Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan KebudayaanR.I

No.0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 , Program Pendidikan Diploma D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a.

Departemen Ekonomi Pembangunan

b.

Departemen Manajemen

c.

Departemen Akuntansi

Sedangakan Program Studi Diploma-III terdiri dari :

a.

Program Studi Diploma III Kesekretariatan

b.

Program Studi Diploma III Keuangan

c.

Program Studi Diploma III Akuntansi

Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi, yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk) yang kurikulum dan proses pendidikan diselenggarakan secara tersendiri. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2003, tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikolog pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara :

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

a.

Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang berorientasi pasar.

b.

Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c.

Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber

pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d.

Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e.

Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah

serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan

internasional.

B. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a.

Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b.

Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan

pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

C.

Struktur Organisasi

Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing masing pegawai tahu akan tugas , wewenang , dan tanggung jawab sehingga para pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang di bebankan kepada nya dengan baik dan tanggungjawab.

Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan suatu wadah yang mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangakain kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini :

DEKAN PEMBANTU DEKAN

I II III

Senat Akademik Komisi-komisi Pusat Kajian/ Pengembangan Unit Pelaksana Teknis Tata Usaha Subbag Pendidikan Subbag Umum dan Perlengkapan, Sekretaris Dekan K Kep

L A B O R A T O R I U Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonom Dosen

Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan DIII Kesekretariatan

Dosen Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi

Dosen Ekonomi Pembangunan S1 Reguler Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension

Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

PROGRAM S1

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Maharyanie, M.Si

Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris Program Studi : Dra. Friska S, M.Si

Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak

Ketua Program Studi : Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena L.L. Sibarani, SE,M.Si

D. Job Description

Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46).

Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1.

Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah :

a.

Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran,

penelitian, pengabdian kepada masyarakat.

b.

Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan

administrasi fakultas.

c.

Bertanggung jawab kepada Rektor.

d.

Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e.

Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan

panitia penguji.

f.

Mendisposisi surat-surat masuk.

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.

2.

Pembantu Dekan

Tugasnya :

a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik

atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

b.

Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan

di bidang administrasi umum dan keuangan.

c.

Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang

pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama

3.

Kasubag Kemahasiswaan

Tugasnya :

a.

Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar.

b.

Memaraf surat permohonan mahasiswa.

c.

Mengkonsep/membalas surat yang diterima dari luar instansi misalnya surat

lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi (beasiswa).

4.

Staf/ Pegawai

Tugasnya :

a.

Mengetik surat permohonan beasiswa.

b.

Memeriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa.

c.

Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir, menerima

dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS, Fotocopy SPP, Fotocopy KTM

dan sebagainya.

d.

Mendata ulang mahasiswa baru dengan memberikan formulir.

5. Bagian Tata Usaha

Tugasnya :

a.

Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b.

Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan

dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c.

Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian

dan perlengkapan.

d.

Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e.

Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f.

Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan

kepada masyarakat.

g.

Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h.

Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.

i.

Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.

j.

Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

k.

Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan

kegiatan fakultas.

l.

Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

Fakultas.

6. Sub Bagian Akademik

Tugasnya :

a.

Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b.

Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c.

Melakukan administrasi akademik.

d.

Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

f.

Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g.

Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat

di lingkungan fakultas.

h.

Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

Bagian.

E.

Jaringan Usaha/Kegiatan

Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas

Ekonomi USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang

digunakan dapat ditingkatkan.

2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan

kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.

3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara harus melaksanakan pengabdian masyarakat

dan penelitian.

4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokal karya, kuliah umum tentang

ilmu-ilmu manajemen.

5. Menyiapkan laporan barang, laporan evaluasi diri per semester,

laboratorium dosen untuk meningkatkan nilai akreditas manajemen yang

baik.

F.

Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar- seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G.

Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1.

Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2.

Perkuliahan semester genap/ganjil.

3.

Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil

4.

Wisuda mahasiswa

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.

c. Bertanggung jawab kepada Rektor.

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji.

f. Mendisposisi surat-surat masuk.

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.

2. Pembantu Dekan

Tugasnya :

a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama

3. Kasubag Kemahasiswaan

Tugasnya :

c. Mengkonsep/membalas surat yang diterima dari luar instansi misalnya surat lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi (beasiswa).

4. Staf/ Pegawai

Tugasnya :

a. Mengetik surat permohonan beasiswa.

b. Memeriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa.

c. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir, menerima dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS, Fotocopy SPP, Fotocopy KTM dan sebagainya.

d. Mendata ulang mahasiswa baru dengan memberikan formulir.

5. Bagian Tata Usaha

Tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan

kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

k. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

l. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

6. Sub Bagian Akademik

Tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Jaringan Usaha/Kegiatan

Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.

3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus melaksanakan pengabdian masyarakat dan penelitian.

4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokal karya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu manajemen.

5. Menyiapkan laporan barang, laporan evaluasi diri per semester, laboratorium dosen untuk meningkatkan nilai akreditas manajemen yang baik.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar- seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa