Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi Chapter III VI

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

3.1 Sejarah Singkat Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Kota Tebing Tinggi
Dinas Kependuduka n dan Pencatatan Sipil Kota Tebing Tinggi terbentuk
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2008 tentang Organisasi dan
Tatat Kerja Dinas-Dinas Daerah Kota Tebing Tinggi dan ditetapkan dengan
Peraturan Walikota Tebing Tinggi Nomor 32 Tahun 2009 tentang Tugas, Fungsi
Tata Kerja dan Rincian Tugas Jabatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Tebing Tinggi.
Sebelumnya perngkat daerah ini berbentuk Kantor Kependudukan dan
Catatan Sipil yang dibentuk berdasarkan peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2006
tentang Pembentukan Susunan Organisasi Kantor Kependudukan dan Catatan
Sipil, Sebelum adanya kantor ini tugas-tugas kependuduka dan catatan sipil
diselenggarakan oleh Bagian Pemerintahan Sekretaris Daerah Kota Tebing Tinggi
pada Sub Bagian Kependudukan yang beroperasional secara efektif pada tanggal
2 januari 2007.

Universitas Sumatera Utara

3.2 Visi Dan Misi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing

Tinggi
3.2.1. Pernyataan Visi
Visi merupakan artikulasi sebuah tempat yang dituju oleh organisasi, sebuah masa
depan organisasi yang lebih baik, lebih sukses dan lebih diinginkan daripada kini.
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Daerah Kota Padangsidimpuan Nomor 050/2008 tentang Rencana Strategik Dinas
Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi Tahun 2009-2014, visi dari
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi adalah, “ Mewujudkan
Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil yang Berorientasi Kepada
Kepuasan dan Kemitraan Masyarakat Berbasis Data dan Informasi Kependudukan yang
Akurat..
3.2.2. Pernyataan Misi
Misi Merupakan Upaya-upaya dalam rangka pencapain visi yang telah ditetapkan.
Pernyataan misi membawa organisasi pada suatu fokus yang harus dilaksanakan guna
mencapai visi yang telah ditetapkan. Misi juga memberikan arahan tentang fungsi dan tujuan
poko Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil strategis, terarah dan berkesinambungan.
Oleh Karena itu, misi Dinas Kepndudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tebing Tinggi

dirumuskan sebagai berikut :
a) Memberikan Pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang cepat,
tepat, mudah dan transparan.

Universitas Sumatera Utara

b) Menyelenggarakan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang
mampu menyajikan data dan informasi kependudukan yang benar, cepat dan
akurat.
c) Melaksanakan pemberdayaan dan pembinaan terhadap masyarakat untk
menumbuh kembangkan kemitraan dan peran sertanya dalam melaksanakan
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
d) Mempersiapkam sumber daya manusia, sarana dan prasarana untuk mendukung
terciptanya tertib pelayanan, pengolahan data dan informasi dibidang
administrasi.
3.3

Tujuan Dan Sasaran

3.3.1 Tujuan

Tujuan merupakan penyebaran atau implementasi dari pernyataan misi dan juga
merupakan gambaran hasil yang akan dicapai dalam kurun waktu 1 (satu) tahun ke depan.
Dinas kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi mempunyai tujuan sebagai
berikut :
a. Meningkatkan

Pengelolaan

Manajemen

Administrasi

Kependudukan Dan Pencatatan Sipil ”, dengan tujuan :
1) Meningkatkan SDM aparatur dalam melaksanakan administrasi
kependudukan dan pencatatan sipil.
2) Meningkatkan kegiatan sosialisasi/penyuluhan

terhadap

hal-hal

berhubungan dengan administrasi kependuduka n dan pencatatan sipil.

Universitas Sumatera Utara

yang

3) Meningkatkan peranan aparatur dalam pelaksanaan pengelolaan administrasi
kependudukan dan pencatatan sipil.

b. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Bidang Kependudukan Dan Pencatatan
Sipil “, dengan tujuan :
1) Meningkatkan sarana dan prasarana dalam rangka mewujudkan pelayanan
prima.
2) Meningkatkan mutu pelayanan.
3.3.2

Sasaran
Sasaran merupakan implementasi dari tujuan yang akan dicapai dalam jangka waktu

tahunan, semesteran atau bulanan. Fokus utama sasaran adalah tindakan pengalokasian,
pendistribusian dan pemanfaatan sumber daya yang mengarah kepada hasil nyata.
Berdasarkan Rencana Kinerja Tahun 2011-2012 Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Daerah Kota Padangsidimpuan, menetapkan sasaran sebagai berikut :
a. Tujuan Dari Misi Pertama
1) Tujuan pertama, Meningkatkan SDM Aparatur Dalam Melaksanakan
Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, dengan sasaran :
a) Meningkatnya data kependudukan yang akurat.
b) Meningkatkan kepedulian aparat dan masyarakat terhadap masalahmasalah kependudukan.
2) Tujuan kedua, Meningkatkan Kegiatan Sosialisasi/penyuluhan Tehadap HalHal Yang Berhubungan Dengan Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan
Sipil, dengan sasaran meningkatkan kesadaran masyarakat tentang kegunaan
dokumen kependudukan.

Universitas Sumatera Utara

3) Tujuan ketiga,

Meningkatkan Peranan Aparatur

Dalam Pelaksanaan

Pengelolaan Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, dengan
sasaran meningkatkan kualitas aparatur dalam pengelolaan administrasi
kependudukan dan pencatatan sipil.
b. Tujuan dari misi kedua
1) Tujuan pertama, Meningkatkan Sarana Dan Prasarana Dalam Rangka
Mewujudkan Pelayanan Prima, dengan sasaran :
a) Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan dan
pencatatan sipil.
b) Tersedianya ruang perkantoran yang layak dan sesuai dengan kebutuhan
pelayanan.
2) Tujuan kedua, Meningkatkan Mutu Pelayanan, dengan sasaran :
a) Meningkatkan pelayanan terhadap publik.
b) Meningkatkan kesejahteraan aparat.

3.4

Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Tebing Tinggi No. 13 Tahun 2008 tentang

Organisasi dan Tatakerja Dinas-Dinas Daerah Kota Tebing Tinggi, struktur organisasi di
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi mengalami perubahan
dari kantor menjadi dinas sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 2007. Menurut
Peraturan Walikota Tebing Tinggi No. 32/PW/2009 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata
Kerja Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi, Dinas

Universitas Sumatera Utara

Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Padangsidimpuan berada di bawah dan bertanggung
kepad Walikota melalui Sekretaris Daerah.
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh
seorang kepala dinas , kepala dinas membawahi 4 (empat) orang pejabat struktural, unit
pelaksana teknis dinas dan kelompok jabatan fungsional yaitu :

1. Sekretariat, yang membawahi 3 (tiga) sub. bagian yaitu :
a) Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian,
b) Sub. Bagian Perencanaan dan Pelaporan,
c) Sub. Bagian Keuangan.
2. Bidang Perencanaan dan Perkembangan Penduduk, yang membawahi 2 (dua) seksi,
yaitu :

a) Seksi Perencanaan Kependudukan,
b) Seksi Perkembangan Kependudukan.
3. Bidang Pencatatan Sipil, yang membawahi 2 (dua) seksi, yaitu :
a) Seksi Pencatatan Sipil,
b) Seksi Dokumentasi.
4. Bidang Pendaftaran Penduduk, yang membawahi 2 (dua) seksi yaitu :
a) Seksi Pencatatan dan Pendaftaran Penduduk.
b) Seksi Dokumentasi Kependudukan.
5. Bidang Informasi Administrasi kependudukan, yang membawahi 2 (dua) seksi, yaitu
a) Seksi Jaringan dan Komunikasi Data,
b) Seksi Perekam dan Perlindungan Data.
Unit Pelaksana Teknis Dinas.

Universitas Sumatera Utara

GAMBAR 3.1
Bagan Struktur Organisasi Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Daerah Kota Tebing Tinggi

Kepala Dinas

Kelompok
Jabatan
Fungsional

Sekretaris

Kasubbag. Umum
dan Kepegawaian

Kabid.
Perencanaan
Perkembangan
KependukanaKepe
n
Dudukan

Kabid.
Pendaftaran

Kabid.
Pencatatan Sipil

Kasi.
Perencanaan

Kasi.
Pencatatan

Kependudukan

Sipil

Kasi.
Perkembangan
Kependudukan

Kasubbag.
Perencanaan
dan Pelaporan

Kasi.
Dokumentasi
Sipil

Kasubbag.
Keuangan

Kabid. Informasi
ADM.
Kependudukan

Kependudukan

Kasi. Pencatatan
dan Pendaftaran
Kependuduka
n

Kasi. Jaringan
Komunikasi Data

Kasi. Dokumentasi
Kependudukan

Kasi. Perekam dan
Perlindungan Data

Unit Pelaksana
Teknis Dinas

Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota
Tebing Tinggi Juni 2015

Universitas Sumatera Utara

3.5

Tugas Dan Fungsi Pokok

3.5.1 Tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing
Tinggi
Berdasarkan Peraturan Walikota Tebing Tinggi Nomor 32/PW/2009
tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan Dan Catatan
Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi, dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan
pemerintahan daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan
asas otonomi dan tugas pembantuan. (Pasal 4 ayat (1) )
Untuk melaksanakan tugas dan kewajiban sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1), Dinas mempunyai rincian tugas sebagai berikut : (Pasal 4 ayat (2) )
a. Menyusun kebijakan bidang kependudukan dan pencatatan sipil
mengacu pada kebijakan provinsi dan/atau nasional;
b. Menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang kependudukan dan
pencatatan sipil;
c. Melaksanakan kebijakan pusat dan provinsi serta melaksanakan
strategi penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang kependudukan
dan pencatatan sipil;
d. Melaksanakan pembinaan (pengawasan, pengendalian, monitoring,
evaluasi dan pelaporan) penyelenggaraan urusan pemerintahan
bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
e. Merencanakan formasi, karir, dan diklat SDM aparatur pelaksana
urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
f. Melaksanakan kebijakan, pedoman, norma, standar, prosedur, dan
kriteria monitoring evaluasi pembinaan SDM aparatur pelaksana
urusan

pemerintahan

bidang

kependudukan

dan

pencatatan

sipil;Melaksanakan pembinaan serta mengusulkan pengangkatan dan

Universitas Sumatera Utara

pemberhentian pejabat

fungsional bidang kependudukan dan

pencatatan sipil Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian
pejabat struktural yang menangani bidang kependudukan dan
pencatatan sipil;
g. Melaksanakan
pengendalian

pembinaan,
serta

evaluasi

penyelenggaraan,
pengembangan

pengawasan,
SDM

aparatur

pelaksanaan urusan pemerintahan kependudukan dan pencatatan
sipil;
h. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga/instansi
lain di bidang kependudukan dan pencatatan sipil skala daerah;
i. Menyusun perencanaan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
j. Melaksanakan penilaian angka kredit jabatan fungsional bidang
kependudukan dan pencatatan sipil;
k. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kepada
Walikota;
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Walikota/Sekretaris Daerah sesuai tugas dan fungsinya.

Universitas Sumatera Utara

3.5.2 Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing
Tinggi
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, Dinas
menyelenggarakan fungsi : (Pasal 5)
a. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di
bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
b. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan dan
pencatatan sipil; dan
2. Perumusan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencatatan
sipil;
3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota/Sekretaris
Daerah sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Universitas Sumatera Utara

3.6.

Jumlah Dan Posisi Pegawai
Jumlah pegawai per 15 Juni 2015 untuk mendukung pelaksanaan tugas

dan fungsi pokok di Kantor Dinas Kependuduka n Dan Catatan Sipil Daerah Kota
Tebing Tinggi adalah sebanyak 39 orang dengan posisi, yaitu :
Tabel 3.1
Jumlah Dan Posisi Pegawai Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Daerah Kota Tebing Tinggi
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Nama/NIP
Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP
NIP. 19681015 199009 1 001
Drs. Khairil Anwar, M.Si
NIP. 19650523 199303 1 006
Muhammad Dahler. SH
NIP. 19630522 199303 1 005
Jhonny Parlindungan SH
NIP. 19630727 199311 1 001
Drs. Dahlan Nggit Bangun
NIP. 19670525 199503 1 002
H. M. Fauzi Lubis
NIP. 19600120 198001 1 001
Madedin Makdin Hutahean
NIP. 19600517 198501 1 002
Erwani, S.Sos
NIP. 19580309 198010 2 001
Adenan
NIP. 19581027 198101 1 004
Ratna Harahap, S.pd
NIP. 19620801 198403 2 002
Syafrida Lubis
NIP. 19580827 198101 2 002
Masdalina Nasution
NIP. 19630602 198303 2 002
Darsih
NIP. 19631127 198602 2 002

Gol.

Jabatan

IV/a

Kepala Dinas

IV/b

Sekretaris

IV/a

Kabid.Perencanaan
Perkembangan Penduduk

IV/a

Kabid. Pencatatan Sipil

IV/a
IV/a
III/d
III/d
III/d
III/d
III/d
III/d
III/c

Kabid. Informasi Adm.
Kependudukan
Kabid.
Pendaftaran
Penduduk
Kasi Jaringan Komunikasi
Kasi
Perencanaan
Kependudukan
Kasubbag Umum
Kepegawaian
Kasi Dokumentasi
Pencatatan Sipil
Kasi
Perekam
perlindungan Data
Kasubbag Program
Perundang undangan
Kasi
Perkembangan
Penduduk

Universitas Sumatera Utara

14.
15.
16.
17.

18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.

25.
26.
27.
28.
29.
30.

31.

32.
33.

Erman Bhakti Sembiring
NIP. 19571213 198602 2 001
Masita Suryani Lubis, SH
NIP. 19630423 198712 2 001
Khoirul Siregar, SH
NIP. 19620611 199003 1 001
Lince Siringo Ringo
NIP. 19700102 199403 2 007
Muhammad Denni Saragih,
SE
NIP. 19800415 200904 1 004
M. Arif Rahmat Nasution, ST
NIP. 19831104 200312 1 005
Silvana Barus, SH
NIP. 19810527 201001 1 030
Fadlunsyah Badrun, SH
NIP. 19820205 201001 2 028
Indah Widiyani
NIP. 19840614 201001 2 031

Rya Julita M. Sipayung, S.Sos
NIP. 19650705 201001 2 045
Sri Mahyuni Siregar
NIP. 19810303 200312 2 008
Hetty Rahmayaty Munthe,
A.Md
NIP. 19741119 200904 1 002
Ari Syahputra, A. Md
NIP. 19870503 200904 1 002
Fien Evie Situmorang, A.Md
NIP. 19790410 201001 1 006
Devisanta W. Munthe, A. Md
NIP. 19880718 201001 2 008
Walken Silalahi A. Md
NIP. 19830202 201101 1 009
Dina Agustina Silaen, A.Md
NIP. 19830828 201101 1 006
Toni Syahputra Saragih, A.
Md
NIP. 19870629 201101 1 005
Graha Rahayu Nasution A.
Md
NIP. 19870821 201101 2 007
Agus Raja Gukguk
NIP. 19880827 201101 1 003

III/c Kasubbag. Keuangan
III/c Kasi. Pencatatan Sipil
III/c

Kasi.
Dokumentasi
Penduduk

III/a Staf / Pengurus Barang

III/a

Staf

III/a

Staf

III/a

Staf

III/a

Staf

III/a

Staf

III/a

Staf

III/a

Staf

II/c

Staf

II/c

Staf

II/c

Staf

II/c

Staf

II/c

Staf

II/c

Staf

II/c

Staf

II/c

Staf

II/c

Staf

Universitas Sumatera Utara

Fahrizal Hasibuan
34.

II/b

Staf / Penyimpan Barang

II/b

Staf

II/b

Staf / Bendahara

II/b

Staf

II/b

Staf

II/d

Staf

NIP. 19660214 200701 1 002
Muhammad Arif Lubis
35.
NIP. 19701203 200701 1 007
Siti Dian Astuti
36.
NIP. 19750616 200701 2 007
Sri Rahmawati
37.
NIP. 19820331 200701 2 001
Latifah Nur
38.
NIP. 19811215 200801 2 002
Syahril
39.
NIP. 19600708 200604 1 008
Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah
Kota Tebing Tinggi Juni Tahun 2015

Universitas Sumatera Utara

3.7

Syarat – syarat Pengurusan Akta Catatan Sipil

3.7.1 Akta Kelahiran
Syarat-syarat pengurusan Akta Lahir

1. Pencatatan kelahiran penduduk WNI sebagaimana dimaksud dilakukan
dengan memenuhi syarat sebagai berikut :
•

Melampirkan surat Kelahiran/ Surat Keteranga Lahir dari
dokter/Bidan /Penolong Kelahiran;

•

Mencantumkan nama dan Identitas Saksi Kelahiran;

•

Kartu Keluarga Orang Tua

•

KTP orang tua;

•

Kutipan Akta Nikah/ Akta Perkawinan Orang tua;

•

Mengisi formulir yang telah disediakan,dengan menggunakan
Formulir Model F2.01 dan khusus bagi kelahiran yang berada
diluar domisili, dengan menggunakan Formulir Model F2.02

2. Dalam hal pelaporan kelahiran tidak disertai kutipan akata pernikahan /
perkawinan orang tua, pencatatan kelahiran tetap dilaksanakan.
3.7.2

Akta Perkawinan
Syarat-syarat pengurusan Akta

1. Pencatatan perkawinan bagi penduduk yang bukan beragama islam
sebagaimana dimaksud pada butir (1) dilakukan setelah memenuhi syarat
sebagai berikut:
•

Surat keteranagan telah terjadinya perkawinan dar pemuka
agama/pendeta atau surat perkawinan penghayat kepercayaan yang
ditanda tangaini oleh pemuka penghayat kepercayaan;

Universitas Sumatera Utara

•

KTP Suami dan Istri;

•

Pas photo gandengan suami dan istri 4 x 6 cm sebanyak 5 lemabar;

•

Kutipan Akta Kelahiran Suami dan Istri;

•

Melampirkan KK Orang tua Suami dan Istri atau KK Suami/Istri
bagi pelaporan perkawinan yang terlambat ;

•

Melampirkan ijin Pimpinan/Komandan bagi anggota POLRI/TNI;

•

Paspor bagi Suami dan Istri asing;

2. Pencatatan perkawinan sebagaiman yang dimaksudkan pada butir (2),
dilakukan dengan tata cara;
•

Pasangan suami dan istri mengisi formukir pencatatan perkawinan
pada Dinas Kependudukan dan Catattan sipil dengan menggunakan
Formuli

Model

F-2.09

serta

melampirkan

syarat-syarat

sebagaimana yang dimaksud;
•

Pejabat pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan Catattan
sipil mencatat pada register Akta Perkawinan dan menerbitkan
Akta perkawinan.

•

kutipan Akta Perkawinan sebagaimana dimaksud pada huruf b
diberikan kepada masingmasing suami dan isteri.

3. Pencatatan Perkawinan antar WNA dapat dilakukan oleh Dinas
Kependudukan

dan

Catatan

Sipil

atas

permintaan

WNA

yang

bersangkutan sesuai dengan ketentuan perundang-udangan yang berlaku.
4. Perkawinan bagi WNA yang dilakukan sebagaimana tersebut pada butir
(3), harus berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai
perkawinan yang berlaku di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Universitas Sumatera Utara

3.7.3 Akta Perceraian
Perceraian yang telah mendapatkan penetapan pengadilan dicatat oleh
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dimana tempat peristiwa perceraian paling
lama 60 (enam puluh) hari kerja setelah mendapatkan putusan pengadilan yang
telah mempunyai kekuatan hukum tetap berdasarkan laporan yang bersangkutan
atau kuasanya.
1. Berdasarkan perceraian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 Pejabat
Pencatat Sipil mencatat pada Register Akta Perceraian, memberikan
catatan pinggir pada Register Akta Perkawinan, mencabut Kutipan Akta
Perkawinan dan menerbitkan Kutipan Akta Perceraian.
2. Dalam hal tempat peristiwa perceraian berbeda dengan tempat pencatatan
peristiwa perkawinan, unit kerja yang mencatat peristiwa perceraian dan
menerbitkan kutipan akta perceraian memberitahukan terjadinya peristiwa
perceraian kepada unit kerja yang mencatat peristiwa perkawinan.
3. Syarat-syarat Pengurusan Akta Perceraian.
Pencatatan peristiwa perceraian sebagaimana dimaksud dengan tata cara :
•

Mengisi formulir pelaporan perceraian, dengan menggunakan Formulir
model F-2.11;

•

Petugas mencatatkan pada Register Akta Perceraian, memberikan catatan
pinggir pada Register Akta Perkawinan dan mencabut Kutipan Akta
Perkawinan

dan

menerbitkan

Kutipan

Akta

Perceraian,

serta

memberikannya kepada masing-masing suami isteri yang bercerai;

Universitas Sumatera Utara

•

Panitera Pengadilan berkewajiban untuk mengirimkan salinan putusan
pengadilan mengenai perceraian kepada Dinas Kependudukan Catatan
Sipil.

•

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mencatat dan merekam dalam
database kependudukan.

4. Data hasil pencatatan KUAKec atas persitiwa perceraian yang telah
mendapatkan penetapan Pengadilan Agama disampaikan kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil untuk direkam dalam database
kependudukan.
5. Data hasil pencatatan KUAKec sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
tidak dimaksudkan untuk penerbitan kutipan akta perceraian.

3.7.4 Kutipan Akta Pengangkatan Anak
1. Pengangkatan anak yang telah mendapatkan penetapan Pengadilan dicatat
oleh Dinas Kependudukan dan Catatan sipil berdasarkan laporan
penduduk paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya salinan
penetapan Pengadilan.
2. Pengangkatan anak sebagaimana dimaksud dicatat oleh Pejabat Pencatat
Sipil pada Register Akta Kelahiran dan Kutipan Akta Kelahiran dalam
bentuk catatan pinggir.
3. Pencatatan

pengangkatan

anak

sebagaimana

dimaksud

butir

(2)

menggunakan formulir pencatatan pelaporan pengangkatan anak dengan
menggunakan Formulir model F-2.12.

Universitas Sumatera Utara

3.7.5 Penerbitan Akta Pengakuan Anak
1. Pengakuan anak luar kawin dicatat oleh Pejabat Pencatatan Sipil pada
Register Akta Pengakuan Anak dan diterbitkan Kutipan Akta
Pengakuan Anak paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak tanggal
surat pengakuan anak disetujui oleh ibu kandung dari anak yang
bersangkutan.
2. Pencatatan pengakuan anak sebagaimana dimaksud menggunakan:
•

formulir pelaporan pengakuan anak, dengan menggunakan
Formulir model F2.13;

•

register akta pengakuan anak; dan

•

. kutipan akta pengakuan anak.

3.7.6 Pencatatan Pengesahan Anak
1. Pengakuan anak sebagaimana dimaksud 4 dapat disahkan pada saat
pencatatan perkawinan orang tuanya.
2. Pengesahan anak sebagaimana dimaksud dicatat oleh Pejabat Pencatat
Sipil dalam Register Akta Perkawinan orang tuanya dan pada Register
Akta Kelahiran dalam bentuk Catatan Pinggir paling lama 30 (tiga puluh)
hari kerja sejak ayah dan ibu dari anak yang bersangkutan melakukan
perkawinan.
3. Pengesahan anak sebagaimana dimaksud pada butir (1) dapat pula
dilakukan tanpa melalui pengakuan anak.
4. Pengesahan anak sebagaimana dimaksud pada butir (3) dilakukan
bersamaan dengan pengesahan perkawinan orang tuanya sebagaimana
dimaksud pada butir (2).

Universitas Sumatera Utara

5. Pencatatan pengesahan anak sebagaimana dimaksud pada butir (4)
menggunakan formulir pencatatan pelaporan pengesahan anak dengan
menggunakan Formulir model F-2.14.
3.5.7 Penerbitan Akta Kematian
1. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil melakukan pencatatan setiap
kematian dengan jangka waktu paling lama 60 (enam puluh) hari kerja
sejak tanggal kematian.
2. Pencatatan kematian yang melebihi jangka waktu sebagaimana
dimaksud pada butir (1) dilaksanakan setelah mendapat izin Kepala
Kependudukan dan Catatan Sipil.
3. Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada butir (2) menggunakan:
•

formulir pelaporan kematian, dengan menggunakan Formulir model F2.15;

•

surat keterangan kematian, dengan menggunakan Formulir model F2.16;

•

kutipan akta kematian.

Syarat-syarat Penerbitan Akta Kematian
1. Pencatan kematian sebagaimana dimaksud dilakukan oleh Pejabat Pencatat
Sipil dalam Register Akta Kematian dan sebagai catatan pinggir dalam
Register Akta Kelahiran yang bersangkutan serta diterbitkan Kutipan Akta
Kematian.

Universitas Sumatera Utara

2. Dalam hal tempat peristiwa kematian berbeda dengan domisili, unit kerja
yang menerbitkan register dan kutipan akta kematian sebagaimana
dimaksud pada butir (1), memberitahukan kepada unit kerja yang
mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di wilayah tempat
domisili.
3. Pencatatan kematian sebagaimana pada butir (2) menggunakan formulir
pelaporan kematian diluar domisili, dengan menggunakan Formulir model
F-2.17.
4. Kematian Warga Negara Indonesia di luar negeri dicatat oleh Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil di kabupaten berdasarkan laporan
keluarga paling lama 60 (enam puluh) hari kerja, sejak keluarga yang
bersangkutan kembali ke Indonesia.
5. Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada butir (4) menggunakan
formulir pelaporan kematian WNI di luar negeri, dengan menggunakan
Formulir model F-2.18.
6. Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada butir (5) direkam dalam
bank data kependudukan nasional dan diterbitkan tanda bukti pelaporan
kematian luar negeri, dengan menggunakan Formulir model F-2.19.

Universitas Sumatera Utara

3.5.8 Pencatatan Perubahan Nama
1. Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil mencatat perubahan nama
kecil yang telah mendapatkan penetapan pengadilan paling lama 30
(tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya salinan penetapan pengadilan.
2. Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil mencatat perubahan nama
keluarga yang telah mendapatkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak
Asasi Manusia paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya
Salinan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia.

3. Perubahan nama sebagaimana dimaksud pada butir (1) dicatat oleh
Pejabat Pencatat Sipil pada akta catatan sipil dalam bentuk catatan
pinggiran.
4. Pencatatan perubahan nama sebagaimana dimaksud pada butir (3)
menggunakan

formulir

pelaporan perubahan nama kecil/nama

keluarga, dengan menggunakan Formulir model F-2.21

Universitas Sumatera Utara

BAB IV
PENYAJIAN DATA

Dalam bab ini penulis menyajikan data-data yang diperoleh selama penelitian di
Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi. Bab imi akan
memafarkan hasil-hasil penelitian berupa data sekunder yang telah diperoleh dari lapangan.
Adapun data yang disajikan adalah data tentang sistem kearsipan yang penelitannya di
fokuskan pada Sistem Penataan (Filling) dan Penemuan Kembali Arsip pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
Pada bab III telah ditentukan informan-informan yang dianggap mengetahui dan
memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian dan yang terlibat
langsung dalam interaksi sosial yang diteliti serta yang dapat memberikan informasi
walaupun tidak langsung terlibat dalam interaksi sosial yang diteliti. Informan kunci (Key
Informan) adalah Bapak Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP adalah Kepala bidang
Catatan sipil merupakan yang mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang
diperlukan dalam penelitian.
Untuk informan utama merupakan orang-orang yang terlibat langsung dalam
interaksi sosial yang diteliti yaitu kepala bagian yang ada di Dinas Kependudukan dan
catatan sipil yaitu: Bapak Jhonny Parlindungan SH selaku Kepala Bidang pelayanan
bidang Catatan Sipil, Indah Widiyani selaku staff atau pegawai, ibu Masita Suryani Lubis,
SH selaku kasi pencatatan sipil, Silvana Barus, SH selaku staff/pegawai, ibu Ratna
Harahap, S.pd, selaku Kasi Dokumentasi dan Pencatatan Sipil. Data yang diperoleh
dilapangan akan dianalisis untuk memberikan gambaran dan penjelasan berdasarkan hasil
wawancara dengan informan serta mendiskripsikan

dengan

hasil

observasi

yang

dianggap mendukung dalam penelitian ini. Untuk lebih memperjelas lagi tentang data
yang diperoleh dari hasil penelitian akan dikemukakan satu persatu sebagai berikut.

Universitas Sumatera Utara

4.1

PENYAJIAN DATA

4.1.1 Proses Penciptaan Arsip
Proses penciptaan arsip dalam suatu organisasi adalah hal yang sangat
penting untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan adalah bagian
awal dari seluruh kegiatan Kearsipan dalam suaru Organisasi. Jika arsip yang ada
dalam suatu organisasi tidak jelas alurnya penciptaanya, maka sangat sulit untuk
melaksanakan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur yang ada.
Untuk mengawali uraian tentang Sistem Kearsipan pada Bidang Catatan Sipil, Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi, terlebih dahulu penulis
menguraikan Tentang Proses Penciptaan Arsip pada Kantor ini.
Untuk mengetahui bagaimana proses penciptaan arsip pada Bidang
Catatan Sipil, di Dinas Kependudukan dan Catattan Sipil Kota Tebing Tinggi,
terlebih dahulu dilakukan penelusuran pada Bidang Catatan sipil dengan
melakukan Wawancara pada Kabid Catatan Sipil yakni bapak Muhammad
Dimiyathi, S.sos M.TP Senin, 20 Februari 2016 sekitar 09.30 Wib, Dimana Beliau
mengatakan bahwa:
“Seperti yang kita ketahuai sebenarnya tugas dari Dinas kependudukan
dan Catatan sipil adalah memberikan pelayanan dibidang kependudukan dan
catatan sipil kepada masyarakat seperti penerbitan kartu tanda penduduk (KTP),
Surat Keterangan pindah (SKP), Akta Kelahiran, Akta Perkawinan,Akta
pengakuan anak ,dll. Oleh karena itu pada saat masyarakat ingin mengurus
dokumen- dokumen maka masyarakat langsung mendatangi langsung bagian
dokumen yang akan di urus atau misalkan mendatangi bagian pelayanan Catatan
Sipil untuk mengurus Akta dan mengurus bagian kependudukan seperti
pembuatan kartu keluarga lasngsung kebagian pelayanan kependudukan dan
setiap Arsip tersebut disimpan pada bagian masing-masing pelayanan.
Tahap – tahap

atau alur proses penciptaan dokumen/arsip pada Bidang

Catatan Sipil,Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang dilakukan dalam
menerbitkan dokumen yaitu:
1. Masyarakat melengkapi persyaratan permohonan dokumen yang
mau di urus dan langsung menyerahkan pada petugas;
2. Petugas menerima dan memeriksa berkas persyaratan permohonan
sesuai jenis akta yang dimohonkan;

Universitas Sumatera Utara

3. Petugas membuat paraf/cehck list/catatan pinggir ( jika berkas
yang dimohonkan memenuhi syarat) untuk diproses lebih lanjut
oleh Operator Komputer;
4. Tapi sebelum diserahkan ke Operator terlebih dahulu staff
pelayanan mencatat surat permohon yang masuk pada buku
agenda, setelah itu diserahkan pada Operator;
5. Pengetikan dan pencetakan kutipan akta oleh Operator;
6. Petugas memeriksa hasil pengetikan dan pencetakan kutipan akta;
7. Memotocopy hasil pengetikan/pencetakan kutipan akta ( sebagai
lembar paraf sekaligus salah satu pertinggal/arsip );
8. Lembar foto copy diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan
Sipil

dan

Kepala

Bidang

Catatan

Sipil

untuk

diajukan

penandatanganannya oleh Kepala Dinas;
9. Setelah di tanda tangani oleh Kepala Dinas maka okumendokumen tersebut diberiakan kepada bidang pelayanan dan
terciptalah Arsip baru ( fotocopyan dari dokumen/akta tersebut) .
Selanjutnya, ibu Indah Widiyani, merupakan staf pada bagian pelayanan dan
Catatan Sipil, pada Senin, 20 Februari 2017 sekitar pukul 14.00 Wib, dimana
beliau mengatakan bahwa:
“ Proses dimulainya penciptaan Arsip adalah pada saat masyarakat
mengurus dokumen kependudukan dan catatan sipilnya, dimana masyarakat
harus melengkapi segala persyaratan- persyaratan permohonan dalam pengurus
dokumen /Akta, setelah masyarakat melengkapi syarat-syarat tersebut maka
Petugas menerima dan memeriksa berkas persyaratan permohonan sesuai jenis
akta yang dimohonkan, jika berkas yang dimohonkan memenuhi syarat untuk
diproses lebih lanjut oleh Operator Komputer, Tapi sebelumnya staf pelayanan
mencatat surat permohon yang masuk pada buku agenda, setelah itu dikerjakan
pleh Operator, setelah Hasil Pengetikan dan pencetakan Akta selesai maka
Petugas memeriksa hasil pengetikan dan pencetakan kutipan Akta, Memotocopy
hasil pengetikan/pencetakan kutipan akta (sebagai lembar paraf sekaligus salah
satu pertinggal/arsip ),

Universitas Sumatera Utara

Lembar foto copy diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan Sipil dan
Kepala Bidang Catatan Sipil untuk diajukan penandatanganannya oleh Kepala
Dinas, Setelah di tanda tangani oleh Kepala Dinas maka dokumen tersebut
diberiakan kepada bidang pelayanan catatan sipil fotocopyan dari dokumen/akta
tersebut dijadikan Arsip sebagai pertinggal yang telah melakukan pengurusan
Akta.

Dari hasil wawancara penulis memperoleh gambaran bahwa proses
penciptaan arsip yakni pembuatan Akta-Akta dan dokumen Kependudukan pada
Dinas kependudukan dan Catatan sipil ini menggunakan asas Kombinasi antara
asas Desentralisasi dan Sentralisasi yang artinya proses penciptaan dokumendokumen kependudukan yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
dilakukan bersama-sama dilakukan penyimpanan dokumen-dokumen yang
dikelurkan pada bidang-bidang masing-masing. Dan proses penciptaan Arsip atau
dokumen yang dihasilkan terlebih dahulu diperiksa sebelum di berikan Kepada
Kepala Dinas untuk ditanda tangani sehingga kemungkianan Kesalahan Arsip
yang dihasilakan Efektif dan Efisien.
Sementara itu, berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan
penulis mengenai proses penciptaan arsip yang dilakukan di Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil
4.1.2 Penyimpanan Arsip
Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan oganisasi
sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini karena apabila
sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah sesuai dengan kebutuhan
organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan sistem kearsipan
yakni mengatur dan menyusun arsip dengan baik dan benar akan tercapai
sehingga dapat membentuk suatu susunan arsip yang sesuai dengan tipe dn
kegunaannya bagi kepentingan di dalam pemberkasan, dimana didalamnya
mempersiapkan kelengkapan atau sarana penempatan berkas sesuai dengan tujuan
yang ingin dicapai penemuan kembali arsip secara cepat,tepat,lengkap.

Universitas Sumatera Utara

Untuk mengetahui bagaimana proses penyimpanan Arsip atau dokumen-dokumen
yang digunakan pada bidang Catatan Sipil ,di Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kota Tebing Tinggi maka penulis terlebih dahulu melakukan Wawancara
mengenai Dokumen-Dokumen apa saja yang di jadikan Arsip . Bapak Jhonny
Parlindungan SH sebagai Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil ,mengatakan pada
tanggal 21 februari 2017 kira- kira pukul 9.15 Wib bahwa
“ Dokumen-dokumen yang dihasil pada bidang Catatan Seperti Kutipan
Akta Lahir, Kutipan Akta Kawin, Kutipan Akta Kematian, Kutipan Akta
Perceraian, Kutipan Akta Pengesahan Anak, Kutipan Akta Pengangkatan Anak,
semua akta yang telah terbit (fotocopy)beserta syarat-syarat permohonan
dijadikan sebagai Arsip sebagai bukti telah melakukan Pengurusan Akta sistem
penataan arsip yang ada di bidang ni juga dipegaruhi oleh budaya kerja dan
komitemen pegawai dalam penataan arsip yang diciptakan”.
Kemudian penulis melakukan wawancara dengan ibu Indah Widiyani sebagai
Staff pelayanan pada Bidang Catatan Sipil , Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil, kota Tebing Tinggi mengenai proses awal dari penyimpanan dokumendokumen yang
dijadikan Arsip pada hari senin Tanggal 20 Februari kira-kira pukul 14.15 Wib,
beliau menjelaskan bahwa:
“Proses penyimpanan arsip pada bidang Catatan Sipil di awali dengan
Operator meng input (entri) data Kependudukan kedalam sistem dimana datadata tersebut di simpan dalam Database Kependudukan yang disebut dengan
SIAK, setelah operator memasukkan data – data kependudukan maka keluarlah
Hasil nya (OUTPUT) ,hasilnya tersebut difotocopy dan dilakukan pemeriksaan
oleh operator apakah data yang sudah dihasilkan sudah benar dan diparaf oleh
Kepada Sub Bidang Catatatn Sipil, setelah itu baru diserahakan untuk ditanda
tangani oleh Kepala Dinas. Setelah itu dikembalikan lagi kepada Bagian
Pelayanan untuk dilakukan pencatatan berkas-berkas yang akan dijadikan arsip.
Jadi Seluruh berkas-berkas peryaratan ( untuk setiap satu jenis berkas
permohonan disatukan/dibundel ) beserta Lembar foto copy Kutipan Akta
Catatan Sipil/dokumen yang telah diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan
Pencatatan Sipil dan/atau Kepala Bidang Catatan Sipil serta ditandatangani Asli
bukan scan atau tanda-tangan stempel) oleh Kepala Dinas dan Setiap berkas
permohonan/satu bundel beserta Lembar foto copy Kutipan Akta Catatan Sipil
dimasukkan kedalam setiap Lembaran Buku Register Pencatatan Sipil ( sesuai
Jenis Akta) berdasarkan nomor urut penerbitan akta atau tanggal/bulan/tahun
penerbitan-pen cetakan Akta; Setiap Buku Register Akta berisikan 50 berkas
dimana setiap lembaran buku register disusun berdasarkan nomor urut
penerbitan atau tanggal/bulan/tahun penerbitan-pencetakan Akta; kemudian
disimpan dalam Lemari Arsip yang ditata letaknya secara berurutan berdasarkan
Nomor Kendali Buku Register.
Universitas Sumatera Utara

Gambar 1: Buku Register Akta Kelahiran
Selanjutnya penulis wewancarai ibu Ratna Harahap, S.pd mengenai proses
penyimpanan
yang dilakukan pada bidang Catatan Sipil pada hari rabu tanggal 22 kira-kira pukul
09.00 Wib mengatakan Bahwa:
“Setelah ditanda tangani oleh kepala dinas ,maka berkas-berkas mulai
dari surat permohonan dan syarat-syaratnya dan Hasil Kutipan Akta catatan sipil
disatukan dan dicatat pada buku register berdasarkan nomor urut terbitnya Akta
atau Berdasarkan Tanggal/bulan/tahun. Dan setelah itu disimpan dilemari
penyimpanan pada Bidang Catatan Sipil”
Gambar 2: Buku Register Akta Perceraian dan Akta Kematian

Universitas Sumatera Utara

Dari hasil wawancara diatas dapat dapat menyimpulkan bahwa,meskipun
dalam

proses

penyimpanan

menggunakan

sistem

Desentralisasi

dalam

penyimpanan dimana setiap bagian/ bidang mengurus sendiri Arsip-Arsip yang
dihasilkannya tanpa ada pengawasan dari bagian/ bidang lain dan masing –masing
bidang bertanggung jawab atas Arsipnya masing-masing.
4.1.3 Penemuan Kembali
Pada umumnya kegiatan Penemuan arsip dalam setiap organisasi
merupakan suatu hal yang domain dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi
perkantoran karena Arsip adalah bagian sentral dari pelaksanaan kegiatan
perkantoran baik pada organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Untuk
itu, diketahui bahwa pada dasarnya penemuan kembali arsip menyangkut dua segi
yaitu penemuan kembali informasi dan penemuan kembali fisik arsip.
Dalam penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem penataan
berkas yang digunakan pada organisasi masing-masing, sehingga hasilnya suatu
penataan berkas sangat berkaitan dengan penemuan arsipnya. Hal ini apabila
penemuan kembali Asip sulit dan memakan waktu yang cukup lama, maka
bagian/unit lain dalam organisasi dapat menilai bahwa sistem penataan berkas
tidak baik sehingga dapat membantu kelancaran proses administrasi, sebaliknya
apabila penemuan kembali arsip mudah dan tidak memakan waktu yang lama,
maka sistem penataan berkas dapat didapatlah dikatakan baik proses administrasi
dapat berjalan dengan lancar.
Proses penemuan kembali Arsip pada Bidang Catatan sipil, Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi Proses Penemuan kembali
arsip dilakukan dengan teliti karena dimulai dengan melacak benar tidaknya
seseorang pernah mengurus Akta Catatan Sipil pada Bidang Catatan Sipil di Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.

Universitas Sumatera Utara

Setelah itu barulah diadakan proses pencarian dengan berpatokan pada tanggal
terbitnya AKTA yang di cari.Dengan memasukkan kode seperti NIK, Nama,
ataupun tanggal Terbitnya AKTA menggunakan computer dengan program
Database, atau

lasngsung mencari data tersebut

lemari penyimpanan dengan

pada buku Register di

menggunakan klasifikasi kode maupun tanggal.

Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Ibu Masita Suryani Lubis,
SH, pada hari kamis, 23 Februari 2017 sekitar pukul 10.00 Wib menjelaskan
bahwa:
“Proses pencarian terhadap arsip yang dibutuhkan terlebih dahulu
dipastikan apakah benar pencari arsip pernah mengrus Akta pada bidang
catatabn Sipil dengan melihat buku agenda atau buku Register Akta
Kelahiran,Akta Perkawinan dan Akta lainya.Namun jika sipencari Akta
mengingat Kapan terbit akan tersebut maka akan langsung dilakukan pencarian
berdasarkan tanggal kode Kendali uku register”.
Lebih lanjut dijelaskan oleh ibu Silvana Barus, SH yang juga adalah pegawai pada
bidang Catatan Sipil pada hari yang sama dengan ibu Masita Suryani Lubis, SH
yakni :
“Media yang digunakan dalam penemuan kembali arsip berbeda-beda,
tergantung sudah berapa lama surat tersebut dimasukkan, jika masih sekitaran
minggu, bulan masih dilakukan secara manual, tetapi jika lebih dari itu barulah
menggunakan sistem Komputer Tinggal memasukkan data diri misalnya
NIK,Nama , tanggal apa yang pencari butuhkan barulah muncul Data-data pada
Databese dan biasa juga dengan memberitahu pada petugas tanggal Terbitnya
Akta lalu Dicari Dibuku Register pada Lemari Penyimpanan”.
Kemudian penjelasan diatas ditambahin oleh Ibu , Indah Widiyani selaku staf
Pelayanan yakni :
“Waktu yang diperlukan dalam proses pencarian arsip tidak pernah lebih
dari sehari karena sistem penyimpananya telah sistematis secara manual maupun
elektronik dengan menggunakan SIAK jadi gampang menemukannya kembali”.
Gambar 3: komputer penyimpanan secara elektronik database ( SIAK )

Universitas Sumatera Utara

Penjelasan diatas didukung oleh hasil observasi penulis yang disajikan
dengan gambar sebagai berikut :
Gambar 4 : Gambar Alur Penemuan Kembali Arsip
Masyarakat
Memberikan
Keterangan
Tentang tanggal
terbit Akta,datadata pengguna
Akta

Dilakukan
Pencarian
Menggunakan
Computer

Pencarian
dilakukan pada
Lemari
penyimpanan

Ditelusurilah
Ekspedisi
perjalanan arsip
yang ingin
ditemukan (jika

Kemudian
dilakukan pencarian
berdasarkan kode
buku Register
dalam Lemari

Pencarian
dimulai dengan
memperhatikan
tanggal terlebih
dahulu dalam

berada pada

Penyimpanan

lemari

Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan (observasi)
langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa proses penemuan kembali arsip pada Bidang Catatan Sipil ,
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi dapat dikatakan baik,
hal ini dapat dilihat dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali
arsip. Jika melihat proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan
kembali arsip, waktu yang dibutuhkan hanyalah sebentar.

Universitas Sumatera Utara

4.1.4 Pemeliharaan Arsip

Usaha pemeliharaan arsip adalah hal yang terpenting dalam
organisasi agar Keautentikannya tetap terjaga dan saat di butuhkan lagi
Arsip

tersebut

dalam

Kebutuhan

Organisasi

dapat

diperoleh

Informasinya. Untuk itu Usaha Pemeliharaan Arsip adalah berupa
melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah,
tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip
berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip
dari pemusnahan yang tidak diinginkan.
Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi
mempunyai tugas Dalam penerbitan Akta- Akta Catatan sipil dan
Data-data Kependudukan yang harus di jaga dan dipelihara supaya
Data-data Kependudukan tersebut tidak hilang dan supaya tugas dan
Fungsinya tetap berjalan dengan baik.
Untuk mengetahui bagaimana proses pemeliharaan Arsip Pada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi maka
penulis melakukan wawancara dengan bapak Muhammad Dimiyathi,
S.sos M.TP pada senin tanggal 20 Februari 2017 mengatakan Bahwa;
“Seluruh Buku Register Akta, pertinggal dokumen serta berkas
permohonan disimpan dalam Lemari Arsip yang senantiasa
dipelihara/ditata ulang secara rutin dan Lemari Arsip tempat
penyimpanan seluruh Buku Register Akta, pertinggal dokumen serta
berkas permohonan, pada hakekatnya membutuhkan ruangan/ gedung
arsip khusus dan tempat yang sangat luas, aman dari ancaman

Universitas Sumatera Utara

kehilangan sertas bebas dari ancaman bahaya alam ( hujan,
kebakaran dll) agar arsip aktif dapat dijamin tersimpan dengan baik
untuk jangka waktu yang sangat lama, namun pada kenyataannya
tempat penyimpanan dokumen/arsip catatan sipil harus menyesuaikan
dengan situasi dan kondisi tata ruang Gedung Kantor.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bapak Jhonny
Parlindungan SH mengenai bagaimana pemeliharaan Arsip yang
dilakukan pada 21 Februari 2017 mengatakan bahwa :
”Seluruh Arsip-Arsip seperti buku Register Akta
Kelahiran,Akta Perkawinan, Akta Perceraian dan Akta Catatan Sipil
lainya dilakukan pemeliharaan dengan menata Ulang dan merapikan
kembali Arsip-Arsip tersebut dan aakan tetapi karena terbatasan
ruangan penyimpanan sehingga kurang maksimalnya Pemeliharaan
Arsip-arsip terbut apalagi bukan jumlah yang sedikit Akta –Akta yang
telah dihasil oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil ini, akan
tetapi tetapi dilakukan Pemeliharaan agar Arsip tersebut tidak rusak
karena menyangkut Hasil Rekaman Kegiatan Dinas ini.
Selanjutnya ditambahkan lagi oleh bapak Fahrizal Hasibuan sebagai
Operator pada tanggal 27 februari 2017 mengatakan bahwa :
“ selain Arsip –Arsip di simpan Secara Manual Arsip juga di
simpan Secara Elektronik dalam Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) dalam bentuk database, kami juga Melakukan
mencopy data-data ke hard dist tertentu apabila Terjadi Kerusakan
yang Tidak di inginkan Pada Perangkat Komputer .
Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan
(observasi)
langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat
menarik
kesimpulan bahwa proses pemeliharaan arsip pada Dinas Kependudukan
dan
Catatan Sipil pada Bidang Catatan Sipil dapat dikatakan baik, hal ini
dapat dilihat
dengan pemeliharan Arsip yang telah dilakukan . Dari seluruh hasil
wawancara yang telah dipaparkan diatas memperkuat pendapat penulis
bahwa secara keseluruhan Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil ini,sudah berjalan dengan baik.

Universitas Sumatera Utara

4.1.5

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Kearsipan.
a. Sumber Daya Manusia
Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah

pokok yang terjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor
yang menentukan dalam perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya
pencapaian tujuan organisasi sangat tergantung pada petugas yang
menangani arsip sesuai dengan tugas yang diebankan kepadanya. Hal
ini menyebabkan sumber daya manusia sering disebut faktor sentral
dalam kegiatan kearsipan. Tanpa personil atau sumber daya manusia,
tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi, tidak akan ada pula
administrasi, begitu pula dalam pelaksanaan sistem penataan (filling) dan
penemuan kembali arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan sumber daya
manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai kearsipan.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak
Jhonny Parlindungan SH Kepala Bidang Catatan Sipil pada
mengungkapkan bahwa:
“itulah yang menjadi masalahnya tidak adanya tenaga yang
ahli tentang Kearsipan yang terkadang menyulitkan dalam bagaimana
penerapan sistem Kearsipan sebenarnya,dan pelatihan tentang
Penerapan sistem Kearsipan tidak pernah didapat oleh staf/pegawai,
seharusnya harus ada tenaga yang ahli yang menangani Arsip-Arsip
yang ada di Kantor ini supaya Pengelolaannya dapat lebih Baik.
Pendapat dari tersebut diatas didukung Kepala Sub Bidang Catatan Sipil
oleh stafnya yakni Indah Widiyani staf bagian Pelayanan Bidang Catatan
Sipil
yakni beliau mengungkapkan bahwa :
“Tidak ada tenaga ahli yang menangani Arsip yang ada di
kantor ini, kami hanya belajar sendiri tentang penataan Kearsipan,
memperhatikan dan membaca buku ,pelaksanaan Penataan Kearsipan
juga sangat mudah dipahami walapun Kami juga tidak pernah
mendapat pendidikan Khusus atau sosialisasi tentang bagaimana
Penerapan Sistem Kearsipan Sebenarnya.

Universitas Sumatera Utara

Selanjutnya ditambahi oleh Bu Ratna Harahap, S.pd , kasi Dokumentasi
dan pencatatan sipil dan Masita Suryani Lubis kasi. Pencatatan sipil
mengatakan
bahwa:
“ Mengenai pelatihan Kearsipan kami tidak pernah menerima
tapi kami mau belajar dan mencari tau tentang bagaimana sistem
kearsipan yang benar dan bertanya dengan yang lebih paham dan
pelaksanaannya juga sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak
terlalu sulti untuk kami untuk belajar dan menerapkannya.
Dari hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa
Sumberdaya manusia pada Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil bahwa
yang mempunyai
Keahlian Khusus tentang Kearsiapan tidak ada, bahkan pelatihan
tentang Pengelolaan dan Penataan Kearsipan tidak ada di terima oleh
pengawai melainkan para Pengawai / staf Belajar sendiri – sendiri atau
bertanya sesama pengawai , Padahal Sumber Daya Manusia sangat
berpengaruh terhadap kelancaran suatu organisasi dalam menjalankan
tugas dan fungsinya untuk dapat memperoleh data yang akurat, selain
memperhatikan hasil wawancara dengan para informan, penulis juga
melakukan pengamatan langsung (observasi) di lokasi dan juga
melakukan pengamatan yang mendalam pada cara kerja pegawai atau staf
yang bekerja di bidang Catatan sipil memang benar tidak ada pengawai
yang menangani langsung tentang Kearsipan , setiap bidang yang
menangani Arsip masing-masing bidang .
Berdasarkan uraian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sumber
daya manusia pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing
Tinggi masih kurang baik secara kuantitas maupun kualitas. Seharusnya
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi memiliki
tenaga Ahli menangani tentang penginventarisan dokumen- documen
yang telah diterbitkan karena hal tersebut sangat mampu mempengaruhi
kerja pegawai dalam pelaksanaan sistem kearsipan.

Universitas Sumatera Utara

b. Sarana Prasarana
Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor
pendukung dalam pelaksanaan sisten kearsipan yang baik. Tanpa
ditunjang dengan peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi
organisasi untuk melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya
dengan baik sesuai dengan prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip
yang baku.
Hasil wawancara penulis dengan Kabag Catatan Sipil Bapak
Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP
“Pengadaan sarana prasarana belum terpenuhi, sarana dan
prasarana untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan.kurangnya
lemari-lemari penyimpanan tidak sebanding dengan Arsip yang
dihasilkan oleh Dinas ini, sehingga penataan Arsip tidak maksimal.
Kemudian penulis juga mewawancarai Ibu Indah Widiyani mengenai
keadaan sarana prasarana pada Dinas Kependudukan mengatakan
bahwa :
“Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia itu berupa filling
cabinet, map gantung, map biasa, kotak arsip, dan lemari besi kecil.
Sebenarnya sarana dan prasana di kantor ini masi kurang karena
tidak sebanding dengan arsip-arsip yang dihasilkan dinas
Kependudukaan.
Gambar 5: Lemari penyimpanan

Universitas Sumatera Utara

Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa
pemenuhan akan sarana dan prasana pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi sudah ada tapi masih kurang.
Berdasarkan hasil observasi penulis bahwa masih ditemui kertas-kertas
atau dokumen-dokumen yang masih bertumpuk dan belum tersusun
dilemari penyimpanan karena kurangnya tempat penyimpan yang
dapat menghambat terciptanya penataan arsip yang baik.
Gambar 6 : arsip yang sudah disusun menutut tanggal tapi karena
kurangnya Lemari penyimpanan sehingga belum biasa ditata dengan
rapi

C. Pembiayaaan
Penyediaan dana (biaya) untuk mendukung pelaksanaan sistem
kearsipan memang juga menjadi faktor yang sangat menentukan pada
berhasil tidaknya kegiatan kearsipan. Berdasarkan pengamatan yang

Universitas Sumatera Utara

dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil ,dana untuk mendukung sistem kearsipan telah
tersedia akan tetapi masih kurang dalam pemenuhan Sarana Dan
Prasarana. Hal ini dapat dilihat dengan keberadaan peralatan untuk
menyimpan

arsip

yang

belum

memadai,

sehingga

mempengaruhi kelancaran kegiatan kearsipan. Hasil

sangat

wawancara

penulis dengan bapak Jhonny Parlindungan SH mengenai
pembiayaan kegiatan Sistem Kearsipan menyatakan bahwa :
“Urusan mengenai pendanaan/pembiayaan khususnya untuk
mendukung sistem kearsipan diserahkan sepenuhnya pada koordinasi
antara Kasubbag dengan bendahara. Karena dalam membuat
penganggaran kegiatan