Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diajukan oleh :
VIONY RAHWINA
102103001
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: VIONY RAHWINA
NIM
: 102103001
PROGRAM STUDI
: D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
Tanggal ................:
Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM.)
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal ................:
Dekan Fakultas Ekonomi
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak)
NIP. 19560407 198002 1 001
Universitas Sumatera Utara
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: VIONY RAHWINA
NIM
: 102103001
PROGRAM STUDI
: D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
Medan,
Disetujui
Pembimbing
(Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, MSi)
NIP. 19770214 200812 2 001
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb
Alhamdulillah wa syukurillah, segala puji dan syukur kehadirat Allah
SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita
semua,khususnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir
ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu
syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.
Selama proses penyelesaian Tugas Akhir ini, dimulai dari pelaksanaan
magang hingga akhirnya penyelesaian, penulis telah banyak menerima bantuan
dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terimakasih atas bantuan yang diberikan dalam bentuk pikiran, tenaga, support
yang luar biasa. Dengan segala Kerendahan hati penulis mengucapkan
terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc.(CTM), Sp.A(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec.Ac selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua
Program
Studi
Diploma-III
Kesekretariatan
Fakultas
Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena L.L. Sibarani, SE, M.Si Selaku Sekretaris Program Studi
Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5. Ibu Dr. Isfenti Sdalia, SE, ME selaku Ketua Program Studi Manajemen
yang telah menjadi supervise dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang
telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan
bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas
akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.
7. Seluruh Dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
8.
Bapak OK. Rafii, Ibu Melvina Sari dan Ibu Nurailah selaku staf
administrasi pada Departemen Manajemen yang telah memberikan
kesempatan untuk melakukan penelitian dan meluangkan waktu untuk
memberikan penjelasan terhadap data yang dibutuhkan penulis.
9. Teristimewa untuk kedua orangtua penulis , Ayahanda Azwir Midin
dan Ibunda Yuslena yang telah membesarkan penulis cinta dan kasih
sayang yang besar dan tanpa henti mendoakan penulis agar tetap
menjadi yang lebih baik dan meraih cita – cita yang diinginkan.
10. Buat abang penulis Hendri Lesmana dan kakak Nancy Nila Herwina,
Silvy Azmarina, Dhany Heruyana, Rizky M.Silvana dan adik
Universitas Sumatera Utara
Muhammad Hendra yang selalu memberikan Doa, dukungan dan
semangat Kepada penulis.
11. Untuk Ferry Susanto yang selalu bersedia memberikan bantuan dan
motivasi yang besar kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir
ini.
12. Seluruh teman – teman Penulis di Program Studi D-III Kesekretariatan
stambuk 2010, Suci Fatiya, A.Ananda Musdalifah, Agita Karina, Dwita
Sari Sinaga yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan
keceriaan bagi penulis, Semoga cita – cita kita terwujud secepatnya.
13. Buat teman – teman magang khususnya grup 01 yaitu Elys, Regina,
Muchti, Eko,yang telah bekerjasama dengan baik selama kegiatan
magang.
Semoga Allah selalu melimpahkan Rahmat- Nya kepada segenap pihak
yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini
dapat member manfaat bagi semua pihak.
Wasalam
Medan, Juli 2013
Penulis
(Viony Rahwina)
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................
i
DAFTAR ISI ..................................................................................................
iv
DAFTAR TABEL .......................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ..............................................................................
1
A. ......................................................................................................... La
tar Belakang Masalah ................................................................................
1
B. ......................................................................................................... Pe
rumusan Masalah .......................................................................................
3
C. ......................................................................................................... Tu
juan Penelitian .............................................................................................
3
D. ......................................................................................................... M
anfaat Penelitian ..........................................................................................
3
E. ............................................................................................................ Ja
dwal Kegiatan ............................................................................................
4
F. .......................................................................................................... Sis
tematika Penulisan .....................................................................................
5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI .............................................
7
A. .........................................................................................................
Sejarah Ringkas .........................................................................................
7
B. ......................................................................................................... Tu
juan Organisasi ...........................................................................................
9
C. ......................................................................................................... Str
uktur Organisasi ........................................................................................ 10
D. .........................................................................................................
Job Description .......................................................................................... 13
E. .........................................................................................................
Jaringan Usaha/Kegiatan .. ......................................................................... 17
F. ..........................................................................................................
Kinerja Usaha Terkini ................................................................................ 17
G. .........................................................................................................
Rencana Kegiatan ...................................................................................... 19
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN .............................................................................
20
A. ......................................................................................................... M
anajemen Perkantoran ............................................................................... 20
1. .................................................................................................... De
fenisi Manajemen ................................................................................ 20
2. .................................................................................................... De
fenisi Manajemen Perkantoran ............................................................ 20
3. .................................................................................................... Fu
ngsi Manajemen Perkantoran .............................................................. 29
4. .................................................................................................... De
fenisi dan Fungsi Kantor .................................................................... 29
B. ......................................................................................................... Pe
kerjaan Perkantoran ................................................................................... 31
1. .................................................................................................... Ar
ti Pekerjaan Perkantoran ...................................................................... 31
2. .................................................................................................... Pr
osedur dan Sistem Perkantoran ........................................................... 32
a. ..................................................................................................... Pr
osedur Perkantoran .............................................................................. 32
b. .................................................................................................... Sis
tem Perkantoran ................................................................................... 33
3. .................................................................................................... De
skripsi Pekerjaan pada DepartemenManajemen .................................. 34
C. ......................................................................................................... Ko
munikasi Perkantoran ................................................................................ 36
1. .................................................................................................... Ar
ti Komunikasi ...................................................................................... 36
2. .................................................................................................... Be
ntuk Komunikasi ................................................................................. 36
3. .................................................................................................... Ko
munikasi yang Efektif ......................................................................... 38
4. .................................................................................................... As
as Komunikasi ..................................................................................... 39
5. .................................................................................................... Ar
ti Komunikasi Perkantoran .................................................................. 40
6. .................................................................................................... Je
nis Komunikasi Perkantoran ............................................................... 41
D. ......................................................................................................... Ta
ta Ruang Perkantoran ................................................................................ 42
1. .................................................................................................... Ar
ti Tata Ruang Perkantoran ................................................................... 42
2. .................................................................................................... Tu
juan Tata Ruang Perkantoran .............................................................. 43
3. .................................................................................................... As
as – asas pokok Tata Ruang Perkantoran ............................................ 44
Universitas Sumatera Utara
4. .................................................................................................... Je
nis – jenis Tata Ruang Perkantoran ..................................................... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................
48
A. ......................................................................................................... Ke
simpulan .................................................................................................... 48
B. ......................................................................................................... Sa
ran .............................................................................................................. 50
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................
53
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No.
Judul
Halaman
Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ................................................. 4
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No.
Judul
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ............................................................................................. 11
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara ......................................... 27
Universitas Sumatera Utara
PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diajukan oleh :
VIONY RAHWINA
102103001
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: VIONY RAHWINA
NIM
: 102103001
PROGRAM STUDI
: D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
Tanggal ................:
Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM.)
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal ................:
Dekan Fakultas Ekonomi
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak)
NIP. 19560407 198002 1 001
Universitas Sumatera Utara
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: VIONY RAHWINA
NIM
: 102103001
PROGRAM STUDI
: D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
Medan,
Disetujui
Pembimbing
(Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, MSi)
NIP. 19770214 200812 2 001
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb
Alhamdulillah wa syukurillah, segala puji dan syukur kehadirat Allah
SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita
semua,khususnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir
ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu
syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.
Selama proses penyelesaian Tugas Akhir ini, dimulai dari pelaksanaan
magang hingga akhirnya penyelesaian, penulis telah banyak menerima bantuan
dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terimakasih atas bantuan yang diberikan dalam bentuk pikiran, tenaga, support
yang luar biasa. Dengan segala Kerendahan hati penulis mengucapkan
terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc.(CTM), Sp.A(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec.Ac selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua
Program
Studi
Diploma-III
Kesekretariatan
Fakultas
Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena L.L. Sibarani, SE, M.Si Selaku Sekretaris Program Studi
Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5. Ibu Dr. Isfenti Sdalia, SE, ME selaku Ketua Program Studi Manajemen
yang telah menjadi supervise dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang
telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan
bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas
akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.
7. Seluruh Dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
8.
Bapak OK. Rafii, Ibu Melvina Sari dan Ibu Nurailah selaku staf
administrasi pada Departemen Manajemen yang telah memberikan
kesempatan untuk melakukan penelitian dan meluangkan waktu untuk
memberikan penjelasan terhadap data yang dibutuhkan penulis.
9. Teristimewa untuk kedua orangtua penulis , Ayahanda Azwir Midin
dan Ibunda Yuslena yang telah membesarkan penulis cinta dan kasih
sayang yang besar dan tanpa henti mendoakan penulis agar tetap
menjadi yang lebih baik dan meraih cita – cita yang diinginkan.
10. Buat abang penulis Hendri Lesmana dan kakak Nancy Nila Herwina,
Silvy Azmarina, Dhany Heruyana, Rizky M.Silvana dan adik
Universitas Sumatera Utara
Muhammad Hendra yang selalu memberikan Doa, dukungan dan
semangat Kepada penulis.
11. Untuk Ferry Susanto yang selalu bersedia memberikan bantuan dan
motivasi yang besar kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir
ini.
12. Seluruh teman – teman Penulis di Program Studi D-III Kesekretariatan
stambuk 2010, Suci Fatiya, A.Ananda Musdalifah, Agita Karina, Dwita
Sari Sinaga yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan
keceriaan bagi penulis, Semoga cita – cita kita terwujud secepatnya.
13. Buat teman – teman magang khususnya grup 01 yaitu Elys, Regina,
Muchti, Eko,yang telah bekerjasama dengan baik selama kegiatan
magang.
Semoga Allah selalu melimpahkan Rahmat- Nya kepada segenap pihak
yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini
dapat member manfaat bagi semua pihak.
Wasalam
Medan, Juli 2013
Penulis
(Viony Rahwina)
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................
i
DAFTAR ISI ..................................................................................................
iv
DAFTAR TABEL .......................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ..............................................................................
1
A. ......................................................................................................... La
tar Belakang Masalah ................................................................................
1
B. ......................................................................................................... Pe
rumusan Masalah .......................................................................................
3
C. ......................................................................................................... Tu
juan Penelitian .............................................................................................
3
D. ......................................................................................................... M
anfaat Penelitian ..........................................................................................
3
E. ............................................................................................................ Ja
dwal Kegiatan ............................................................................................
4
F. .......................................................................................................... Sis
tematika Penulisan .....................................................................................
5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI .............................................
7
A. .........................................................................................................
Sejarah Ringkas .........................................................................................
7
B. ......................................................................................................... Tu
juan Organisasi ...........................................................................................
9
C. ......................................................................................................... Str
uktur Organisasi ........................................................................................ 10
D. .........................................................................................................
Job Description .......................................................................................... 13
E. .........................................................................................................
Jaringan Usaha/Kegiatan .. ......................................................................... 17
F. ..........................................................................................................
Kinerja Usaha Terkini ................................................................................ 17
G. .........................................................................................................
Rencana Kegiatan ...................................................................................... 19
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN .............................................................................
20
A. ......................................................................................................... M
anajemen Perkantoran ............................................................................... 20
1. .................................................................................................... De
fenisi Manajemen ................................................................................ 20
2. .................................................................................................... De
fenisi Manajemen Perkantoran ............................................................ 20
3. .................................................................................................... Fu
ngsi Manajemen Perkantoran .............................................................. 29
4. .................................................................................................... De
fenisi dan Fungsi Kantor .................................................................... 29
B. ......................................................................................................... Pe
kerjaan Perkantoran ................................................................................... 31
1. .................................................................................................... Ar
ti Pekerjaan Perkantoran ...................................................................... 31
2. .................................................................................................... Pr
osedur dan Sistem Perkantoran ........................................................... 32
a. ..................................................................................................... Pr
osedur Perkantoran .............................................................................. 32
b. .................................................................................................... Sis
tem Perkantoran ................................................................................... 33
3. .................................................................................................... De
skripsi Pekerjaan pada DepartemenManajemen .................................. 34
C. ......................................................................................................... Ko
munikasi Perkantoran ................................................................................ 36
1. .................................................................................................... Ar
ti Komunikasi ...................................................................................... 36
2. .................................................................................................... Be
ntuk Komunikasi ................................................................................. 36
3. .................................................................................................... Ko
munikasi yang Efektif ......................................................................... 38
4. .................................................................................................... As
as Komunikasi ..................................................................................... 39
5. .................................................................................................... Ar
ti Komunikasi Perkantoran .................................................................. 40
6. .................................................................................................... Je
nis Komunikasi Perkantoran ............................................................... 41
D. ......................................................................................................... Ta
ta Ruang Perkantoran ................................................................................ 42
1. .................................................................................................... Ar
ti Tata Ruang Perkantoran ................................................................... 42
2. .................................................................................................... Tu
juan Tata Ruang Perkantoran .............................................................. 43
3. .................................................................................................... As
as – asas pokok Tata Ruang Perkantoran ............................................ 44
Universitas Sumatera Utara
4. .................................................................................................... Je
nis – jenis Tata Ruang Perkantoran ..................................................... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................
48
A. ......................................................................................................... Ke
simpulan .................................................................................................... 48
B. ......................................................................................................... Sa
ran .............................................................................................................. 50
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................
53
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No.
Judul
Halaman
Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ................................................. 4
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No.
Judul
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ............................................................................................. 11
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara ......................................... 27
Universitas Sumatera Utara