Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi
Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja
Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana (S1)
Pada Program Studi Ilmu Administrasi Negara Ekstensi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sumatera Utara
OLEH :
ARIEF HIDAYAT
150921043
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat rahmat serta kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
berjudul “ Sistem Penataan Arsip dalam meningkatkan efektifitas Kerja
Pegawai Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi “ dapat
diselesaikan dengan baik.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu sayarat untuk memperoleh gelar
sarjana(S-1) pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
Selesainya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga
pada kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa
hormat mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak
yang telah memberikan bantuan moril maupun materil secara langsung maupun
tidak langsung kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini hingga selesai,
terutama kepada yang saya hormati:.
1. Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku Ketua Jurusan Departemen Ilmu
Administrasi Negara.
3. Ibu Elita Dewi, M.Sp selaku Dosen Pembimbing Skripsi penulis yang selalu bersedia
berdiskusi, memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi dengan baik dan benar.
4. Seluruh Staf Pengajar Departemen Ilmu Administrasi Negara yang telah memberikan
ilmu dan pengetahuannya kepada penulis selama masa perkuliahan.
5. Bapak Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP selaku Kepala Dinas Kependudukkan dan
Catatan sipil Kota Tebing Tinggi yang telah memberikan informasi dan semangat
Universitas Sumatera Utara
kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi demi menigkatkan efektivitas kerja
pegawai.
6. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, ayahanda Suparli dan Nuraini dan juga
Abang dan Kakak saya tercinta.
7. Buat rekan – rekan Seperjuangan Ilmu Administrasi Negara Ekstensi 2015, Ahmad
Afandi, Dame Lamria, Reza Haridsyah, Halimah Zulfidah, Qhistina Nisfudza,
Jonathan, Wahyu Eko, Muhammad Irsal dan rekan – rekan Juang lainnya yang
penulis tidak dapat sebutkan namanya satu – persatu, selamat berjuang kawan
selamanya.
Selama penulisan Skripsi ini, penulis menyadari akan kesalahan yang
mungkin terjadi, baik itu dari segi teknik, tata penyajian ataupun dari segi tata
bahasa. Oleh karena itu penulis bersedia menerima kritik dan saran yang
membangun dari pembaca dalam upaya perbaikan skripsi ini.
Akhir kata, Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi siapapun
yang membacanya. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan hidayah
kepada seluruh ciptaanNya. Amin.
Medan, 09 Maret 2017
Penulis
Arief Hidayat
Universitas Sumatera Utara
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU
POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh:
Nama
NIM
Departemen
Judul
: Arief Hidayat
: 150921043
: Ilmu Administrasi Negara
: Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan EFektivitas
Kerja pengawai pada Dinas Kependudukan Dan Catatan
Sipil Kota Tebing Tinggi
Medan, 09 Maret 2017
Dosen Pembimbing,
Ketua Departemen
Ilmu Administrasi Negara,
Dra, Elita Dewi M.SP
NIP. 1960070419866012002
Drs. Rasudyn Ginting, M.Si
NIP. 195908141986011002
Wakil Dekan 1
FISIP USU MEDAN
Husni Thamrin, S.sos, M.SP
NIP: 197203082005011001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU
POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ...............................................................................................i
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................
ABSTRAK ...................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................... 4
1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................ 5
1.4 Manfaat Penelitian ...................................................................... 5
1.5 Kerangka Teori ........................................................................... 5
1.5.1 Arsip dan Kearsipan ............................................................. 5
1.5.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ...................... 6
1.5.1.2 Peranan Arsip ................................................. 8
1.5.1.3 Jenis Arsip ...................................................... 8
1.5.1.4 Sistem Kearsipan ............................................ 15
1.5.2 Sistem Penataan Arsip (Filling System) .................. 18
1.5.2.1 Sistem Penyimpanan ....................................... 18
1.5.2.2 Penemuan Kembali Arsip ............................... 25
1.5.3 Defenisi Efektivitas ................................................ 29
1.5.3.1 Pengertian Efektivitas ..................................... 29
1.5.3.2 Faktor – faktor mempengaruhi Efektivitas ..... 31
1.6 Defenisi Konsep ......................................................... 32
1.7 Sistematika Penulisan ................................................. 34
BAB II METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Bentuk Penelitian........................................................................ 35
2.2 Lokasi Penelitian .......................................................... 35
2.3 Informan Penelitian ................................................................... 35
2.4 Teknik Pengumpulan Data ......................................................... 36
2.5 Teknik Analisis Data ................................................................. 37
Universitas Sumatera Utara
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
3.1 Sejarah Singkat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing
Tinggi ............................................................................ .....38
3.2 Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi ......................................................................39
3.2.1 Visi ................................................................................ 39
3.2.2 Misi ................................................................................ 39
3.3 Tujuan dan Sasaran .............................................................. 40
3.3.1 Tujuan ............................................................................. 40
3.3.2 Sasaran ............................................................................ 41
3.4 Struktur Organisasi ............................................................... 42
3.5 Tugas dan Fungsi Pokok Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Tebing Tinggi ............................................................ 45
3.5.1 Tugas Pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi .................................................................... 45
3.5.2 Fungsi Pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi .................................................................... 47
3.6 Jumlah dan Posisi Pegawai .................................................... 48
3.7 Syarat – syarat Pengurusan Akta
Catatan Sipil..........................................................................51
BAB IV PENYAJIAN DATA DAN ANALISIS DATA
4.1 Penyajian Data ............................................................................ ......59
4.1.1 Proses Penciptaan Arsip ........................................... ......60
4.1.2 Penyimpanan Arsip .................................................. ......62
4.1.3 Penemuan Kembali Arsip ......................................... ......65
4.1.4 Pemeliharaan Arsip .................................................. ......68
4.1.5 Faktor-faktor yang mempengaruhi Sistem
Penataan Arsip..................................................................70
BAB V ANALISIS DATA
5.2 Analisis Data.................................................................. ......75
5.2.1 Analisisn Pelaksanaan Sistem Penataan Arsip .......... ......75
Universitas Sumatera Utara
5.2.2 Kriteria dalam meningkatkan Efektivitas Kerja dalam
Penataan Arsip ............................................................ ......82
BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan ..................................................................... .......85
6.2 Saran............................................................................... .......89
DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................90
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Buku Register Akta Kelahiran .................................................... 64
Gambar 2 Buku Register Akta Perkawinan dan Kematian ........................... 64
Gambar 3 Komputer yang digunakan dalam menyimpan data
secara elektronik ......................................................................... 66
Gambar 4 Alur penemuan Kembali arsip ..................................................... 67
Gambar 5 Lemari penyimpanan arsip (sarana)............................................. 72
Gambar 6 Tumpukan Arsip ......................................................................... 73
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA
PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA TEBING
TINGGI
Nama
: Arief Hidayat
Nim
: 150921043
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Depertemen
: Ilmu Administrasi Negara
Pembimbing
: Dra. Elita Dewi, MSP
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan yang sangat
diperlukan baik bagi organisasi maupun individu. Seperti halnya Dinas
kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi merupakan instansi
pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data
kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan
informasi administrasi kependudukan. serta pendayagunaan hasilnya Salah satu
fungsi pokok dinas adalah menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan
dan pemeliharaan data kependudukan baik dalam bentuk surat atau dokumen yang
dibuat maupun diterima. Sebagai bahan informasi dalam menunjang efektivitas
kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan
teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan
semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja. Tujuan penelitian
ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam
meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai pada Kantor Dinas kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan analisa
kualitatif,unit analisa terdiri Informan Kunci yaitu Kepala Subbidang Catatan Sipil
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi, informan utama
yaitu pengawai yang bekerja di bidang Catatan Sipil .
Hasil penelitian ini menunjukkan sistem penataan arsip sudah berjalan
dengan baik ,bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi menggunakan sistem penyimpanan secara elektronik yaitu dengan
menggunakan database (SIAK) dan secara manual menggunakan sistem pokok
permasalahan yang kemudian disusun berdasarkan tanggal terbitnya dokumen
/Akta, selain itu juga sarana dan prasarana yang ada seperti ruangan penyimpanan
Khusus sehingga dapat memudahkan dalam penemuan kembali, akan tetapi sarana
dan prasana itu masih kurang melihat dokumen yang dihasil oleh Dinas ini cukup
banyak. masih kurangnya Pemahaman pengawai tentang Sistem Penataan Arsip
yang benar sehingga kurang efektif dalam Penataan Arsip. Oleh sebab itu perlu
adanya peningkatan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan khusus
tentang Kearsipan dan Penambahan sarana dan prasarana supaya penataan arsip
yang ada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi
Kata kunci: Arsip, Kearsipan, sistem penataan ,efektivitas kerja
Universitas Sumatera Utara
Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana (S1)
Pada Program Studi Ilmu Administrasi Negara Ekstensi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sumatera Utara
OLEH :
ARIEF HIDAYAT
150921043
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat rahmat serta kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
berjudul “ Sistem Penataan Arsip dalam meningkatkan efektifitas Kerja
Pegawai Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi “ dapat
diselesaikan dengan baik.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu sayarat untuk memperoleh gelar
sarjana(S-1) pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
Selesainya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga
pada kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa
hormat mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak
yang telah memberikan bantuan moril maupun materil secara langsung maupun
tidak langsung kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini hingga selesai,
terutama kepada yang saya hormati:.
1. Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku Ketua Jurusan Departemen Ilmu
Administrasi Negara.
3. Ibu Elita Dewi, M.Sp selaku Dosen Pembimbing Skripsi penulis yang selalu bersedia
berdiskusi, memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi dengan baik dan benar.
4. Seluruh Staf Pengajar Departemen Ilmu Administrasi Negara yang telah memberikan
ilmu dan pengetahuannya kepada penulis selama masa perkuliahan.
5. Bapak Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP selaku Kepala Dinas Kependudukkan dan
Catatan sipil Kota Tebing Tinggi yang telah memberikan informasi dan semangat
Universitas Sumatera Utara
kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi demi menigkatkan efektivitas kerja
pegawai.
6. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, ayahanda Suparli dan Nuraini dan juga
Abang dan Kakak saya tercinta.
7. Buat rekan – rekan Seperjuangan Ilmu Administrasi Negara Ekstensi 2015, Ahmad
Afandi, Dame Lamria, Reza Haridsyah, Halimah Zulfidah, Qhistina Nisfudza,
Jonathan, Wahyu Eko, Muhammad Irsal dan rekan – rekan Juang lainnya yang
penulis tidak dapat sebutkan namanya satu – persatu, selamat berjuang kawan
selamanya.
Selama penulisan Skripsi ini, penulis menyadari akan kesalahan yang
mungkin terjadi, baik itu dari segi teknik, tata penyajian ataupun dari segi tata
bahasa. Oleh karena itu penulis bersedia menerima kritik dan saran yang
membangun dari pembaca dalam upaya perbaikan skripsi ini.
Akhir kata, Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi siapapun
yang membacanya. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan hidayah
kepada seluruh ciptaanNya. Amin.
Medan, 09 Maret 2017
Penulis
Arief Hidayat
Universitas Sumatera Utara
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU
POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh:
Nama
NIM
Departemen
Judul
: Arief Hidayat
: 150921043
: Ilmu Administrasi Negara
: Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan EFektivitas
Kerja pengawai pada Dinas Kependudukan Dan Catatan
Sipil Kota Tebing Tinggi
Medan, 09 Maret 2017
Dosen Pembimbing,
Ketua Departemen
Ilmu Administrasi Negara,
Dra, Elita Dewi M.SP
NIP. 1960070419866012002
Drs. Rasudyn Ginting, M.Si
NIP. 195908141986011002
Wakil Dekan 1
FISIP USU MEDAN
Husni Thamrin, S.sos, M.SP
NIP: 197203082005011001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU
POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ...............................................................................................i
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................
ABSTRAK ...................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................... 4
1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................ 5
1.4 Manfaat Penelitian ...................................................................... 5
1.5 Kerangka Teori ........................................................................... 5
1.5.1 Arsip dan Kearsipan ............................................................. 5
1.5.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ...................... 6
1.5.1.2 Peranan Arsip ................................................. 8
1.5.1.3 Jenis Arsip ...................................................... 8
1.5.1.4 Sistem Kearsipan ............................................ 15
1.5.2 Sistem Penataan Arsip (Filling System) .................. 18
1.5.2.1 Sistem Penyimpanan ....................................... 18
1.5.2.2 Penemuan Kembali Arsip ............................... 25
1.5.3 Defenisi Efektivitas ................................................ 29
1.5.3.1 Pengertian Efektivitas ..................................... 29
1.5.3.2 Faktor – faktor mempengaruhi Efektivitas ..... 31
1.6 Defenisi Konsep ......................................................... 32
1.7 Sistematika Penulisan ................................................. 34
BAB II METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Bentuk Penelitian........................................................................ 35
2.2 Lokasi Penelitian .......................................................... 35
2.3 Informan Penelitian ................................................................... 35
2.4 Teknik Pengumpulan Data ......................................................... 36
2.5 Teknik Analisis Data ................................................................. 37
Universitas Sumatera Utara
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
3.1 Sejarah Singkat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing
Tinggi ............................................................................ .....38
3.2 Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi ......................................................................39
3.2.1 Visi ................................................................................ 39
3.2.2 Misi ................................................................................ 39
3.3 Tujuan dan Sasaran .............................................................. 40
3.3.1 Tujuan ............................................................................. 40
3.3.2 Sasaran ............................................................................ 41
3.4 Struktur Organisasi ............................................................... 42
3.5 Tugas dan Fungsi Pokok Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Tebing Tinggi ............................................................ 45
3.5.1 Tugas Pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi .................................................................... 45
3.5.2 Fungsi Pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi .................................................................... 47
3.6 Jumlah dan Posisi Pegawai .................................................... 48
3.7 Syarat – syarat Pengurusan Akta
Catatan Sipil..........................................................................51
BAB IV PENYAJIAN DATA DAN ANALISIS DATA
4.1 Penyajian Data ............................................................................ ......59
4.1.1 Proses Penciptaan Arsip ........................................... ......60
4.1.2 Penyimpanan Arsip .................................................. ......62
4.1.3 Penemuan Kembali Arsip ......................................... ......65
4.1.4 Pemeliharaan Arsip .................................................. ......68
4.1.5 Faktor-faktor yang mempengaruhi Sistem
Penataan Arsip..................................................................70
BAB V ANALISIS DATA
5.2 Analisis Data.................................................................. ......75
5.2.1 Analisisn Pelaksanaan Sistem Penataan Arsip .......... ......75
Universitas Sumatera Utara
5.2.2 Kriteria dalam meningkatkan Efektivitas Kerja dalam
Penataan Arsip ............................................................ ......82
BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan ..................................................................... .......85
6.2 Saran............................................................................... .......89
DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................90
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Buku Register Akta Kelahiran .................................................... 64
Gambar 2 Buku Register Akta Perkawinan dan Kematian ........................... 64
Gambar 3 Komputer yang digunakan dalam menyimpan data
secara elektronik ......................................................................... 66
Gambar 4 Alur penemuan Kembali arsip ..................................................... 67
Gambar 5 Lemari penyimpanan arsip (sarana)............................................. 72
Gambar 6 Tumpukan Arsip ......................................................................... 73
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA
PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA TEBING
TINGGI
Nama
: Arief Hidayat
Nim
: 150921043
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Depertemen
: Ilmu Administrasi Negara
Pembimbing
: Dra. Elita Dewi, MSP
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan yang sangat
diperlukan baik bagi organisasi maupun individu. Seperti halnya Dinas
kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi merupakan instansi
pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data
kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan
informasi administrasi kependudukan. serta pendayagunaan hasilnya Salah satu
fungsi pokok dinas adalah menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan
dan pemeliharaan data kependudukan baik dalam bentuk surat atau dokumen yang
dibuat maupun diterima. Sebagai bahan informasi dalam menunjang efektivitas
kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan
teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan
semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja. Tujuan penelitian
ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam
meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai pada Kantor Dinas kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan analisa
kualitatif,unit analisa terdiri Informan Kunci yaitu Kepala Subbidang Catatan Sipil
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi, informan utama
yaitu pengawai yang bekerja di bidang Catatan Sipil .
Hasil penelitian ini menunjukkan sistem penataan arsip sudah berjalan
dengan baik ,bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi menggunakan sistem penyimpanan secara elektronik yaitu dengan
menggunakan database (SIAK) dan secara manual menggunakan sistem pokok
permasalahan yang kemudian disusun berdasarkan tanggal terbitnya dokumen
/Akta, selain itu juga sarana dan prasarana yang ada seperti ruangan penyimpanan
Khusus sehingga dapat memudahkan dalam penemuan kembali, akan tetapi sarana
dan prasana itu masih kurang melihat dokumen yang dihasil oleh Dinas ini cukup
banyak. masih kurangnya Pemahaman pengawai tentang Sistem Penataan Arsip
yang benar sehingga kurang efektif dalam Penataan Arsip. Oleh sebab itu perlu
adanya peningkatan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan khusus
tentang Kearsipan dan Penambahan sarana dan prasarana supaya penataan arsip
yang ada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi
Kata kunci: Arsip, Kearsipan, sistem penataan ,efektivitas kerja
Universitas Sumatera Utara