Efisiensi Kerja Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

OLEH :

RESNA ULI VERAWATI SIMANGUNSONG

082103014

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur, penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI USU”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu DR. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE. MM, Msi selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Bungsu Hutagalung, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

4. Bapak dan Ibu Dosen dan Staf pegawai yang banyak membantu Penulis selama menjalankan pendidikan di FE USU.

5. Yang teristimewa penulis ucapkan terima kasih kepada kedua orang tua penulis. Ayahanda dan Ibunda tercinta T.Simangunsong & H.Sinurat yang telah mendidik dan mengasuh penulis dengan penuh kasih sayang serta berkat doa Beliau penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

6. Kepada Adik-adik (Debora, Susi, Enjuara, Fitria) yang selalu memberikan dukungan serta motivasi dalam menyelesaikan tugas akhir saya ini.

7. Kepada sahabat – sahabat terbaikku di fakultas Monica (ayam), Nurlela Ginting.

8. Kepada Feriandi (duralexx) yang selalu memberikan dukungan serta motivasi dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

9. Akhir kata, kepada pihak yang telah memberikan bantuan yang tak ternilai harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih.

Medan, Oktober 2011 Penulis

Resna uli Verawati Simangunsong

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah... 6

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian... 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 8

A. Sejarah Ringkas ... 8

B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 11

C. Job Description ... 17

D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 18

E. Kinerja Usaha Terkini ... 19

F. Rencana Kegiatan ... 21

BAB III PEMBAHASAN ... .24

A. Segi Usaha ... 24

B. Prestasi Kerja Pegawai ... 30

C. Sistem Kearsipan ... 32

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 44

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ……….. 15 Gambar 3.1 Unsur Sitem Kearsipan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ………... 36

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.

Pada setiap kantor akan ditemukan “unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan “unsur kerja” yang meliputi sumber daya insan, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.

atau perkumpulan, tetapi juga berisi sistem informasi yang sistematis dan tersusun rapi. Dengan demikian kantor lebih dari sekedar sebuah tempat saja.

Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa priorias yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor.

Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya,, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.

3. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan di luar.

Berdasarkan uraian di atas maka perlulah adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaa, baik itu pekerjaan yang maupun pekerjaan yang kecil dengan

membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan “atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”.

Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan.

Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah. Gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan seharusnya tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.

Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan “ wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Peningkatan kualitas erat kaitanya dengan pencapaian efisiensi kerja yang baik. Efisiensi kerja dapat dicapai dengan pembenahan proses kerja melalui peningkatan kualitas factor-faktor yang terkait, yaitu: sumber daya manusia, bahan baku yang digunakan, proses kerja yang diterapkan, mesin, dan lain-lain.

Efisiensi kerja merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisinsi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Efesiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. kata

efisien menurut yaitu tepat atau sesuai untuk

mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna. Sedangkan definisi dari efisien yaitu Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipegunakan (input).

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian

Dengan judul ini penulis dpat melihat bagaimana Efisiensi Kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Kemahasiswaan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekoomi Universitas Sumatera Utara.

2. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap

kajian tersebut. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efesiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ……….. 15 Gambar 3.1 Unsur Sitem Kearsipan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ………... 36

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.

Pada setiap kantor akan ditemukan “unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan “unsur kerja” yang meliputi sumber daya insan, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.

Dari uraian tersebut diatas, dapat kita ketahui bahwa kantor tidak hanya sebagai tempat berkumpul orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi

atau perkumpulan, tetapi juga berisi sistem informasi yang sistematis dan tersusun rapi. Dengan demikian kantor lebih dari sekedar sebuah tempat saja.

Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa priorias yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor.

Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya,, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.

3. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan di luar.

Berdasarkan uraian di atas maka perlulah adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaa, baik itu pekerjaan yang maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat

membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan “atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”.

Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan.

Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah. Gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan seharusnya tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.

Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan “ wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Peningkatan kualitas erat kaitanya dengan pencapaian efisiensi kerja yang baik. Efisiensi kerja dapat dicapai dengan pembenahan proses kerja melalui peningkatan kualitas factor-faktor yang terkait, yaitu: sumber daya manusia, bahan baku yang digunakan, proses kerja yang diterapkan, mesin, dan lain-lain.

Efisiensi kerja merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisinsi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Efesiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. kata

efisien menurut yaitu tepat atau sesuai untuk

mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna. Sedangkan definisi dari efisien yaitu Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipegunakan (input).

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dengan judul ini penulis dpat melihat bagaimana Efisiensi Kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Kemahasiswaan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekoomi Universitas Sumatera Utara.

2. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap

kajian tersebut. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efesiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penatapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud

dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

 Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

 Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian – penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responif terhadap

B. Struktur Organisasi

Menurut Robbins ( 2003 : 2 ), bahwa Organisasi adalah salah satu unit sosial yang dikoordinasikan secara sengaja terdiri dari dua orang atau lebih yang berfungsi dan berwenang untuk mengerjakan usaha mencapai tujuan yang telah di tentukan. Struktur organisasi adalah kerangka yang terdiri dari satuan organisasi beserta segenap pejabat dengan tugas, wewenang, serta hubungannya satu sama lain. Pada dasarnya suatu organisasi perlu membuat struktur organisasi, yang menjelaskan secara rinci mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang masing – masing jabatan yang terdapat di struktur organisasi tersebut, sehingga kerja sama antara masing – masing jabatan dapat berjalan secara harmonis dan tercapainya tujuan.

Untuk mencapainya tujuan umum suatu organisasi diperlukan suatu wadah yang mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan organisasi tersebut. Struktur organisasi yang efisien adalah susunan organisasi yang masing – masing unit organisasi beserta pejabat, tugas, dan wewenangnya yang ada dalam menjalankan peranannya dapat mencapai perbandingan terbaik antara pengorbanan dan hasilnya.

Menurut Zaenudin ( 2007 : 118 ), bahwa struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing – masing pegawai tau akan tugas, wewenang, tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai di tempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan,

pengalaman, dan keahlian fisiknya. Struktur Organisasi Fakultas dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi tahun 2007-2008

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Fakultas Kepala Sub Bagian

Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departeme Unit Penunjang Fakultas

1. Pimpinan Universitas

Rektor : Prof.Dr.dr. Syahril

Pasaribu,DTM&H,M.Sc(CTM(,Sp.A(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, MLI Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac

2. Pimpinan Fakultas Ekonomi

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, M.Acc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si

3. Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE,M Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

4. Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE,M.Si Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos

5. Departemen

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si

b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

c. Akuntansi

Ketua : Dr. Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

6. Program Studi

a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan

Ketu a :Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

b. Program Studi S1 Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si

c. Program Studi S1 Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

d. Program Studi DIII Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

e. Program DIII Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

f. Program DIII Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

l. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kemahasiswaan dan alumni.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah sub organisasi yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Visi Fakultas adalah pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh fakultas. Misi Fakultas adalah deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi fakultas yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma. Tujuan Fakultas adalah rumusan tentang hasil khusus jurusan dalam bentuk profil kompetensi yang diharapkan dari lulusan sesuai

dengan kebutuhan dan standar yang dituntut oleh stakeholder internal dan eksternal, termasuk tuntutan pasar kerja.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang tidak berorientasi pada perolehan laba, dengan kata lain yaitu sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih mengutamakan pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, berorientasi pada penelitian-penelitian yang sesuai dengan ilmu pengetahuan, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan tujuan agar lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di dunia pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Menurut Mangkunegara ( 2005 : 9 ), bahwa kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Menurut Mathis dan Jackson ( 2001 : 82 ), bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja yaitu : kemampuan, motivasi, dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang akan dilakukan, dan hubungan dalam organisasi.

Berdasarkan pengertian diatas, kinerja merupaka kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi. Kinerja yang dicapai oleh

seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, harus sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan sesuai dengan moral dan etika.

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi, misi, dan tujuan yang harus dicapai dan dijalankan. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara butuh waktu untuk mencapai itu semua, khususnya pada bagian Kemahasiswaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Untuk mendorong tercapainya hasil yang optimal diperlukan kinerja yang profesional. Kinerja usaha yang dijalankan instansi saat ini adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar dan diskusi. Fakultas juga mengadakan kegiatan kerohanian seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain ). Dengan adanya kegiatan seperti itu maka mahasiswa selalu memiliki nilai dan norma keagamaan, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Tabel 1.1

Jumlah Pegawai Fakultas Ekonomi Usu Tahun 2012

Jumlah Pegawai PNS 45

Jumlah Pegawai Honorer 33 Jumlah Pegawai di Bagian Kemahasiswaan 4

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil. b. Perkuliahan semester genap / ganjil.

c. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat di tingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian, Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.

5. Meningkatkan Kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan Kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program study S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dan melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14.Departemen menyiapkan evaluasi per semester nuntuk meningkatkan nilai Akreditas masing – masing Departemen yang lebih baik.

BAB III PEMBAHASAN

Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau akivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kanor adalah topik yang akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati struktur organisasi dan uraian tugas pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan dengan teratur dan baik.

Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :

A. Segi Usaha

Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah :

1. Tata Kerja

Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.

b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

c. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.

d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.

2. Pemakaian Tenaga

Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini

a. Setiap pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diantaranya : Komputer.

b. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa menggerakkan benda atau tanpa gerakkan yang berlebihan.

c. Setiap pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah pekrjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.

3. Pemakaian Waktu

Pemakaian waktu pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Rencana Kerja

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.

b. Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disilpin kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : 1) Masuk kerja pukul 08.15 wib

2) Pulang kerja pukul 14.00 wib

Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pkerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, pemberian bonus, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut: a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.

b. Pada jam kerjapegawai tidak ada yang malas.

c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.

d. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik.

4. Pemakaian Ruang

Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot antor pada tempat

yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tesebut dapat dilihat dari :

a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat. b. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya,

arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakanya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.

5. Pemakaian Benda Termasuk Uang

Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari :

a. Setiap pembuatan warkat pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU merupakan warkat yang sungguh-sungguh/ benar-benar penting sehingga tidak menghambur-hamburkan material. b. Dalam kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU benda-benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain. c. Pemakaian telepon dilakukan setepat mungkin.

B. Prestasi Kerja Pegawai

Prestasi kerja adalah “hasil kerja yang diperoleh melalui fungsi-fungsi pekerjaan tertentu / kegiatan selama tempo waktu tertentu dimana hasil kerja yang dicapai dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya yang dipengaruhi oleh kcakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan’’ (Bernardin, 1993 : 378). Program penilaian prestasi kerja yang efektif memberikan pedoman dan landasan bagi pimpinan organisasi untuk menaikkan gaji dan penaikan jabatan. Penilaian prestasi kerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik pegawai mengerjakan pekerjaan mereka ketika dibandingkan dengan satu set standar, dan kemudian mengkomunikasikannya denga para pegawai ( Robert, 2002 : 81).

Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:

1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam peberian imbalan. 3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.

5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.

Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah : 1. Hukuman

Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai, salah satunya adalah sebagai berikut :

a. Teguran lisan.

b. Mendapat surat peringatandari pimpinan.

c. Jika tidak dating maka absen kerja di coret oleh Pembantu Dekan II. d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.

2. Motivasi

Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.

3. Mutasi

Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan

tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.

C. Sistem Kearsipan

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

8. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya mahasiswa baru, wisuda mahasiswa, mutasi mahasiswa, pemberian beasiswa, perubahan data diri mahasiswa dan pemberian surat keterangan pada mahasiswa.

Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :

1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

2. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.

3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

5. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.

6. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Kemahasiswaan USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahsiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkn meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

3. Guna Arsip

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan, dan Dekan.

Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Untuk Keperluan Administrasi.

2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan,

TUJUAN

Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan

Gambar 3.1 Unsur Sitem Kearsipan Sumber: Surojo (2006:20) D. Fasilitas Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi USU.

Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :

a. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat 4 P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :

1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga. 2. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai

3. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.

Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :

1. Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.

2. Komputer sehingga memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja.

3. Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.

4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada di dalam komputer cepat panas.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbenruk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 4 buah unit printer yang terletak di masing-masing meja kerja pegawai. Tetapi, dari 4 unit printer terdapat 2 unit yang tidak dapat berfungsi dengan baik.

c. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untu menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kanto Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

E. Azas-Azas Efisiensi

Dalam bab pembahasan ini penulis juga melakukan analisis mengenai penerapan azas-azas efisiensi dan penilaian prestasi dalam pekerjaan kantor pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU guna mendukung penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. Analisis yang dilakukan penulis berhubungan dengan azas-azas efisiensi dan penilaian prestasi dalam pekerjaan kantor antar lain :

Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dipergunakan juga tenaga lain/tenaga pembantu untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dilihat dari penyediaan jasa pendukung administrasi/ teknik perkantoran/ tenaga honor, penyedia jasa perbaikan peralatan kerja, dan lain-lain guna mendukung peningkatan efiensi kerja. Selain itu, guna mendukung efisinsi kerja pada Kator bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU juga diusahakan menempatkan pegawai pada posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahliannya.

Efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegwai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas ersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain.

6. Kehadiran dari pegawai. 7. Kerajinan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai penilai prestasi kerja pegawai adalah :

1. Dekan

2. Pembantu Dekan I 3. Pembantu Dekan II 4. Pembantu Dekan III 5. Personalia

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah menganalisa dan mengevaluasi uraian – uraian pada bab terdahulu, maka terdapat kesimpulan sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah baik walaupun masih ada terdapat kekurangan dalam penerapan

efisiensi pekerjaan.

2. Kemampuan pegawai bagian kemahasiswaan untuk bekerjasama dengan pegawai lainya masih kurang terjalin dengan baik karena setiap pelaksanaan pekerjaan kebanyakan dikuasai pada beberapa pegawai saja.

3. Sarana kantor yang tersedia pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi berupa: Komputer, Printer, Faksimile, Telepon, Mesin Photo Copy, Mesin Tik, Filling Cabinet, Brankas, AC dalam keadaan baik walaupun sering terdapat kendala dalam mengoperasikan komputer karena komputer terkena virus dan data-data didalam komputer sudah penuh.

4. Sistem kearsipan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada beberapa kekurangan-kekurangan.

B. Saran

1. Peningkatan terhadap efisiensi kerja hendaknya mendapatkan perhatian yang lebih serius sehingga dapat mendatangkan motivasi tersendiri kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.

2. Pada kantor bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU di harapkan dapat selalu menyusun rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan tepat waktu.

3. Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan pemenuhan fasilitas kerja yang baik pula. Contohnya : yang pertama, fasilitas komputer yang mana fasilitas ini sangat kurang.. Yang kedua, seharusnya kenyamanan di tempat kerja perlu ditingkatkan. Dengan menjadikan ruang yang sejuk dan nyaman dan mampu memotivasi karyawan di dalam melaksanakan kewajibannya.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad. 2007. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.

Anonim. 2001. Ensiklopedia Indonesia. Cetakan kedua. Jakarta: PT. Cipta Pustaka.

Danfar. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi, Jakarta: Penerbit Bumi Aksara

Fathoni, Abdurahmat. 2006. Organisasi Dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Rhineka Citra

Robert N Anthony. 2001. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta. Sedarmayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Tjakrawala Kurniawan. 2002. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta

Zaenudin, Achamd. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Mitra Wacana Media

c. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untu menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kanto Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

E. Azas-Azas Efisiensi

Dalam bab pembahasan ini penulis juga melakukan analisis mengenai penerapan azas-azas efisiensi dan penilaian prestasi dalam pekerjaan kantor pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU guna mendukung penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. Analisis yang dilakukan penulis berhubungan dengan azas-azas efisiensi dan penilaian prestasi dalam pekerjaan kantor antar lain :

41 Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dipergunakan juga tenaga lain/tenaga pembantu untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dilihat dari penyediaan jasa pendukung administrasi/ teknik perkantoran/ tenaga honor, penyedia jasa perbaikan peralatan kerja, dan lain-lain guna mendukung peningkatan efiensi kerja. Selain itu, guna mendukung efisinsi kerja pada Kator bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU juga diusahakan menempatkan pegawai pada posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahliannya.

Efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegwai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas ersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain.

6. Kehadiran dari pegawai. 7. Kerajinan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai penilai prestasi kerja pegawai adalah :

1. Dekan

2. Pembantu Dekan I 3. Pembantu Dekan II 4. Pembantu Dekan III 5. Personalia

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

43 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah menganalisa dan mengevaluasi uraian – uraian pada bab terdahulu, maka terdapat kesimpulan sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah baik walaupun masih ada terdapat kekurangan dalam penerapan

efisiensi pekerjaan.

2. Kemampuan pegawai bagian kemahasiswaan untuk bekerjasama dengan pegawai lainya masih kurang terjalin dengan baik karena setiap pelaksanaan pekerjaan kebanyakan dikuasai pada beberapa pegawai saja.

3. Sarana kantor yang tersedia pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi berupa: Komputer, Printer, Faksimile, Telepon, Mesin Photo Copy, Mesin Tik, Filling Cabinet, Brankas, AC dalam keadaan baik walaupun sering terdapat kendala dalam mengoperasikan komputer karena komputer terkena virus dan data-data didalam komputer sudah penuh.

4. Sistem kearsipan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada beberapa kekurangan-kekurangan.

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut :

1. Peningkatan terhadap efisiensi kerja hendaknya mendapatkan perhatian yang lebih serius sehingga dapat mendatangkan motivasi tersendiri kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.

2. Pada kantor bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU di harapkan dapat selalu menyusun rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan tepat waktu.

3. Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan pemenuhan fasilitas kerja yang baik pula. Contohnya : yang pertama, fasilitas komputer yang mana fasilitas ini sangat kurang.. Yang kedua, seharusnya kenyamanan di tempat kerja perlu ditingkatkan. Dengan menjadikan ruang yang sejuk dan nyaman dan mampu memotivasi karyawan di dalam melaksanakan kewajibannya.

45 DAFTAR PUSTAKA

Achmad. 2007. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.

Anonim. 2001. Ensiklopedia Indonesia. Cetakan kedua. Jakarta: PT. Cipta Pustaka.

Danfar. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi, Jakarta: Penerbit Bumi Aksara

Fathoni, Abdurahmat. 2006. Organisasi Dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Rhineka Citra

Robert N Anthony. 2001. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta. Sedarmayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Tjakrawala Kurniawan. 2002. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta

Zaenudin, Achamd. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Mitra Wacana Media