Pengembangan Sistem Pemeliharaan Mesin Dengan Pendekatan Reliability Centered Maintenance (RCM) dan Failure And Mode Effect Analysis (FMEA) Pada Pabrik Kertas Rokok PT. Pusaka Prima Mandiri
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi sangat dibutuhkan
bagi semua umat manusia dalam memenuhi kebutuhan mereka sehari-hari dimana
teknologi tersebut berguna untuk membuat kegiatan mereka menjadi lebih efektif
dan efisien sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Begitu pula
dalam dunia bisnis dimana teknologi pun ikut berkembang dalam dunia bisnis,
sehingga proses bisnis yang sedang berjalan dalam perusahaan menjadi lebih
efektif dan dapat meningkatkan keuntungan serta menjawab permasalahan yang
terjadi dalam perusahaan agar perusahaan mampu mencapai tujuan dari
perusahaan.
PT. Abdi Wibawa Press adalah sebuah perusahaan media cetak yang
sedang berkembang di Medan. Pabrik dan kantor perusahaan berlokasi di Jalan
Kapt. M. Basri no. 41 Medan 20238. Produk dari PT. Abdi Wibawa Press adalah
surat kabar Berbahasa Mandarin yang bernama Xun Bao yang terbit setiap hari.
Dalam PT. Abdi Wibawa Press, proses bisnis pada divisi Marketing dan
Sales dinilai perlu adanya perbaikan, yaitu dilakukan dengan perubahan teknologi
yang digunakan dan penyederhanaan rangkaian aktivitas sehingga dapat
mempercepat waktu pelayanan. Waktu pelayanan dinilai masih terlalu lama, jika
dibandingkan dengan perusahaan media cetak dimana dalam pelayanannya
dilakukan dengan menggunakan teknologi terkomputerisasi. Waktu pelayanan
Universitas Sumatera Utara
yang dinilai masih panjang dilihat dari waktu pelayanan penjualan koran adalah
43 menit dan pemasangan iklan adalah 166 menit. Jika dengan pemanfaatan
teknologi komputerisasi, pekerjaan akan lebih mudah dikerjakan dan mengurangi
waktu pelayanan yang dianggap berlebih. Misalnya proses pengisian formulir dan
pencarian data jika dilakukan dengan menggunakan komputer maka akan lebih
cepat bila dibandingkan dengan pengerjaan manual. Proses transfer informasi
antar divisi juga akan lebih cepat bila menggunakan teknologi komputer yang
terhubung antar divisi.
Pemanfaatan perkembangan teknologi salah satunya melalui perubahan
yang dilakukan dalam proses bisnis perusahaan. Salah satu konsep yang dapat
diterapkan adalah dengan melakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR), yaitu
suatu teknik manajemen perubahan untuk melakukan peningkatan proses-proses
bisnis yang berlangsung yang dapat berupa peningkatan efisiensi, efektivitas,
kualitas, pelayanan, serta mengurangi biaya.
1
Sudah banyak perusahaan-
perusahaan besar yang melaksanakan BPR seperti kantor cabang AT&T Global
Business
Communication
System
memperbaiki
proses
bisnis,
sehingga
mengurangi waktu penyampaian dari 8-12 minggu menjadi beberapa hari, bahkan
menggunakan 35% lebih sedikit karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Selain
itu contoh perusahaan lain adalah Ford Company, Procter & Gamble yang
merupakan perusahaan raksasa Amerika yang berhasil mengakomodasi BPR
sehingga bangkit dari kelesuan yang mengancamnya.
1
Indrajit, R.E., dan R. Djokopranoto. 2002. Konsep dan Aplikasi Business Process Reengineering .
Jakarta : Gramedia
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan
merencanakan
permasalahan
proses
rekayasa
tersebut,
ulang
PT.
proses
Abdi
bisnis
Wibawa
(Business
Press
Process
Reengineering) yang terintegritas pada penggunaan teknologi informasi berbasis
komputer guna peningkatan kegiatan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien.
Dengan dilaksanakannya Business Process Reengineering ini, diharapkan proses
bisnis yang baru dapat memberikan dampak terhadap kinerja perusahaan sehingga
berpotensi dalam peningkatan penjualan dan peningkatkan daya saing perusahaan.
1.2.
Perumusan Masalah
Masalah yang dihadapai oleh PT. Abdi Wibawa Press, khususnya proses
bisnis pada divisi Sales dan Marketing adalah rangkaian aktivitas yang panjang
dikarenakan pemanfaatan teknologi yang masih secara manual sehingga
mengakibatkan waktu pelayanan yang panjang. Oleh sebab itu perlu dilakukannya
rekayasa ulang proses bisnis (BPR) guna memperoleh perbaikan proses bisnis
yang lebih baik.
1.3.
Tujuan Penelitian
Dalam penelitian ini, dilakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR) yaitu
dengan memperbaiki teknologi yang digunakan serta memperbaiki proses bisnis
pada divisi Sales dan Marketing dengan tujuan mengubah teknologi yang
digunakan dengan teknologi terkomputerisasi, menyederhanakan rangkaian
aktivitas proses bisnis, dan mengurangi waktu pelayanan. Sehingga BPR dapat
Universitas Sumatera Utara
memberikan dampak terhadap kinerja perusahaan sehingga berpotensi dalam
peningkatan penjualan dan peningkatkan daya saing perusahaan.
1.4.
Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) divisi Sales dan Marketing yaitu pada
proses penjualan surat kabar dan proses penjualan iklan.
2. Satu siklus pelayanan dimulai dengan pelanggan mengisi formulir
berlangganan surat kabar sampai dengan pembuatan laporan penjualan surat
kabar untuk proses penjualan surat kabar atau pelanggan mengisi formulir
berlangganan iklan hingga pembuatan laporan pemasangan iklan untuk proses
penjualan iklan
3. Desain proses bisnis ini berfokus pada perbaikan aliran proses yang disertai
dengan penggunaan teknologi yang menunjang proses bisnis tersebut.
4. Dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR), proses yang dilakukan
sampai tahapan mengimplementasikan proses yang baru.
Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Selama penelitian berlangsung, tidak ada perubahan kebijakan perusahaan
yang menyangkut Divisi Sales dan Marketing perusahaan.
2. Kegiatan bisnis berjalan normal dengan menggunakan fasilitas dan metode
yang sama.
Universitas Sumatera Utara
1.5.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah sebagai berikut:
1. Bagi Mahasiswa
Mampu memperkaya wawasan dan mampu mengaplikasikan ilmu yang telah
dipelajari dalam perkuliahan ke dalam dunia nyata.
2. Bagi Perusahaan
Memberi bahan pertimbangan kepada perusahaan mengenai rekayasa ulang
sistem dan prosedur proses bisnis yang lebih baik.
1.6.
Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut:
BAB I
Pendahuluan : Bab ini berisi latar belakang permasalahan, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan dan asumsi
masalah yang digunakan dalam penelitian dan sistematika penulisan
tugas akhir.
BAB II
Gambaran Umum Perusahaan : Bab ini berisi sejarah dan gambaran
umum perusahaan, struktur organisasi dan manajemen pada PT. Abdi
Wibawa Press.
BAB III
Landasan Teori : Pada bab ini diuraikan teori-teori yang digunakan
dalam analisis pemecahan masalah. Sumber teori atau literatur yang
digunakan dapat berupa buku-buku dan jurnal penelitian.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
Metodologi Penelitian : Bab ini berisi mengenai jenis penelitian, lokasi
penelitian,
kerangka
konseptual,
langkah-langkah
metodologi
penelitian, analisis pemecahan masalah, dan kesimpulan dan saran.
BAB V
Pengumpulan Data: Bab ini berisi data yang diperoleh dari penelitian
pada PT. Abdi Wibawa Press.
BAB VI
BPR: Bab ini berisi analisis masalah yang dihadapi sebelumnya dan
rancangan proses bisnis yang baru.
BAB VII Pembahasan: Bab ini berisi pembahasan dari hasil perancangan proses
bisnis yang dilakukan pada PT. Abdi Wibawa Press.
BAB VIII Kesimpulan Dan Saran : Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari
hasil pemecahan masalah dan saran yang bermanfaat bagi pihak PT.
Abdi Wibawa Press.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi sangat dibutuhkan
bagi semua umat manusia dalam memenuhi kebutuhan mereka sehari-hari dimana
teknologi tersebut berguna untuk membuat kegiatan mereka menjadi lebih efektif
dan efisien sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Begitu pula
dalam dunia bisnis dimana teknologi pun ikut berkembang dalam dunia bisnis,
sehingga proses bisnis yang sedang berjalan dalam perusahaan menjadi lebih
efektif dan dapat meningkatkan keuntungan serta menjawab permasalahan yang
terjadi dalam perusahaan agar perusahaan mampu mencapai tujuan dari
perusahaan.
PT. Abdi Wibawa Press adalah sebuah perusahaan media cetak yang
sedang berkembang di Medan. Pabrik dan kantor perusahaan berlokasi di Jalan
Kapt. M. Basri no. 41 Medan 20238. Produk dari PT. Abdi Wibawa Press adalah
surat kabar Berbahasa Mandarin yang bernama Xun Bao yang terbit setiap hari.
Dalam PT. Abdi Wibawa Press, proses bisnis pada divisi Marketing dan
Sales dinilai perlu adanya perbaikan, yaitu dilakukan dengan perubahan teknologi
yang digunakan dan penyederhanaan rangkaian aktivitas sehingga dapat
mempercepat waktu pelayanan. Waktu pelayanan dinilai masih terlalu lama, jika
dibandingkan dengan perusahaan media cetak dimana dalam pelayanannya
dilakukan dengan menggunakan teknologi terkomputerisasi. Waktu pelayanan
Universitas Sumatera Utara
yang dinilai masih panjang dilihat dari waktu pelayanan penjualan koran adalah
43 menit dan pemasangan iklan adalah 166 menit. Jika dengan pemanfaatan
teknologi komputerisasi, pekerjaan akan lebih mudah dikerjakan dan mengurangi
waktu pelayanan yang dianggap berlebih. Misalnya proses pengisian formulir dan
pencarian data jika dilakukan dengan menggunakan komputer maka akan lebih
cepat bila dibandingkan dengan pengerjaan manual. Proses transfer informasi
antar divisi juga akan lebih cepat bila menggunakan teknologi komputer yang
terhubung antar divisi.
Pemanfaatan perkembangan teknologi salah satunya melalui perubahan
yang dilakukan dalam proses bisnis perusahaan. Salah satu konsep yang dapat
diterapkan adalah dengan melakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR), yaitu
suatu teknik manajemen perubahan untuk melakukan peningkatan proses-proses
bisnis yang berlangsung yang dapat berupa peningkatan efisiensi, efektivitas,
kualitas, pelayanan, serta mengurangi biaya.
1
Sudah banyak perusahaan-
perusahaan besar yang melaksanakan BPR seperti kantor cabang AT&T Global
Business
Communication
System
memperbaiki
proses
bisnis,
sehingga
mengurangi waktu penyampaian dari 8-12 minggu menjadi beberapa hari, bahkan
menggunakan 35% lebih sedikit karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Selain
itu contoh perusahaan lain adalah Ford Company, Procter & Gamble yang
merupakan perusahaan raksasa Amerika yang berhasil mengakomodasi BPR
sehingga bangkit dari kelesuan yang mengancamnya.
1
Indrajit, R.E., dan R. Djokopranoto. 2002. Konsep dan Aplikasi Business Process Reengineering .
Jakarta : Gramedia
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan
merencanakan
permasalahan
proses
rekayasa
tersebut,
ulang
PT.
proses
Abdi
bisnis
Wibawa
(Business
Press
Process
Reengineering) yang terintegritas pada penggunaan teknologi informasi berbasis
komputer guna peningkatan kegiatan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien.
Dengan dilaksanakannya Business Process Reengineering ini, diharapkan proses
bisnis yang baru dapat memberikan dampak terhadap kinerja perusahaan sehingga
berpotensi dalam peningkatan penjualan dan peningkatkan daya saing perusahaan.
1.2.
Perumusan Masalah
Masalah yang dihadapai oleh PT. Abdi Wibawa Press, khususnya proses
bisnis pada divisi Sales dan Marketing adalah rangkaian aktivitas yang panjang
dikarenakan pemanfaatan teknologi yang masih secara manual sehingga
mengakibatkan waktu pelayanan yang panjang. Oleh sebab itu perlu dilakukannya
rekayasa ulang proses bisnis (BPR) guna memperoleh perbaikan proses bisnis
yang lebih baik.
1.3.
Tujuan Penelitian
Dalam penelitian ini, dilakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR) yaitu
dengan memperbaiki teknologi yang digunakan serta memperbaiki proses bisnis
pada divisi Sales dan Marketing dengan tujuan mengubah teknologi yang
digunakan dengan teknologi terkomputerisasi, menyederhanakan rangkaian
aktivitas proses bisnis, dan mengurangi waktu pelayanan. Sehingga BPR dapat
Universitas Sumatera Utara
memberikan dampak terhadap kinerja perusahaan sehingga berpotensi dalam
peningkatan penjualan dan peningkatkan daya saing perusahaan.
1.4.
Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) divisi Sales dan Marketing yaitu pada
proses penjualan surat kabar dan proses penjualan iklan.
2. Satu siklus pelayanan dimulai dengan pelanggan mengisi formulir
berlangganan surat kabar sampai dengan pembuatan laporan penjualan surat
kabar untuk proses penjualan surat kabar atau pelanggan mengisi formulir
berlangganan iklan hingga pembuatan laporan pemasangan iklan untuk proses
penjualan iklan
3. Desain proses bisnis ini berfokus pada perbaikan aliran proses yang disertai
dengan penggunaan teknologi yang menunjang proses bisnis tersebut.
4. Dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR), proses yang dilakukan
sampai tahapan mengimplementasikan proses yang baru.
Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Selama penelitian berlangsung, tidak ada perubahan kebijakan perusahaan
yang menyangkut Divisi Sales dan Marketing perusahaan.
2. Kegiatan bisnis berjalan normal dengan menggunakan fasilitas dan metode
yang sama.
Universitas Sumatera Utara
1.5.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah sebagai berikut:
1. Bagi Mahasiswa
Mampu memperkaya wawasan dan mampu mengaplikasikan ilmu yang telah
dipelajari dalam perkuliahan ke dalam dunia nyata.
2. Bagi Perusahaan
Memberi bahan pertimbangan kepada perusahaan mengenai rekayasa ulang
sistem dan prosedur proses bisnis yang lebih baik.
1.6.
Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut:
BAB I
Pendahuluan : Bab ini berisi latar belakang permasalahan, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan dan asumsi
masalah yang digunakan dalam penelitian dan sistematika penulisan
tugas akhir.
BAB II
Gambaran Umum Perusahaan : Bab ini berisi sejarah dan gambaran
umum perusahaan, struktur organisasi dan manajemen pada PT. Abdi
Wibawa Press.
BAB III
Landasan Teori : Pada bab ini diuraikan teori-teori yang digunakan
dalam analisis pemecahan masalah. Sumber teori atau literatur yang
digunakan dapat berupa buku-buku dan jurnal penelitian.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
Metodologi Penelitian : Bab ini berisi mengenai jenis penelitian, lokasi
penelitian,
kerangka
konseptual,
langkah-langkah
metodologi
penelitian, analisis pemecahan masalah, dan kesimpulan dan saran.
BAB V
Pengumpulan Data: Bab ini berisi data yang diperoleh dari penelitian
pada PT. Abdi Wibawa Press.
BAB VI
BPR: Bab ini berisi analisis masalah yang dihadapi sebelumnya dan
rancangan proses bisnis yang baru.
BAB VII Pembahasan: Bab ini berisi pembahasan dari hasil perancangan proses
bisnis yang dilakukan pada PT. Abdi Wibawa Press.
BAB VIII Kesimpulan Dan Saran : Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari
hasil pemecahan masalah dan saran yang bermanfaat bagi pihak PT.
Abdi Wibawa Press.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
Universitas Sumatera Utara