Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

ABSTRAK
SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA
PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA TEBING
TINGGI
Nama

: Arief Hidayat

Nim

: 150921043

Fakultas

: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Depertemen

: Ilmu Administrasi Negara

Pembimbing

: Dra. Elita Dewi, MSP

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan yang sangat
diperlukan baik bagi organisasi maupun individu. Seperti halnya Dinas
kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi merupakan instansi
pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data
kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan
informasi administrasi kependudukan. serta pendayagunaan hasilnya Salah satu
fungsi pokok dinas adalah menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan
dan pemeliharaan data kependudukan baik dalam bentuk surat atau dokumen yang
dibuat maupun diterima. Sebagai bahan informasi dalam menunjang efektivitas
kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan
teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan
semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja. Tujuan penelitian
ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam
meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai pada Kantor Dinas kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan analisa
kualitatif,unit analisa terdiri Informan Kunci yaitu Kepala Subbidang Catatan Sipil

Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi, informan utama
yaitu pengawai yang bekerja di bidang Catatan Sipil .
Hasil penelitian ini menunjukkan sistem penataan arsip sudah berjalan
dengan baik ,bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi menggunakan sistem penyimpanan secara elektronik yaitu dengan
menggunakan database (SIAK) dan secara manual menggunakan sistem pokok
permasalahan yang kemudian disusun berdasarkan tanggal terbitnya dokumen
/Akta, selain itu juga sarana dan prasarana yang ada seperti ruangan penyimpanan
Khusus sehingga dapat memudahkan dalam penemuan kembali, akan tetapi sarana
dan prasana itu masih kurang melihat dokumen yang dihasil oleh Dinas ini cukup
banyak. masih kurangnya Pemahaman pengawai tentang Sistem Penataan Arsip
yang benar sehingga kurang efektif dalam Penataan Arsip. Oleh sebab itu perlu
adanya peningkatan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan khusus
tentang Kearsipan dan Penambahan sarana dan prasarana supaya penataan arsip
yang ada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi
Kata kunci: Arsip, Kearsipan, sistem penataan ,efektivitas kerja

Universitas Sumatera Utara