Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang sangat
pesat mengantar dan membawa manusia ke dalam dunia informasi yang mengalir
tanpa batas dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam segala bidang.
Begitu pula Manusia membutuhkan informasi guna menyelesaikan berbagai
kebutuhan hidupnya, diantaranya dalam kehidupan organisasi. Pengelolaan
Informasi menjadi sangat penting untuk mendukung proses administrasi dan
fungsi menejemen birokrasi dalam menghadapi situasi dan kondisi yang sedang
berkembang dengan cepat.
Kearsipan berperan penting dalam administrasi yang mempunyai
kegunaan yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam melakukan
kegiatanperencanaan,

penganalisaan,

perumusan

kebijakan,

pengambilan

keputusan , pembuatan laporan penilaaian pengendalian dan pertanggung jawaban
dengan setepat-tepatnya. Karena memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip
haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar
pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga
keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang di amanatkan dalam
Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan
Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan
keselamatan

arsip

sebagai

bukti

pertanggungjawaban

dalam

kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Universitas Sumatera Utara

Meskipun kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironisnya pada
zaman modern ini masih banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang
belum melaksaan penataan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang
hanya ditumpuk digudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali
apabila diperlukan. Ini akibat dari kearsipan dianggap kurang penting terutama
bagi mereka yang belum mengerti tentang tujuan serta fungsi dan peranan arsip
itu sendiri sehingga arsip tidak terpeliharaa dan terawat dengan semestinya. Oleh
karena itu dibutuhkannya ruangan khusus untuk tempat penyimpanan arsip
sehingga mempermudah dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dalam
waktu singkat cepat dan tepat.
Sistem Kearsipan Menurut Atmosudirjo (1990:3) adalah rangkaian subsistem
dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip
tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan

azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk
kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.Subsistem
dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan
surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata
kearsipan dinamis (records management),dan tata kearsipan statis (archives
management).Setiap pegawai perusahaan dituntutagar dapat bekerja efektif dan

efesien dalam menunjang tujuan perusahaan, supaya pegawai dapat bekerja efektif
dan efesien, kualitas dan kuantitas harus sesuai kebutuhan perusahaan. Pegawai
yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil dapat mengakibatkan
pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Supaya hal ini tidak terjadi, maka
pekerjaan yang akan diselesaikan harus dilaksanakan seefektif mungkin.

Universitas Sumatera Utara

Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan
operatif dan operasional. Konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada
tingkat sejauh mana organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi
sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara
optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam

melaksanakan tugas, serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang
dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagianggotaanggota yang ada di sekitarnya. Oleh karena itu sudah saatnya memperbaiki pola
pikir dan budaya kerja organisasi guna meningkatkan efektivitas kerja. Untuk
meningkatkan efektivitas kerja pegawai dapat diawali dengan menciptakan sistem
administrasi yang baik, karena administrasi merupakan bagian terluar dari suatu
organisasi.
Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi merupakan
instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan
data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan
informasi administrasi kependuduka n serta pendayagunaan hasilnya untuk
pelayanan publik dan pembangunan sektor lain dan salah satu fungsi pokok
menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data
kependudukan Setiap saat membutuhkan informasi baik dalam surat atau
dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu
bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja,
maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur
berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan
semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja.

Universitas Sumatera Utara

Salah satu kunci pokok dari suatu organisasi atau perusahaan yang baik,
dapat dikatakan terletak pada penanganan arsip yang sederhana, sistem dan
efisiensi apabila sistem yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik sudah tentu
tidak akan terjadi kekacuan administrasi dalam perkantoran atau perusahaan
tersebut. Oleh karena itu, berdasarkan uraian di atas penulis merasa tertarik untuk
mengadakan

peneltian

Sistem

Penataan

Arsip

dalam

Meningkatkan

Efektivitas Kerja Pengawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kota Tebing Tinggi.

I.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang tersebut diatas, maka diperlukan
perumusan masalah yang sangat berguna bagi arah dan langkah penelitian untuk
lebih jelas.Adapun perumusan masalah yang dapat diajukan dalam penelitian ini
adalah : Bagaimana Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan Efektivitas
Kerja Pengawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi.
I.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
Untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam meningkatkan
efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Tebing Tinggi.
I.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Secara subjektif, sebagai salah satu tahap untuk melatih dan mengembangkan
kemampuan berfikir ilmiah dan kemampuan untuk menuliskannya di dalam

Universitas Sumatera Utara

bentuk karya ilmiah berdasarkan kajian-kajian teori yang diperoleh dari Ilmu
Administrasi Negara. Dan Secara praktis, sebagai masukan atau sumbangan
pemikiran bagi instansi terkait mengenai Sistem Kearsipan Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
2. Secara akademis, sebagai referensi bagi kepustakaan Depertemen Ilmu
Administrasi Negara dan bagi kalangan penulis lainnya yang tertarik di dalam
bidang ini. Dan Sebagai informasi yang bermanfaat dalam menambah
wawasan, baik bagi para pembaca maupun penulis sendiri.

1.5.

Kerangka Teori
Landasan teori sangat penting dalam sebuah penelitian terutama dalam

penulisan skripsi, penelitian tidak dapat mengembangkan masalah yang mungkin
ditemui di tempat penelitian jika tidak memiliki acuan landasan teori yang
mendukungnya. Seperti yang diungkapkan Sugiyono ( 2012: 52), bahwa landasan
teori perlu ditegakkan agar penelitian itu mempunyai dasar yang kokoh, dan bukan

sekedar perbuatan coba-coba (trial and error).
Teori merupakan serangkaian asumsi, konsep, konstruksi, defenisi, dan
proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara
merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun, 2006 : 37). Kerangka teori adalah
bagian dari penelitian, tempat peneliti memberikan penjelasan tentang hal-hal yang
berhubungan dengan variabel pokok, sub variabel atau pokok masalah yang ada
dalam penelitian (Arikunto, 2002 : 92).

Berdasrkan rumusan diatas, maka dalam bagian ini peneliti akan
mengemukakan teori, pendapat, serta gagasan yang akan menjadi titik tolak
landasan berfikir dalam penelitian ini, yaitu :

Universitas Sumatera Utara

1.5.1 Arsip dan Kearsipan
1.5.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
Secara etimologi, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang
berarti permukaan, kemudian kata arche berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang
berarti catatan, selanjutnya kata Ta Archia berubah lagi menjadi kata “Archeion“
yang berarti gedung pemerintah yang di dalamnya terdapat tempat arsip dan

kemudian dalam bahasa Latinnya berbunyi “archium” dari kata inilah lahir kata
Arsip. Sementara itu dalam bahasa Belanda kata arsip disebut “archief“ dan dalam
bahasa Inggris disebut “Record“ yang pada hakekatnya semua berujung pada
pengertian yang sama yakni penyimpanan warkat, yang bermakna suatu bentuk
pekerjaan tata usaha, yang berupa penyusunan warkat dengan tujuan agar dapat
dengan mudah ditemukan kembali jika dibutuhkan.
Arsip sebagai simpanan surat-surat penting; dokumen tertulis yang
mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi.
Menurut The Liang Gie (2000:18) mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu
kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan.Lalu, Basir Barthos (2005:1)
mendefinisikan Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan segala kegiatan
pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat-surat yang mempunyai arti penting
baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan
maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu
yang dipertanggungjawabkan.
Lalu Hendi Haryadi (2009:42) mendefinisikan arsip sebagai berikut :
1. Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis,
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu

Universitas Sumatera Utara

kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan umumnya,
2. Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya
dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara
fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yangberlaku)
dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama
diperlukan.
Selanjutnya menurut Amsyah (2001:3), Arsip adalah setiap catatan ( record /
warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar,
yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi
yang terekam dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya. Sedangkan
Drs. Sutarto (1980:168) mendefinisikan arsip sebagai sekumpulan warkat yang
memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat saat
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.
M.N Maulana (1979:23) mendefenisikan arsip berdasarkan fungsinya yakni
metode atau cara untuk membantu memberikan penjelasan dan keterangan kepada
petugas

yang

harus

menyelenggarakandan

menyelesaikan

semua persoalan

yangbelum selesai, terutama persoalan yang berhubungan dengan lembaga,
departemen, atau perusahaan swasta. Apabila persoalan tersebut telah selesai, maka
fungsi arsip itu menjadi benda arsip dan disimpan menurut sistematisnya.Sedangkan
berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

Universitas Sumatera Utara

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arsip adalah Segala kertas
naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau
dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau
salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaanpekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya
informasi yang terkandung di dalamnya.

Menurut Sedarmayanti (2003: 21-22), kearsipan adalah kegiatan mengatur
dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan
serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut
Mulyono (2003:3) kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat
penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu
sedemikian rupa sehingga setiap

kertas (surat)

bila diperlukan dapat

ditemukankembali dengan mudah dan cepat. Sedangkan Maulana (1974:18)
memberikan rumusan bahwa filling adalah suatu metode atau cara yang
direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi
individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. Biasanya
untuk keperluan filling ini diperlukan lemari, laci cabinet, dari baja tahan karat
atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
1.5.1.2 Peranan Arsip
Peranan Arsip Sedarayanti (2003:19) Sebagai sumber informasi,maka
arsip dapat membantu mengigat pengambilan keputusan secara cepat dan

Universitas Sumatera Utara

tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa
peranan arsip adalah sebagai:
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau pembuktian (bukti otentik)
3. Bhan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organsasi mengigat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan Ilmiah lainya.
1.5.1.3. Jenis Arsip

Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2
yaitu:
1. Arsip Dinamis
Basri Barthos (2005:12) mendefinisikan Arsip dinamis adalah arsip yang
masih

diperlukan

secara

langsung

dalam

perencanaan,

pelaksanaan,

danpenyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Selanjutnya, Badri Munir Sukoco (2006:84) mendefinisikan Arsip dinamis dengan
pengertian informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat
atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau
melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Kemudian Anglo-Saxon
yang dikutip oleh Sustiyo-Basuki (2003:14) mendefinisikan arsip dinamis adalah
dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan,
pengawasan, dan keperluan lain.

Universitas Sumatera Utara

Selanjutnya, dalam Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor
43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu.
Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita
pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena
dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi
Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri
dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif.
Basir Barthos (2005:12) mendefinisikan Arsip dinamis aktif adalah arsip
yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit
pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak
terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip. Dari pemaparan tersebut, penulis
menarik kesimpulan bahwa arsipdinamis aktif memiliki peranan yang aktif dalam
proses penyelenggaraan administrasi Negara karena keberadaannya sangat
diperlukan bagi kelancaran kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya
sebagai berkas kerja yang tinggi, sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya
tidak secara langsung diperlukan dalam proses administrasi Negara.
Dalam proses pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu terlebih dahulu
dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan diarsipkan.
Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006:99) ada lima
jenis umum dokumen fisik (manual) dan yaitu :

Universitas Sumatera Utara

1. Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram,
lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini
sistem penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah dengan
sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek
yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.
2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang
memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan
pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan
melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau
pengenal numeric.
3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang
terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun
pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan
pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama
proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau
nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum,
kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang
lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen
ini,

pengelolaan

dan

pengarsipannya

dilakukan

dengan

cara

menyimpannya berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks
menurut nomor dokumen atau berkas.
5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita
atau tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak
lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya

Universitas Sumatera Utara

dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang
berdasarkan abjad. Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi.
Sulistyo-Basuki (2003: 31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:

1.

Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)
Arsip dinamis merupakan memori bagi badan korporasi (organisasi), hal

ini diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi (organisasi) memiliki
ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan karyawan
akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk mencegah
adanya memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling bertentangan,
badan korporasi (organisasi) mengandalkan informasi terekan di dalam arsip
dinamis sebagai dasar pengembangan pada masa mendatang.Arsip dinamis yang
akurat diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa
mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau.Karena itu arsip
dinamis merupakan sumber daya badan korporasi (organisasi) sekaligus aset bagi
badan korporasi (organisasi).Sebagi sumber daya, arsip dinamis menyediakan
informasi sedangkan sebagai asset arsip dinamis menyediakan dokumentasi.
2.

Pengambilan Keputusan Menejemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, menejer harus memperoleh

informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang
diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan
keputusan bersumber pada arsip dinamis. Proses pengambilan keputusan meliputi
penentuan masalah, mengembangkan alternative, menilai alternative, memilih dan
menerapkan pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil.
Untuk mengambil keputuasan professional, menejer harus memiliki informasi

Universitas Sumatera Utara

latar belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasar untuk
menilai alternative (ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan
yang diambil oleh badan korporasi (organisasi) lainnya, semuanya disediakan oleh
arsip dinamis) dan alat untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control
yang disediakan oleh arsip dinamis).Arsip dinamis juga menyediakan informasi
yang diperlukan untuk keputusan terprogram atau rutin.Jenis keputusan semacam
ini dilakukan berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan korporasi
(organisasi) yang mapan. Semuanya itu merupakan bagian dari arsip dinamis
badan korporasi ( organisasi).
3.

Menunjang Litigasi
Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan

atau menuntut badan korporasi (organisasi) maka semakin lama manajemen arsip
dinamis semakin diperlukan. Bilamana sebuah badan korporasi (organisasi)
menggugat badan korporasi (organisasi) lain, maka arsip dinamis menyediakan
dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan. Dokumentasi yang
jelas dari maksud dan tindakan sebuah badan korporasi (organisasi) merupakan
pengamanan dan perlindungan terhadap litigasi.Karena itu perlu adanya sistem
arsip dinamis.
4.

Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas
Banyak pimpinan menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas

yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan,
penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis.Maka perlu perhatian
terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang berimbas pada biaya
pemeliharaannya.Untuk itu dibutuhkan ancangan sistematis terhadap konsep arsip
dinamis secara total, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam

Universitas Sumatera Utara

upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang semakin
meningkat.

5.

Efisiensi Badan Korporasi (Organisasi)
Bilamana seseorang tidak dapat menemukan informasi yang diperlukan

untuk mengembangkan secara efisiensi dan menilai alternatif, maka yang ada
hanyalah frustasi belaka.Sebuah statistik menunjukkan bahwa karyawan
menghabiskan waktu 50 menit per hari hanya untuk mencari berkas arsip
dinamisyang salah tempat. Waktu yang hilang tersebut sama saja dengan
pembuangan waktu serta hilangnya waktu yang produktif bagi karyawan yang
memerlukan informasi. Badan korporasi (organisasi) akan mengalami inefisiensi
bilamana informasi yang diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang
sistematis terhadap menejemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik
informasi guna meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan
korporasi (organisasi).
6.

Ketentuan Hukum
Banyak badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja,

pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi (organisasi) tersebut hahus
beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah.Arsip dinamis yang
ada di badan korporasi (rganisasi) tersebut yang ada kaitannya dengan pemerintah,
tunduk pada retensi dan criteria pemusnahan arsip inaktif di samping juga tunduk
pada ketentuan badan korporasi (organisasi). Bilamana ada pemeriksaan, badan
korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari
pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan pemeriksa.

Universitas Sumatera Utara

7.

Rujukan Historis
Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi

untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi
mendatang.Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian besar
informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali.Bagian
informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan
karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula.
Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan,
prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan
perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar bermanfaat
bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi
karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara.
Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan
setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip
kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk
kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas,
seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa
arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk
masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng
sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk
mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka,
masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan

Universitas Sumatera Utara

ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan
organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan
1.5.1.4

Sistem Kearsipan
Menurut Atmosudirjo (1990:3) sistem kearsipan adalah sistem penerbitan

(Ordenan/arranging) dan penguraian (beschrijven/deskription) daripada bahan-bahan
arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat dipergunakan
oleh pimpinan organisasi.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran filling system adalah rangkaian tata
cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat
sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembalidengan
secara cepat.
Dengan demikian Sistem Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang
saling berinteraksi untuk mencapai tujuan, dapat dikatakan bahwa kearsipan
merupakan suatu sistem informasi manajemen.Komponen sistem kearsipan meliputi
pengolahan

data

dan

fakta

menjadi

informasi

manajemen,

metoda

dan

evaluasi.Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan bersamasama untuk mencapai tujuan.
Tujuan kearsipan secara umum tercakup dalam Undang-Undang Nomor 43
tahun 2009 pasal 3 point (f) tentang maksud dan tujuan penyelenggaraan kearsipan
bertujuan untuk “menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Untuk mencapai tujuan tersebut setiap instansi harus mampu menjalankan
suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto (1991:30) Sistem kearsipan

Universitas Sumatera Utara

yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri
sebagai berikut :
a.

Mudah dilaksanakan, Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga
tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya maupun dalam
penemuan kembali.

b.

Mudah dimengerti, Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para
pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam
pelaksanaanya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana.
Untuk sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup
kegiatan organisasi.

c.

Murah/Ekonomis,

Sistem

kearsipan

yang

diselenggarakan

harus

murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran
dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan
arsip.
d.

Tidak memakan tempat, Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan
arsip-arsip yang harus disimpan oleh badan pemerintah. Tempat penyimpan
dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gudang arsip=archives
storage). Rak arsip, almari dan sebagainya.Terlepas dari jenis dan bentuk
tempat yang dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan
jangan terlalu banyak memakan tempat.

e.

Mudah dicapai, Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan
arsip-arsip yang disimpan mudah, cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan
apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.

Universitas Sumatera Utara

f.

Cocok bagi organisasi, Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok
atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem
kearsipan bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan
oleh organisasi lain.

g.

Fleksibel atau luwes, Fleksibel atau luwes berarti system filling yang
dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti
perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis,
berkembang.Jangan sampai sistem filling yang dilaksanakan setiap saat
berubah yang disebabkan oleh perkembanagn organisasi.Oleh karena itu
sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.

h.

Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, Salah satu tujuan kearsipan
antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari
berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang
dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak
bertanggungjawab,

yang

tidak

berwenang

bertugas

dalam

bidang

kearsipan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk
kerusakan.Yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban
udara.
i.

Mempermudah pengawasan, Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang
kearsipan

sistem

kearsipan

yang

dilaksanakan

dibantu

dengan

mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya : Kartu
indeks, Lembar pengantar, lembar petunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out
slip dan sebagainya.
Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan
sistem kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang

Universitas Sumatera Utara

dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip
yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.
1.5.2 Sistem Penataan Arsip (Filing System)

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi
pemimpin, oleh karena itu mengatur dan memelihara arsip sebaik
mungkin agar memudahkan penemuan kembali wakat yang sewaktu-waktu
diperlukan.

Oleh

sebab

itu

penataan

sangat

diperlukan

untuk

mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat
diperlukan secara cepat da tepat sehingga diperlukan Metode penyimpanan
atau Sitem Penataan Arsip.
1.5.2.1 Sistem Penyimpanan

Menurut The Liang Gie (2000: 18) dalam Badri Munir Sukoco (2006:88)
ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen yakni :
1.Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai
patokan pengindeksan.
2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan
abjad dan nama dokumen bersangkutan.
3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari
dokumen

yang

bersangkutan.Sistem

ini

terkenal

sulit

dalam

pengelolaannya.
4.Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan
kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.

Universitas Sumatera Utara

Menurut Amsyah (2001:3), penyimpanan arsip adalah pekerjaan
yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat
yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya
baik yang diterima maupun yang dikeluarkan oleh suatu organisasi kantor
diselesaikan isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja pengolah maka
selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada
penyimpanan benda-benda arsip tersebut.
Menurut Quible dalam Badri Munir Sukoco (2006:96) ada tiga sistem
penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni :
a.

Sistem penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), dimana dalam sistem

sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang
ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk
dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan. Keuntungan dari sistem
penyimpanan

arsip

dengan

sistem

sentralisasi

menurut

Sulistyo-Basuki

(2003:165) adalah :
(1) Mencegah duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah
susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file),
maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek
atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya
satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat
dimusnahkan.
(2) Layanan yang lebih baik. Bila menggunakan sistem pemberkasan
terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat

Universitas Sumatera Utara

digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian
lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau
menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi
kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem
akan terhambat. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan
terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan.
(3) Adanya

keseragaman.

penyimpanannya

Semua

dilakukan

arsip

secara

terpusat,
seragam

pengelolaan
serta

dan

memudahkan

pengawasan.
(4) Menghemat waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada satu
tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk
menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari
informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya
untuk mencari informasi.
(5) Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor. Dikatakan
menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan perlengkapan.
Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang
saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor,
sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan
perlengkapan.
(6) Jasa kepada bagian lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan
bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu
mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
(7) Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.

Universitas Sumatera Utara

(8) Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi
manajer arsip dinamis.
(9) Pelayanan arsip dinamis di bawah satu atap.
Adapun yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen
dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003:166) adalah :
(1) Kesulitan fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan
dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan.Juga perlu waktu
untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang
memerlukan.
(2) Kebocoran informasi. Terjadinya kebocoran informasi ini dapat terjadi
karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi
kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang
berbeda-beda. Namun hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas
yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang
mengizinkan berkas keluar masuk bukan orang lain. Hal ini dilakukan
dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses
olehpetugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di
bagian masing-masing.
(3) Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan.
Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk,
misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama
tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi.
Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip

Universitas Sumatera Utara

dinamis pusat disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan
tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain.
(4) Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis. Ketakutan akan
hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya
duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka,
arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah maka
disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di
berkas bagian.
(5) Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis bila diperlukan. Ada
kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan
oleh organisasi, perusahaan, atau badan mereka disimpan di bawah
pengawasan menejer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip
diperlukan izin dari pihak manajer arsip terlebih dahulu.
b.

Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi,

pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–masing unit.
Seperti

halnya

sistem

sentralisasi,

sistem

penyimpanan

dokumen

denganmenggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai kelebihan dan
kekurangan dalampenerapannya. Kelebihan dari penerapan sistem desentralisasi
dalam proses penyimpanan dokumen adalah :
(1) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di
badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan dan
penyimpanan arsip dinamis.

Universitas Sumatera Utara

(2) Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang berkaitan
dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.
(3) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan
dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan sehingga
menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.
(4) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang
dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi pada sistem
desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.
Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem desentralisi
menurut Sulistyo-Basuki (2003:167) adalah :
(1) Pengawasan oleh manajer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen
tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.
(2) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga
terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.
(3) Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit untuk
melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan spesialisasi
tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.
(4) Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal
dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau lebih.
(5) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.

Universitas Sumatera Utara

(6) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip dinamis
aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai tempat, sehingga
sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.
(7) Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif
dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis
tidak cukup dan lemah.
c.

Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing–

masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol sistem
terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung jawab sistem berada di
pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung
jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen dalam sebuah organisasi.Pada
sistem kombinasi ini, masing-masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip
dinamisnya di bawah control dari sistem terpusat.Arsip dinamis yang disimpan
pada masing-masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut
personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan.Pada sistem kombinasi,
tanggung jawab sistem berada di pundak menejer arsip dinamis atau petugas yang
secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis sebuah badan
korporasi(organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem control dan prosedur
operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh perusahaan
yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya.
Sistem kombinasi ini memiliki keuntungan sebagai berikut :
(1) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.
(2) Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip dinamis
yang hilang.

Universitas Sumatera Utara

(3) Menekan duplikasi arsip dinamis.
(4) Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang
lebih baik.
(5) Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi
dan pemusnahan.
(6) Adanya keyakinan menejemen di kalangan pengelola arsip dinamis.
Di segi lain sistem kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut :
(1) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama
sehingga menyulitkan penggunaannya.
(2) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada.
(3) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi dibawa ke
sistem kombinasi.
1.5.2.2 Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau
arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Penemuan
kembali arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat
penyimpanannya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung
dalam dokumen itu dapat ditemukan guna sesuatu tindakan pengambilan
keputusan yg dikutip dalam jurnal Penemuan kembali Arsip, Proyek P2KA
Depdikbud Tahun 1977/1978 Rayon Palembang.
Untuk menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat
dan tepat sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem

Universitas Sumatera Utara

penemuan kembali suatu dokumen atau arsip sangatlah erat hubungannya dengan
sistem penyimpanannya. Tanpa mengetahui sistem penyimpanannya maka
penemuan kembali sesuatu dokumen atau arsip akan mengalami kesulitan.
Menurut Soedjatmiko (2001:12),Dalam pola baru sistem kearsipan sarana
utama pencarian dokumen atau arsip adalah : indeks, kode dan petunjuk silang.
Dimana :
1. Indeks ialah kata tanggap (caption, catch word) yang dapat berupa nama
orang, nama badan atau organisasi, masalah (subject) dan nama tempat
(Negara, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan, desa jalan dan sebagainya)
2. Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf dengan
tanda-tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. Sesuai
dengan fungsi dan kegunaannya, kode harus sederhana, singkat, mudah
diingat, mudah ditulis, dapat ditulis/diketik
3. Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa
masalah, nama orang, nama badan atau organisasi dan nama tempat.
Petunjuk silang ini mengandung pengertian bahwa kata tangkap yang tidak
kita pergunakan menunjuk pada kata tangkap yang kita pergunakan atau
kata tangkap yang kita pergunakan menunjukkan hubungan dengan kata
tangkap yang juga kita pergunakan.
Saat ini semakin meningkat penggunaan computer otomatis (tata usaha
kantor) untuk penemuan kembali surat/file yang cepat dan tepat. Tetapi computer
pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik kalau informasi atau data yang
terdapat dalam file tidak tersusun dengan baik dan sistematis pula. Penemuan

Universitas Sumatera Utara

kembali secara manual harus baik/sistematis terlebih dahulu sehingga untuk
selanjutnya otomatisasi penemuan kembali surat/file.
Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi
memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas
atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu
dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada
pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem
pelacakan, menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco
(2006:120) dapat menggunakan dua sistem yakni :
a.

Sistem Hastawi ( Manual )
Sistem hastawi (manual) digunakan untuk mengendalikan dokumen yang

belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk
ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup :
1. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau
tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini
relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini dikarenakan
sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
2. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing – masing
dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau
menurut nomor yang digunakan.
3. Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen
itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka
sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy)

Universitas Sumatera Utara

yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan
berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.
4. Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut :
1.

Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya.

2.

Penggunaan barcode untuk melacak dokumen.

3.

Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara
terpusat atau terdesentralisasi.

4.

Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak
jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena
sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen
bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh seorang pemakai. Adapun
cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun
mengirim slip transfer berkas.

b.

Sistem Barcoding
Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan

dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertical pada
dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis barcoding,
setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik, dan untuk
membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca sandi balok
jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas
atau audit berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan
portable barcode reader yang dapat menandaii sandi balok pemakai atau

Universitas Sumatera Utara

lokasi,dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga
pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.
Dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi, sangat lazim terjadi
kehilangan berkas atau salah tempat dalam menempatkan suatu dokumen, hal ini
dikarenakan staf yang bertanggung jawab atas dokumen-dokumen sering kali
menyerahkan dokumen kepada orang lain tanpa mencatat pada buku peminjaman.
Untuk mengurangi tingkat kehilangan ini, perlu dilakukan pengelolaan dengan
sistem barcode karena dengan sistem ini, berkas akan dapat dilacak
keberadaannya. Keuntungan lain dari sistem ini, adalah dokumen yang diarsipkan
mudah untuk di-upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan
organisasi.
Diatas telah dibahas secara garis besar tentang sistem penyimpanan dan
temu balik secara manual. Dipihak lain juga telah dikemukakan kemungkinan
penerapan otomatisasi dibidang pengurusan surat. Otomatisasi dapat pula
diterapkan pada penyimpanan dan temu balik dokumen.Sistem penyimpanan dan
temu balik secara elektronik adalah merupakan penyimpanan dan temu balik
melalui bantuan computer.
Dengan menggunakan bantuan Komputerisasi akan diperoleh kemudahan
melalui Word Processing (WP) yang sering digunakan negara-negara maju karena
lebih menghemat waktu dalam sistem pemberkasan Namun tidak terlepas dari
sistem manual, untuk penyimpanan arsip elektronik digunakan sistem masalah,
pola klasifikasi dengan kodenya. Martono (1997:137), kemantapan klasifikasi
yang ada akan sangat membantu dalam penggunaan sistem computer.

Universitas Sumatera Utara

1.5.3 Efektivitas
1.5.3.1 Pengertian Efektifitas
Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektivitas dengan
efisiensi, namun sebenarnya keduanya memiliki makna yang berbeda. Efektivitas
adalah suatu kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris
yaitu “efektive” yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarab dan mujur.
Dari sederetan arti di atas, maka yang paling tepat adalah berhasil dengan baik.
Jika seseorang dapat berhasil dengan baik maka ia dapat dikatakan bekerja secara
efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai lima macam sumber usaha yaitu
pikiran, tenaga, waktu, uang, dan benda. Walaupun dalam gabungan yang berbeda
untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya setiap orang melakukan
kegiatan tertentu ingin memperoleh hasil yang maksimal.
Atmosoeprapto (2002 :139) menyatakan Efektivitas adalah melakukan hal
yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar, atau
efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi adalah
bagaimana kita mencampur segala sumber daya secara cermat.
Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya
efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas
adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Efektivitas dalam kegiatan
organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang
menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Efektivitas merupakan
kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk
pencapaian tujuan yang ditetapkan. Selanjutnya menurut kamus Administrasi
perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek

Universitas Sumatera Utara

yang dikehendaki dalam suatu perbuatan. Sumaryadi (1997:151) berpendapat
dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut
dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Efektivitas umumnya
dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Dengan
demikian jelaslah bahwa efektifitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan
keberhasilan kerja yang diharapakan. Efektivitas kerja adalah penyelesaian
pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan, artinya pelaksanaan suatu tugas
ditandai baik atau tidak sangat tergantung pada penyelesaian tugas tersebut,
bagaimana cara melaksanakannya, dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu.
Selanjutnya Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, efektivitas berasal
dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu
perbuatan.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa
konsep tingkat efektivitas kerja menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai
melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan
dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber
yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk
melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan
dapat bermanfaat bagi lingkungan kerjanya

1.5.3.2 faktor-faktor mempengaruhi Efektivitas
Efek