Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

FITRI RAHMAWATI 082103080

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : FITRI RAHMAWATI

NIM : 082103080

JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN

PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA

UTARA

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

Tanggal : . . . . Maret 2011 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan

NIP. 19741012 200003 2 003

( Dr. Beby Karina F. Sembiring, SE, MM )

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : FITRI RAHMAWATI

NIM : 082103080

JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN

PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA

UTARA

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

Medan, . . . . Maret 2011

Menyetujui Pembimbing

( Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak NIP: 19550914 198103 1 005

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, dengan segenap kerendahan hati, Penulis mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya kepada Penulis sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa laporan ini mungkin masih kurang sempurna yang disebabkan oleh keterbatasan kemampuan dan kurangnya pengalaman penulis, sehingga dengan besar hati penulis sangat mengharapkan segala kritik dan saran yang bersifat membangun penulisan laporan yang lebih baik lagi.

Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Sugianto dan Ibu Leni Herawati selaku staff administrasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian dan meluangkan waktu untuk memberikan penjelasan terhadap data yang dibutuhkan Penulis.

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Teristimewa untuk kedua orang tua, Ayahanda Drs. M. Zainal Abidin Pagan dan Ibunda Siti Zahara Lubis yang telah membesarkan dengan cinta dan kasih sayang yang besar dan tanpa henti mendo’akan Penulis agar tetap menjadi yang lebih baik dan meraih cita-cita yang diinginkan.

7. My Beloved Brother and Sister Ahmad Salim, ST dan Hajizah Maya Sari, AM.Keb serta keluarga besar yang telah memberikan semangat dan perhatian kepada Penulis agar dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

8. Special untuk Nurliansyah Saragih yang selalu bersedia memberikan bantuan dan motivasi yang besar kepada Penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

9. Seluruh teman-teman Penulis di Program Studi D-III Kesekretariatan stambuk ‘08, Mutiara Sari, Langga Sari, Catrin, Wahyu, Windi, Nurul dan lainnya yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, terima kasih atas dukungannya dan semangatnya. Semoga cita-cita kita terwujud secepatnya, Amin.

10.Teman-teman magang grup 6, Ermi, Fitri, Shintia, Geta, Rinda, dan Ali yang telah bekerja sama dengan baik selama kegiatan magang.

Medan, Maret 2011 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Ringkas ... 7

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 14

D. Jaringan Usaha Terkini ... 19

E. Kinerja Usaha Terkini... 20

F. Rencana Kegiatan ... 21

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Manajemen Perkantoran ... 22

B. Pekerjaan Perkantoran ... 28

1. Arti Pekerjaan Perkantoran ... 28

2. Fungsi Pekerjaan Kantor ... 29

3. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor... 30

4. Deskripsi Pekerjaan Kantor pada Departemen EP ... 32

C. Tujuan Manajemen Perkantoran ... 33

D. Unsur-unsur Manajemen Perkantoran ... 34

E. Komunikasi Perkantoran ... 39

1. Arti Komunikasi ... 39

2. Jenis dan Asas Komunikasi Perkantoran ... 39

3. Komunikasi yang Efektif ... 41

4. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan ... 43

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 45

B. Saran ... 46

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Ekonomi Pembangunan USU .. 44

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya. Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju.

Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan menuntut suatu organisasi harus bekerja secara profesional. Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara bagaimana menuju kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, yaitu dengan

mengurangi hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Manajemen perkantoran adalah proses penyelenggaraan yang dapat melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan dari suatu perusahaan sejalan dengan meningkatnya kebutuhan setiap pimpinan akan data-data yang lengkap dan cepat dalam proses pengambilan keputusan yang dibutuhkan. Maka penerapan manajemen perkantoran setiap waktu juga akan banyak memberikan bantuan-bantuan terhadap pimpinan. Manajemen perkantoran merupakan urat nadi dari segala kegiatan organisasi dan memiliki peranan yang cukup besar dalam mendukung maju mundurnya suatu perusahaan.

Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak.

Luas sempitnya pekerjaan kantor berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksana tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok. Pekerjaan kantor mempunyai peranan dalam kehidupan dan perkembangan organisasi. Sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan

yang cermat dan pengelolaan arsip secara tertib guna penilaian atau penyusunan program pengembangan lebih lanjut.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik memilih judul untuk tugas akhir ini yaitu : Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Mengingat bahwa peranan manajemen perkantoran adalah suatu peranan yang luas dalam mencapai tujuan perusahaan agar dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju, maka penulis akan membatasi pokok bahasan yang akan dibahas, yaitu “Bagaimana Manajemen Perkantoran dilaksanakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara sehingga dapat mencapai tujuan organisasi”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan manajemen perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis

a. Memperdalam pengetahuan mengenai peranan manajemen perkantoran bagi Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.

b. Melatih dan mengembangkan kemampuan berfikir penulis dalam mengembangkan teori-teori yang ada.

2. Bagi instansi

Sebagai bahan masukan bagi perusahaan dalam mengambil kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah pada masa yang akan datang sehingga dapat mengalami perkembangan.

3. Bagi pihak lain

Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti-peneliti lain dan semua pihak yang membutuhkan.

E. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat pada table 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir. Penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan.

NO KEGIATAN

BULAN

JANUARI 2011 FEBRUARI 2011 MARET 2011

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan

2

Pengumpulan Data

3

Penulisan Laporan

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

Keterangan :

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku-buku referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir.

F. Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal survei dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan sejarah perusahaan, stuktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen perkantoran.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

A. Sejarah Singkat

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Repubilk Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomiterkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi USU

Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :

a. Menghasilkan lulusan yang mempuyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di gambar ini.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas EkonomiUniversitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

1. Pimpinan Universitas

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc(CTM),Sp.A(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D

Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI

Sekretariat Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac

2. Pimpinan Fakultas Ekonomi

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak

Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si

3. Dewan Pertimbangan Fakultas

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc

Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

4. Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si

b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

c. Akuntansi

Ketua : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA

Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

6. Program Studi

a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D

Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

b. Program Studi S1 Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si

d. Program Studi DIII Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

e. Program Studi DIII Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar M.Si, Ak

f. Program Studi DIII Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Keuangan dan Umum

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan.

6. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkatoran

Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan, karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut. Adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.

1. Defenisi manajemen perkantoran dari beberapa pakar :

a. Menurut Leffingwell

menyatakan bahwa “Manjemen Perkantoran adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan”. b. Menurut The Liang Gie (Laksmi, dkk., 2008:24) menyatakan bahwa

“Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberi arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan sesuatu hal, secara tertib”.

2. Fungsi manajemen yang dijalankan berdasarkan defenisi manajemen perkantoran antara lain:

a. Fungsi perencanaan

Menurut Laksmi dkk. (2008:30) perencanaan adalah suatu penentuan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.

Tujuan fungsi perencanaan:

1) Mengurangi/mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang

2) Memusatkan perhatian kepada sasaran

3) Menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis 4) Memudahkan pengawasan

b. Fungsi pengorganisasian

Menurut Laksmi dkk. (2008:30) pengorganisasian (organizing) adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya, pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok-kelompok aktivitas kepada para manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkoor dinasian hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dan struktur organisasi.

Menurut Laksmi dkk. (2008:30) memimpin (leading) adalah seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok.

Aspek-aspek penting dalam kepemimpinan:

1) Motivasi, biasanya diartikan sebagai dorongan. Kegiatan memotivasi adalah mempengaruhi orang lain untuk berperilaku secara tertentu.

2) Kepemimpinan atau leadership, yaitu proses untuk mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mau berusaha mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok.

3) Komunikasi yaitu penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima, yang dipahami oleh si penerima.

d. Fungsi pengawasan

Menurut Laksmi dkk. (2008:31) pengawasan adalah suatu upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi kerja dengan standar yang ditetapkan, menetapkan apakah ada penyimpangan, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan dengan cara paling efektif dan efisien guna tercapainya sasaran perusahaan.

3. Arti Kantor

Berikut defenisi kantor sebagai tempat menurut dua pakar manajemen, yaitu Mills dan Atmosudirdjo:

a. Menurut Mills, kantor adalah setiap tempat, dimana biasanya pekerjaan tulis-menulis dilakukan, dengan nama apapun yang diberikan kepada tempat tersebut.

Contoh: Departemen Akuntansi, Ruang Komputer, dan lain-lain.

b. Menurut Atmosudirdjo, kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

c. Menurut Sedarmayanti (2001:2), kantor adalah:

1) Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi

2) Proses menangani informasi, mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa kantor sebagai proses adalah serangkaian kegiatan menangani informasi, mulai dari menerima, menyimpulkan, mengolah, dan menyimpan, sampai menyalurkan. Jadi perkantoran adalah segala sesuatu/hal-hal yang berhubungan dengan kantor, baik dalam arti tempat kegiatannya maupun proses kegiatannya. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.

kegiatan organisasi lain serta lingkungannya, oleh sebab itu salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan organisasi adalah kebutuhan akan tersedianya informasi.

Pada hakekatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam kehidupannya. Pada umumnya tanpa adanya informasi yang diterima ataupun yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu, karena tidak ada bahan pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya. Rangkaian kegiatan didalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik dilingkungan pemerintahan maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara keseluruhan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar.

Berdasar atas fakta yang dikemukakan Mariono (Jurnal organisasi dan Manajemen2005), yaitu informasi yang lengkap dan bermanfaat dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya. Tanpa tersedianya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan, maka sulit bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi yang berdasarkan fakta akurat, lengkap dan meyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan dan ditindak lanjuti.

Dewasa ini, kedudukan dan peranan perkantoran berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam

suatu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam aktivitas, yang dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam pelaksanaan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.

Di samping itu, perlu diketahui pula bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat, diolah, dan disimpan dengan baik untuk dijadikan bukti dimasa yang akan datang. Berikutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian sistem prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok kecil orang-orang tertentu. Dalam hal demikian, seorang pimpinan dapat menunjuk atau mengangkat pembantu yang akan diserahi tugas tertentu untuk membantunya. Banyak atau sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan yang diperlukan tergantung dari besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang lingkup kegiatan atau besar kecilnya volume kerja.

a. Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan, dan sebagainya)

b. Untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, harga dan catatan-catatan kepegawaiaan)

c. Untuk menyusun keterangan (misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya)

d. Untuk memberi keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya)

e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya)

B. Pekerjaan Perkantoran 1. Arti Pekerjaan Perkantoran

Objek utama dalam kegiatan manajemen perkantoran adalah pekerjaan perkantoran atau pekerjaan/kegiatan-kegiatan yang ada di kantor. Istilah lain yang digunakan untuk pekerjaan kantor adalah tata usaha, clerical work, paper work, dan kesekretariatan. Berikut defenisi pekerjaan kantor menurut beberapa pakar ilmu administrasi mengenai tata usaha:

a. George Terry : Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan arsip-arsip dinamis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.

mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap tata usaha kerja sama.

2. Fungsi Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor menurut Susanti (Jurnal Manajemen & terapan 2009)

berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan. Mencatat keterangan kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak.

Apabila diteliti lebih lanjut hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi sebagai berikut :

a. Mengumpulkan/menghitung/keterangan

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.

b. Mencatat keterangan

Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud meyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

d. Menggandakan keterangan

Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Mengirim keterangan

Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari suatu pihak ke pihak lain.

f. Meyimpan keterangan

Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih mudah diatur sistematis dan aman.

3. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor

Pelaksanaan pekerjaan kantor disetiap kantor berbeda ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor bersangkutan. Pada umumnya luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :

a. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkutan.

Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sangat sempit ruang lingkup usahanya.

Berdasarkan faktor yang mempengaruhi kebutuhan pekerjaan kantor tersebut, maka dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan tulis-menulis dan catat-mencatat.

Tetapi apabila dituntut pekerjaan kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka pekerjaan kantor dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan pekerjaan ketatausahaan yaitu yang meliputi pekerjaan pengetikan, penggandaan (stensil, foto copy dan lain-lain), kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan, telepon dan sebagainya.

Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan kantor yang diperlukan adalah ketatausahaan di tambah dengan kegiatan lainnya seperti: penentuan sistem dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor, penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor dan sebagainya.

Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaanya pekerjaan kantor, dapat berupa:

1. Pekerjaan tulis-menulis kantor dapat berupa menjawab surat 2. Ketatausahaan

3. Katatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih kompleks Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan

4. Deskripsi Pekerjaan Kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

a. Ketua Program Studi Ekonomi Pembangunan

Deskripsi Pekerjaan Ketua Departemen Ekonomi Pembangunan antara lain:

1. Membuka sidang ujian komprehensif.

2. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing atau pembanding.

3. Menandatangani KRS atau KHS mahasiswa. 4. Menandatangani persetujuan mahasiswa

b. Sekretaris Program Studi Ekonomi Pembangunan

Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Departemen Ekonomi Pembangunan antaralain:

1. Mengoreksi judul outline mahasiswa.

2. Mengoreksi skripsi yang akan diuji/diperbanyak.

3. Membuka sidang ujian komprehensif apabila ketua departemen tidak dapat hadir.

4. Menandantangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal. 5. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang

berhubungan dengan Departemen Ekonomi Pembangunan.

c. Staf Departemen Ekonomi Pembangunan

1. Mengetik surat keluar/masuk. 2. Mengarsip surat keluar/masuk.

3. Memberikan KRS/KHS kepada mahasiswa.

4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh ketua Departemen Ekonomi Pembangunan S1.

5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa. 6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diuji/diperbanyak.

7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar. 8. Mengetik daftar alumni Departemen Ekonomi Pembangunan S1. 9. Menstempel KRS/KHS mahasiawa.

10. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Ekonomi Pembangunan S1. 11. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian

komprehensif.

12. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai/tamat. 13. Membuat undangan seminar proposal mahasiswa.

14. Menyiapkan berkas ujian meja hijau mahasiswa.

15. Memasukkan IPK mahasiswa ke dalam buku evaluasi belajar.

C. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan

1. Untuk memberi ketenangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.

2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau.

3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya. 4. Untuk memberikan pekerjaan tatausaha yang cermat dan membantu

memberi pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.

5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.

D. Unsur-unsur Manajemen Perkantoran

Tujuh unsur perkantoran berikut ini penting diperhatikan oleh mereka yang bekerja di perkantoran. Unsur-unsur tersebut adalah sumber daya manusia, komunikasi, keuangan, prosedur, formulir, filing, dan peralatan, perabotan, dan gedung kantor.

1. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah unsur paling penting, sebab manusia menjadi subjek penggerak organisasi. Perlakuan yang manusiawi sangat dibutuhkan. Kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan SDM dimulai dari rekrutmen, yang terdiri dari evaluasi keadaan tenaga kerja, penyebaran iklan lowongan, testing, penempatan, orientasi, spesifikasi, sistem penggajian, pelatihan, pemberian penghargaan, hingga promosi.

Kompleksitas pekerjaan perkantoran pada masa globalisasi ini semakin menuntut pekerja untuk memiliki keterampilan menggunakan komputer dan

perlu dibiasakan pada setiap individu sebagai bagian dari cara berpikir yang modern, agar dapat lebih adaptif dan responsive terhadap perubahan.

2. Laporan

Di kantor, laporan merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh setiap pekerja. Selain merupakan tulisan yang menjelaskan perkembangan sistem yang ada di kantor, laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis. Format laporan perlu dipelajari dengan cermat agar data dan informasi dapat dimanfaatkan secara optimal.

Laporan juga dianggap sebagai salah satu bentuk pengawasan. Laporan dari setiap unit memberikan data dan informasi mengenai hal-hal tertentu yang terjadi di kantor, sehingga para manajer dapat melihat gambaran kondisi kantor. Semakin akurat data yang terdapat dalam laporan-laporan tersebut, semakin tepat keputusan dan tindakan yang diambil oleh para manajer.

3. Keuangan

Keuangan adalah salah satu bagian penting, meskipun tidak berarti jika organisasi memiliki dana yang kurang dari yang direncanakan, organisasi tersebut tidak bisa beroperasi. Setiap organisasi diharapkan memiliki dana abadi, yaitu dana simpanan yang tidak boleh diambil, kecuali dalam keadaan darurat.

Lembaga yang bersih ditandai dengan tiga elemen dasar, yaitu partisipasi, transparan, dan akuntabilitas. Suatu lembaga yang baik harus

harus diselenggarakan secara transparan dan pelaksanaannya harus dapat dipertanggungjawabkan.

4. Prosedur

Cara bekerja dalam sebuah organisasi akan lebih efisien dan efektif jika dilakukan berdasarkan prosedur. Apalagi jika kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan secara rutin. Prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan yang dilakukan dalam melakukan sebuah pekerjaan di satu unit tertentu selalu berhubungan dengan unit-unit lainnnya. Berdasarkan konsep sebuah sistem, setiap unit atau bagian selalu saling berhubungan dan bergantung dengan unit lainnya.

Umumnya, suatu mekanisme sistem kerja memiliki standar tertentu yang berlaku secara nasional maupun internasional. Sistem yang sudah diuji memenuhi standar, akan memperoleh sertifikat dari ISO (International Standar Organization).

Prosedur dipengaruhi oleh uraian pekerjaan (job description) dari sebuah jabatan. Evaluasi pekerjaan akan menentukan berat, sulit, dan resiko suatu pekerjaan, sehingga terjadi penyederhanaan atau pemerkayaan pekerjaan dalam suatu jabatan. Dari hasil evaluasi tersebut prosedur dapat berubah. Selain itu, prosedur dipengaruhi oleh teknologi. Dalam era globalisasi ini, teknologi informasi yang mencakup komputer, internet, telepon selular, video conferencing, dan sebagainya, mengubah cara kerja sebagian besar orang. Satu pekerjaan biasanya dilakukan oleh lima orang, dengan teknologi, pekerjaan tersebut bisa dilakukan hanya oleh satu orang.

5. Formulir

Formulir adalah salah satu alat yang banyak digunakan dalam organisasi. Dokumen di kantor 70% didominasi oleh formulir. Formulir mengikuti daur hidup dokumen, mulai dari penciptaan (mencakup perencanaan rancangan formulir), penggunaan (mencakup penentuan siapa yang berhak memperolah formulir), penyimpanan (sistem dan tempat penyimpanan), temu kembali, hingga pemusnahan (jadwal retensi).

Penciptaan formulir harus mengikuti persyaratan tertentu, mulai dari ukuran dan jenis kertas, pola pengisian yang ditandai dengan garis-garis dan kotak-kotak, serta petunjuk cara mengisi. Persyaratan tersebut akan berkaitan erat dengan penggunaan, penyimpanan, temu kembali, dan pemusnahannya. Format formulir yang benar-benar dibuat sesuai dengan kepentingan akan memperlancar pekerjaan secara keseluruhan, memudahkan pemakaiannya, dan penghematan.

6. Filing

Filing atau sistem penyimpanan arsip kantor merupakan salah satu kegiatan utama dalam manajemen perkantoran. Filing yang baik akan mempermudah temu kembali informasi. Sistem yang dikenal dibedakan dalam tiga jenis, yaitu alfabetis (berdasarkan abjad), numerik (berdasarkan angka), dan alfanumerik (berdasarkan gabungan abjad dan angka). Penggunaan sistem yang tidak sesuai akan menghambat keseluruhan kegiatan

Sistem filing perlu dipantau secara teratur, sebab pertumbuhan arsip kantor sangat cepat. Seluruh pekerja perlu memahami seluruh aspek dalam kegiatan kearsipan. Pengurusan arsip, yang dikenal sebagai manajemen kearsipan atau record management, berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, penggunaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, hingga pemusnahannya.

7. Peralatan, Perabotan, dan Gedung Kantor

Unsur terakhir yang perlu diperhatikan adalah peralatan, perabotan, dan gedung kantor, termasuk tata ruang dan penyediaan sarana teknologi. Peralatan seperti alat tulis kantor dan komputer, adalah sarana untuk pekerja dalam melakukan tugasnya. Pemakaiannya diatur oleh peraturan-peraturan tertulis atau etika tertentu yang tidak tertulis. Misalnya, seperti etika menggunakan telepon: pekerja tidak boleh membanting gagang telepon, lama pemakaiam untuk kepentingan pribadi tidak boleh lebih dari lima menit, dan seterusnya.

Pemeliharaan peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan oleh semua pekerja. Untuk peralatan tertentu, seperti komputer, listrik, gedung, sofa, dan karpet, perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang.

Gedung sebagai tempat kegiatan kantor dijalankan, berfungsi sebagai tempat bersosialisasi. Di tempat itu para pekerja yang bertemu selama enam hari dalam seminggu, mulai dari jam 8 pagi hingga jam 5 sore, memiliki kebersamaan, memiliki nilai, dan norma yang disepakati bersama.

E. Komunikasi Perkantoran 1. Arti Komunikasi

Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya tujuan tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain. Komunikasi didefenisikan oleh Bovee (2003) sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. Adapun Robbins (2003) mendefenisikan sebagai proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.

2. Jenis dan Asas Komunikasi Perkantoran

a. Jenis Komunikasi Perkantoran

Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam seperti pada zaman kuno yang hanya memakai tulisan yang dibawa oleh seorang penghantar. Kini telah diperkembangkan macam-macam sistem komunikasi dengan aneka peralatan yang rumit. Suatu pembagian jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh J.C. Denyer (Office Managemnet, 1975) yang membedakannya dalam:

1) Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)

Meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri, radio, atau hanya corong suara.

3) Sistem Mekanis (Mechanical System)

Meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi. 4) Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)

Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan, dan memanggil seseorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti misalnya manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit. Sarananya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

b. Asas Komunikasi Perkantoran

Untuk dapat melakukan tugas utama membina sistem komunikasi dengan sebaik-baiknya, seorang manajer perlu memahami asas-asas komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan empat asas pokok komunikasi sebagai berikut:

1) Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang yang lain.

Komunikasi hanya bisa terjadi diantara orang-orang. Oleh karena itu, penting sekali memperhatikan dan berpikir dalam rangka faktor ini. 2) Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya

Dalam berbicara atau menulis kepada orang lain, perlulah mempertimbangkan mengenai apa yang telah diketahuinya. Misalnya seorang ahli hukum dalam melakukan komunikasi dengan orang biasa tidak boleh semau-maunya mempergunakan istilah-istilah hukum yang tidak dimengerti orang biasa.

3) Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti.

Pengirm warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak penerima bilamana wartanya tidak dimengerti. Kemungkinan sekali pengirim warta tidak memilih kata-kata yang tepat atau tidak memberikan penjelasan yang memadai.

4) Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk menerima suatu penjelasan.

Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak pengirim bilamana wartanya tidak dimengerti. Mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan yang harus dimintanya.

3. Komunikasi yang Efektif

Berdasarkan penelitian yang dilakukan Thomas dan Schmidt pada tahun 1976, komunikasi yang buruk akan menciptakan konflik antarpribadi. Hal ini akan semakin penting, jika mengacu pada hasil penelitian tersebut, bahwa

Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, kita akan dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan, mengoordinasikan arus kerja, mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun mempromosikan produk dan jasa yan ditawarkan oleh perusahaan. Jadi akan diperoleh suatu kesan yang baik dari kolega, pegawai, supervisor, investor, maupun pelanggan pelanggan dalam merespons kebutuhan masing-masing

stakeholders. Tanpa komunikasi yang efektif, orang akan salah mengerti dan salah menginterpretasikan informasi yang disampaikan.

Ciri-ciri Pesan yang Efektif:

a. Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap maslah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.

b. Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan mengguna kan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis.

c. Mengklarifikasi dan menyingkat informasi, dengan menggunakan table, bagan, foto maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud. d. Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan menjelaskan apa yang

kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.

e. Membujuk dan menyediakan rekomendasi. Biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau

pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.

4. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

Komunikasi pada Departem Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara terbagi atas komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

a. Komunikasi internal, mencakup: 1) Komunikasi vertical 2) Komunikasi horizontal

Pelaksanaan komunikasi internal pada departemen ini bersifat formal dan informal. Hal ini dapat terlihat dari komunikasi vertical yang meliputi hubungan yang bersifat keatas atau kebawah. Sedangkan komunikasi dari bawah keatas dapat berupa keluhan, laporan, pendapat atau saran baik dalam lisan maupun tulisan, bisa dalam kedudukan yang setingkat atau sama.

b. Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang bersifat eksternal pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara dengan berbagai pihak yaitu:

a. Hubungan dengan setiap mahasiswa b. Hubungan dengan setiap departemen lain

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

Sumber : Departemen Ekonomi Pembangunan USU (2011) Ketua Departemen EP

Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Ketua Prodi S1 Reguler EP Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC,

Ph.D

STAF

Sugianto

STAF

Leni Herawati STAF

Heri Santoso, AMd

Sekretaris Departemen EP Drs. Syahrir Hakim

Nasution, M.Si

Sekretaris Prodi S1 Reguler EP Paidi Hidayat, SE, M.Si

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini, yaitu “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara” sebagai berikut :

1. Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan karena itu baik setiap individu manajer maupun karyawan haruslah memahami manajemen perkantoran, yakni ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan, sasaran, dan kegiatan-kegiatan.

2. Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen merupakan suatu hal yang bersifat mutlak, yang harus dilaksanakan dalam suatu perkantoran. Apabila fungsi-fungsi manajemen perkantoran telah dijalankan dengan baik, maka segala sesuatu yang berhubungan dengan perkantoran dapat berjalan dengan lancar pula, sesuai dengan yang diinginkan/direncanakan.

internet, dan email. Posisi atau kedudukan sekretaris dalam struktur organisasi secara khusus sangat berperan penting untuk mendukung kegiatan pimpinan dalam melaksanakan tugas.

B. Saran

Adapun saran yang akan diberikan kepada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara yaitu:

1. Hendaknya pimpinan dan staf pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara senantiasa menjaga keseimbangan dalam berkomunikasi antar sesama pegawai sehingga dapat menjalankan tugas dengan baik, dan haruslah mampu memahami dan mengaplikasikan makna manajemen dalam pekerjaan kantor.

2. Diharapkan kepada Departemen Ekonomi Pembangunan dapat mengelola seluruh unsur-unsur manajemen perkantoran dengan sebaik-baiknya demi kelancaran pekerjaan perkantoran yang ada didalamnya. 3. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan

kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu dapat lebih ditingkatkan, sehingga tercapainya tujuan manajemen perkantoran dengan sebaik-baiknya.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty

Maryono, Joko. 2005. Jurnal Organisasi & Manajemen. Jakarta : Pusat Keilmuan LPPM

Moekijat. 2001. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayani. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

Susanti, Nanis. 2009. Jurnal Manajemen Teori & Terapan. Surabaya : Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga

http://safrizalhappy.wordpress.com/28/02/2011

Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, kita akan dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan, mengoordinasikan arus kerja, mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun mempromosikan produk dan jasa yan ditawarkan oleh perusahaan. Jadi akan diperoleh suatu kesan yang baik dari kolega, pegawai, supervisor, investor, maupun pelanggan pelanggan dalam merespons kebutuhan masing-masing stakeholders. Tanpa komunikasi yang efektif, orang akan salah mengerti dan salah menginterpretasikan informasi yang disampaikan.

Ciri-ciri Pesan yang Efektif:

a. Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap maslah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.

b. Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan mengguna kan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis.

c. Mengklarifikasi dan menyingkat informasi, dengan menggunakan table, bagan, foto maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud. d. Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan menjelaskan apa yang

kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.

e. Membujuk dan menyediakan rekomendasi. Biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau

pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.

4. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

Komunikasi pada Departem Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara terbagi atas komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

a. Komunikasi internal, mencakup: 1) Komunikasi vertical 2) Komunikasi horizontal

Pelaksanaan komunikasi internal pada departemen ini bersifat formal dan informal. Hal ini dapat terlihat dari komunikasi vertical yang meliputi hubungan yang bersifat keatas atau kebawah. Sedangkan komunikasi dari bawah keatas dapat berupa keluhan, laporan, pendapat atau saran baik dalam lisan maupun tulisan, bisa dalam kedudukan yang setingkat atau sama.

b. Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang bersifat eksternal pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara dengan berbagai pihak yaitu:

a. Hubungan dengan setiap mahasiswa b. Hubungan dengan setiap departemen lain

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara

Sumber : Departemen Ekonomi Pembangunan USU (2011) Ketua Departemen EP

Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Ketua Prodi S1 Reguler EP Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC,

Ph.D

STAF

Sugianto

STAF

Leni Herawati STAF

Heri Santoso, AMd

Sekretaris Departemen EP Drs. Syahrir Hakim

Nasution, M.Si

Sekretaris Prodi S1 Reguler EP Paidi Hidayat, SE, M.Si

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini, yaitu “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara” sebagai berikut :

1. Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan karena itu baik setiap individu manajer maupun karyawan haruslah memahami manajemen perkantoran, yakni ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan, sasaran, dan kegiatan-kegiatan.

2. Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen merupakan suatu hal yang bersifat mutlak, yang harus dilaksanakan dalam suatu perkantoran. Apabila fungsi-fungsi manajemen perkantoran telah dijalankan dengan baik, maka segala sesuatu yang berhubungan dengan perkantoran dapat berjalan dengan lancar pula, sesuai dengan yang diinginkan/direncanakan.

3. Alat-alat komunikasi yang digunakan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara antara lain: surat, telepon,

internet, dan email. Posisi atau kedudukan sekretaris dalam struktur organisasi secara khusus sangat berperan penting untuk mendukung kegiatan pimpinan dalam melaksanakan tugas.

B. Saran

Adapun saran yang akan diberikan kepada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara yaitu:

1. Hendaknya pimpinan dan staf pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara senantiasa menjaga keseimbangan dalam berkomunikasi antar sesama pegawai sehingga dapat menjalankan tugas dengan baik, dan haruslah mampu memahami dan mengaplikasikan makna manajemen dalam pekerjaan kantor.

2. Diharapkan kepada Departemen Ekonomi Pembangunan dapat mengelola seluruh unsur-unsur manajemen perkantoran dengan sebaik-baiknya demi kelancaran pekerjaan perkantoran yang ada didalamnya. 3. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan

kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu dapat lebih ditingkatkan, sehingga tercapainya tujuan manajemen perkantoran dengan sebaik-baiknya.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty

Maryono, Joko. 2005. Jurnal Organisasi & Manajemen. Jakarta : Pusat Keilmuan LPPM

Moekijat. 2001. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayani. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

Susanti, Nanis. 2009. Jurnal Manajemen Teori & Terapan. Surabaya : Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga http://safrizalhappy.wordpress.com/28/02/2011