KONTEKS MANAJEMEN PROYEK DAN TEKNOLOGI I
KONTEKS MANAJEMEN PROYEK DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Proyek bersifat sementara, dan memiliki tujuan untuk menciptakan sebuah produk baik barang maupun
jasa. Meskipun sementara, tapi anda tidak dapat menjalankan proyek tersebut secara tertutup. Oleh
karena itu sebuah proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas, dan manajer proyek
perlu mempertimbangkan proyek – proyek dalam konteks organisasi yang lebih besar.
Apa yang dimaksud pendekatan sistem?
Istilah sistem muncul pada tahun 1950-an. Saat itu sistem menggambarkan pendekatan holistic dan
analitis untuk memecahkan masalah kompleks yang termasuk mengunakan filososofi sistem, analisis
sistem, dan manajemen sistem.
Filosofi sistem adalah model keseluruhan untuk berfikir tentang hal – hal yang berkaitan dengan sistem.
Sistem itu sendiri adalah sekumpulan elemen yang saling berinteraksi di dalam sebuah lingkungan untuk
mencapai tujuan.
Analisa sistem adalah suatu kegiatan memeriksa suatu masalah untuk memunculkan sebuah solusi
alternatif untuk mengatasi masalah tersebut. Melakukan identifikasi dan evaluasi terkait dengan masalah,
peluang, kendala dan kebutuhan.
Menggunakan pendekatan sistem adalah penting bagi manajemen proyek untuk sukses. Seorang manajer
proyek harus memahami filosofi sistem, bagaimana sebuah proyek berhubungan dengan seluruh
organisasi. Mereka juga harus menggunakan analisa sistem untuk memenuhi kebutuhan dengan
pendekatan pemecahan masalah. Mereka juga harus menggunakan manajemen sistem untuk
mengidentifikasikan bisnis utama, teknologi dan masalah organisasi terkait dengan setiap proyek dalam
rangka untuk mengidentifikasi dan memenuhi stakeholder, serta melakukan yang terbaik untuk seluruh
organisasi.
Sebuah kasus, terdapat seorang Kepala IT bernama Tom dalam sebuah sekolah tinggi, ia merencanakan
pembuatan proyek untuk seluruh siswanya agar menggunakan tablet/laptop untuk kegiatan belajar. Jadi
seorang guru hanya tinggal menyediakan materi melalui tablet, begitupun tugas – tugas di kumpulkan dan
dikirimkan melalui tablet. Gagasan ini dipublikasikan Tom kepada seluruh guru dan staf melalui email.
Namun sayangnya ide Tom ini mendapat respon negative. Ternyata ide tersebut tidak cocok jika
diterapkan di sekolah tinggi tersebut. Karena banyak guru yang tidak memiliki waktu luang untuk
membaca dan menulis mater di tablet. Apalagi jika pada saat awal semester dan libura musim gugur.
Kesalahan Tom disebabkan karena ia tidak mempertimbangkan stakeholder yang ada, dia terlalu tertutup
dalam merencanakan dan mengembangkan proyeknya tersebut.
Three-Sphere Model untuk Manajemen Sistem
Banyak bisnis IT organisasi yang memahami konsep sistem dan melakukan analisis sistem. Namun mereka
sering mengabaikan topic manajemen sistem. Tiga bidang sederhana yaitu manajemen sistem bisnis,
organisasi, dan teknologi memiliki dampak besar dalam mengelola suatu proyek dan menentukan
kesuksesan suatu proyek. Ketiga bidang tersebut memiliki efek dalam memenuhi kebutuhan dan
kepentingan seluruh sistem dan organisasi.
Terkadang manajer dibingungkan dengan berbagai masalah isu yang dapat mengahambat berjalannya
proyek, baik itu politik, social, ataupun financial. Satu dari beberapa pertanyaan yang sering diterima oleh
a ajer, Apakah perusahaa perlu e beli software baru u tuk e i gkatka ki erja proyek? .
Menggunakan pendekatan yang lebih holistic akan membantu manajer proyek untuk mengintegrasikan
masalah organisasi bisnis dan perencanaan mereka. Hal ini juga membantu mereka untuk melihat proyek
sebagai rangkaian tahapan yang saling terkait. Jika anda dapat melakukan hal tersebut maka anda dapat
menyelesaikan proyek anda jauh lebih baik.
Memahami Organisasi
Seorang manajer proyek harus dapat memahami secara luas konteks dari organisasi yang lebih besar.
Masalah yang terjadi dalam organisasi sering menghambat berjalannya proyek. Misal sebagian orang
percaya bahwa sebagian besar proyek gagal karena masalah politik organisasi. Manajer proyek sering lalai
dalam memperhatikan stakeholder yang terlibat dalam proyek, terutama yang menentang proyek.
Manajer proyek juga sering tidak memperhatikan konteks politik dan budaya organisasi. Maka dari itu,
penting bagi manajer proyek untuk memahami kondisi organisasi saat menjalankan sebuah proyek.
The four frames of Organizations
Gambar diatas menunjukkan kerangka organisasi dari sudut pandang yang berbeda.
Structural frame: bagaimana sebuah organisasi dapat tersetruktur (biasanya digambarkan dengan badan
struktur organisasi) dan fokus pada peran masing – masing yang berbeda dan tanggung jawab untuk
memenuhi tujuan organisasi serta kebijakan yang ditentukan oleh top manajemen. Kerangka sangat
rasional dan berfokus pada koordinasi dan kontro.
Human resources frame: fokus untuk memproduksi sumberdaya manusia yang dibutuhkan organisasi.
Menciptakan keselarasan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan individu.
Politic frame: membahas politik organisasi dan pribadi. Politik di organisasi yang sering terjadi yaitu
perebutan kekuasaan dan kepemimpinan antar individu atau kelompok dalam sebuah organisasi.
Organisasi tidak sedikit yang terdiri dari beberapa individu dan kelompok yang saling berkoalisi untuk
meraih kepentingan sendiri. Jika dalam organisasi tersebut terjadi isu konflik maka akan sangat berbahaya
bagi sentral organisasi itu sendiri.
Symbolic frame: fokus pada symbol dan makna. Symbolic frame juga ada kaitannya dengan budaya
organisasi. Bagaimana orang – orang berpakaian? Berapa jam mereka bekerja? Bagaimana mereka
menjalankan rapat? Banyak proyek TI internasional dan mencangkup stakeholder dari berbagai budaya.
Memahami budaya mereka juga bagian pentung dari symbolic frame ini.
Manajer proyek harus belajar untuk menguasai 4 frame tersebut. Untuk selanjutnya akan dibahas tentang
bagian pada struktur organisasi, budaya organisasi, manajemen stakeholder, dan kebutuhan untuk
komitmen top manajemen untuk memberi informasi tambahan terkait dengan frame structural dan
politik.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi secara umum diklasifikasikan menjadi tiga jenis diantaranya struktur organisasi
fungsional, proyek, dan matriks.
Struktur organisasi fungsional adalah sebuah hirarki atau kebanyakan orang menyebutnya bagan
organisasi. Biasanya terdiri dari manajer, teknisi, manufakrut, IT support, dll. Staf mereka memiliki
keterampilan khusus dalam disiplin ilmu masing – masing. Misal jika di Sekolah, guru matematika akan
mengajar pelajaran matematika, guru biologi akan mengajar pelajaran biologi, dsb.
Struktur organisasi proyek berbentuk hirarki, tapi bukan manajer fungsional atau wakil presiden
melaporkan kepada CEO, tapi staf mereka memiliki berbagai ketrampilan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek – proyek dalam program mereka. Contoh perusahaan yang menggunakan struktur
organisai proyek adalah perusahaan konsultan, arsitektur, teknik, pertahanan. Perusahaan sejenis ini
sering menyewa orang khusus untuk bekerja pada proyek – proyek tertentu.
Struktur organisasi matriks merupakan jalan tengah antara struktur fungsional dan proyek. Personil dalam
struktur ini sering melaporkan baik untuk manajer fungsional maupun satu atau lebih manajer proyek.
Misalnya personil IT di banyak perusahaan sering membagi waktu mereka antara dua atau lebih proyek,
tetapi mereka tetap melaporkan kepada manajer mereka di department IT. Manajer proyek dalam
organisasi matriks memiliki staf dari berbagai bidang fungsional bekerja pada proyek-proyek mereka,
seperti yang ditunjukkan pada gambar diatas. Struktur organisasi matriks dapat menjadi kuat, lemah, atau
seimbang, berdasarkan jumlah kontrol yang diberikan oleh manajer proyek. Masalah dapat terjadi jika
anggota tim proyek yang ditugaskan untuk beberapa proyek dalam struktur matriks dan manajer proyek
tidak memiliki kontrol yang memadai dari waktu mereka.
Budaya Organisasi
Sama halnya seperti struktur organisasi, sebuah budaya organisasi juga memperngaruhi keberhasilan
dalam mengelola proyek. Budaya organisasi adalah seperangkat asumsi bersama, nilai – nilai, dan perilaku
yang menjadi ciri suatu organisasi. Ini juga mencangkup unsur – unsur keempat frame yang dijelaskan
sebelumnya. Organisasi yang sama dapat memiliki sub-kultur yang berbeda.
Menurut Stephen P. Robbins dan Timothy Hakim, penulis buku teks populer di perilaku organisasi, ada 10
karakteristik budaya organisasi:
1. Member identity: Bagaimana seorang anggota organisasi atau karyawan mengidentifikasikan
dirinya kepada organisasi atau perusahaan tersebut, seberapa loyalitas kah mereka, atau bahkan
sebaliknya.
2. Group emphasis: Sejauh mana kegiatan kerja organisasi atau tim diorganisir, bukan individu.
Budaya organisasi menekankan kerja tim yang terbaik untuk mengelola proyek.
3. People Focus : Sejauh mana keputusan manajemen mempertimbangkan efek pada orang-orang
dalam organisasi. Seorang manajer proyek mungkin memberikan tugas kepada orang-orang
tertentu tanpa mempertimbangkan kebutuhan masing-masing, atau manajer proyek mungkin
tahu setiap orang fokus pada kebutuhan individu ketika menetapkan pekerjaan atau membuat
keputusan lainnya. Manajer proyek yang baik sering menyeimbangkan kebutuhan individu dan
organisasi.
4. Unit integration: Tingkat dimana unit atau departemen dalam sebuah organisasi didorong untuk
saling berkoordinasi. Kebanyakan manajer proyek berusaha untuk membuat integrasi unit yang
kuat untuk mendukung kesuksesan produk, layanan, atau hasil. Budaya organisasi dengan
integrasi unit yang kuat membuat pekerjaan manajer proyek lebih mudah.
5. Control: Tingkat dimana aturan, kebijakan, dan pengawasan langsung digunakan untuk
mengawasi dan mengontrol perilaku karyawan. Manajer proyek yang berpengalaman
menyeimbangkan tingkat kontrol untuk mendapatkan hasil proyek yang baik.
6. Risk tolerance: Tingkat dimana karyawan didorong untuk agresif, inovatif, dan kritis terhadap
risiko. Budaya organisasi dengan toleransi risiko yang lebih tinggi memberikan efek baik untuk
manajemen proyek karena proyek sering melibatkan teknologi baru, ide-ide, dan proses.
7. Reward criteria: Tingkat dimana imbalan, seperti promosi dan kenaikan gaji, dialokasikan menurut
kinerja karyawan daripada senioritas, favoritisme, atau faktor nonperformance lainnya. Manajer
proyek dan tim yang baik sering memberi imbalan didasarkan sebagian besar pada kinerja.
8. Conflict tolerance: Tingkat dimana karyawan didorong untuk menyelesaikan konflik dan kritik
secara terbuka. Hal ini sangat penting bagi semua pemangku kepentingan proyek untuk memiliki
komunikasi yang baik, sehingga yang terbaik adalah untuk bekerja di sebuah organisasi di mana
orang merasa nyaman mendiskusikan konflik secara terbuka.
9. Means-ends orientation: Sejauh mana manajemen berfokus pada hasil bukan pada teknik dan
proses yang digunakan untuk mencapai hasil. Sebuah organisasi dengan pendekatan yang
seimbang di area ini sering memberi dampak yang baik untuk pekerjaan proyek.
10. Open-systems focus: Tingkat dimana monitor organisasi dan merespon perubahan dalam
lingkungan eksternal. Seperti yang Anda pelajari di awal bab ini, proyek ini merupakan bagian dari
lingkungan organisasi yang lebih besar, sehingga yang hal terbaik adalah untuk memiliki Sistem
keterbukaan yang kuat.
Stakeholder Management
Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat dan berpengaruh dalam kegiatan proyek. Terdapat dua
stakeholder yaitu internal dan eksternal. Stakeholder proyek internal umumnya termasuk sponsor proyek,
tim proyek, staf pendukung, dan pelanggan internal untuk proyek tersebut. Stakeholder internal lainnya
termasuk manajemen puncak, manajer fungsional lainnya, dan manajer proyek lainnya. Karena organisasi
memiliki sumber daya yang terbatas, proyek mempengaruhi manajemen puncak, manajer fungsional
lainnya, dan manajer proyek lainnya dengan menggunakan sumber daya. Jadi, sementara para
stakeholder internal tambahan mungkin tidak terlibat langsung dalam proyek, mereka masih stakeholder
karena proyek mempengaruhi mereka dalam beberapa cara.
Stakeholder proyek eksternal termasuk pelanggan proyek (jika mereka luar organisasi), pesaing, pemasok,
dan kelompok eksternal lainnya yang berpotensi terlibat dalam proyek atau terpengaruh oleh itu, seperti
pejabat pemerintah atau warga negara yang bersangkutan. Karena tujuan manajemen proyek adalah
untuk memenuhi persyaratan proyek dan memuaskan stakeholder, sangat penting bahwa manajer proyek
mengambil waktu yang cukup untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan
semua stakeholder proyek.
Dengan menggunakan 4 kerangka organisasi diatas akan dapat membantu anda untuk berfikir tentang
stakeholder proyek dalam memenuhi kebutuhan mereka.
Pentingnya Komitmen Top Manajemen
Orang – orang yang berada di manajamen puncak adalah kunci kesuksesan sebuah proyek. Sebuah faktor
yang sangat penting dalam membantu manajer proyek berhasil memimpin proyek adalah tingkat
komitmen dan dukungan yang mereka terima dari manajemen puncak. Tanpa komitmen ini, banyak
proyek akan gagal. Beberapa proyek memiliki manajer senior yang disebut juara yang bertindak sebagai
pendukung utama untuk sebuah proyek.
Beberapa penelitian menyebutkan dukungan eksekutif sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan
hampir semua keberhasilan proyek. Komitmen manajemen puncak sangat penting untuk manajer proyek
untuk alasan berikut:
Manajer proyek membutuhkan sumber daya yang memadai. Cara terbaik untuk sukses dalam
proyek adalah untuk menahan uang yang diperlukan, sumber daya manusia, dan visibilitas. Jika
manajer proyek memiliki komitmen manajemen puncak, mereka juga akan memiliki sumber daya
yang memadai dan tidak terganggu oleh peristiwa yang tidak mempengaruhi proyek-proyek
khusus mereka.
Proyek manajer sering membutuhkan persetujuan untuk kebutuhan proyek yang unik pada waktu
yang tepat. Sebagai contoh, pada proyek-proyek TI besar, manajemen puncak harus memahami
bahwa masalah tak terduga mungkin timbul dari sifat produk yang dikembangkan dan
keterampilan khusus dari orang-orang di tim proyek. Tim mungkin perlu hardware tambahan dan
software setengah jalan melalui proyek untuk pengujian yang tepat, atau manajer proyek
mungkin perlu untuk menawarkan gaji khusus dan manfaat untuk menarik dan mempertahankan
kunci personel dalam proyek. Dengan komitmen manajemen puncak, manajer proyek dapat
memenuhi kebutuhan ini.
Manajer proyek harus memiliki kerjasama dari orang-orang di bagian lain dari organisasi. Karena
sebagian besar proyek TI melintasi area fungsional, manajemen puncak harus membantu manajer
proyek dengan isu-isu politik yang sering muncul. Jika manajer fungsional tertentu tidak
menanggapi permintaan proyek manajer untuk informasi yang diperlukan, manajemen puncak
harus turun tangan untuk mendorong manajer fungsional untuk bekerja sama.
Manajer proyek sering membutuhkan seseorang untuk membimbing dan melatih mereka tentang
isu-isu kepemimpinan. Banyak manajer proyek TI berasal dari posisi teknis dan tidak
berpengalaman sebagai manajer. Manajer senior harus meluangkan waktu untuk memberikan
saran tentang bagaimana menjadi pemimpin yang baik. Mereka harus mendorong manajer
proyek baru untuk mengambil kelas untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan dan
mengalokasikan
waktu
dan
dana
bagi
manajer
untuk
melakukannya.
Kebutuhan untuk Komitmen Organisasi kepada Teknologi Informasi
Faktor lain yang mempengaruhi keberhasilan proyek TI adalah komitmen organisasi untuk IT pada
umumnya. Hal ini sangat sulit bagi sebuah proyek TI untuk sukses jika organisasi itu sendiri
tidak menghargai IT. Banyak perusahaan telah menyadari bahwa TI merupakan bagian integral bisnis
mereka dan telah menciptakan seorang wakil presiden atau posisi setara untuk kepala IT, sering
disebut Chief Information Officer (CIO).
Beberapa perusahaan menetapkan orang-orang dari daerah non-IT untuk bekerja pada proyek proyek
besar penuh waktu dan meningkatkan keterlibatan dari pengguna akhir dari sistem. Beberapa CEO
bahkan mengambil peran kepemimpinan yang kuat dalam mempromosikan penggunaan TI dalam
organisasi mereka.
Kebutuhan Standar Organisasi
Masalah lain di kebanyakan organisasi adalah kurangnya standar atau pedoman untuk mengikuti
ketika melakukan manajemen proyek. Manajemen puncak harus mendukung pengembangan
standar-standar dan pedoman, dan mendorong atau bahkan menegakkan penggunaannya. Sebagai
contoh, sebuah organisasi mungkin memerlukan semua informasi proyek potensial untuk dilaporkan
dalam format standar untuk membuat keputusan manajemen portofolio proyek. Jika seorang
manajer proyek tidak menyerahkan proyek potensial dalam format yang tepat, bisa ditolak.
Tahapan Proyek dan Siklus Hidup Proyek
Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari fase proyek. Secara umum, siklus hidup proyek
mendefinisikan apa pekerjaan yang akan dilakukan di setiap tahap, kiriman apa dan kapan akan
diproduksi, yang terlibat dalam setiap fase, dan bagaimana manajemen akan mengontrol dan
menyetujui karya yang dihasilkan di setiap tahap. Sebuah penyampaian adalah produk atau layanan,
seperti laporan teknis, sesi pelatihan, hardware, atau segmen kode software, diproduksi atau
disediakan sebagai bagian dari proyek.
Dalam fase awal dari siklus hidup proyek, kebutuhan sumber daya biasanya terendah dan tingkat
ketidakpastian tertinggi. stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk mempengaruhi
karakteristik akhir dari produk proyek, jasa, atau hasil selama fase awal dari siklus hidup proyek. Hal
ini jauh lebih mahal untuk membuat perubahan besar untuk proyek selama fase terakhir. Selama fase
tengah siklus hidup proyek, kepastian menyelesaikan proyek membaik karena terus, dan informasi
lebih yang diketahui tentang persyaratan proyek dan tujuan. Juga, lebih banyak sumber daya biasanya
dibutuhkan daripada selama fase awal atau akhir. Tahap akhir dari proyek berfokus pada memastikan
bahwa kebutuhan proyek bertemu dan sponsor proyek menyetujui penyelesaian proyek.
Gambar diatas menyediakan kerangka kerja ringkasan untuk fase umum tradisional siklus hidup
proyek. Pada tahap konsep proyek, manajer biasanya mengembangkan beberapa jenis dari kasus
bisnis, yang menggambarkan kebutuhan untuk proyek dan konsep yang mendasar. Perkiraan biaya
awal atau kasar dikembangkan di tahap pertama ini, dan gambaran pekerjaan yang diperlukan dibuat.
Sebuah struktur rincian kerja (WBS) menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan aktivitas
kerja ke dalam berbagai tingkat tugas. WBS merupakan dokumen deliverable oriented yang
mendefinisikan ruang lingkup total proyek.
Setelah tahap konsep selesai, proyek berikutnya fase pengembangan-dimulai. Pada tahap
pengembangan, tim proyek menciptakan manajemen proyek yang lebih rinci rencana, perkiraan biaya
yang lebih akurat, dan WBS lebih menyeluruh.
Tahap ketiga dari siklus hidup proyek tradisional adalah implementasi. Pada fase ini, tim proyek
menciptakan perkiraan biaya definitif atau sangat akurat, memberikan pekerjaan yang diperlukan,
dan memberikan laporan kinerja kepada stakeholder.
Tahap terakhir dari siklus hidup proyek tradisional adalah fase close-out. Di dalamnya, semua
pekerjaan selesai, dan pelanggan harus menerima seluruh proyek. Tim proyek harus
mendokumentasikan pengalaman pada proyek dalam laporan pelajaran-belajar.
Product Life Cycle
Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) adalah suatu kerangka kerja untuk menggambarkan fase
mengembangkan sistem informasi. Beberapa model populer dari SDLC termasuk Waterfall
Model, Spiral Modal, incremental Model, Prototyping Model, dan Rapid Application Development
(RAD) Model. Berikut adalah penjelasan singkat dari beberapa model SDLC prediksi:
Waterfall Model: Segala kebutuhan harus ditetapkan diawal secara lengkap. Jika terjadi
perubahan maka harus mengulang dari awal. Maka dari itu model ini cocok untuk proyek yang
berskala besar.
Spiral Model: Model ini adalah perkembangan dar model waterfall. Cocok untuk proyek yang
membutuhkan banyak revisi. Model ini bersifat terbuka.
Prototyping Model: Model ini bertujuan untuk lebih memperjelas kebutuhan pengguna
secara operasional. Pengembangan model ini menghasilkan persyaratan fungsional dan
spesifikasi desain fisik secara bersamaan.
The RAD Model: Seperti halnya prototype, namun model ini membutuhkan keterlibatan
pengguna untuk membantu menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengormbankan
kualitas.
Pentingnya Tahapan Proyek dan Management Reviews
Karena banyaknya produk IT dan produk lainnya yang mereka hasilkan, maka penting untuk meluangkan
waktu untuk meninjau status proyek pada setiap tahap. Sebuah proyek harus berhasil melewati setiap
tahap sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya. Proyek – proyek ini termasuk salah satu bagian penting
dalam sebuah organisasi. Maka penting bagi manajemen puncak untuk dapat memastikan bahwa proyek
tersebut harus sesuai dengan kebutuhan lain dari organisasi.
Konteks dalam Proyek Teknologi Informasi
Sifat Proyek IT tidak seperti proyek di banyak industri lain, proyek TI bisa sangat beragam. Beberapa
melibatkan sejumlah kecil orang menginstal off-the-rak perangkat keras dan perangkat lunak terkait.
Lainnya melibatkan ratusan orang menganalisis proses bisnis beberapa organisasi dan kemudian
mengembangkan perangkat lunak baru dalam upaya kolaborasi dengan pengguna untuk memenuhi
kebutuhan bisnis. Bahkan untuk proyek hardware berorientasi kecil, yang terdiri dari beragam jenis
hardware bisa komputer pribadi, komputer mainframe, peralatan jaringan, kios, laptop, tablet, atau
smartphone, dll.
Karena keragaman proyek IT dan kebaruan lapangan, penting untuk mengembangkan dan mengikuti
praktik terbaik dalam mengelola proyek-proyek yang bervariasi. Dengan cara itu, manajer proyek IT akan
gambaran awal secara umum dan memahami metode setiap proyek.
Karakteristik Tim TI dalam Sebuah Proyek
Orang – orang yang berada dalam tim proyek TI ini berasal dari latar belakang yang berbeda – beda.
Kebanyakan dari mereka berasal dari sekolah perdagangan, akademi, dan universitas yang tidak
menawarkan gelar dalam teknologi komputer, ilmu komputer, sistem informasi manajemen, atau bidang
TI lainnya sampai tahun 1970-an. Beberapa proyek IT memerlukan keterampilan orang hanya dalam
beberapa fungsi pekerjaan sebelumnya tercatat, tetapi beberapa memerlukan masukan dari banyak atau
semua dari mereka. Kadang-kadang, profesional TI bergerak di antara fungsi pekerjaan tersebut, tetapi
lebih sering orang menjadi ahli teknis di satu daerah atau mereka memutuskan untuk pindah ke posisi
manajemen. Hal ini juga jarang spesialis teknis atau manajer proyek untuk tetap dengan perusahaan yang
sama untuk waktu yang lama, pada kenyataannya, banyak proyek IT termasuk sejumlah besar adalah
pekerja kontrak.
Dampak Keberagaman Teknologi
Banyak jabatan untuk profesional TI mencerminkan teknologi yang berbeda diperlukan untuk memegang
posisi tersebut. Sayangnya, spesialis hardware mungkin tidak mengerti bahasa analis basis data, dan
sebaliknya. spesialis keamanan mungkin memiliki waktu yang sulit berkomunikasi dengan analis bisnis.
Hal ini juga disayangkan bahwa orang-orang dalam fungsi pekerjaan TI yang sama sering tidak memahami
satu sama lain karena mereka menggunakan teknologi yang berbeda. Misalnya, seseorang dengan judul
programmer bisa sering menggunakan beberapa bahasa pemrograman yang berbeda. Namun, jika
programmer terbatas dalam kemampuan mereka untuk bekerja dalam berbagai bahasa, manajer proyek
mungkin merasa lebih sulit untuk membentuk dan memimpin tim proyek yang lebih fleksibel.
Tren Terbaru dapat Mempengaruhi Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Tantangan dan peluang tambahan yang dihadapi oleh manajer proyek TI dan tim mereka di era saat ini
memunculkan tren baru seperti peningkatan globalisasi, outsourcing, tim virtual, dan manajemen proyek
tangkas (Agile Project Management).
Peningkatan Globalisasi
Globalisasi telah mempengaruhi bidang IT. Meskipun perusahaan IT besar seperti Microsoft dan IBM
mulai di Amerika Serikat, banyak dari bisnis mereka yang bersifat global, perusahaan dan individu di
seluruh dunia memberikan kontribusi pada pertumbuhan teknologi informasi, dan bekerja dan
berkolaborasi pada berbagai proyek TI.
Hal ini penting bagi manajer proyek untuk mengatasi beberapa isu-isu kunci ketika bekerja pada proyekproyek global yang:
Komunikasi: Karena orang bekerja di zona waktu yang berbeda, berbicara yang berbeda
bahasa, memiliki latar belakang budaya yang berbeda, dan merayakan liburan yang berbeda,
adalah penting untuk mengatasi bagaimana orang akan berkomunikasi secara efisien dan
waktu yang tepat. Sebuah rencana manajemen komunikasi sangat penting.
Percaya: Kepercayaan adalah masalah penting bagi semua tim, terutama ketika mereka
tim global. Hal ini penting untuk mulai membangun kepercayaan segera dengan mengakui
dan menghormati perbedaan lain dan nilai yang mereka tambahkan ke proyek.
Praktek Kerja Umu: Sangat penting untuk menyelaraskan proses kerja dengan semua orang
sehingga mereka menjadi setuju dan nyaman. Proyek manajer harus memberikan waktu bagi tim
untuk mengembangkan praktek kerja umum tersebut. Menggunakan alat khusus, seperti yang
dijelaskan selanjutnya, dapat memfasilitasi proses ini.
Peralatan: IT memainkan peran penting dalam globalisasi, terutama dalam meningkatkan
komunikasi dan praktek kerja. Banyak orang menggunakan alat bantu gratis seperti Skype, Google
Docs,
atau media sosial untuk berkomunikasi. Banyak perangkat lunak manajemen proyek
termasuk komunikasi mereka sendiri dan fitur kolaborasi secara terpadu.
Setelah meneliti lebih dari 600 organisasi global, KPMG Internasional diringkas beberapa saran
untuk mengelola tim proyek global:
Mempekerjakan disiplin proyek yang lebih besar untuk proyek-proyek global; sebaliknya,
kelemahan dalam disiplin proyek tradisional dapat diperkuat oleh perbedaan geografis.
Berpikir global, namun bertindak secara lokal untuk menyelaraskan dan mengintegrasikan para
pemangku kepentingan di semua tingkat proyek.
Pertimbangkan kolaborasi lebih standardisasi untuk membantu menyeimbangkan tujuan dan
pendekatan proyek.
Jauhkan momentum untuk proyek-proyek, yang biasanya akan memiliki durasi yang panjang.
Pertimbangkan penggunaan yang lebih baru, mungkin lebih inovatif, alat dan teknologi.
OUTSOURCING
Beberapa organisasi tetap kompetitif dengan menggunakan outsourcing untuk keuntungan
mereka. Banyak organisasi telah menemukan cara untuk mengurangi biaya dengan outsourcing,
meskipun pada prakteknya bisa menyebabkan mereka menjadi tidak populer di negara asal
mereka.
Karena peningkatan penggunaan outsourcing untuk proyek TI, manajer proyek harus menjadi
lebih akrab dengan banyak global dan pengadaan masalah, termasuk bekerja dan mengelola tim
virtual.
Virtual Team
Sebuah tim virtual adalah sekelompok orang yang bekerja bersama-sama meskipun batas ruang
dan waktu dengan menggunakan teknologi komunikasi. Anggota tim mungkin semua bekerja
untuk perusahaan yang sama di negara yang sama, atau mereka mungkin termasuk karyawan
serta konsultan independen, pemasok, atau bahkan relawan memberikan keahlian mereka dari
seluruh dunia.
Keuntungan utama dari tim virtual meliputi:
Menurunkan biaya karena banyak pekerja virtual tidak memerlukan ruang kantor atau dukungan
di luar kantor rumah mereka.
Memberikan lebih keahlian dan fleksibilitas atau meningkatkan daya saing dan daya tanggap
dengan memiliki anggota tim di seluruh dunia bekerja setiap saat, siang atau malam hari.
Meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan bagi anggota tim dengan
menghilangkan jam kantor tetap dan kebutuhan untuk melakukan perjalanan ke tempat kerja.
Kekurangan dari tim virtual meliputi:
Anggota tim Mengisolasi yang tidak dapat menyesuaikan dengan baik untuk bekerja di virtual
lingkungan Hidup.
Meningkatkan potensi masalah komunikasi karena anggota tim tidak bisa menggunakan bahasa
tubuh atau komunikasi nonverbal lainnya untuk memahami sama lain dan membangun hubungan
dan kepercayaan.
Mengurangi kemampuan untuk anggota tim untuk jaringan dan mentransfer informasi informal.
Meningkatkan ketergantungan pada teknologi untuk menyelesaikan pekerjaan
Agile Project Management
Agile istilah yang digunakan selama beberapa tahun dalam komunitas pengembangan perangkat
lunak, dan baru-baru ini telah menjadi istilah populer dalam manajemen proyek. Berarti Agile
mampu bergerak dengan cepat dan mudah, tetapi beberapa manajer proyek, karena mereka telah
melihat itu digunakan, tidak memungkinkan orang untuk bekerja dengan cepat atau mudah. Proyek
pengembangan perangkat lunak awal sering digunakan pendekatan waterfall. Teknologi dan bisnis
menjadi lebih kompleks, pendekatan ini sering sulit untuk digunakan karena persyaratan yang tidak
diketahui atau terus berubah. Agile hari ini berarti menggunakan metode yang didasarkan pada
iteratif dan incremental pembangunan, di mana persyaratan dan solusi berkembang melalui
kolaborasi. Agile dapat digunakan untuk pengembangan perangkat lunak atau dalam lingkungan di
mana persyaratan tidak diketahui atau berubah dengan cepat. Dalam hal kendala tiga, pendekatan
agile menetapkan waktu dan tujuan biaya tetapi meninggalkan tujuan lingkup fleksibel sehingga
para sponsor proyek atau pemilik produk dapat memprioritaskan dan prioritas ulang pekerjaan
yang mereka inginkan dilakukan. Pendekatan tangkas masuk akal untuk beberapa proyek, tetapi
tidak semua untuk mereka.
Daftar Pustaka:
Schwalbe, Kathy. 2014. Information Technology Project Management (7th Edition). USA: Cengage
Proyek bersifat sementara, dan memiliki tujuan untuk menciptakan sebuah produk baik barang maupun
jasa. Meskipun sementara, tapi anda tidak dapat menjalankan proyek tersebut secara tertutup. Oleh
karena itu sebuah proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas, dan manajer proyek
perlu mempertimbangkan proyek – proyek dalam konteks organisasi yang lebih besar.
Apa yang dimaksud pendekatan sistem?
Istilah sistem muncul pada tahun 1950-an. Saat itu sistem menggambarkan pendekatan holistic dan
analitis untuk memecahkan masalah kompleks yang termasuk mengunakan filososofi sistem, analisis
sistem, dan manajemen sistem.
Filosofi sistem adalah model keseluruhan untuk berfikir tentang hal – hal yang berkaitan dengan sistem.
Sistem itu sendiri adalah sekumpulan elemen yang saling berinteraksi di dalam sebuah lingkungan untuk
mencapai tujuan.
Analisa sistem adalah suatu kegiatan memeriksa suatu masalah untuk memunculkan sebuah solusi
alternatif untuk mengatasi masalah tersebut. Melakukan identifikasi dan evaluasi terkait dengan masalah,
peluang, kendala dan kebutuhan.
Menggunakan pendekatan sistem adalah penting bagi manajemen proyek untuk sukses. Seorang manajer
proyek harus memahami filosofi sistem, bagaimana sebuah proyek berhubungan dengan seluruh
organisasi. Mereka juga harus menggunakan analisa sistem untuk memenuhi kebutuhan dengan
pendekatan pemecahan masalah. Mereka juga harus menggunakan manajemen sistem untuk
mengidentifikasikan bisnis utama, teknologi dan masalah organisasi terkait dengan setiap proyek dalam
rangka untuk mengidentifikasi dan memenuhi stakeholder, serta melakukan yang terbaik untuk seluruh
organisasi.
Sebuah kasus, terdapat seorang Kepala IT bernama Tom dalam sebuah sekolah tinggi, ia merencanakan
pembuatan proyek untuk seluruh siswanya agar menggunakan tablet/laptop untuk kegiatan belajar. Jadi
seorang guru hanya tinggal menyediakan materi melalui tablet, begitupun tugas – tugas di kumpulkan dan
dikirimkan melalui tablet. Gagasan ini dipublikasikan Tom kepada seluruh guru dan staf melalui email.
Namun sayangnya ide Tom ini mendapat respon negative. Ternyata ide tersebut tidak cocok jika
diterapkan di sekolah tinggi tersebut. Karena banyak guru yang tidak memiliki waktu luang untuk
membaca dan menulis mater di tablet. Apalagi jika pada saat awal semester dan libura musim gugur.
Kesalahan Tom disebabkan karena ia tidak mempertimbangkan stakeholder yang ada, dia terlalu tertutup
dalam merencanakan dan mengembangkan proyeknya tersebut.
Three-Sphere Model untuk Manajemen Sistem
Banyak bisnis IT organisasi yang memahami konsep sistem dan melakukan analisis sistem. Namun mereka
sering mengabaikan topic manajemen sistem. Tiga bidang sederhana yaitu manajemen sistem bisnis,
organisasi, dan teknologi memiliki dampak besar dalam mengelola suatu proyek dan menentukan
kesuksesan suatu proyek. Ketiga bidang tersebut memiliki efek dalam memenuhi kebutuhan dan
kepentingan seluruh sistem dan organisasi.
Terkadang manajer dibingungkan dengan berbagai masalah isu yang dapat mengahambat berjalannya
proyek, baik itu politik, social, ataupun financial. Satu dari beberapa pertanyaan yang sering diterima oleh
a ajer, Apakah perusahaa perlu e beli software baru u tuk e i gkatka ki erja proyek? .
Menggunakan pendekatan yang lebih holistic akan membantu manajer proyek untuk mengintegrasikan
masalah organisasi bisnis dan perencanaan mereka. Hal ini juga membantu mereka untuk melihat proyek
sebagai rangkaian tahapan yang saling terkait. Jika anda dapat melakukan hal tersebut maka anda dapat
menyelesaikan proyek anda jauh lebih baik.
Memahami Organisasi
Seorang manajer proyek harus dapat memahami secara luas konteks dari organisasi yang lebih besar.
Masalah yang terjadi dalam organisasi sering menghambat berjalannya proyek. Misal sebagian orang
percaya bahwa sebagian besar proyek gagal karena masalah politik organisasi. Manajer proyek sering lalai
dalam memperhatikan stakeholder yang terlibat dalam proyek, terutama yang menentang proyek.
Manajer proyek juga sering tidak memperhatikan konteks politik dan budaya organisasi. Maka dari itu,
penting bagi manajer proyek untuk memahami kondisi organisasi saat menjalankan sebuah proyek.
The four frames of Organizations
Gambar diatas menunjukkan kerangka organisasi dari sudut pandang yang berbeda.
Structural frame: bagaimana sebuah organisasi dapat tersetruktur (biasanya digambarkan dengan badan
struktur organisasi) dan fokus pada peran masing – masing yang berbeda dan tanggung jawab untuk
memenuhi tujuan organisasi serta kebijakan yang ditentukan oleh top manajemen. Kerangka sangat
rasional dan berfokus pada koordinasi dan kontro.
Human resources frame: fokus untuk memproduksi sumberdaya manusia yang dibutuhkan organisasi.
Menciptakan keselarasan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan individu.
Politic frame: membahas politik organisasi dan pribadi. Politik di organisasi yang sering terjadi yaitu
perebutan kekuasaan dan kepemimpinan antar individu atau kelompok dalam sebuah organisasi.
Organisasi tidak sedikit yang terdiri dari beberapa individu dan kelompok yang saling berkoalisi untuk
meraih kepentingan sendiri. Jika dalam organisasi tersebut terjadi isu konflik maka akan sangat berbahaya
bagi sentral organisasi itu sendiri.
Symbolic frame: fokus pada symbol dan makna. Symbolic frame juga ada kaitannya dengan budaya
organisasi. Bagaimana orang – orang berpakaian? Berapa jam mereka bekerja? Bagaimana mereka
menjalankan rapat? Banyak proyek TI internasional dan mencangkup stakeholder dari berbagai budaya.
Memahami budaya mereka juga bagian pentung dari symbolic frame ini.
Manajer proyek harus belajar untuk menguasai 4 frame tersebut. Untuk selanjutnya akan dibahas tentang
bagian pada struktur organisasi, budaya organisasi, manajemen stakeholder, dan kebutuhan untuk
komitmen top manajemen untuk memberi informasi tambahan terkait dengan frame structural dan
politik.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi secara umum diklasifikasikan menjadi tiga jenis diantaranya struktur organisasi
fungsional, proyek, dan matriks.
Struktur organisasi fungsional adalah sebuah hirarki atau kebanyakan orang menyebutnya bagan
organisasi. Biasanya terdiri dari manajer, teknisi, manufakrut, IT support, dll. Staf mereka memiliki
keterampilan khusus dalam disiplin ilmu masing – masing. Misal jika di Sekolah, guru matematika akan
mengajar pelajaran matematika, guru biologi akan mengajar pelajaran biologi, dsb.
Struktur organisasi proyek berbentuk hirarki, tapi bukan manajer fungsional atau wakil presiden
melaporkan kepada CEO, tapi staf mereka memiliki berbagai ketrampilan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek – proyek dalam program mereka. Contoh perusahaan yang menggunakan struktur
organisai proyek adalah perusahaan konsultan, arsitektur, teknik, pertahanan. Perusahaan sejenis ini
sering menyewa orang khusus untuk bekerja pada proyek – proyek tertentu.
Struktur organisasi matriks merupakan jalan tengah antara struktur fungsional dan proyek. Personil dalam
struktur ini sering melaporkan baik untuk manajer fungsional maupun satu atau lebih manajer proyek.
Misalnya personil IT di banyak perusahaan sering membagi waktu mereka antara dua atau lebih proyek,
tetapi mereka tetap melaporkan kepada manajer mereka di department IT. Manajer proyek dalam
organisasi matriks memiliki staf dari berbagai bidang fungsional bekerja pada proyek-proyek mereka,
seperti yang ditunjukkan pada gambar diatas. Struktur organisasi matriks dapat menjadi kuat, lemah, atau
seimbang, berdasarkan jumlah kontrol yang diberikan oleh manajer proyek. Masalah dapat terjadi jika
anggota tim proyek yang ditugaskan untuk beberapa proyek dalam struktur matriks dan manajer proyek
tidak memiliki kontrol yang memadai dari waktu mereka.
Budaya Organisasi
Sama halnya seperti struktur organisasi, sebuah budaya organisasi juga memperngaruhi keberhasilan
dalam mengelola proyek. Budaya organisasi adalah seperangkat asumsi bersama, nilai – nilai, dan perilaku
yang menjadi ciri suatu organisasi. Ini juga mencangkup unsur – unsur keempat frame yang dijelaskan
sebelumnya. Organisasi yang sama dapat memiliki sub-kultur yang berbeda.
Menurut Stephen P. Robbins dan Timothy Hakim, penulis buku teks populer di perilaku organisasi, ada 10
karakteristik budaya organisasi:
1. Member identity: Bagaimana seorang anggota organisasi atau karyawan mengidentifikasikan
dirinya kepada organisasi atau perusahaan tersebut, seberapa loyalitas kah mereka, atau bahkan
sebaliknya.
2. Group emphasis: Sejauh mana kegiatan kerja organisasi atau tim diorganisir, bukan individu.
Budaya organisasi menekankan kerja tim yang terbaik untuk mengelola proyek.
3. People Focus : Sejauh mana keputusan manajemen mempertimbangkan efek pada orang-orang
dalam organisasi. Seorang manajer proyek mungkin memberikan tugas kepada orang-orang
tertentu tanpa mempertimbangkan kebutuhan masing-masing, atau manajer proyek mungkin
tahu setiap orang fokus pada kebutuhan individu ketika menetapkan pekerjaan atau membuat
keputusan lainnya. Manajer proyek yang baik sering menyeimbangkan kebutuhan individu dan
organisasi.
4. Unit integration: Tingkat dimana unit atau departemen dalam sebuah organisasi didorong untuk
saling berkoordinasi. Kebanyakan manajer proyek berusaha untuk membuat integrasi unit yang
kuat untuk mendukung kesuksesan produk, layanan, atau hasil. Budaya organisasi dengan
integrasi unit yang kuat membuat pekerjaan manajer proyek lebih mudah.
5. Control: Tingkat dimana aturan, kebijakan, dan pengawasan langsung digunakan untuk
mengawasi dan mengontrol perilaku karyawan. Manajer proyek yang berpengalaman
menyeimbangkan tingkat kontrol untuk mendapatkan hasil proyek yang baik.
6. Risk tolerance: Tingkat dimana karyawan didorong untuk agresif, inovatif, dan kritis terhadap
risiko. Budaya organisasi dengan toleransi risiko yang lebih tinggi memberikan efek baik untuk
manajemen proyek karena proyek sering melibatkan teknologi baru, ide-ide, dan proses.
7. Reward criteria: Tingkat dimana imbalan, seperti promosi dan kenaikan gaji, dialokasikan menurut
kinerja karyawan daripada senioritas, favoritisme, atau faktor nonperformance lainnya. Manajer
proyek dan tim yang baik sering memberi imbalan didasarkan sebagian besar pada kinerja.
8. Conflict tolerance: Tingkat dimana karyawan didorong untuk menyelesaikan konflik dan kritik
secara terbuka. Hal ini sangat penting bagi semua pemangku kepentingan proyek untuk memiliki
komunikasi yang baik, sehingga yang terbaik adalah untuk bekerja di sebuah organisasi di mana
orang merasa nyaman mendiskusikan konflik secara terbuka.
9. Means-ends orientation: Sejauh mana manajemen berfokus pada hasil bukan pada teknik dan
proses yang digunakan untuk mencapai hasil. Sebuah organisasi dengan pendekatan yang
seimbang di area ini sering memberi dampak yang baik untuk pekerjaan proyek.
10. Open-systems focus: Tingkat dimana monitor organisasi dan merespon perubahan dalam
lingkungan eksternal. Seperti yang Anda pelajari di awal bab ini, proyek ini merupakan bagian dari
lingkungan organisasi yang lebih besar, sehingga yang hal terbaik adalah untuk memiliki Sistem
keterbukaan yang kuat.
Stakeholder Management
Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat dan berpengaruh dalam kegiatan proyek. Terdapat dua
stakeholder yaitu internal dan eksternal. Stakeholder proyek internal umumnya termasuk sponsor proyek,
tim proyek, staf pendukung, dan pelanggan internal untuk proyek tersebut. Stakeholder internal lainnya
termasuk manajemen puncak, manajer fungsional lainnya, dan manajer proyek lainnya. Karena organisasi
memiliki sumber daya yang terbatas, proyek mempengaruhi manajemen puncak, manajer fungsional
lainnya, dan manajer proyek lainnya dengan menggunakan sumber daya. Jadi, sementara para
stakeholder internal tambahan mungkin tidak terlibat langsung dalam proyek, mereka masih stakeholder
karena proyek mempengaruhi mereka dalam beberapa cara.
Stakeholder proyek eksternal termasuk pelanggan proyek (jika mereka luar organisasi), pesaing, pemasok,
dan kelompok eksternal lainnya yang berpotensi terlibat dalam proyek atau terpengaruh oleh itu, seperti
pejabat pemerintah atau warga negara yang bersangkutan. Karena tujuan manajemen proyek adalah
untuk memenuhi persyaratan proyek dan memuaskan stakeholder, sangat penting bahwa manajer proyek
mengambil waktu yang cukup untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan
semua stakeholder proyek.
Dengan menggunakan 4 kerangka organisasi diatas akan dapat membantu anda untuk berfikir tentang
stakeholder proyek dalam memenuhi kebutuhan mereka.
Pentingnya Komitmen Top Manajemen
Orang – orang yang berada di manajamen puncak adalah kunci kesuksesan sebuah proyek. Sebuah faktor
yang sangat penting dalam membantu manajer proyek berhasil memimpin proyek adalah tingkat
komitmen dan dukungan yang mereka terima dari manajemen puncak. Tanpa komitmen ini, banyak
proyek akan gagal. Beberapa proyek memiliki manajer senior yang disebut juara yang bertindak sebagai
pendukung utama untuk sebuah proyek.
Beberapa penelitian menyebutkan dukungan eksekutif sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan
hampir semua keberhasilan proyek. Komitmen manajemen puncak sangat penting untuk manajer proyek
untuk alasan berikut:
Manajer proyek membutuhkan sumber daya yang memadai. Cara terbaik untuk sukses dalam
proyek adalah untuk menahan uang yang diperlukan, sumber daya manusia, dan visibilitas. Jika
manajer proyek memiliki komitmen manajemen puncak, mereka juga akan memiliki sumber daya
yang memadai dan tidak terganggu oleh peristiwa yang tidak mempengaruhi proyek-proyek
khusus mereka.
Proyek manajer sering membutuhkan persetujuan untuk kebutuhan proyek yang unik pada waktu
yang tepat. Sebagai contoh, pada proyek-proyek TI besar, manajemen puncak harus memahami
bahwa masalah tak terduga mungkin timbul dari sifat produk yang dikembangkan dan
keterampilan khusus dari orang-orang di tim proyek. Tim mungkin perlu hardware tambahan dan
software setengah jalan melalui proyek untuk pengujian yang tepat, atau manajer proyek
mungkin perlu untuk menawarkan gaji khusus dan manfaat untuk menarik dan mempertahankan
kunci personel dalam proyek. Dengan komitmen manajemen puncak, manajer proyek dapat
memenuhi kebutuhan ini.
Manajer proyek harus memiliki kerjasama dari orang-orang di bagian lain dari organisasi. Karena
sebagian besar proyek TI melintasi area fungsional, manajemen puncak harus membantu manajer
proyek dengan isu-isu politik yang sering muncul. Jika manajer fungsional tertentu tidak
menanggapi permintaan proyek manajer untuk informasi yang diperlukan, manajemen puncak
harus turun tangan untuk mendorong manajer fungsional untuk bekerja sama.
Manajer proyek sering membutuhkan seseorang untuk membimbing dan melatih mereka tentang
isu-isu kepemimpinan. Banyak manajer proyek TI berasal dari posisi teknis dan tidak
berpengalaman sebagai manajer. Manajer senior harus meluangkan waktu untuk memberikan
saran tentang bagaimana menjadi pemimpin yang baik. Mereka harus mendorong manajer
proyek baru untuk mengambil kelas untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan dan
mengalokasikan
waktu
dan
dana
bagi
manajer
untuk
melakukannya.
Kebutuhan untuk Komitmen Organisasi kepada Teknologi Informasi
Faktor lain yang mempengaruhi keberhasilan proyek TI adalah komitmen organisasi untuk IT pada
umumnya. Hal ini sangat sulit bagi sebuah proyek TI untuk sukses jika organisasi itu sendiri
tidak menghargai IT. Banyak perusahaan telah menyadari bahwa TI merupakan bagian integral bisnis
mereka dan telah menciptakan seorang wakil presiden atau posisi setara untuk kepala IT, sering
disebut Chief Information Officer (CIO).
Beberapa perusahaan menetapkan orang-orang dari daerah non-IT untuk bekerja pada proyek proyek
besar penuh waktu dan meningkatkan keterlibatan dari pengguna akhir dari sistem. Beberapa CEO
bahkan mengambil peran kepemimpinan yang kuat dalam mempromosikan penggunaan TI dalam
organisasi mereka.
Kebutuhan Standar Organisasi
Masalah lain di kebanyakan organisasi adalah kurangnya standar atau pedoman untuk mengikuti
ketika melakukan manajemen proyek. Manajemen puncak harus mendukung pengembangan
standar-standar dan pedoman, dan mendorong atau bahkan menegakkan penggunaannya. Sebagai
contoh, sebuah organisasi mungkin memerlukan semua informasi proyek potensial untuk dilaporkan
dalam format standar untuk membuat keputusan manajemen portofolio proyek. Jika seorang
manajer proyek tidak menyerahkan proyek potensial dalam format yang tepat, bisa ditolak.
Tahapan Proyek dan Siklus Hidup Proyek
Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari fase proyek. Secara umum, siklus hidup proyek
mendefinisikan apa pekerjaan yang akan dilakukan di setiap tahap, kiriman apa dan kapan akan
diproduksi, yang terlibat dalam setiap fase, dan bagaimana manajemen akan mengontrol dan
menyetujui karya yang dihasilkan di setiap tahap. Sebuah penyampaian adalah produk atau layanan,
seperti laporan teknis, sesi pelatihan, hardware, atau segmen kode software, diproduksi atau
disediakan sebagai bagian dari proyek.
Dalam fase awal dari siklus hidup proyek, kebutuhan sumber daya biasanya terendah dan tingkat
ketidakpastian tertinggi. stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk mempengaruhi
karakteristik akhir dari produk proyek, jasa, atau hasil selama fase awal dari siklus hidup proyek. Hal
ini jauh lebih mahal untuk membuat perubahan besar untuk proyek selama fase terakhir. Selama fase
tengah siklus hidup proyek, kepastian menyelesaikan proyek membaik karena terus, dan informasi
lebih yang diketahui tentang persyaratan proyek dan tujuan. Juga, lebih banyak sumber daya biasanya
dibutuhkan daripada selama fase awal atau akhir. Tahap akhir dari proyek berfokus pada memastikan
bahwa kebutuhan proyek bertemu dan sponsor proyek menyetujui penyelesaian proyek.
Gambar diatas menyediakan kerangka kerja ringkasan untuk fase umum tradisional siklus hidup
proyek. Pada tahap konsep proyek, manajer biasanya mengembangkan beberapa jenis dari kasus
bisnis, yang menggambarkan kebutuhan untuk proyek dan konsep yang mendasar. Perkiraan biaya
awal atau kasar dikembangkan di tahap pertama ini, dan gambaran pekerjaan yang diperlukan dibuat.
Sebuah struktur rincian kerja (WBS) menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan aktivitas
kerja ke dalam berbagai tingkat tugas. WBS merupakan dokumen deliverable oriented yang
mendefinisikan ruang lingkup total proyek.
Setelah tahap konsep selesai, proyek berikutnya fase pengembangan-dimulai. Pada tahap
pengembangan, tim proyek menciptakan manajemen proyek yang lebih rinci rencana, perkiraan biaya
yang lebih akurat, dan WBS lebih menyeluruh.
Tahap ketiga dari siklus hidup proyek tradisional adalah implementasi. Pada fase ini, tim proyek
menciptakan perkiraan biaya definitif atau sangat akurat, memberikan pekerjaan yang diperlukan,
dan memberikan laporan kinerja kepada stakeholder.
Tahap terakhir dari siklus hidup proyek tradisional adalah fase close-out. Di dalamnya, semua
pekerjaan selesai, dan pelanggan harus menerima seluruh proyek. Tim proyek harus
mendokumentasikan pengalaman pada proyek dalam laporan pelajaran-belajar.
Product Life Cycle
Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) adalah suatu kerangka kerja untuk menggambarkan fase
mengembangkan sistem informasi. Beberapa model populer dari SDLC termasuk Waterfall
Model, Spiral Modal, incremental Model, Prototyping Model, dan Rapid Application Development
(RAD) Model. Berikut adalah penjelasan singkat dari beberapa model SDLC prediksi:
Waterfall Model: Segala kebutuhan harus ditetapkan diawal secara lengkap. Jika terjadi
perubahan maka harus mengulang dari awal. Maka dari itu model ini cocok untuk proyek yang
berskala besar.
Spiral Model: Model ini adalah perkembangan dar model waterfall. Cocok untuk proyek yang
membutuhkan banyak revisi. Model ini bersifat terbuka.
Prototyping Model: Model ini bertujuan untuk lebih memperjelas kebutuhan pengguna
secara operasional. Pengembangan model ini menghasilkan persyaratan fungsional dan
spesifikasi desain fisik secara bersamaan.
The RAD Model: Seperti halnya prototype, namun model ini membutuhkan keterlibatan
pengguna untuk membantu menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengormbankan
kualitas.
Pentingnya Tahapan Proyek dan Management Reviews
Karena banyaknya produk IT dan produk lainnya yang mereka hasilkan, maka penting untuk meluangkan
waktu untuk meninjau status proyek pada setiap tahap. Sebuah proyek harus berhasil melewati setiap
tahap sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya. Proyek – proyek ini termasuk salah satu bagian penting
dalam sebuah organisasi. Maka penting bagi manajemen puncak untuk dapat memastikan bahwa proyek
tersebut harus sesuai dengan kebutuhan lain dari organisasi.
Konteks dalam Proyek Teknologi Informasi
Sifat Proyek IT tidak seperti proyek di banyak industri lain, proyek TI bisa sangat beragam. Beberapa
melibatkan sejumlah kecil orang menginstal off-the-rak perangkat keras dan perangkat lunak terkait.
Lainnya melibatkan ratusan orang menganalisis proses bisnis beberapa organisasi dan kemudian
mengembangkan perangkat lunak baru dalam upaya kolaborasi dengan pengguna untuk memenuhi
kebutuhan bisnis. Bahkan untuk proyek hardware berorientasi kecil, yang terdiri dari beragam jenis
hardware bisa komputer pribadi, komputer mainframe, peralatan jaringan, kios, laptop, tablet, atau
smartphone, dll.
Karena keragaman proyek IT dan kebaruan lapangan, penting untuk mengembangkan dan mengikuti
praktik terbaik dalam mengelola proyek-proyek yang bervariasi. Dengan cara itu, manajer proyek IT akan
gambaran awal secara umum dan memahami metode setiap proyek.
Karakteristik Tim TI dalam Sebuah Proyek
Orang – orang yang berada dalam tim proyek TI ini berasal dari latar belakang yang berbeda – beda.
Kebanyakan dari mereka berasal dari sekolah perdagangan, akademi, dan universitas yang tidak
menawarkan gelar dalam teknologi komputer, ilmu komputer, sistem informasi manajemen, atau bidang
TI lainnya sampai tahun 1970-an. Beberapa proyek IT memerlukan keterampilan orang hanya dalam
beberapa fungsi pekerjaan sebelumnya tercatat, tetapi beberapa memerlukan masukan dari banyak atau
semua dari mereka. Kadang-kadang, profesional TI bergerak di antara fungsi pekerjaan tersebut, tetapi
lebih sering orang menjadi ahli teknis di satu daerah atau mereka memutuskan untuk pindah ke posisi
manajemen. Hal ini juga jarang spesialis teknis atau manajer proyek untuk tetap dengan perusahaan yang
sama untuk waktu yang lama, pada kenyataannya, banyak proyek IT termasuk sejumlah besar adalah
pekerja kontrak.
Dampak Keberagaman Teknologi
Banyak jabatan untuk profesional TI mencerminkan teknologi yang berbeda diperlukan untuk memegang
posisi tersebut. Sayangnya, spesialis hardware mungkin tidak mengerti bahasa analis basis data, dan
sebaliknya. spesialis keamanan mungkin memiliki waktu yang sulit berkomunikasi dengan analis bisnis.
Hal ini juga disayangkan bahwa orang-orang dalam fungsi pekerjaan TI yang sama sering tidak memahami
satu sama lain karena mereka menggunakan teknologi yang berbeda. Misalnya, seseorang dengan judul
programmer bisa sering menggunakan beberapa bahasa pemrograman yang berbeda. Namun, jika
programmer terbatas dalam kemampuan mereka untuk bekerja dalam berbagai bahasa, manajer proyek
mungkin merasa lebih sulit untuk membentuk dan memimpin tim proyek yang lebih fleksibel.
Tren Terbaru dapat Mempengaruhi Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Tantangan dan peluang tambahan yang dihadapi oleh manajer proyek TI dan tim mereka di era saat ini
memunculkan tren baru seperti peningkatan globalisasi, outsourcing, tim virtual, dan manajemen proyek
tangkas (Agile Project Management).
Peningkatan Globalisasi
Globalisasi telah mempengaruhi bidang IT. Meskipun perusahaan IT besar seperti Microsoft dan IBM
mulai di Amerika Serikat, banyak dari bisnis mereka yang bersifat global, perusahaan dan individu di
seluruh dunia memberikan kontribusi pada pertumbuhan teknologi informasi, dan bekerja dan
berkolaborasi pada berbagai proyek TI.
Hal ini penting bagi manajer proyek untuk mengatasi beberapa isu-isu kunci ketika bekerja pada proyekproyek global yang:
Komunikasi: Karena orang bekerja di zona waktu yang berbeda, berbicara yang berbeda
bahasa, memiliki latar belakang budaya yang berbeda, dan merayakan liburan yang berbeda,
adalah penting untuk mengatasi bagaimana orang akan berkomunikasi secara efisien dan
waktu yang tepat. Sebuah rencana manajemen komunikasi sangat penting.
Percaya: Kepercayaan adalah masalah penting bagi semua tim, terutama ketika mereka
tim global. Hal ini penting untuk mulai membangun kepercayaan segera dengan mengakui
dan menghormati perbedaan lain dan nilai yang mereka tambahkan ke proyek.
Praktek Kerja Umu: Sangat penting untuk menyelaraskan proses kerja dengan semua orang
sehingga mereka menjadi setuju dan nyaman. Proyek manajer harus memberikan waktu bagi tim
untuk mengembangkan praktek kerja umum tersebut. Menggunakan alat khusus, seperti yang
dijelaskan selanjutnya, dapat memfasilitasi proses ini.
Peralatan: IT memainkan peran penting dalam globalisasi, terutama dalam meningkatkan
komunikasi dan praktek kerja. Banyak orang menggunakan alat bantu gratis seperti Skype, Google
Docs,
atau media sosial untuk berkomunikasi. Banyak perangkat lunak manajemen proyek
termasuk komunikasi mereka sendiri dan fitur kolaborasi secara terpadu.
Setelah meneliti lebih dari 600 organisasi global, KPMG Internasional diringkas beberapa saran
untuk mengelola tim proyek global:
Mempekerjakan disiplin proyek yang lebih besar untuk proyek-proyek global; sebaliknya,
kelemahan dalam disiplin proyek tradisional dapat diperkuat oleh perbedaan geografis.
Berpikir global, namun bertindak secara lokal untuk menyelaraskan dan mengintegrasikan para
pemangku kepentingan di semua tingkat proyek.
Pertimbangkan kolaborasi lebih standardisasi untuk membantu menyeimbangkan tujuan dan
pendekatan proyek.
Jauhkan momentum untuk proyek-proyek, yang biasanya akan memiliki durasi yang panjang.
Pertimbangkan penggunaan yang lebih baru, mungkin lebih inovatif, alat dan teknologi.
OUTSOURCING
Beberapa organisasi tetap kompetitif dengan menggunakan outsourcing untuk keuntungan
mereka. Banyak organisasi telah menemukan cara untuk mengurangi biaya dengan outsourcing,
meskipun pada prakteknya bisa menyebabkan mereka menjadi tidak populer di negara asal
mereka.
Karena peningkatan penggunaan outsourcing untuk proyek TI, manajer proyek harus menjadi
lebih akrab dengan banyak global dan pengadaan masalah, termasuk bekerja dan mengelola tim
virtual.
Virtual Team
Sebuah tim virtual adalah sekelompok orang yang bekerja bersama-sama meskipun batas ruang
dan waktu dengan menggunakan teknologi komunikasi. Anggota tim mungkin semua bekerja
untuk perusahaan yang sama di negara yang sama, atau mereka mungkin termasuk karyawan
serta konsultan independen, pemasok, atau bahkan relawan memberikan keahlian mereka dari
seluruh dunia.
Keuntungan utama dari tim virtual meliputi:
Menurunkan biaya karena banyak pekerja virtual tidak memerlukan ruang kantor atau dukungan
di luar kantor rumah mereka.
Memberikan lebih keahlian dan fleksibilitas atau meningkatkan daya saing dan daya tanggap
dengan memiliki anggota tim di seluruh dunia bekerja setiap saat, siang atau malam hari.
Meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan bagi anggota tim dengan
menghilangkan jam kantor tetap dan kebutuhan untuk melakukan perjalanan ke tempat kerja.
Kekurangan dari tim virtual meliputi:
Anggota tim Mengisolasi yang tidak dapat menyesuaikan dengan baik untuk bekerja di virtual
lingkungan Hidup.
Meningkatkan potensi masalah komunikasi karena anggota tim tidak bisa menggunakan bahasa
tubuh atau komunikasi nonverbal lainnya untuk memahami sama lain dan membangun hubungan
dan kepercayaan.
Mengurangi kemampuan untuk anggota tim untuk jaringan dan mentransfer informasi informal.
Meningkatkan ketergantungan pada teknologi untuk menyelesaikan pekerjaan
Agile Project Management
Agile istilah yang digunakan selama beberapa tahun dalam komunitas pengembangan perangkat
lunak, dan baru-baru ini telah menjadi istilah populer dalam manajemen proyek. Berarti Agile
mampu bergerak dengan cepat dan mudah, tetapi beberapa manajer proyek, karena mereka telah
melihat itu digunakan, tidak memungkinkan orang untuk bekerja dengan cepat atau mudah. Proyek
pengembangan perangkat lunak awal sering digunakan pendekatan waterfall. Teknologi dan bisnis
menjadi lebih kompleks, pendekatan ini sering sulit untuk digunakan karena persyaratan yang tidak
diketahui atau terus berubah. Agile hari ini berarti menggunakan metode yang didasarkan pada
iteratif dan incremental pembangunan, di mana persyaratan dan solusi berkembang melalui
kolaborasi. Agile dapat digunakan untuk pengembangan perangkat lunak atau dalam lingkungan di
mana persyaratan tidak diketahui atau berubah dengan cepat. Dalam hal kendala tiga, pendekatan
agile menetapkan waktu dan tujuan biaya tetapi meninggalkan tujuan lingkup fleksibel sehingga
para sponsor proyek atau pemilik produk dapat memprioritaskan dan prioritas ulang pekerjaan
yang mereka inginkan dilakukan. Pendekatan tangkas masuk akal untuk beberapa proyek, tetapi
tidak semua untuk mereka.
Daftar Pustaka:
Schwalbe, Kathy. 2014. Information Technology Project Management (7th Edition). USA: Cengage