PENGERTIAN SURAT arsip DAN DOKUMENTASI

PENGERTIAN SURAT DAN DOKUMENTASI

K

earsipan adalah suatu proses penerimaan, pencintaan, pengumpulan, pengaturan,
penyusunan, pemeliharaan dan penyimpanan surat-surat/warkat/arsip dan dokumen
menurut sistem tertentu karena mempunyai nilai kegunaan agar saat diperlukan cepat
dan tepat ditemukan.

A. PENGERTIAN DOKUMENTASI
Sama halnya dengan surat, pengertian
dokumentasi berbeda bagi setiap ahlinya.
Seperti ;
1. Kamus Administrasi Perkantoran
Suatu pekerjaan yang bertugas
mencari, mengumpulkan, menyusun,
menyelidiki, meneliti dan mengolah,
serta memelihara dan menyiapkan
sehingga menjadi surat yang dapat
digunakan.
2. NIDER (Niderlands Institut Voor

Documentatie en Regestra Tuur)
Tugas memberikan keteranganketerangan yang didasarkan pada
bahan-bahan yang ada
diperpustakaan dan pemberitahuan
tentang literatur.
3. FID (Federation International de
Documentation)
Pekerjaan mengumpulkan, menyusun
dan menyebarluaskan surat dari
segala macam jenis lapangan aktifitas
manusia.
B. PENGERTIAN DOKUMEN
Surat berarti, sesuatu yang ditulis atau
tercetak yang dapat dipergunakan sebagai
bukti atau keterangan. Berikut ini
pengertian surat dari beberapa buku
sumber :
1. Ensiklopedi Administrasi
Warkat asli yang digunkan sebagai
alat pembuktian atau

Hal: - 11 -

sebagai alat untuk mendukung suatu
keterangan.
2. Ensiklopedi Umum
Surat, akte, piagam, surat resmi dan
bahan rekaman, tertulis atau tercetak
yang dapat memberi keterangan untuk
penyelidikan ilmiah dalam arti yang
luas.
3. Kamus Bahasa Inggris Webstern
Membuktikan dengan keterangan,
melengkapi keterangan dengan faktafakta.
C. JENIS-JENIS DOKUMENTASI
Jenis-jenis dokumentasi sangat banyak,
demikian banyaknya jenis surat, maka surat
dapat ditinjau dari beberapa segi;
1. Ditinjau dari segi pemakaiannya
 Surat pribadi

 Surat niaga
 Surat sejarah
 Surat pemerintah
2. Ditinaju dari segi kegunaannya
 Niali penerangan
 Nilai perdagangan
 Nilai yuridis
 Nilai historis
3. Ditinjau dari fungsinya
 Surat dinamis, dapat pula
dibedakan atas
a) Surat aktif
b) Surat semi aktif
c) Surat in aktif
 Surat statis

4. Ditinjau dari segi penelitiannya
 Surat primer
 Surat sekunder
 Surat tertier

5. Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan
bentuk fisiknya
Bila ditinjau dari segi ruang lingkupnya
dan bentuk fisiknya, maka surat dapat
dibedakan sebagai berikut;
 Surat literal adalah surat yang
terjadi akibat dicetak, ditulis,
digambar atau direkam.
 Surat kolporal adalah surat
berwujud benda bersejarah.

Hal: - 12 -

Seperti seni dan benda-benda
kuno.
 Surat privat adalah surat yang
berwujud surat menyurat/arsip.
6. Dilihat dari sumbernya
 Surat yang bersumeber dari
pemerintah

 Surat yang bersumber dari
swasta
 Surat bersumber dari kontrakkontrak dagang
 Aktivitas lembaga persurat
kabaran dan penerbitan.
