LKP : Rancang Bangun Sistem Aplikasi Pengarsipan Dokumen Kepegawaian Pada Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan Kabupaten Lamongan.

RANCANG BANGUN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN PADA DINAS KOPERASI, INDUSTRI, DAN

PERDAGANGAN KABUPATEN LAMONGAN

Oleh :

Nama : Dedy Suhariyanto NIM : 08.41010.0034 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

 

ABSTRAKSI ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Deskripsi Singkat Instansi ... 5

2.2 Tugas Pokok dan Fungsi ... 5

2.3 Struktur Organisasi ... 10

2.5 Visi dan Misi ... 13

2.5.1 Visi Instansi ... 13

2.5.2 Misi Instansi………….……….13

BAB III LANDASAN TEORI ... 14

3.1 Dokumen ... 14

3.2 Arsip ... 14

3.2.1 Pengertian Arsip ... 14

3.2.2 Jenis Arsip ... 15

3.3 Sistem ... 18

3.3.1 Definisi Sistem ... 18

3.3.2 Klasifikasi Sistem ... 19

3.4 Aplikasi ... 21

3.5 Analisa dan Perancangan Sistem ... 22

3.5.1 System Flow……….………. 24

3.5.2 Data Flow Diagram (DFD)….………... 24

3.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD).………. 25

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 26

4.1 Perencanaan ... 26

4.2 Analisis Sistem ... 27

4.3.1 System Flow ... 30

4.3.2 Context Diagram ... 32

4.3.3 Data Flow Diagram ... 33

4.3.4 Conceptual Data Model ... 33

4.3.5 Physical Data Model ... 34

4.3.6 Desain Tabel ... 35

4.3.7 DesainInput / Output ... 39

4.4 Implementasi Sistem ... 50

4.4.1 Spesifikasi Perangkat ... 50

4.4.2 Penjelasan Program ... 51

BAB V PENUTUP ... 62

5.1 Kesimpulan ... 62

5.2 Saran... 62

DAFTAR PUSTAKA ... 63

LAMPIRAN ... 64

DAFTAR TABEL

 

Tabel 2.1 Susunan Kepegawaian ... 12

Tabel 4.1 Struktur Tabel Satuan Kerja ... 35

Tabel 4.2 Struktur Tabel Detail Satker ... 35

Tabel 4.3 Struktur Tabel Lemari ... 36

Tabel 4.4 Struktur Tabel Pegawai ... 36

Tabel 4.5 Struktur Tabel Jabatan ... 37

Tabel 4.6 Struktur Tabel Dokumen ... 37

Tabel 4.7 Struktur Tabel Pangkat... 38

Tabel 4.8 Struktur Tabel Jenis Dokumen ... 38

Tabel 4.9 Struktur Tabel Detil ... 39

     

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas KOPINDAG Kabupaten Lamongan ... 11

Gambar 4.1 Document Flow Penyimpanan Dokumen Kepegawaian ... 28

Gambar 4.2 Document Flow Peminjaman & Pencarian Dokumen Kepegawaian 29 Gambar 4.3 System Flow Penyimpanan Dokumen ... 30

Gambar 4.4 System Flow Peminjaman dan Pencarian Dokumen ... 31

Gambar 4.5 Context Diagram ... 32

Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 0 ... 33

Gambar 4.7 Conceptual Data Model ... 34

Gambar 4.8 Physical Data Model ... 34

Gambar 4.9 Desain Form Login... 39

Gambar 4.10 Desain Form Utama ... 40

Gambar 4.11 Desain Form Master Satuan Kerja ... 40

Gambar 4.12 Desain Form Master Detail Satuan Kerja ... 41

Gambar 4.13 Desain Form Master Jabatan ... 42

Gambar 4.14 Desain Form Master Pangkat ... 42

Gambar 4.15 Desain Form Master User ... 43

Gambar 4.16 Desain Form Master Lemari ... 44

Gambar 4.17 Desain Form Master Jenis Dokumen ... 44

Gambar 4.19 Desain Form Master Pengawai ... 45

Gambar 4.20 Desain Form Master Dokumen ... 46

Gambar 4.21 Desain Form Pencarian Dokumen ... 47

Gambar 4.22 Desain Form Peminjaman Dokumen ... 47

Gambar 4.23 Desain Laporan Status Dokumen ... 48

Gambar 4.24 Desain Nota Dinas ... 49

Gambar 4.25 Desain Lampiran Berkas Dokumen ... 49

Gambar 4.26 Desain Laporan Dokumen per Lemari ... 50

Gambar 4.27 Form Login ... 51

Gambar 4.28 Form Utama... 52

Gambar 4.29 Form Master Jabatan ... 53

Gambar 4.30 Form Master Pangkat ... 53

Gambar 4.31 Form Master Satuan Kerja ... 54

Gambar 4.32 Form Master Detail Satuan Kerja... 54

Gambar 4.33 Form Master Pegawai... 55

Gambar 4.34 Form Master Jenis Dokumen ... 56

Gambar 4.35 Form Master Detail Jenis Dokumen... 56

Gambar 4.36 Form Master Lemari... 57

Gambar 4.37 Form Master Dokumen ... 57

Gambar 4.38 Form Pencarian ... 58

Gambar 4.41 Nota Dinas ... 60 Gambar 4.42 Lampiran Berkas Dokumen ... 60 Gambar 4.43 Laporan Dokumen Per Lemari ... 61

 

DAFTAR LAMPIRAN

 

Lampiran 1. Tutorial Penggunaan Aplikasi ... 64

Lampiran 2. Surat Balasan Instansi ... 70

Lampiran 3. Form KP-5 Acuan Kerja ... 71

Lampiran 4. Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 72

Lampiran 5. Form KP-6 Log Perubahan ... 73

Lampiran 6. Form KP-7 Kehadiran Kerja Praktek ... 74

Lampiran 7. Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... 76

Lampiran 8. Listing Program ... 78  

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang sangat cepat membuat berbagai perusahaan maupun instansi-instansi harus mengikuti perkembangannya mengingat demi tercapainya pelayanan yang maksimal. Perkembangan teknologi juga mempengaruhi kinerja dan pola kerja karyawan dalam perusahaan bahkan dalam instansi pemerintahan.

Setiap instansi pemerintah harus mengelola dokumen elektronik sebagai sumber daya informasi yang berharga. Dokumen merupakan representasi riwayat organisasi secara eksplisit. Menurut peraturan perundangan disebutkan bahwa dokumen perusahaan/organisasi adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan/organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar (Undang – Undang no. 88 tahun 1991 Pasal 1).

Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan Kabupaten Lamongan merupakan salah satu instansi pemerintah yang telah menerapkan pengarsipan. Akan tetapi pengarsipan yang dilakukan masih membutuhkan perbaikan. Dokumen-dokumen yang diarsipkan hanya ditumpuk tanpa disimpan di lemari penyimpanan. Arsip dokumen yang tersimpan bermacam-macam diantaranya dokumen ijazah, akte kelahiran, kartu keluar, Surat Keputusan pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (PNS), Surat Keputusan pengangkatan jabatan, diklat

2

 

struktural, tanda penghargaan dan dokumen kepegawaian lain yang terkait. Dokumen yang disimpan mencapai puluhan ribu menyebabkan proses pengarsipan dan pencarian dokumen membutuhkan waktu yang cukup lama, belum lagi dengan proses peminjaman dokumen yang masih dilakukan secara manual menyulitkan untuk pelacakan dokumen.

Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem aplikasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen. Sistem aplikasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dokumen yang diarsipkan. Dokumen – dokumen arsip yang sudah tertumpuk sangat banyak jika disimpan dalam dokumen digital akan menghemat ruang dan waktu, terutama dalam pencarian dokumen, dimana petugas hanya perlu menuliskan apa yang akan dicari. Diharapkan dengan adanya sistem aplikasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam bagian arsip dan ekspedisi agar mempermudah dalam pengarsipan dokumen kepegawaian.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, maka dapat diperoleh perumusan masalah bagaimana membuat rancang bangun sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian yang dapat mempermudah dalam berbagai hal yaitu :

a. administrasi pengarsipan dokumen kepegawaian. b. pencarian dokumen.

1.3 Batasan Masalah

Ruang lingkup dari sistem pengarsipan yang dibahas meliputi beberapa hal, yaitu:

a. Dokumen yang diarsipkan adalah dokumen kepegawaian.

b. Aplikasi yang dibuat tidak mencakup proses pendigitalan dokumen.

1.4 Tujuan

Tujuan dari kerja praktek ini adalah terbentuknya sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian yang mampu membantu bagian arsip dinas koperasi, industri, dan perdagangan untuk mempermudah pengolahan dokumen-dokumen kepegawaian untuk diarsipkan secara komputerisasi.

 

1.5 Kontribusi

Kontribusi bagi instansi dari pembuatan sistem ini adalah pengolahan data dokumen kepegawaian dapat berlangsung dengan baik karena pencatatan, penyimpanan dan pengarsipan sudah dilakukan secara terkomputerisasi. Selain itu manfaat lainnya yaitu mempercepat dan mempermudah akses terhadap dokumen-dokumen kepegawaian yang telah diarsipkan.

 

1.6 Sistematika Penulisan

Penyusunan laporan kerja praktek ini, dibagi menjadi lima bab. Pada setiap bab terdapat sub bahasan yang menjelaskan isi dari bab secara lebih terperinci. Berikut ini sistematika yang digunakan :

4

 

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah dan penjelasan permasalahan secara umum, rumusan masalah yang ingin diselesaikan, batasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan yang digunakan pada laporan kerja praktek ini.

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI

Bab ini membahas tentang gambaran umum instansi, meliputi deskripsi singkat instansi, struktur organisasi dan deskripsi tugas setiap bagian yang ada di Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan Kabupaten Lamongan.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesaian laporan, yaitu teori tentang Dokumen, Arsip, dan Sistem.

BAB IV DESKRIPSI SISTEM

Bab ini menjelaskan mengenai pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada saat kerja praktek di instansi terkait. Pekerjaan tersebut dijelaskan secara terperinci, diawali dengan analisa sistem, pembuatan rancangan sistem, struktur tabel implementasi sistem berupa capture dari setiap fungsional aplikasi pengarsipan

kepegawaian, serta evaluasi sistem aplikasi yang telah dibuat.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dari kerja praktek yang telah dibuat dan saran untuk pengembangan sistem.

2.1 Deskripsi Singkat Instansi

Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan yang terletak di Jalan Panglima Sudirman no. 94 Lamongan merupakan salah satu Dinas koperasi, industri, dan perdagangan di Provinsi Jawa Timur. Dinas ini mempunyai tugas melaksanakan kewenangan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di 5 bidang yaitu bidang sekretariat, bidang koperasi, usaha kecil dan menengah (UKM), bidang perindustrian, bidang perdagangan, dan bidang promosi dan pemasaran dengan jumlah total pegawai 66 orang.

 

2.2 Tugas Pokok dan Fungsi

Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan berdasarkan ketentuan Pasal 48 peraturan daerah kabupaten Lamongan Nomor 03 tahun 2008 tentang organisai dan tata kerja dinas daerah kabupaten Lamongan mempunyai tugas melaksanakan kewenangan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang sekretariat, bidang koperasi, usaha kecil dan menengah, bidang perindustrian, bidang perdagangan, dan bidang promosi dan pemasaran.

Dinas ini terdiri atas 5 (lima) bidang yaitu bidang sekretariat, bidang koperasi, usaha kecil dan menengah, bidang perindustrian, bidang perdagangan, dan bidang promosi dan pemasaran.

6

 

a. Bidang sekretariat

Bidang sekretariat mempunyai tugas menyelenggarakan urusan administrasi umum, perlengkapan, kerumahtanggaan, keuangan dan program.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud bidang sekretariat mempunyai fungsi:

1. Pengelolaan administrasi umum

2. Pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan 3. Pelaksanaan urusan organisasi, tatalaksana dan kehumasan 4. Pelaksanaan urusan keuangan

5. Pelaksanaan urusan program

6. Pelayanan teknis administratif kepada kepala dinas dan semua satuan unit kerja di lingkugan dinas

7. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang sekretariat terdiri atas 3 sub bagian yaitu:

1. Sub bagian umum 2. Sub bagian keuangan 3. Sub bagian program

b. Bidang koperasi, usaha kecil dan menengah

Bidang koperasi, usaha kecil dan menengah mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan strategis, koordinasi,

pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang koperasi, usaha kecil dan menengah.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud bidang koperasi, usaha kecil dan menengah mempunyai fungsi:

1. Penyiapan bahan penyusunan program dan perumusan kebijakan teknis operasional bidang koperasi, usaha kecil dan menengah

2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah

3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah meliputi kelembagaan dan sumber daya manusia (SDM), usaha kecil dan menengah, usaha dan permodalan

4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah

5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang koperasi, usaha kecil dan menengah terdiri atas 3 sub bidang yaitu:

1. Seksi kelembagaan dan SDM 2. Seksi usaha kecil dan menengah 3. Seksi usaha dan permodalan

8

 

c. Bidang perindustrian

Bidang perindustrian mempunyai tugas melaksanakanpenyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan strategis, koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang perindustrian.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, bidang perindustrian mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan penyusunan program dan perumusan kebijakan teknis operasional bidang perindustrian

2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan bidang perindustrian 3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan bidang perindustrian

meliputi teknologi dan produksi, sarana dan permodalan, serta bina usaha 4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan bidang perindustrian

5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang perindustrian mempunyai fungsi terdiri atas 3 sub bidang yaitu: 1. Seksi teknologi dan produksi

2. Seksi sarana dan permodalan 3. Seksi bina usaha

d. Bidang perdagangan

Bidang perdagangan mempunyai tugas penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan stragetis, koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang perdagangan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, bidang perdagangan mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan penyusunan program dan perumusan kebijakan teknis operasional perdagangan

2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan perdagangan

3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan perdagangan meliputi perdaganagan dalam negeri, sarana perdagangan, perlindungan konsumen dan metrologi

4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan perdagangan

5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang perdagangan terdiri dari 3 sub bidang yaitu:

1. Seksi perdagangan dalam negeri 2. Seksi sarana perdagangan

3. Seksi perlindungan konsumen dan metrologi

e. Bidang promosi dan pemasaran

Bidang promosi dan pemasaran mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan strategis, koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang promosi, pemasaran dan pameran.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, bidang promosi dan pemasaran mempunyai fungsi:

10

 

1. Penyiapan bahan penyusunan proram dan perumusan kebijakan teknis operasional bidang promosi dan pemasaran

2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan bidang promosi dan pemasaran

3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan bidang promosi dan pemasaran, meliputi pemasaran dan pameran

4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan bidang promosi dan pemasaran 5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi,

industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang promosi dan pemasaran terdiri atas 3 sub bidang yaitu:

1. Seksi promosi 2. Seksi pemasaran 3. Seksi pameran

2.3 Struktur Organisasi

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi yang telah dibebankan pada Dinas koperasi, industri, dan perdagangan Kabupaten Lamongan berdasarkan susunan organisasi dan tata kerja dibuatlah Struktur Organisasi. Struktur organisasi pada Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan dapat dilihat pada Gambar 2.1 :

Gambar 2.1 Struktur Organisasi.

2.4 Jumlah Pegawai

Jumlah pegawai pada Dinas koperasi, industri, dan perdagangan Kabupaten Lamongan seluruhnya sebanyak 66 orang, terdiri dari 40 orang pegawai laki-laki, 26 orang pegawai perempuan. Dari jumlah pegawai 66 orang terdapat tenaga honorer 20 orang. Susunan kepegawaian Dinas koperasi, industri, dan perdagangan Kabupaten Lamongan dapat dilihat pada tabel 2.1 :

KEPALA DINAS SEKRETARIAT SEKSI PERDAGANGAN DALAM NEGERI SEKSI SARANA PERDAGANGAN SEKSI PEMASARAN BID. KOPERASI &

UKM

BIDANG PROMOSI & PEMASARAN SUBBAG KEUANGAN SEKSI PROMOSI SUBBAG UMUM SUBBAG PROGRAM BIDANG PERDAGANGAN BIDANG INDUSTRI SEKSI PAMERAN SEKSI BINA USAHA

SEKSI SARANA & PERMODALAN SEKSI

KELEMBAGAAN & SDM

SEKSI TEHNOLOGI & PRODUKSI

SEKSI USAHA & PERMODALAN

SEKSI PERLINDUNGAN

KONSUMEN& METROLOGI SEKSI USAHA KECIL

& MENENGAH

UPT

JABATAN FUNGSIONAL

12

 

Tabel 2.1 Susunan Kepegawaian

NO JABATAN GOLONGAN JUMLAH PENDIDIKAN _FORMAL JUMLAH

1 Struktural Gol.IV/c 1 S-2 1

Gol.IV/a 5 S-2 5

Gol.III/d 7 S-2 1

S-1 6

Gol.III/c 6 S-2 2

S-1 4

Jumlah 19 19

2 Staf Gol.III/d 1 S-1 1

Gol.III/c 2 S-1 2

Gol.III/b 10 S-2 1

S-1 2

SMA 7

Gol.III/a 8 S-1 8

Gol.II/c 1 D-3 1

Gol.II/b 5 D-1 1

SMA 2

SMP 2

Jumlah 27 27

3 Kontrak Tenaga

Pemda - 7 S-1 2

D-3 2

D-2 1

SLTA 2

Jumlah 7 7

4 _{Kontrak Dinas} Tenaga - 10 D-3 1

SLTA 7

SLTP 1

SD 1

Jumlah 10 10

5 _Kebersihan Tenaga - 3 SMA 3

Jumlah 3 3

2.5 Visi dan Misi Instansi 2.5.1 Visi Instansi

Visi Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan telah mempertimbangkan dari berbagai aspek penting terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang telah diamanatkan oleh Pemerintah Kabupaten Lamongan. Adapun visi yang telah disepakati yaitu terwujudnya kesejahteraan masyarakat Lamongan melalui peningkatan sektor industri, perdagangan, koperasi dan usaha kecil menengah yang tangguh dan mandiri dengan dilandasi kebersamaan dan pemberdayaan masyarakat.

2.5.2 Misi Instansi

Sebagai perwujudan visi, misi yang diusung dan akan dilaksanakan pada tahun 2011-2015 sebagai berikut :

a. Meningkatkan dan mengembangkan teknologi mutu produk Industri Kecil dan menengah, perdagangan dan sistem distribusi barang dan jasa.

b. Memberdayakan Koperasi dan UKM menjadi pelaku ekonomi yang tangguh dan mandiri.

c. Meningkatkan dan memfasilitasi dukungan Permodalan kepada kelompok Industri Kecil dan menengah, Lembaga Koperasi dan UKM melalui kerja sama dan pola Kemitraan.

d. Meningkatkan kemampuan SDM Kelompok Industri Kecil, Perdagangan dan Koperasi dan UKM menjadi tenaga profesional.

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Dokumen

Dokumen perusahaan/organisasi adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan/organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar. (Undang – Undang no. 88 tahun 1991 Pasal 1).

Dokumen digital merupakan setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara atau gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. (Hariyanto, 2003).

3.2 Arsip

3.2.1 Pengertian Arsip

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum”

yang artinya tempat untuk menyimpan. Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 1 mendefinisikan arsip sebagai berikut :

 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Gie (1990:12) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan. Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling

ini dipergunakan lemari, laci kabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan. Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.

3.2.2 Jenis Arsip

Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya :

Menurut subjek atau isinya :

a. Arsip Keuangan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji.

16

 

b. Arsip Kepegawaian

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai.

c. Arsip Pemasaran

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.

d. Arsip Pendidikan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.

Menurut bentuk dan wujudnya:

a. Surat

Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan.

b. Pita Rekaman c. Piringan hitam

d. Mikro film

Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan mikro film tersebut disebut hard copy.

Menurut sifat kepentingannya :

a. Arsip non essensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak penting). Contohnya antara lain : Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain.

b. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih mempunyai

nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun). Contohnya antara lain : surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat telegram, dan lain-lain.

c. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum,

pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain : surat keputusan (pengangkatan, pemindahan,pemberhentian), daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain. d. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng,

disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain: akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai dan lain-lain.

18

 

Menurut fungsinya :

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya yaitu :

 Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

 Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

 Arsip in-aktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

3.3 Sistem

3.3.1 Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan satu sasaran tertentu” (Mustakini,1999:1).

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem

yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, menurut Gordon B. Davis sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” (Mustakini, 1999 :2).

3.3.2 Klasifikasi Sistem

Menurut Mustakini (1999 : 3 - 5) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan.

a. Komponen sistem

Suatu komponen terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

b. Batas sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini menunjukkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

20

 

c. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan sistem

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energi

yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah

energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk

mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi

informasi.

f. Keluaran sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

g. Pengolah sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan – bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengaolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan-laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.

h. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem ini sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

22

 

3.4 Aplikasi

Menurut Dhanta (2009:32), aplikasi (application) adalah software yang

dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel. Menurut Supriyanto (2005:117)

Aplikasi adalah program yang memiliki aktivitas pemrosesan perintah yang diperlukan untuk melaksanakan permintaan pengguna dengan tujuan tertentu. Sedangkan menurut Simarmata (2006:22) aplikasi adalah program atau sekelompok program yang dirancang untuk digunakan oleh pengguna akhir (end

user).

3.5 Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pengembangan sistem karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem yang telah berjalan.

Analisis sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluai permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Mustakini, 1999:129).

Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak dapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan di dalam menganalisa sistem adalah:

1. Tahap perencanaan sistem 2. Tahap analisis sistem 3. Tahap perancangan sistem 4. Tahap penerapan sistem

5. Membuat laporan dari hasil analisa

Pada tahap perancangan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.

Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen observasi, maupun sumber-sumber di luar lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan sudah diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.

Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem yang sebelumnya di gunakan. Dengan adanya perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sitem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan tersebut, dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang

24

 

satu dengan sistem yang lainnya. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan

output sistem, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.

Apabila di dalam perancangan sistem terdapat kesalahan maka kita perlu melihat kembali dari analisa sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat di ambil kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sebuah sistem. Ada 3 (tiga) metode yang umum digunakan untuk menggambarkan rancangan sistem, yaitu :

1. System Flow

2. Data Flow Diagram (DFD)

3. Entity Relarionship Diagram (ERD)

3.5.1 System Flow

System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara

menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow

sebaiknya ditentukan pula fungsi-fingsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Mustakini, 1998:10).

Terdapat berbagai bentuk symbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process, database, manual input, off-line storage, on-page reference,

3.5.2 Data Flow Diagram(DFD)

Menurut (Kristanto, 2004:12), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu

model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari system, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data Flow Diagram meerupakan suatu metode pengembangan system yang tersetruktur (structure analisys dan design). Penggunaan notasi dalam data

flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

Di dalam data flow diagram terdapat empat simbol yang digunakan yaitu

process, external entity, data store, dan data flow

3.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Proses reverse engineering terhadap suatu basis data menjadi suatu

kebutuhan bagi perancang basis data untuk mengetahui struktur dari sebuah basis data. Struktur tersebut biasanya dimodelkan dalam bentuk Entity Relationship

Diagram (ERD).

ERD dibagi menjadi 2 macam yaitu: Conceptual Data Model (CDM),

dan Physical Data Model (PDM). Simbol-simbol yang sering digunakan yaitu

   

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Dalam kerja praktek pada bagian Sekretariat Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan Kabupaten Lamongan akan dibangun Rancang Bangun Sistem Aplikasi Pengarsipan Dokumen Kepegawaian. Tahapan-tahapan yang dilaksanakan dalam pembuatan Rancang Bangun Sistem Aplikasi Pengarsipan

Dokumen Kepegawaian menurut System Development Life Cycle (SDLC) adalah

sebagai berikut:

1. Perencanaan

2. Analisis Sistem

3. Desain Sistem

4. Implementasi Sistem

5. Uji Coba Sistem

6. Pengelolaan Sistem

Namun dalam kasus kerja praktek ini hanya membahas sampai implementasi sistem.

4.1 Perencanaan

Tahapan awal dalam pembuatan Aplikasi ini adalah melakukan Survey dan

pengumpulan data, yaitu melalui wawancara secara langsung kepada petugas bidang kesekretariatan yang menangani administrasi kepegawaian (Ibu Murtin Rahayu) di Bagian Sekretariat Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan Kabupaten Lamongan. Dari hasil wawancara tersebut dapat diperoleh data secara

langsung dari bagian sekretariat. Data-data yang telah diperoleh ini dapat digunakan untuk membuat sistem dari Aplikasi Pengarsipan Dokumen Kepegawaian.

4.2 Analisis Sistem

Dari hasil wawancara diatas, maka dapat diketahui sistem apa yang dibutuhkan oleh Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan Kabupaten Lamongan untuk mengatasi permasalahan yang ada. Analisa kebutuhan sistem diambil

berdasarkan data yang diperoleh pada saat survey di Dinas Koperasi, Industri, dan

Perdagangan Kabupaten Lamongan

4.2.1 Document Flow

Document Flow menggambarkan proses yang ada kondisi yang terjadi

sekarang. Terdapat 2 proses yaitu penyimpanan dokumen dan pencarian dan peminjaman dokumen.

   

Gambar 4.1.Document Flow Penyimpanan Dokumen Kepegawaian.

Penyimpanan (pengarsipan) dokumen-dokumen kepegawaian dimulai dari pegawai membawa semua dokumen yang terkait dengan kepegawaian, misalnya ijazah, surat pengangkatan calon PNS (CPNS), surat pengangkatan PNS dan lain lain. Dokumen-dokumen itu kemudian diserahkan ke bagian arsip. Oleh bagian arsip dikumpulkan menjadi satu sesuai kepemilikan dan diberi nomer. Setelah itu dokumen yang sudah terkumpul disimpan ke dalam map. Pada bagian depan map tertulis nama, NIP dan bagian kerja. Penyimpanan hanya ditumpuk tanpa disimpan di lemari penyimpanan.

Document Flow Penyimpanan Dokumen Kepegawaian Pegawai n Bagian Arsip Mulai Mempersiapkan dokumen 2 1 Dokumen kepegawaian Menyerahkan dokumen Mengumpulkan sesuai kepemilikan Memberi nomer dokumen 1 

n   2 1  Dokumen kepegawaian Memasukkan dokumen ke dalam map Menyimpan dokumen Selesai

Gambar 4.2.Document Flow Peminjaman dan Pencarian Dokumen

Kepegawaian.

Proses peminjaman dokumen dilakukan oleh pegawai dari bidang kesekretariatan yang menangani administrasi kepegawaian. Misal untuk kenaikan pangkat dibutuhkan salinan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat, salinan Daftar Penilaian Prestasi Kerja dalam 2 tahun terakhir dan lain lain. Peminjam meminta dokumen yang dibutuhkan kepada bagian arsip. Disinilah kekurangan dari sistem yang ada karena banyaknya dokumen dan penyimpanan tidak ditempatkan pada lemari penyimpanan, maka pencarian lebih lama.

Document Flow Pencarian dan Peminjaman Dokumen Pegawai n Bagian Arsip n  Mulai Mengisi form peminjaman dokumen Form peminjaman Menyerahkan form peminjaman Form peminjaman Mencari dokumen Menemukan dokumen 2  1 Dokumen kepegawain yang dibutuhkan Menyerahkan dokumen Selesai 2 1 Dokumen kepegawain yang dibutuhkan

   

4.3 Desain Sistem

Setelah analisa sistem selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah

perancangan sistem. Perancangan sistem yang digunakan adalah system flow,

context diagram, data flow diagram, conceptual data model, physical data model,

desain tabel dan desain input/output.

4.3.1 System Flow

Pada gambar System Flow sistem ini dijelaskan proses-proses yang terjadi

di dalam sistem yang dibuat :

Gambar 4.3.System Flow Penyimpanan Dokumen

System Flow Penyimpanan Dokumen

n Pegawai  n Bagian Arsip Mulai  Menyiapkan dokumen  2 1 Dokumen kepegawian Menyerahkan dokumen  2 1 Dokumen kepegawian Menyimpan Data dokumen Dokumen  Pegawai  Lemari  Menginputkan Data dokumen Login Detail Jenis Dokumen Menyimpan dokumen di lemari Selesai

Penyimpanan dokumen pada sistem yang baru melibatkan pegawai, dan bagian arsip. Pegawai menyerahkan dokumen kepada bagian arsip yang kemudian dilakukan proses menginputkan Data dokumen kemudian disimpan ke dalam database. Setelah dokumen telah terdaftar, dokumen-dokumen tersebut disimpan

ke dalam lemari penyimpanan sesuai data yang telah tersimpan di database.

Gambar 4.4. System Flow Peminjaman dan Pencarian Dokumen.

Proses peminjaman melibatkan pegawai dan bagian arsip. Pegawai menyerahkan form peminjaman dokumen yang dibutuhkan. Sesuai dengan form peminjaman, bagian arsip memproses peminjaman tersebut dimulai dengan

Mengambil n

System Flow Pencarian dan Peminjaman Dokumen

Pegawai Bagian Arsip

Menyerahkan form peminjaman Form peminjaman Mengisi form peminjaman dokumen Mulai Form peminjaman Pencarian letak dokumen Hasil Pencarian Dokumen dokumen Lemari Menyimpan data peminjaman _Dokumen Selesai 2 1 Dokumen kepegawain yang dibutuhkan Menginputkan data dokumen akan dipinjam Login  menyimpan

    mencari dokumen yang dibutuhkan. Dari hasil yang terlihat di monitor, bagian arsip mencari di lemari penyimpanan. Setelah menemukan dokumen fisiknya maka bagian arsip menyerahkan dokumennya ke pegawai.

4.3.2 Context Diagram

Context diagram pada sistem aplikasi pengarsipan dokumen ini terdiri dari

3 external entity yaitu pegawai, bagian arsip dan kepala dinas yang menunjang

jalannya sistem.

Data Detail Satuan Kerja

Info Detail Satuan Kerja

Data Jenis Dokumen

Info Jenis Dokumen Data Dokumen

Data Pegawai Data Jabatan

Data Pangkat Data Satuan Kerja

Data Lemari Info Dokumen Info Pegawai

Info Lemari Info Satuan Kerja

Info Pangkat Info Jabatan

Laporan Status Dokumen Laporan Dokumen Per Lemari

0

Sistem Aplikasi Pengarsipan Dokumen Kepegawaian Dinas

KOPINDAG Kab Lamongan + Bagian Arsip

Pegawai

Kepala Dinas Gambar 4.5.Context Diagram

4.3.3 Data Flow Diagram

Pada DFD level 0 di bawah ini terdapat 3 sub proses yang merupakan

dekomposisi dari proses global. Keempat sub proses yaitu sub proses maintenance

data, sub proses pencarian dan peminjaman dan sub proses pembuatan laporan. Selain itu terdapat 3 external entity dan 8 data store.

Info Detail Satuan Kerja

Data Detail Satuan Kerja Ambil Data Detail Satuan Kerja

Simpan Data Detail Satuan Kerja

Data Jenis Dokumen Info Jenis Dokumen

Ambil Data Jenis Dokumen

Simpan Data Jenis Dokumen Ambil Data Pegawai

Ambil Data Dokumen

Laporan Status Dokumen Laporan Dokumen Per Lemari

Info Pegawai Info Dokumen Simpan Data Pegawai

Simpan Data Dokumen

Data Pegawai Data Dokumen

Info Jabatan Info Pangkat Info Satuan Kerja

Info Lemari Ambil Data Jabatan

Ambil Data Satuan Kerja Ambil Data Lemari Ambil Data Pangkat

Simpan Data Jabatan Simpan Data Satuan Kerja Simpan Data Lemari Simpan Data Pangkat

Data Jabatan Data Satuan Kerja Data Lemari Data Pangkat Bagian Arsip Bagian Arsip Kepala Dinas Bagian Arsip Pegawai 1 Maintenance Data 1 Data Pangkat

2 Data Lemari 3 Data Satuan _Kerja

4 Data Jabatan

2

Proses Pencarian dan Peminjaman 6 Data Pegawai

7 Data Dokumen

3 Proses Pembuatan

Laporan

8 Data Jenis _Dokumen 9 _{Satuan Kerja}Data Detail

Gambar 4.6.Data Flow Diagram Level 0

4.3.4 Conceptual Data Model

Di bawah ini merupakan CDM dari struktur database sistem aplikasi

pengarsipan dokumen yang terdiri dari lemari, dokumen, pegawai, jabatan, pangkat, jenis dokumen, satuankerja, detail_satker.

    Relation_327 Relation_326 Relation_248 Relation_247 Relation_246 Relation_87 Relation_70 DOKUMEN ID_DOKUMEN FOTO_DOKUMEN STATUS_DOKUMEN STATUS_KELENGKAPAN KETERANGAN PEGAWAI NIP NAMA_PEGAWAI TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR JENIS_KELAMIN PENDIDIKAN ALAMAT STATUS_PEGAWAI SATUANKERJA ID_SATKER BAGIAN_KERJA LEMARI ID_LEMARI BLOK_LEMARI NO_LETAK JENIS DOKUMEN ID_JENIS_DOKUMEN JENIS_DOKUMEN JABATAN ID_JABATAN NAMA_JABATAN PANGKAT ID_PANGKAT GOLONGAN PANGKAT DETAIL_SATKER ID_DETAIL_SATKER SUB_BAGIAN_KERJA

Gambar 4.7.Conceptual Data Model

4.3.5 Physical Data Model

Di bawah ini merupakan CDM dari struktur database sistem aplikasi

pengarsipan dokumen yang terdiri dari lemari, dokumen, pegawai, jabatan, pangkat, jenis_dokumen, satuankerja, detail_satker dan detil.

ID_JABATAN = ID_JABATAN

ID_DETAIL_SATKER = ID_DETAIL_SATKER

ID_PANGKAT = ID_PANGKATNIP = NIP ID_JABATAN = ID_JABATAN

ID_JENIS_DOKUMEN = ID_JENIS_DOKUMEN ID_PANGKAT = ID_PANGKAT

NIP = NIP ID_LEMARI = ID_LEMARI

DOKUMEN ID_DOKUMEN varchar(50) ID_LEMARI varchar(50) NIP varchar(50) FOTO_DOKUMEN image STATUS_DOKUMEN varchar(50) STATUS_KELENGKAPAN varchar(50) KETERANGAN text PEGAWAI NIP varchar(50) ID_JABATAN varchar(50) ID_PANGKAT varchar(50) NAMA_PEGAWAI varchar(50) TEMPAT_LAHIR varchar(50) TANGGAL_LAHIR datetime JENIS_KELAMIN varchar(50) PENDIDIKAN varchar(50) ALAMAT varchar(100) STATUS_PEGAWAI varchar(50) SATUANKERJA ID_SATKER varchar(50) ID_DETAIL_SATKER varchar(10) BAGIAN_KERJA1 varchar(100) LEMARI ID_LEMARI varchar(50) BLOK_LEMARI varchar(50) NO_LETAK varchar(50) JENIS_DOKUMEN ID_JENIS_DOKUMEN varchar(50) JENIS_DOKUMEN varchar(50) JABATAN ID_JABATAN varchar(50) NAMA_JABATAN varchar(50) PANGKAT ID_PANGKAT varchar(50) NIP varchar(50) GOLONGAN varchar(50) PANGKAT varchar(50) DETAIL_SATKER ID_DETAIL_SATKER varchar(10) ID_JABATAN varchar(50) SUB_BAGIAN_KERJA varchar(100) DETIL ID_PANGKAT varchar(50) ID_JENIS_DOKUMEN varchar(50)

4.3.6 Desain Tabel

a. Tabel SATUANKERJA

Primary Key : ID_SATKER

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data satuan kerja

Tabel 4.1 SATUAN KERJA

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_SATKER VARCHAR 50 Primary Key

BAGIAN_KERJA VARCHAR 100 Allow Null

b. Tabel DETAIL_SATKER

Primary Key : ID_DETAIL_SATKER

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data satuan kerja

Tabel 4.2 DETAIL SATKER

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_DETAIL_SATKER VARCHAR 50 Primary Key

SUB_BAGIAN_KERJA VARCHAR 100 Allow Null

c. Tabel LEMARI

Primary Key : ID_LEMARI

Foreign Key : -

    Tabel 4.3 LEMARI

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_LEMARI VARCHAR 50 Primary Key

BLOK_LEMARI VARCHAR 50 Allow Null

NO_LETAK VARCHAR 50 Allow Null

d. Tabel PEGAWAI

Primary Key : NIP

Foreign Key : ID_SATKER, ID_JABATAN dan ID_PANGKAT

Fungsi : Menyimpan data pegawai

Tabel 4.4 PEGAWAI

Field Tipe Data Ukuran Constraint

NIP VARCHAR 50 Primary Key

ID_SATKER VARCHAR 50 Foreign Key

ID_JABATAN VARCHAR 50 Foreign Key

ID_PANGKAT VARCHAR 50 Foreign Key

NAMA_PEGAWAI VARCHAR 50 Allow Null

TEMPAT_LAHIR VARCHAR 50 Allow Null

TANGGAL_LAHIR DATE - Allow Null

JENIS_KELAMIN VARCHAR 50 Allow Null

PENDIDIKAN VARCHAR 50 Allow Null

ALAMAT VARCHAR 100 Allow Null

e. Tabel JABATAN

Primary Key : ID_JABATAN

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data jabatan

Tabel 4.5 JABATAN

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_JABATAN VARCHAR 50 Primary Key

NAMA_JABATAN VARCHAR 50 Allow Null

f. Tabel DOKUMEN

Primary Key : ID_DOKUMEN

Foreign Key : ID_LEMARI dan NIP

Fungsi : Menyimpan data dokumen

Tabel 4.6 DOKUMEN

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_DOKUMEN VARCHAR 50 Primary Key

ID_LEMARI VARCHAR 50 Foreign Key

NIP VARCHAR 50 Allow Null

KETERANGAN LONG VARCHAR - Allow Null

FOTO_DOKUMEN LONG BINARY - Allow Null

STATUS_DOKUMEN VARCHAR 50 Allow Null

   

g. Tabel PANGKAT

Primary Key : ID_PANGKAT

Foreign Key : NIP

Fungsi : Menyimpan data pangkat

Tabel 4.7 PANGKAT

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_PANGKAT VARCHAR 50 Primary Key

NIP VARCHAR 50 Foreign Key

GOLONGAN VARCHAR 50 Allow Null

PANGKAT VARCHAR 50 Allow Null

h. Tabel JENIS DOKUMEN

Primary Key : ID_JENIS_DOKUMEN

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data jenis dokumen

Tabel 4.8 JENIS DOKUMEN

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_JENIS_DOKUMEN VARCHAR 50 Primary Key

JENIS_DOKUMEN VARCHAR 50 Allow Null

i. Tabel DETIL

Primary Key : ID_JENIS_DOKUMEN dan ID_PANGKAT

Foreign Key : -

Tabel 4.9 DETIL

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_PANGKAT VARCHAR 50 Primary Key

ID_JENIS_DOKUMEN VARCHAR 50 Primary Key

4.3.7 Desain Input/Output

Desain input/output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai acuan dalam membuat aplikasi.

a. Desain Form Login

Form login adalah form yang digunakan untuk masuk kedalam sistem.

Desain form login dapat dilihat pada gambar 4.9.

Gambar 4.9. Desain Form Login

b. Desain Form Utama

Form utama adalah form setelah user berhasil masuk ke dalam aplikasi.

Pada form ini terdapat menu file, master, cari dan laporan. Desain form utama dapat dilihat pada gambar 4.10

   

Gambar 4.10. Desain Form Utama

c. Desain Form Master Satuan Kerja

Form master satuan kerja adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau mengubah bagian kerja. Gambar dari desain form satuan kerja bisa dilihat pada gambar 4.11

SATUAN KERJA SATUAN KERJA

BAGIAN KERJA

SIMPAN UBAH BATAL

ID_SATKER BAGIAN_KERJA

Satuan Kerja

d. Desain Form Master Detail Satuan Kerja

Form master detail satuan kerja adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau mengubah sub bagian kerja. Gambar dari desain form detail satuan kerja bisa dilihat pada gambar 4.12.

DETAIL SATUAN KERJA

DETAIL SATUAN KERJA BAGIAN KERJA

SUB BAGIAN KERJA

SIMPAN UBAH BATAL

ID_DETAIL_SATKER BAGIAN_KERJA Detail Satuan Kerja

SUB_BAGIAN_KERJA

Gambar 4.12 Desain Form Master Detail Satuan Kerja

e. Desain Form Master Jabatan

Form master jabatan adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau mengubah jabatan. Gambar dari desain form master jabatan bisa dilihat pada gambar 4.13.

   

JABAT AN

JABAT AN

SUB BAGIAN KERJA NAMA JABATAN

SIMPAN UBAH BATAL

SUB_BAGIAN_KERJA NAMA_JABATAN

Jabatan

Gambar 4.13 Desain Form Master Jabatan

f. Desain Form Master Pangkat

Form master pangkat adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau mengubah pangkat pegawai. Gambar dari desain form master pangkat bisa dilihat pada gambar 4.14

PANGKAT

PANGKAT

GOLONGAN PANGKAT

SIMPAN UBAH BATAL

ID_PANGKAT GOLONGAN PANGKAT

Pangkat

g. Desain Form Master User

Form master data user adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau

mengubah data user. Gambar dari desain form master user bisa dilihat pada

gambar 4.15

USER

USER

USERNAME NAMA

SIMPAN UBAH BATAL

USERNAME

User

PASSWORD STATUS

NAMA PASSWORD STATUS

Gambar 4.15 Desain Form Master User

h. Desain Form Master Lemari

Form master lemari adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau

mengubah data user. Gambar dari desain form master user bisa dilihat pada

   

LEMARI

LEMARI

BLOK LEMARI NOMER LEMARI

SIMPAN UBAH BATAL

BLOK_LEMARI NOMER_LEMARI LETAK_LEMARI Lemari

  Gambar 4.16 Desain Form Master Lemari

i. Desain Form Master Jenis Dokumen

Form master jenis dokumen adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau mengubah data jenis dokumen. Gambar dari desain form master

jenis dokumen bisa dilihat pada gambar 4.17.

JENIS DOKUMEN

JENIS DOKUMEN

JENIS DOKUMEN

SIMPAN UBAH BATAL

ID_JENIS_DOKUMEN JENIS_DOKUMEN

Jenis Dokumen

HAPUS

j. Desain Form Master Detail Jenis Dokumen

Form master detail jenis dokumen adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau mengubah data detail jenis dokumen. Gambar dari desain form master jenis dokumen bisa dilihat pada gambar 4.18

DETAIL JENIS DOKUMEN

DETAIL JENIS DOKUMEN

GOLONGAN

SIMPAN UBAH BATAL

GOLONGAN JENIS_DOKUMEN

Enter Text

JENIS DOKUMEN

Gambar 4.18 Desain Form Master Detail Jenis Dokumen

k. Desain Form Master Pegawai

Form master pegawai adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau mengubah data pegawai. Gambar dari desain form master pegawai bisa dilihat pada gambar 4.19.

   

l. Desain Form Master Dokumen

Form master pangkat adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau mengubah data dokumen. Gambar dari desain form master dokumen bisa dilihat pada gambar 4.20.

DOKUMEN

DOKUMEN

PEMILIK DOKUMEN BAGIAN

JENIS DOKUMEN _Option Option Option Option

Option Option Option Option LETAK DOKUMEN

KETERANGAN

GAMBAR

NAMA BAGIAN JENIS_DOKUMEN LETAK_DOKUMEN KETERANGAN

SIMPAN UBAH BATAL

Dokumen

CARI CETAK

Gambar 4.20 Desain Form Master Dokumen

m. Desain Form Pencarian Dokumen

Form pencarian adalah form yang digunakan untuk mencari dokumen. Gambar dari desain form pencarian dokumen bisa dilihat pada gambar 4.21.

Gambar 4.21 Desain Form Pencarian Dokumen

n. Desain Form Peminjaman Dokumen

Form peminjaman dokumen adalah form yang digunakan untuk meminjam dokumen. Gambar dari desain form peminjaman dokumen bisa dilihat pada gambar 4.22.

   

o. Desain Laporan Status Dokumen

Laporan status dokumen adalah laporan yang digunakan untuk menampilkan status dokumen. Gambar dari desain laporan status dokumen bisa dilihat pada gambar 4.23.

Gambar 4.23 Desain Laporan Status Dokumen

p. Desain Nota Dinas dan Lampiran Berkas Dokumen

Nota dinas digunakan sebagai pemberitahuan kepada pegawai yang belum belum lengkap dokumen kepegawaiannya untuk segera melengkapi. Sedangkan lampiran berisi data-data pegawai beserta dokumen-dokumen yang harus dilengkapi. Gambar dari desain nota dinas bisa dilihat pada gambar 4.24 sedangkan gambar dari lampiran pada gambar 4.25

Gambar 4.24 Desain Nota Dinas LAPORAN BERKAS DOKUMEN

NIP 198806022011011001 PEMILIK DOKUMEN IMAM HAMBALI BAGIAN SUB BAGIAN KEUANGAN STATUS DOKUMEN TIDAK LENGKAP

DOKUMEN HARUS DIKUMPULKAN DOKUMEN SUDAH DIKUMPULKAN

SURAT LAMARAN IJAZAH S1

IJAZAH SD KARTU KELUARGA

IJAZAH SMP IJAZAH SMA IJAZAH S1 KARTU KELUARGA

NIP 198824122011011001 PEMILIK DOKUMEN ADITYA BAGUS

BAGIAN SUB BAGIAN PERDAGANGAN STATUS DOKUMEN KOSONG

DOKUMEN HARUS DIKUMPULKAN DOKUMEN SUDAH DIKUMPULKAN

IJAZAH SD IJAZAH SMP IJAZAH SMA IJAZAH S1 KARTU KELUARGA

   

q. Desain Laporan Dokumen per Lemari

Laporan dokumen per lemari adalah laporan yang digunakan untuk menampilkan isi dokumen tiap lemari. Gambar dari desain laporan dokumen per lemari bisa dilihat pada gambar 4.26.

Gambar 4.26 Desain Laporan Dokumen per Lemari

4.4 Implemenatasi Sistem

Implementasi sistem ini akan menjelaskan tentang aplikasi sistem aplikasi

pengarsipan dokumen kepegawaian. Penjelasan hardware/software pendukung

dan apa saja yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang features apa

saja yang ada pada aplikasi ini juga akan didukung oleh tampilan capture dari

aplikasi ini.

4.4.1 Spesifikasi Perangkat

Untuk jalannya aplikasi pengarsipan dokumen ini diperlukan hardware

dan software pendukung yaitu:

a. Hardware

- Pocessor 1 GHz Pentium 4 atau lebih

- RAM 1 GB atau lebih

- Kapasitas bebas pada hard disk 60 GB

b. Software

- Windows XP

- .NET Framework 2

- Microsoft SQL Server

4.4.2 Penjelasan Program

Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada pada sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian pada Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan.

a. Form Login

Form login ini digunakan untuk memverifikasi pengguna yang akan menggunakan aplikasi ini. Hanya user yang terdaftar yang bisa menggunakannya. Hak akses pada aplikasi ini dibagi menjadi 2 yaitu admin dan operator.

Gambar 4.27 Form Login

b. Form Utama

Setelah melakukan login, pengguna aplikasi masuk ke menu utama. Menu utama dari form utama yakni :

   

- Master yang terdiri dari pegawai, dokumen dan pengguna.

o Di dalam master pegawai terdapat menu jabatan, pangkat,

satuan kerja, detail satuan kerja dan pegawai.

o Di dalam master dokumen terdapat menu jenis dokumen, detail

jenis dokumen, lemari dan dokumen.

- Pencarian

- Laporan yang terdiri dari laporan status dokumen, nota dinas dan

laporan isi lemari.

 

Gambar 4.28 Form Utama

c. Form Master Jabatan

Form master jabatan digunakan untuk menyimpan atau mengubah nama jabatan per bagian kerja. Setiap bagian kerja bisa memiliki banyak jabatan. Untuk lebih jelanya dapat dilihat pada gambar 4.29.

 

Gambar 4.29 Form Master Jabatan

d. Form Master Pangkat

Form master pangkat digunakan untuk menyimpan atau mengubah data golongan dan pangkat. Untuk lebih jelanya dapat dilihat pada gambar 4.30.

   

e. Form Master Satuan Kerja

Form master satuan kerja digunakan untuk menyimpan dan mengubah

data bagian kerja. Untuk lebih jelanya dapat dilihat pada gambar 4.31.

Gambar 4.31 Form Master Satuan Kerja

f. Form Master Detail Satuan Kerja

Form ini digunakan untuk menyimpan dan mengubah sub bagian kerja dari bagian kerja yang telah diisi pada form master satuan kerja. Untuk lebih jelanya dapat dilihat pada gambar 4.32.

g. Form Master Pegawai

Form master pegawai digunakan untuk menyimpan dan mengubah data pegawai. User bisa mengisi nama, tempat tanggal lahir, bulan dan tahun mulai masuk menjadi CPNS, jenis kelamin, pendidikan terakhir, bagian kerja, jabatan, pangkat, status dan alamat. Sedangkan NIP terisi secara otomatis dari inputan data yang dimasukkan sebelumnya. NIP PNS sebanyak 18 digit yang terdiri dari 8 digit pertama untuk tahun, bulan dan tanggal kelahiran. Enam digit berikutnya berasal dari tahun dan bulan masuk menjadi CPNS. Satu digit berikutnya untuk jenis kelamin, 1 untuk laki-laki dan 2 untuk perempuan. Dan 3 digit terakhir untuk nomer urut.

   

h. Form Master Jenis Dokumen

Form master jenis dokumen digunakan untuk menyimpan dan mengubah data jenis dokumen. Untuk lebih jelanya dapat dilihat pada gambar 4.34.

  Gambar 4.34 Form Master Jenis Dokumen

i. Form Master Detail Jenis Dokumen

Form master detail jenis dokumen digunakan untuk menyimpan dan mengubah jenis dokumen untuk tiap golongan. Pada form ini terdapat isian golongan dan jenis dokumen.

j. Form Master Lemari

Form ini digunakan untuk menyimpan dan mengubah data lemari. Pada form ini terdapat isian blok lemari dan nomer lemari.

Gambar 4.36 Form Master Lemari

k. Form Master Dokumen

Form ini digunkan untuk menyimpan dan mengubah data dokumen. Pada form ini terdapat isian pemilik dokumen, bagian, jenis dokumen, letak dokumen

dan keterangan. Selain itu gambar dari dokumen hasil scan bisa dimasukkan

untuk disimpan. 

   

l. Form Pencarian

Form ini digunakan untuk mencari dokumen yang akan digunakan. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan nama pegawai, jenis dokumen, bagian, letak

dokumen dan status dokumen. Hasil pencarian akan tertampil pada datagridview

serta akan keluar gambar dari dokumen tersebut. Terdapat fasilitas cetak pada kanan atas gambar.

Gambar 4.38 Form Pencarian

m. Form Peminjaman Dokumen

Form peminjaman dokumen adalah form yang digunakan untuk status dokumen keperluan dokumen dipinjam.

n. Laporan Status Dokumen

Laporan status dokumen menampilkan status dokumen untuk tiap pegawai. Laporan ini bisa menampilkan pegawai dengan status dokumen yang tidak lengkap, lengkap ataupun kosong.

Gambar 4.40 Laporan Status Dokumen

o. Nota Dinas

Nota dinas ini memberitahukan kepada para pegawai di lingkungan dinas yang dokumen kepegawaiannya belum lengkap untuk segera melengkapi. Nota dinas ini ditujukan kepada kepala bidang di lingkungan dinas koperasi, industri

   

Gambar 4.41 Nota Dinas

p. Lampiran Berkas Dokumen

Lampiran berkas dokumen pada nota dinas digunakan untuk mengetahui status dokumen tiap pegawai serta dokumen yang harus dikumpulkan dan dokumen yang telah dikumpulkan.

q. Laporan Dokumen Per Lemari

Laporan ini digunakan untuk mengetahui dokumen yang terdapat di tiap lemari. Isi laporan meliputi NIP, pemilik dokumen, bagian, jenis dokumen dan status dokumen.

   

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil perancangan dan pembuatan sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian yang telah dilakukan dapat disimpulkan:

1. Dengan menggunakan sistem ini, semua dokumen yang masuk dapat tercatat

dengan baik.

2. Dengan menggunakan sistem ini, penempatan dokumen menjadi lebih teratur

sehinga pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan cepat.

5.2 Saran

Untuk kedepannya sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian ini

dapat dikembangkan menjadi web based. Selain itu dokumen elektronik yang

dapat disimpan bukan hanya gambar (hasil scan dokumen asli). Nantinya bisa

dikembangkan dapat menyimpan file pdf, word, excel dan dokumen elektronik

Anonim. Undang-Undang Republik Indonesia No. 7 Tahun 1971 Pasal 1 tentang

tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Jakarta.

Anonim. 1991. Undang-Undang Republik Indonesia No. 88 Tahun 1991 Pasal 1 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm

atau Media Lainnya dan Legalisasi. Jakarta.

Dhanta, Rizky. 2009. Pengantar Ilmu Komputer. Surabaya : Indah.

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Modern Liberty.

Hariyanto, Bambang. 2003. Sistem Pengarsipan dan Metode Akses. Bandung:

Informatika.

Kristanto, Andri. 2004. Perancagan Sistem dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gaya

Media.

Maulana, M.N. 1974. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bharata.

Mustakini, Jogiyanto Hartono. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi :

Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Jogjakarta :

Andi.

Simarmata, Janner. 2006. Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi.

Yogyakarta : Andi.

Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Salemba Empat.

Sutanta. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Graha Ilmu.

l. Form Pencarian

Form ini digunakan untuk mencari dokumen yang akan digunakan. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan nama pegawai, jenis dokumen, bagian, letak dokumen dan status dokumen. Hasil pencarian akan tertampil pada datagridview serta akan keluar gambar dari dokumen tersebut. Terdapat fasilitas cetak pada kanan atas gambar.

Gambar 4.38 Form Pencarian

m. Form Peminjaman Dokumen

Form peminjaman dokumen adalah form yang digunakan untuk status dokumen keperluan dokumen dipinjam.

n. Laporan Status Dokumen

Laporan status dokumen menampilkan status dokumen untuk tiap pegawai. Laporan ini bisa menampilkan pegawai dengan status dokumen yang tidak lengkap, lengkap ataupun kosong.

Gambar 4.40 Laporan Status Dokumen

o. Nota Dinas

Nota dinas ini memberitahukan kepada para pegawai di lingkungan dinas yang dokumen kepegawaiannya belum lengkap untuk segera melengkapi. Nota dinas ini ditujukan kepada kepala bidang di lingkungan dinas koperasi, industri dan perdagangan kabupaten lamongan.  

Gambar 4.41 Nota Dinas

p. Lampiran Berkas Dokumen

Lampiran berkas dokumen pada nota dinas digunakan untuk mengetahui status dokumen tiap pegawai serta dokumen yang harus dikumpulkan dan dokumen yang telah dikumpulkan.

  Gambar 4.42 Lampiran Berkas Dokumen

q. Laporan Dokumen Per Lemari

Laporan ini digunakan untuk mengetahui dokumen yang terdapat di tiap lemari. Isi laporan meliputi NIP, pemilik dokumen, bagian, jenis dokumen dan status dokumen.

62  

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil perancangan dan pembuatan sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian yang telah dilakukan dapat disimpulkan:

1. Dengan menggunakan sistem ini, semua dokumen yang masuk dapat tercatat dengan baik.

2. Dengan menggunakan sistem ini, penempatan dokumen menjadi lebih teratur sehinga pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan cepat.

5.2 Saran

Untuk kedepannya sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian ini dapat dikembangkan menjadi web based. Selain itu dokumen elektronik yang

dapat disimpan bukan hanya gambar (hasil scan dokumen asli). Nantinya bisa

dikembangkan dapat menyimpan file pdf, word, excel dan dokumen elektronik

63  

Anonim. Undang-Undang Republik Indonesia No. 7 Tahun 1971 Pasal 1 tentang tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Jakarta.

Anonim. 1991. Undang-Undang Republik Indonesia No. 88 Tahun 1991 Pasal 1 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi. Jakarta.

Dhanta, Rizky. 2009. Pengantar Ilmu Komputer. Surabaya : Indah.

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Modern Liberty. Hariyanto, Bambang. 2003. Sistem Pengarsipan dan Metode Akses. Bandung:

Informatika.

Kristanto, Andri. 2004. Perancagan Sistem dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gaya Media.

Maulana, M.N. 1974. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bharata.

Mustakini, Jogiyanto Hartono. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Jogjakarta : Andi.

Simarmata, Janner. 2006. Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi. Yogyakarta : Andi.

Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Salemba Empat. Sutanta. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Graha Ilmu.