang-ulang dengan jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaanya untuk mencegah terjadinya kesalahan.

Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :

1. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.

Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU terdapat 1 P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :

a) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet

b) Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

c) Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.

Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :

a) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.

b) Memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja.

c) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.

d) Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada di dalam komputer cepat panas.

2. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbenruk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Hal ini mungkin bisa mendapatkan efisiensi biaya, namun dalam jangka menengah akan menurunkan motivasi kerja pegawai; dan ujungnya

bisa menurunkan level produktivitas kerja. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 buah unit printer yang terletak di meja kerja pegawai. Tetapi, untuk mencapai efesiensi rasanya jumlah printer yang dibutuhkan masih kurang dibagian kepegawaian. Dengan melihat juga pertimbangan dibagian kepegawaian tugas yang dilakukan tiap hari rasanya wajar saja bila penambahan printer ditamabahkan beberapa unit lagi.

3. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.

4. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untu menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kanto Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

C. Evaluasi Kinerja Pegawai

Pengevaluasian kinerja pegawai/staf sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai/ staf dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai/staf di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai/staf pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai/staf sesuai dengan prosedur pekerjaan yang ada setiap unit bagian.

Jadi bila mana ada pelanggaran yang terjadi pimpinan dengan bijak memberikan sanksi terhadap pegawai. Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan

disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai. Begitu juga dengan karyawan yang berprestasi akan diberikan mutasi kejabatan yang lebih tinggi sesuai dengan kemampuannya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun Kesimpulan yang dapat diambi loleh penulis adalah sebagi berikut : 1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada bagian kepegawaian Fakultas

Ekonomi USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Efisiensi kerja pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

3. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat.

4. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, faximile, dan lain-lain.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya. Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip tersebut tidak rusak. Oleh karena itu disarankan kepada Kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU agar system pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut. 2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya menambah

fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering menggunakan mesin print yang ada dibagian Tata Usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Anthony Roberth N, 2001. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta. Dharma, Surya, 2008. Pendekatan,Jenis dan Metodologi Penelitian

Pendidikan.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.

Harahap, Indra Mora, 2012. Efisiensi Kerja Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Medan.

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2010-2011, USU Press, Medan.

Sofyandi. Herman. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Penerbit, Graha Ilmu.

Subekti, Heru, 2008. DisiplinKerja,

Surojo, Yohanes, 2006. Manajemen Kearsipan. Catakan 1. Malang: Dioma.

bisa menurunkan level produktivitas kerja. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 buah unit printer yang terletak di meja kerja pegawai. Tetapi, untuk mencapai efesiensi rasanya jumlah printer yang dibutuhkan masih kurang dibagian kepegawaian. Dengan melihat juga pertimbangan dibagian kepegawaian tugas yang dilakukan tiap hari rasanya wajar saja bila penambahan printer ditamabahkan beberapa unit lagi.

3. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.

4. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untu menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kanto Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

C. Evaluasi Kinerja Pegawai

Pengevaluasian kinerja pegawai/staf sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai/ staf dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai/staf di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai/staf pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai/staf sesuai dengan prosedur pekerjaan yang ada setiap unit bagian.

Jadi bila mana ada pelanggaran yang terjadi pimpinan dengan bijak memberikan sanksi terhadap pegawai. Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan

disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai. Begitu juga dengan karyawan yang berprestasi akan diberikan mutasi kejabatan yang lebih tinggi sesuai dengan kemampuannya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun Kesimpulan yang dapat diambi loleh penulis adalah sebagi berikut : 1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada bagian kepegawaian Fakultas

Ekonomi USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Efisiensi kerja pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

3. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat.

4. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, faximile, dan lain-lain.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya. Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip tersebut tidak rusak. Oleh karena itu disarankan kepada Kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU agar system pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut. 2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya menambah

fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering menggunakan mesin print yang ada dibagian Tata Usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Anthony Roberth N, 2001. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta. Dharma, Surya, 2008. Pendekatan,Jenis dan Metodologi Penelitian

Pendidikan.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.

Harahap, Indra Mora, 2012. Efisiensi Kerja Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Medan.

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2010-2011, USU Press, Medan.

Sofyandi. Herman. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Penerbit, Graha Ilmu.

Subekti, Heru, 2008. DisiplinKerja,

Surojo, Yohanes, 2006. Manajemen Kearsipan. Catakan 1. Malang: Dioma.